Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• Глава 1. Ведение электронного архива
• 1.1 Место архива в организационной структуре предприятия
• 1.2 Функции электронного архива
• 1.3 Создание электронного архива
• Глава 2. Обеспечение условий сохранности документов
• 2.1 Обеспечение физической сохранности архива
• 2.2 Обеспечение защиты архива от вредоносного ПО
• 2.3 Обеспечение грамотного пользования архивом
• Заключение
• Литература

Введение

Обеспечение сохранности документов - основная задача делопроизводства. Большая часть делопроизводственных процессов представляет собой хранение документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляют на длительное архивное хранение, либо хранят краткие сроки, а затем выделяют к уничтожению.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение "документ" как "способ доказательства". Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных или утерянных документов!

Важность цифровых документ не ниже чем у остальных, поэтому все проблемы связанные с сохранностью документов порождают одинаковые итоги и с обычными, и цифровыми документами.

Глава 1. Ведение электронного архива

1.1 Место архива в организационной структуре предприятия

Архив предприятия может функционировать на правах:

Самостоятельного структурного подразделения.

Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия.

Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационная структура архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия.

Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:

отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;

отдел хранения научно-технической документации;

отдел хранения документации на электронных носителях;

отдел комплектования;

отдел учета;

отдел организационно-методического обеспечения;

администрация архива.

К числу основных задач независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:

комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;

электронный документ архив программный

учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;

создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;

подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив предприятия проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным.

Преимущества ведения электронного архива

Создание электронного архива документов организации стало возможным всего несколько лет тому назад. Однако уже сейчас многие предприятия делают выбор в пользу именно этого способа обработки и систематизации документации и баз данных.

Во-первых, система электронного архива деловой информации в виде файлов позволяет минимизировать затраты на изготовление копий документов.

Во-вторых, данный способ обеспечивает еще более оперативный доступ к информации, чем депозитарное хранение документов. В частности, сотрудник может запросить из электронного архива документов нужный, не покидая своего рабочего места. Кроме того, электронные архивы и базы данных обеспечивают более простую работу с документами: информацию легко копировать, распечатывать, пересылать другим пользователям, а также использовать в других документах.

В-третьих, электронные архивы и базы данных минимизируют риск утери документов благодаря тому, что пользователь работает с копией, а оригиналы сохраняются на сервере.

И, наконец, такой архив подразумевает улучшение качества документооборота, что работать с одними и теми же документами одновременно могут разные сотрудники.

1.2 Функции электронного архива

Электронный архив, система электронного архива - система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Организация электронного архива имеет несколько основных функций:

создание иерархического каталога документов;

разделение информации по различным видам документов;

хранение электронных документов или электронных копий бумаг;

поиск документов, как по иерархическому каталогу, так и по атрибутам документов;

доступ к документам на основе прав пользователей;

просмотр документов;

работа с копиями дел;

печать документов;

резервное копирование;

администрирование системы (регистрировать новых пользователей, определять их права).

Электронный архив не является полным заместителем системы электронного документооборота: электронный архив и документооборот дополняют друг друга.

Система электронного архива и документооборота работают по принципу аналогичного процесса для бумажных носителей. Отличие заключается в том, что система электронного архива предусматривает структурированное хранение информации, которая не подлежит изменению.

Особенности систем электронного архива

не допускает изменение документа;

позволяет существовать единственной финальной версии документа;

запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;

должен включать строгие правила хранения;

должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;

может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

1.3 Создание электронного архива

Для создания электронного архива, для начала нужно перевести все физические документы в электронный вид. Для этого их можно отсканировать или заново вбить в компьютер. Первый вариант легче и дешевле, но второй позволит избежать ошибок возникающих при сканировании документов.

