Применение информационных технологий в работе с персоналом образовательных организаций

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Применение информационных технологий в работе с персоналом образовательных организаций

Лёза Роман Викторович

магистрант кафедры «Социологии и управления»

Аннотация

В статье рассмотрено применение информационных технологий в работе с персоналом образовательной организации ООО «Институт профессионального образования». Инновационные процессы в работе с персоналом затрагивают не только экономику и промышленность, но и образовательные организации. Большое внимание уделяется проблемам внедрения и развития программного обеспечения, совершенствующего учетно-расчетные функции управления персоналом, но, главное, обеспечивающего удобные коммуникации как со стороны организации, так и заказчиков образовательных услуг.

Ключевые слова:информация, информационные технологии, персонал, образовательная организация.

1.Введение

Многие негосударственные и государственные организации сферы образования в условиях перехода к постиндустриальному обществу вынуждены динамично обновлять ассортимент предлагаемых программ, тренингов, семинаров, изменять методики своей деятельности и, следовательно, содержание и уровень требований к персоналу, в том числе педагогическому. Эти требования затрагивают не только механизмы управления персоналом, но и информационные технологии в работе с кадрами. Ведущие организации, успешно представленные на рынке образовательных услуг, использующие «модные» образовательные технологии, внедряют и новшества в работе с персоналом. Большинство тренинговых компаний, как и «Институт профессионального образования», сейчас активно внедряют систему дистанционного обучения. Теперь не обязательно посещать тренинги очно, любым навыкам можно научиться в режиме «online». Данный способ предоставления образовательных услуг позволил организациям в сфере образования открывать филиалы в любых городах нашей страны, созданные лишь для очного заключения договоров с клиентами. Также, появилась возможность децентрализовано иметь базу тренеров и преподавателей в регионе. В связи с комплексной информатизацией сферы образования, образовательным организациям важно использовать информационные технологии не только в обучении клиентов, но и в работе с персоналом.

2. Информационные технологии в управлении персоналом

Использование информационных технологий в образовательных организациях носит двоякий характер. С одной стороны - это формирование представлений, понятий, знаний и навыков в процессе обучения с помощью вычислительной и другой информационной техники, а также специального информационного, и программного обеспечения. С другой -используются специализированные системы управления персоналом, которые представляют собой набор определенных технологий и программного обеспечения. Они позволяют совершенствовать и автоматизировать бизнес-процессы в таких областях, как документооборот, табельный учет, управление кадрами, выплата зарплаты и расчет[2]. Также, современную систему управления персоналом сложно представить без слаженной и удобной системы коммуникаций в организации. Это особенно важно для образовательных организаций, поскольку преподаватели, как правило, не находятся в течение рабочего дня в офисе, что затрудняет оперативное взаимодействие с ними.

Современное программное обеспечение в управлении персоналом позволяет:

упростить механизмы административной работы кадровой службы;

помогает в координации действий различных департаментов;

позволяет взаимодействовать департаментам и сотрудникам между собой и с руководством;

дает возможность контактировать с преподавателями и тренерами в режиме реального времени;

а главное - получать всю необходимую информацию о сотрудниках в кратчайшие сроки.

Информационные технологии в работе с персоналом следует разделить на три группы (рисунок 1).

К интернет-технологиям относятся корпоративные веб-сайты, электронная почта, программы для мгновенного обмена сообщениями, профессиональные сообщества, сайты для подбора персонала. Последние несколько лет стали популярными социальные сети, где можно не только искать персонал, но и использовать социальные сети для продвижения и поддержания HR-бренда.

Технико-аппаратное обеспечение включает в себя компьютер, web-камеру для проведения собеседований, обучения и реализации других функций управления, телефонную связь и т.д.

В специализированное программное обеспечение входят ERP-системы, информационно-правовые системы (Консультант Плюс, Гарант и др.), отдельные программы авторизации (например, 1С: Зарплата и кадры).

Рисунок 1 - «Классификация информационных технологий в работе с персоналом»

Автоматизированная система управления персоналом в образовательной организации является одним из ключевых конкурентных преимуществ на рынке, благодаря возможности оперативно контролировать рабочий процесс сотрудников и вносить своевременные изменения в работу персонала.

Сложно представить современного HR-специалиста не использующего какую-либо группу информационных технологий. Все они между собой взаимосвязаны и образуют общую эффективную автоматизированную систему управления персоналом и организацией. Любая функция управления по Анри Файолю подкреплена элементами информационных технологий, что доказывает их важность.

