Текстовый редактор MS Word. Порядок работы при создании документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российский государственный социальный университет»

Уральский институт социального образования

(филиал) РГСУ в г. Екатеринбурге

Кафедра социальной работы и педагогики

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Информатика»

Тема «Текстовый редактор MS Word. Порядок работы при создании документов»

Выполнена студентом

Марией Михайловной

Научный руководитель:

Рудная Л.В.

Екатеринбург 2012

Введение

1. Текстовые редакторы. Понятие. Приёмы работы с текстами

2. Создание документа

3. Ввод текста

4. Редактирование текста

5. Рецензирование текста

6. Форматирование документов

7. Сохранение документа

8. Печать документа

Список литературы

Введение

Для работы с разнообразными текстовыми документами существуют прикладные программы, которые называются текстовыми редакторами. Существует множество разнообразных текстовых редакторов - от простейших, до мощных издательских.

Текстовой редактор представляет широкие возможности для работы с текстом, фрагментами текста, а также для редактирования и форматирования текста. Текстовый редактор позволяет также работать с таблицами, графиками и диаграммами.

MS WORD является наиболее популярным из используемых в данный момент текстовых редакторов, что сделало его формат документа стандартным.

текстовый редактор документ

1. Текстовые редакторы. Понятие. Приёмы работы с текстами

Текстовой редактор - это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней) или изменения уже существующих. Современные текстовые редакторы (в том числе и редактор Word) иногда называются текстовыми процессорами, поскольку содержат очень большое количество функций обработки текста.

К основным приёмам работы относят:

- создание документа

- ввод текста

- редактирование текста

- рецензирование текста

- форматирование текста

- сохранение документа

- печать документа

2. Создание документа

Чтобы создать новый файл в режиме текстового редактора, необходимо войти в меню Файл и выбрать команду Создать или нажать кнопку на панели инструментов.

При создании нового документа открывается окно с шаблонами. Создать новый документ - значит построить его на базе модельного, который называют шаблоном. Для любого нового документа применяется шаблон Нормальный. Другие шаблоны хранят стандартный текст и описание форматов для типовых документов, например, писем, служебных записок и т. п.

3. Ввод текста

Документы в Word могут быть созданы путем ввода текста с клавиатуры. Кроме того, создать документ можно методом копирования и вставки текста из других документов.

Необходимо отметить, что в создаваемом документе по умолчанию ориентация страницы - книжная, размеры полей страницы: верхнее и нижнее - 2 см, левое - 3 см, правое - 1,5 см.

Кроме того, в создаваемом документе по умолчанию символы вводятся в режиме "вставка", а текст вводится в стиле Обычный (Экспресс-стиль), в котором установлены основные параметры форматирования абзаца:

шрифт - (Calibri - по умолчанию) + Основной текст;

выравнивание символов - По левому краю;

междустрочный интервал - Множитель 1,15 ин.;

интервал После абзаца - 10 пт.;

запрет висячих строк (режим в котором первая и последняя строка абзаца не отрываются от абзаца при переносе текста на следующую страницу).

При вводе текста с клавиатуры курсор сдвигается вправо. При достижении конца строки можно продолжать вводить текст, т.к. курсор автоматически переместится на следующую строку. Когда будет завершен ввод текста первого абзаца, необходимо нажать клавишу Enter (Ввод), чтобы перейти к вводу текста следующего абзаца. Затем вводится следующий абзац. При достижении конца страницы, курсор автоматически переместится на следующую страницу.

При вводе текста необходимо учитывать некоторые правила компьютерного набора текста:

- для перевода текстового курсора на новую строку не использовать клавишу Enter.

- не использовать более одного пробела между словами.

- не использовать клавишу Tab для установки красной строки.

- использовать символ Дефис в словах типа темно-серый и символ длинного тире в словах Москва - столица России

- в русскоязычном наборе пробел обязательно ставится - после, а не перед знаками препинания; до, а не после открывающихся кавычек, скобок и многоточия в начале предложения; до и после тире.

- заголовки размещаются в центре строки, переносы в заголовках запрещаются, точка в конце заголовка не ставится (допустимы восклицательные и вопросительные знаки).

- использовать неразрывный пробел Ctrl+Shift+Пробел в следующих случаях: между двумя инициалами и фамилией; между числами и относящимися к ним единицами измерения (20 см); после географических сокращений (г. Москва); внутри сокращений.

4. Редактирование текста

Редактирование предназначено для устранения ошибок, перемещения символов, слов, строк, фрагментов и внесение других изменений в содержимое документа. Редактирование документа осуществляется как в процессе ввода текста, так и после его ввода. Как правило, редактирование текста выполняется перед форматированием и применением стилей.

Для удаления, перемещения или копирования части документа служат команды Вырезать, Копировать, Вставить в меню Правка или кнопки на панели инструментов.