Общая концепция построения электронного архива

Создание электронных архивов является в каждом случае уникальной задачей для каждого предприятия с одной стороны, но имеет общие закономерности, с другой стороны, позволяющие производить их поблочную реализацию и поэтапно получить законченное программно-аппаратное решение. При этом важно, что результатом каждого этапа также является законченное решение, готовое к использованию до проведения работ по следующим этапам. Структура любого электронного состоит из следующих подсистем:

Подсистемы ввода - комплекса программно-аппаратных средств, для преобразования бумажной документации в электронный вид. Поскольку, часть документов на любом предприятии, организации может находиться в электронном виде (разрабатывается в инженерно-конструкторских, офисных и других приложениях, т.е. сразу создаются в электронном виде), подсистема ввода должна обеспечивать ввод и регистрацию документов, разрабатываемых в любых приложениях, используемых на предприятии. Не будем строить иллюзий, говоря о том, что "можно быстро решить проблемы с бумажными документами, качественно отсканировав их, тем самым, отказаться от бумажной технологии". Действительно, современное сканирующее оборудование позволяет достигать высоких объемов сканирования с одной стороны, а оборудование тиражирования позволяет с другой стороны тиражировать бумажные документы со скоростью 10-15 м/минуту (инженерные комплексы Оce). Поэтому, говорить о резком снижении объемов документов на бумаге, на наш взгляд было бы ошибочно. Исходя из этого, подсистема ввода должна учитывать и "бумажные" документы;

Подсистемы оперативного электронного архива - для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью её на долговременное хранение;

Подсистемы долгосрочного хранения - для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер;

Подсистемы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД. Эффективным инструментом на этом уровне являются специализированные программные пакеты система электронного архива, управления потоками данных разработки Consistent Software - OutdoCS, Search и т.д., которые будут описаны ниже;

Подсистемы тиражирования;

Технологических решений по созданию архива.

Проблема создания электронных архивов предприятий в настоящее время очень актуальна. Основная причина необходимости её решения состоит в наличии большого количества бумажной документации, постепенно приходящей в негодность, низкой эффективности ручной работы с документацией с одной стороны и наличием уже внедренных на предприятиях САПР, существовании необходимых программно-аппаратных средств для создания электронного архива, с другой стороны. Создание законченной системы документооборота конструкторской документации ведет, прежде всего, к повышению эффективности работы предприятия, и, как следствие к росту прибылей. Рассмотрим создание каждой из вышеперечисленных подсистем электронного архива.

Создание подсистемы сканирования

Создание подсистемы следует начать, прежде всего, с изучения "бумажного" архива предприятия. Как правило, архив любого предприятия состоит из десятков, тысяч и даже миллионов документов. Все документы имеют различные форматы, состояние, плотность и толщину бумаги. Частью документов могут быть "синьки", кальки. Часто встречаются документы на цветных и серых бумагах. Документы могут быть в виде отдельных листов и сброшюрованные в книги и альбомы. На любом предприятии обязательно найдется часть документации, сохранность и состояние которой оставляют желать лучшего - ветхие и выцветшие документы. Поэтому, правильно было бы начать процесс создания электронного архива с определения объемов документации, которые необходимо "поместить" в электронный архив. При этом для правильного подбора оборудования необходимо произвести тщательное изучение документов по следующим параметрам:

количество документов по каждому из форматов;

наличие и количество сшитых документов, по каждому из форматов;

наличие и количество ветхих документов по каждому из форматов;

наличие и количество документов на бумаге низкой плотности по каждому из форматов;

наличие и количество документов на цветной и серой бумаге по каждому из форматов;

наличие двусторонних документов по каждому из форматов.

Конечно, невозможно произвести абсолютно точный подсчет, но следует помнить что, чем точнее будет проведено обследование архива, тем точнее будет подобрано оборудование, и эффективнее будет создаваться электронный архив.

Далее, необходимо определить сроки создания архива и интенсивность его пополнения новыми документами. Очень важно определить какие форматы файлов должны иметь электронные документы.

