Аналітична довідка в системі цільових орієнтирів підготовки майбутніх фахівців з документознавства та інформаційної діяльності

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Аналітична довідка в системі цільових орієнтирів підготовки майбутніх фахівців з документознавства та інформаційної діяльності

В.С. Іщенко

Аналітична діяльність завжди була присутня у будь-якій роботі фахівця, виступаючи лише супутнім фактором професії і лишаючись в її тіні. Проте глобальна інформатизація та технологізація суспільства у ХХІ ст. аналітичну діяльність висунула з глибокої тіні на перше місце. Сучасний ринок праці одним із критеріїв висуває володіння аналітикою, здатність до аналітичного мислення, вміння аналізувати.

З огляду на те, що будь-яка сфера людської діяльності вимагає документування інформації та постійної роботи з нею, то спеціаліст з документознавства та інформаційної діяльності завжди матиме попит. Однак, не зважаючи не цей факт, його професійна підготовка має весь час вдосконалюватися відповідно до вимог часу. Зважаючи на це трендом в освіті є компетентнісний підхід, а формування, зокрема, аналітичної компетентності є актуальним питанням.

Опираючись на роботи таких науковців та дослідників як Н. Бібік, І. Зимня, І. Зязюн, О. Савченко, А. Хуторський та ін. важливим моментом професійної підготовки є переорієнтація в навчанні з процесу на результат в діяльнісному вимірі. Таким чином сучасний фахівець - це компетентний індивід, який добре обізнаний у предметній галузіта проявляє готовність до виконання діяльності в ній. Разом з тим, він (фахівець) не лише вільно володіє професією та орієнтується в суміжних галузях діяльності, а й готовий до самоосвіти та самовдосконалення - професійного зростання та професійної мобільності.

Майбутні фахівці з документознавства та інформаційної діяльності мають бути готовими до різних форм аналітичної діяльності, результатом якої є аналітичні документи: довідки, огляди, записки, прогнози, реферати, звіти та ін. Найбільш розповсюдженим документом є аналітична довідка, оскільки вона укладається за результатами аналізу найбільш проблемних ділянок господарювання.

Аналіз останніх наукових публікацій та навчально-методичної літератури з проблем підготовки фахівців з документознавства та інформаційної діяльності свідчить про цікавість дослідників до укладання та оформлення аналітичних документів у цілому. Зокрема ці питання висвітлено у роботах І. Рейтировича, С. Ситник, В. Варенка, Н. Вовк, Е. Янґ, Л. Куінн, О. Мадзюка, І. Захарової, Л. Філіпової, Н. Гайдамакіна, Г. Сілкової, С. Григораш, Г. Дорошиної, А. Сієтова, І. Муковського, М. Шевченко та ін.

Проте, не зважаючи на те, що аналітична довідка є найбільш розповсюдженим видом серед аналітичних документів, їй дають лише загальну характеристику у контексті загальних рекомендацій з укладання та оформлення аналітичних документів, тому потребує додаткового вивчення.

Мета статті - систематизація знань щодо підготовки, укладання та оформлення аналітичної довідки як важливого цільового орієнтиру професійної підготовки майбутніх фахівців з документознавства та інформаційної діяльності.

Аналіз нормативних документів, зокрема Закону України «Про інформацію», ДСТУ 2394-94 «Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення», ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», ДСТУ 5034:2008 «Науково- інформаційна діяльність. Терміни та визначення» свідчить про відсутність нормативного визначення поняття «аналітична довідка».

Аналіз тлумачних словників дав певні результати, наприклад, «Професійна освіта: Словник» містить таке визначення «аналітична довідка - документ, що містить систематизовані, узагальнені і критично оцінювані відомості по окремих аспектах стану і тенденцій розвитку освіти в країні і закордоном. Призначена для диференційованого забезпечення керівників народної освіти і педагогічної науки. Складається на основі аналізу декількох джерел, з матеріалів досьє, фактографічних карток та ін. Рекомендований об'єм - до 10 стор.» [1].

І. Рейтирович, С. Ситник поняття «аналітична довідка» визначають, як «документ, що представляє собою короткий огляд окремого аспекту конкретної події (в основному це інформація статистичного та ін. характеру), а також може стосуватися політичних, державних та громадських діячів, питанням функціонування політичних структур тощо [2, с. 20-21]. Такої ж думки дотримуються Н. Вовк [3] та В. Варенко [4].

