Система управления базами данных Ms Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Задание 1. Каким образом устанавливаются связи между таблицами в Ms Access и для чего они предназначены? Какие существуют разновидности связей

access таблица диаграмма поиск интернет

Access -- это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов[2,c.77].

Для создания запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу, необходимо установить связи между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц (для удобства рекомендуется задавать для этих полей одинаковые имена). В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

Для того чтобы определить связь между таблицами, следует добавить таблицы в окно Схема данных (например, с помощью контекстного меню) и перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую таблицу. Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь. Окно Схема данных вызывается командой Схема данных меню Сервис.

Если структура базы данных продумана заранее, а связи между таблицами намечены, то создание реляционных отношений между таблицами выполняется очень просто. Вся необходимая работа происходит в специальном окне Схема данных и выполняется с помощью мыши. Окно Схема данных открывают кнопкой на панели инструментов или командой Сервис --> Схема данных (если в меню Сервис не видно соответствующего пункта, следует раскрыть расширенную часть меню).

Образовавшаяся межтабличная связь отображается в окне Схема данных в виде линии, соединяющей два поля разных таблиц. При этом одна из таблиц считается главной, а другая -- связанной. Главная -- это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается полужирным шрифтом).

Здесь мы подходим к важному вопросу: «А зачем вообще нужна связь между таблицами?» У связи два основных назначения. Первое -- обеспечение целостности данных, а второе -- автоматизация задач обслуживания базы. Представим себе, что в таблице Клиенты, где каждый клиент уникален, кто-то удалит запись для одного из клиентов, но не сделает этого в таблице Заказы. Получится, что согласно таблице Заказы, некто, не имеющий ни имени, ни адреса, а только абстрактный код, делал заказы. Узнать по коду, кто же это был на самом деле, будет невозможно -- произошло нарушение целостности данных.

В данном случае владелец базы может применить три подхода: либо вообще ничего не делать для защиты целостности данных, либо запретить удаление данных из ключевых полей главных таблиц, либо разрешить его, но при этом адекватно обработать и связанные таблицы. Вручную сделать это чрезвычайно трудно, поэтому и нужны средства автоматизации.

Связь между таблицами позволяет[1,c.155]:

* либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц.

* либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически (и абсолютно корректно) произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

Для настройки свойств - связи надо в окне Схема данных выделить линию, соединяющую поля двух таблиц, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и открыть контекстное меню связи, после чего выбрать в нем пункт - Изменить связь -- откроется диалоговое окно Изменение связи. В нем показаны названия связанных таблиц, имена полей, участвующих в связи (здесь же их можно изменить), а также приведены элементы управления для обеспечения условий целостности данных.

Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то, соответственно, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.

Таким образом, смысл создания реляционных связей между таблицами состоит, с одной стороны, в защите данных, а с другой стороны -- в автоматизации внесения изменений сразу в несколько таблиц, при изменениях в одной таблице.

Рассмотрим типы связей более подробно на примере базы данных «Отдел кадров», в состав которой входят четыре таблицы:

Список отделов - перечень всех отделов предприятия;

Список сотрудников - индивидуальные данные сотрудников, работающих на этом предприятии;

Назначения - распределение сотрудников по отделам, причем каждый сотрудник может работать в нескольких отделах (внутреннее совместительство);

Медицинский осмотр - результаты медицинского осмотра сотрудников.

Отношение не определено, если поле КодСотрудника ни в одной из таблиц не является ключевым и не имеет уникального индекса. В запросах, содержащих таблицы с неопределенным отношением, Microsoft Access по умолчанию создает линию объединения между таблицами, но условия целостности данных при этом не накладываются и нет гарантии уникальности записей в любой из таблиц.

Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. Каждой записи в таблице «Список сотрудников» могут соответствовать несколько записей в таблице «Назначения», а запись в таблице «Назначения» не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице «Список сотрудников».

Отношение «многие-ко-многим» реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в основных таблицах. В нашем примере связующей является таблица «Назначения». С одной стороны каждый сотрудник может иметь несколько назначений, а с другой стороны для каждого отдела тоже может существовать несколько назначений. Таким образом для таблиц «Список сотрудников» и «Список отделов» реализовано отношение «многие-ко-многим»: каждый сотрудник может работать в нескольких отделах и каждый отдел может иметь нескольких сотрудников.

При отношении «один-к-одному» запись в одной таблице может иметь не более одной связанной записи в другой таблице и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один-к-одному» используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Например, для того чтобы застраховать сотрудников, был проведен медицинский осмотр. Результаты можно поместить в таблицу «Список сотрудников», но в этом случае сложнее защитить данные от несанкционированного просмотра. Поэтому выгоднее хранить эту секретную и, скорее всего, разовую информацию в отдельной таблице Медицинский осмотр.

