Роль внедрения информационно-коммуникационных технологий в высшей школе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Роль внедрения информационно-коммуникационных технологий в высшей школе

Внедрение, выбор, система, электронный документооборот, обработка, информатизация, образование, технология, преподаватель, создание, высшая школа

Информатизация образования - это комплексный, многоплановый, ресурсоемкий процесс, в котором участвуют студенты, преподаватели и администрация образовательного учреждения. Это и создание единого информационного образовательного пространства высшего учебного заведения, города, района, страны; и использование информационных технологий в воспитательно-образовательном процессе образовательного учреждения; и разработка интегрированных занятий; и проектная деятельность; и активное использование Интернет в образовании.

Для создания, развития и информационно-образовательной среды необходимо полностью задействовать научно-методический, информационный, технологический, организационный и педагогический потенциал, накопленный нашей системой образования.

В условиях динамично меняющегося мира, постоянного совершенствования и усложнения технологий информатизация сферы образования приобретает фундаментальное значение. Данное направление развития образовательной отрасли, как подчеркивается в государственных документах, признается важнейшим национальным приоритетом. Благодаря преобразованиям все шире проявляется роль информационных технологий в системе высшего образования.

Становится аксиомой и то, что использование информационно-компьютерных технологий (ИКТ) в различных сферах деятельности стало частью культуры и необходимой нормой. Владение информационно-компьютерными технологиями помогает педагогу чувствовать себя комфортно в новых социально-экономических условиях, а образовательному учреждению - перейти на режим функционирования и развития как открытой образовательной системы.

Для достижения полноты и качества использования научных и практических знаний в образовательной деятельности ВУЗа требуется создать в границах их "производственных" процессов эффективную систему информационного обеспечения. Для этого необходимо, чтобы качественно заработал каждый ее элемент.

Компьютер, мультимедийные средства - инструменты для обработки информации, которые могут стать мощным техническим средством обучения, средством коммуникации, необходимыми для совместной деятельности администрации, студентов и преподавателей образовательного учреждения.

Следует отметить, что информатизация открывает преподавателям новые возможности для широкого внедрения в педагогическую практику новых методических разработок, направленных на интенсификацию и реализацию инновационных идей воспитательно-образовательного процесса.

Процесс информатизации в учреждениях образования обусловлен требованием современного развивающегося общества, которое нуждается в том, чтобы его члены были готовы к труду в десятки раз более производительному и творческому, что обеспечивается наукоемкостью всех информационных средств - от персональных компьютеров до глобальных связей Интернет. Внедрение новых информационных технологий в образование предполагает, что компьютер должен стать ядром развивающей предметной среды. Он рассматривается не как отдельное обучающее игровое устройство, а как всепроникающая универсальная информационная система, способная соединиться с различными направлениями образовательного процесса, обогатить их и в корне изменить развивающую среду образовательного учреждения в целом.

Отечественные и зарубежные исследования по использованию компьютера в образовательных учреждениях убедительно доказывают не только возможность и целесообразность этого, но и особую роль компьютера в развитии интеллекта и в целом личности обучающегося [1].

Многие казахстанские вузы сегодня нуждаются в инструментах, позволяющих улучшить их управленческую деятельность за счет качественной организации делопроизводства и внутреннего контроля исполнения поручений. Для решения этих задач на мировом рынке предлагаются различные системы электронного документооброта.

Например, система электронного документооборота вуза, созданная на основе Naumen DMS, позволяет:

· повысить качество и оперативность управления за счет использования современных технологий делопроизводства;

· ввести единые правила делопроизводства для всех структурных поздразделений вуза, включая территориально-удаленные филиалы;

· снизить затраты на поддержание бумажного документооборота и организацию хранения документов;

· сэкономить рабочее время сотрудников вуза.

Обычно предложенные системы поддерживают полный цикл работы с документами: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение, также позволяют автоматизировать документооборот в вузе и его ключевые процессы: обработку входящих и исходящих документов, работу с организационно-распорядительной и служебной документацией. Следует отметить, что в качестве исполнителей могут выступать не только отдельные сотрудники вуза, но и элементы организационной структуры (должности и подразделения), а также группы сотрудников. Для анализа ситуации с исполнением документов и поручений в системе есть несколько готовых отчетов и возможность создавать новые виды отчетности.