Н. Гайдамакін, визначає аналітичну довідку як «документ, який містить аналіз значень показників інформаційного поля (тобто, масиву інформації, який формується навколо об'єкту моніторингу) з точки зору поставленої проблеми» [5, с. 7].

І. Захарова, Л. Філіпова у своїй роботі «Основи інформаційно-аналітичної діяльності» аналітичну довідку подають як «підготовка і видача документу, який містить короткі систематизовані дані з ключових аспектів наукових проблем, рекомендації щодо їх рішення» [6, с. 247].

Оскільки ми говоримо про аналітичну діяльність фахівця з документознавства та інформаційної діяльності, який може працювати у будь-якій сфері людської діяльності, а їй у свою чергу притаманна аналітика, то аналітична довідка у своєму визначенні не може носити обмежувальний характер (функціонування у політичній, економічній сфері тощо).

Таким чином, на нашу думку, аналітична довідка - це документ, який містить аналіз проблеми / ситуації, що виникла та рекомендації щодо виходу з неї (рішення) і є інструментом у прийнятті управлінського рішення.

Аналіз методичної літератури свідчить про відсутність єдиного підходу до структури аналітичної довідки. Серед рекомендацій науковців і практиків можна виділити наступні підходи. Ю. Курносов, П. Конотопов [7, с. 291] та В. Варенко [4, с. 244] рекомендують таку схему: найменування / вступ; заголовок або зміст; вступ у проблему; змістовна частина документа; висновки.

І. Захарова, Л. Філіпова і А. Сієтов [8] дотримуються приблизно такої ж схеми, виокремлюючи такі елементи: підстава; аналіз ситуації / питання; висновки і пропозиції [6, с. 248].

Г. Кудряшова виокремлює в структурі аналітичної довідки наступні складники: вступ; основна частина; висновки; список джерел; додатки [9, с. 27-28].

Таким чином, опираючись на вище розглянуті роботи науковців і практиків ми можемо з упевненістю визначити схему аналітичної довідки і виокремити наступні структурні елементи: назва виду документу; заголовок до тексту; текст: вступ, основна частина, висновки (рекомендації); підпис виконавця / автора; список джерел; додатки. Якщо документ значний за обсягом (більше п'яти сторінок та містить додатки), може містити зміст.

Щодо обсягу аналітичної довідки, то серед рекомендацій фахівців досить значні розбіжності, наприклад: 2-3 сторінки [10, с. 47], 5-7 сторінок [4, с. 244; 7, с. 291], до 8 сторінок [11, с. 21], до 10 сторінок [1]. Серед же фахівців аналітиків широко використовується «правило п'яти сторінок», яке ґрунтується на тому, що у керівника немає часу на глибоке вивчення питання, що потребує оперативного рішення, а п'ять сторінок є оптимальний об'єм тексту, на ознайомлення з яким витрачається кілька хвилин. На обсяг аналітичної довідки також впливають: глибина вивчення питання, відведений час, масив інформації, необхідність експертних оцінок тощо. Проте, на нашу думку найбільш адекватним побажанням щодо розміру аналітичної довідки є рекомендація Е. Янг, Л. Куінн - «документ повинен мати обсяг, адекватний для розвитку переконливої аргументації» [11, с. 22].

Назва виду документу, відповідно до ДСТУ 4163-2003, друкується по середині рядка великими літерами у верхній частині документу. Заголовок до тексту вказується на наступному рядку після назви виду документа і має бути граматично узгодженим з нею та містити короткий виклад смислу тексту. З урахуванням позиції О. Мадзюка про те, що «аналітична довідка максимально наближена до класичного наукового дослідження» [12, с. 43], можемо стверджувати, що заголовок повинен бути повноінформованим. Тобто, повно інформувати про елементи тексту, зрозумілі до прочитання документа [13, с. 23] і мати пряме смислове значення. Заголовок повинен окреслювати предмет і проблему, бути стислим, лаконічно, чітко і зрозуміло сформульованим. Заголовок оформляється за допомогою іменників, віддієслівних іменників поєднаних з іншими частинами мови - прислівниками, числівниками, прикметниками та можуть відповідати на питання про що?; кого?; чого?. Як правило це прості речення або ускладнені уточненням, яке розділяється двокрапкою. Наприклад, «Аналітична довідка про організацію роботи зі зверненнями громадян», «Боротьба з корупцією: роль бізнесу в Україні».

