Основным видом деятельности авторынка является реализация автомобилей.

Подсистема «Работа с товарами»

Авторынок - организация, целью которой является продажа населению автомобилей и запчастей к ним с целью получения прибыли. В связи с этим естественным представляется отведение большинства реализуемых АСУ функций соответствующей подсистеме:

а) генерация списков автомобилей, присутствующих на складах; эта функция необходима для быстрого определения отсутствующих автомобилей;

б) генерация списков автомобилей, отсутствующих на складах, для оформления поставщику соответствующего заказа;

в) смена цен автомобиля в БД при изменении последних;

г) автоматизированное начисление наценок на автомобиль в соответствии с текущим экономическим положением Авторынка;

Подсистема «Работа с поставщиками и частными лицами»

Связь Авторынка с внешним миром происходит через поставщиков и частных лиц, организующих доставку определенных автомобилей в определенные сроки по предъявляемым им заказам.

Функции, реализуемые данной подсистемой, таковы:

а) автоматизированное составление списка поставщиков, работа с которыми целесообразна по комплексному показателю, формируемому группой экспертов по изучению рынка;

б) автоматизированная генерация договоров с выбранными поставщиками на поставку автомобилей;

в) автоматизированное продление договоров с зарекомендовавшими себя поставщиками и расторжение договоров с поставщиками, не оправдавшими возложенного на них доверия;

г) оформление списка автомобилей, которые отсутствуют на данный момент, заказов тем поставщикам, договоры с которыми на поставку этих автомобилей были заключены; при этом стоимость указанных в договоре товаров засчитывается в убыток Авторынка;

д) автоматическое составление списков дат прибытия автомобиля для осуществления его приёма и отгрузки их на склад или отправки на витрины;

е) автоматизированное составление списка автомобилей, требующих ремонта в связи с поломкой или кузовным ремонтом, и составление по этим отчетам заказов поставщикам запчастей на замену поломанным новыми или ремонта соответствующих по установленной смете; при этом стоимость ремонта или стоимость новых запчастей за вычетом стоимости старых засчитывается в убыток Авторынка.

Подсистема «Работа с финансами»

Авторынок является частным предприятием и главной целью его является получение прибыли. Эта подсистема выполняет следующие функции:

а) ежегодное продление договора с банком, заключенного в начале деятельности Авторынка, и автоматизированное составление соответствующей документации;

б) автоматическая генерация бухгалтерских отчетов с информацией о полученных за месяц прибыли и убытке;

в) автоматизированное составление смет на обслуживание и ремонт автомобилей.

3. Бизнес-процесс деятельности предприятия

Отдел продаж. Цель коммерческой организации выражена через извлечение прибыли, поэтому ключевым отделом автосалона является отдел продаж. Ключевыми фигурами отдела являются менеджеры отдела продаж, на которых ложится обязанность максимизировать прибыль посредством продажи новых автомобилей. Достаточно важной фигурой отдела является ассистент, в задачи которого входит встреча клиента и ведение необходимого документооборота. Структура отдела продаж представлена на рисунке 3.

Функции и задачи отдела. Основная функция отдела выражена в его названии, однако, это общее понятие включает достаточно большой список бизнес-процессов. Перечислим ключевые:

- встреча клиента на авторынке;

- помощь и консультация в выборе автомобиля;

- проведение тест - драйва;

- заказ автомобиля необходимой комплектации;

- обслуживание склада авторынка;

- отслеживания текущего положения дел по каждому автомобилю;

- ведение необходимого документооборота;

- оформление кредита и страхование автомобиля;

- выдача автомобиля клиенту.

Отдел маркетинга. По дилерскому соглашению основная обязанность в проведении рекламных компаний ложится на плечи компаний-импортеров. Однако, в нашей сети принято решение о проведении рекламных акций, ассоциирующихся с именем нашей компании. Поэтому принято решение организовать отдел маркетинга со следующими функциями:

1. Организация разработки стратегии проведения рекламных акций в средствах массовой информации под лозунгом нашей компании.

2. Участие в подготовке годового плана продаж.

3. Организация выставок и мероприятий по привлечению потенциальных клиентов.

Бухгалтерия. Любая коммерческая организация в соответствии с действующим законодательством несет налоговые обязанности и контролирует финансовое состояние для обеспечения соответствия с таковым. Эти функции выполняет отдел бухгалтерии.

Перечислим функции отдела:

1. Контроль и анализ финансового состояния компании.

2. Учет хозяйственных средств.

3. Организация своевременной уплаты налогов и сборов.

4. Прием оплаты клиентом автомобиля.

5. Ведение расчетных операций с компанией-импортером.

6. Взаимодействие с проверяющими организациями.

Отдел кадров. Отдел кадров является неотъемлемой частью любой компании. Большинство компаний приходит к выводу, что человеческие ресурсы являются основным капиталом. Основные функции отдела:

1. Обеспечение постоянства кадрового состава за счет поддержания баланса приема и увольнения сотрудников.

2. Планирование карьеры сотрудников.

3. Создание и планирование тарифной сетки.

4. Создание планов подготовки и повышение квалификации сотрудников.

5. Соблюдение норм трудового законодательства.

6. Укрепление трудовой дисциплины и охрана труда.

7. Обеспечение своевременной отчетности.

8. Планирование и создание социальных пакетов организации.

Информационный отдел (IT-отдел). Представить работу компании без использования аппаратного и программного компьютерного обеспечения стало практически невозможно. Каждое рабочее место оснащено компьютерами, объединенными в сеть, потому необходимы компетентные люди, способные поддерживать их работоспособность. Основные функции отдела:

1. Создание базы аппаратного и программного обеспечения.

2. Поддержка базы в работоспособном состоянии.

3. Помощь работникам компании в работе с базой обеспечения.

4. Поддержка сайта компании.

5. Сборка и наладка серверов и ПК сотрудников.

Административно-хозяйственный отдел (АХО). Поскольку наша организация стремится стать лидером на рынке, необходимо учитывать в процессе работы такие моменты, как идеальная чистота и порядок внутри автосалона. Поэтому важную роль в нашей организации играет административно-хозяйственный отдел.

Перечислим основные функции отдела:

1. Контроль и обеспечение соблюдения санитарных норм.

2. Закупка необходимого количества средств, необходимых для работы.

3. Ведение отчетности.

4. Взаимодействие с контролирующими организациями.

Служба безопасности. Авторынок начинали свой путь с относительно малых масштабов, поэтому наличие такой структуры, как служба безопасности, не требовалось. Были заключены договоры со сторонними фирмами об оказании соответствующих услуг. Однако, по мере развития, встала необходимость открытия в рамках авторынка отдела службы безопасности, несущий куда большую ответственность перед директором авторынка. Перечислим основные функции отдела:

1. Охрана зданий, склада, технических средств авторынка.

2. Обеспечение режима безопасности клиентов и сотрудников авторынка.

3. Предотвращение доступа посторонних лиц к объектам и документам, связанным с понятием коммерческой тайны.

4. Локализация и устранение возможных каналов утечки документов, связанных с понятием коммерческой тайны.

Заключение

В данной работе была создана автоматизированная информационная система Авторынка которая смогла бы автоматизировать деятельность, связанную с деятельностью продажи автомобилей. В автоматизированной информационной системе необходимо предусмотреть сбор и внесение всех необходимых данных, которые в дальнейшем будут необходимы для работы всей системы.

Автоматизированная информационная система (АИС) должна выполнять сбор данных, заполнять все необходимые справочники, документы, отчеты и отбор в базе данных, а так же следить за тем, чтобы введенные данные были точны и правильно оформленные.

Размещено на Allbest.ru