Применение Excel для расчетов производственного характера монтажной деятельности
Информационное обеспечение управления. Сущность, значение и особенности информационного обеспечения. Электронные таблицы: назначение и основные функции. Процессор электронных таблиц Excel, его применение в экономических расчётах. Примеры создания таблиц.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 10.01.2013 |
| Размер файла | 1,5 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Бурное развитие строительной индустрии и высокие нормы доходности позволяли не обращать внимания на потери в различных стадиях проекта, так как рынок при его росте прощал все ошибки в сфере управления и финансирования.
Но сегодня времена легких денег и высокодоходных проектов прошли, и собственники все пристальнее смотрят на процессы проектного управления. В связи с этим под особое внимание попадают системы управления проектами и управленческого учета. Кроме того, из мелких компаний, ведущих один-два проекта, многие выросли в лидеров отрасли и справляться с возросшим потоком информации и тем более контролировать ход и качество реализации проектов оказались не в состоянии. В сегодняшнем строительном комплексе наметилась четкая тенденция к использованию информационных систем в своей деятельности. Изначально строительные компании не интересовались информационными системами в силу собственных высоких доходов и неразвитости систем управления. Но с развитием отрасли, усложнением схем финансирования, выходом на международные рынки, изменением организационных структур и ростом бизнеса появилась потребность в таких решениях (в методологии и инструментарии). В результате многие компании вступили на путь автоматизации. Но, как это обычно бывает, не проводился детальный анализ потребности, а продукты рассматривались на предмет содержания формальных блоков. Более того, в области девелопмента и строительства системы управления проектами начали развиваться только в нефтяных компаниях с западным капиталом, что же касается гражданского и инфраструктурного строительства, то здесь развитие методологий проектного управления и внедрения систем началось лишь в 2007-2008 годах. Финансовые системы, включая управленческий и бухгалтерский учет, изначально строились на различных платформах - на типизированных промышленных решениях и собственных разработках. Но в последнее время акцент стал смещаться в сторону ERP-систем как российского, так и западного происхождения. Основных причин тут две: построение вертикально интегрированных холдингов с участием производственных предприятий и структуризация схемы управления компаниями, ставящая перед ИT-системами самый широкий круг задач, решение которых кустарными методами в таблицах Microsoft Excel уже невозможно. Это бюджетирование и управленческий учет, оперативное планирование и казначейство, международная отчетность, бухгалтерский и налоговый учет, объединенные едиными справочниками и построенные на едином плане или связанной группе счетов. Таким образом, мы получаем сложную задачу, которая требует прежде всего методологического решения всех перечисленных вопросов. При этом концепцию построения всей системы должны понимать не только специалисты группы внедрения, но и управленцы производственных и поддерживающих подразделений.
1. Информационное обеспечение управления
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Хорошее информационное обеспечение - это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но порой и средство выживания в условиях жесткой конкуренции.
Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Выбор качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней - это основа эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.
Для достижения данной цели организации необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач, позволяющих построить информационную систему на основе модели реально существующих и взаимодействующих бизнес-процессов всех структурных подразделений, а не отдельных групп пользователей.
Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы обеспечения управления. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, а функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.
Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Большое количество информации приводит к необходимости разработки средств ее экономически выгодного и удобного хранения, а высокая стоимость и высокий уровень секретности информационных ресурсов крупных компаний и предприятий вызывают потребность в их резервировании и защите. Это приводит к появлению еще одной сферы деятельности на производстве - администрирование информации и данных. Необходимость содержания большого штата сотрудников, отвечающих за надежное хранение и передачу информации, приводит к значительным капиталовложениям в данную структуру на крупных предприятиях. Однако данная необходимость является оправданной, использование материальных, сырьевых и других ресурсов в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.
2. Сущность, значение и особенности информационного обеспечения
Важнейшим фактором повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет привело, в свою очередь, к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном счете, роль информации в организационном управлении фирмой или предприятием постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.
Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.
Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.
Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации
Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того, кому она адресована. Так, например, при передаче информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передаче вниз, от руководителя к подчинённым, наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе - максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого, в первую очередь, зависит правильность принимаемых решений и, как следствие, увеличивается прибыль организации.
Направление перемещения информации может быть как вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя.
На эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:
§ Качество, достоверность и оперативность получения информации;
§ Знания, опыт, личные качества руководителя;
§ Квалификационный состав подчинённых;
§ Ситуация на рынке.
Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно - необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.
Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимых данных (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, на жестких дисках, на оптических носителях, Flash-памяти, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.
В деятельности крупных фирм и предприятий передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.
Большое значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.
3. Технология информационной деятельности
Информатизация в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это многоаспектный процесс, включающий в себя:
§ формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
§ организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;
§ отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
§ внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.
Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.
Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:
§ создания самих вычислительных машин;
§ создания для них программного обеспечения;
§ подготовленности среды применения.
В современных условиях персональные ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической), а при необходимости проведения сложных расчетов эту задачу возлагают на специально выделенную для этих целей ЭВМ. В системе оперативного управления рабочие станции чаще всего используются для:
§ разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
§ контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
§ расчета заработной платы;
§ контроля за поступлением заказов;
§ анализа данных о сбыте продукции;
§ регистрации поступления платежей;
§ ведения учета и отчетности.
Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать огромное количество текстовой, графической, аудио и видео информации. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на информацию, собранную на бумажных носителях. Сейчас доля цифровой информации возросла до 90%, и лишь 10% приходится на нецифровую, чаще всего это либо документы, требующие подписи вышестоящих инстанций, либо документы информирующего назначения в распечатанном виде.
Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).
В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для голосового ввода текста, что ликвидирует необходимость в машинистке. Такое использование ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации.
Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой информации в единую внутрифирменную систему информации - локальную сеть организации.
Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы или предприятия в целом и их производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.
Одной из форм существования и хранения информации являются электронные таблицы.
4. Электронные таблицы. Назначение и основные функции
Электронные таблицы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров.
Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 г. исследование под названием «Budgeting Models and System Simulation». Концепцию дополнили в 1970 г. Пардо и Ландау, подавшие заявку на соответствующий патент (U.S. Patent no. 4,398,249). Патентное ведомство отклонило заявку, но авторы через суд добились отмены этого решения. Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 г. Этот табличный редактор для компьютера Apple II стал «убойным приложением», превратившим персональный компьютер из экзотической игрушки для технофилов в массовый инструмент для бизнеса.
В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.
Что же такое электронная таблица (ЭТ)? Это средство информационных технологий, позволяющее решать целый комплекс задач:
Прежде всего, выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т.п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач удобно выполнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. Решения многих вычислительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить только путем программирования, стало возможно реализовать
Математическое моделирование. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство ЭТ - мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:
- подбор параметров,
- прогноз поведения моделируемой системы,
- анализ зависимостей,
- планирование.
Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы);
Использование электронной таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.
В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.
Основные типы данных:
· числа (как в обычном, так и экспоненциальном формате),
· текст (последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов),
· формулы (формулы должны начинаться со знака равенства, и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые, дата и время и т.д.) и знаки математических операций).
Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.
5. Процессор электронных таблиц Excel и его применение в экономических расчётах
Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) - программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT, ХР и Mac OS. Она предоставляет возможности расчетов, графические инструменты, и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макро-программирования VBA (Visual Basic для приложений). Фактически это самый популярный табличный процессор, доступный на этих платформах, и является таковым с версии 5 от 1993 года, входя в состав Microsoft Office. На сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.
В 1982 году Microsoft запустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan, который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал Lotus 1-2-3. Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не торопилась выпускать 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по продажам 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения. Microsoft укрепляла свое преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформы Windows - Excel 12, также известная как Microsoft Office Excel 2007. Текущая версия для платформы Mac OS X - Microsoft Excel 2008.
В начале своего пути Excel стал причиной иска о товарном знаке от другой компании, уже продававшей пакет программ под названием «Excel». В результате спора Microsoft был обязана использовать название «Microsoft Excel» во всех своих официальных пресс-релизах и юридических документах. Однако со временем эта практика была позабыта, и Microsoft окончательно устранила проблему, приобретя товарный знак другой программы. Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращенное название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel - .xls. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике VisiCalc ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.
Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от измененных ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).
Будучи впервые объединенными в Microsoft Office в 1993 году, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint получили новый графический интерфейс для соответствия Excel, главного стимула модернизации ПК в то время.