Щодо самого тексту аналітичної довідки, то як ми вже вище говорила - він поділяється на три частини: вступ - інформаційний, основна частина - аналітична, висновки - рекомендації, пропозиції тощо.

Вступ аналітичної довідки носить інформативний характер а його суть полягає у встановленні і визначенні головного змісту основного тексту. Головною умовою оформлення вступу є акцент на факти та мінімальна їх інтерпретація. Тут відображається релевантна інформація досліджуваній проблемі у вигляді опису основних характеристик ситуації, хронології подій, часового проміжку, переліку джерел, методів збору, обробки й аналізу інформації тощо. Обсяг вступу має складати 2-3 абзаци або 2/3 сторінки. І. Рейтирович і С. Ситник рекомендують викладати вступ таким чином щоб ознайомлення і розуміння змісту прочитаного займало не більше ніж 30 секунд. Досягти такого результату можливо за умови використання зрозумілої мови; побудови простих та логічно послідовних речень; використання загальновідомих термінів, однозначних виразів; уникнення повторень та слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Також, за можливості, можна застосувати підхід безтекстового відображення інформації оформлюючи її у вигляді таблиць, графіків, діаграм, схем, рисунків тощо.

Основна частина або аналітична є центральною в аналітичній довідці. А. Сієтов [8] рекомендує цей елемент тексту умовно розбивати на блоки шляхом виокремлення тези та одного або кількох аргументів на її доказ. Аргументи - це інструмент, який дозволяє розкрити та обґрунтувати висловлену думку в тезі. В якості аргументів можуть використовуватися статистичні дані, експертні оцінки, висловлювання офіційних осіб тощо.

Такий підхід до групування інформації сприяє цілісному сприйняттю висловленої думки. Тут важливо переконливо викладати аргументи узгоджуючи їх із заявленою темою. Виклад ідей має бути у логічній послідовності, дозволяючи прослідкувати поетапний аналіз питання з узагальненнями, висунутими припущеннями, гіпотезами та версіями на їх обґрунтування, можливими варіантами подальшого розвитку подій. Такий спосіб дозволяє досягти чіткості у віддзеркаленні ідей, їх спрямованості на рішення конкретних задач. Кількість блоків залежить від кількості та характеру ідей та інформації, що додатково використовується. І. Рейтирович, С. Ситник рекомендують відображати не більше 4-5 ключових ідей - тез [2, с. 19]. Кожна наступна теза має бути пов'язана або контрастувати з останньою пропозицією попереднього блоку.

Умовне розбивання основної частини аналітичної довідки на групи ідей, які працюють разом і в сукупності допомагають зрозуміти текст і прийти до певних висновків. Таке зонування тексту є досить зручним і для читання, і для розуміння, що є однією з цілей створення аналітичних документів взагалі. Цей підхід є досить обґрунтованим, оскільки дозволяє досягти однієї з вимог до аналітичних документів взагалі та аналітичних довідок зокрема - компактності викладу матеріалу. Розподіл тексту на блоки дозволяє досягти таких вимог як послідовність і цілісність. Саме ідея викладу матеріалу за схемою «теза - аргументи (факти) - довід (вказується, якщо він явно не виражений і зв'язок є не очевидним)» і дозволяє їх реалізувати. Також вимога послідовності досягається шляхом використання типових прийомів: повторювання ключових слів; використання паралельних структур, тобто схожих конструкцій і речень; використання сполучних слів і фраз: потім, далі, наприклад, крім цього, також, однак тощо [11, с. 56].

Використання широкого спектру джерельної бази та її авторитетність під час аргументації (підтвердження фактами, оцінками фахівців, висловлюваннями офіційних осіб) висловленої думки в тезі - дозволяє досягти такої вимоги як вичерпна повнота використаних джерел. Це дозволяє проявити особисту обізнаність автора в проблемі, що аналізується та показати професіоналізм. Однак, тут треба остерігатися типової помилки, коли посилання на джерела стають домінуючими над позицією автора. Зважаючи на це необхідно зберігати баланс між ідеєю автора і посиланнями, роблячи акцент на власну думки, а посилання використовувати для її посилення та надаючи їм роль доказів. Критерієм у необхідності цитування (посилання) першоджерела є позиція його унікальності, тобто інформація не є загальновідомою.

