Разработка "Создание и ведение базы данных по кадровому делопроизводству создана при помощи СУБД (Системы управления базами данных) Microsoft Access 2002, т.к. Microsoft Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, можно выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты "наследуют" свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев указываются форматы, условия назначения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Чтобы полностью автоматизировать работу приложений, с помощью макросов Access легко связывает данные с формами и отчетами. Можно создать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если необходимо создать что-то совершенное, то на этот случай Microsoft Access предоставляет мощный язык программирования - Visual Basic for Application.

Все средства СУБД Access позволяют создавать приложения, работающие не только с его базой данных, но и с другими наиболее распространенными базами данных. Созданное приложение может работать непосредственно с файлами dBase, с базами данных Paradox и любой базой данных, поддерживающей ODBC. Можно также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).

База данных (БД) - это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях и явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов - атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются СУБД. Основные функции СУБД - это определение данных (описание структуры данных), обработка данных и управление данными.

Прежде чем заносить данные в таблицу, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим пониманием не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задают связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах.

Связи могут быть трех типов: "один-ко-многим", "многие-ко-многим", "один-к-одному". В связи типа "один-ко-многим" одной записи в таблице, может соответствовать несколько записей в другой таблице. В связи типа "многие-ко-многим", как одной записи в первой таблице, может соответствовать несколько записей второй таблицы, так и во второй таблице может соответствовать несколько записей первой таблицы. Связь типа "один-к-одному", такой тип отношений встречается гораздо реже. Как правило, это бывает в двух случаях: запись имеет большое количество полей, и тогда данные об одном типе объектов разносятся по двум связанным таблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты для некоторого количества записей в таблице, тогда создается отдельная таблица для этих дополнительных атрибутов, которая связывается отношением "один-к-одному" с основной таблицей.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

Добавлять в таблицу одну или несколько записей

Удалить из таблицы одну или несколько записей

Обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях

Найти одну или несколько записей по заданному условию

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменение в таблицах. Запросы к базе данных формулируются на специально созданном для этого языке. Который так и называется язык структурированных запросов (Structured Query Language - SQL).

Работа в Microsoft Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. После этого с помощью форм, отчетов и макросов можно определять действия над этими данными.

Таблицы - это основной объект Access. Каждая таблица содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов. Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся различные значения атрибутов.

Типы данных используемых в Microsoft Access, для создания таблиц.

Текстовый - текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. Содержит до 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов определяется свойство Размер поля.

Поле MEMO - длинный текст или числа, например, пометки или описание. Содержит до 64000 символов.

Числовой - числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции. Для определения числового типа определите свойство Размер поля. Содержит до 1, 2, 4 или 8 байт.16 байт только для кодов репликации.

Дата/время - хранит данные о дате и/или времени. Содержит до 8 байт.

Денежный - значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной.

Счетчик - автоматическая вставка последовательных или случайных чисел при добавлении записи. Содержит до 4 байт.16 байт только для репликации кодов.

Логический - поля, содержащие только одну или два значения, таких как "да/нет", "истина/лож", "вкл/выкл". Содержит 1бит.

Объекты OLE - объекты (например, документы Microsoft Word, Электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта. До 1 Гб.

Гиперссылки - поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа путь UNC, либо URL. До 64000 символов.

Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. Размер такой же, как и размер ключевого поля, которое также является мастером подстановок, обычно 4 байта.

Microsoft Access позволяет настраивать большое количество спецификаций практически для всех типов полей, что позволяет облегчить дальнейшее использование базы данных. Например, при написании данной программы мною, для повышения надежности работы системы и для удобства оператора для ввода данных в некоторых полях были использованы поля со списком. Данные для создания динамических списков содержатся во вспомогательных таблицах или запросах. Все что требуется от оператора в данном случае, это выбрать значение из списка, если данные в списке отсутствуют можно вручную вписать другое значение для поля.

Для каждой таблицы задается ключевое поле. Это обеспечивает уникальность каждой записи в таблице для избежания дублирования. Microsoft Access по умолчанию предлагает создавать ключевое поле в виде счетчика записей. Это не всегда удобно, поэтому ключевое поле следует задавать исходя из общей структуры данных, содержащихся в базе.

В Microsoft Access существует два основных режима работы с таблицами: режим Таблицы и режим Конструктора. В режиме Таблицы осуществляется работа с данными находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т.п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т.е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. Существует также дополнительный режим - режим предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Запрос - объект программы Microsoft Access, с помощью которого из базы данных извлекаются записи, отвечающие заданным условиям. Чаще всего используются запросы на выборку, результатом выполнения которых является набор записей, собранных в таблице. Запрос может строиться на основе одной или нескольких таблиц. Запрос позволяет выбрать необходимые данные, отсортировать их, произвести вычисление, получить результат в виде таблицы. В Microsoft Access может быть создано несколько типов запросов:

Запрос на выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом выполнения такого запроса является таблица, которая существует до закрытия запроса.

Запрос на создание таблицы - основан на запросе выборки. Результат выполнения запроса сохраняется в новой таблице.

Запрос на обновление, добавление, удаление - запросы действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблице.

Запросы позволяют отсортировать, применить фильтрацию и т.д. При помощи запроса можно удалять записи сразу из нескольких таблиц одновременно. Их можно использовать для создания полей со списками. На их основе можно создавать формы и отчеты.

Формы и отчеты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчетах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находятся в таблицах), так что Microsoft Access предоставляет полную свободу действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные - достаточно создать дополнительную форму или отчет, использующие те же самые данные. Если нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связи между определенным формами и отчетами, ли для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы.

Макросы - называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Макрос может быть как собственным макросом, состоящим из последовательности макрокоманд, так и группой макросов. В некоторых случаях для решения, должна ли в запущенном макросе выполняться определенная макрокоманда, может применяться условное выражение.