Ни один пользователь персонального компьютера не обойдётся сегодня без программы калькуляции электронных таблиц. Она незаменима и в сфере автоматизации офисного делопроизводства и при учёте доходов и расходов. Excel для Windows позволяет готовить и простые таблицы объёмом в несколько строк и достаточно сложные документы, такие как бухгалтерские отчёты, статьи с диаграммами, диссертации, и пр. Возможности этой программы значительно шире, чем большинство других табличных процессоров. Пользователь может не только вводить, редактировать и обрабатывать числовые и текстовые таблицы, но и вставить в них диаграммы и иллюстрации, строить сложные математические формулы для расчётов необходимых результатов.
Microsoft Excel - одна из самых популярных программ вычислений электронных таблиц. Главной особенностью её применения является выполнение расчётов, как в бизнесе, так и в быту. Если в своей работе мы часто используем разного рода таблицы, списки, бланки, при заполнении которых производятся вычисления по формулам, то эта программа для нас. С её помощью можно проанализировать полученные числовые данные, применяя удобные встроенные инструменты, а также представить результаты в графическом виде. В расчётах можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры и т.д.
Таблицы в Excel и работа с ними организованы так, чтобы обеспечить максимальные возможности при минимуме усилий со стороны пользователя. Этому способствует хорошо организованный пользовательский интерфейс, подсказки и помощь в любой момент времени, набор готовых шаблонов документов и возможность создания собственных, автоматическая проверка орфографии и автокоррекция текста. Специальные программные `мастера' помогут быстро и легко создать графические диаграммы. Подготовленные в Excel материалы можно просто оформить в виде готового печатного отчёта.
6. Примеры создания таблиц в Excel
excel информационный таблица процессор
Таблицы или тексты, создаваемые с помощью традиционных пишущих машинок, сразу же появляются на бумаге. При работе с программой калькуляции электронных таблиц на компьютере дело обстоит иначе. В этом случае запись производится в файл.
После запуска Excel внутри окна программы мы увидим таблицу, из множества небольших ячеек. Каждая ячейка расположена на пересечении определённой строки и столбца. Рабочая книга состоит из нескольких таблиц. Каждая таблица расположена на отдельном листе и имеет своё, уникальное в пределах книги имя. Имя таблицы можно увидеть на её корешке. Все корешки входят в книгу таблиц видных в нижней части окна.
Мы можем создать и обработать в пределах книги несколько таблиц, независимо одну от другой. Для того чтобы обработать таблицу, её следует активизировать, выполнив щелчок на ярлычке листа этой таблицы.
Если книга включает достаточно много таблиц, так что все ярлычки одновременно на экране не вид, то для перехода к невидимому ярлычку следует воспользоваться кнопками прокрутки ярлычков, расположенными слева от ярлычков.
Книга сохраняется целиком, т.е. всегда включая все содержащиеся в ней листы в отдельном файле на носителе (диске, дискете).
Чтобы обработать книгу, её необходимо открыть. Для этого следует знать, как называется рабочая книга и в какой папке жёсткого диска (дискеты) она находится. Имя и расположение книги определяются при её сохранении. Выполняемые при сохранении (открытии) книги действия аналогичны созданию и сопровождению архива в бюро, когда хорошо продуманная система хранения документов позволяет очень быстро отыскать нужный.
С помощью персонального компьютера найти конкретную рабочую книгу в электронном архиве нужно, так как Excel располагает специальным поисковым инструментарием. Он даёт максимальный эффект, если снабдить рабочие книги дополнительной информацией аналогично надписям на корешкам регистрационных папок, хранящимся в нашем офисе. Для этого у Excel предусмотрено отдельное диалоговое окно, в котором вводится информация о файле.
Форматирование позволяет выделить особым образом фрагменты таблицы, чтобы привлечь к ним внимание или попросту украсить документ.
Для того, чтобы таблица выглядела красиво, ей необходимо придать соответствующий внешний вид с помощью форматирования. Форматирование решает и другую задачу - оно структурирует таблицу, упрощая ориентировку и привлекая внимание к отдельным местам документа.
При создании электронных документов наиболее часто применяется форматирование с помощью специальных шрифтовых атрибутов: полужирное оформление, курсивное начертание и подчеркивание. Такое форматирование с одинаковым успехом можно применять как при оформлении текстов, так и при оформлении таблиц.
Однако рабочие книги Excel позволяют выполнять и форматирование, специфическое для табличной формы представления данных. В большинстве случаев таблицы содержат числовые данные. Для выделения числовых значений определённого вида можно применять цветовое оформление. Например, отрицательные числа можно показывать на экране красным цветом, а средние величины - голубым. Для выполнения подобного форматирования Excel предлагает многочисленные дополнительные возможности.
