Формы в СУБД MS Access. "1С: Предприятие. Торговля, склад"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Формы в СУБД MS Access. Способы создания форм в MS Access

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

- ввода и просмотра информации базы данных

- изменения данных

- печати

- создания сообщений

Способы создания форм:

Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности).

Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию).

Автоформа: в столбец (многостраничная - поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи).

Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи).

Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица).

Автоформа: сводная таблица.

Автоформа: сводная диаграмма.

Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph).

Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel).

Алгоритм создания форм следующий:

- Открыть окно БД.

- В окне БД выбрать вкладку Формы.

- Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД.

- В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных.

- Щелкнуть на кнопке ОК.

Создание формы с помощью Мастера.

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них - выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку >>.

Например, выберем источник - таблицу Студенты и все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее.

В этом окне надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец и щелкнуть Далее.

После выбора стиля формы (например, официальный), требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.

Создание формы с помощью Конструктора.

Для создания формы Студенты необходимо выполнить следующие действия:

1. Запустить программу Microsoft Access и открыть БД

2. В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. В этом окне необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы (например, Студент). Выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится окно Форма 1.

3. Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать пункт меню Вид / Список полей.

4. Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей)

5. Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу

6. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:

Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.

Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект.

Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.

Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.

Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.

Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка / Удалить.

7. Сохранить форму, выбрав из меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне выбрать режим сохранения «в текущей базе данных», затем щелчок по кнопке ОК.

8. Просмотреть форму в режиме Конструктора, выполнив щелчок по кнопке Открыть.

9. Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл -- Сохранить или выполнить щелчок по пиктограмме Сохранить.

«1С: Предприятие. Торговля, склад». Порядок работы программы

форма аccess информационный торговля склад

Конфигурация «Торговля+Склад» разработана на основе компоненты «Оперативный учет» системы «1С: Предприятие» и представляет собой программное решение для создания информационной базы оптово-розничной торговли и автоматизации ее работы. «1С: Торговля+Склад» несет в себе несколько важных функций, таких как:

1) автоматизация любых торговых и складских операций.

«1С: Торговля и склад» автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.

Типовая конфигурация позволяет:

- вести раздельный управленческий и финансовый учет;

- вести учет от имени нескольких юридических лиц;

- вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);

- вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

- оформлять закупку и продажу товаров;

- производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

- вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

- формировать необходимые первичные документы;

- оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД;

- выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;

- вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

- вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;

- вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.

В «1С: Торговля и склад» вы можете:

- задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;

- работать со взаимосвязанными документами;

- выполнять автоматический расчет цен списания товаров;

- быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов;

- вести учет товаров в различных единицах измерения,

а денежных средств - в различных валютах;

- получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;

- автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии;

2) работа с распределенными информационными базами.

Основное назначение средств работы с распределенными информационными базами - организация единой системы автоматизированного учета на предприятиях, имеющих территориально удаленные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью:

- ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;

- полная или выборочная синхронизация данных;

- настройка состава синхронизируемых данных;

- произвольный порядок и способ передачи изменений;

Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации;

3) надежность и безопасность.

«1С: Торговля и склад» содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

- возможность запрещения пользователям «прямого» удаления информации;

- специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;

- возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды;

- установка запрета на редактирование печатных форм документов;

- «запирание» системы пользователем при временном прекращении работы;

4) гибкость и настраиваемость.

«1С: Торговля и склад» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:

- редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;

- изменять экранные и печатные формы документов;

- создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними;

- редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры;

- редактировать свойства справочников: изменять состав реквизитов, количество уровней, тип кода, диапазон проверки уникальности кода и другое;

- создавать регистры для учета средств в любых необходимых разрезах

создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации;

- описывать поведение элементов системы на встроенном языке;

5) современный интерфейс.

«1С: Торговля и склад» следует современным стандартам пользовательского интерфейса:

- «советы дня» подскажут эффективные приемы работы и удобные возможности системы;

- служебные окна умеют «прикрепляться» к границам главного окна программы;

- главное меню системы содержит «образы» команд - такие же образы помещены на кнопках панелей инструментов;

- кнопки панелей инструментов могут быть обозначены не только рисунками, но и текстом;

6) открытость и доступность.

«1С: Торговля+склад» содержит разнообразные средства для связи с другими программами.

Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой.

Кроме этого, встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF.

