Офисные технологии обработки информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

АКАДЕМИЯ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ

Кафедра информационных систем управления

и вычислительной техники

МЕТОДИЧКА

на тему: «Офисные технологии обработки информации»

Авторы:

проф. О.Н. Рубальская

ст. преп. Марцваладзе Г.В.

Москва - 2012

План

Введение

1. Word

1.1 Настройка

1.2 Приемы редактирования

1.3 Символы

1.4 Абзацы

1.5 Списки и сноски

1.6 Таблицы

1.7 Рисунки

1.8 Страницы

1.9 Стиль

1.10 Структура документа

2. Excel

2.1 Оформление таблиц

2.2 Заполнение данных

2.3 Формулы

2.4 Логические и математические функции

2.5 Статистические функции

2.6 Функции поиска

2.7 Диаграммы

2.8 Фильтры

2.9 Промежуточные итоги

2.10 Сводные таблицы

Введение

Методические материалы по курсу Информатика предназначены для студентов заочной формы обучения по направлению 080 100 Экономика.

Пособие состоит из трех разделов. Первые два раздела представляют собой лабораторные практикумы по Word 7. 0 и Excel 7.0. В третьем разделе приведены методические рекомендации по выполнению контрольных работ.

В первом разделе основное внимание уделяется главным элементам грамотного оформления учрежденческих документов, а именно: заголовкам, оглавлению, нумерации страниц, спискам, сноскам, таблицам и т.д. Именно эти элементы должны быть использованы при оформлении контрольных работ.

Во втором разделе излагаются основные технологии электронных таблиц:

- автоматизация вычислений с помощью копирования формул,

- основные функции, применяемые при экономических расчетах,

- фильтрация,

- обработка данных в группах с использованием сводных таблиц и подведения итогов,

- анализ данных с помощью диаграмм.

В третьем разделе приводятся варианты контрольных работ и основные требования по их оформлению.

Все разделы пособия снабжены электронными раздаточными материалами, в которых находятся исходные данные для решения задач, тем самым экономится время, которое потребовалось бы для их ввода и занятия проводятся в более интенсивном режиме.

1. Word

1.1 Настройка

Пользовательский интерфейс MS WORD 2007 существенно изменился по сравнению с MS WORD 2003. Прежде всего, это касается состава основного меню. Вложенные меню заменены пиктограммами.

Набор пиктограмм, относящийся к пункту основного меню, называется лентой, а пункт основного меню вкладкой.

Ленты могут быть представлены в двух видах: свернутом и развернутом. В развернутом виде они постоянно присутствуют на экране. В свернутом виде они появляются на экране только при вызове соответствующей вкладки. Для переключения режимов нужно использовать опцию Свернуть ленту, находящуюся в настройках панели быстрого доступа.

На панели быстрого доступа располагаются пиктограммы наиболее часто используемых команд MS WORD. Панель может находиться в верхней части окна документа или под лентой. Для добавления пиктограмм на панель быстрого доступа нужно нажать на треугольник, находящийся в правой части панели и выбрать пункт меню Другие команды. В открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать пиктограммы из левой части окна и нажать на кнопку Добавить.

Один и тот же документ в различных режимах имеет свое представление на экране. Переключение между режимами осуществляется на вкладке Вид или с помощью специальных пиктограмм, находящихся в правом нижнем углу окна документа.

Структура документа - служит для создания и редактирования структуры документа.

Обычный вид предназначен для набора текста.

В режимах Структура документа и Обычный вид в ряде случаев рисунки не отображаются на экране.

Веб - документ (электронный вид) - предназначен для создания и редактирования Веб страниц.

Режим чтения используется для просмотра и чтения документа.

Разметка страницы - служит для создания печатных документов. Создание и редактирование графических изображений происходит в этом режиме. Представление документа почти полностью соответствует его печатному виду.

Помимо основного окна, в котором отражается содержимое документа, с левой стороны от документа может находиться, окно навигации, которое предназначено для быстрого перемещения по документу. В этом окне отражается схема документа или эскизы страниц.

Окно документа может быть снабжено специальной линейкой форматирования, которая облегчает процесс форматирования текста.

Для отражения схемы документа и линейки используются специальные опции, находящиеся на вкладке Вид.

Для профессиональной работы в редакторе MS WORD необходимо использовать режим просмотра непечатаемых символов (вкладка Главная - кнопка ¶ - Отобразить все знаки).

К непечатаемым символам относятся: маркер конца абзаца (знак -¶), символ возврата каретки (знак - ), пробел (знак -) , символ табуляции (знак ) и другие символы.

Задание 1

Откройте документ Практикум Word и выполните следующие упражнения в разделе Настройка среды редактора Word.

1.1. Настройте панель быстрого доступа. Установите следующие опции: Создать, Открыть, Сохранить, Правописание, Отменить, Вернуть.

1.2. Отобразите ленты.

1.3. Добавьте на панель быстрого доступа следующие пиктограммы: Копировать, Вырезать, Вставить, Отобразить все знаки, Формат по образцу.

1.4. Отобразите на экране окно Схема документа и изучите содержание лабораторных работ.

1.5. Посмотрите, как выглядит данный документ в различных режимах представления: разметки страницы, режиме чтения, структуры, черновика и электронном (Веб) виде.

1.6.. Определите, в каких видах представления документа рисунки не всегда видны на экране.

1.7. Посмотрите, как выглядит данный документ при различных масштабах представления.

1.8. Отобразите линейку документа.

1.9. Настройте вид представления данного документа: режим - разметка страницы, масштаб - по ширине страницы.

1.10. Посмотрите, как выглядят на экране непечатаемые символы.

1.2 Приемы редактирования

Выделенные фрагменты текста можно перемещать, копировать и форматировать.

Существует множество способов выделения фрагментов текста. Одни из них используют только мышь, другие только клавиатуру, есть комбинированные способы.

Выделение текста с помощью мыши. Для выделения произвольного фрагмента текста нужно провести мышью с нажатой левой клавишей по данному фрагменту.

Двойной щелчок мыши - выделяет слово, Тройной щелчок - абзац.