Числовые значения в ячейках таблицы могут форматироваться различным образом в зависимости от того, к какой категории они относятся. Если содержимое некоторой ячейки объявить денежной величиной, то Excel при отображении значения автоматически добавит к числу знак денежной единицы. В Excel для Windows предусмотрен большой набор подобного рода встроенных форматов.
Но внешний вид таблицы определяется не только форматами содержимого отдельных ячеек. Существенное значение имеют рамки строк и столбцов и цветовое оформление (фон) ячеек. Для того чтобы таблица выглядела гармонично, часто приходится менять установленные `по умолчанию' размеры ячеек. Иногда при редактировании таблиц приходится очищать отдельные ячейки или удалять их.
Каждая рабочая книга Excel для Windows состоит из одного или нескольких листов. Структура рабочей книги жёстко не фиксируется: пользователь может добавить несколько листов, удалить лишние, переставить или переименовать существующие.
Если таблицы создаются для оперативного сбора информации, то их структура и содержимое нуждаются в постоянных дополнениях и изменениях. Ввод новых данных, замена старых данных новыми и их корректировка обычно не требуют внесения изменений в структуру таблицы. Но накопление больших объёмов информации, изменение характера поступающих данных или способа их регистраций часто ставят пользователя перед необходимостью модификации структуры таблицы. Наиболее часто при подобных модификациях возникают задачи вставки дополнительных строк (столбцов) или удаления лишних.
В Excel предусмотрен достаточно обширный набор инструментов для внесения указанных структурных изменений. Например, одним щелчком мыши на кнопке инструментальной панели мы можем вставить новые строки и столбцы. Если для размещения данных или результатов их обработки в рабочую книгу нужно вставить целый лист, можно обратиться к специальной команде, доступной в общем меню и контекстном меню листа.
Для того, чтобы привлечь внимание пользователя к отдельным элементам собранной в таблице информации, можно воспользоваться средствами форматирования ячеек. Выравнивание можно использовать как способ выделения в таблице данных определённого типа. Например, числа можно выровнять по правому краю ячейки, а текст - по левому.
Часто встречающуюся при обработке списков задачу нумерации элементов в Excel можно решить с помощью специального механизма заполнения выделенной области ячеек. Кроме того, в Excel предусмотрено средство заполнения рядов ячеек специальными часто встречающимися списками (например, названиями дней недели).
При создании презентационных таблиц форматирование отдельных ячеек представляет собой неординарную задачу. Набор устанавливаемых атрибутов может быть достаточно велик, а сама процедура установки - весьма трудоёмкой. Выполнение подобной процедуры для каждой таблицы и совокупности похожих существенно увеличивает затраты времени на создание презентаций. Для повышения производительности оформительских операций в Excel предусмотрена возможность объявить совокупность атрибутов форматирования стилем оформления. Применив такой стиль к некоторой ячейке, мы тем самым приписываем этой ячейке все объединённые в стиль атрибуты форматирования.
Создаваемые для сбора и обработки данных таблицы зачастую хранят не только числовые данные, но и текстовые фрагменты. В связи с этим следует упомянуть тот факт, что текст в ячейке таблицы Excel можно расположить в нескольких строках.
Состав Microsoft Excel входит набор шаблонов - таблиц Excel, которые можно использовать для автоматизации решения часто встречающихся задач. Так, можно составлять документы на основе шаблонов «Наряд», «Авансовый отчёт», «Счёт», «Заказ», «Прейскурант» или «Табель». Есть шаблон «Платёжные формы» который содержит бланки таких часто используемых в хозяйственной деятельности документов, как платёжное поручение, расходный ордер, доверенность и др. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати ни чем не отличаются от стандартных бланков, и единственное, что нужно сделать для получения документа - заполнить его поля.
Для создания документа на основе шаблона выполнить команду СОЗДАТЬ из меню ФАЙЛ, затем выбрать необходимый шаблон на вкладке «РЕШЕНИЯ». Шаблоны «Счёт», «Заказ» и другие копируются на диск при обычной установке Microsoft Excel. Если шаблоны не отображаются в окне диалога СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА, запустить программу установки Excel и установить шаблоны. Чтобы получить подробные сведения об установке шаблонов, посмотреть раздел «Установка компонентов Microsoft Office» в Справке Excel.