Общий принцип перемещения: вырезать в одном месте и вставить в другом. Нужные фрагменты сначала выделяются, а затем с помощью команд Копировать или Вырезать отправляются в буфер обмена. После этого, курсор устанавливается в месте, куда этот фрагмент помещается, выбирается из меню Правка команда Вставить, чтобы фрагмент вернулся в документ, но уже на другое место. При этом нужно помнить, что, помещая в буфер обмена вырезанный фрагмент, стирается предыдущая информацию, которая там была.

Чтобы не изменять содержимое буфера обмена, можно перемещать информацию с помощью мыши. Для этого курсор мыши ставится на любую часть выделенного фрагмента и перемещается с нажатой левой клавишей мыши на новое место. Для копирования фрагмента по этому принципу нужно одновременно удерживать клавишу Ctrl. Для перемещения и копирования с помощью клавиатуры используется сочетание клавиш, которое указано рядом с командами верхнего меню.

Очень удобно производить копирование, перемещение и удаление фрагментов с помощью кнопок на панели инструментов.

Для копирования форматов можно использовать кнопку панели инструментов -- «щетка». Если требуется одновременно оформить одинаково несколько абзацев или фрагментов текста, необходимо дважды щелкнуть по кнопке «щетка», а затем по очереди щелкать на нужных фрагментах. По окончании еще раз нажимается эта кнопка.

Нередко приходится печатать один и тот же текст в документе несколько раз. Повторный ввод текста возможен как в месте курсора вставки, так и поверх выделения, которое тем самым стирается и заменяется введенным текстом.

Немаловажным элементом текстового редактора является работа с несколькими документами в открытых разных окнах. Такая возможность позволяет обмениваться информацией между документами.

При работе в текстовом редакторе можно работать одновременно с несколькими файлами и переходить из одного документа в другой с помощью команды меню Окно. Можно обмениваться фрагментами текста открытых файлов при помощи команд Правка - Копировать, Правка - Вставить.

5. Рецензирование текста

Инструменты для вставки пометок и исправлений размещены на панели инструментов Рецензирование. Отобразить ее можно, выбрав Вид, Панели инструментов, Рецензирование.

Если появляется необходимость создать комментарий, можно воспользоваться инструментом "Примечание". Для этого выделяется нужный фрагмент текста и нажимается кнопка "Добавить примечание" на панели инструментов. В поле справа от основного текста появится окно для ввода примечания. После набора текста нажимается мышка в стороне от окна для ввода примечания.

Можно так же делать исправления. Отслеживание исправлений включается нажатием на кнопку Исправления, которая сразу становится выделенной, тем самым сигнализируя о включенном режиме. В нем Word показывает все вставки и удаления, а также изменения в форматировании документа. Если щелкнуть по ней правой кнопкой мыши, откроется дополнительное меню, первый пункт которого включает или отключает отслеживание.

Нажав кнопку Параметры исправлений, можно настроить вид правок - цвета, типы линий, разметку документа. Однако по умолчанию исправленный текст выделяется красным цветом. Здесь же видно и расположение примечаний, можно задать ширину выносок.

Когда в документе много исправлений, воспринимать его становится труднее, поскольку по умолчанию отображается как оригинальный текст, так и исправленный. Чтобы не потеряться в правках, можно включить режим Исходный документ. При этом перестают отображаться все индикаторы исправлений текста и выноски.

Можно гибко настроить отображение исправлений в выносках, например, выбрать только форматирование или только добавление и удаление фрагментов. Кнопка Показать исправления открывает список всех возможных исправлений, которые Word показывает по умолчанию.

6. Форматирование документов

К стандартному форматированию документов можно отнести такие операции с фрагментами текста, как изменение положения на листе, изменение правых и левых отступов, красной и выступающей строки, выравнивание текста, изменение межстрочных интервалов, обрамление и затенение абзацев, применение различных шрифтов.

Заголовок в одну строку тоже может быть абзацем. С абзацем можно производить операции как с единым объектом текста.

Для того чтобы работать с абзацем, его предварительно надо выделить.

Существуют четыре способа выравнивания абзацев:

- по левому краю - левый край ровный, а правый нет. Стандартное выравнивание текста по умолчанию.

- по центру - весь текст выровнен относительно центральной линии листа. Такое центрирование обычно применяется для печати заголовков.

- по правому краю - правый край ровный. Применяется в различных заявлениях, служебных записках и т. п. документах для указания, кому и от кого адресован текст.

- по ширине - оба края ровные. Выравнивание по ширине в данной программе происходит за счет растягивания пробелов между символами.

Выравнивание выделенных абзацев (если абзац только один, достаточно установить в любое место этого абзаца курсор) осуществляется при помощи меню Формат - Абзац, если на вкладке Отступы и интервалы выбрать нужную строку раскрывающегося списка Выравнивание, или нажатием соответствующей кнопки панели инструментов.

Абзац также можно оформить с различным интервалом между строками.

