Эффективная автоматизация логистических функций на производственных предприятиях среднего размера

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Глава 1. Описание ГК «Агросоюз России» и системы Microsoft Axapta

Описание ГК «Агросоюз России»

Концепция SCM

Выбор ERP-решения

Система Microsoft Axapta

Функциональные модули системы

Модули логистики и их краткое описание

Модули логистики и их взаимодействие

Глава 2. Описание логистических бизнес-процессов предприятия ГК «Агросоюз России» и оценка экономической эффективности внедрения

2.1 Основные логистические бизнес-процессы предприятия

Бизнес-процесс «Закупки»

Бизнес-процесс «Управление запасами»

Бизнес-процесс «Реализация»

2.2 Оценка экономической эффективности внедрения

Глава 3. Реализация предложенного подхода на базе Microsoft Axapta

Методология внедрения решения на базе Microsoft Axapta

Реализация логистических бизнес-процессов на базе Microsoft Axapta

Реализация бизнес-процесса «Закупки»

Реализация бизнес-процесса «Реализация»

Реализация бизнес процесса «Управление складскими запасами»

3.3 Обеспечение информационной безопасности решения

Защита от внешних угроз

Защита от внутренних угроз

Защита серверов и пользователей ERP-системы

Система построения доверия

Управление

Заключение

Использованная литература

Приложения

Введение

За прошедшие пять лет уровень процессов информатизации на российских предприятиях изменился качественно. Темпами роста потребления ИТ довольны все. Серия исследований и опросов, проведенных различными аналитическими компаниями, фиксирует принципиальные улучшения ситуации в области информатизации предприятий в России.

По данным аналитиков, объём российского рынка интегрированных систем управления предприятием вырос в 2005 г. более чем на 30%. Ведущие поставщики ориентируются на малые и средние предприятия. По данным отчёта IDC, темпы роста российского рынка информационных технологий уже несколько лет подряд являются наиболее высокими среди крупных мировых рынков Прирост сегмента программного обеспечения при этом составил 40%, что почти вдвое превысило показатели роста сегмента аппаратного обеспечения. По сравнению с предыдущими годами, когда российский рынок был в большей степени ориентирован на закупки оборудования, структура затрат компаний на ИТ заметно изменилась. Всё больше крупных компаний-заказчиков направляет основную часть ИТ-бюджета на приобретение программно-аппаратных решений. Рынок интегрированных систем управления предприятием (ИСУП) уже второй год подряд растёт даже быстрее сектора ПО - в 2005 г. прирост составил более 50% . По мнению IDC, российский рынок ИСУП ещё далёк от насыщения и ежегодно пополняется за счёт новых клиентов из различных отраслей промышленности, а также банковских и государственных структур. Ещё одно направление роста рынка - малые и средние предприятия, для которых в 2005 г. на российском рынке появились решения ряда ведущих поставщиков ИСУП для этого сектора Данные по росту рынка информационных технологий представлены на основе аналитических материалов агентств IDC (www.idc.com), Input (www.Input.com) и Cnews Analytics (www.cnews.ru).

Бурный рост интереса корпоративных заказчиков к внедрению современных информационных систем во многом объясняется тем, что современные предприятия вынуждены работать в условиях практически полной неопределенности. Выживание на рынке, развитие и сохранение конкурентных преимуществ требуют от руководителя принятия большого количества решений, для чего приходится сопоставлять и оценивать большие объемы информации, а для этого предприятию необходима информационная система.

В настоящее время все ИТ системы условно можно разделить на основанные на концепции ERP (Управления предприятием), системы CRM (управления отношений с клиентами), финансово - аналитические системы, системы защиты информации, справочные системы и системы проектирования.

Термин ERP (Enterprise Resource Planning -- Планирование ресурсов предприятия) является одним из основных понятий производственного менеджмента. Определение попало в широкий обиход из словаря Американской ассоциации по управлению запасами и производством (American Production and Inventory Control Society, APICS). Согласно этому источнику, термин «ERP-система» может употребляться в двух значениях:

информационная система планирования ресурсов предприятия, необходимых для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов;

в более общем контексте -- методология эффективного планирования и управления ресурсами предприятия, необходимыми для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибуции и оказания услуг.

Программный пакет, претендующий на статус ERP-системы, рассчитан на автоматизацию основной деятельности предприятия в части производства, снабжения, сбыта и финансов. Большинство современных ERP-систем построены по модульному принципу, что позволяет заказчику выбирать и внедрять именно те модули, которые действительно необходимы. Модули систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Различные типы компаний и уникальные бизнес-задачи часто с трудом поддаются информатизации в рамках одной системы. Несмотря на это, пытаясь решить все задачи в рамках одной системы, разработчики все более усложняют и расширяют функционал ERP-систем.

В то же время, печальная статистика внедрения информационных систем известна. По данным компании PriceWaterhouseCoopers в 2005 г. число неудачных внедрений систем класса ERP на Западе, достигает 35%. В России подобной статистики, но, к примеру, у компании SAP из 220 инсталляций программы R/3 работает, по подсчетам самого разработчика, 115. У фирмы BAAN -- другого лидера рынка -- это соотношение составляло 50 к 23. Причем большая часть этих ошибок совершается предприятиями уже на этапе выбора ИС. А ведь эти ошибки являются самыми дорогими для предприятия По материалам отчета консалтинговой компании PriceWaterhouseCoopers, www.pwc.com и аналитического агенства Cnews Analytics, www.cnews.ru.

Задачей данного дипломного проекта является рассмотрение вопроса эффективной автоматизации логистических функций на производственных предприятиях среднего размера. Для выбора подходящей информационной системы в дипломном проекте представлено сравнение наиболее подходящих информационных систем по основным характеристикам. Также в дипломном проекте представлена оценка экономической эффективности автоматизации логистических бизнес-процессов на рассмотренном предприятии.