Создание системы хранения

Следующим этапом создания электронного архива является разработка системы хранения в составе устройств оперативного накопления и подсистемы долговременного хранения. Современные информационные технологии и аппаратное обеспечение без особых проблем и затрат позволяют создать оперативный электронный архив. Устройством оперативного накопления может являться жесткий диск или Raid - массив, объем которого определяется общей технологией создания архива. При расчете объема учитывается общий объем информации, подлежащий оперативному накоплению до записи в устройство долговременного хранения и оперативному использованию (на основе производительности блока сканирования и задач предприятия).

Более сложной является разработка подсистемы долгосрочного хранения. Это связано с большими и сверхбольшими объемами электронной информации, полученной при переводе "бумажного" архива предприятия в электронный вид. В качестве устройств долговременного хранения могут быть использованы роботизированные CD-DVD библиотеки под управлением специализированного программного обеспечения. Система долгосрочного хранения является одной из важнейших во всей структуре электронного архива и выполняет следующие задачи:

Организация хранения больших и сверхбольших объемов информации;

Организация доступа к большим и сверхбольшим объемам информации;

Организация пополнения хранящейся информации по мере её накопления на предприятии.

Кроме требований, вытекающих из вышеперечисленных задач, к модулю долгосрочного хранения выдвигаются следующие:

Надежность хранения информации (физическая, техническая надежность и возможность разграничения по правам доступа);

Совместимость с системами автоматизации предприятия, обеспечение возможности обращения к информации не только в "файл-серверном" режиме, как к открытому для тех или иных пользователей сетевому ресурсу, но и из программных надстроек (СУБД, систем автоматизации и т.д.);

Возможность расширения объемов хранения;

Возможность увеличения производительности при увеличении числа пользователей;

Наращиваемость системы;

Возможность дальнейшего развития решения при дальнейшем развитии информационных технологий при исключении больших финансовых затрат.

Одним из решений по созданию системы долгосрочного хранения могут являться роботизированные библиотеки.

Роботизированные библиотеки позволяют:

Разместить в одном корпусе ~ от 120 до 600 CD-DVD носителей; В зависимости от модели, число дисков может быть ~ 135, 300, 400 или 600. Каждый диск размещается в отдельном слоте внутри корпуса библиотеки. Особенностями накопителей предлагаемого модельного ряда в организации размещения носителей являются:

использование технологии "No Tuch", заключающейся в том, что каждый носитель хранится в отдельном пластиковом конверте, исключающем механическое прикосновение к диску и, как следствие, не допускаются повреждения, влияющие на работоспособность системы;

возможность подключения дисков через mail-slot (по одному отдельно хранимому диску) или при помощи дополнительных магазинов. Каждый дополнительный магазин содержит по пятнадцать дисков, необходимость постоянной работы с которыми отсутствует. Магазины могут храниться отдельно (вне корпуса библиотеки и подключаться при необходимости). Важной особенностью подключения магазинов является отсутствие необходимости выключать или перезагружать систему.

Представить весь массив носителей в виде локального или сетевого ресурса (проще говоря, в виде одного диска размером до ~ 3 терабайт;

Организовать доступ к хранимой информации, как к сетевому ресурсу;

Организовать запись на CD и DVD - носители при увеличении объемов информации (пополнении архива);

Повышать производительность системы (модульность устройств позволяет наращивать число приводов). Так, например, Вы можете установить базовый модуль NSM6000 на 620 слото-мест с одним приводом. При наполнении архива и увеличении интенсивности доступа к нему, число приводов может быть увеличено до 14;

Переходить на новые, постоянно развивающиеся технологии (Например, сейчас наивысшим стандартом, поддерживающим все ранее разрабатываемые является DVD - 4.7 GB. Это означает, что привода указанного стандарта читают CD, DVD - 2.6, DVD-4.7). При появлении новых стандартов, библиотека не "устаревает". Необходимо лишь установить новый привод;

Увеличивать объемы хранимой информации. Так, например при установке пишущих DVD приводов, возможна перезапись с существующих CD носителей на DVD, что позволит при использовании той же модели, при том же числе слото-мест значительно повысить "емкость" хранилища.