Отступы и интервалы для абзацев устанавливаются с помощью команды Формат - Абзац, содержащей вкладку Отступы и интервалы. А также для этой цели можно использовать управляющую линейку.

Маркер абзацного отступа: верхний устанавливает «красную строку» абзаца, нижний - отступ слева. Для перемещения одновременно двух маркеров надо тянуть мышью за прямоугольник, находящийся под нижним треугольником.

Треугольный маркер на правом конце управляющей линейки определяет соответственно отступ справа.

Для обрамления абзаца необходимо выделить его и выбрать пункт меню Формат - Границы и заливка. В открывшемся окне на вкладке Граница выбрать тип и толщину линии, указать вид обрамления (снизу, сверху, справа, слева, вокруг и т. п.), а на вкладке Заливка выбирать цвет и тип заливки.

Работая с документом, можно использовать режим Разметка страницы, чтобы представлять, как располагается текст на листе. Для этого открывается пункт горизонтального меню Вид и щелкается по строке Разметка страницы.

При форматировании текстов очень важно, чтобы одновременно были видны правый и левый края полосы набора, в противном случае бывает трудно определить, как происходит выравнивание абзацев. Если на мониторе одновременно не видны правый и левый края полосы набора, выдается масштаб вместо 100 % - По ширине. Для этого:

- нажимается кнопку панели инструментов, левее списка масштабов и в раскрывающемся списке выбирается масштаб По ширине;

- можно воспользоваться командой горизонтального меню Вид - Масштаб и установить переключатель в положение По ширине.

Для установки ограничителей текста выбирается команда Сервис - Опции - Просмотр и в группе переключателей Показывать ограничители текста. Ограничители текста не выводятся на печать.

7. Сохранение документа

Для сохранения созданного документа выбирается команда в меню Файл - Сохранить как. Открывается диалоговое окно, в котором указывается сначала имя диска и папки. Когда путь к диску будет определен, в окошке, предназначенном для ввода имени файла, набирается имя сохраняемого файла и нажимается Сохранить.

Сохранять файлы можно в различных форматах. Это указывается в окне Файл - Сохранить как - Тип. Можно сохранить формат данной версии со всеми оформлениями текста. Можно только текст без оформления и т. п.

Первое сохранение документа - в области Панель быстрого доступа нажимается кнопка Сохранить Значок кнопки или нажимается сочетание клавиш CTRL+S, вводится имя документа и нажимается кнопка Сохранить. Word сохранит документ в месте по умолчанию. Чтобы сохранить документ в другом месте, нужно выбрать необходимую папку в списке Избранные расположения, если на компьютере установлена ОС Windows Vista, или в списке Сохранить в, если на компьютере установлена ОС Microsoft Windows XP. Если нужно изменить в настройках Word место сохранения по умолчанию, настраиваются параметры сохранения документов.

Сохранение существующего документа как нового документа - чтобы предотвратить перезапись исходного документа, необходимо воспользоваться командой Сохранить как для создания нового файла сразу после открытия исходного документа.

8. Печать документа

Тексты, создаваемые текстовым редактором, в конечном итоге распечатываются на бумаге. Для этого предусмотрен режим Печать.

Компьютер должен быть оснащен принтером, и быть настроен на работу именно с этим принтером.

При подготовке документа к печати обычно используют команды:

- Предварительный просмотр

- Параметры страницы

- Печать из меню Файл

Команда Параметры страницы из меню Файл позволяет задать размер листа, на котором будет напечатан документ, размеры полей, расположение текста на листе и т.д.

Чтобы просмотреть на экране, как будет выглядеть документ после печати, необходимо выбрать команду "Предварительный просмотр" в меню "Файл" или нажать кнопку "Предварительный просмотр" на панели инструментов "Стандартная".

Документ можно напечатать несколькими способами:

- выбрать команду Печать в меню Файл и задать установки для печати в окне диалога Печать, т.е. задать, на каком принтере будет печататься документ, количество копий и т.д.;

- нажать кнопку Печать на панели инструментов Стандартная. Будет распечатана одна копия всего документа в соответствии с установками, сделанными по умолчанию, без отображения на экране окна диалога;

- в окне диалога Предварительный просмотр нажать кнопку Печать или выбрать команду Печать в меню Файл.

Печать документов выполняется в фоновом режиме.

Список используемой литературы

1. "Информатика. Базовый курс, 2-е издание» - под ред. С.В. Симоновича. Петербург 2007 г.

2. "Информатика. Базовый курс. Работа с текстами на персональных компьютерах" - под ред. Л.С. Лебедева. - Москва. 2000 г.

3. "Microsoft Word. Быстрый старт"- Н.Б. Культин - Петербург 2003г.

4. "Информатика. Базовый курс". И. Семакин, С. Русаков, Л. Шестакова, Л. Залогова - Москва 2000г.

5. "Быстрая компьютерная помощь" - В. Холмогоров 2008г.

Размещено на Allbest.ru