Информационные модели управления вузом как развитие технологий обучения и инфраструктуры

Управление крупным вузом сегодня может быть построено только на основе использования информационной системы. Для выбора информационной системы необходимо провести анализ возможных требований к такой системе и прежде всего требований стратегического управления.

Основные требования к информационной системе вытекают из проблем управления крупным вузом в условиях рыночной экономики. Руководство вузом выбирает миссию, стратегию, систему показателей и т.д. и информационная система должна отвечать условиям выбора.

В настоящее время на рынке представлен широкий спектр информационных систем, что обусловлено растущим уровнем образовательного бизнеса.

Образовательный бизнес за рубежом превратился в коммерчески выгодную отрасль, и объемы инвестиций достигают миллиардов долларов. Это объясняется тем, что рост экономики невозможен без притока квалифицированных кадров. Одновременно западные вузы являются крупными научными центрами, которые обеспечивают высокую квалификацию выпускников.

В России образование, как и медицина, одни из самых консервативных и низкооплачиваемых отраслей. Уровень заработной платы преподавателей отображается в их квалификации.

При привлечении инвестиций зарплата преподавателей не представляет основную статью расходов, главные расходы представляют помещения.

Инвестору следует представлять, что существование вуза требует значительных вложений в капитальное строительство с длительным сроком окупаемости. Инвестиции предоставляются конкурентоспособным вузам.

Конкурентоспособные вузы выпускают конкурентоспособных специалистов, в которых заинтересованы предприятия .

Учет конкуренции на международном рынке образовательных услуг обусловлен тем, что Россия участвует в Болонском процессе и в процессе вступления в ВТО. Конкурентоспособность на российском рынке образования является основной целью руководителей вуза.

Эта цель управления вузом достигается за счет:

1. завоевания лидирующих позиций в области разработки и внедрения новых образовательных и управленческих технологий:

2. улучшения качества обучения и освоения новых видов для удовлетворения текущих и будущих запросов и ожиданий потребителей;

3. сохранения и расширения рынков сбыта, за счет наращивания филиалов и наращивание финансирования (за счет активной работы с государственными структурами и спонсорами);

4. повышения эффективности разработки контента, особенно в части форматирования и выдачи дисков;

5. увеличение затрат по сохранению и поддержанию здоровья студентов;

6. вовлечения всех сотрудников в процесс управления качеством обучения;

7. стимулирования всех сотрудников на достижение целей, поставленных руководством;

8. обеспечения социальной защищенности сотрудников и студентов.

Российский рынок образования в силу насыщения городов вузами, с низким уровнем и качеством образования и, соответственно, с демпинговыми ценами на обучение, приводит к перераспределению абитуриентов, которые во многих случаях ориентированы на получение диплома, а не знаний. В связи с этим обостряется конкуренция вузов. Распределение студентов среди разных вузов таково, что примерно 40000 студентов в 3 вузах с высоким рейтингом, и более 100000 студентов в негосударственном образовательном учреждении Современная гуманитарная академия (В Современной гуманитарной академии обучается свыше 140 000 студентов- http://www.ucheba.ru/vuz/first-5972.html) . Большое количество маленьких вузов имеют несколько сотен студентов.

Основные конкурирующие экономические вузы в Москве (всего 91 вуз) и в Санкт-Петербурге (всего 22 вуза) входят в верхнюю часть многих рейтингов - Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова, Санкт-Петербургский государственный университет, Финансовая академия при Правительстве РФ, Государственный университет - высшая школа экономики, Московский государственный институт международных отношений и т.д..

В российских регионах выделяются несколько крупных вузов, которые составляют образовательные центры регионов, представляющие серьезную конкуренцию филиалам столичных вузов, прежде всего принимая местную молодежь и снижая оплату обучения :

Сибирский федеральный университет (47000 студентов), Южно-уральский государственный университет (55000 студентов), Саратовский государственный университет (30000 студентов), Томский государственный университет (23000 студентов), Воронежский государственный университет (20000 студентов), Казанский государственный университет (16000 студентов) и т.д.

Общее количество студентов в мире достигает 80 млн. человек (70 млн. из Китая). Суммарный доход от оплаты образования иностранными студентами в 1999 году достиг 30 миллиардов долларов (по данным ОЭСР - Организации экономического сотрудничества и развития),

2. Вуз как предприятие образовательных услуг

Производство в вузе состоит в создании контента обучения и обучении студентов. При создании контента первая часть - творчество преподавателя и при обучении очный диалог со студентами не могут быть регламентирован, а вторая часть, заканчивающаяся созданием оптического диска с ЭУМК, адекватна производству предприятия.