Задача создания подсистемы долгосрочного хранения подразумевает высокую надежность системы и большое время наработки на отказ.

Задача обеспечения надежности решается:

Техническими параметрами устройств.

Организационно-техническими мероприятиями, обеспечиваемыми Предприятием и Поставщиком

Использованием метода резервирования;

Использованием устройств бесперебойного питания и т.д.

Глава 2. Обеспечение условий сохранности документов

2.1 Обеспечение физической сохранности архива

Под "Физическим" в электронных архивах подразумеваются серверы, на которых хранятся ценные данные. Угроз архиву может быть много - может сгореть непосредственно железо в архиве; повреждение проводки может привести к пожару; злоумышленник может нанести непоправимый физический вред серверам, а также, непосредственно находясь рядом с серверами, гораздо легче влезть в архив и изменить/повредить/украсть их. Также испортить работу архива может обычный износ железа, а также рядовые сотрудники могут нанести повреждения серверам.

Проанализируйте окружение операционной системы.

Помещение, в котором находятся сервера, должно быть достаточно защищено. В идеале в него должны допускаться только ответственный из охраны и ответственный за обеспечение информационной безопасности.

В помещении должна поддерживаться низкая влажность, и достаточно низкая температура, чтобы не вызывать перегрев системы.

Также оно должно быть защищено от возможного проникновение вредителей (крысы достаточно часто являлись причиной повреждения проводки).

Стратегия исправлений

Своевременное обнаружение и исправление проблем может достаточно защитить архив от повреждений. Это от носится как к исправлению технических недочетов (замене старого железа на новое, проверке проводки), так и к защите ПО (обновление антивируса, проверка работоспособности системы).

Ограниченный доступ

К серверной должно подпускаться как можно меньше людей. Любой человек находящейся рядом с сервером может получить легкий доступ к информации хранящийся на нем. Он может украсть ее, скопировать, повредить.

Также любой другой человек может повредить сервера - просто зацепиться за проводку и выдрать все провода из сервера: обычно назад эти провода подключить нелегко. Уборщица может ненароком залить сервер водой, протереть слишком мокрой тряпкой. Отключить питание вечером, или во время уборки для включения пылесоса.

Чтобы не допустить всего этого стоит ограничивать доступ в серверную для всех, кроме ответственных за серверную.

2.2 Обеспечение защиты архива от вредоносного ПО

Защита локальной сети предприятия (а соответственно архива и документации), должна также осуществляться от угроз из интернета. В наш век высоких технологий, и людей которые еще недостаточно хорошо работают с этими технологиями, угроза извне может нанести серьезный вред предприятию. Вредоносное ПО может уничтожить документацию или украсть ее.

Методы защиты от вредоносных программ.

Все знают, что для защиты от вредоносных программ нужно использовать антивирусы. Причиной проникновения вирусов на защищенные антивирусом компьютеры, могут быть разные, например:

антивирус был отключен пользователем;

антивирусные базы были слишком старые;

были установлены слабые настройки защиты;

вирус использовал технологию заражения, против которой у антивируса не было средств защиты;

вирус попал на компьютер раньше, чем был установлен антивирус, и смог обезвредить антивирусное средство;

это был новый вирус, для которого еще не были выпущены антивирусные базы Однако, в большинстве случаев, наличие установленного антивируса, может оказаться недостаточно для полноценной защиты, и что нужно использовать дополнительные методы.

Из-за неправильного использования антивируса, недостатка самого антивируса и работой производителя антивируса, методы защиты можно разделить на два типа - организационные и технические Организационные методы направлены на пользователя компьютера, и направлены на то, чтобы изменить поведение пользователя, ведь не секрет, что часто вредоносные программы попадают на компьютер из-за необдуманных действий пользователя. Например: разработка правил работы за компьютером, которые должны соблюдать все пользователи.