Также «1С: Торговля+склад» поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

- управлять работой других программ, используя встроенный язык «1С: Торговля и склад», - например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;

- получать доступ к данным «1С: Торговля+склад» из других программ;

- вставлять в документы и отчеты «1С: Торговля+склад» объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы;

- размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

В «1С: Торговля и склад» реализована поддержка открытых стандартов: обмена коммерческой информацией (CommerceML) и обмена платежными документами (1С: Предприятие - Клиент банка). Это дает возможность:

- формировать и выгружать коммерческие предложения на Web - витрины, поддерживающие стандарт;

- организовывать электронный обмен каталогами, прайс-листами и документами со своими контрагентами;

- обмениваться платежными документами (платежными поручениями и выписками) с системами Клиент - банка;

7) работа с торговым оборудованием

«1С: Торговля+склад» обеспечивает работу с торговым оборудованием: контрольно-кассовыми машинами, чековыми принтерами, сканерами и принтерами штрих-кодов, электронными весами, терминалами сбора данных, дисплеями покупателя и другими видами оборудования.

«Интеллектуальное» взаимодействие с торговым оборудованием позволяет, например, заполнять документы путем считывания штрих-кодов товаров сканером;

8) масштабируемость.

Для торговых предприятий с различным количеством совершаемых операций фирма «1С» предлагает разные версии программы «1С: Торговля+склад»:

- однопользовательская версия

- трехпользовательская версия

- сетевая версия

- версия для SQL (клиент-сервер).

При переходе на другую версию автоматически сохраняются все введенные данные;

9) развитые средства администрирования.

«1С: Торговля и склад» включает средства, позволяющие администратору системы:

- вести список пользователей системы

- назначать пользователям пароли на вход в систему

- назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;

- формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;

- просматривать список работающих пользователей;

- получать историю работы пользователей.

Программа «Торговля и Склад» предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, конфигурация способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Основные функциональные возможности:

- Складской учет

- учет различных видов товарно-материальных ценностей (ТМЦ): товар, материал, продукция, тара;

- учет ТМЦ на множестве складов;

- учет ТМЦ в различных единицах измерения (упаковках);

- партионный учет по себестоимости каждой единицы (возможность выбора партии списания);

- возможность ведения партионного учета в разрезе материально ответственных лиц (кладовщиков);

- возможность задания произвольного свойства партии (цвет, размер и т. д.);

- раздельный учет собственных ТМЦ, принятых и переданных на реализацию, а также продукции и материалов;

- оформление различных складских операций: перемещение, списание, оприходование, инвентаризация с выпиской всех необходимых документов;

- возможность произвольного оприходования и списания ТМЦ по различным статьям затрат (в том числе реклама, подарки и т. д.);

- учет дополнительных расходов, включаемых в себестоимость приобретаемых ТМЦ;

- получение отчетной информации по наличию и движению ТМЦ, а также оборотных ведомостей и товарного отчета;

- получение отчетной информации в разрезе свойств номенклатурных единиц (цвета, размера, срока хранения и т. д.).

Гибкий механизм ценообразования

- неограниченное количество различных типов цен (оптовая, розничная, мелкооптовая и т. д.);

- возможность задания цен в любой валюте с учетом или без учета НДС и НП для выбранной упаковки ТМЦ;

- автоматический расчет цен на основании цены другого типа и заданной торговой наценки;

- задание индивидуальных цен и скидок по каждому договору;

- обновление цен поставщиков из документа, сопровождающего получение ТМЦ;

Автоматизация оптовой торговли

многовалютный учет от имени нескольких фирм;

- возможность детализации и группировки учета по направлениям деятельности (например, по структурным подразделениям фирмы);

- оформление всех необходимых документов для проведения операций закупки, продажи, приема и передачи на реализацию;

- учет полученных и оказанных услуг;

- учет заявок покупателей, отслеживание этапов выполнения заявки, возможность автоматического заполнения заказа поставщику с учетом наличия ТМЦ и оформленных заявок от покупателей;

- резервирование ТМЦ на конкретном складе;

- возможность автоматического начального заполнения документов на основе ранее введенных данных;

- учет денежных средств на расчетных счетах и в кассах предприятия в любой валюте;

- учет товарных кредитов и контроль их погашения;

- переоценка ТМЦ, отданных на реализацию комиссионеру;

- различные способы расчета суммы комиссионного вознаграждения у комиссионера;

- детализация взаиморасчетов с покупателями и поставщиками по договорам;

- параллельная валютная оценка всех активов и пассивов (материальных запасов, остатков денежных средств и т. д.) в произвольно назначаемых двух валютах: валюте ведения бухгалтерского учета и валюте ведения управленческого учета. Дополнительная оценка взаимных обязательств по каждому договору в выбранной валюте взаиморасчетов;

- оформление счетов-фактур, автоматическое построение книги продаж и книги покупок;

- возможность ручного ввода записей книг покупок и продаж с помощью специальных документов;

- количественный учет импортных ТМЦ в разрезе ГТД и стран происхождения;

- отражение в учете товародвижения и взаиморасчетов с иностранными поставщиками;

- автоматический учет суммовых и курсовых разниц;

- оформление операций по переоценке валюты.