При выделении с помощью мыши используется область выделения - пустая область слева от текста. Когда курсор мыши попадает в область выделения, он превращается в белую стрелку с наклоном вправо (

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

).

Один щелчок мыши в области выделения - выделяет строку, двойной щелчок - абзац, тройной щелчок - выделяет весть текст документа.

Для отмены выделения надо щелкнуть мышью в любом невыделенном месте документа.

Особыми видами выделения является множественное выделение и прямоугольное выделение.

Множественное выделение - это выделение нескольких не смежных фрагментов текста. Выделенные области можно копировать и форматировать. Для множественного выделения используется клавиша Ctrl.

Технология множественного выделения.

1. Выделить любым способом первый фрагмент текста.

2. Нажать клавишу Ctrl и держать её нажатой.

3. Выделить второй фрагмент текста и т.д.

Прямоугольное выделение - это выделение вертикального блока текста. Для прямоугольного выделения используется клавиша ALT.

Технология прямоугольного выделения.

1. Установить указатель мыши в начало выделения. (Один из углов прямоугольника.)

2. Нажать клавишу ALT и держать её нажатой.

3. Протащить мышь к противоположному углу прямоугольника.

Операции копирования и перемещения фрагментов текста можно проводить двумя методами. Один метод использует Буфер обмена. Другой метод использует мышь. Этот метод называется протаскиванием (Drag and Drop).

Для этого нужно выделить фрагмент текста. Установить указатель мыши на выделенном тексте, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перемещать пунктирный прямоугольный курсор в то место, куда необходимо переместить или скопировать выделенный участок текста. Для копирования необходимо ещё дополнительно нажать клавишу CTRL.

После перемещения или копирования фрагментов текста на экране появляется смарт - тег вставки. При нажатии на смарт -тег можно изменить параметры форматирования перемещаемого объекта: сохранить исходное форматирование или использовать форматирование текущего абзаца.

Настройка параметров правописания производится в диалоговом окне Параметры Word (кнопка Office - кнопка Параметры Word - пункт меню Правописание). Если опции автоматической проверки правописания (орфография и грамматика) включены, то Word сразу диагностирует ошибки набора текста и подчеркивает красной волнистой линией слова с орфографическими ошибками и зеленой волнистой линией грамматические ошибки.

При вызове контекстного меню на подчеркнутом слове из раскрывшегося списка можно выбрать один из предложенных вариантов написания слова.

Помимо основного словаря, который используется при проверке правописания, можно использовать вспомогательные словари.

Вспомогательные словари формируются пользователями. Если в тексте встречается какой-либо специальный термин или название, то его можно поместить во вспомогательный словарь. Например, названия улицы Плющиха нет в основном словаре, поэтому название воспринимается как слово с ошибкой и подчеркивается красной волнистой линией.

Если в контекстном меню выбрать пункт Пропустить все, то в данном документе слово Плющиха будет пропускаться при проверке орфографии, но в другом документе оно снова будет подчеркнуто красной волнистой линией.

Если в контекстном меню выбрать пункт Добавить в словарь (см. рис. 2), то слово добавляется во вспомогательный словарь, установленный по умолчанию. После чего во всех других документах оно уже не будет восприниматься как слово с ошибкой.

Задание 2

Откройте документ Практикум Word и выполните следующие упражнения в разделе Приемы редактирования документа.

2.1. Выделите какое-либо слово в строке и сделайте цвет шрифта зеленым.

2.2. Выделите первую и третью строки текста, используя клавишу Ctrl и мышь, и сделайте цвет шрифта этих строк зеленым.

2.3. Попробуйте выделить прямоугольный фрагмент текста (зелёный цвет) и закрасить его красным цветом.

2.4. Переместите фрагмент текста. Используя смарт - тег вставки измените форматирование перемещаемого фрагмента.

2.5. Восстановите стихотворение, используя прямоугольное выделение.

2.6. Проверьте правописание текста.

2.7. Исправьте ошибки регистра при наборе текста.

1.3 Символы

оформление документ электронная таблица формула

Форматирование символов проводится с помощью пиктограмм на ленте Главная. MS Office предоставляет возможность использования более 50 видов шрифта. Большинство шрифтов имеют в своем составе латинский алфавит. Три наиболее популярных шрифта Times, Courier, Arial обязательно включают в свой состав русские буквы. В остальных видах шрифта русский алфавит, как правило, отсутствует.

Каждый вид шрифта характеризуется своим стилем представления. В частности некоторые шрифты имитируют рукописный текст, другие имеют вид готических букв. Приведем пример написания слова Word, различными видами шрифта: Word, Word, Word, Word, Word, Word, Word, Word

Большинство шрифтов являются пропорциональными шрифтами, в которых ширина символов может быть различной. Некоторые шрифты имеют одинаковую ширину всех букв. Примером такого шрифта служит шрифт Courier. Каждый шрифт имеет несколько видов начертания: обычный, полужирный, курсив, подчёркнутый. Для этих видов начертания на панели инструментов Форматирование имеются специальные пиктограммы. Несколько видов начертания шрифта могут накладываться друг на друга, т. е напечатанный текст может быть одновременно и полужирным и подчеркнутым и оформленным курсивом.

Размер шрифта (или высота шрифта) измеряется в пунктах.

Пункт - единица измерения принятая в полиграфии, равная 1/72 дюйма (0,376 мм во французской системе Бодо и 0,353 мм в англо-американской типографской системе). Реальный размер шрифта зависит от того, какой принтер установлен по умолчанию. Принтеры различных производителей используют французскую или англо-американскую систему. Этим объясняется тот факт, что один и тот же документ, распечатанный на различных принтерах, может иметь разное число страниц.

Размер шрифта в полиграфии называют кеглем. Кегль включает высоту буквы и минимально допустимое расстояние между соседними строками.

Пропорции ширины и высоты букв шрифта, в основном, задаются в соответствии с золотым сечением, т.е. отношение ширины буквы и к её высоте с учетом межбуквенного промежутка составляет 0, 6 кегля.

Для того чтобы изменить параметры шрифтового оформления фрагмента текста, его нужно предварительно выделить.

