Размещено на http://www.allbest.ru/

60

• Содержание

Введение

Глава І. Описание предметной области

1.1 Характеристика фирмы, анализ ее деятельности и организации управления

1.2 Описание бизнес-процессов ООО «Кредо-компьтерс»

1.3 Выявление проблем в деятельности фирмы

1.4 Определение состава задач, подлежащих автоматизации

Глава II. Проектирование систем информационной поддержки работы с корпоративными клиентами.

2.1. Описание состава задач, подлежащих автоматизации.

2.2 Внешняя спецификация

2.3 Разработка состава и структуры БД

2.4 Выбор пользовательского интерфейса

2.5 Обоснование выбора программно-технической платформы для решения системы информационной поддержки работы с корпоративными клиентами

Глава III. Реализация системы информационной поддержки и технико-экономические расчеты

3.1 Описание программного обеспечения системы информационной поддержки

3.2 Инструкция пользователя и контрольный пример решения системы информационной поддержки работы с корпоративными клиентами (подзадач заключения договоров)

3.3 Расчет показателей экономической эффективности комплекса задач

3.4 Обеспечение безопасности работы

Заключение

Список литературы

Введение

В данном курсовом проекте рассматриваются: характеристика ООО «Кредо-компьютерс»; выявление проблем в деятельности организации; выбор проблем, подлежащих решению с использованием современных информационных технологий и определение возможных путей реализации; предварительная постановка задач для компьютерной реализации.

Также в курсовой работе представлено технико-экономическое обоснование разработки комплекса задач по информационной поддержки обслуживания корпоративных клиентов компьютерной фирмой ООО «Кредо - компьютерс».

Предполагается автоматизировать следующие экономические процессы компьютерной фирмы:

1. Задача автоматизации учета:

ь регистрация полученных заказов

ь информация об имеющихся заказах

ь создание сетевой базы данных по клиентам (Файл с общим доступом для просмотра, поиска, внесение корректировок о клиентах

ь Учет счетов, договор на оказание услуг для конкретного клиента.

ь Отслеживание оплаты по счету и его регистрация.

2. Задача формирования отчетов:

ь ежемесячные отчеты по объемам продаж

ь отчет по наличным и безналичным расчетам с клиентами.

Источником информации для написания данной курсовой работы послужили материалы и отчеты, предоставленные сотрудниками фирмы ООО «Кредо-компьютерс». Также использовалась методическая литература, из списках литературных источников.

Глава І. Описание предметной области

1.1 Характеристика фирмы, анализ ее деятельности и организации управления

Общая характеристика хозяйственной деятельности фирмы.

Общество с ограниченной ответственностью "Кредо-компьютерс" основано в 2001 году, Фирма специализируется на производстве и реализации компьютеров, решении вопросов сетевой интеграции, а так же поставках офисной техники, комплектующих и расходных материалов как организациям так и частным лицам.

В магазинах фирмы "Кредо Компьютерс" всегда широкий выбор: персональных и портативных компьютеров, мониторов, принтеров, сканеров, копировальных аппаратов и другой оргтехники ведущих мировых производителей: Intel, IBM, AMD, Hewlett Packard, Epson, Lexmark, Canon, Sony, Samsung, LG, Nokia, NEC - что гарантирует высокий уровень качества и сервисной поддержки. Представлены расходные материалы для техники ведущих производителей, компьютерные аксессуары для офисных и домашних применений, средства связи и программное обеспечение. Всего фирма предлагает более 2000 наименований указанной продукции.

Фирма успешно сотрудничает со средними и небольшими предприятиями (оптовыми и розничными магазинами, базами оптовой торговли, компьютерными клубами), обеспечивая не только поставку компьютерной, копировальной и офисной техники, но и автоматизацию офисов «под ключ». Это включает в себя проектирование и прокладку компьютерных и телефонных сетей, подключение и настройку техники, разработку и установку программного обеспечения по автоматизации офисной и торговой деятельности и складского учета.

Отдел сетевых решений фирмы имеет соответствующий опыт и квалификацию в проектировании, установке и обслуживании компьютерных сетей. Сотрудники отдела прошли обучение в «Сетевой академии "Ланит"», и являются сертифицированными консультантами по решениям на базе продукции Intel и программных продуктов Microsoft. Результат их работы - компьютерные сети в офисах петербургских фирм, а также компьютерные классы в школах нашего города.

Фирма обеспечивает качественное гарантийное и после гарантийное обслуживание поставляемой техники. В каждом магазине фирмы имеется собственный сервисный центр, сформированный из специалистов высокой квалификации. Такая структура позволяет осуществлять гарантийное и после гарантийное обслуживание в минимальные сроки и в удобном для клиента месте. В черте Петербурга обеспечивается бесплатная доставка клиентам компьютерной и офисной техники.

Специалисты, работающие в нашей компании, обладают высокой квалификацией и опытом работы с техникой фирм - производителей таких как MITA , MINOLTA , RICOH,CANON, SHARP,XEROX , EPSON , HEWLETT PACKARD,LEXMARK, OKI , PANASONIC и других. На складе имеется в наличии широкий спектр запчастей и расходных материалов к этим и другим видам оргтехники, эффективно действует система поставки под заказ, позволяющая оперативно предоставить практически даже самые редкие и эксклюзивные виды техники и запчастей

На сегодняшний день в структуру нашей компании входят:

· дилерский и корпоративный отдел;

· розничный отдел;

· отдел маркетинга и рекламы

· сервис-центр.

Организационная структура ООО «Кредо-компьютерс».

На предприятии используется линейная организационная структура управления, являющаяся одной из простейших структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредотачивающий в своих руках все функции управления.