Модуль - это набор объявлений и процедур на языке Visual Basic для приложений собранных в одну программную единицу. Существует два основных типа модуля: модули класса и стандартные модули.

Модули класса

Модули форм и модули отчетов являются модулями класса связанными с определенной формой или отчетом они часто содержат процедуры обработки событий, запускаемых в ответ на событие в форме или отчете. Процедуры обработки событий используются для управления поведением формы или отчета и их откликом на событие, например, такие как нажатие кнопки. При создании первой процедуры обработки события для формы или отчета автоматически создается связанный с ней модуль формы или отчета. В процедурах модулей форм и отчетов могут содержаться вызовы процедур, добавленных в стандартные модули.

Стандартные модули

В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные не с каким объектом, а также часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

Так как Microsoft Access является современным приложением Windows, можно использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange, динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding, связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любыми другими поддерживающими DDE приложениями. В Access можно при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями. OLE является более усовершенствованным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в БД Access. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других, поддерживающих OLE приложений Windows.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит всю информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам.

В Microsoft Access можно просматривать, изменять и удалять данные прямо в таблицах. Однако иногда удобнее использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме отображается сразу несколько записей, так и отображать одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах. При этом в большинстве случаев не нужно изучать язык Access SQL, т.к. запросы создаются очень просто с помощью конструктора. При любой обработке данных из нескольких таблиц используются однажды заданные связи между таблицами. Можно сконцентрировать усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в базе все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса - так называемый "запрос по образцу" (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, можно буквально за секунды построить довольно сложный запрос. В то же время всегда можно посмотреть тот запрос, который сформирует Access в результате интерактивного процесса конструирования.

Для того чтобы можно было анализировать хранящуюся в базе данных Access информацию, создаются разные отчеты, которые позволяют извлекать нужные данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вычислять итоговые значения по группам и в целом по всем отобранным записям. Отчеты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, содержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преобразованы в документ Word или опубликованы в Web.

Формы и отчеты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчетах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находящиеся в таблицах), так что имеется полная свобода действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные, - достаточно создать дополнительную форму или отчет, использующие те же самые данные. Если нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между определенными формами и отчетами или для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы. Если нужно более модифицированные средства, например библиотечные утилиты Windows, можно написать процедуру на Access Basic.

Для выполнения всех перечисленных операций Access предлагает большое количество Мастеров и Построителей, которые помогут быстро научиться работать с данными и добиваться желаемых результатов.

2. Специальная часть

2.1 Постановка задачи

2.1.1 Назначение задачи

Дипломный проект "Создание и ведение базы данных по кадровому делопроизводству" предназначен для автоматизации работы сотрудника отдела кадров МИФНС №6.

Данная программа позволит упростить действия сотрудника:

ввод и вывод данных по поступившим и уволенным сотрудникам;

получить необходимые сведения по запросам;

автоматическое формирование отчетов;

Организация наглядного и понятного интерфейса, с одной стороны, упростит работу кадровой службы, а с другой стороны, возможность использования программной разработки руководителями отделов и групп.

Эксплуатация программы дипломной разработки может быть ежедневной или по мере поступления новых сведений о сотрудниках или запросах или выдачу каких-либо отчетных документов.

2.1.2 Технико-математическое описание

Программа предложена межрайонной инспекцией федеральной налоговой службы №6 России по Санкт-Петербургу для создания информационно-справочной системы службы отдела кадров.

В настоящее время в отделе кадров имеется профессиональная программа "Автоматизированное делопроизводство ДКС", но эксплуатация данного программного продукта вызывает затруднения в связи с большой функциональной насыщенностью.

В должностные функции работника отдела кадров входит:

прием на работу;

выдача справок;

учет поощрений;

учет взысканий;

учет графика праздничных дней;

учет отпусков, больничных;

ведение табеля;

приказы руководства;

Данная программная разработка должна обеспечить автоматизацию должностных функций в части:

прием на работу;

выдача справок;

вывод сведений по запросу;

При приеме на работу в МИФНС №6 заполняется анкета на основании паспортных данных, военного билета, диплома об образовании. После зачисления на работу приказом руководителя уточняется отдел, куда направляется данный сотрудник на работу.

На основании заполненной анкеты и приказа руководителя сведения о новом сотруднике будут заноситься о новом сотруднике в базу данных. Программа позволит вносить, изменять или удалять данные по отделам и сотрудникам.

Дипломная разработка позволит автоматизировать следующие функции работника отдела кадров: списки сотрудников; поиск сотрудников; наименование отделов; коды отделов; образование; воинская обязанность;

Автоматизация указанных функций позволит оперативно выдавать необходимую информацию о сотруднике предприятия, ускорить процесс оформления работника и упростить выдачу необходимых справок.

2.1.3 Структура входной информации

Исходные данные, которые будут использоваться для формирования таблиц базы данных, поступают на основании входного документа "Анкета", заполняемого в отделе кадров работником предприятия. Форма входного документа представлена в ПРИЛОЖЕНИИ 1. Анкета заполняется на основе документов, которые указаны в таблице 2.1

Таблица 2.1 - Структура входных документов

Входные документы поступают от сотрудников и будут заноситься в таблицу "Список сотрудников".

2.1.4 Структура выходной информации

Формы выходных документов представлены в ПРИЛОЖЕНИИ 2.

Комплекс задач по созданию и ведению базы данных кадрового делопроизводства предполагает возможность формирования выходной информации, как на экран, так и в виде печатного документа (отчета).

Выходные документы - отчёты будут формироваться по запросам пользователя.

Таблица 2.2 - Структура выходных документов

2.1.5 Требования к программе