Цвет шрифта и фон, на котором располагаются буквы, можно изменять, используя пиктограммы на ленте Главная.

Специальные пиктограммы (надстрочный и подстрочный) позволяют представлять шрифт верхних и нижних индексов. Размер символов при этом уменьшается, и символы сдвигаются на несколько пунктов вверх или вниз.

В диалоговом окне Шрифт (см. рис.3) можно настроить все параметры шрифта, включая видоизменение, цвет и вид линии подчеркивания, смещение, масштаб и кернинг.

Приведем примеры различных видов оформления шрифта (название видоизменения соответствует начертанию):

подчеркнутый двойной чертой,

подчеркнутый синей пунктирной линией,

подчеркнутый двумя волнистыми линиями,

зачеркнутый, двойное зачеркивание,

^{надстрочный}, _{подстрочный},

с тенью, контур,

приподнятый, утопленный,

малые прописные, все прописные.

Особый вид оформления шрифта представляет собой скрытый шрифт. Этот вид шрифта виден на экране только в режиме просмотра непечатаемых символов. Шрифты, применяемые в MS Office, являются векторными шрифтами, поэтому их можно масштабировать.

Масштабирование - это сжатие или растяжение ширины букв. Масштабирование задается в процентах от текущей ширины символа. Приведем пример написания слова Word, различными видами масштабирования символов (200%, 150%, 100%, 80%, 50%): Word, Word, Word, Word, Word.

Интервал - это расстояние между символами. Имеется три вида интервала обычный, уплотненный и разреженный. При уплотненном интервале расстояние между буквами уменьшается на один пункт, а при разреженном - увеличивается на один пункт. Но в общем случае можно задавать любое расстояние между буквами. При большом уплотнении буквы накладываются друг на друга. Приведем пример написания слова Word, при различных интервалах между символами (разрядка - 2 пункта, уплотнение - 2 пункта): Word, Word..

Смещение позволяет поднимать или опускать текст по отношению к основной опорной линии, на которой располагаются символы строки. Смещение вверх поднимает текст на три пункта, смещение вниз опускает текст на три пункта. В общем случае можно перемещать символы вверх и вниз на любое число пунктов. При большом смещении расстояние между соседними строками может увеличиться. Приведем пример написания слова Word, при смещении вверх на три пункта и смещении вниз на три пункта: Word, Word. Параметры шрифта интервал, смещение, масштаб и кернинг устанавливаются на вкладке Интервал диалогового окна Шрифт. Для вставки символов, отсутствующих на клавиатуре, имеется диалоговое окно Символ (вкладка Вставка - пиктограмма Символ - кнопка Другие символы). Диалоговое окно содержит две вкладки Символы и Специальные знаки (см. рис. 4).

На вкладке Символы с помощью раскрывающегося списка Шрифт можно выбрать специальные виды шрифта, которые позволяют печатать:

буквы греческого алфавита (бвгдежзилмрсуфхцчш)

математические операторы (?v????????)

дроби (??????)

картинки ()

и др.

Задание 3

Откройте документ Практикум Word и выполните следующие упражнения в разделе Форматирование символов.

3.1. Отформатируйте текст в соответствии с его содержанием.

3.2. Используя пиктограмму нижнего индекса, исправьте написание формулы Хартли.

3.3. Используя пиктограммы верхнего индекса, исправьте написание перевода килобайт, мегабайт, гигабайт и терабайт в байты.

3.4. Изучите различные виды шрифта на примере написания вашего имени. Определите, какие виды шрифта не включают в свой состав русский алфавит.

3. 5. Изучите видоизменения шрифта на примере написания вашей Фамилии.

3.6. Изучите следующие параметры шрифта: смещение, интервал и масштаб. Отформатируйте фрагменты текста в соответствии с их содержанием.

3.7. Отформатируйте текст в соответствии с его содержанием.

3. 8. Вставьте рядом со словами, соответствующие им математические операторы.

3.9. Вставьте рядом со словами, соответствующие им символы - картинки.

1.4 Абзацы

Существуют четыре вида выравнивания границ абзацев: по левому и правому краю абзаца, по центру и по ширине.

Выравнивание по ширине осуществляется за счет изменения интервалов между словами в абзаце. Выравнивание по центру используется для оформления заголовков. Форматирование абзацев проводится с помощью пиктограмм вкладки Главная. Характеристики абзаца (левая, правая границы, а также отступ - красная строка) можно установить с помощью движков на горизонтальной Линейке. Для каждого из видов выравнивания имеется специальная пиктограмма на вкладке Главная. Для изменения выравнивания достаточно установить курсор в любом месте абзаца и нажать на соответствующую пиктограмму.

Абзацы имеют отступы относительно левой и правой полей страницы, а также отступ в первой строке. Если отступы слева и справа нулевые, абзацы выравниваются по полям страницы. Отступ в первой строке может быть как положительным, так и отрицательным. Отрицательный отступ первой строки называется выступом. Отступы абзаца можно установить с помощью движков на горизонтальной Линейке. Движки на линейке всегда указывают отступы текущего абзаца. (см. рис. 5)

Междустрочный интервал - это расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. Если в строке используются несколько шрифтов различных размеров, междустрочный интервал автоматически устанавливается в соответствии с самым высоким знаком в данной строке. По умолчанию используется одинарный интервал, то есть, интервал несколько превышающий максимальный размер шрифта в данной строки.

Полуторный и двойной интервалы превышают одинарный междустрочный интервал соответственно в полтора и два раза.

Величину интервала между строками можно устанавливать произвольным образом. Для этого нужно в диалоговом окне Абзац на вкладке Отступы и интервалы выбрать вариант межстрочного интервала Множитель, а затем ввести требуемое значение интервала. Дробную часть необходимо вводить через запятую. Междустрочный интервал можно также менять, используя пиктограмму .

Введение интервала между абзацами увеличивает расстояние между ними. Нулевой интервал означает, что между абзацами установлено расстояние равное междустрочному интервалу первого абзаца. Интервалы между абзацами измеряются в пунктах. Размер Авто соответствует 6 пунктам. Интервалы задаются в строках Перед и После на вкладке Отступы и интервалы диалогового окна Абзац.