Немаловажной особенностью решения выбора системы электронного документооброта по автоматизации работы вуза является возможность интеграции с другими системами управления учебным процессом.

Как известно, можно отметить четыре подхода к автоматизации документооборота вуза:

1. Внедрение подсистемы документооборота в рамках покупки корпоративной информационной системы либо её надстройки.

2. Приобретение автономной СЭД. На рынке предлагается несколько десятков различных систем, отличающихся по стоимости, функционалу и техническим решениям

3. Собственная разработка СЭД, оптимизированная под структуру и особенности конкретного предприятия.

4. Аренда информационных сервисов (хранилищ документов, программных средств работы с документами) в сети Интернет на основе аутсорсинга и облачных технологий.

Каждый из подходов обладает своими достоинствами и недостатками. Так, приобретая какую-либо коммерческую систему, следует принимать во внимание возможные дополнительные затраты на модернизацию вычислительной техники организации, покупку необходимого программного обеспечения (платформы), техническую поддержку, клиентские лицензии. Делая ставку на разработку системы под заказ, в дальнейшем можно столкнуться с проблемами технической поддержки, доработки и расширения функций системы, совместимости с новыми аппаратными и программными средствами, миграции данных. Передача конфиденциальных данных на хранение и обработку сторонним организациям вызывает определенные проблемы безопасности и защиты информации. Решения комплексной автоматизации бизнес-процессов, как правило, предлагают пользователю типовые конфигурации системы, а доработка и настройка по требованиям пользователей проводится за дополнительную плату и требует временных затрат.

Выбор системы электронного документооборота должен проводиться предпроектным обследованием инфраструктуры организации, сравнительным анализом целей и задач, требующих автоматизации, и функционала СЭД [2]. В качестве показателей эффективности внедрения СЭД можно рассматривать: затраты и сроки внедрения, степень автоматизации, экономию ресурсов при выполнении процессов создания, обработки, поиска и хранения документов [3].

Наряду с задачами делопроизводства, характерными для любого предприятия, документооборот учебных заведений имеет свою специфику. А именно: документы в основном сопровождают образовательную, научную и управленческую деятельность. Они формируются в различных информационных системах, используемых на кафедрах, факультетах и структурных подразделениях для автоматизации рабочих процессов. С другой стороны, в таких прикладных системах используется одна и та же информация, что вызывает дублирование действий пользователей. Таким образом, актуальной является проблема интеграции данных и документов, существующих в гетерогенных системах, в рамках единой кросс-платформенной информационной системы вуза по типу корпоративного портала. информатизация образование преподаватель студент

Другим важным фактором документооборота вуза является изолированность данных и документов из соображений информационной безопасности, формируемых и обрабатываемых различными службами (бухгалтерия, отдел кадров, учебный отдел и т.д.). Для обмена данными с внешними организациями применяются независимые автономные системы документооборота с использованием механизма электронно-цифровой подписи (ЭЦП) [4]. С другой стороны, применение ЭЦП для внутреннего документооборота вуза является весьма затратным делом, поэтому на практике во многих случаях обходятся аутентификацией пользователей на основе персональных логинов и паролей.

Следует также принимать во внимание невозможность (или нецелесообразность) полного отказа от бумажных документов, что не исключает этап ручного визирования, после согласования документа на этапе его создания на основе электронных шаблонов, и последующую оцифровку (сканирование) для рассылки, хранения, поиска и обработки в СЭД.

Документы в наше время выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Но при росте объемов деятельности возникает парадокс - работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации.

Анализируя ситуацию в целом актуальным становится вопрос о внедрении систем электронного документооборота для решения проблемы внедрения информационно-коммуникационных технологий в высшей школе.

Список использованной литературы

1. Информационная система вуза. - URL: http://scala.mivlgu.ru/

2. Калаев Д.В. Окупаемость внедрения документооборота - возможно ли её рассчитать? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2005. - № 3 [Электронный ресурс].

3. Каменева Е.М. Организация контроля за исполнением поручений // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2008. - № 2 [Электронный ресурс].

4. Каменева Е.М. ЭЦП и электронное согласование проектов документов с использованием СЭД // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 9 [Электронный ресурс].

Размещено на Allbest.ru