Що стосується третьої частини тексту - висновків, то вони є синтезом основних результатів дослідження та окреслюють курс і напрямок розв'язання проблемної ситуації. Вони можуть бути представлені у вигляді рекомендацій, пропозицій, переліку шляхів виходу із ситуації, що склалася, сценаріїв розвитку подій. Висновки надають документу завершеності, їх зміст визначає цінність та корисність аналітичної довідки. Проте, висновки не завжди є можливими недостатньо інформації для цього або вони є прості й очевидні.

При формулюванні висновків необхідно дотримуватися основних вимог. По-перше, висновки подавати коротко, стисло і чітко викладати найважливіше та результати аналізу. По-друге, у висновку підбиваються загальні підсумки. По-третє, мають бути логічно зв'язаними з основним текстом та характеризувати проблему, що аналізувалася. По-четверте, не повинні містити нової інформації, яка не згадувалася в основній частині довідки, проте й уникати прямих повторів. По-п'яте, висновки мають бути обґрунтовані основним текстом і мати однозначний характер.

При формулюванні рекомендацій необхідно дотримуватися низки принципових положень. І. Рейтирович, С. Ситник виокремлюють наступні положення: дотримання основних етичних норм; аналітику необхідно співвідносити запропоновані дії з часовими і матеріальними ресурсами та враховувати «людський вимір» дистанції між ідеально спланованим рішенням та його адміністративним втіленням; рекомендації повинні бути принципово можливими у виконанні; якщо документ завершується кількома сценаріями розвитку ситуації, то оптимально зосередитися на 2-3 найбільш імовірних, з точки зору проведеного аналізу, альтернативах та вказати фактори, які здатні суттєво змінити головні тенденції розвитку ситуації [2, с. 15-16]. Рекомендації можуть бути представлені у вигляді нумерованого або маркірованого переліку.

Щодо стилістичного оформлення, то потрібно використовувати точні і лаконічні формулювання. Уникати загальних та абстрактних фраз, складних смислових зворотів, специфічної термінології. Такий реквізит, як підпис виконавця / автора оформлюється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003. Список джерел в аналітичній довідці подається згідно з вимогами ДСТУ ГОСТ 7.1:2006. І останній складник аналітичної довідки - додатки, які розташовують після списку джерел.

Отже, наслідком аналітичної діяльності фахівця з документознавства та інформаційної діяльності є документування результатів аналітичного дослідження шляхом його фіксації в установленому порядку, що надає йому форми документа, зокрема аналітичної довідки. Дотримання певних вимог, рекомендацій, досвіду практики фахівців та власного дозволяє створювати якісний аналітичний продукт, який може бути потужним інструментом досягнення низки цілей у процесі ухвалення управлінського рішення.

Таким чином, аналіз наукової та науково-методичної літератури з проблем аналітичної діяльності фахівців з документознавства та інформаційної діяльності засвідчив необхідність цілеспрямованої підготовки майбутніх фахівців зазначеного профілю до створення аналітичних документів різного типу, зокрема аналітичної довідки, доцільність формування відповідних аналітичних умінь та навичок.

Перспективи подальшого наукового пошуку пов'язані із дослідженням форм та методів підготовки майбутніх фахівців з документознавства та інформаційної діяльності до використання стратегій побудови аргументації, практик сценарного розвитку подій, моделювання стратегії дій та ін.

аналітична довідка фахівець документознавство

Список використаної літератури

1. Аналитическая справка // Вишнякова С. М. Профессиональное образование: Словарь. Ключевые понятия, термины, актуальная лексика. М.: НМЦ СПО, 1999. - С. 21.

2. Рейтирович І. В. Аналітичний документ як інструмент підготовки управлінських рішень: навч.-метод. матеріали / І. В. Рейтирович, С. В. Ситник; улад. В. М. Гаврилюк. - К.: НАДУ, 2013. - 56 с.

3. Вовок Н. Інформаційно-аналітичні документи: сфера використання та класифікація / Наталія Вовк // Вісник Книжкової палати. - 2016. - № 4. - С. 47- 49.