Линейная структура управления является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний.

Действующая схема управления фирмой «Кредо-компьютерс» приведена на рис.1

Размещено на http://www.allbest.ru/

60

Рис.1.1. Действующая организационная структура ООО «Кредо-компьютерс».

Для более четкого представления о деятельности компании необходимо рассмотреть функции, выполняемые каждым подразделением:

Функции генерального директора:

· разрабатывает долгосрочные и краткосрочные планы деятельности предприятия;

· осуществляет организационное планирование;

· устанавливает порядок оплаты труда, распорядок рабочего дня, порядок выходных дней и отпусков;

· решает вопросы по распределению прибыли

· разрабатывает планы закупки материалов (кол-во ассортимент);

· принимает решения о приеме и увольнении работников предприятия;

· проводит анализ работы с поставщиками;

· выполняет анализ документооборота внутри компании

Функции главного бухгалтера:

· ведет бухгалтерский учет;

· ведет налоговый учет;

· выполняет контроль правильности операции, проводимых по расчетным счетам;

· ведет складской учет материалов;

· осуществляет начисление заработной платы работникам;

· отвечает за хозяйственную часть.

Функции финансового директора:

· осуществляет финансовое планирование;

· проводит анализ денежных поступлений;

· осуществляет экономический анализ заключаемых договоров.

Функции секретаря:

· ответ на телефонные звонки

· прием и отправка факсимильных сообщений

· встреча клиентов

· отправка корреспонденции

· получение заявок и заказов от клиентов

Функции менеджера по работе с корпоранивными клиентами:

· ведение клиентской базы

· работа с клиентами

· заключение договоров

· поиск новых клиентов

· формирование комплектации товара

· ознакомление клиента с характеристиками товара

Функции менеджера по работе с физическими лицами:

· ознакомление клиента с характеристиками товара

· побуждение клиента к покупке товара

· формирование комплектации товара

· помощь в установке ПО

Функции склада:

· оформляет приход материалов на склад;

· оформляет расход материалов со склада;

· осуществляет промер, разбраковка;

· оформляет приходные и расходные документы.

Функции технического сервисного центра:

· обслуживание по гарантии

· ремонт

· установка и отладка систем

· настройка систем

· проверка работоспособности оборудования

Уровень оснащенности предприятия СВТ и краткая характеристика существующей организации обработки информации на предприятии. На фирме «Кредо-компьютерс» имеется семь персональных компьютеров. Три из которых объединены в сеть - у менеджера по работе с корпоративными клиентами, у менеджера по работе с физическими лицами и сервер на складе. (ЛВС) Ethernet, поддерживающая топологии сети «Звезда», пропускная способность которой составляет 10 Мб/сек (Рис 1.2.)

Размещено на http://www.allbest.ru/

60

Рис. 1.2. Структура ЛВС ООО «Кредо-компьютерс»

А также четыре локальных компьютера: у генерального директора, у главного бухгалтера, у коммерческого директора и у секретаря, доступ к которым не имеет никто кроме них.

Все семь компьютеров имеют одинаковые технические характеристики: Pentium IV на базе микропроцессора фирмы Intel с тактовой частотой 2.4 МГц, объем операционной памяти 256 Мбайт, емкость винчестера 80 Гбайт, видео карта 128 Мбайт, дисковод FDD 1,44, CD-ROM 52X

Помимо этого на фирме имеется четыре лазерных принтера HP LaserJet 1200N, один из которых сетевой - у менеджера по работе с корпоративными клиентами, у менеджера по работе с физическими лицами, а остальные три локальные и подключены к компьютерам: генерального директора, главного бухгалтера, и коммерческого директора; и два струйный принтер Canon Pixma iP1000, которые подключен к компьютерам: секретаря и на скалде. Также имеется ксерокс Canon NP-6512 и телефакс Panasonic KF-FC195RU21.

Система автоматизированной информационной поддержки деятельности компьютерной фирмы включает в себя:

1. Для информационной поддержки ведения бухгалтерского учета в транспортной компании используется программный продукт «1С: Предприятие 7.7» конфигурация «Бухгалтерский учет 4.5». В данной конфигурации усовершенствована методология налогового учета расчетов по налогу на прибыль в соответствии с разъяснениями Минфина РФ, выпущенными в 2003 году. Отражены нормы ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений», а также, в соответствии с Федеральным законом № 117-ФЗ от 07.07.2003г., учтено снижение ставки НДС с 20% до 18% для случаев, предусмотренных п.3 ст.164 НК РФ.

В редакции 4.5 (по сравнению с редакцией 4.4) конфигурации, в соответствии с приказом Минфина России от 22 июля 2003г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций», включены новые формы годовой бухгалтерской отчетности и средства, обеспечивающие подготовку отчетности в соответствие с требованиями Минфина. Также для целей отражения норм ПБУ 19/02 и повышения уровня автоматизации формирования бухгалтерской отчетности в части финансовых вложений расширен состав сведений о ценных бумагах, хранимых в информационной базе, а также реструктурирован учет на счете 58 «Финансовые вложения» (субсчета, аналитика).

При выполнении регламентных операций бухгалтерского и налогового учета в конце месяца реализована возможность формирования отчетов с расшифровкой выполненных действий и результатов расчетов. На счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» добавлен аналитический учет по видам начислений, что предоставляет новые возможности анализа произведенных выплат.