Технические методы направлены на изменения в компьютерной системе, и заключаются в использовании дополнительных средств защиты, которые расширяют и дополняют возможности антивирусных программ.

Такими средствами защиты могут быть:

брандмауэры - программы, защищающие от атак по сети;

средства борьбы со спамом;

исправления, устраняющие "дыры" в операционной системе, через которые могут проникать вирусы.

Исправления.

Как уже известно, вирусы нередко проникают на компьютеры через уязвимости ("дыры") в операционной системе или установленных программах. Причем чаще всего вредоносными программами используются уязвимости операционной системы Microsoft Windows, пакета приложений Microsoft Office, браузера Internet Explorer и почтовой программы Outlook Express.

Для того, чтобы не дать вирусам возможности использовать уязвимость, операционную систему и программное обеспечение нужно обновлять. Для загрузки и установки обновлений в большинстве программ и систем есть встроенные средства. В Windows XP существует специальный компонент Автоматическое обновление, параметры работы которого настраиваются в окне "Свойства системы", доступном через панель управления. C помощью этого компонента можно автоматически загружать исправления для операционной системы Windows XP

Можно также использовать специальную программу для загрузки обновлений - Microsoft Baseline Security Analyzer, доступную для бесплатной загрузки на сайте Microsoft.

Программа также обнаруживает слабые места в настройках операционной системы, такие как пустые или слабые пароли, открытые на запись папки общего доступа, которые использоваться вирусами для распространения, в частности через папки общего доступа по локальной сети.

Однако, для подстраховки нелишним будет следить за новостями на веб-сайтах, посвященных вопросам безопасности.

Брандмауэры Для того чтобы удаленно воспользоваться уязвимостью в программном обеспечении или операционной системе, нужно установить соединение и передать специально сформированный пакет данных. От попыток проникновения и заражения можно защититься путем запрета определенных соединений. Данную проблему решают программы-брандмауэры.

Брандмауэр - это программа, которая следит за сетевыми соединениями и принимает решение о разрешении или запрещении новых соединений на основании заданного набора правил.

Правило брандмауэра задается несколькими атрибутами:

приложение - определяет программу, к которой относится правило, так что одни и те же действия могут быть разрешены одним программам и запрещены другим. Например, получать и отправлять почту разумно разрешить только программе - почтовому клиенту;

протокол - определяет протокол, используемый для передачи данных. Обычно можно выбрать между двумя протоколами TCP и UDP (User Datagram Protocol - протокол, используемый для передачи данных без подтверждения доставки, используется, например, в таких службах как DNS - службе разрешения имен в Интернет, которая сопоставляет символьные адреса и IP-адреса. Поскольку UDP не гарантирует доставку данных, он является более быстрым, но менее надежным протоколом, чем TCP, и как следствие, реже используется);

адреса - определяет, для соединений с каких адресов или на какие адреса будет действовать правило;

порт - задает номера портов, на которые распространяется правило;

направление - позволяет отдельно контролировать входящие и исходящие соединения;

действие - определяет реакцию на обнаружение соединения, соответствующего остальным параметрам. Реакция, может быть - разрешить, запретить или спросить у пользователя.

Можно создать правило, которое будет запрещать входящие соединения на TCP порт 111 для всех приложений, или разрешать любые исходящие соединения для программы Internet Explorer.

Брандмауэр можно успешно использовать для защиты от вредоносных программ, которые распространяются непосредственно по сети, используя уязвимости в операционной системе, достаточно создать в брандмауэре для этого правило.

Брандмауэр можно использовать и для защиты от атак неизвестных вирусов. В случае домашнего компьютера, использующего сеть только для доступа в Интернет, можно запретить вообще все входящие соединения, и тем самым обезопасить себя от любых атак извне.