4. Варенко В. М. Інформаційно- аналітична діяльність: навч. посіб. / В. М. Варенко. - К.: Університет «Україна», 2013. - 416 с.

5. Гайдамакин Н. А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение / Н. А. Гайдамакин. - Екатеринбург: Изд-во Уральского института экономика, управления и права, 2008. - 421 с.

6. Захарова І. В. Основи інформаційно-аналітичної діяльності: навч. посіб. / І. В. Захарова, Л. Я. Філіпова. - К.: Центр учбової літератури, 2013. - 335 с.

7. Курносов Ю. В. Аналитика: методология, технология и организация информационно-аналитической работы / Ю. В. Курносов, П. Ю. Конотоп. - М.: Изд-во «Русаки», 2004. - 550 с.

8. Сиетов А. П. Пособие по подготовке аналитических материалов (общепризнанные подходы) / А. П. Сиетов. - Ташкент, 2013. - Режим доступу: https://www.proza.ru/2014/02/01/796.

9. Кудряшова Г. Ю. Организация информационно-аналитической деятельности / Г. Ю. Кудряшова. - Екатеринбург: УрФу, 2010. - 81 с.

10. Варенко В. Методичний аспект створення інформаційно-аналітичних документів: аналіз, технології, проблеми / Володимир Варенко // Вісник Книжкової палати. - 2015. - № 3. - С. 46 - 48.

11. Янґ Е. Як написати дієвий аналітичний документ у галузі державної політики: Практичний посібник для радників з державної політики у Центральній і Східній Європі / Еойн Янґ, Ліза Куінн; пер. з англ. С. Соколик; наук. ред. пер. О. Кілієвич. - К.: «К.І.С.», 2003. - 120 с.

12. Мадзюк О. Методика підготовки аналітичних документів в інформаційній сфері / Олег Мадзюк // Национальный юридический журнал: теория и практика. - 2015. - С. 42 - 45.

13. Григораш С. М. Змістова композиція аналітичних документів / С. М. Григораш // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2013. - № 1. - С. 21-25.

Іщенко В. С. Аналітична довідка в системі цільових орієнтирів підготовки майбутніх фахівців з документознавства та інформаційної діяльності

У статті розглянуто практику та вимоги укладання та оформлення аналітичної довідки як важливого цільового орієнтиру професійної підготовки фахівців з документознавства та інформаційної діяльності. Наведено приклади тлумачень терміну «аналітична довідка» науковцями і практиками та словниковою літературою. Представлено структуру аналітичної довідки як документу, згруповано вимоги, рекомендації практиків, нормативні правила до написання та оформлення аналітичної довідки за запропонованими структурними елементами.

Ключові слова: фахівець з документознавства та інформаційної діяльності, аналітична діяльність, аналітичний документ, аналітична довідка.

Ищенко В. С. Аналитическая справка в системе целевых ориентиров подготовки будущих специалистов по документоведению и информационной деятельности

В статье рассмотрена практика и требования создания и оформления аналитической справки как важного целевого ориентира профессиональной подготовки специалистов по документоведению и информационной деятельности. Приведены примеры толкований термина «аналитическая справка» учеными и практиками и словарной литературой. Представлена структура аналитической справки как документа, сгруппированы требования, рекомендации практиков, нормативные правила к написанию и оформлению аналитической справки в соответствии с предложенными структурными элементами.

Ключевые слова: специалист по документоведению и информационной деятельности, аналитическая деятельность, аналитический документ, аналитическая справка.

Ischenco V. Analytical Statement in System Having a Special Purpose Reference-points of Future Specialists in Documentation and Information Activities

The article identifies the relevance of training of future specialists in documentation and information activities in various forms of analytical work, in particular to the preparation of analytical reference.

Different approaches to definition of essence of concept „analytical statement”, and considers the practice and requirements of the conclusion and execution of assessments as an important target of professional training of specialists in documentation and information activities. The structure of a analytical statement as a document that grouped the requirements, recommendations to practitioners, regulatory rules for writing and design analytical statement of proposed structural elements. Establishes the basic requirements for future specialists in documentation and information activities determining the effectiveness of evaluation in General and the preparation of analytical statement in particular. Noted the importance of ethical standards in the analytical activity of future specialists.

Key words: specialist on documentation and informative activity, analytical activity, analytical document, analytical statement.

Размещено на Allbest.ru