Также в данной версии автоматизирован учет операций по модернизации (реконструкции) основных средств. Предусмотрено, что в результате модернизации или реконструкции объекта основных средств, согласно ПБУ 6/01 у объекта может быть измениться первоначальная стоимость и срок полезного использования. Начисление амортизации в этом случае производится с учетом изменившихся в результате модернизации характеристик объекта. В конфигурации для номенклатуры предусмотрено ведение произвольного количества типов цен. Добавлен отчет для формирования актов сверки расчетов с контрагентами по данным бухгалтерского учета.

2. На всех компьютерах установлены лицензионные информационно - правовые базы: «Гарант» и «Консультант +»

3. Составление и оформление контрактов, договоров, отчетов, заявок, писем и прочих документов производится с помощью стандартных приложений Windows ХР. Основные шаблоны документов составлены в табличном процессоре Microsoft Excel и текстовом редакторе Microsoft Word.

4. Деловая переписка с партнерами по бизнесу осуществляется через почтовый ящик из программы «The Bat!» и пересылкой документов между сторонами по факсу.

Программа «The Bat!» позволяет автоматизировано обрабатывать, структурировать и сортировать корреспонденцию. Это программа для работы с электронной почтой, позволяющая работать с неограниченным количеством почтовых ящиков, использовать мощные средства фильтрации писем, шаблоны сообщений, диспетчер писем. The Bat! защищает компьютер от вирусов, которые распространяются через электронные письма, осуществляет просмотр и администрирование почты по POP3 протоколу без загрузки на локальный компьютер с помощью диспетчера почты, импорт сообщений из почтовых баз популярных e-mail клиентов. Программа имеет планировщик, который напоминает о предстоящих событиях, необработанных письмах и других заданиях, уникальный Mail Ticker, информирующий о новых сообщениях, а также многоязыковой интерфейс, поддерживающий 15 языков с переключением «на лету».

1.2 Описание основных бизнес-процессов ООО «Кредо-компьютерс»

Схема работы ООО «Кредо-компьютерс» по услуг корпоративным клиентам.

ООО «Кредо-компьютерс» осуществляет работу с корпоративными клиентами по следующей схеме представленной на рисунке 2

Размещено на http://www.allbest.ru/

60

Рис.2 Схема работы с ООО «Кредо-компьютерс» по обслуживанию корпоративных клиентов. где: З - заявка: подача заявки ООО «КК» от клиентов на требуемые технические средства; Сз - счет на заявку: ООО «КК» выставляет счет на технические средства, которые есть в наличии; Дтс - деньги за технические средства: Клиент оплачивает ООО «КК» счет за технические средства (предоплата); ТС - технические средства: ООО «КК» отпускает клиенту технические средства по выписанному счету.

Схема документооборота ООО «Кредо-компьютерс» при организации работ по оказанию услуг корпоративным клиентам

Существующая, на момент начала разработки, структура движения документации, при организации работ по обслуживанию корпоративных клиентов компьютерной фирмой, между подразделениями представлена на рисунке 3.

От корпоративных клиентов поступает заявка на интересующие технические средства. В этой заявке указывается сколько компьютеров, на базе какой технической платформы, какой объем памяти должен быть, наличие модема, CD, CD-RW, TV-тюнер и т.д. Эту заявку принимает менеджер по работе с корпоративными клиентами и начинает ее обрабатывать.

Размещено на http://www.allbest.ru/

60

Рис.3. Схема документооборота ООО "КК" при работе с корпоративными клиентами.

Менеджер посылает запрос на склад о наличии требуемых ему компонентов для создания компьютера, в нужном количестве, опираясь на заявку клиента. Получив информацию о наличии на складе требуемого товара, все выбранные единиц продукции направляются в технический сервисный отдел. Там проверяется работоспособность этих изделий и выписывается гарантийный талон.

При получении информации со склада и от технического сервисного отдела, менеджер по работе с корпоративными клиентами предоставляет всю информацию финансовому директору. Тот в свою очередь рассчитывает окончательную стоимость продукции в зависимости от формы оплаты (налом или безналом) и рассматривает возможность каких либо скидок. Всю эту информацию финансовый директор согласовывает и подписывает у генерального директора. После подписания всей внутренней документации, она попадает к главному бухгалтеру.

Главный бухгалтер выставляет счет заказчику. После оплаты счета клиентом, компьютерной фирмой «Кредо-компьютерс» осуществляется транспортировка и установка заказанного информационного комплекса.

1.3 Выявление проблем в деятельности фирмы

Проблемы, с которыми столкнулось предприятие.

С помощью действующей на предприятии системы «1С: Предприятие 7.7» конфигураций «Бухгалтерский учет 4.5» ООО «Кредо-компьютерс» осуществляет бухгалтерский учет и расчет зарплаты.

Основной проблемой в организации работ по обслуживанию корпоративных клиентов ООО «Кредит-компьютерс» - это потери во времени из-за отсутствия четко организованной информационной системы взаимодействия.

· Отсутствие специализированных программ в отделе по работе с корпоративными клиентами заставляет менеджеров вручную, посредством программ MS Word и MS Excel создавать базу данных потенциальных клиентов. То есть, менеджеры вручную заполняют распечатанные экранные формы. Потом вбивают эти формы в компьютер как отдельные файлы. Эти же данные вносит бухгалтерия, для ведения своей базы и отчетности.

· Невозможность осуществления быстрого поиска того или иного клиента. Нет единой клиентской базы. Объединение всех клиентов в одну базу осуществляется время от времени, что за частую приводит к некоторым конфликтам с клиентами (один из менеджеров уже осуществлял звонок этому клиенту).

· Невозможность просмотреть условия контракта с конкретным клиентом. Условия можно просмотреть в результате поиска договоров в личных папках.

· Дублирование информации о клиенте.