Задание 2

1. Создайте таблицу по образцу.

2. Заполните таблицу: при вычислении Налога на приватизацию используйте функцию ЕСЛИ. Если Стоимость квартиры больше 20000, то Налог на приватизацию составляет 2% от Стоимости квартиры, иначе - 1%. При заполнении таблицы используйте абсолютные ссылки.

3. Определите минимальную стоимость квартиры (руб.), максимальную стоимость квартиры (руб.), разницу минимальной и максимальной стоимости квартир (руб.).

4. Постройте диаграмму по образцу:



Задание 3.

Создайте базу данных Кр_Access_4.

Постройте таблицу Учащиеся.

Создайте таблицу Сессия. Установите связь между таблицами.

Создайте с помощью мастера форму Учащиеся на основе одноименной таблицы. Вид формы - выровненный.

Создайте в режиме конструктора отчет на основе таблицы Сессия. Включите в отчет все поля таблицы; в области заголовка отчета введите его название Зимняя сессия, вставьте рисунок в область заголовка отчета, сохраните отчет.

Таблица 1 - Учащиеся

Код учащегося	Группа	Фамилия	Имя	Отчество	Курс	Пол	Дата рождения
К1	К-391	Орлов	Иван	Александрович	1	Муж.	12.03.88
П12	П-192	Иванов	Степан	Петрович	3	Муж.	4.09.86
Э56	Э-391	Сидорова	Ольга	Викторовна	1	Жен.	5.06.87
К17	Т-213	Петрова	Вера	Петровна	2	Жен.	9.04.87
П3	П-392	Долгоруков	Олег	Владимирович	1	Муж.	13.08.88
К23	К-213	Ковалевич	Ирина	Михайловна	2	Жен.	24.01.85
Б37	Б-191	Иванов	Иван	Ильич	3	Муж.	3.05.85
Т11	Т-091	Григорьева	Ирина	Сергеевна	4	Жен.	4.09.84
П23	П-294	Чехова	Ольга	Викторовна	2	Жен.	23.01.88

Таблица 2 - Сессия

Код учащегося	Код преподавателя	Код экзамена	Оценка	Дата экзамена
К1	12	ОС	5	11.01.04
П12	5	ЯПВУ	6	10.01.04
Э56	25	РЛ	4	8.01.04
К17	13	Прав.	10	9.01.04
П3	56	Матем.	8	7.01.04
К23	3	ПИ	6	14.01.04
Б37	67	КОДИ	5	15.01.04
Т11	11	ЯПВУ	6	10.01.04

Создайте запросы:

- на выборку учащихся 1 и 3 курсов;

- на выборку учащихся, которые получили оценку 6;

- с полями Код учащегося, Код экзамена, Фамилия, Оценка.



Задание 4. Опишите, каким образом осуществляется поиск информации в Интернет

В настоящее время всемирная сеть Интернет хранит более миллиарда информационных объектов, таких как более миллиарда информационных объектов, таких как Web-документы, файловые архивы, архивы Web-документы, файловые архивы, архивы телеконференций и т.п.

Но информация в сети не упорядочена, не структурирована, нужно суметь отыскать среди тысяч серверов и миллионов страниц то, что необходимо. Поэтому большую помощь в поиске информации по сети оказывают поисковые системы и каталоги.

Поисковые системы содержат тематически сгруппированную информацию об информационных ресурсах Всемирной паутины в базах данных. Специальные программы-роботы периодически "обходят" Web-серверы Интернета, читают все встречающиеся документы, выделяют в них ключевые слова и заносят в базу данных Интернет-адреса документов.

Большинство поисковых систем разрешают автору Web-сайта самому внести информацию в базу данных, заполнив регистрационную анкету. В процессе заполнения анкеты разработчик сайта вносит адрес сайта, его название, краткое описание содержания сайта, а также ключевые слова, по которым легче всего будет найти сайт.

Поиск по ключевым словам. Поиск документа в базе данных поисковой системы осуществляется с помощью введения запросов в поле поиска.

Запрос должен содержать одно или несколько ключевых слов, которые являются главными для этого документа.

Через некоторое время после отправки запроса поисковая система вернет список Интернет-адресов документов, в которых были найдены заданные ключевые слова. Для просмотра этого документа в браузере достаточно активизировать указывающую на него ссылку.