Глава 1. Описание ГК «Агросоюз России» и системы Microsoft Axapta

1.1 Описание ГК «Агросоюз России»

Группа компаний «Агросоюз России»- один из крупнейших российских промышленных холдингов, развивающий три основных направления:

сахарное, масложировое и сельскохозяйственное.

Компания постоянно развивает собственную сырьевую базу, использует последние разработки в области сельского хозяйства и адаптирует их к российским условиям.

За последние годы компания увеличила свое присутствие на сахарном рынке до 25-30 % и на масложировом - до 20 %.

В компании работает свыше 18 000 человек, сегодня в группу компаний входит более десяти перерабатывающих предприятий пищевой промышленности, 21 хозяйство, 10 региональных торговых филиалов и управляющая компания, расположенная в Москве.

Компания является лидером сахарного рынка и крупным производителем масложировой продукции.

Эта компания была создана в 1995 году и занималась продажей сахара. Сегодня она являет собой интегрированную сахарную компанию с законченным производственным циклом, начиная с выращивания сахарной свёклы и импорта сахара-сырца и заканчивая продажей готовой продукции через развитую сбытовую сеть. В ее активе - 7 сахарных заводов в Белгородской, Тамбовской, Воронежской областях и Краснодарском крае, а также 10 торговых филиалов в разных городах России. Компания является победителем всех сахарных квотных аукционов. Ежегодные объемы продаж белого сахара составляют 350 млн долларов США. Доля Группы на рынке сахара в настоящее время составляет примерно 15 %.

В состав масложирового сегмента Группы входят пять крупных предприятий: МЖК «Краснодарский» в Краснодарском крае, «Аннинский» и «Лискинский» МЭЗы в Воронежской области, «Екатеринбургский» жиркомбинат, а также МЭЗ «Кропоткинский» и МЭЗ "Лабинский" в Краснодарском крае. Кроме подсолнечного масла, комбинаты производят маргарин, майонез, а также различную масложировую продукцию. Объем реализации продукции по всем комбинатам за 2005 год составил 9 064 754 тыс. руб. Балансовая прибыль превысила 255 766 тыс. рублей. Доля компании на масложировом рынке составляет около 15 %.

В сегменте сельского хозяйства компания включает в себя 19 хозяйств в Белгородской области. Разрабатываются планы развития сельскохозяйственного направления Группы в других областях Центрально-Черноземного района и Краснодарского края. Сельскохозяйственные предприятия группы ежегодно выращивают 100 тыс. тонн зерновых, 500 тыс. тонн сахарной свеклы, производят молоко. Оборот по сельскохозяйственному направлению в 2005 г. составил 1 779,1 млн рублей.

Причиной, по которой компания приняла решение о проведении автоматизации своих бизнес процессов, являлось стремление соответствовать западным представлениям о прозрачности управления и, в частности, о прозрачности финансового управления. К моменту принятия решения о внедрении ERP системы в компании отсутствовала единая централизованная IT система, а бухгалтерский учет велся в каждой компании группы отдельно с использованием программы 1С: Предприятие.

Основными целями проекта являлись:

Постановка финансового учета

Автоматизация процесса бюджетирования и контроля за исполнением бюджетов

Предоставление отчетности с необходимой аналитикой

Получение необходимой информации в режиме реального времени

Повышение производительности труда работников компании

В рамках подготовки к Проекту были проведены встречи с руководителями департаментов и выработаны предварительные задачи проекта, а также подходы к внедрению системы.

Весь Проект по автоматизации компании был разбит на три отдельных проекта.

В рамках первой ступени выполняется автоматизация операций по блокам БП: Касса, Вексельные операции, Регистрация клиентов и поставщиков в системе, Кадры.

В рамках второй ступени: Управление запасами, Закупки, Реализация.

В рамках третьей ступени: Производство, Казначейство, Учет - периодические операции и отчетность, Сводное планирование

Планируемое время реализации проекта - 8-9 месяцев.

После завершения этого проекта планируется начать автоматизацию блоков следующих бизнес-процессов: Основные средства, Бюджетирование, Бухгалтерский учет, Заработная плата, Юридический блок, Риск-менеджмент, Учет инвестиций.

В данном дипломном проекте будет рассмотрен только автоматизация центрального сахарного завода ООО "Р-Сахар". Предприятие было построено в 1965 г. В составе Группы предприятие начало работу во втором квартале 2001 г. Мощности комбината рассчитаны на переработку 4.6 тыс. т свеклы и 600 т сырца в сутки.

По итогам рейтинга сахарных заводов России комбинат делит 4 место по мощности переработки сырца с Карачаево-Черкесским сахарным заводом и занимает 7 место по свекле.



Генеральный директор

1

'

i

f

2

г

}f

i[

Бухгалтерия и фин. отдел

Эконом, и плановый отдел

Производственный отдел

Отдел по снабжению

ГТ отдел

Рис.2. Упрощенная организационная структура центрального сахарного завода

Финансовая ситуация на заводе стабильная, за прошедший год выручка от реализации увеличилась на 74% и составила 33 миллиона долларов США. Несмотря на это из-за высокой себестоимости чистая прибыль в 2004 году составила 196 тысяч долларов США, а в 2005, несмотря на увеличения выручки, завод понес убыток в размере 681 тысячи долларов.

В результате автоматизации основных бизнес-процессов предприятие планирует снизить себестоимость производимой продукции на 7-10%, что, предположительно, увеличит чистую прибыль на 700 - 1 миллион долларов США.

В рамках диплома будет рассмотрена автоматизация логистических бизнес-процессов предприятия, а именно Управление запасами, Закупки и Заказы, ведь эти бизнес-процессы являются одними из самых важных и, в то же время, одними из самых неэффективных на российских предприятиях. Поэтому все чаще крупные компании обращают свое внимание на возможности по оптимизации логистических процессов.