В связи с выше перечисленными проблемами возникает необходимость разработки и внедрения единой сетевой информационной системы, которая:

ь уменьшит объемы блуждающей между отделами документации,

ь классифицирует и структурирует докукментооборот между отделами.

ь позволит быстро и качественно формировать требуемые отчеты,

ь будет содержать единую клиентскую базу

ь и т.п.

Анализ альтернативных решений.

Исследование предметной области при использовании доступных автору источников (СМИ, Internet) показало, что в настоящее время на рынке достаточно много готовые типовые программные продукты, предназначенные для решения выше изложенных проблем.

Для решения выявленных проблем и задач существует три пути:

ь Внедрение типового программного продукта

ь Разработка программного продукта сторонней организацией

ь Разработка программного продукта сотрудниками фирмы

ь Адаптация имеющегося программного решения

1) внедрение типового пакета

На информационном рынке существует много комплексных систем автоматизации работы с корпоративными клиентами на предприятии, которые характеризуется четким разграничением оперативно-управленческих и учетных задач при полной интеграции на уровне единой БД и соблюдении принципа однократности ввода исходной информации. К наиболее распространенным относятся «1С:Предприятие», «Парус», «Галактика», «Босс Корпорация» и др. . Следует при этом отметить, что перечисленные системы очень дорогостоящие.

2) разработка программного продукта сторонней организацией

Разработка программного продукта сторонней организацией достаточно проблематична. Не смотря на то, что на рынке информационных услуг достаточно много компаний предлагающих свои услуги по автоматизации любых экономических процессов на фирме, выбор разработчика очень не прост. В связи с тем, что следует реализовать не очень большой количество задач, для фирм-разработчиков такие проекты не выгодны, т.к. приносят маленькую прибыль. Сторонняя организация затратит больше времени на изучение объекта информатизации, его основных процессов, специфики работы и пр., чем на выполнение самой разработки. Также, обращаясь для разработки требуемого программного продукта в мелкие фирмы, существует вероятность того, что в скором времени эта фирма будет ликвидирована и усовершенствовать имеющийся программный продукт будет достаточно сложно и дорогостояще.

Преимущества:

+ значительный опыт управления проектами

+ новый взгляд на бизнес-процессы предприятия

+ способность предложить оптимизацию системы управления

+ знание программного и технического продукта

+ штат опытных программистов

Недостатки:

- большие финансовые затраты

- сторонние консультанты не знают особенностей конкретной фирмы

- проблема поддержки системы на процессе эксплуатации

3) разработка программного продукта сотрудниками фирмы.

Разработку программного продукта могут выполнить сотрудники фирмы. Сотрудниками выявлены проблемы, и выяснены нюансы решения.

Преимущества разработки сотрудниками фирмы:

+ наименьшие затраты

+ создание только необходимых функций

+ простой пользовательский интерфейс, без нагромождений дополнительных возможностей.

+ срок внедрения наименьший, т.к. сотрудник фирмы очень хорошо знаком с бизнес-процессами фирмы, знаком с перемещением информации.

Недостатками являются:

- увольнение сотрудника несет за собой риски при поддержки проекта. (Для поддержки проекта разработанного сторонней организацией, вызывается сотрудник фирмы-разработчика.)

- добавление новых функций, изменение форм отчетности и прочее, вызовет хаос: поиск разработчика, либо поиск человека, знающий работу программной среды.

- разработка потеряет смысл, т.к. дальнейшее ее содержание преследует не малые затраты.

4) Адаптация имеющегося программного решения

Как говорилось ранее, на фирме установлены системы «1С: Предприятие 7.7» конфигураций «Бухгалтерский учет 4.5», которые не могут в полной мере удовлетворить потребности предприятия для работы с корпоративными клиентами. А интересующие нас модули систем стоят от 280 у.е. и на каждую ее установку требуется от четырех часов работы специалиста (1 час стоит от 20 до 30 у.е.). Кроме того, с одной стороны, модуль содержит функции, которые не используются при работе с корпоративными клиентами, а с другой стороны, не учтены дополнительные функции и необходима настройка на специфику предприятия, что потребует дополнительных финансовых вложений. Они составляют приблизительно от 100% до 300% от цены программного продукта для типовых задач, т.е. около 1000 у.е. за адаптацию пакета к условиям предприятия. Если рассматривать другие системы автоматизации складского учета, порядок цен на них такой же и возникает та же проблема настройки на специфику нашей организации и обусловленных этим дополнительных финансовых затрат.

Вывод: В нашем случае из четырех возможных вариантов решения задач применим только один, т.е. разработка программного продукта силами своей фирмы. По каждому из вариантов имеются свои достоинства и недостатки. Но, в силу того, что фирма не желает вкладывать деньги в разработку, проводимую сторонней организацией, и видит возможным организацию разработки, требуемого информационного продукта, сотрудниками фирмы, разработка будет вестись силами сотрудников фирмы.

1.4 Определение состава задач, подлежащих автоматизации

Система информационной поддержки работы с корпоративными клиентами компьютерной фирмой ООО «Кредо-компьютерс» должна включать в себя:

1. Подсистема автоматизации учета заявок:

ь задача регистрации заявок;

ь задача просмотра имеющихся заявок;

ь задача автоматизации перехода от статуса заявки к статусу договора.

2. Подсистема учета договоров на предоставление услуг:

ь задача регистрации договоров;

ь задача быстрого поиска по номеру или дате заключения договора;

ь задача вывода предупреждения об окончании срока действия договора;

ь задача автоматизации формирования перечня товаров.

3. Подсистема акта поставки по договору;

ь задача автоматизации формирования актов поставки согласно перечню товаров в договоре.