На вкладке Положение на странице указываются дополнительные параметры оформления абзаца. Рассмотрим эти параметры.

Висячая строка - это последняя строка абзаца, перешедшая на следующую страницу или первая строка абзаца, которая располагается отдельно внизу страницы. При установлении опции запрет висячих строк последняя или первая строка абзаца будет переноситься на следующую страницу вместе с предпоследней или второй строкой. Если установить опцию не разрывать абзац, то в случае, если абзац не умещается на станице, он будет перемещен на следующую страницу целиком.

Висячий заголовок - это абзац, представляющий собой заголовок документа, расположенный на последней строке страницы. При установлении опции не отрывать от следующего висящий заголовок будет переноситься на следующую страницу. Если установить опцию с новой страницы, то абзац будет перемещен на следующую страницу. Эта опция применяется для заголовков документа, в случае, если требуется, чтобы раздел документа печатался с новой страницы.

Если абзац имеет опцию Запретить автоматический перенос слов, то в данном абзаце переносы слов автоматически расставить невозможно. По умолчанию эта опция для абзацев не устанавливается, поэтому переносы расставляются сразу во всем документе. Для расстановки переносов в документе используется пиктограмма Расстановка переносов, находящаяся на вкладке Разметка страницы (см. рис.6). Если режим автоматического переноса слов включен (опция Автоматическая расстановка переносов), то переносы расставляются там, где это требуется и при повторном редактировании документа расставляются заново.

Рис.6

Для отдельных фрагментов текста и для абзацев можно задать обрамление и заливку. Обрамление создает рамку вокруг выделенного фрагмента (со всех сторон или только с нескольких.) Заливка раскрашивает выделенный фрагмент. Для создания обрамления и заливки используется пиктограмма Границы и Заливка, находящаяся на вкладке Главная.

Параметры линий обрамления текста задаются на вкладке Границы диалогового окна Границы и Заливка. Здесь определяется вид, цвет и ширина линий. При выборе типа рамка, тень или объемная обрамление создается со всех сторон выделенного фрагмента. Для обрамления отдельных сторон текста используются специальные кнопки (см. рис.7).

Параметры заливки выделенного фрагмента задаются на вкладке Заливка. Здесь можно выбрать цвет заливки и узор. Узор определяется цветом, насыщенностью и видом. При одновременном применении заливки и узора их цвета смешиваются. Границы и заливка, примененные к абзацу, закрашивают и обрамляют абзацы в соответствии с их левым и правым отступами.

Задание 4

Откройте документ Практикум Word и выполните следующие упражнения в разделе Форматирование абзацев.

4.1, 4.2, 4.3. Следующие абзацы необходимо отформатировать в соответствии с их содержанием.

4.4. Расставьте переносы в следующем тексте.

1.5 Списки и сноски

Списком называется совокупность абзацев, которые имеют в начале абзаца особые символы. В маркированном списке слева в начале абзаца стоит маркер, а в нумерованном списке - порядковый номер абзаца.

На ленте Главная имеются пиктограммы для создания маркированных , нумерованных и многоуровневых списков. Пиктограммы работают как переключатели. Первое нажатие пиктограммы создает элемент списка. Повторное нажатие пиктограммы убирает элемент списка.

Форматирование списка распространяется на следующий абзац после нажатия на клавишу ENTER.

Как правило, списком оформляется текст, идущий после двоеточия, и представляющий собой перечисление чего-либо.

Оформление списка можно изменять. Для этого нужно нажать на маленький треугольник рядом с соответствующими пиктограммами списков.

Например, для нумерованного списка, помимо обычной числовой нумерации можно использовать буквенную нумерацию символами латинского алфавита (a, b, с, d…) и нумерацию римскими цифрами (I, II, III, IV…). Если в документе имеется несколько нумерованных списков, то можно создать сквозную нумерацию всех элементов. Для этого нужно установить курсор на соответствующем элементе списка и вызвать контекстное меню Продолжить нумерацию.

Особую разновидность списков представляют многоуровневые списки, которые поддерживают иерархическую структуру нумерации. Каждый уровень иерархии списка имеет свою нумерацию или свой маркер.

Технология создания многоуровневых списков

1. Выделить все абзацы списка и нажать на пиктограмму Многоуровневый список.

2. В диалоговом окне выбрать вариант оформления списка.

3. Выделить абзацы 2-го уровня иерархии и нажать на пиктограмму увеличить отступ.

4. Выделить абзацы 3-го уровня иерархии и нажать на пиктограмму увеличить отступ и т. д.

Для изменения отступов абзаца на ленте Главная имеются пиктограммы увеличить и уменьшить отступ. Применение этих пиктограмм к отдельным элементам списка не только изменяет отступы, но и меняет вид маркеров. Ниже приведены примеры применения пиктограммы Увеличить отступ для маркированных, нумерованных и многоуровневых списков.

Маркированный список.

Изучение дисциплины Информатика включает следующие разделы:

- Основные понятия информатики

- Свойства информации

- Кодирование информации

- Техническое обеспечение

- Архитектура ЭВМ

- Устройства ввода и вывода данных

Нумерованный список.

Изучение дисциплины Информатика включает следующие разделы:

1. Основные понятия информатики

a. Свойства информации

b. Кодирование информации

2. Техническое обеспечение

a. Архитектура ЭВМ

b. Устройства ввода и вывода данных

Многоуровневый список.

Изучение дисциплины Информатика включает следующие разделы:

1. Основные понятия информатики

1.1. Свойства информации

1.2. Кодирование информации

2. Техническое обеспечение

2.1. Архитектура ЭВМ

2.2. Устройства ввода и вывода данных

Элементы списка можно сортировать по возрастанию и убыванию. Для этого список нужно выделить, а затем нажать на пиктограмму Сортировки, находящуюся на вкладке Главная. Сноски бывают двух типов: обычные и концевые. Обычные сноски печатаются внизу текущей страницы документа. Концевые сноски обычно помещаются в конце документа. (Лента Ссылки - пиктограмма Вставить сноску.) Для настройки параметров сноски используется диалоговое окно Сноски.