Автоматизация розничной торговли

- оформление розничных продаж с применением или без применения ККМ;

- учет остатков ТМЦ, переданных в розницу, по розничным ценам;

- переоценка остатков ТМЦ в рознице;

- печать ценников и этикеток;

- взаимодействие с различными типами ККМ в режимах: ONLINE, OFFLINE, фискальный регистратор;

- работа с дополнительным торговым оборудованием: штрих-сканнерами, терминалами сбора данных, принтерами этикеток, электронными весами;

Комплектация и разукомплектация

- списание комплектующих и получение на складе готовых комплектов;

- оформление документов сборки и разукомплектации;

- изменение списка комплектующих в процессе сборки комплекта;

Работа с подотчетными лицами

- ведение списка подотчетных лиц;

- выдача денег под отчет и оформление авансового отчета;

- учет выплат подотчетником контрагенту за поставленные ТМЦ с автоматическим погашением долга перед поставщиком;

Анализ информации

- Отчетная информация как в валюте бухгалтерского, так и управленческого учета;

- разнообразные сводные отчеты с различной степенью детализации и гибко настраиваемыми группировками, отбором данных по широкому набору условий;

- выбор единиц измерения ТМЦ для представления количественных показателей в отчетах.

Интеграция с бухгалтерским учетом

- генерация проводок по занесенным хозяйственным операциям в 1С: Бухгалтерию 7.7;

- гибкая настройка схем проводок по торговым операциям.

формирование и выгрузка документов налогового учета в 1С: Бухгалтерию 7.7.

Функционирование системы «1С: Предприятие» делится на два разделенных во времени процесса - настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов. Поэтому всю работу с системой можно разделить на два этапа, которые могут произвольно чередоваться:

1) конфигурирование;

2) непосредственную работу пользователя с информационной базой.

Кроме упомянутых режимов запуска системы «1С: Предприятие», существует режим запуска «Отладчик», предназначенный для отладки алгоритмов, обработки данных, созданных в режиме конфигурирования.

Конфигурирование. На этапе конфигурирования системы «1С: Предприятие» выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета. При конфигурировании системы разработчик конфигурации или администратор системы может также создать наборы прав доступа к данным, соответствующие пользователям разного уровня. Количество и структура наборов прав определяется конкретной конфигурацией системы. Для того чтобы интерфейс конкретной конфигурации системы полностью отражал настроенные структуры данных, в системе в рамках конфигуратора предусмотрена возможность настройки общих интерфейсных компонент системы (меню, панелей инструментов, комбинаций клавиш). Кроме того, на этапе конфигурирования может быть создано несколько пользовательских интерфейсов для разных типов пользователей (менеджеров, бухгалтеров, работников отдела кадров и т. д.), а также список пользователей создается для конкретной организации.

Работа пользователя. Работа пользователя с информационной базой осуществляется при запуске системы в режиме «1С: Предприятие». При этом выполняется собственно функционирование системы в предметной области, т. е. осуществляется ввод документов и операций, заполнение справочников, формирование различных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т. д. Пользователю предоставляется возможность ввода и обработки информации, описанной в конфигурации структуры, с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

Перечислим основные особенности поведения системы «1С: Предприятие», которые определяются конкретной конфигурацией, такие как:

1) набор констант;

2) состав, структура и свойства справочников;

3) формы просмотра списков справочников и ввода элементов справочников;

4) состав и набор значений перечислений;

5) формы ввода документов и операций;

6) формы журналов документов, операций и проводок;

7) набор планов счетов и их свойства;

8) формы списков счетов и ввода счетов;

9) бухгалтерские счета (только те, которые заданы в конфигурации, см. ниже);

10) формы и алгоритмы отчетов и обработок;

11) интерфейс пользователя (главное меню, набор панелей инструментов);

12) права пользователя на доступ к различным объектам и режимам программы.



Произведите анализ расходов на реализацию товаров в розничной торговле торгового предприятия за отчётный квартал по универмагу, используя следующие данные:

Сведения расходов на реализацию товаров по универмагу (суммы в млн. руб.)

Для начала находим фактический уровень расходов на реализацию: E4=D4/D3*100

Затем найдём сумму расходов на реализацию товаров по плану:

B4=C4*B3/100

Получились следующие показатели:

Далее изображаем эти показатели в виде диаграммы:

1. Размещено на www.allbest.ru

...