Целесообразно создание единой сетевой БД, в которой будет храниться вся необходимая информация, что позволит решить вышеперечисленные задачи, стоящие перед сотрудниками и руководством предприятия.

Глава II. Проектирование систем информационной поддержки работы с корпоративными клиентами

2.1 Описание состава задач, подлежащих автоматизации

В результате обследования предметной области был выбран следующий экономический объект: ООО «Кредо-компьютерс». Рассматриваемый экономический объект осуществляет производство и реализацию персональных компьютеров, решении вопросов сетевой интеграции, а так же поставках офисной техники, комплектующих и расходных материалов, как организациям, так и частным лицам.

Основные функции, осуществляемые предприятием:

· продажа персональных и портативных компьютеров, мониторов, принтеров, сканеров, копировальных аппаратов и другой оргтехники ведущих мировых производителей;

· проектирование, установка и обслуживание компьютерных сетей;

· подключение и настройку техники;

· разработку и установку программного обеспечения по автоматизации офисной и торговой деятельности и складского учета;

· установке и обслуживании компьютерных сетей;

· консультации по решениям на базе продукции Intel и программных продуктов Microsoft;

· гарантийное и после гарантийное обслуживание поставляемой техники.

В соответствии с вышеперечисленными функциями, на предприятии должна быть создана система информационной поддержки комплекс задач, предусматривающая автоматизацию работы с корпоративными клиентами.

Система информационной поддержки должна содержать следующие три подсистемы:

· подсистема учета заявок;

· подсистема учета договоров на предоставление услуг;

· подсистема учета акта поставки по договору;

Вновь созданная система информационной поддержки для комплекса задач должна быть очень проста в освоении, так чтобы пользователь с минимальной подготовкой смог ею воспользоваться. Ввод данных должен сопровождаться контролем, чтобы уменьшить вероятность ошибки.

Ниже представлен список возможностей, которыми должна обладать данная разработка:

· Учет поступающих заявок (просмотр и дальнейшая разработка);

· Своевременная обработка заявок;

· Работа с договорами (добавление, удаление договоров, получение информации, содержащейся в договоре);

· Работа с БД (добавление, удаление сведений о заказчиках);

· Работа с архивом (просмотр таблиц Заказчики, Договора, Расценки);

· Получение справки по работе с Microsoft Access и о самой программе.

Так как система разрабатывается с использованием средств, предоставляемых пакетом Microsoft Access, входящим в состав Microsoft Office, введенные данные будут сохраняться в формате доступном для других приложений Office и легко использоваться для других целей.

СУБД Microsoft Access имеет достаточно дружественный интерфейс, что позволит легко и быстро внедрить систему на предприятие, не затрачивая много времени на обучение персонала. Разрабатываемая система должна легко модифицироваться под решения различных задач, связанных с деятельностью предприятия. На данном этапе система никак не увязана с остальными задачами, решаемыми предприятием, но предполагается дальнейшее развитие программного комплекса и создание единой интегрированной системы, которая облегчит работу предприятия.

2.2 Внешняя спецификация

Входная информация.

Входная информация формируется на основании заявки на поставку персональных компьютеров, комплектующих и периферии от заказчиков, посредством которой происходит регистрация заказа и формирование таблицы «Заявки». В качестве входной информации также используется договор на оказание услуг, который является источником заполнения формы «Договор», данные из которой формируют таблицу «Договор»

Выходная информация.

В качестве выходной информации в системе будут использоваться отчеты и экранные формы.

Отчеты:

«Перечень заключенных договоров, зафиксированный за определенный промежуток времени» (рис. 2.1.).

Сведения выводятся на основе заключенных договоров за определенный период времени, например, один квартал. Реквизиты: номер договора, наименование организации, контактная информация, дата составления, сумма заказа.

Отчет

«Перечень заключенных договоров, зафиксированный за определенный промежуток времени»

1.05.2004 - 1.06.2004
№ договора	Наименование организации	Контакная информация	Дата составления	Сумма заказа
1
2
3
4
5

Отчет «Сведения о товарах» содержит информацию о наличии товара на складе, его номенклатурном номере, цене, количестве, дате и цене.

Отчет

«Сведения о товарах»

На 15.05.2004
№ товара	Наименование	Количество	Дата прибытия	Цена
11242	ЭЛТ Монитор Samsung FT 17”	22	10.05.2004	7 446 р.
24115	Винчестер IBM Deskstar 120GB 8mb cashe	15	12.05.2004	2 860 р.

«Акт поставки»

В отчете «Акт поставки» содержится информация о самой Фирме заказчике, ее юридический адрес, номер договора, номер документа, дата составления, полный перечень номенклатуры товара по договору, включая цену за единицу, сумму, общая стоимость, ФИО доставщика и ФИО принимающего товар.

№	№ товара	Наименование, характеристика	Кол-во	Цена за ед, руб.	Сумма, руб.
1	11242	ЭЛТ Монитор Samsung FT 17”	8	7 000 р.	21 000 р.
2	24115	Винчестер IBM Deskstar 120GB 8mb cashe	15	2 300 р.	34 500 р.
Всего:	23	55 500 р.

Экранные формы.

Экранная форма образует основу интерфейса в человеко-машинном диалоге. Ее содержание должно отвечать принципу «дружественности»: обозначения реквизитов должны быть представлены на русском языке в соответствии с первичной для пользователя терминологией, процесс ввода информации должен сопровождаться подсказками и контролем.

Обращено особое внимание на контроль правильности вводимой информации, поскольку основная доля ошибок происходит по вине пользователя, а не машины.