Задание 5

Откройте документ Практикум Word и выполните следующие упражнения в разделе Списки и сноски.

5.1. Оформите в следующем тексте периоды развития вычислительной техники маркированным списком.

5.2. Оформите в следующем тексте свойства алгоритма маркированным списком со знаком .

5.3. Оформите в следующем тексте перечень запоминающих устройств нумерованным списком.

5.4. Оформите в следующем тексте перечень поколений ЭВМ нумерованным списком (I., II., III., IV…).

5.5. Оформите классификацию программного обеспечения многоуровневым списком.

5.6. Вставьте в следующий текст комментарий к слову алгоритм в виде обычной сноски.

1.6 Таблицы

Для создания таблицы используется пиктограмма Таблица, которая находится на ленте Вставка. В диалоговом окне Вставка таблицы необходимо указать необходимое количество столбцов и строк.

Для редактирования таблиц имеются две специальные вкладки, которые появляются на экране, если установить курсор внутри таблицы.

На вкладке Конструктор находятся пиктограммы, которые позволяют изменить оформление таблицы с помощью заливки, границы и встроенных стилей (см. рис 8).

Рис. 8

На вкладке Макет находятся пиктограммы, которые позволяют изменять структуру таблицы. В частности добавлять и удалять строки и столбцы, объединять ячейки и т.д. (см. рис.9)

Рис.9

Форматирование текста в ячейках таблицы производится так же, как и в обычных абзацах. Для того чтобы не переходить на вкладку Главная, где находятся основные пиктограммы форматирования текста, можно использовать контекстное меню.

Для изменения направления текста в ячейках таблицы на вкладке Макет имеется специальная пиктограмма Направление текста (см. рис.9).

Для того чтобы сразу отформатировать несколько ячеек, их необходимо предварительно выделать. Признаком выделения ячейки служит вид указателя мыши (). Указатель мыши меняет вид, если его подвести к границе ячейки. Для множественного выделения необходимо дополнительно нажать на клавишу CTRL. Выделение используется также при объединении ячеек и при добавлении нескольких строк или столбцов.

В таблицах можно проводить простую обработку данных, в частности вычисления и сортировку.

Сортировка в таблицах может осуществляться двумя способами: с учетом строки заголовков таблицы и без учета.

Для проведения сортировки необходимо установить курсор внутри таблицы, а затем использовать пиктограмму Сортировка на вкладке Главная - опция со строкой заголовка.

Сортировку без строки заголовка следует проводить только в том случае, если у таблицы нет заголовков.

Перед сортировкой необходимо выделить ту часть таблицы, которая не содержит объединенных ячеек и многоуровневых заголовков.

В MS Word имеется возможность преобразования текста в таблицу. При этом в составе текста должны быть символы, которые бы служили признаком разделения ячеек таблицы. Такими символами могут служить знаки препинания, маркер конца абзаца и другие символы. При обратном преобразовании данных из таблицы в текст вместо линий разделения ячеек в текст вставляются определенные пользователем символы.

Для преобразования таблицы в текст нужно выделить таблицу и найти пиктограмму Преобразовать в текст (вкладка Макет, пиктограмма Данные), а затем в диалоговом окне Преобразовать в текст указать знак разделителя ячеек.

Команда преобразования текста в таблицу отсутствует на стандартных лентах, поэтому её нужно добавить на панель быстрого доступа.

Задание 6

Откройте документ Практикум Word и выполните следующие упражнения в разделе Создание и редактирование таблиц.

6.1. Создайте таблицу из семи строк и семи столбцов.

6. 2. Удалите таблицу Расписание.

6.3. Добавьте в таблице Календарь пять колонок, и заполните их датами ноября месяца.

6.4. Отформатируйте таблицу Календарь, используя стандартный авто формат Современная таблица. Объедините ячейки первой строки таблицы (2-6, 7-11, 12-16). Закрасьте числа воскресных дней (субботу и воскресенье) красным цветом.

6.5. Оформите таблицу График дежурств по образцу приведенному ниже. Вставьте в таблицу Вашу фамилию.

6.6. Создайте таблицу Объявление по образцу приведенному ниже.

6.7. Отсортируйте данные в таблице Рейтинг по фамилиям.

6.8. Отсортируйте данные в таблице Оценки по фамилиям.

6.9. Преобразуйте таблицу в текст.

6.10. Преобразуйте следующий текст в таблицу.

1.7 Рисунки

Инструменты для работы с графикой находятся на панели Иллюстрации ленты Вставка.

Рис. 10

Кнопка Фигуры служит для быстрого создания графических стандартных фигур. Когда фигура нарисована, появляется с лента Формат.

Рис. 11

Инструменты, расположенные на панели Упорядочить предназначены для настройки параметров взаимодействия фигуры с текстом документа.

Рис. 12

Для настройки обтекания фигуры текстом служит кнопка Обтекание текстом.

Если в документ вставлено несколько фигур, перекрывающих друг друга, то их относительный порядок размещения можно настроить при помощи кнопок На передний план и На задний план.

Кнопка Выровнять служит для выравнивания объекта относительно границ страницы.

При помощи кнопки Повернуть фигуру можно вращать.

Если в документе размещены несколько объектов, и с ними одновременно нужно произвести какие-либо действия (увеличить, уменьшить, переместить), то необходимо произвести группировку объектов.

Для группировки фигур их необходимо предварительно выделить. Это можно осуществить при помощи кнопки Выделить на ленте Главная.



Рис.13

Чтобы выделить графические объекты необходимо щелкать на них левой кнопкой мыши при нажатой клавише Shift. После этого надо перейти на панель Упорядочить и воспользоваться кнопкой Группировать.

Все выделенные объекты становятся, как бы, одним объектом, о чем свидетельствуют угловые маркеры. Теперь можно производить с ними все необходимые действия. При необходимости объекты можно разгруппировать.

Особым видом графической фигуры является Надпись. При помощи надписей очень удобно размещать текст в любом месте документа. При этом границы надписи можно делать невидимыми, а направление текста менять.