Образовательные организации, как и все остальные компании, активно используют информационные технологии в управлении персоналом. Раньше отдел кадров данного типа организаций выполнял лишь функцию учета кадров. Современная система управления персоналом требует от образовательных организаций модернизации, освоения новых технологий с учетом внедрения в сфере образования новых форм обучения, таких как дистанционное и мультимедийное обучение. Теперь преподаватели и бизнес-тренеры могут находиться в разных частях страны, преподавать с использованием web-камеры и не появляться в головном корпусе образовательного учреждения. Применение информационных технологий позволяет контролировать качество работы сотрудников и преподавателей, оперативно выстраивать «обратную связь» как с заказчиками образовательных проектов, так и их исполнителями. Следовательно, с учетом новых технологий, система управления персоналом должна быть переосмыслена и не сводиться к одной лишь функции учета кадров. Система работы с кадрами образовательных организаций должна следовать опыту транснациональных корпораций, в которых любой руководитель или сотрудник из любой части мира может зайти в систему и связаться с коллегами или подчиненными по организационным вопросам, либо просто получить информацию о структурных подразделениях, о сотрудниках и о ключевых показателях эффективности персонала филиалов. Данная система должна быть доступна всем с учетом особенностей иерархической структуры. Именно таким путем и пошла образовательная организация «Институт профессионального образования (ИПО)».

3. Информационные технологии в управлении персоналом образовательных организаций

ООО «Институт профессионального образования» является центром дистанционного дополнительного образования. Компания в полной мере отвечает новейшим профессиональным, экономическим и социокультурным запросам времени. Обучение в институте ведется более чем по 22 направлениям подготовки. Остепенненность профессорско-преподавательского состава организации составляет 100%, то есть все преподаватели имеют ученые степени и научные звания [3].

В Институте профессионального образования обучение ведется по дистанционной форме. В настоящее время библиотека института оснащена необходимым телекоммуникационным, электронным, мультимедийным оборудованием, средствами связи, копировально-множительной техникой, имеет свободный доступ в сеть Интернет.

Благодаря новым технологиям, обучение по программам дополнительного профессионального образования происходит дистанционно (online), что делает его доступным для широкого круга лиц вне зависимости от местоположения и разницы во времени. Поэтому, организация постепенно начала уходить от старых форм обучения. Следовательно, теперь можно облегчить процесс поиска лучших преподавателей и бизнес-тренеров, подключая к процессу обучения лучших из лучших со всех уголков мира. По данной причине система управления персоналом подверглась сильным изменениям, так как теперь некоторые сотрудники организации появляются в головном офисе лишь в случае необходимости личного присутствия (например, для подписания контрактов).

В организации в 2016 году началось внедрение новой системы «Keepteam». образовательный персонал информационный обучение

Keepteam -- это онлайн-сервис для управления и подбора персонала, быстрого оформления необходимых кадровых документов, согласования отпусков, рабочих графиков, а также учёта инвентаря и других задач.

Система «Keepteam» позволяет вести единую информационную базу организации, где можно хранить и отследить всю информацию о персонале, отслеживать успехи сотрудников, изменения их должности, навыков и зарплаты.

Подбор персонала стал еще проще благодаря данной системе. Теперь отклики со всех сайтов переносятся в вакансию, созданную в программе. Теперь не нужно тратить время на просмотры откликов на всех сайтах для поиска персонала, они собраны сразу в одну вакансию данной системы.

Улучшения коснулись и файлового хранилища и отчетности. Все важные документы собраны в одном месте, все образцы заявлений и информация о сотрудниках хранятся в виртуальных личных карточках.

Также, данный онлайн-сервис является своеобразной внутренней социальной сетью. Именно эта функция и привлекла «Институт профессионального образования», так как сотрудники образовательной организации «разбросаны» по всей стране. Благодаря функции социальной сетиHR-менеджер держит команду в курсе всех новостей организации и новостей из сферы образования. Каждый участник внутренней социальной сети получает уведомления о днях рождения своих коллег, заявки на отпуск HR-менеджер видит в дистанционных заявках-кликах сотрудников. Важно, что каждый сотрудник получает оповещения о тех, кто уходит или возвращается из отпуска, об их занятости и местоположении. Все эти оповещения автоматически появляются в ленте, и их можно фильтровать. Сотрудники из любого филиала могут получить быстро и оперативно информацию о коллегах и их занятости.

По сути, с учетом специфики оказания образовательных услуг дистанционно Институт профессионального образования перешелс традиционной системы работы с персоналом на режим «online».

Заключение

Очевидно, что одним из факторов, влияющих на конкурентоспособность образовательных организаций, является не только обновление технологий обучения, но и развитие новой современной системы управления персоналом с элементами онлайн-сервисов. Кардинальные изменения в организации обучения вызывают необходимость перестройки формальных процессов в управлении персоналом. Работа с персоналом переориентируется с очного взаимодействия на дистанционное, предполагая доступность и информативность для всех департаментов и сотрудников в зависимости от иерархической структуры. На сегодняшний день информационные технологии позволяют оптимизировать и ускорить процесс трудовой деятельности специалистов в сфере HR практически на каждом этапе работы с персоналом образовательной организации.

Список информационных источников

Балдин К.В. Информационные технологии в менеджменте: Учеб. для студ. учреждений высш. проф. образования. - М.: Издат. центр «Академия», 2012. - 288 с.

Михеева Б.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учеб. пособие. - М.: Проспект, 2014. - 448 с.

Сайт организации «Институт профессионального образования»: http://ww.ipo.msk.ru/

Размещено на Allbest.ru