Содержание экранной формы зависит от ее назначения. В данной разработке используются три класса экранных форм:

· для ввода информации в базу данных, то есть для формирования и ведения базы данных;

· для ввода параметров обработки информации по задаче и идентификаторов запросов (условия выборки);

· для вывода результатов решения задачи и справочной информации;

Описание разработанных экранных форм и соответствующего программного обеспечения:

1. Заявка (рис. 2.4.).

Содержит следующие реквизиты: номер заявки, фирма заказчик, дата подачи, номенклатура товаров. Также с помощью данной формы можно перейти непосредственно к заключению договора с фирмой заказчиком на оказание услуг, для этого требуется всего лишь нажать кнопку «К договору».

Рис. 2.4 . Заявка

2. Договор (рис. 2.5.).

Реквизиты формы: № договора, дата заключения договора, фирма заказчик, номенклатура товаров, общая сумма, срок действия контракта, банковские реквизиты заказчика (наименование, адрес, ИНН, р/с, БИК), ответственный от заказчика, ответственный от подрядчика. Данные заносятся в таблицу «Договора».

Рис. 2.5 . Договор

3. Заказчики (рис. 2.6.).

Экранная форма содержит реквизиты: наименование, адрес, телефон, ИНН, р/с, № договора, примечания. Данные заносятся в таблицу «Заказчики».



Рис. 2.6 . Заказчики

4. Сведения о товарах (рис. 2.7.).

Экранная форма содержит информацию о наличии товара на складе.

Рис. 2.7 . Сведения о товарах

5. Акт поставки (рис. 2.8.).

Форма позволяет наглядно представить сам акт доставки, просмотреть информацию о организации, ее юридический адрес, номер договора, номер документа, дату составления, полный перечень номенклатуры товара по договору, количество поставляемого товара, сумму, общую стоимость. Является источником формирования «Акта поставки».

Рис. 2.8 . Акт поставки

2.3 Разработка состава и структуры БД

Проектирование информационной базы включает в себя распределение информации, хранящейся в базе, по узлам обработки. На основе обследования предметной области и, исходя из поставленных задач, была спроектирована БД, состоящая из следующих таблиц: Материалы, Поставщики, Заказчики, Договора и Сметы по объектам (к каждому объекту строительства своя смета). На их основе были созданы экранные формы, с помощью которых и осуществляется работа в БД. Количество записей в БД ограничений не имеет.

Наша база данных состоит из пяти таблиц, это таблица «Заявки», «Договора», «Заказчики», «Сведения о товарах» и «Акт поставки».

2.4 Выбор пользовательского интерфейса

Основной задачей представления информации пользователю является создание эффективного интерфейса. Он включает в себя экранные формы и меню. Экранные форма были рассмотрены в разделе 2.2. «Внешняя спецификация». Теперь необходимо обосновать выбор типа меню.

Пользовательский интерфейс целесообразно строить на основе концептуальной модели предметной области, которая представляется совокупностью взаимосвязанных объектов со своей структурой. Функциональная часть разработки имеет иерархическую структуру, т.е. содержит комплексы, подкомплексы и, наконец, отдельные задачи. Выбор требуемой задачи в этом случае удобно осуществлять с помощью иерархического меню.

Пользователю предоставляется возможность последовательно конкретизировать выбор интересующего подкомплекса задач и, наконец, отдельной задачи, которую он собирается решать.

Содержание меню составлено исходя из описанной выше предметной области и обоснования состава задач, образующих функциональную часть системы, и их иерархическую взаимосвязь. Выбор пользователем пункта меню может завершаться:

появлением на экране меню нижнего уровня;

выполнением команды (например, возвратом в системное меню);

выполнением процедуры (процедуры ввода вывода информации);

Итоги работы по содержательному проектированию меню представлены в виде таблицы (табл. 2.2.).

В главном меню следует предусмотреть пункт «ВЫХОД», который позволяет вернуться к системному меню, что удобно при отладке системы.

Структура главного меню и его связь с входными и выходными экранными формами.

Таблица 2.2.

Пункт главного меню Пункт подменю	Экранная форма для ввода информации	Выходная форма (отчет)
ЗАЯВКИ	Подменю	--
Просмотр Регистрация Поиск по дате	Заявки Поиск по номеру Поиск по дате	-- -- --
ДОГОВОРА	Подменю	--
Добавление/Удаление Поиск по № договора Поиск по дате заключения договора Перечень	Договора Поиск по номеру Поиск по дате Перечень по дате	Перечень заключенных договоров, зафиксированный за определенный промежуток времени
ЗАКАЗЧИКИ	Подменю	--
Добавление/Удаление Поиск по наименованию заказчика	Заказчики Поиск	-- --
СВЕДЕНИЯ О ТОВАРАХ	Подменю	--
Просмотр	Просмотр	Сведения о товарах
АКТ ПОСТАВКИ	Подменю	--
Добавление/Удаление Просмотр Поиск	Просмотр Поиск по номеру документа Поиск по дате составления	Акт поставки
СПРАВКА	Подменю	--
Справка по Microsoft Access О программе	Справка О программе	-- --
ВЫХОД	--	Закрытие программы

Главное меню представлено на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Главное меню.

2.5 Обоснование выбора программно-технической платформы для решения системы информационной поддержки работы с корпоративными клиентами

Выбор состава и параметров технических средств, необходимых для разработки системы информационной поддержки работы с корпоративными клиентами осуществлялся исходя из того, что на предприятии уже существует программно-техническая база, которую можно использовать для реализации проекта (см. пункт 1.1. подпункт «Уровень оснащенности предприятия СВТ и краткая характеристика существующей организации обработки информации на предприятии»).