Для вставки рисунка необходимо воспользоваться кнопкой Рисунок панели Иллюстрации на ленте Вставка. В появившемся окне нужно найти необходимый графический файл. Изображение вставится в документ. При этом появится новая лента Работа с рисунками, содержащий ленту Формат.

Рис. 14

Следует учитывать то обстоятельство, что изображение зачастую занимает большой объем памяти и поэтому итоговый размер текстового документа может достичь нескольких десятков мегабайт. Для того, что бы этого избежать целесообразно делать компрессию изображения. (Кнопка Сжатие рисунков на панели Изменить).

Рис. 15

После нажатия этой кнопки появляется окно, в котором можно настроить параметры компрессии изображения. Кнопка Параметры открывает окно Параметры сжатия, в котором доступны три варианта сжатия изображений (для экрана, печати и электронной почты.

Задание 7

Откройте документ Практикум Word и выполните следующие упражнения в разделе Рисунки.

7. 1. Следующий рисунок расположите так, чтобы текст обтекал его вокруг рамки рисунка. (Контекстное меню - Обтекание текстом.)

7..2. Следующий рисунок расположите за текстом. . (Контекстное меню - Обтекание текстом.)

7.3. Восстановите яркость и контрастность следующего рисунка.

7.4. Сделайте рисунок пиктограмм ленты Работа с рисунками.

1.8 Страницы

Функции форматирования страниц в Word позволяют определять размеры полей, колонтитулы, нумерацию страниц, количество колонок и прочие параметры страницы.

Для настройки параметров страницы служит лента Разметка страницы.

Рис. 16

Кнопка Поля (см. рис. 16) служит для установки значений полей документа. Если из предложенных стандартных вариантов ни один не подходит, необходимо воспользоваться пунктом меню Настраиваемые поля... В появившемся окне можно произвести более тонкие настройки полей документа.

Кнопка Ориентация задает расположение текста на листе: книжная, альбомная.

Кнопка Размер задает размер бумаги при выводе на печать. Для выбора нестандартного размера служит опция Другие размеры страниц…

Если необходимо начать новую страницу, в то время как предыдущая еще не заполнена, используется специальная опция - Разрывы (см. рис.17).

Рис. 17

Иногда возникает необходимость использовать различные параметры форматирования для разных страниц документа (например, один из листов документа должен иметь альбомную ориентацию). В этом случае документ необходимо разбить на разделы. Каждый раздел можно будет форматировать совершенно независимо от других разделов.

Для удаления раздела необходимо выделить его значок и нажать клавишу Del.

Колонтитулы представляют собой области, расположенные на верхнем и нижнем полях страниц документа. В колонтитулах, как правило, размещается такая информация, как название документа, тема, имя автора, номера страниц или дата. Для работы с колонтитулами в Word 2007 предназначена панель Колонтитулы (см. рис. 23) ленты Вставка.

Рис. 23

После вставки колонтитул доступен для редактирования, при этом появляется контекстная лента Конструктор (см. рис.24).

Рис. 24

Лента Конструктор позволяет проводить следующие настройки колонтитула:

- различные колонтитулы для четных и нечетных страниц;

- отдельный колонтитул для первой страницы;

- скрытие основного текста во время работы с колонтитулами;

- вставка и редактирование номера страницы;

- управление положением колонтитула;

- вставка в колонтитул различных объектов: текущие дата и время, рисунки, стандартные блоки, объекты ClipArt.

Колонтитулы можно настраивать отдельно для различных разделов. Но, для этого нужно разорвать между ними связь, т.к. по умолчанию все колонтитулы связаны между собой. Для этого надо перейти к тому колонтитулу, который надо оформить по-другому, и выключить переключатель Как в предыдущем разделе. Если есть необходимость привести колонтитулы в разных разделах к одному виду, то переключатель должен быть включен.

Быстрый переход между колонтитулами и основным текстом документа можно осуществлять двойным щелчком мыши на нужном элементе (верхнем/нижнем колонтитуле или на основном тексте).

Для вставки нумерации страниц имеется пиктограмма Номер страницы (лента Вставка, панель Колонтитулы).

Если возникнет необходимость убрать номер только с первой страницы, нужно сделать следующее:

- перейти на ленту Разметка страницы;

- открыть окно панели Параметры страницы;

- на вкладке Источник бумаги установить флажок Различать колонтитулы первой страницы.

Рис. 25

Задание 8

Откройте документ Практикум Word и выполните следующие упражнения в разделе Колонтитулы.

8.1. Определите, сколько разделов имеет документ ПрактикумWord.

8.2. Создайте дополнительный раздел в документе ПрактикумWord. Выделите параграф Страницы в отдельный раздел.

8.3. Замените надписи в верхних колонтитулах 8-го и 9-го разделов. В 8-м разделе -надпись Рисунки, в 9 разделе - надпись Страницы.

8.4. Расставьте в нижнем колонтитуле документа ПрактикумWord.номера страниц.

1.9 Стиль

Стиль - это совокупность элементов форматирования, имеющая имя. В состав стиля входят всевозможные параметры шрифта, абзаца, границы и заливки, а также выделение цветом.

Для применения стиля на ленте Главная имеется пиктограмма с выпадающим списком перечня стилей. Кроме того, для работы со стилями имеется специальное окно задач Стили (см. рис.26).

Некоторые специальные элементы текста, такие как ссылки, названия, заголовки, цитаты, сноски и т.д. имеют стандартные встроенные стили оформления. Стандартные стили нельзя удалять, но их можно изменять. Для этого нужно вызвать контекстное меню в окне задач Стили, и выбрать пункт Изменить (см. рис.26). При изменении стиля все фрагменты текста, оформленные этим стилем, сразу меняют свой вид.

Помимо стандартных стилей пользователь может использовать свои собственные стили. Но для этого нужно сначала создать стиль с требуемыми параметрами.

Рис. 26

По кнопке Создать стиль (см. рис. 26) вызывается диалоговое окно Создание стиля, в котором задается имя стиля и определяются все параметры форматирования (см. рис. 27). Стили можно задать для оформления символов, абзацев и таблиц. Каждый из этих элементов имеет свои параметры форматирования. Например, стиль оформления символов включает параметры шрифта, границы и заливки, а стиль оформления абзацев - параметры абзаца, списка, шрифта, границы и заливки, а также стиль следующего абзаца.

