Методика преподавания дисциплины "Системы электронного документооборота"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВПО "Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (МАДИ)"

Кафедра "Автоматизированные системы управления"

МЕТОДИКА ПРЕПОДАВАНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ "СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА"

Джалолова Фарангис Сайдуллоевна

Брагинский Александр Исаакович

Аннотация

В статье рассмотрены вопросы, методического обеспечения преподавания систем электронного документооборота для студентов направления подготовки 09.03.02 - "Информационные системы и технологии". Приводятся обоснование и анализ сформулированных требований к методическому обеспечению. Рассматриваются наиболее типичные задачи методического обеспечения учебного процесса и их практическая реализация.

Ключевые слова: системы электронного документооборота, методическое обеспечение, стандарты образования, VMware.

Dzhalolova F.S., Braginsky A.I. Methods of teaching "Electronic document management systems"

The article considers the issues of methodical maintenance of electronic document management systems teaching methods to student's "Information systems and technologies". The Article gives the rationale and analysis of stated requirements to methodical support. Discusses the most common tasks how to provide the educational process methodically and implement these tasks practically.

Keywords: electronic document management systems, methodological support, standards of education, VMware

План

• Введение
• 1. Методика преподавания курса СЭД
• 2. Тематика лабораторных работ
• Заключение
• Список информационных источников


Введение

Повсеместное внедрение систем электронного документооборота (далее СЭД) в практическую деятельность организаций и предприятий различных форм собственности не требует доказательств о необходимости включения соответствующего предмета в рабочие программы студентов обучаемых информационным технологиям. В связи с этим необходимо определить место данной дисциплины в общей программе подготовки. Важно также сформулировать набор знаний и умений, которые предполагается дать студентам в ходе изучения данной дисциплины. Рассмотрение этого вопроса предлагается начать с перечисления знаний и умений, которые должны предшествовать изучению ЭДО. Ниже (см. рис. 1) представлена схема СЭД "ДИРЕКТУМ". Поскольку все ведущие производители СЭД (за исключением СЭД, построенных на основе LOTUS DOMINO) имеют примерно одну и ту же структуру можно ограничиться анализом приведенной блок-схемы.

Рис. 1 Базовые компоненты СЭД "ДИРЕКТУМ"

Из приведенной схемы видно, что ЭДО строится по технологии клиент-сервер. Содержит следующие основные компоненты: сервер сеансов, службу файловых хранилищ, службы ввода и преобразования документов, службу Workflow, сервер и базу данных Microsoft SQL (Oracle), систему автоматизации деловых процессов, поддержку делопроизводства, а также сервер сеансов. Кроме указанного, современная СЭД включает в себя механизмы, обеспечивающие использование цифровой подписи (включая усиленную квалифицированную электронную подпись), шифрования, поддержку обмена юридически значимыми документами и пр. СЭД включает в себя электронный архив документов, систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства. Как правило, СЭД функционирует в составе домена. В последнее время в набор компонентов ЭДО входят компоненты, обеспечивающие использование WEB-технологий.

Из приведенной структуры и компонентов ЭДО следует, что для эффективного и продуктивного изучения данного предмета студентам необходимо предварительно получить подготовку по следующим разделам:

· Современные операционные системы (как минимум Windows).

· Сети. Доменная структура и организация сетей. Технологии клиент-сервер.

· Основы работы и эксплуатации реляционных баз данных на примере SQL.

· Основы знаний языков программирования высокого уровня.

В приведенном перечне указаны только основные разделы ИТ, которые могут быть изменены и дополнены в зависимости от конкретного положения данной дисциплины в учебном процессе. Из изложенного следует также, что вводить указанный курс желательно не ранее 3-4 года обучения.

Рассмотрение методики преподавания предметов, относящихся к ИТ, не возможно без учета фактора аппаратного и программного обеспечения процесса обучения. В реальности при функционировании СЭД взаимодействует огромное количество сервисов, технологий и механизмов, воспроизведение которых при обучении играет решающую роль. Более подробно вопросы, связанные с этим аспектом проблемы были рассмотрены в [2] и [3]. В указанных источниках были сформулированы требования к аппаратному обеспечению. Там же было сформулировано понятие "индивидуального вычислительного пространства" (ИВП) и требования к нему. Практическое применение комплекса виртуальных серверов, созданных в соответствии с указанными источниками, подтвердило корректность самих требований и правомерность выбора технологии VMware.