1.2 Концепция SCM

Сегодня, пожалуй, не найти такого руководителя, который бы не заботился о постоянном снижении издержек и повышении качества обслуживания клиентов. Растущая конкуренция и требования рынка не позволяют расслабиться даже тем, кто уже достиг неоспоримого лидерства. Для победы в конкурентной борьбе уже недостаточно предложить просто минимальную цену. Зачастую наряду с этим обязательным условием является надежное и точное исполнение требований клиентов - обеспечение доступности необходимых товаров в требуемом количестве, в нужном месте и в нужное время. При этом необходимо получить максимальную прибыль, что, в свою очередь, диктует необходимость четкого контроля и минимизации всех затрат, связанных с доставкой товаров от поставщика до конечного потребителя. По мере увеличения числа контрагентов у компании нередко появляются проблемы, связанные со снижением управляемости товарных потоков, нерациональным использованием ресурсов, сложностью обеспечения необходимого уровня товарных запасов.

Решение подобных задач и является основной целью концепции Supply Chain Management (SCM) - управления цепочками поставок, - основанной на анализе спроса со стороны клиента, четком планировании потребностей и поставок и создании наиболее эффективной логистики. За последнее десятилетие для западного менеджера концепция SCM стала синонимом точности и организационного совершенства. В качестве доказательства эффективности этой концепции можно привести следующие примеры:

* По оценкам консалтинговой компании Deloitte & Touche эффект от организации управления цепочками поставок выражается в 75%-ном увеличении оборачиваемости запасов, таком же снижении расходов на логистику, сокращении времени на планирование до 5% от ранее затрачиваемого По материалам с сайта консалтинговой компании Deloitte & Touche, www.deloitte.com

Корпорация Procter & Gamble оценивает экономию в результате внедрения принципов управления цепочками поставок за период с 2000 года до середины 2002 года в 65 млн. долларов.

С помощью SCM гигант американской розничной торговли Best Buy сэкономил 20 млн. долларов, оптимизировав затраты на поступающие грузопотоки

Благодаря SCM в 2001 году 98% клиентов National Semiconductor, одного из крупнейших мировых производителей микросхем, получили свои заказы в течение 30 дней с момента из размещения (остальные 2% не позднее чем через два месяца). Столь сжатые сроки потребовали привлечения 12 авиакомпаний, а также многочисленных автомобильных перевозчиков и экспедиторов "Trends Affecting Manufacturers and ERP" , TechnologyEvaluation.com, Октябрь 2003.

В России использование SCM пока не настолько распространено, однако эта концепция постепенно приобретает популярность и среди российских топ-менеджеров. Крупные и средние компании уже активно рассматривают ее применимость для повышения управляемости бизнеса. Появление и развитие подобных управленческих концепций стало возможным благодаря развитию современных информационных технологий. Применение концепции SCM сопряжено с необходимостью обработки больших массивов данных, сложного расчета затрат и решения многокритериальных задач. Поэтому чаще всего при внедрении SCM не обойтись без возможностей информационных систем, поддерживающих эту концепцию.

Внедрение информационных систем, поддерживающих концепцию SCM, -одно из наиболее бурно развивающихся направлений автоматизации хозяйственной деятельности в мире.

Концепция SCM включает в себя управление следующими бизнес-процессами:

Обработка заказов покупателей. Обработка заказов покупателей обычно начинается с поступления заказа и заканчивается доставкой товара и выставлением счета. При этом необходимо убедиться в платежеспособности клиента, а также выполнить ряд других операций, например проанализировать цену и посчитать доход компании. Все эти элементы необходимо рассматривать в более широком контексте управления отношениями с клиентами.

Обработка закупок. Обработка закупки обычно начинается с ввода закупки и заканчивается получением товара и получением счета. При этом необходимо убедиться в надежности поставщика и выполнить ряд других действий, таких как анализ цены и дохода продавца. Все эти элементы необходимо рассматривать в более широком контексте управления взаимоотношениями с поставщиками. При координации закупочной деятельности необходимо находить эффективные способы пополнения запасов и удовлетворения спроса.

Обработка производственных заказов. Обработка производственных заказов обычно начинается с создания заказа и заканчивается изготовлением продукции. При координации производственной деятельности основной упор делается на выполнение рабочими центрами производственных планов и поиске эффективных способов пополнения запасов и удовлетворения спроса. Особенности координации зависят от того, производится продукция под заказ или для пополнения остатков на складе.

Управление запасами и складом. Управление запасами и складским хозяйством предполагает управление входящими и исходящими потоками товаров. Кроме того, оно включает корректировку внутренних запасов, перемещение товаров и материалов, физическую инвентаризацию. В совокупности все это представляет собой один из ключевых бизнес-процессов.

Планирование продаж и производства. Один из важнейших бизнес-процессов, касающийся общего руководства компанией. Этот процесс предполагает сбалансирование спроса и производственных возможностей. Обычно он обозначается как планирование продаж и производства (S&OP). Этот процесс начинается с определения спроса на продукцию компании. Затем разрабатываются планы действий таким образом, чтобы управление цепочками поставок могло обеспечить удовлетворение спроса. Особенности каждого плана действий зависят от условий, в которых работает компания. План S&OP может быть представлен в виде сводного плана для товаров, изготовляемых на склад, и плана окончательной сборки для товаров, изготовляемых на заказ.

Географически распределенные операции. Некоторые операции требуют координации движения материалов между участниками процесса. Она может осуществляться с помощью заказов на передачу товара от одного участника другому или межфирменных сделок. В таких случаях учитываться должны и другие факторы, которые могут повлиять на бизнес-процессы, связанные с заказами, закупками и производственными заказами. Так, в заказе покупателя могут содержаться товары, отгружаемые компанией из разных ее отделений, в таком случае нет необходимости в заказе на передачу товара.