Использование брандмауэров для защиты от вредоносных программ, которые состоят в контроле исходящих соединений. После выполнения вредоносной функции, многие троянские программы и черви, стремиться подать сигнал автору вируса. Для воспрепятствования этому, можно настроить брандмауэр на блокирование всех неизвестных соединений: разрешить только соединения от доверенных программ, таких как используемый браузер, почтовый клиент, программа мгновенного обмена сообщений, а все остальные соединения запретить. В таком случае, вредоносная программа, даже попав на компьютер незамеченной, не сможет причинить реального ущерба.

Некоторые вредоносные программы пассивно ожидают соединения на каком-то из портов. При разрешении входящих соединений, автор вредоносной программы сможет через некоторое время обратиться на этот порт и забрать нужную ему информацию или же передать вредоносной программе новые команды. Для пресечения данных действий, брандмауэр должен быть настроен на запрет входящих соединений, на все порты вообще, либо на все, кроме фиксированного перечня портов, используемых известными программами или операционной системой.

Брандмауэр Windows XP - позволяет задавать правила, либо для программы не учитывая порты и протоколы, либо для портов не делая разницы между программами. Для простых случаев этого достаточно и минимальную защиту организовать можно, но часто работать с этим брандмауэром оказывается не очень удобно. Для более удобной работы лучше использовать программы-брандмауэры других производителей, например Kaspersky Anti-Hacker, Agnitum Outpost Firewall, ZoneAlarm и другие.

В последнее время широко распространены универсальные защитные программы, объединяющие возможности брандмауэра и антивируса. Например, Kaspersky Internet Security, Norton Internet Security, McAfee Internet Security и прочие.

Средства защиты от нежелательной корреспонденции.

Наиболее многочисленными группами вредоносных программ являются почтовые черви. Львиную долю почтовых червей составляют пассивные черви, которые пытаются обмануть пользователя и заставить его запустить зараженный файл.

Зараженное червем письмо похожее на письма, часто встречающиеся в обычной почте:

письма от друзей со смешным текстом или картинкой;

письма от почтового сервера, о том, что какое-то из сообщений не может быть доставлено;

письма от провайдера с информацией об изменениях в составе услуг;

письма от производителей зашитых программ с информацией о новых угрозах и способах защиты от них;

другие подобные письма.

Червь составляет текст писем по заданному автором вируса шаблону, и таким образом, все зараженные этим червем письма будут похожи.

Для решения этой проблемы есть специальные средства - антиспамовые фильтры, которые можно применять и для защиты от почтовых червей.

Несколько методов для фильтрации нежелательной почты:

черные и белые списки адресов. Черный список - это список тех адресов, письма с которых фильтр отбраковывает сразу, не применяя других методов. В этот список нужно заносить адреса, если с них постоянно приходят ненужные или, хуже того, зараженные письма. Белый список, наоборот - список адресов хорошо известных пользователю людей или организаций, которые передают только полезную информацию. Антиспамовый фильтр можно настроить так, что будут приниматься только письма от адресатов из белого списка;

базы данных образцов спама. Как и антивирус, антиспамовый фильтр может использовать базу данных образцов нежелательных писем для удаления писем, соответствующих образцам;

самообучение. Антиспамовые фильтры можно "обучать", указывая вручную, какие письма являются нормальными, а какие нежелательными. Через некоторое время антиспамовый фильтр начинает с большой достоверностью самостоятельно определять нежелательные письма по их похожести на предыдущий спам и непохожести на предыдущие нормальные письма;

анализ служебных заголовков. В письме, в относительно скрытой форме хранится служебная информация о том, с какого сервера было доставлено письмо, какой адресат является реальным отправителем и др. Используя эту информацию, антиспамовый фильтр также может решать, является письмо спамом или нет. Другой вариант проверки - запросить у почтового сервера, действительно ли существует адресат, указанный в письме как отправитель. Если такого адресата не существует, значит, письмо, скорее всего, является нежелательным;

Использование антиспамовых фильтров помогает защититься и от некоторых почтовых червей. Самое очевидное применение - это при получении первого зараженного письма (в отсутствие антивируса это можно определить по косвенным признакам) отметить его как нежелательное и в дальнейшем все другие зараженные письма будут заблокированы фильтром.

