Создание базы данных учета путевых листов

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

1. Краткая характеристика СУБД Access

2. Структура базовых таблиц БД «Путевые листы»

3. Формы

4. Запросы

5. Отчеты

Заключение

Список литературы

Введение

Данная курсовая работа выполняется в приложении Microsoft Access, которое входит в прикладной пакет MS Office 2000, на примере создания базы данных "Путевые листы". Созданная программа обладает рядом достоинств и особенностей. Вот лишь часть из них:

1. Автоматизация расчётов

2. Простой и быстрый способ ввода или удаления наименования микросхемы

3. Удобный дизайн программы с понятным интерфейсом и кнопочными формами

4. Возможность просмотра или вывода на печать отчётов, наглядно демонстрирующих информацию по основным запросам

5. Наличие подробного описания предназначения и работы программы.

Цель работы:

Закрепление и углубление знаний по информатике, практических навыков работы на персональном компьютере и разработки пользовательских приложений с использованием программных средств интегрированного пакета MS Office и современных компьютерных технологий обработки информации, а также навыков в составлении текстовой документации.

1. Краткая характеристика СУБД Access

Система управления базой данных (СУБД) является универсальным программным инструментом создания и обслуживания баз данных (БД) и приложений пользователя в самых разных областях. СУБД обеспечивает многоаспектный доступ к данным и использование одних и тех же данных различными задачами и приложениями пользователя.

В СУБД поддерживаются различные модели данных.

Модель данных - это метод логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели.

В СУБД для персональных компьютеров (настольных СУБД) поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами. Реляционная модель обеспечивает возможность использования в разных СУБД операций обработки данных, имеющих единую основу- алгебру отношений (реляционную алгебру) и универсального языка структурированных запросов - SQL (Sequential Query Language).

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы - запись. Структура записи определяется составом входящих в неё полей. Совокупность полей записи соответствует логическим связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области.

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базы данных, включающих все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных , общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или базы данных на SQL-сервере, а также для создания приложений пользователя, работающего с этими базами данных. База данных Access, создаваемая на локальном компьютере, отличается от баз данных других настольных СУБД. В её файле могут храниться не только данные, но и объекты интерфейса - формы, отчёты, а также программный код. Благодаря этому можно создать приложение, целиком хранящееся в одном-единственном MDB-файле, что существенно упрощает как создание, так и распространение приложений для работы с базами данных.

СУБД Access включает разнообразные и многочисленные относительно автономные программные средства, ориентированные на создание объектов база данных и приложений пользователя.

Средства графического конструирования позволяют пользователю создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию.

Диалоговые средства представлены разнообразными мастерами, которые в режиме ведения диалога с пользователем позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию баз данных. база данный запрос форма

Среди многочисленных средств графического конструирования и диалоговых средств Access следует выделить средства для создания:

- таблиц и схем баз данных;

- запросов выборки, отбирающих и объединяющих данные нескольких таблиц в виртуальную таблицу, которая может использоваться во многих задачах приложения;

- запросов на изменение баз данных;

- экранных форм, предназначенных для ввода, просмотра и обработки данных в диалоговом режиме;

- отчётов, предназначенных для просмотра и вывода на печать данных из базы и результатов их обработки в удобном для пользователя виде;

- страниц доступа к данным, обеспечивающим работу с базами данных в среде Internet;

- интерфейса управления приложением пользователя: меню, кнопочных форм, панелей управления приложением, позволяющих объединить различные операции по работе с базой данных в единый технологический процесс.

Средства программирования СУБД включают язык структурированных запросов SQL, язык макрокоманд и язык объектно-ориентированного программирования для приложений Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). VBA является частью семейства Microsoft Visual Basic, которое входит в состав Visual Studio.

2. Структура базовых таблиц БД «Путевые листы»

В каждой таблице базы данных «Путевые листы» хранятся сведения конкретной категории; например, в таблице «Путевые листы» (рис.1) хранятся сведения о назначении поездки, количестве списанного топлива и т.д. Сведения разбиты на отдельные факты. Каждый такой факт хранится в отдельном поле; например, в поле «Дата» хранится дата путевого листа, в поле «Количество списанного топлива» хранятся сведения о количестве списанного топлива.