Проектируемый ПК «Работа с корпоративными клиентами» предназначен для эксплуатации на ПЭВМ типа IBM PC со следующей минимальной конфигурацией: компьютеры, которые имеют микропроцессоры Pentium I с тактовой частотой не ниже 233 МГц, объемом основной памяти 32 Мбайт, емкостью винчестера 10 Гбайт.

Выбор программного средства.

Современные средства управления данными предоставляют их пользователю широкие возможности для накопления, обработки и передачи большого количества данных. Кроме того, практически все вновь создаваемые системы содержат средства для обработки пользователем собственных приложений для более эффективного решения поставленной задачи.

Программная часть данного дипломного проекта реализована с использованием развитых средств, предоставляемых разработчикам пакетом Microsoft Access ХР, входящим в состав Microsoft Office ХР.

Access является системой, которая позволяет:

· создавать БД и работать с ними;

· создавать и разрабатывать таблицы;

· работать с данными;

· совместно использовать данные;

· работать с формами, отчетами, страницами доступа, элементами управления, выражениями;

· работать в Интернете, отправлять электронную почту;

· осуществлять защиту БД.

Язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language) - мощное средство для работы с БД, доступное в Access. Базовый набор языка стандартизован ANSI. Средства SQL являются, с одной стороны, альтернативой объектному подходу к работе с БД, а с другой - они активно используются как значения свойств и параметров методов различных объектов Access. Это непроцедурный язык. Он предназначен именно для построения запросов и манипуляции данными и структурами данных.

В Access также встроен язык программирования, называемый VBA (Visual Basic for Application). Он является современным языком визуального и объектно-ориентированного программирования. Преимуществом VBA является возможность очень быстрого создания работоспособных приложений, работающих в среде Windows для любой области компьютерных технологий: бизнес - приложения, мультимедиа, БД. VBA позволяет формировать приложения средствами графического редактирования (компоновки), это позволяет свести процесс создания программного кода к минимуму.

На момент разработки ПК выбранный программный продукт, входящий в состав Microsoft Office XP для автоматизации окупился, т.к. был приобретен предприятием 2 года назад для работы. В большей степени для работы были задействованы Microsoft Word и Microsoft Excel, в Microsoft Access была начата разработка по ведению БД поставщиков и клиентов.

Глава III. Реализация системы информационной поддержки и технико-экономические расчеты

3.1 Описание программного обеспечения системы информационной поддержки

Прикладное программное обеспечение для системы информационной поддержки разработано в составе 5 таблиц и созданных на их основе форм, отчетов. Практически каждая форма содержит макросы. Опишем формы с их макросами:

Форма «Заявки».

Dob - добавление данных по заявкам в таблицу «Заявки»

Udal - удаление поступивших заявок

Cancel - закрытие формы ввода

Форма «Договора»

Dob1 - добавление данных по договорам в таблицу «Договора»

Udal1 - удаление данных по договорам из таблицы «Договора»

Cancel1 - закрытие формы «Договора»

Форма «Заказчики»

Dob2 - добавление данных по заказчикам в таблицу «Заказчики»

Udal2 - удаление данных по заказчикам из таблицы «Заказчики»

Cancel2 - закрытие формы «Заказчики»

Форма «Сведения о товарах»

Sozd - создание таблицы «Сведения о товарах»

Udal3 - удаление таблицы «Сведения о товарах»

Cancel3 - закрытие формы «Сведения о товарах»

Форма «Акт поставки»

Sozd - создание таблицы «Акт поставки»

Print - печать документа «Акт поставки»

Udal4 - удаление таблицы «Акт поставки»

Cancel4 - закрытие формы «Акт поставки»

В приложении «Листинг программы» приведен листинг макроса формы «…».

3.2 Инструкция пользователя и контрольный пример решения системы информационной поддержки работы с корпоративными клиентами (подзадач заключения договоров)

Начать работу с системой может пользователь с минимальными знаниями среды Windows ХР и программы Microsoft Access ХР.

При первоначальной работе с системой необходимо:

1. Проверить наличие Microsoft Office и в случае необходимости установить данный пакет на рабочий компьютер (информацию об установке можно получить из документации к данному пакету).

2. Используя кнопку меню «Выполнить…» среды Windows ХР, запустить программу инсталляции «А:\Install.bat[рабочий каталог]» (по умолчанию система устанавливает каталог в рабочий каталог «С:\KK»).

3. Щелкнув мышкой на кнопке «Пуск» выбрать пункт меню «Открыть документ Microsoft Office», затем найти на диске файл «KK.mdb» и воспользовавшись кнопкой «Открыть» запустить программу на выполнение.

Открыв файл «KK.mdb» на экране появится запрос пароля. Пароль устанавливается стандартным способом в Microsoft Access и может быть легко изменен на более удобный. Введите пароль (рис.3.1.) и приступайте к работе с системой.

Рис 3.1. Запрос пароля.

Если пароль введен верно на экране появится главное меню. Главное меню является иерархическим. Функции, выполняемые различными пунктами меню, перечислены ниже.

Файл (рис.3.2.).

В пункте меню «Файл» находятся стандартные функции Access функции: Создать, Открыть, Сохранить, Предварительный просмотр, Печать, Выход.

Рис 3.2. Главное меню.

Заявки (рис.3.3.).

При выборе пункта меню «Заявки» возможно осуществление функций просмотра поступивших заявок, их регистрация и поиск по дате поступления.

Рис 3.3. Главное меню.

Просмотр.

Ввод данных о вновь прибывших заявках осуществляется на основании полученных данных от заказчика. Для просмотра необходимо в пункте меню выбрать «Просмотр», перед вами появится диалоговое окно, в которое заносятся сведения о поступивших заявках, на основании которых совершается заключение договора (рис.3.4.).

