Работа с обращениями граждан в учреждении высшего профессионального образования

Размещено на http://allbest.ru

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Кемеровский государственный университет»

Кафедра отечественной истории

Реферат

по дисциплине «Документоведение и архивоведение»

Работа с обращениями граждан в учреждении высшего профессионального образования

студента(ки) 2 курса

Исаковой Екатерины Геннадьевны

Преподаватель:

доцент Баев О.В.

Кемерово 2015



Оглавление

Введение

Глава 1. Нормативно-правовая база и видовое разнообразие обращений граждан

Глава 2. Анализ деятельности факультета истории и международных отношений КемГУ по работе с обращениями граждан

2.1 Ведение делопроизводства по письменным обращениям

2.2 Организация личного приема граждан на факультете

Заключение

Список источников и литературы

Приложения



Введение

Взаимодействие должностных лиц с гражданами является неотъемлемой частью современного стиля управления, как в органах власти, так и других учреждениях. Обращения граждан необходимо рассматривать как важное средство реализации и охраны прав человека, что особенно важно и значимо при стремлении к построению демократического общества.

Актуальность работы вызвана необходимостью построения государством качественной работы с обращениями граждан, в соответствии с законодательством. Сегодня граждане все чаще обращаются в государственные учреждения по различным вопросам, где специалисты должны умело и оперативно вести работу с гражданами, используя для этого необходимые документы.

Объектом данной работы выступает организация работы с обращениями граждан. Предметом - организация работы с обращениями граждан в образовательных учреждениях.

Целью данной работы является изучение организации работы с обращениями граждан в учреждениях высшего профессионального образования.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить законодательство и рассмотреть порядок делопроизводства, основные понятия в организации работы по обращению граждан;

2. Рассмотреть организацию работы с письменными и устными обращениями граждан в деканате факультета истории и международных отношений Кемеровского государственного университета.

Об интересе к данной проблеме свидетельствует возрастающее число публикаций, например, Янковая В.Ф. Янковая В.Ф. Организация работы с обращениями граждан: закон есть, но проблемы остаются Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2013. - № 12. - С. 6-14. , Каменева Е.М. Каменева Е. М. Каким образом исчислять 30-дневный срок рассмотрения обращений граждан, поступивших в декабре, с учетом новогодних праздников и каникул? Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2012. - № 2. URL :htpp: // www.delo-press.ru/questions.php?n=9884 рассматривают проблемы работы с обращениями граждан связанные с письменными и электронными обращениями, объясняются конкретные сроки рассмотрения обращений граждан и уточняется порядок рассмотрения повторных и анонимных обращений.

В качестве источниковой базы в работе были использованы Конституция РФ 1993 года, Постановление от 30 ноября 1981 года «Об утверждении типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях» утвержденное государственным комитетом СССР по науке и технике № 463 государственным комитетом по стандартам № 162 главным архивным управлением при Совете Министров СССР № 298, Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г.



Глава 1. Нормативно-правовая база и видовое разнообразие обращений граждан

Право граждан на обращение - одно из важных конституционных прав граждан Российской Федерации (РФ). Статья 33 Конституции гласит: «Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы местного самоуправления».

В настоящее время работа с обращениями граждан регулируется Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 29.06.2010 № 126-ФЗ, от 27.07.2010 № 227-ФЗ, с изм. внесенными Постановлением Конституционного суда РФ от 18.07.2012 № 19-П) (далее ФЗ №59).

В литературе, термин «обращение» носит обобщающий, собирательный характер. Обращения содержат различную информацию, не совпадают по общественной и юридической направленности, и влекут разные правовые последствия.

Действующее законодательство под термином «обращение» понимает направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявления или жалобы, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления О порядке рассмотрения обращений граждан РФ: федер. закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ// Собрание законодательства РФ. 2006. № 19. ст.4. п.1.URL: htpp:// base.garant.ru/12146661/ . Исходя из определения можно выделить три основные формы обращений граждан - предложение, заявление, жалоба.

Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества О порядке рассмотрения обращений граждан РФ: федер. закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ// Собрание законодательства РФ. 2006. № 19. Ст.4. п.2. URL: htpp:// base.garant.ru/12146661/ . Иными словами это обращение в органы исполнительной власти или к должностным лицам, содержащее идеи по совершенствованию функционирования и развития различных сфер жизни общества, а также деятельности органов власти и государственного управления, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц Там же. Ст.4. п.3.. Заявление гражданина содержит обычно просьбы об удовлетворении его личных прав, законных интересов, оказания помощи материальными или иными способами, приеме на работу, поступлении в профессиональное учебное заведение, вступлении в общественное объединение и т.д. Отказ в удовлетворении этих прав и интересов и порождает жалобу.

Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц Там же. Ст.4. п.4.. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан в результате неправомерных действий, либо не выполнении решений органов власти и т.д Мосягина О.В. Работа с обращениями граждан: нормативное регулирование// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. №5. С. 34..

Помимо указанных терминов в практику работы с документами включены такие понятия, как «ходатайство», «петиция» Кочеткова А. В. Теория и практика связей с общественностью: Учебник для студентов вузов. Спб., 2007. С.94..

Ходатайство - это письменные обращения граждан с просьбой о признании за физическими или юридическими лицами определенного статуса, прав, свобод.

Петиции - коллективные обращения граждан в органы города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства.

Обращение может быть подано как в устной (на личном приеме), так и в письменной форме. В последнее время растет число обращений, поданных с помощью электронных средств связи, горячих линий.

Обращения могут быть классифицированы по субъекту (заявителю): индивидуальные и коллективные. В соответствии с законом граждане РФ имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам О порядке рассмотрения обращений граждан РФ: федер. закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ// Собрание законодательства РФ. 2006. № 19. Ст.2.п.1. URL: htpp:// base.garant.ru/12146661/. Индивидуальное обращение подписывается одним лицом - заявителем. Коллективное - обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании и подписанное организаторами этого митинга и собрания. Коллективным может быть признано только обращение нескольких граждан одновременно и совокупно.

Под анонимным обращением понимается обращение гражданина (граждан) в государственный орган, в котором не указаны его (их) фамилия, имя, отчество либо данные о месте жительства и (или) работы (учебы), либо отсутствует личная подпись гражданина (граждан). Закон устанавливает единый порядок рассмотрения индивидуальных и коллективных обращений. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключение обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении О порядке рассмотрения обращений граждан РФ: федер. закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ// Собрание законодательства РФ. 2006. № 19. Ст. 11.п.1. URL: htpp:// base.garant.ru/12146661/ .

Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. Кроме того, в некоторых регионах России изданы акты субъектов Федерации о работе с этой категорией документов.

Прежде всего, обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях. URL: htpp:// http://www.bestpravo.ru/sssr/gn-akty/a2k.htm. Любая организация, в которую направляются обращения, должна руководствоваться следующим порядком работы с указанной категорией документов:

- прием гражданина;

- прием и первичная обработка письменных обращений;

- регистрация обращений;

- направление обращений на исполнение;

- уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

- уведомление заявителя о длительном рассмотрении обращения;

- контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

- информационно-справочная работа по обращениям;

- извещение заявителя о вынесенных решениях;

- группировка дел и текущее хранение этих документов;

- анализ поступивших обращений;

- опубликование в печати обращений, имеющих важное общественно-политическое значение.

Все обращения регистрируются в день поступления и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (Приложение 1). Проставляется индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа. Например: К-11 от 01.12.15.

Повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь. Например: К-187/1, К-187/2. Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам.

Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме во время личного приема. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы. При этом руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям.

Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган, либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение О порядке рассмотрения обращений граждан РФ: федер. закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ// Собрание законодательства РФ. 2006. № 19. Ст.5. URL: htpp:// base.garant.ru/12146661/ . Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения - безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверокТам же. Ст.12..

Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок и представляют их своим руководителям.

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан используются электронные формы РКК.