Проектно-ориентированные операции. В некоторых компаниях существуют проектно-ориентированные операции, предусматривающие привязку потребности в материалах и производственных мощностях к конкретным проектам Coyle J.J., Bardi E.J., John С, Langley Jr. Management of Business Logistics: A Supply Chain Perspective.

Модуль логистики большинства западных ERP систем могут служить хорошей основой для построения бизнес-процессов компании в соответствии с концепцией SCM.

1.3 Выбор ERP-решения

Выбор ERP-решения - крайне сложная и комплексная задача, требующая серьезного обследования организации и четкого формулирования требований к корпоративной информационной системе. На сегодняшний день на российском рынке представлены все сколь-нибудь значимые в мире разработчики ERP. Кроме того, в последнее время все громче заявляют о себе отечественные поставщики этого класса решений. Конкуренция на рынке возрастает, появляется все большее количество новых игроков, в результате заказчику предлагается весьма широкий ассортимент продуктов, направленных на решение различного спектра задач.

ERP-системы классифицируют по многим признакам. Это и функциональные возможности, и стоимость проекта внедрения (существенное значение имеет отношение стоимость лицензии/стоимость услуги по внедрению). Различают программно-аппаратные платформы, на которых реализована ERP. Кроме того, некоторые эксперты делают попытку классификации ERP-систем по наличию у продукта отраслевого решения.

К настоящему моменту доминирующее количество ERP-систем имеет в своем портфеле определенное количество отраслевых решений. В первую очередь это касается широко распространенных на российском рынке решений Microsoft - Axapta и Navision. В отличие от большинства других поставщиков ERP-систем (того же SAP, который предпочитает самостоятельно дорабатывать свои решения), MBS отдает продукты на откуп партнерам, чем и обусловлено наличие у Axapta и Navision большого количества отраслевых решений.

В рамках задачи автоматизации бизнес-процессов ГК «Агросоюз России» было рассмотрено большинство ERP систем, представленных на российском рынке . В результате руководство организовало тендер среди трех наиболее подходящих систем MFG/PRO, Microsoft Axapta и IFS. В тендере не участвовали такие известные компании как SAP и Oracle - это объясняется высокой ценой на внедрение этих систем и большими затратами на дальнейшую поддержку.

Задачей тендера был выбор среднеинтегрированной ERP системы для производственного предприятия среднего размера (до 5000 работающих). Автоматизированы должны быть практически все области работы: для группы компаний стоит задача формирования консолидированной финансовой отчетности по российским и международным стандартам, построение эффективной сбытовой политики, логистики, автоматизация и оптимизация управления предприятиями, расположенными в различных частях РФ. В приложении 2 представлено сравнение выбранных информационных систем по ключевым характеристикам. На основе представленных данных наиболее подходящей системой под нужды группы компаний была признана система Microsoft Axapta, так как является наиболее гибкой ИС, наличие вертикальных решений позволяет внедрять ее значительно быстрее других систем и минимизировать риски неудачных проектов. Система наиболее хорошо локализована и доработана под Российское законодательство. Бухгалтерский и налоговый учет полностью соответствует требованиям законодательства РФ, что подтверждено сертификатом института профессиональных бухгалтеров и рекомендательным письмом министерства финансов РФ, также в системе имеются все шаблоны документов, используемых в РФ. Наиболее полно представлены возможности по составлению консолидированной финансовой отчетности и по переводу отчетности на европейские стандарты. Благодаря модульности системы финансовый модуль может быть внедрен первым и работать автономно до введения в эксплуатацию других модулей. Система содержит в себе большой потенциал для дальнейшего масштабирования и роста вместе с предприятием, компания Microsoft постоянно работает над доработкой системы, многие доработки производятся на территории РФ с учетом специфики российских предприятий. У MS Axapta наиболее богатые возможности для интеграции с системами сторонних производителей, наличие функциональных слоев позволяет безопасно разрабатывать собственные дополнения. Система является удобной для пользователей, так как ее интерфейс соответствует стандартному интерфейсу Windows.

1.4 Система Microsoft Axapta

Microsoft Axapta - ERP-решение, имеющее единую бизнес-логику, единый исходный код, единую базу данных и среду разработки, ориентированное на компании средних размеров. Система обладает широчайшими возможностями для интеграции с Интернет и работает с ведущими системами управления базами данных: Microsoft SQL server и Oracle. Благодаря открытому исходному коду можно модифицировать систему в соответствии с индивидуальными требованиями клиентов. Ее отличает простота использования и интуитивно понятный интерфейс. Microsoft Axapta позволяет начать работу в системе практически без специальной подготовки. Меню и экранные формы соответствуют стандартам Microsoft Windows. В протиположность монолитным системам Axapta состоит из модулей, каждый из которых решает задачи различных областей бизнеса. Каждое предприятие может выбрать те модули, которые ей сейчас необходимы и увеличивать количество модулей по мере развития.

Модульный подход позволяет значительно снизить риски проекта, внедряя отдельные модули системы.

1.4.1 Функциональные модули системы Производство:

Планирование снабжения и сбыта в соответствии со стандартом MRP2

Планирование с учетом и без учета ограничений мощностей

Управление ресурсами, управление производственными заданиями

Конфигурирование продукции

Графическое представление спецификации с контролем версий

Финансы, Банк, ОС, Зарплата:

Финансы и бухгалтерия

Учет денежных средств

Основные средства

Сквозной многомерный аналитический учет

Налоговый учет в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ

Расчет заработной платы

Отчетность по GAAP и международным стандартам бухгалтерского учета

Управление кадрами (HR)