Рис 3.4. Форма «Заявки».

Поле даты и номера заявки заполняется автоматически. Все остальные сведения заполняются пользователем вручную.

Регистрация.

При нажатии кнопки «Добавить» данные о заявке из диалогового окна заносятся в таблицу «Заявки». Прежде чем занести сведения в таблицу система автоматически осуществляет проверку на совпадения уже имеющихся сведений о заказчиках. При нажатии кнопки «Добавить» происходит ввод данных. При нажатии кнопки «К договору» система автоматически переведет все заполненные поля с формы «Заявки» на форму «Договор». В случае изменения какой-либо из цен, данные о товарах заносятся в таблицу с идентичным наименованием и кодом, но на другую строчку. Если на склад пришли совершенно новые товары, им присваивается код и добавляется новая запись в таблицу. При нажатии на кнопку «Удалить» производится закрытие диалогового окна и удаление записи из таблицы «Заявки». При нажатии кнопки «Выход» производится закрытие диалогового окна без каких либо действий.

Договора (рис.3.9.).

Поиск по дате поступления. Форма позволяет просмотреть поступившие заявки, для этого необходимо ввести предполагаемую дату и данные автоматически будут выведены.

При выборе пункта меню «Договора» возможно добавление или удаление договора на поставку товаров, а также поиск по номеру договора и по дате.

Рис 3.9. Главное меню.

Добавление/Удаление.

Форма позволяет добавлять или удалять те или иные договора на поставку (рис. 3.10.).

Рис. 3.9. Форма «Договора»

При нажатии кнопки «Добавить» происходит добавление договора со всеми указанными характеристиками в таблицу «Договора». При добавлении происходит проверка, заполнены ли все поля. Если указанные поля заполнены, информация заносится в таблицу.

При нажатии кнопки «Удалить» происходит удаление выбранного договора. Перед этим выдается запрос «Вы хотите удалить договор», и если вы отвечаете «Да», то происходит удаление из таблицы «Договора».

При нажатии кнопки «Отмена» происходит закрытие формы.

Поиск по номеру договора.

Форма позволяет просмотреть основные характеристики договора. Для этого необходимо ввести номер соответствующего договора и автоматически будут выведены его характеристики.

Поиск по дате заключения договора.

Форма позволяет просмотреть основные характеристики договора. Для этого необходимо ввести дату заключения соответствующего договора и автоматически будут выведены его характеристики.

Перечень по дате.

Форма позволяет осуществить вывод заключенных договоров за определенный промежуток времени, для этого требуется ввести начальную и конечную предполагаемую даты, после чего система автоматически выведет перечень заключенных договоров.

Заказчики (рис.3.8.).

При выборе пункта меню «Заказчики» возможно добавление или удаление заказчиков строительной организации, а также поиск по наименованию заказчика.

Рис 3.8. Главное меню.

Добавление/Удаление.

Форма позволяет добавлять или удалять из списка основных заказчиков, работающих с ООО «Кредо-компьютерс» (рис. 3.9.).

При нажатии кнопки «Добавить» происходит добавление заказчика со всеми указанными характеристиками в таблицу «Заказчики». При добавлении происходит проверка, заполнены ли основные поля: Наименование, Адрес, Телефон. Если указанные поля заполнены, информация заносится в таблицу.

Рис. 3.9. Форма «Заказчики»

При нажатии кнопки «Удалить» происходит удаление выбранного заказчика. Перед этим выдается запрос «Вы хотите удалить заказчика», и если вы отвечаете «Да», то происходит удаление из таблицы «Заказчики».

При нажатии кнопки «Отмена» происходит закрытие формы.

Поиск по наименованию заказчика.

Форма позволяет просмотреть основные характеристики заказчика. Для этого необходимо выбрать соответствующего заказчика и автоматически будут выведены его характеристики.

Сведения о товарах (рис. 3.10.).

При выборе пункта меню «Сведения о товарах» возможен просмотр информации об имеющихся в наличии товарах.



Рис. 3.10. Главное меню

Просмотр.

В отчете приводятся данные о наличии или отсутствии товаров на складе, отсутствующие товары будут выделены красным, товары, приход которых назначен на ближайшие дни, будут выделены синим (см. Приложение 2).

Акт поставки (рис. 3.11.).

При выборе пункта меню «Акт поставки» возможно добавление или удаление данных по смете, а также просмотр уже имеющихся актов.

Рис. 3.11. Главное меню.

Добавление/Удаление.

При нажатии кнопки «Добавить» происходит добавление новой таблицы «Акт поставки».

При нажатии кнопки «Удалить» происходит удаление акта. Перед этим выдается запрос «Вы уверены?», и если вы отвечаете «Да», то происходит удаление таблицы «Акт поставки».

При нажатии кнопки «Отмена» происходит закрытие формы.

Просмотр.

При выборе этого пункта меню предполагается возможность просмотра записанных в таблицу актов.

Поиск по номеру документа.

Форма позволяет просмотреть записанные в таблицу акты. Для этого необходимо ввести номер соответствующего документа и он автоматически будет выведен.

Поиск по дате составления документа.

Форма позволяет просмотреть записанные акты. Для этого необходимо ввести дату составления документа и его характеристики будут автоматически выведены.

Справка (рис. 3.12.).

Данный пункт выводит справку по Microsoft Access и сведения о программе.

Рис. 3.12. Главное меню.

Контрольный пример решения задачи работы с корпоративными клиентами (подзадачи заключения договоров и заполнения акта поставки).

При заключении договора заполняется форма «Договора» а затем происходит их запись в таблицу «Договора».

Акт поставки оформляется на основании заключенного договора

...