Если ключевые слова были выбраны неудачно, то список адресов документов может быть слишком большим (может содержать десятки и даже сотни тысяч ссылок). Для того чтобы уменьшить список, можно в поле поиска ввести дополнительные ключевые слова или воспользоваться каталогом поисковой системы.

Одной из наиболее полных и мощных поисковых систем является Google, в базе данных которой хранятся 8 миллиардов Web-страниц и каждый месяц программы-роботы заносят в нее 5 миллионов новых страниц. В Рунете (российской части Интернета) обширные базы данных, содержащие по 200 миллионов документов, имеют поисковые системы Яndех и Rambler.

Поиск в иерархической системе каталогов. В базе данных поисковой системы Web-сайты группируются в иерархические тематические каталоги, которые являются налогами тематического каталога в библиотеке.

Тематические разделы верхнего уровня, например: Интернет, Компьютеры, Наука и образование и т. д., содержат вложенные каталоги. Например, каталог Интернет может содержать подкаталоги Поиск, Почта и др.

Поиск информации в каталоге сводится к выбору определенного каталога, после чего пользователю будет представлен список ссылок на Интернет-адреса наиболее посещаемых и содержательных Web-сайтов. Каждая ссылка обычно аннотирована, т. е. содержит короткий комментарий к содержанию документа.

Наиболее полный многоуровневый иерархический тематический каталог русскоязычных Интернет-ресурсов имеет поисковая система Апорт. Каталог содержит подробную аннотацию содержания Web-сайтов и указание на их географическое положение.

Поиск файлов. Для поиска файлов на серверах файловых архивов существуют специализированные поисковые системы, в том числе поисковая система FileSearch. Для поиска файла необходимо ввести имя файла в поле поиска, и поисковая система выдаст Интернет-адреса серверов файловых архивов, на которых хранится файл с заданным именем.

Поиск информации в русскоязычной части Интернета с помощью наиболее поисковых систем: Google, Rambler, Апорт, Япс1ех и файловой поисковой системы Research можно производить с использованием интегрированной поисковой системы Gogle.ru. Для этого достаточно ввести ключевые слова в строку поиска, с помощью переключателей установить тип необходимой информации и щелкнуть по кнопке с названием поисковой системы Gogle.ru.

Интернет в целом и Всемирная паутина, в частности, предоставляют абоненту доступ к тысячам серверов и миллионам Web-страниц, на которых хранится невообразимый объем информации. Как не потеряться в этом "информационном океане"? Для этого необходимо научиться искать и находить нужную информацию в сети.

Как уже было сказано, существуют три основных способа поиска информации в Интернете.

1. Указание адреса страницы. Это самый быстрый способ поиска, но его можно использовать только в том случае, если точно известен адрес документа.

2. Передвижение по гиперссылкам. Это наименее удобный способ, так как с его помошыо можно искать документы, только близкие по смыслу текущему документу. Если текущий документ посвящен, например, музыке, то, используя гиперссылки этого документа, вряд ли можно будет попасть на сайт, посвященный спорту.

3. Обращение к поисковому серверу (поисковой системе). Использование поисковых серверов - наиболее удобный способ поиска информации. В настоящее время в русскоязычной части Интернета популярны следующие поисковые серверы:

Yandex;

Rambler;

Апорт.

Существуют и другие поисковые системы. Например, эффективная система поиска реализована на сервере почтовой службы mail.ru.

Чтобы получить лучшие результаты поиска, необходимо запомнить несколько простых правил:

1. Не искать информацию только по одному ключевому слову.

2. Лучше не вводить ключевые слова с прописной буквы, так как это может привести к тому, что не будут найдены те же слова, написанные со строчной буквы.

3. Если в итоге поиска вы не получили никаких результатов, проверьте, нет ли в ключевых словах орфографических ошибок.

Список используемых источников

Бачило И.Л. Глобальная информатизация и право. - М., 2011. - 257 с.

Голицына О.Л, Попов И.И. Информационные технологии: Учебник (ГРИФ). - М.: ИНФРА-М, 2007. - 544 с.

Горячев А., Шафрин Ю. Практикум по информационным технологиям. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2006.

Землянский А.А. Информационные технологии в экономике. - М.: Колос, 2004.

Информатика для юристов и экономистов./ Под ред. С.В. Симоновича. - СПб.: Питер, 2004.

Компьютерные сети. Учебный курс / Пер. с англ.-М.: Издательский отдел «Русская Редакция» ТОО «Channel Trading Ltd.». - 2007.-696 с.:ил.

Шафрин Ю.А. Информационные технологии: в 2 частях. Ч.1, 2:. - М.: Лаборатория базовых знаний, 2007 г.

Размещено на Allbest.ru

...