Расчет зарплаты

Управление персоналом

Система Взаимосвязанных Показателей

CRM

Управление продажами и маркетингом

Анкетирование и телемаркетинг

Обслуживание клиентов через Интернет

Управление документацией

Логистика

Прогнозирование потребностей

Внутренние торговые операции между компаниями в рамках холдинга

Управление снабжением

Использование Интернета для взаимодействия с партнерами

Управление складом

Управление системой распределенных складов

Сквозное применение складской аналитики

Регулирование сроков поставки и стоимости заказа

Сквозное отслеживание товаров

Бизнес анализ

Сбалансированные критерии оценки эффективности деятельности

Управление бизнес-процессами

Управление знаниями

Проекты

Ведение проектов различных типов

Иерархическая структура проекта

Финансовый учет работы над проектом

Корпоративные порталы

Доступ к информации в любое время, из любой точки земного шара

Многоязычность и многовалютность9

Модули логистики системы Microsoft Business Solutions-Axapta поддерживают следующие направления работы подразделений логистики:

Ежедневный учет: операции по закупке, продаже, прочие складские операции, работа со спецификациями

Настройку склада и номенклатурных единиц

Организацию работы складской инфраструктуры: управление размещением и упаковкой грузов по отдельным складским ячейкам, мониторинг подъемно-транспортного оборудования, учет тары

Анализ товарно-материальных потоков: получение информации о складских движениях и уровне запасов, использование специальных отчетов по логистике, таких как АВС-классификация.

Планирование товарно-материального движения: составление планов и работа с ними, расчет потребностей в товаре и использование его результатов, а также прогнозирование уровня складских запасов

9 Обзор основных функций системы Microsoft Axapta подготовлен на основе материалов с официального сайта Microsoft Business Solutions, www.axapta.ru

1.4.2 Модули логистики и их краткое описание

Рис. 3. Модуль «Цепочки поставок» в Microsoft Business Solutions--Axapta.

Для того чтобы сформировать общее впечатление о возможностях системы, кратко рассмотрим возможности модуля «Логистика»:

Модуль «Расчеты с клиентами» используется для автоматизации цикла сбыта (реализации), который охватывает подготовку коммерческих предложений, регистрацию заказов, выпуск счетов, отборочных накладных, накладных и пр. В набор функций данного модуля включено управление ценообразованием, резервирование товара на складе и в ожидаемых поставках, множество управленческих отчетов по анализу деятельности и многое другое.

Функциональность модуля «Расчеты с поставщиками» включает создание заявок поставщикам, регистрацию поступающего по накладным товара и пр. Модуль «Управление запасами» используется для ведения складского учёта и управления запасами. Он включает такие возможности, как ведение номенклатурного справочника по товарам, услугам и спецификациям, поддержка неограниченного числа складов, расчёт себестоимости по различным методам, аналитический учет по серийным номерам, партиям, ячейкам хранения и таре, подробный учет прихода и отгрузок с привязкой к реальным координатам на складе: проходам, стеллажам и полкам. Предусмотрено управление погрузочно-разгрузочными работами и комплектацией.

Модули «Расчеты с клиентами» и «Расчеты с поставщиками» также используются для ведения расчетов с контрагентами, включая регистрацию и выставление счетов, формирование платежных документов, переоценку валютной задолженности, расчет пенни и штрафов. Строго говоря, эти модули относятся к финансовому контуру системы, но самым тесным образом связаны с логистикой.

Модуль «Сводное планирование» предоставляет дополнительные возможности планирования закупок и продаж. Он включает бюджетирование, автоматизированный расчет требуемых поставок, а также прогнозирование уровня складских запасов.

1.4.3 Модули логистики и их взаимодействие

Модули «Расчеты с клиентами», «Расчеты с поставщиками» и «Управление запасами» тесно связаны с модулем «Главная книга». Каждой единице аналитического учета (номенклатурной единице, клиенту или поставщику) ставится в соответствие группа, определяющая сценарий разноски проводок по Главной Книге. После того, как задана принадлежность единицы аналитического учета какой либо группе, в нужный момент система автоматически выполняет необходимые бухгалтерские проводки.

Модули «Расчеты с клиентами» и «Расчеты с поставщиками» тесно интегрированы с модулем «Управление запасами». Основные операции по регистрации движения товаров (отпуск и приход товаров по накладным) ведутся для удобства пользователя напрямую в модулях «Расчеты с клиентами» и «Расчеты с поставщиками». Результаты этих операций, непосредственно затрагивающие модуль «Управление запасами», автоматически отражаются в таблицах модулей. Для проведения сугубо складских операций, не затрагивающих внешних контрагентов, можно использовать журналы модуля «Управление запасами».

Модуль «Сводное планирование» использует данные модулей «Расчеты с клиентами», «Расчеты с поставщиками» (в части ожидаемых складских движений), «Управление запасами» (в части данных об уровне запасов), а также производственных модулей (в части данных о складских движениях и структуре спецификаций). На выходе модуля «Сводное планирование» получаем запланированные закупки и производственные заказы с подробным бюджетом по складу.

Модуль «Производство» реализует полноценное управление производством. В его журналах ведется автономный учет отпуска материалов и приходование готовой продукции, он принимает во внимание сведения модуля «Управление запасами» о наличии материалов. Разноска производственных журналов отражается в модуле «Управление запасами». Основные взаимосвязи модулей логистики друг с другом и с остальными контурами системы Microsoft Business Solutions-Axapta иллюстрирует Рис. 2. Реально возможности Microsoft Business Solutions-Axapta намного богаче: модуль «Управление запасами» может напрямую обращаться к «Главной Книге», корректируя себестоимость запасов, существует метод создания закупок напрямую из заказов. Тем не менее, рисунок дает представление об основных потоках данных в контексте логистических операций.

В отличие от бухгалтерских систем, ERP система Microsoft Axapta ориентирована на бизнес-процессы. В ней заложены определенные схемы работы, и каждый следующий шаг зависит от результатов предыдущего.

Информация по взаимодействию модулей логистики системы Microsoft Axapta получена из официальной документации к системе.