При создании стиля по молчанию указывается название базового стиля, на основании которого будет создан пользовательский стиль (строка - Основан на стиле). С этим параметром нужно быть очень осторожным. Следует учитывать, что в случае изменения какого-либо элемента форматирования базового стиля, в документе будут соответствующим образом изменены все стили, основанные на базовом стиле. Поэтому рекомендуется в опции Основан на стиле проставлять - нет.

Рис. 27

Новые созданные стили называются пользовательскими стилями. Пользовательские стили в отличие от стандартных встроенных стилей можно удалять.

Применение стиля позволяет одним действием изменить сразу все параметры форматирования текста.

Для оформления абзацев используется по умолчанию стиль Обычный. Этот стиль имеет особенное значение. Он используется для замены всех видов стилей при очистке формата. После удаления пользовательского стиля часть документа, оформленная этим стилем, переоформляется стилем Обычный. Этот стиль является базовым для большинства встроенных стилей. Кроме того, он, как правило, используется в качестве базового стиля при создании новых стилей, поэтому изменять параметры этого стиля не рекомендуется.

Стиль оформления фрагмента текста можно копировать и переносить его на другие фрагменты. Для этого нужно установить курсор на фрагменте текста, нажать на пиктограмму Копировать формат (при этом курсор приобретает форму кисточки), а затем провести мышью по другому фрагменту.

Задание 9

Откройте документ Практикум Word и выполните следующие упражнения в разделе Стиль.

9.1. Измените стиль оформления абзаца рамка . Сделайте обрамление абзаца зеленой двойной линией.

9.2. Создайте новый стиль оформления абзацев и дайте ему Вашу Фамилию. Цвет шрифта - белый, заливка - темно- синяя. Примените стиль к следующему тексту.

9.3. Создайте новый стиль оформления символов и дайте ему Ваше имя. Цвет шрифта - зеленый, внешняя граница - рамка. Оформите этим стилем в следующем тексте два фрагмента: Джон фон Нейман и общие принципы работы ЭВМ

1.10 Структура документа

Документ Word может иметь иерархическую структуру. Заголовки разделов документа служат узлами иерархического дерева. На нижних уровнях иерархии находятся абзацы, таблицы и рисунки документа.

Структура позволяет быстро перемещаться по документу, автоматически формировать оглавление и редактировать состав документа. Структура отражается в специальном окне Схема документа (вкладка Вид - опция Схема документа).

В окне Схема документа рядом с заголовками раздела могут находиться знаки плюс или минус (см. рис. 28). Щелчок мышью по плюсу показывает вложенные заголовки разделов. Повторный щелчок скрывает вложенные заголовки. Заголовок, соответствующий текущему положению курсора в документе, выделяется другим цветом. Щелчок по любому из заголовков позволяет сразу переместиться в другой раздел документа.

Процесс создания структуры называется разметкой документа. Разметку рекомендуется проводить для больших документов. В процессе разметки обычным абзацам назначаются соответствующие уровню иерархии стили заголовков. Например, если назначить абзацу стиль Заголовок1, то данный абзац будет находиться на первом уровне иерархии. Если назначить абзацу стиль Заголовок2, то данный абзац будет находиться на втором уровне иерархии и т. д. Все размеченные абзацы почти сразу отражаются в окне Схема документа.

Оглавление документа создается после создания структуры. (Вкладка Ссылка -пиктограмма Оглавление.) В диалоговом окне Оглавление можно выбрать стиль оформления оглавления и количество уровней иерархии, которые будут отражаться в оглавлении.

Рис. 29

Задание 10

Откройте документ Практикум Word и выполните следующие упражнения в разделе Структура документа.

10.1. Создайте на последней странице оглавление настоящего документа.

10.2. Внесите в структуру документа в разделе Контрольные вопросы подразделы, выделенные красным шрифтом.

10.3. Обновите оглавление документа.

2. Excel

2.1 Оформление таблиц

Файлы электронных таблиц Excel называются рабочими книгами. Вся информация в Excel хранится на рабочих листах. По умолчанию листы именуются Лист1 , Лист2 и т. п. Каждый лист состоит из таблицы, у которой заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв латинского алфавита (A, B, C, …, AB и т.п.), заголовки строк - числами.

Клетка листа называется ячейкой. Каждая ячейка имеет адрес, который образуется из названий строк и столбцов. Так, например, ячейка, находящаяся в первой колонке (A) и первой строке, имеет адрес А1. В ячейках хранятся либо данные, либо формулы.

При изменении данных, на которые ссылаются формулы, Excel автоматически выполняет пересчет формул и выводит на экран новый результат.

Прямоугольный фрагмент листа, состоящий из ячеек, называется Диапазоном. Обозначение диапазона состоит из адресов левой верхней и правой нижней ячейки.

В Excel таблицей называется диапазон ячеек, ограниченный со всех сторон пустыми строками и колонками. На одном листе может храниться несколько таблиц.

Форматирование строк и столбцов таблицы. Изменение высоты строк и ширины столбцов производится с помощью мыши. При изменении ширины или высоты строк и столбцов с помощью мыши, необходимо установить мышь на заголовке столбца (буквы А, В, С и т.д.) или на заголовке строки (номера строки 1, 2, 3 и т.д.) и мышью растянуть высоту или ширину.

Ячейки можно добавлять, удалять и копировать. Для этого их нужно предварительно выделить.

Существует два способа выделения ячеек: - первый служит для выделения одного диапазона данных, второй для выделения нескольких диапазонов данных.

Для выделения одного диапазона используется клавиша Shift или обычное выделение группы ячеек левой кнопкой указателя мыши. Для выделения нескольких диапазонов (множественное выделение) необходимо первый диапазон выделить обычным способом, а затем нажать клавишу Ctrl и продолжить выделение мышью.

Для оформления таблиц используется пиктограммы на ленте Главная. В каждой ячейке можно менять тип данных, характеристики шрифта, заливку и обрамление. Кроме того, можно объединять ячейки, менять характеристики выравнивания, а также направление текста.