Почтовые черви известны тем, что имеют большое количество модификаций незначительно отличающихся друг от друга. Поэтому антиспамовый фильтр может помочь и в борьбе с новыми модификациями известных вирусов. В этом смысле антиспамовый фильтр даже эффективнее антивируса, т.к. чтобы антивирус обнаружил новую модификацию необходимо дождаться обновления антивирусных баз.

В любом случае, антивирусы являются самыми эффективными средствами защиты от вирусов, и их использование на рабочих станциях обязательно.

2.3 Обеспечение грамотного пользования архивом

Одной из причин ошибок и порчи архивов, является неграмотное пользование компьютером, или архивом. К сожалению сейчас люди, которые плохо управляются с ПК, достаточно частое явление. Как правило достаточно донести до сотрудников организационные методы работы за компьютером.

Организационные методы Условно, правила можно разделить на две категории:

Правила обработки информации.

Правила использования программ.

К правилам обработки информации относятся:

не открывать почтовые сообщения от незнакомых отправителей;

проверять сменные накопители (дискеты, компакт-диски, flash-накопители) на наличие вирусов перед использованием;

проверять на наличие вирусов файлы, загружаемые из Интернета;

работая в Интернет, не соглашаться на не прошеные предложения загрузить файл или установить программу.

Общим местом всех таких правил являются два принципа:

использовать только те программы и файлы, которым доверяешь, происхождение которых известно;

все данные, поступающие из внешних источников - с внешних носителей или по сети - тщательно проверять.

Правила использования программ включает такие пункты:

следить за тем, чтобы программы, обеспечивающие защиту, были постоянно запущены, и чтобы функции защиты были активированы;

регулярно обновлять антивирусные базы;

регулярно устанавливать исправления операционной системы и часто используемых программ. Не менять настройки по умолчанию программ, обеспечивающих защиту, без необходимости и полного понимания сути изменений.

Здесь также можно проследить два общих принципа:

использовать наиболее актуальные версии защитных программ - поскольку способы проникновения и активации вредоносных программ постоянно совершенствуются, разработчики защитных программ постоянно добавляют новые технологии защиты и пополняют базы известных вредоносных программ и атак;

не мешать антивирусным и другим защитным программам выполнять свои функции - очень часто пользователи считают, что защитные программы неоправданно замедляют работу компьютера, и стремятся за счет безопасности повысить производительность. В результате значительно увеличиваются шансы на заражение компьютера вирусом.

Заключение

В заключение надо сказать что для защиты документов, нужна как простая защита от случайных повреждений, так и тщательная защита как от целенаправленного урона документации, так и от ее кражи.

Как уже было сказано - обеспечение сохранности документов важная часть делопроизводства. Использование цифровых технологий может сильно помочь в этом деле, хотя и создает большое количество нюансов. Работа с электронным архивом требует большего опыта и навыков, чем работа с обычным архивом, но при наличии нужного опыта, работа с электронным архивом требует меньше сил и времени.

В курсовой работе показано, как нужно составлять и защищать электронный архив - от создания цифровых копий документов, до технической части архива, и от работы с персоналом, до защиты от вредоносного ПО и атаки хакеров.

Литература

1. ГОСТ Р 51141 - 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с. 208

4. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003

5. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2002.

6. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996. - 224с.

7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. Киев: Знання, 2000

8. Ларин М.В. Развитие понятия "документ”. - Делопроизводство. №1.2000.

9. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: 2004

10. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004

Размещено на Allbest.ru

...