Таким образом, обращения граждан - это форма взаимодействия гражданина с государственными органами или иными организациями (должностными лицами), направленная на приобретение, реализацию или восстановление и защиту своих прав, свобод и законных интересов. Нормативно-законодательная база по организации работы с обращениями граждан в РФ представлена главным образом Федеральным законом от 02.05.2006 ФЗ-59 и «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В них определены ответственность, технология получения, обработки, контроль за исполнением, анализ этой категории документов. При этом различные министерства и ведомства, особенно те, которым приходится работать с особенно мощными потоками обращений, на их основе составляют свои внутренние ведомственные акты, регламентирующих работу соответствующих подразделений. Обращения граждан можно классифицировать по различным основаниям, но наиболее распространенными видами обращений граждан, получившими отражение в законе, являются предложение, заявление и жалоба. Поступающие обращения подлежат обязательной регистрации, весь процесс работы над ними отражается в РКК.



Глава 2. Анализ деятельности факультета истории и международных отношений КемГУ по работе с обращениями граждан

2.1 Ведение делопроизводства по письменным обращениям граждан

Факультет истории и международных отношений (ФИиМО) является структурным подразделением федерального государственного бюджетного учреждения высшего профессионального образования «Кемеровский государственный университет» некоммерческой организации, созданной главным образом для достижения образовательных, научных, социальных и культурных целей Устав федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Кемеровский государственный университет». Кемерово, 2011. Ст.1.1.. В рамках вуза факультет, осуществляя образовательную деятельность, реализует право граждан на образование.

Во главе его находится декан, который несет ответственность за работу факультета. Основным внутренним административным звеном является деканат, координирующий работу всех кафедр. В нем сосредоточено делопроизводство факультета, которое ведется двумя ведущими инженерами и секретарем-машинисткой.

Учитывая образовательную специфику учреждения объем работы с обращениями граждан здесь небольшой, что определило отсутствие специального отдела по работе с ними. Работа с обращениями граждан входит в функционал секретариата. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства несет декан, который контролирует этот участок работы.

Внутреннего документа регламентирующего работу с обращениями граждан в Кемеровском государственном университете не разработано, она осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 ФЗ-59 и «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях».

Обращения граждан поступают на факультет, как в письменной, так и в устной форме. В соответствии с положениями указанного закона обращения адресуются должностному лицу, в данном случае главе факультета - декану. Письменные обращения поступают на факультет по почте, факсу, электронной почте, лично из рук заявителя.

К обращениям могут прилагаться различные справочные материалы, зачастую копии документов (свидетельство о рождении, браке, паспорт). Их скрепляют вместе с обращением так, чтобы они не потерялись в процессе работы. университет делопроизводство образование

Все документы изначально доставляются в канцелярию университета, откуда поступают на факультет. Они проходят обработку секретарем, которая заключается в предварительном просмотре, регистрации, после чего подаются на рассмотрение руководством и передаются исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, и направляются непосредственно ответственным исполнителям. Поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемую и не регистрируемую. Не регистрируются обращения граждан, в которых отсутствуют данные о заявителе. Регистрация документов на факультете осуществляется в журнале регистрации входящей корреспонденции (Приложение 2).

При журнальной регистрации обращения учитываются под порядковыми номерами в течение года, без каких-либо буквенных обозначений. Регистрация заключается в записях в журнале основных поисковых признаков документа и сведений о заявителе. На всех входящих регистрируемых документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится дата поступления документа и порядковый регистрационный номер. Нужно отметить, что единый для всех организаций порядок цифровой индексации обращений граждан не установлен.

Указания по исполнению обращений даются деканом и его заместителями в форме резолюции. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте, между адресом и текстом. В состав резолюции включаются следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя, содержание действий, срок исполнения, личная подпись и дата.

После решения поставленных в документе вопросов, ответственный исполнитель должен сделать отметку об исполнении документа, и направлении его в дело внизу первой страницы. Обработанные и исполненные входящие документы хранятся в деканате у исполнителя до истечения срока хранения-выписки из приказов. Обращения с ответами, кем бы они не исполнялись, обязательно подписываются деканом.