Глава 2. Описание логистических бизнес-процессов предприятия ГК «Агросоюз России» и оценка экономической эффективности внедрения

Для внедрения информационной системы Microsoft Axapta все автоматизируемые логистические процессы на предприятии были разбиты на 3 процесса (закупки, управление запасами, реализация), а далее разбиты на несколько подпроцессов.

При автоматизации практически любого бизнес-процесса в ERP систему вносятся изменения для учета индивидуальности предприятия, при этом более 80% основных бизнес-процессов предприятия могут быть автоматизированы с помощью настройки базового функционала системы Microsoft Axapta. Но для реализации оставшихся 20% бизнес-процессов в функционал системы вносятся значительные изменения. Остановимся на более подробном описании именно этих процессов, ведь они представляют для нас наибольший интерес, так как возможность реализации их в системе позволяет предприятию не приводить свои бизнес-процессы в соответствие функционалу системы, а сохранить свои конкурентные преимущества.

Закупка квот

Квоты приобретаются на аукционе. По факту приобретения квот формируется справка-счет о закупке квот. Справка регистрируется в Системе сотрудником отдела учета коммерческого управления.

Таблица 2. Основные проводки по бизнес-процессу закупки квот

Счет по дебету	Аналитика	Счет по кредиту	Аналитика	Описание
97.4	Номер приобретенного лота, Компания, Направление, Тип учета	76.4	Поставщик, Компания, Направление, Тип учета	Приобретение квот на аукционе
97.4	Номер приобретенного лота, Компания, Направление, Тип учета	76.4	Поставщик, Компания, Направление, Тип учета	Стоимость дополнительных расходов по участию в аукционе по приобретению квот

Реализация процесса с помощью системы

После того, как определена сумма депозита, необходимого для участия в аукционе, ответственный за участие Компании в аукционе сотрудник регистрирует заявку на перевод денежных средств. После одобрения заявки выполняется перевод денег на депозит для участия в аукционе. Платеж отражается в системе как платеж поставщику.

После проведения аукциона на основании справки-счета в системе в форме «Закупка» регистрируется закупка квот. Создается новая запись в списке заголовков закупок.

После завершения работы мастера создания закупок в созданном заголовке закупки следует заполняются значения полей.

Указываются понесенные дополнительные расходы, связанные с закупкой квот и увеличивающие стоимость квот (такие, как аккредитация, акцизный сбор

Создается новая запись для каждого приобретенного лота.

Выполняется распределение общей суммы связанных с закупкой квот дополнительных расходов по строкам закупки.

После ввода всех данных проверяется правильность ввода информации в систему.

Для формирования проводок по закупке квот необходимо выполнить одобрение закупки.

Список выходных форм

1. Отчет «Физ.наличие по складам» - используется для анализа количества и стоимости неиспользованных либо списанных квот.

Учет сроков действия и списания квот

При наступлении нового периода квотирования выполняется списание неиспользованных квот закончившегося периода на счет убытков и перевод квот из будущего в текущий период. Бухгалтерские проводки по процессу

Таблица 3. Основные проводки по бизнес-процессу учета сроков действия и списания квот

Счет по дебету	Аналитика	Счет по кредиту	Аналитика	Описание
91.2.3	Компания, Направление, Тип учета	97.3	Компания, Направление, Тип учета	Списание неиспользованных квот завершившегося периода квотирования
97.3	Номер приобретенного лота, Компания, Направление, Тип учета	97.4	Номер приобретенного лота, Компания, Направление, Тип учета	Перевод квот будущего периода в текущий период

Реализация с помощью системы

При поступлении счета-фактуры от поставщика на оплату ТМЦ или услуг, вошедших в стоимость сырца, пользователь запускает мастер регистрации счетов-фактур.

Пользователь вводит данные счета-фактуры, пошагово заполняя экранные формы мастера

По окончанию ввода при нажатии на кнопку «Завершить» мастером выполняются следующие действия:

списание выявленного отклонения на счета Главной Книги.

установка специальной отметки в сопоставленных складских проводках;

создание и разноска журнала счетов-фактур (для формирования кредиторской задолженности перед поставщикам).

Перечисленные действия выполняются в рамках одной транзакции, что гарантирует обеспечение целостности данных.

Если в процессе завершения работы мастера возникают какие-либо ошибки, то пользователю выводится соответствующее сообщение. Окно мастера при этом остается открытым, пользователь имеет возможность внести изменения (в случае необходимости), и повторить попытку.

Мастер обеспечивает сохранение веденных промежуточных данных - при выходе (без завершения) из мастера сохранение производится по согласию пользователя, при аварийном завершении работы мастера данные сохраняются автоматически



стоимость переработанного сырца (свеклы);

стоимость использованной мешкотары;

стоимость услуг заводов по переработке сырья (производство сахара, производство рафинада, сушка и гранулирование жома);

стоимость услуг по хранению сырья;

стоимость услуг по хранению готовой продукции;

Готовая продукция также может выступать в качестве сырья, например, при производстве рафинада из сахара песка. Стоимость ЗПУ и расходы по наливу патоки в себестоимость готовой продукции в момент её выхода из производства не включаются (они возникают в момент её отгрузки). Одновременно с выходом готовой продукции выполняется списания незавершенного производства (в соответствии с коэффициентами выхода). По итогам каждого месяца каждый завод предоставляет данные об остатках незавершенного производства. Возможные расхождения между учетной и фактической величиной остатков устраняются (путем приведения учетных значений к фактическим).

Реализация процесса с помощью системы

Ежедневно на основании отчета завода о выходе готовой продукции сотрудник отдела учета производственного управления регистрирует получение готовой продукции в Системе.

Пользователь вводит в мастер данные из отчета

При завершении работы мастер рассчитывает нормативное количество сырья к списанию, находящегося в переработке, создает и разносит журнал спецификаций для списания сырья и прочих затрат приходования готовой продукции.

Список выходных форм.

1. Отчет «Управление запасами/Отчеты/Запасы в наличии».