К особенностям методики преподавания по курсу ЭДО следует отнести полное отсутствие учебников предназначенных для студентов специальности 09.03.02. В тоже время, существует достаточно большое количество курсов производителей СЭД и образовательных ресурсов, которые рассчитаны на уже подготовленных ИТ специалистов и направлены на ознакомление с основными особенностями эксплуатации соответствующего ПО [4], [5], [6].

1. Методика преподавания курса СЭД

Возвращаясь к основной теме статьи, стоит начать с определения СЭД. К сожалению, в настоящее время, нельзя говорить об устоявшейся терминологии. Поэтому можно ограничиться следующим определением: "Система электронного документооборота (СЭД) - это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные или слабоструктурированные электронные документы (файлы PDF, Word, Excel и пр.)" [5].

Из приведенного определения следует, что ключевыми являются понятия "система автоматизации" и "документ". Поскольку целевой аудиторией являются будущие специалисты в области ИТ, то СЭД предлагается рассматривать как: "Инфраструктуру и техническую архитектуру для функционирования общих механизмов поддержки жизненного цикла управления документами в компании" [4].

В связи с этим лекции должны включать в себя рассмотрение следующих разделов.

Введение. Во введении предлагается познакомить студентов с существующей терминологией применительно к СЭД. Показать, что СЭД приходиться удовлетворять потребности различных групп пользователей: менеджеров различных уровней, делопроизводителей, работников архива, специалистов в области управления качеством, руководителей проектов, рядовых исполнителей, юристов и т. д. Обосновать выводы:

· Эффект от внедрения СЭД возможен только при удовлетворении разнообразных требований всех пользователей СЭД.

· СЭД в первую очередь создает предпосылки для внедрения в организациях новой парадигмы управления. Конечно СЭД позволяет снижать затраты на бумажные носители, доставку документов, услуги связи и др.

· СЭД позволяет изменить качество работы сотрудников и кардинально повысить контроль исполнительской дисциплины.

· Обеспечить, как доступность, так и конфиденциальность информации.

Основную часть курса предлагается начать с рассмотрения категории "документ" в СЭД. Рассмотрение должно включать в себя такие вопросы как наличие различных типов документов в информационной системе: бумажные, электронные, структурированные, сканы документов. При этом необходимо объяснить студентам, что в СЭД часто используются следующие понятия: иерархическая природа документа, подшивки документов и контекст обработки документа. Ознакомить со стандартами в области электронного документооборота EDI (Electronic Document Interchange).

Далее рекомендуется ознакомить студентов с основными подсистемами СЭД, включая:

· Подсистему учета и реализации бизнес логики обработки документов.

· Подсистему маршрутизации документов и управления задачами.

· Подсистему управления бизнес процессами.

· Подсистему навигации, отчетности, управления знаниями и поиска.

· Подсистему ввода документов (Data Capturing) и др.

Далее представляется логичным переход к рассмотрению модели идеальной СЭД, факторов, влияющих на выбор базовой платформы для СЭД и вариантов реализации СЭД.

Безусловно, одной из самых важных задач в СЭД является обеспечение безопасности СЭД. В первую очередь необходимо ознакомить студентов с текущими требованиями законодательства: ФЗ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "об информации, информационных технологиях и о защите информации", ФЗ № 152 "об использовании персональных данных..." от 27.07.2006 и ФЗ № 63 "Об электронной подписи" от 6.05.2011 со всеми изменениями и дополнениями. Разъяснить задачи средств безопасности в СЭД, к которым в первую очередь нужно отнести:

· Обеспечение идентификации пользователя выполняющего те или иные действия в системе.

· Разграничение прав доступа к объектам системы.

· Обеспечение идентификацию исполнителя операции и неизменность объекта в ходе бизнес процесса.

· Идентификация подлинности и неизменности документа при его передаче за границы СЭД и др.

Показать на практических примерах дискреционная и мандатная безопасность, ролевой механизм разграничения прав доступа, а также использование механизмов криптографической защиты в СЭД.

Необходимо также ознакомить студентов с подсистемами организации учетной картотеки, маршрутизации и контроля исполнения, автоматизации бизнес процессов, поиска и представления данных и др.

После изучения основных разделов СЭД необходимо рассмотреть методологию создания СЭД, включающую следующие этапы:

· Формирование команды проекта для внедрения СЭД.

· Анализ ситуации и задач по внедрению СЭД.

· Выбор платформы СЭД.

· Внедрение платформы и пилотного приложения СЭД.

· Внедрение недостающих компонент СЭД.

· Развёртывание (масштабирование) СЭД.

· Сопровождение СЭД.