Перед отправкой ответа заявителю или органу, направившему обращение для разрешения секретарь обязан проверить наличие всех страниц обращения и ответа на него, правильность оформления и адресования, наличие подписей, приложений (если таковые имеются), ссылки на номер и дату направленного обращения, зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции и только после этого отправить через канцелярию или почтовое отделение.

Весь массив обращений можно разделить на две категории: личного и учебно-воспитательного характера.

Основная масса обращений, поступающих в учреждение, состоит из студенческих заявлений, поданных на личном приеме, однако заявления бывших студентов на выдачу справок, например, об обучении могут быть присланы почтой. Каждое поданное заявление составляется в соответствие с установленными в вузе образцами и подписывается руководителем. Если обращение требует подписи ректора или проректора, то оно передается им на рассмотрение, после чего подшивается в личное дело студента в отделе кадров.

В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте этой страницы ставится подпись руководителя, дата принятия и резолюция, определяющая дальнейший ход документа (например, «В распоряжение», что подразумевает официальное оформление в факультетский документ). Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения. Сопроводительные письма к обращениям регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с поступившими обращениями.

Студенческие заявления хранятся в отдельной папке и по истечению учебного года раскладываются по личным делам учащихся, заявления бывших студентов в личных делах отдела кадров вуза.

При поступлении письменных обращений, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции факультета копии данных обращений в пятидневный срок направляются в соответствующие инстанции, с обязательным уведомлением об этом автора обращения с разъяснением, куда им необходимо обратиться.

На обращения граждан, поступающих по электронной почте, например, по вопросам поступления на факультет, сотрудничества и прочее даются ответы в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении. Они нигде не фиксируются.

Срок рассмотрения письменных обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов. Установлен максимальный месячный срок разрешения, заявлений жалоб и предложений со дня регистрации в вузе. Заявления и жалобы, которые не требуют дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления О порядке рассмотрения обращений граждан РФ: федер. закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ// Собрание законодательства РФ. 2006. № 19. Ст.12. URL: htpp:// base.garant.ru/12146661/ . При необходимости проведения специальной проверки, запроса необходимой информации руководитель может продлить указанный срок, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением автора обращения.

Обращения, поступившие на факультет с сопроводительными письмами или поручениями вышестоящих органов (должностных лиц) с требованиями сообщить о результатах рассмотрения обращений, берутся на особый контроль.

Обращение считается рассмотренным по существу, если в результате его рассмотрения в соответствии с законодательством решены все изложенные в обращении вопросы и дан письменный ответ ему. Ответы на обращения подписывает декан, при этом указывается фамилия исполнителя, его номер телефона.

В результате обращения граждан формируется комплекс документов по их рассмотрению (справки, сведения, переписка и т.д.). Значительное количество студенческих обращений связано с получением справок с места учебы. Для регистрации выдаваемых факультетом справок учащимся используется регистрационный журнал о выдаче справок, в котором путем сквозной нумерации фиксируется каждая выданная справка с места учебы (Приложение 3). Приказы и распоряжения, а так же их копии, содержащие более одной фамилии, студентам на руки не выдаются, а производятся выписки из этих документов, в целях защиты персональных данных.

Все исходящие документы, в том числе переписка по обращениям граждан ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и факультетского индекса. Например, 239/06.02 (239 - порядковый номер, 06.08 - индекс ФИиМО) (Приложение 4).

Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам, и хранятся в отдельных папках.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Сроки хранения заявлений, справок с места работы, объяснительных составляет в соответствии с номенклатурой дел 1 год, журнала входящей корреспонденции 3 года. Журнал исходящей корреспонденции в соответствие с номенклатурой дел полагается хранить на протяжение 3 лет.

Таким образом, делопроизводство по обращениям граждан на факультете истории и международных отношений ведется в соответствии с нормативными актами, регулирующими реализацию прав граждан на обращения в государственные органы.