Закрытие склада, пересчет стоимости запасов

Операция пересчета стоимости складских запасов и складских проводок осуществляется для пересчета себестоимости сырца и готовой продукции с учетом всех произведенных затрат. Так как данная операция не требует участия пользователя и может занимать значительное время, она будет выполняться в автоматическом режиме ночью. В случае необходимости оперативно пересчитать себестоимость готовой продукции на основании новых введенных в систему данных предусмотрен ручной режим пересчета. 10 числа следующего месяца выполняется процедура закрытия склада, после которой система будет запрещать пользователям вводить какие-либо данные предыдущим месяцем.

Реализация процесса с помощью системы

Пересчет стоимости складских запасов и стоимости в складских проводках осуществляется в форме «Закрытие и коррекция».

Далее после ввода пользователем информации и нажатия кнопки ОК система сформирует проводки по коррекции себестоимости складских запасов и отразит факт выполнения операции пересчета добавлением строки с указанием даты выполнения операции. При необходимости результат выполнения операции можно отменить.

Процедура закрытия склада полностью аналогична процедуре пересчета за тем исключением, что вместо пересчета запускается процедура закрытия склада

модуль axapta логистический запас



Реализация процесса с помощью системы Перед началом работы по ценообразованию в системе необходимо выполнить ряд настроек, (завести ценовые группы для каждого сбытового направления)

После заведения ценовой группы необходимо для нее настроить коммерческое соглашение по ценам продаж.

Для каждой номенклатуры заводится свое коммерческое соглашение. Следующим шагом необходимо в карточке номенклатуры завести общую минимальную цену реализации.

В справочнике групп потребителей проставить ценовые группы, соответствующие каждой группе потребителей.

В момент создания заказа, в заголовке заказа автоматически проставляется значение ценовой группы из справочника групп потребителей на основе данных договора.

При создании строки заказа и при указании количества товара в поле проставляется максимальная цена из справочника ценовых групп.

2.2 Оценка экономической эффективности внедрения

В последнее время главным вопросом при внедрении ИТ является эффективность того инвестиционного бюджета, который на эти цели выделяют предприятия. Финансовые директора стремятся выразить ценность информационных технологий цифрами. Но "ускользающая" природа технологии затрудняет получение количественной оценки Хильдебранд К. Информационные технологии и строка "Итого" в бюджете фирмы. - Директору информационной службы, 1998, № 8..

При организации инвестиций в ИТ должны выполняться следующие правила Пятков М. Экономика информационных технологий: www.msfestival/ru/html/rl7/:

решения об инвестициях в информационные технологии принимаются так же, как и в остальных сферах бизнеса, -- исходя из соображений финансовой выгоды;

развитие ИТ должно осуществляться в тесной привязке к потребностям в области управления компанией. При этом их никогда не следует определять исключительно необходимостью внедрения технологических новшеств;

отдел информационных технологий должен хорошо понимать потребности бизнеса, а бизнес-подразделения -- реальные возможности информационных технологий.

Информатизация бизнеса -- процесс постоянного совершенствования не столько самих информационных систем, сколько управления в целом. Поэтому для оценки инвестиций в автоматизацию компании важно знать факторы успеха и факторы риска таких проектов, важно соотносить затраты на информационную систему и получаемые преимущества с точки зрения финансовой и организационной перспектив. Уровень таких знаний обеспечит эффективность вложений в информационные технологии и бизнеса в целом.

Для оценки экономической эффективности инвестиций в ИТ можно применить следующие модели Миронов А. Информационные технологии. Общая стоимость владения информационными технологиями: www.akdi. ru/atv-upr/infteh/it-tso.htm.:

оценка совокупной стоимости владения информационными системами (Total Cost of Ownership, TCO);

оценка возврата инвестиций (Return on Investment, ROI);

стандартные методы оценки экономической эффективности инвестиций (отдача инвестиций);

отдача активов;

цена акционера;

оценка единовременных затрат на внедрение и закупку программно-аппаратных комплексов.

Сегодня на многих предприятиях акценты постепенно смещаются из области учетной политики в область аналитики, осознается и начинает развиваться управление корпоративными знаниями. Тем не менее в рамках оперативного планирования постановка долгосрочных целей фактически не производится и базируется в основном на показателях предшествующего периода. Планка требований и уровень задач, решения которых ждут от информационной системы, повышаются. Предприятия, находящиеся на этом уровне развития, как правило, обладают развитой инфраструктурой: сеть филиалов и удаленных складов, многочисленный штат менеджеров, структурное деление на отделы и подразделения. Для выбора информационных технологий уже не просто оценивают, а производят глубокий анализ единовременных затрат на закупку и внедрение программно-аппаратных комплексов. Для данного уровня развития управления компанией характерны такие признаки:

*процессы измеряемы и стандартизированы;

затраты и качество прогнозируются;

есть постоянные и надежные клиенты;

стратегические планы количественно измеримы.

На этом этапе формируются внутрифирменные стандарты контроля и количественного измерения качества не столько самой продукции, сколько всех процессов -- от производства до сбыта. Новые стандарты распространяются не только на внутренние бизнес-процессы, но и на внешнее окружение. Здесь компаниям важно, чтобы их контрагенты, поставляющие необходимую продукцию, комплектующие и услуги, также были в состоянии обеспечить требуемый уровень качества. Наличие своих постоянных и надежных клиентов составляет базу для долгосрочного планирования. Плановые решения принимаются не интуитивно, а на основе явных знаний, которыми обладает компания. Стратегические и оперативные планы взаимосвязаны, обратная связь обеспечивает эффективное согласование между этими уровнями управления.

Экономическую эффективность инвестиций в ИТ на этом уровне развития оценивают с помощью следующих методов: оценка совокупной стоимости владения ИС (ТСО); оценка возврата инвестиций (ROI).