При нажатии на кнопку Шрифт (вкладка Главная) появляется диалоговое окно Формат ячеек, которое имеет пять вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

В Excel существуют множество типов данных. Из них можно выделить два основных типа: числовой и текстовый. Принципиальное различие между этими двумя типами данных заключается в способах их обработки. С числовыми данными можно проводить различные арифметические операции. Типы данных задаются в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Число (см. рис 30).

Рис. 30

При выборе числового формата можно задать отображение количества десятичных знаков, выбирать способ отображения отрицательных чисел и задать разделитель групп разрядов.

Денежный и финансовый форматы позволяют добавлять к числу знак денежной единицы.

Формат даты применяется для отображения числа в формате дата. Число 1 соответствует 1 января 1900 года.

Вкладки Вид, Шрифт и Граница - служат для задания параметров оформления фона, шрифта и обрамления ячеек. Эти параметры во многом совпадают с аналогичными параметрами оформления абзаца в Word.

На вкладке Выравнивание (см. рис. 31) находятся опции, которые меняют расположение текста в ячейке.

Рис. 31

Опция переносить, по словам увеличивает высоту ячейки в соответствии с размером текста.

Опция Ориентация - позволяет располагать текст под углом.

Опция Переносить по словам увеличивает высоту ячейки в соответствии с размером текста.

Опция Объединение ячеек - объединяет несколько ячеек в одну. Применяется для создания заголовков.

Для форматирования ячеек их нужно предварительно выделить.

Копирование формата. Для копирования форматов данных используется специальная пиктограмма Формат по образцу .

Задание 1

Откройте документ Практикум Excel и настроите представление таблицы Сотрудники на листе Таблица.

1.1. Отобразите скрытый столбец С.

1.2. Отформатируйте заголовок таблицы.

1.3. Измените ширину столбцов таблицы, сделайте так, чтобы все данные были видны на экране.

1.4. Зафиксируйте заголовки строк таблицы.

2.2 Заполнение данных

Автозаполнение - это способ копирования данных в смежные ячейки методом протаскивания мышью. При этом для числовых данных заполнение происходит по-разному. Всегда перед протаскиванием нужно выделить одну или несколько ячеек с исходными данными, и позиционировать указатель мыши в нижнем правом углу выделения (на так называемом маркере автозаполнения). При этом указатель мыши принимает вид тонкого креста (или плюса). Автозаполнение числовых данных. Если протаскивается одна ячейка, то ячейки заполняются одинаковыми данными. Если выделено несколько ячеек по вертикали с различными данными, то Excel сам вычисляет шаг арифметической прогрессии и заполняет данные в соответствии с шагом. На выбор способа автозаполнения числами (копирование или прогрессия) можно повлиять клавишей Ctrl, которую надо удерживать во время протаскивания. Когда эта клавиши нажата, у указателя мыши в виде плюса появляется еще один плюс в верхнем индексе.

Автозаполнение текстовых данных. Если текст не содержит чисел, то при протаскивании ячейки заполняются этими же текстом. Если текст заканчивается числом, то при протаскивании ячейки, число изменяется в соответствии с арифметической прогрессией. Если число находится перед текстом и между ними имеется пробел, то при протаскивании ячейки, число изменяется в соответствии с арифметической прогрессией

Автозаполнение списка. В Excel имеется набор стандартных списков данных: названия дней недели и названия месяцев. Для ввода списка нужно ввести в ячейку один элемент списка, выделить его и протащить его мышью в смежные ячейки. При копировании ячеек методом протаскивания рядом появляется пиктограмма Автозаполнения . С помощью параметров смарт-тега Автозаполнения можно просто копировать ячейки или заполнить область протаскивания формулами, значениями данных в арифметической прогрессии, применяя соответствующий формат.

Для заполнения числовых данных и дат можно использовать математические прогрессии (см. рис. 32).

Технология заполнения данных с использованием прогрессии

1. Ввести в ячейку первый элемент числового ряда.

2. Вызвать диалоговое окно Прогрессия. (Вкладка Главная - пиктограмма Заполнить - пункт меню Прогрессия.)

3. В окне Прогрессия выбрать:

- Расположение (по столбцам или по строкам).

- Тип прогрессии (арифметическая, геометрическая, даты).

- Шаг прогрессии (дробная часть числа вводится через запятую).

- Предельное значение.

Рис.32

Задание 2

Откройте документ ПрактикумExcel и изучите способы автозаполнения данных.

2.1. На листе Автозаполнение изучите способы автозаполнения числовых и символьных данных.

2. 2.На листе Календарь создайте календарь на 1-й семестр 2012-2013 учебного года, используя автозаполнение.

2.3 Формулы

Для проведения вычислений используются формулы. Формулы включают в себя константы, знаки арифметических действий, операторы сравнения, функции, ссылки, имена.

Константами могут быть - символьные, логические (ИСТИНА, ЛОЖЬ) и числовые данные.

Знаки арифметических действий: - сложение (+), вычитание (-), умножение (*), деление (/), процент (%), возведение в степень (^). Арифметические операции применяются к логическим и числовым данным.

Операторы сравнения - =, <, < =, >, >=, <> (не равно). Операторы сравнения применяются ко всем типам данных. Сравнение символьных данных производится в соответствие с алфавитом. Результатом выполнения операции сравнения является ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Ссылками называются адреса ячеек. Например, А1 - это ссылка на ячейку, имеющую адрес А1.

Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между ними проявляется при копировании формул. При копировании формул, содержащих абсолютные ссылки, значение этих ссылок не меняется, а при копировании формул, содержащих относительные ссылки, они автоматически меняются. Абсолютная ссылка указывается знаком $. Знак доллара, стоящий перед буквой, означает, что буква меняться не будет. Знак доллара, стоящий перед цифрой, означает, что цифра не будет меняться. Для того чтобы ссылка на ячейку не менялась, нужно проставлять знак доллара и перед буквой и перед цифрой. Например, $А$1 - это запись ссылки в виде абсолютной адресации.

Внешними ссылками называются ссылки на ячейки, находящиеся на других листах данной книги или в другой рабочей книге.

...