Например, для создания доверенности выбрать шаблон «Платёжные формы», а затем перейти на лист с надписью «Доверенность». Далее ввести в этот бланк все необходимые реквизиты и печатать. При желании документ можно сохранить как обычную Excel таблицу.
Отметим, что Excel позволяет пользователи самому создавать собственные шаблоны документов, также редактировать уже имеющиеся.
Excel можно неформально определить как программу, предназначенную для выполнения разнообразных вычислений, то есть - в первом приближении - как достаточно интеллектуальную разновидность мощного карманного калькулятора.
Основной разновидностью обрабатываемых Excel для Windows данных являются числа. Числа хранятся в ячейках таблиц. Таблица в Excel представляет собой электронный аналог обычной таблицы - это совокупность строк и столбцов. Каждый файл (рабочая книга) включает несколько таблиц (листов). При выполнении некоторых сложных вычислительных операций совокупность таблиц рабочей книги может рассматриваться как трёхмерный массив.
Ввод подлежащих обработке данных (чисел, текстов, баз данных) можно выполнять разными способами: с клавиатуры, копируя информацию из других приложений, импортируя файлы других программ.
Для обработки данных, введённых любым способом, в Excel предусмотрен богатый арсенал функций, из которых можно строить достаточно сложные формулы. Более того, благодаря встроенным в Excel средствам макропрограммирования, пользователь может создавать сложные алгоритмы обработки данных.
Excel для Windows может решать и более сложные задачи чем простое суммирование содержимого ячеек. Входящие в эту программу средства обработки позволяют строить диаграммы, обрабатывать списки, проводить анализ данных. Спектр возможностей Excel очень широк.
Excel для Windows позволяет наглядно представить числовой материал в виде диаграмм. Графическая форма подачи информации - лучший способ привлечь и удержать внимание пользователя. Среди доступных в Excel разновидностей диаграмм самыми «роскошными», безусловно, являются трёхмерные диаграммы, однако по выразительности они часто проигрывают более простым и строгим… Немого поэкспериментировав с различными типами диаграмм, мы сможем выбрать тот, который позволит наиболее наглядно и привлекательно представить наши данные.
Excel может не только складывать содержимое ячеек. Арсенал встроенных в эту программу вычислительных средств огромен. Весь спектр доступных возможностей Excel не используют даже самые искушённые профессионалы. Если хорошо представить, что нам нужно вычислить, то, поискав в запасниках Excel, наверняка найдём необходимую формулу. Речь идёт о возможности выбора одной из встроенных в Excel функций - готовых формул, которые можно адаптировать под свою задачу.
В практике обработки данных таблицы используются не только для вычислений, но и для хранения (анализа) списков. Такие списки представляют собой наборы записей. Примером списка может служить каталог домашней библиотеки или учётная ведомость хранящихся на складе товаров.
7. Расчет объёма строительных конструкций
Рассмотрим пример применения таблиц Excel для конкретного расчета производственного характера.
Допустим, что при строительстве производственного здания используются конструкции определенных типов (рисунки 1, 2, 3). Назовем их соответственно конструкциями типа А, Б и В. Нам заданы их размеры и количество конструкций каждого типа, используемых при строительстве данного здания. Необходимо просчитать общий объем металлоконструкций, используемых в данном случае.
Для решения задачи составим небольшую таблицу, в которую занесем имеющиеся данные. Установим необходимый размер шрифта, выделим заголовки полужирным начертанием, установим выравнивание по центру страницы.
Далее определим необходимые вычисления и их последовательность и занесем соответствующие формулы.
«Протянем» формулу вычисления объема по столбцу Е.
Осталось вычислить общий объем необходимых для строительства металлоконструкций, заполнив формулой столбец G. Добавим строку ВСЕГО, в которой подсчитаем суммарный объем.
Для наглядности построим диаграмму, отражающую соотношение необходимых для строительства объемов металлоконструкций типов А, Б, В.
Итак, мы решили самую простую задачу, используя табличный процессор Excel.