Поскольку задачи по внедрению СЭД в каждом отдельном случае имеют целый ряд специфических требований необходимо ознакомить студентов с теорией и практикой сбора и формулирования требований к ПО на примере СЭД.

2. Тематика лабораторных работ

преподавание студент документооборот методический

Как было показано выше для проведения лабораторных занятий каждому студенту (группе из 2-3 студентов) выделяется отдельный виртуальный сервер с предустановленным ПО, включающим в себя windows server, server SQL, Microsoft office (Word, Excel, Outlook). Наличие отдельных и независимых виртуальных серверов и приведенный набор ПО позволяют обеспечить эффективное освоение полученных теоретических знаний, их усвоение и закрепление в условиях максимально приближенных к реальной эксплуатации СЭД. Из приведенного списка тем лекций вытекает примерная тематика лабораторных занятий:

1. Начало работы с системой электронного документооборота DIRECTUM. Первичная проверка функционирования системы электронного документооборота DIRECTUM. Должна включать в себя практическое освоение интерфейса СЭД. Практическая проверка возможности создания документов и функционирование механизма workflow.

2. Создание новых подразделений. Создание и регистрация учетных записей новых пользователей. Практическая отработка действий при настройке и эксплуатации СЭД. Настройка механизма замещений и ролевого механизма.

3. Электронно-цифровая подпись и шифрование. Включает в себя практическую установку для каждого пользователя открытого и закрытого ключа, выдачу руководителю подразделения права утверждающей подписи. Проверку функционирования механизма ЭП и шифрования.

4. Основные принципы работы с электронными документами. Включает в себя: создание нового документа, изменение карточки документа и прав доступа к документу, практическую работа с версиями документа, создание новой версии, получение информации о версиях и состоянии документа, основные операции с документами, включая экспорт > импорт документов.

5. Модуль канцелярия и работа с входящими документами. Включает в себя: настройку основных справочников и журналов регистрации, регистрацию входящих, исходящих и внутренних бумажных документов, практическое освоение контроля своевременности исполнения резолюций, в том числе, контроля исполнения поручений для пользователей, не работающих в DIRECTUM, поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов, получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

6. Работа с компонентами. Включает в себя: пересылку компоненты вложением в задачу, пересылку компоненты ссылкой в письме, использование отчетов.

7. Работа с задачами и заданиями. Включает в себя: создание задачи, маршрута задачи, условия выполнения задачи, старт и выполнение задачи. Обработку исходящего письма, работу с внутренними документами и согласование официального документа.

8. Построение и настройка типовых маршрутов. Включает в себя: создание маршрута по заданным условиям, отладка созданного маршрута и практическое использование созданного маршрута.

Заключение

Преподавание дисциплин входящих в область ИТ, непременно должно учитывать возможности аппаратного и программного обеспечения лабораторных и практических занятий.

Курс дисциплины посвященный СЭД, в известной степени, суммирует и формирует знания по следующим разделам: современные операционные системы, сети, доменная структура и организация сетей, технологии клиент-сервер, основы работы и эксплуатации реляционных баз данных на примере SQL, основы знаний языков программирования высокого уровня. Поэтому указанный курс желательно проводить на 3-4 году обучения.

В курс необходимо включать знания и умения не только по основным приложениям СЭД, но и по подготовке и методике внедрения и основам эксплуатации СЭД.

Список информационных источников

1. Приказ минобрнауки России от 12 марта 2015 года № 219 "об утверждении федерального государственного образовательного стандарта высшего образования по направлению подготовки 09.03.02 информационные системы и технологии (уровень бакалавриата)" http://xn--80abucjiibhv9a.xn--p1ai/%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B/5433

2. Брагинский А.И., Виноградов В.А., Голубкова В.Б. Обоснование методики применения сервера виртуальных машин в преподавании дисциплины "корпоративный и электронный документооборот" // Автоматизация и управление в технических системах. - 2013. - № 3(5)

3. Брагинский А.И., Гапшин Н.В., Голубкова В.Б., Виноградов В.А. Применение виртуальных машин для технического обеспечения учебного процесса на кафедре вуза // Автоматизация и управление в технических системах. - 2014. - № 1.1.

4. "Создание корпоративной системы автоматизации документооборота" курс лекций http://www.docsvision.com/o-kompanii/events/events_194.html

5. http://ecm-journal.ru/docs/Sistema-ehlektronnogo-dokumentooborota-SEhD-ili-EDMS-Electronic-Document-Management--Systems.aspx

6. http://www.directum.ru/

7. http://www.docsvision.com/

8. http://www.eos.ru/

Размещено на Allbest.ru