Прежде всего управление вузом определяется стратегическим менеджментом.

Стратегический менеджмент предполагает:

1. анализ существующего положения вуза,

2. задание цели и направлений развития и

3. план достижения этой цели.

Данные для анализа обеспечивает информационная система. Эти данные, получаемые (как статистика или аналитика) из информационной системы, служат достоверной реальной основой оценки ситуации.

Основы управления вузом, с точки зрения теории управления,

представляют систему с обратной связью, в которой происходит корректировка управления по результатам работы бизнес-процессов.

Процесс управления имеет иерархическую структуру и включает несколько подуровней по направлениям деятельности (создание контента обучения, обучение, снабжение, финансы и др.), которые в свою очередь включают соответствующие подпроцессы, ориентированные на подцели.

В качестве примеров подцелей управления можно привести снижение издержек создания контента обучения, повышение прибыли и др.

Начальная цель процесса управления для руководства - получение актуальных результатов. Актуальные результаты можно получить только с использованием информационной системы. Затем проводится оценка результатов, и, наконец, принимаются решения.

Управление сложной многопараметрической системой строится на выделение желаемых значений отдельных параметров, которые должны быть сбалансированы между собой.

Для реализации стратегии необходимо установление конкретных целей для всех видов деятельности. Установление целей выполняется руководством вуза.

Установление стратегических целей для вузов имеет свою специфику, отличную от установления целей для предприятий.

Организационная структура вуза должна соответствовать плану реализации стратегии. В принципе эволюционная реконструкция организационной структуры вуза предполагает постепенную децентрализацию управления и предоставление относительной оперативной и финансовой самостоятельности отдельным подразделениям. Прагматические методы совершенствования системы высшего образования дают возможность сохранять равновесие при выборе направления развития.

3. Показатели эффективности управления вузом

Важное значение приобретает комплексная оценка эффективности деятельности вуза. Такая оценка может быть связана с выбором руководством показателей деятельности вуза и отслеживание изменений показателей.

Методика управления требует выбора групповых показателей управления или измерителей достижений, по значению которых можно судить об эффекте управляющего воздействия

Оценка правильности стратегии проводиться путем ее постоянного моделирования средствами информационной системы. Кроме того, информационная система должна быть ориентирована на финансовый календарь вуза и должна обладать функцией отслеживания деятельности вуза по различным финансовым периодам (неделя, месяц, квартал, год).

Групповые показатели выделяют принципиальные направления управления:

1.Финансы . (Общие принципы управления финансами можно увидеть на примере информационной системы «1С: Предприятие 8.0.». «1С: Предприятие 8.0.» (http://www.1c.ru/) - популярная система, в определенной степени отражающая многие стороны деятельности вуза.)

2.Клиенты - студенты (Показатель - изменение числа студентов по отдельным программам, прежде всего по программе второго высшего, где прогнозируется рост.).

3. Персонал - Преподаватели, сотрудники.

4. Бизнес процессы:

Прием абитуриентов в студенты.

Обучение по различным программам (первое высшее очное, вечернее, заочное, экстернат, профессиональная переподготовка, повышение квалификации ит.д.).

Научная работа.

Строительство и ремонт помещений ( внутреннее строительство . капитальное строительство).

Эксплуатация зданий.

Культурно-массовая работа.

Здоровье и лечение.

Быт, питание.

Например, подсистема Приемная комиссия вуза используется при наборе студентов из абитуриентов (процесс Приема), которых обслуживают преподаватели и сотрудники, для всех студентов (личностей) вводятся анкеты, которые находятся в информационной подсистеме Управления персоналом.

В эти анкеты заносится вся информация об атрибутах личности.

Подсистема Приемная комиссия передает информацию в подсистему Управление персоналом, которое готовит приказы о зачислении, для бухгалтерии по зарплате и стипендиям, информация из подсистемы Управление персоналом передается в подсистему Бухгалтерия.

Показатели работы вуза непосредственно отражаются в его финансовой подсистеме. Если возникает проблема взаимосвязи качественного уровня профессорско-преподавательского состава и финансовых показателей, можно предположить, что чем выше затраты на зарплату преподавателей, тем выше качество обучения.

Чем больше затраты на стипендии студентов, тем лучше учатся студенты.