2.2 Организация личного приема граждан на факультете

Личный прием граждан на ФИиМО осуществляется ежедневно в деканате. Графика, как такового не существует, однако на протяжении рабочего дня с 8.30 до 18.00 (понедельник-суббота) декан факультета принимает посетителей. Координацию приема по личным вопросам граждан осуществляет секретариат факультета. Посетитель, попадает сначала в приемную, где излагает суть своего вопроса секретарю. Информацию по ряду вопросов секретарь может дать самостоятельно. Если же проблема требует рассмотрения вышестоящего лица и его безотлагательного вмешательства, либо посетитель изъявляет желание поговорить с деканом лично, то секретарь оперативно доводит информацию до сведения начальника, и в зависимости располагает ли он временем для приема, приглашает пришедшего. В противном случае, руководитель назначает время, когда может принять посетителя. Для экономии времени и удобства возможна запись на прием по телефону, после предварительного согласования. Граждане могут позвонить в деканат и либо через секретариат, либо напрямую определить время для встречи в устной форме.

В случае отсутствия декана в назначенный день приема (командировка и др.), прием переносится на другой день, о чем гражданин уведомляется заранее по телефону.

В зависимости от содержания обращения гражданина рассмотрение вопроса может быть адресовано деканом соответствующему заместителю декана, а именно заместителю по учебной работе, заместителю по воспитательной и заместителю по научно-исследовательской работе. В период отсутствия руководителя, либо при его крайней занятости, они могут принять посетителей и разрешить отдельные вопросы. Каждый из них может решить проблему своего ведения, а во время отсутствия декана обязанности по приему возлагаются на его заместителя по учебной работе.

Граждане приглашаются на прием в порядке очередности. При необходимости в ходе приема по личным вопросам гражданин, не являющийся работником КемГУ, предъявляет документ, удостоверяющий его личность. При необходимости им предоставляются:

- письменные принадлежности и бумага;

- образцы заявлений, ходатайств и прочее;

- возможность копирования документов;

- доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции факультета;

- родителям студентов возможно предоставление материалов, связанных с учебной деятельностью студента.

Если решение вопросов, с которым граждане обратились на личном приеме, не относится к компетенции факультета, соответствующие специалисты не рассматривают обращения по существу, но разъясняют гражданам, в какое структурное подразделение вуза, иную организацию (к какому должностному лицу) им следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении. При возникновении сложных (спорных) ситуаций вопрос о целесообразности направления согласовывается работниками деканата с соответствующими инстанциями. В случае необходимости при ведении приема граждан в деканате работники приглашают специалистов подведомственных структурных подразделений, в компетенцию которых входит рассмотрение поднимаемых гражданином вопросов.

В ходе личного приема гражданин получает соответствующие разъяснения. В случае если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, общение может излагаться в письменной форме, и подлежит рассмотрению в порядке, установленном законом. Эти обращения рассматриваются в установленном порядке администрацией вуза.

Основная масса устных обращений граждан связана с поступлением и обучением, заселением и проживанием в общежитии, переводом с контрактной формы обучения на бюджетную, вопросами оплаты за обучение, успеваемостью/неуспеваемостью студентов и так далее. Граждане получают консультацию и руководство к действию по интересующим их вопросам.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение дается устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Учет обращений граждан, принятых на личном приеме не осуществляется, картотеки личного приема не ведется. В номенклатуре дел факультета данная категория документов не предусмотрена.

В целом, основная часть вопросов личного и учебно-воспитательного характера решается на непосредственном приеме декана ФИиМО, осуществляемом ежедневно. Однако по отдельным вопросам консультацию могут давать его заместители и секретариат. В целом, работа с обращениями на ФИиМО ведется в соответствие с законодательством. Но, как и любое другое учреждение, факультет имеет свои особенности связанные с его образовательной спецификой. Учет письменных обращений граждан, ведется в журнальной форме, в то время как учета посещений граждан не производится.



Заключение

В целом, общим и обязательным руководством по работе с обращениями граждан для всех учреждений и организаций является:

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

- «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях» действующее еще с советских времен.

