Кларис-документооборот

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Украины

Донецкий национальный университет

Экономико-правовой факультет

Кафедра информационных систем управления

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

С дисциплины Электронный документооборот

На тему: Кларис-документооборот

2010

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1 Содержание и значение Кларис-документооборот

2 Основные плюсы Кларис-документооборот

3 Адаптивный интерфейс Кларис-документооборот

4 Работа в системе Кларис-документооборот

5 Отличия Кларис-документооборот

ВВЕДЕНИЕ

«Кларис» - продукт компании Альтсофт, это адаптивная web-система оперативного управления бизнесом, для компаний, перед которыми стоят следующие задачи:

- CRM: база клиентов, история контактов, заказы клиентов, счета и коммерческие предложения;

- планирование, мониторинг и анализ задач;

- контроль исполнения поручений;

- управление сервисной службой: учет заявок на обслуживание, инциденты, история действий;

- управление расходами: счета и заявки на оплату, визирование;

- управление документооборотом;

- учет договоров.

Данная система поможет:

- создать единый центр управления;

- объединить несколько офисов, филиалов, сотрудников, работающих в командировках или дома;

- измерить эффективность: проекта, отдела, сотрудника, клиента, продукта или услуги;

- координировать взаимодействие с клиентами, поставщиками;

- ограничить расходы и точнее прогнозировать доходы;

- в короткие сроки изменить правила работы, ввести новые регламенты;

- открыть новое направление или свернуть запущенное;

- снизить потери при увольнениях сотрудников;

- быстро ввести в курс новичков.

Также в системе Кларис есть обмен мгновенными сообщениями, система оповещения на E-mail и SMS.

1 СОДЕРЖАНИЕ И ЗНАЧЕНИЕ КЛАРИС-ДОКУМЕНТООБОРОТ

Кларис-документооборот - простая и удобная программа для автоматизации документооборота. Она предназначена для регистрации, визирования, отслеживания состояния и хранения документов организации.

Веб система Кларис позволяет создать простое описание для каждого вида документа, визирование и движение которого требуется регистрировать и отслеживать.

Легко настраивается для любого типа документов (договор, заявка, распоряжение и т.п.). В дальнейшем для каждого документа создается карточка данного вида, к которой прикрепляется оригинал документа и фиксируется все действия с документом: визирование, перемещение документа, комментарии действия с документом.

2 ОСНОВНЫЕ ПЛЮСЫ КЛАРИС-ДОКУМЕНТООБОРОТ

1. Это простая программа документооборота. Интерфейс Кларис прост и понятен даже неподготовленным пользователям. Вся работа ведется в стандартных окнах - реестр документов и карточка документа. Вся информация нужная пользователю видна сразу, переключатся в разные режимы не нужно. Кларис запоминает привычки пользователя: поменять вид окна, отобрать и упорядочить нужные документы может даже неподготовленный пользователь, все его предпочтения система Кларис запоминает;

2. Минимум ручного ввода и дублирования данных. Карточки документов заполняются автоматически на основании предварительных описаний вида. Списки документов для визирования готовятся для каждого руководителя, визирование происходит в два клика мышью. Ввод клавиатуры минимален;

3. Онлайн отслеживание состояния документов. Система оповещений на E-mail и SMS может оперативно сообщать о любом изменении в карточке документа: изменение состояния, сроков или ответственного не остается незамеченным. Оповещения гибко настраиваются. В системе всегда легко проверить место нахождения документа, его состояние, историю действий с ним;

4. Подходит для любых компаний. Кларис легко адаптируется для принятых именно у вас регламента документооборота, структуры предприятия, полномочий, должностей. Настройка доступна рядовому пользователю, программирование не требуется.

3 АДАПТИВНЫЙ ИНТЕРФЕЙС КЛАРИС-ДОКУМЕНТООБОРОТ

Кларис запоминает ваши предпочтения, сделанные в процессе работы настройки и в следующий раз вы попадаете в привычную среду.

В интерфейсе Кларис можно настроить:

- вид списков. Ширину столбцов, их порядок, видимость, сортировка и фильтры. Это наиболее часто используемые настройки. Все настраивается мышью, привычно и понятно;

- межстрочный интервал в списке. Вы сами решаете, что вам важнее, максимум информации или больше свободы и меньше пестроты. Мониторы очень разные, работать в системе несколько часов в день - это не мелочи;

- количество записей на странице. Это зависит от монитора, объемов записей в базе и от скорости Интернет канала;

- вид панели инструментов в списке. Рисунки с подписями, только рисунки или только текстовые;

- размеры и положение окон. Можно открывать несколько документов или списков одновременно. Если нужно посмотреть какой-то отчет - не надо закрывать текущий документ. Если, добавляя задачу при выборе из справочника вам нужно добавить нового сотрудника, например, - вы сможете это сделать, открыв новое окно. Это привычно для бухгалтерских программ, теперь это доступно и в Интернет системах;

- подсказки. Можно включить вывод подсказок в заголовке окна, пока вы осваиваетесь в системе и выключить, если они не нужны. Всплывающие подсказки при наведении мыши на объект доступны всегда;

- ввод предварительного запроса в поле перед вызовом справочника. Актуально при больших справочниках. Очень удобно ввести два-три символа, чтобы отфильтровать выпадающий затем список. Начинающие иногда отключают такую возможность - так проще и привычнее.