Для каждого поля задан тип данных, определяющий тип сведений, которые могут храниться в этом поле. Поле «Госномер» имеет тип данных «Текстовый», поскольку в этом поле хранятся названия . Поле «Количество списанного топлива» имеет тип данных «Числовой», поскольку в нем хранятся числа.

Рис. 1. Таблица «Путевые листы»

Также для базы данных «Путевые листы» были созданы следующие таблицы: «Автомобили» (рис.2), «Водители» (рис.3), «Топливо» (рис.4), вспомогательные таблицы «Цель поездки» (рис.5) и «Пункты отправления/назначения» (рис.6):

Рис. 2. Таблица «Автомобили»

Рис. 3. Таблица «Водители»

Рис. 4. Таблица «Топливо»

Рис. 5. Таблица «Назначение поездки»

Рис. 6. Таблица «Города»

Открыв окно «Схема данных», можно просмотреть взаимосвязь всех таблиц базы данных «Путевые листы» и отношения между ними. Для этого нужно выбрать команду Схема данных в меню Сервис. Схема данных данной БД изображена на рис.7:

Рис. 7 Схема данных

3. Формы

Формы позволяют вводить данные в таблицы базы без непосредственного доступа к самим таблицам. В отличие от таблиц, структуру которых лучше формировать вручную, формы удобно готовить с помощью средств автоматизации. Существуют три вида автоформ: «в столбец», «ленточные» и «табличные».

Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи - она удобна для ввода и редактирования данных. «Ленточная» автоформа отображает одновременно группу записей - ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой Создать. В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу, на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, т.е. к вводу или отображению данных. Автоформа основывается только на одном объекте, она называется еще простой формой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной. Для ее создания используют другие средства. Для базы данных «Путевые листы» были созданы следующие формы: «Путевые листы» (рис.8), «Водители» (рис.9), «Автомобили» (рис.10):

Рис. 8 Форма «Просмотр таблицы Путевые листы»

Рис. 9 Форма «Водители»

Рис. 10 Форма «Автомобили»

Также была создана главная кнопочная форма, которая открывается при запуске программы.

Рис. 11 Главная кнопочная форма

В главной кнопочной форме представлены кнопки, которые ссылаются на основные категории БД (добавление записей, просмотр путевых листов, отчеты, запросы). Кнопка “Выход” предназначена для закрытия всех открытых объектов и выхода из приложения.

Рис. 12 Пункт Отчёты кнопочной формы

При нажатии кнопок, ссылающихся на категории (отчеты, запросы), будут открываться подчинённые кнопочные формы.

Допустим, необходимо заполнить новый путевой лист. Для его регистрации необходимо выбрать кнопку “Добавить путевой лист ”. При этом откроется форма “Путевой лист” (она приведена на рис.8). Эта форма позволяет ввести дату путевого листа, количество списанного топлива, пробег на начало и конец поездки, а такие поля как пункт назначения, пункт отправления, автомобиль, водитель, цель поездки товар выбираются из раскрывающегося списка. Если требуется зарегистрировать новый автомобиль или добавить водителя, нужно нажать на соответствующие кнопки, после чего откроются формы “Автомобили” (рис.10) или «Водители» (рис.9).

4. Запросы

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

Рис. 13 Запросы

В объекте Запросы есть специальный значок «Создание запроса» в режиме конструктора, который открывает специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы - по одному на каждое поле будущей результирующей таблицы.

Таблицы, к которым обращен запрос, можно открыть с помощью контекстного меню. Далее, с помощью двойного щелчка мышью на нужном поле, его можно поместить в столбец нижней части бланка.

Если необходимо, чтобы отобранные в результате выполнения запроса данные, были упорядочены по какому либо полю, применяют Сортировку, которую можно увидеть в нижней части бланка. Возможна многоуровневая сортировка - сразу по нескольким полям. Вложенность сортировки идет слева направо.

Бывают случаи, когда некоторое поле необходимо в формировании запроса, но нежелательно, чтобы оно появлялось на экране. В таких случаях сбрасывают флажок для этого поля в строке Вывод на экран в нижней части бланка.

Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является Условие отбора. Соответствующая строка также присутствует в нижней части бланка запроса. Для каждого поля можно задать индивидуальное условие

В данной курсовой были созданы следующие запросы: списки путевых листов по возрастанию номера ПЛ (рис.14), даты (рис.15) и фамилии(рис.16); группировка по автомобилям (рис.17); список ПЛ для заданного автомобиля (рис.18):

Рис. 14 Запрос «Сортировка по дате»

Рис. 15 Запрос «Сортировка по фамилии»

Рис. 16 Запрос «Сортировка по номеру»

Рис. 17 Запрос «Группировка по автомобилям»

Рис. 18 Структура запроса «Группировка по автомобилям»

В запросе «группировка по автомобилям» представлены такие данные как госномер и модель автомобиля, вид топлива, суммарный пробег и стоимость топлива. Суммарный пробег для каждого автомобиля рассчитывается как сумма пробега для всех относящихся к нему путевых листов, а суммарная стоимость топлива - как сумма цены каждой поездки. Для расчета этих значений был создан вспомогательный запрос (рис.19), рассчитывающий значения для каждого путевого листа (для подсчёта итоговой стоимости топлива используется формула [Топливо_списано]*[Средняя_цена], для расчёта пробега используется формула [Пробег_конец]-[Пробег_начало]). Использование вспомогательного запроса позволило избежать повторяющихся значений в основном запросе.

Рис. 19Вспомогательный запрос

При запуске запроса с параметром (карточка выбранного автомобиля, рис.19) требуется ввести исходные данные (госномер автомобиля).

Для выбранного автомобиля при запросе будут представлены такие данные как: дата путевого листа, № путевого листа, пункт отправления и пункт назначения, пробег, вид топлива, количество и стоимость топлива.

Рис. 20 Запрос «Карточка выбранного автомобиля»

Поле «Пробег» рассчитывается по формуле [Пробег_конец]-[Пробег_начало] для каждого путевого листа. Итоговая стоимость рассчитывается умножением списанного за поездку топлива на его стоимость ([Топливо_списано]*[Средняя_цена]).

Рис. 21 Структура запроса «Карточка выбранного автомобиля»

5. Отчеты

Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Готовые отчеты выглядят следующим образом (рис.22-25):

Рис. 22 Отчет по запросу «Группировка по автомобилям»

Рис. 23 Отчет «Карточка выбранного автомобиля»

Рис. 24 Отчет «Сортировка по номеру»

Рис. 25 Отчет «Сортировка по фамилии»

Рис. 26 Структура отчета «Группировка»

Заключение

В процессе выполнения курсового проекта комплексно применялись полученные в процессе изучения дисциплины теоретические и практические навыки: анализ и описание предметной области, были опробованы и использованы основные методы и объекты системы управления базами данных Microsoft Access, реляционной моделей, обоснование и выбор СУБД, оценка полученных структур баз данных, разработка и генерация форм, запросов и отчетов.

Так как интеграция информационных систем во все сферы жизни увеличивается с каждым днем, то актуально становится разработка подобных баз данных. При этом разработчик должен учитывать то, что наиболее простые БД могут быть подвержены избыточности, но при этом нельзя и увлекаться делением БД на много составных таблиц. Также современные средства дружественного интерфейса позволяют разработать интуитивно понятные приложения, что является одним из основных требований заказчика. При создании БД необходимо принять во внимание область, для которой разрабатывается база данных. Решение курсовой работы выполнялись на базе основных этапов проектирования и реализации баз данных на предметной области.

Список литературы

ГОСТ 2.105-95. Общие требования к текстовым документам. М., 1996. 31 с.

Тархов С.В., Рамбургер О.Л., Минасов Ш.М. Технология работы в интегрированном офисном пакете: Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Кафедра Информатики УГАТУ, Уфа, 2004 г.

Материалы справки по Access 2002, предоставленные на странице http://office.microsoft.com/ru-ru/access/

Microsoft Office Access 2007 / И.А. Харитонова, Л.В. Рудикова. - СПб.: БХВ-Петербург, 2008. -1280.

Размещено на www.allbest.