В соответствие с ними основными формами обращений являются заявление, предложение, жалоба, а так же вошедшие в практику ходатайства и петиции.

На законодательном уровне закреплен следующий порядок работы с обращениями: приема граждан;

- приема и первичной обработки письменных и электронных обращений;

- регистрации обращений, направления обращений на рассмотрение; исполнение;

- контроль за исполнением, информационно-справочной работы по обращениям;

- извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы.

Организация делопроизводства по обращениям граждан в Кемеровском государственном университете ведется на основании указанных документов и не регламентируется внутренними инструкциями.

Это является не всегда удобным, так как ФЗ носит общий характер, не затрагивая специфические свойства и функции образовательной организации.

Делопроизводство по обращению граждан на ФИиМО не отделено от других видов делопроизводства и осуществляется в журнальной форме.

Если письменные обращения подлежат обязательной регистрации, то журнала приема посетителей на факультете не ведется.

Вместе с этим не предусмотрена автоматизированная система регистрации обращений, ввиду их незначительного числа, не ведется картотеки, а документы сосредотачиваются у исполнителей.

Но эти особенности в свою очередь не влияют на качество рассмотрения обращений.



Список источников и литературы

1. Конституция Российской Федерации: офиц. текст. М.: Маркетинг, 2001.

2. Об утверждении типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях // постановление от 30 ноября 1981 года утв. Государственным комитетом СССР по науке и технике № 463 государственным комитетом по стандартам № 162 главным архивным управлением при Совете Министров СССР № 298. URL :htpp: // www.bestpravo.ru/sssr/gn-akty/a2k.htm (дата обращения: 10.11.2015)

3. О порядке рассмотрения обращений граждан РФ: федер. закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ// Собрание законодательства РФ. 2006. № 19. URL: htpp:// base.garant.ru/12146661/ (дата обращения: 15.11.2015)

4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. 359 с.

5. Инструкция методическая. Система менеджмента качества «Организация делопроизводства в КемГУ» от 03.10.2008 г. Кемерово, 2008. URL: http://www.nkfi.ru/sites/files/doc/obshaya_inf/i_m/4.pdf (дата обращения: 10.12.2015)

6. Каменева Е. М. Каким образом исчислять 30-дневный срок рассмотрения обращений граждан, поступивших в декабре, с учетом новогодних праздников и каникул? / Е.М. Каменева Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2012. № 2. URL :htpp: // www.delo-press.ru/questions.php?n=9884 (дата обращения: 02.12.2015)

7. Кочеткова А. В. Теория и практика связей с общественностью: Учебник для студентов вузов / А. В. Кочеткова, В. Н. Филиппов, Я. Л. Скворцов, А. С. Тарасов Спб.: Питер, 2009. 240 с.

8. Мосягина О.В. Работа с обращениями граждан: нормативное регулирование / О.В. Мосягина // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. №5. С. 34.

9. Портал Государственных услуг http://www.gosuslugi.ru/ru/ (дата обращения: 12.12.2015)

10. Рыбаков А.Е. Ведение делопроизводства по обращениям граждан / А.Е. Рыбаков. //Отдел кадров, 2009. С. 256- 258.

11. Устав федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Кемеровский государственный университет». Кемерово, 2011.

12. Янковая В.Ф. Организация работы с обращениями граждан: закон есть, но проблемы остаются / В. Ф. Янковая // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2013. № 12. С. 6-14.



Приложение 1



Приложение 2

Форма журнала регистрации поступающих документов

Дата поступления и порядковый номер	Корреспондент, дата и исходящий номер документа	Краткое содержание документа	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5



Приложение 3

Форма журнала выдачи справок студентам ФИиМО

Порядковый номер справки	ФИО (кому выдана справка)	Курс
1	2	3



Приложение 4

Форма журнала регистрации отправляемых документов

Порядковый номер /индекс СП, дата	Корреспондент	Краткое содержание документа	Кто подписал документ и исполнитель
1	2	3	4

Размещено на Allbest.ru

...