Заключение
На сегодняшний момент актуальна проблема разработки электронных Web-таблиц. Существует несколько таких проектов, однако все они находятся в стадии развития и совершенствования, и пока не вполне понятно, во что они превратятся в конце концов. Все, как минимум, обеспечивают средства загрузки таблиц в популярных форматах, инструменты для наведения внешнего лоска, некоторый набор встроенных функций и элементарную работу с формулами. Безусловно, на скриптовом языке крайне сложно создать полновесного конкурента Microsoft Excel или других аналогичных программ, но разработчики Ajax-сервисов и не ставят перед собой подобной задачи.
В результате современные электронные Web-таблицы предлагают лишь базовые возможности, но зато они достаточно компактны, относительно быстро загружаются и действительно могут реально использоваться с публичных компьютеров. Изредка предлагаются различные дополнения, основанные именно на Web - вот они, по мнению экспертов, и являются наиболее ценными.
Преимущества нового подхода особенно хорошо видны на примере онлайновых электронных таблиц. Текстовые редакторы в этом контексте менее интересны, поскольку поток текста относительно просто обрабатывать и представлять в виде HTML (или даже XML). Совершенно другое дело - жестко структурированные данные, где интерактивной должна быть каждая отдельная ячейка.
Несомненно, подобные проекты в ближайшее время будут развиваться и множиться. Тем не менее, их вряд ли стоит воспринимать всерьез в качестве конкурентов автономным приложениям вроде Microsoft Excel или OpenOffice.org Calc. Последние, очевидно, всегда будут иметь ряд неоспоримых преимуществ, к тому же их использование не зависит от наличия коммуникаций, качества работы удаленного сервера и пр.
Главное назначение онлайновых приложений состоит в обеспечении различных элементов сотрудничества - от обнародования какой-либо информации, с возможностью их последующей корректировки, до совместного редактирования документов. И следует признать, что в данном контексте - это самый простой из существующих инструментов, не требующий предварительной подготовки и не зависящий от используемых платформ и приложений. При этом Web-таблицы представляют особый интерес, поскольку в наибольшей степени ориентированы на деловое применение - с их помощью можно строить бизнес-планы, формировать совместные расписания и т.д.
Список литературы
1. Абрамов С.А. Экономическое обоснование автоматизации обработки информации. М.: 1974.
2. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: 1998.
3. Акинин П.В. и др. Эффект АСУ. Ставрополь 1986.
4. Ананькина Е.А., Данилочкин С.В., Данилочкина Н.Г. и др. «Контроллинг как инструмент управления предприятием» - М.: Аудит, изд. «ЮНИТИ», 1998.
5. Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения. М.: 1995.
6. Введение в информационный бизнес. Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова. Москва, Финансы и статистика, 1996.
7. Вершинин О.Е. Компьютер для менеджера: учебное пособие. М.: 1990
8. Информационные системы в экономике: учебник М.: 1996.
9. Методы анализа и синтеза структур управляющих систем. Под ред. Волика. М.: 1988.
10. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем: учебник для вузов. М.: 1993.
11. Скрипкин К.Г. Финансовая информатика: учебное пособие. М.: 1997.
12. Степанова, Соболев. Экономическое обоснование создания и внедрения АСУ. М.: 1990.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Понятие и назначение электронных таблиц. Сравнительная характеристика редакторов электронных таблиц Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, Gnumeric. Требования к оформлению электронных таблиц. Методика создания электронных таблиц в MS Word и MS Excel.
контрольная работа [1,5 M], добавлен 07.01.2015Процессор электронных таблиц Microsoft Excel - прикладная программа, предназначенная для автоматизации процесса обработки экономической информации, представленной в виде таблиц; применение формул и функций для производства расчетов; построение графиков.
реферат [2,4 M], добавлен 03.02.2013Назначение табличных процессоров. Форматирование шрифта, проверка орфографии, вставка объектов в редакторе Excel. Понятие функции, применение Мастера функций. Абсолютные и относительные адреса ячеек. Обработка данных средствами электронных таблиц.
реферат [51,2 K], добавлен 22.01.2012Электронные таблицы как самая продуктивная идея в области компьютерных информационных технологий, принцип их действия и назначение, функциональные особенности. Основные сведения об электронных таблицах Excel, оценка их главных преимуществ и недостатков.
реферат [527,8 K], добавлен 27.03.2010Рабочая область окна и структура MS Excel. Применение и возможности электронных таблиц, преимущества использования при решении задач. Ввод и редактирование данных в ячейках, копирование данных, построение диаграмм, профессиональное оформление документов.