В результате вы быстрее привыкаете к системе, меньше устаете, быстрее делаете свою работу.

4 РАБОТА В СИСТЕМЕ КЛАРИС-ДОКУМЕНТООБОРОТ

Работа с документами, как правило, состоит из нескольких этапов: регистрация, согласование, оплата и т.д.

Рисунок 1 - Окно просмотра документов

Очень часто эти этапы занимают длительное время и не всегда соответствуют утвержденным в организации регламентам. Реестр документов отображается в виде дерева, по видам документов. Чтобы открыть окно просмотра, в пункте меню Документы нужно выбрать строку Все документы. Чтобы добавить новый документ, необходимо нажать кнопку Добавить, и откроется окно для ввода. Номер - порядковый номер заполняется автоматически. Состояние - выбирается из ниспадающего списка. Проект, Вид документа - выбираются из справочника, а Наименование, Описание - заполняется пользователем с клавиатуры. Файл - в зависимости от настроек загружается файл с документом или ссылка на файл.

Рисунок 2 - Окно редактирования документа

Для ввода резолюции (задачи) по документ, необходимо нажать кнопку Добавить, и откроется окно ввода. Запись сохраняется в базе данных на сервере, и отображается в окне просмотра списка и ее уже невозможно потерять. Для просмотра или редактирования документа, необходимо отметить его курсором, затем нажать кнопку Изменить, и откроется окно редактирования.

Справочник Виды документов используется для отображения реестра документов в виде дерева. При регистрации личного кабинета, автоматически создаются основные виды документов.

Для ввода нового вида необходимо нажать на кнопку Добавить или Добавить копию, для редактирования имеющегося вида нужно нажать кнопку Изменить. Наименование, Примечание - заполняются пользователем с клавиатуры. После ввода (редактирования) записи нажать кнопку Сохранить.

Справочник Типы документов используется для детализации при заполнении документов. Чтобы открыть окно просмотра типов документов, в пункте меню Документы нужно выбрать строку Типы документов.

Рисунок 3 - Окно просмотра списка типов документов

электронный документооборот кларис

Для ввода нового типа документов нужно нажать на кнопку Добавить или Добавить копию, для редактирования имеющегося типа документов необходимо нажать на кнопку Изменить. Вид документа - выбирается из ниспадающего списка. Тип документа, Примечание - заполняются пользователем с клавиатуры.

Справочник Состояния документов используется для детализации при заполнении документов. Чтобы открыть окно просмотра состояния документов, в пункте меню Документы нужно выбрать строку Состояния документов.

Рисунок 4 - Окно просмотра справочника Состояние документов

При регистрации личного кабинета, автоматически создаются основные состояния документов.

Для ввода нового состояния нужно нажать на кнопку Добавить или Добавить копию, для редактирования имеющегося состояния нужно нажать на кнопку Изменить, откроется окно редактирования. Наименование - заполняется пользователем с клавиатуры. После ввода (редактирования) записи нужно нажать кнопку Сохранить.

5 ОТЛИЧИЯ КЛАРИС-ДОКУМЕНТООБОРОТ

1. Легкий старт. Для того чтобы начать использовать систему, не нужно больших бюджетов, согласований с ИТ службами. Достаточно зарегистрироваться, получить логин и пароль. Система готова решать ваши задачи;

2. Доступ. Доступ пользователей к задачам на разных этапах, справочникам и даже отдельным полям определяется их ролями и вашими правилами. Никто не увидит лишнего. Каждый увидит нужное;

3. История. В системе хранится история изменений по каждому полю. Вы увидите не только то, что записано сейчас, но и все, что было записано раньше;

4. Настройки. Роли, виды задач, состояния и правила переходов, поля, определяемые пользователями, доступ к полям разных пользователей, определение состава и порядка колонок в списках, фильтрация и сортировки - все это легко можно настроить по ходу работы без участия программистов;

5. Иерархия. Основные справочники системы сделаны в виде дерева. Это позволяет удобно группировать задачи, сотрудников, клиентов и т.д.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Кларис-документооборот следует применять, если перед компанией стоят примерно такие задачи:

- создать единый центр управления;

- объединить несколько офисов, филиалов, сотрудников работающих командировках или дома;

- измерить эффективность: проекта, отдела, сотрудника, клиента, продукта или услуги;

- координировать взаимодействие с клиентами, поставщиками;

- ограничить расходы и точнее прогнозировать доходы;

- в короткие сроки изменить правила работы, ввести новые регламенты;

- открыть новое направление или свернуть запущенное;

- снизить потери при увольнениях сотрудников;

- быстро ввести в курс новичков.

Внедрение системы Кларис-документооборот дает: эффективность работы сотрудников на 15-20%; экономится время на поиск документов, согласования, совещания; исключаются потери важной информации; полноценная работа вне офиса: в командировке, дома; взаимозаменяемость сотрудников.

Базовые цены Кларис на одного пользователя: аренда на сервере - 78 грн. в месяц, бессрочная лицензия - 875 грн.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. http://www.allsoft.ru.

2. http://www.claris.su.

3. http://www.doc-online.ru.

4. http://km.ru.

5. http://www.rissoft.ru.

Размещено на Allbest.ru