Оценка совокупной стоимости владения ИС

Концепция общей стоимости владения ИТ была выдвинута Gartner Group в конце 80-х годов (1986--1987). ТСО является ключевым показателем информационных технологий и информационных систем (ИС) в компании, так как позволяет оценивать совокупные затраты на ИТ, анализировать их и, соответственно, управлять ИТ-затратами для достижения наилучшей отдачи.

Общая стоимость владения ИТ является одним из важнейших критериев при рассмотрении будущих проектов, так как определяет их экономическую обоснованность.

Основная цель подсчета этого показателя, кроме выявления избыточных статей расхода, заключается в том, чтобы оценить возможность возврата вложенных в информационные технологии средств .

При этом ключевой момент состоит в сравнении ТСО своего предприятия (например, в пересчете на одного пользователя системы) с ТСО других компаний аналогичного профиля. Часто оказывается довольно трудно оценить прямой экономический эффект от ИТ (то есть прибыль от их внедрения). Сравнив же показатели ТСО, ИТ-менеджер может доказать руководству компании, что экономические показатели проекта не хуже, чем в среднем по отрасли, а то и лучше.

В основу модели ТСО положены две категории затрат:

прямые (бюджетные);

косвенные.

Прямые расходы

Прямые расходы присущи следующим категориям отделов (и осуществляются за счет их бюджетов):

центральный ИТ-отдел компании, ответственный за развитие и поддержку корпоративной ИС, корпоративной сети и т. д. (верхний корпоративный уровень);

группы по поддержке и развитию ИТ, имеющиеся внутри производственных и административных подразделений компании (местный уровень);

отдельные группы специалистов, обеспечивающих специализированные виды услуг, например услуг связи и передачи данных.

Модели оценки потребителем эффективности вложений в информационные технологии: www.ibiz.ru.

Прямые расходы включают в себя:

капитальные затраты -- аппаратное и программное обеспечение (АО и ПО);

расходы на управление ИТ;

расходы на техническую поддержку АО и ПО;

расходы на разработку прикладного ПО внутренними силами;

расходы на аутсорсинг;

командировочные расходы;

расходы на услуги связи;

другие группы расходов.

Косвенные расходы

Выделяют две группы источников возникновения косвенных расходов, связанных с использованием ИТ.

Природа первой кроется в том, что если ИС спроектирована плохо (например, имеют место продолжительные остановки сервера), то это вызывает непроизводительное расходование времени у пользователей (перерывы в работе) и даже потери в бизнесе компании. Как правило, косвенные расходы трудно определить напрямую. Однако их следует учитывать при проектировании ИС и организации технической поддержки. Следует различать плановое и сверхнормативное время неработоспособности.

Природа второй группы косвенных расходов кроется в организационной стороне ИТ и состоит в том, что вследствие ненадлежащей поддержки со стороны штатных сотрудников ИТ-отделов их конечные пользователи внутри компании сами вынуждены заниматься вопросами восстановления работоспособности, самообучением и т. д., а это также уменьшает производительное время работы.

Косвенные расходы находятся за рамками бюджетов на ИТ, однако они могут играть существенную роль в оценке решения по проектам.

Показатель совокупной стоимости владения ИС рассчитывается по формуле16:

ТСО = Пр + Кр1+Кр2

где Пр -- прямые расходы; Kpl -- косвенные расходы первой группы; Кр2 -- косвенные расходы второй группы. При этом:

Пр = Пр1 + Пр2 + ПрЗ + Пр4 + + Пр5 + Прб + Пр7 + Пр8 (2)

где Пр1 -- капитальные затраты; Пр2 -- расходы на управление ИТ; ПрЗ -- расходы на техническую поддержку АО и ПО; Пр4 -- расходы на разработку прикладного ПО внутренними силами; Пр5 -- расходы на аутсорсинг; Прб -- командировочные расходы; Пр7 -- расходы на услуги связи; Пр8 -- другие группы расходов.

ТСО необходимо не только рассчитывать при рассмотрении нового проекта, но и постоянно отслеживать в дальнейшем.

Общая стоимость владения информационными технологиями -- это качественная ключевая характеристика, отображающая экономические аспекты состояния ИТ в компании и показывающая эффективность их работы.

Оценка возврата инвестиций

Оценка возврата инвестиций

Модель ROI принадлежит Gartner Group и рассчитывает коэффициент возврата инвестиций в инфраструктуру предприятия. Анализ этого показателя рассматривается как способ продемонстрировать необходимость вложения средств в информационные технологии.

Для оценки доходной части, как правило, сначала анализируют те направления бизнеса, те цели, которые нужно достичь путем внедрения информационного проекта либо с появлением каких-то новых продуктов, дающих принципиально новую информацию. Берут измеримые показатели бизнеса (например, сокращение операционных расходов, поддержка конкурентоспособного состояния, улучшение внутреннего контроля) и по ним делают оценки эффекта. Далее согласно методике рассчитывается коэффициент возврата инвестиций в инфраструктуру предприятия по формуле:

Я01=Эф/И

где Эф -- эффект от внедрения ИТ; И -- инвестиции в ИТ.

Западные компании используют ТСО как расходную часть и ROI как расчетную.

Расчет показателей ТСО

Как мы видим из таблицы цена владения системой оказалась выше, чем планировалось на 46%. Это связано с тем, что в процессе внедрения функциональность системы была расширена больше, чем планировалось. Кроме того, некоторые доработки клиент планировал осуществить с помощью собственных программистов и за счет этого снизить издержки, но по ходу проекта было принято решение, что программисты клиента еще не достаточно хорошо знают систему и поставленные задачи будут решать наемные консультанты. В результаты затраты на аутсорсинг оказались больше на 167% и составили 80 тысяч долларов США. Также стоит отметить, что клиент при планировании практически не учел косвенные расходы, отведя на них символический 10 тысяч, фактически по оценке клиента расходы оказались выше в 10 раз и составили 60 тысяч долларов США.

...