реферат [2,2 M], добавлен 10.06.2010Понятие и возможности MS Excel. Основные элементы его окна. Возможные ошибки при использовании функций в формулах. Структура электронных таблиц. Анализ данных в Microsoft Excel. Использование сценариев электронных таблиц с их практическим применением.
курсовая работа [304,3 K], добавлен 09.12.2009Средства создания и форматирования электронных таблиц MS Excel. Условное форматирование с использованием инструмента. Анализ функции Excel следующих категорий: математические, статистические, условные, ссылки и массивы. Механизм создания сводных таблиц.
контрольная работа [480,4 K], добавлен 02.02.2015Принципы использования видеоинформации в рекламной деятельности. Требования к ПЭВМ и программам для работы с видео; правила ответственной видеорекламы. Электронные таблицы: функции и возможности приложения MS Excel, составление таблиц, анализ данных.
контрольная работа [1,3 M], добавлен 08.11.2011Назначение, функции и структура электронных таблиц Microsoft Excel. Методика выполнения расчетов с использованием стандартных функций и построения диаграмм. Пример построения таблицы и диаграммы о размере выплат заработной платы сотрудникам предприятия.
контрольная работа [1,5 M], добавлен 24.07.2010Особенность электронных таблиц Excel, возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Способы ввода данных, формул и их последующего редактирования, типы ссылок на ячейки и диапазоны, особенности работы со ссылками.
контрольная работа [86,8 K], добавлен 13.03.2019Достоинства произведения расчетов при помощи электронных таблиц. Назначение табличных процессоров. Основные структурные элементы электронной таблицы. Описание функций табличной ячейки, особенности работы с ней. Что такое диапазон, классификация данных.
презентация [1,4 M], добавлен 10.11.2010Создание и форматирование таблицы MS Excel. Работа с файлами, возможности программы. Последовательность действий при создании, редактировании и сохранении таблицы. Относительная и абсолютная адресация. Специальные операции редактирования таблиц.
лабораторная работа [18,8 K], добавлен 16.11.2008Главное назначение электронных таблиц. Рабочая книга и лист в Microsoft Excel. Строки, столбцы, ячейки таблицы. Ячейки и их адресация. Общее понятие про диапазон ячеек. Ввод, редактирование и форматирование данных. Форматирование содержимого ячеек.
презентация [2,1 M], добавлен 14.03.2012Применение алгебры высказываний в информатике. Надстройки Microsoft Excel. Применение формул, таблиц, диаграмм. Моделирование реальных систем массового обслуживания с учетом различия серверов. Надстройка "Моделирование Монте-Карло", Дерево решений".
курсовая работа [46,0 K], добавлен 25.04.2013Табличный процессор Excel – самый популярный на сегодняшний день табличный редактор. Он позволяет легко оперировать с цифрами, обладает удобным интерфейсом, программное средство для проектирования электронных таблиц. Функции табличных процессоров.
реферат [16,9 K], добавлен 14.12.2008Функциональные возможности табличного процессора Microsoft Excel. Понятия программы создания электронных таблиц. Ввод данных в ячейки. Вычисления в таблицах, форматирование ячеек. Особенности построения диаграмм. Использование стандартных функций.
презентация [723,9 K], добавлен 31.10.2016Предназначение программы Microsoft Excel, основные возможности электронных таблиц и способы их создания. Элементы рабочего окна, принципы форматирования содержимого ячеек. Использование формул для сравнения данных, вычислений, создания ссылок на ячейки.
курсовая работа [1,2 M], добавлен 13.02.2012Excel как табличный процессор, его структура и содержание, оценка свойств и возможностей. Порядок формирования и работы с таблицами Mіcrosoft Excel. Редактирование и форматирование рабочих листов. Этапы проектирования таблицы Учет товаров на складе.
реферат [14,0 K], добавлен 05.11.2010Принципы решения задач линейного программирования в среде электронных таблиц Excel, в среде пакета Mathcad. Порядок решения задачи о назначении в среде электронных таблиц Excel. Анализ экономических данных с помощью диаграмм Парето, оценка результатов.
лабораторная работа [2,0 M], добавлен 26.10.2013Создание электронных таблиц в MS Excel, ввод формул при помощи мастера функций. Использование относительной и абсолютной ссылок в формулах. Логические функции в MS Excel. Построение диаграмм, графиков и поверхностей. Сортировка и фильтрация данных.
контрольная работа [2,3 M], добавлен 01.10.2011