Большое количество бизнес процессов вуза предполагает их структурирование. Для структурирования необходимо построить модели, которые отображают различные стороны деятельности вуза и затем представить способы интеграции этих моделей.

Модель вуза, называемая моделью массового обучения, типична в российских условиях.

Модель массового обучения в вузе финансово-экономического профиля построена как иерархия понятий (сущностей), типичных для крупного экономического вуза. Конечно, каждый крупный вуз имеет свои специфические особенности, предлагаемая модель ориентирована на бизнес-процессы Финансовой академии при Правительстве РФ (www.fa.ru).

Модель массового обучения состоит из двух подмоделей: собственно, «Обучение» и «Инфраструктура». Заглавные буквы указывают на имя подмодели. Эти две подмодели объединяются между собой инструментами документооборота . Важное значение имеет временная последовательность введения документооборота в вузе, так для процесса Обучения важное значение на первом этапе имеет развитие документооборота с подсистемой Юристы и Бухгалтерия, затем развитие документооборота с Канцелярией.

Для электронного документооборота принципиально наличие формальной организации бумажного документооборота, например, книги бланков приказов для подсистемы Юристы, журналов форматов документов для Бухгалтерии и Канцелярии.

К «Инфраструктуре» относятся подсистемы (с условными названиями): Канцелярия, Юристы, Бухгалтерия, Кадры, Библиотека, Склад, Закупки, Строительство, Быт, Наука, Культура, Здоровье и т.д. .

Каждая подсистема обеспечивается соответствующей информационной технологией.

Из положений «Концепции создания интегрированной автоматизированной информационной системы Минобразования России» (http://www.tk461.stankin.ru/rus/base/doctr/aisminobr.html) следуют рекомендации по реализации стратегии, основанной на функционировании следующих основных взаимодействующих управленческих моделей информационной системы:

Управление процессом обучения.

Инфраструктура:

Управление кадрами.

Управление бухгалтерским учетом.

Управление экономикой и финансами.

Управление трудом и заработной платой.

Управление материально-техническим снабжением.

Управление научными исследованиями.

Управление социальным развитием.

Управление делами.

Управление библиотечным комплексом.

Программные подсистемы Управление делами, Управление бухгалтерским учетом, Управление экономикой и финансами, Управление трудом и заработной платой, Управление материально-техническим снабжением, Управление научными исследованиями, и т.д. обладают спецификой, характерной для выполняемыми ими функциями. Так, если Канцелярия ориентирована на автоматизацию документооборота, то Бухгалтерия предполагает автоматизацию бухгалтерского учета. Важнейшее значение имеет применение информационных технологий в Кадрах, где размещаются анкеты студентов, преподавателей и сотрудников, упорядочение и ускорение кадрового учета существенно для правильной организации работ.

Подсистема Кадры служит центральной базой данной, в которую загружается информация по принципу единственного ввода, все другие подсистемы используют эту информацию.

При взаимодействии с программными системами инфраструктуры в модели «Обучение» используются специализированные программы, обеспечивающие требования интерфейса, например, для Юристов документы подготавливаются в форматах бланков проектов приказов, для Бухгалтерии учитывается формат договоров и т.д.

В современной ситуации непрерывного развития управления не сохраняется фиксированная система показателей и происходит эволюционный переход и синтез разных систем. В качестве показателей управления вузом могут рассматриваться следующие (реальная эволюция показателей поддерживается информационными системами и стандартами на обмен информацией между подсистемами):

1.Конкурентноспособность.

1.1. Относительная рыночная доля и занимаемая позиция на рынке.

1.2. Рост объема продаж (рост контингента студентов).

1.3. Изменение клиентской базы (изменение контингента студентов).

2.Финансы.

2.1. Прибыльность.

2.2. Ликвидность.

2.3. Структура капитала.

2.4. Показатели рынка.

3. Качество образовательных услуг.

3.1. Надежность.

3.2. Ответственность.

3.3. Внешний вид.

3.4. Аккуратность.

3.5. Комфорт.

3.6. Удовлетворенность потребителя.

3.7. Вежливость.

3.8. Компетентность.

3.9. Доступ.

3.10 Полезность.

3.11. Секретность.

4. Гибкость.

4.1. Возможность изменения объема.

4.2. Возможность изменения скорости доставки.

4.3. Возможность изменения специализации.

5. Использование ресурсов.

5.1. Продуктивность.

5.2. Эффективность.

6 Инновации.

6.1. Оценка процессов инновации в образовании.

6.2 Оценка собственных инноваций.

4. Группы Показателей