Работа в MS Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Задание

1. Предметная область и ее информационная модель

Коммерческая научно-производственная организация (НПО) регистрирует хозяйственные договоры (ХД), выполняемые временными трудовыми коллективами (ВТК), причем один ХД выполняется одним ВТК. НПО осуществляет финансовые операции по расчетам с членами ВТК за выполненные работы.

1.1. Атрибуты хоздоговоров представляются в таблице (файле) XozDogowor. В эту таблицу заносятся следующие данные:

номер договора,

дата заключения договора,

дата завершения договора,

тема договора,

наименование организации - Заказчика работ,

признак завершения работ по договору (завершен / незавершен),

стоимость договора в тыс. рублей.

Замечание. Разные договоры могут иметь одинаковые номера, если они заключены в разные годы.

1.2. Атрибуты исполнителей всех хоздоговоров, являющихся членами соответствующих ВТК, хранятся в файле WTK. Каждая запись этого файла содержит следующую информацию:

Фамилия,

Имя,

Отчество,

год рождения,

номер договора, для которого создан ВТК,

дата заключения договора,

признак (статус) исполнителя: руководит. ВТК / рядовой член ВТК,

причитающаяся по договору сумма вознаграждения в тыс. рублей,

домашний адрес,

4-хзначный номер отделения сбербанка, в котором исполнитель получает вознаграждение,

расчетный счет исполнителя (7-мизначное число).

Замечание. Одно и то же лицо может быть членом нескольких разных ВТК.

1.3. Таблица (файл) BANK содержит атрибуты отделений сбербанка, где имеют счета исполнители договоров. Это следующие атрибуты:

номер отделения - 4-хзначное число,

город, в котором находится отделение,

адрес без указания города,

наименование отделения, например, Фрунзенское.

2. Исходные данные (тестовый пример)

2.1. Таблица XozDogowor должна иметь не менее десяти записей, причем даты заключения различных договоров имеются хотя бы в трех разных годах.

2.2. Таблица WTK по одному (любому) договору содержит 5 членов ВТК, по двум другим - 3 исполнителей, по остальным 2. Один исполнитель повторяется в трех разных ВТК, другой в двух, остальные в одном.

2.3. В таблице BANK имеются как минимум 3 разных города, всего отделений, по крайней мере, 8.

Создать базу данных в СУБД Microsoft Access. Количество записей в таблицах и некоторые ограничения определяются требованиями, перечисленными в п. 2. Имя БД назначается студентом.

В отчете представляются распечатки следующей информации о БД:

Структуры таблиц,

Сами созданные таблицы,

Схема данных БД.

Используя фильтры в режиме таблицы, получить список без повторений всех руководителей ВТК с их атрибутами. Список должен быть упорядочен по атрибуту «Фамилия».

В отчете по работе представить распечатку указанного списка. С помощью рисунков с изображениями копий экрана описать технологию получения и использования фильтра.

В режиме конструктора запросов сформировать запрос, с помощью которого выводится упорядоченный по атрибуту «Сумма к получению» список всех членов всех ВТК, начальные буквы фамилий которых попадают в задаваемый диапазон букв. Дополнительно указываются: номера их отделений сбербанка и названия городов, в которых эти отделения находятся.

В отчете представить: результат работы запроса и технологию создания этого запроса, иллюстрируемую экранными копиями.

Рассмотрим один из возможных вариантов последовательности операций по выполнению задания.

Отчет по работе

Запустим программу MS Access: Пуск | Программы | Microsoft Access.

После запуска программы на экране появляется окно программы с диалоговым окном, в котором выбираем Файл | Создать новую базу данных. В появившемся окне «Файл новой базы данных» в строке папка указываем, где должна быть сохранена база данных. В строке имя присваиваем имя базы данных - Шерешик.

Для создания Таблиц необходимо в окне базы данных открыть вкладку Таблицы | Создать. На экране появляется окно Новая таблица, в правой части которого перечисляются способы создания таблиц. Выбираем способ «Конструктор» и нажимаем кнопку ОК.

После этого открывается окно конструктора таблицы. В колонке поле задаем имя поля. Оно может иметь длину до 64 символов и содержать пробелы и другие символы кроме точек и угловых скобок. Колонка тип данных определяет вид информации, которая будет хранится в данном поле. В колонку Описания вводятся комментарии к каждому полю. Описание может отсутствовать.

После ввода имени поля, типа данных и описания задаются еще некоторые характеристики полей, которые устанавливаются в разделе «свойства поля».

После ввода всех полей таблиц необходимо в каждой таблице определить ключевое поле таблицы - поле, которое однозначно определяет каждую запись этой таблицы. Для этого выделяем соответствующее поле (ставим курсор в это поле) и на панели инструментов нажимаем кнопку либо в меню Правка выбираем команду «ключевое поле».

Если к моменту выхода из режима конструктор ключевое поле не объявлено, то программа выдает запрос о необходимости создания ключевого поля. При положительном ответе программа создает дополнительное поле с именем Код.

После выполнения всех необходимых действий сохраняем таблицы под именем Xozdogowor, WTK, BANK.

Затем заполняем все таблицы данными, количество записей в которых, а также некоторые ограничения определены требованиями, перечисленными в п. 2. (См. приложения 1-9).

Следующим действием является установка связи между таблицами, т.е. создание схемы данных БД. Схема данных нужна для того, чтобы указать Access, какие действия надо предпринимать для объединения таблиц составляющих базу данных. Используются связные таблицы тогда, когда информация, в каких-то полях повторяется в нескольких записях.

Существует три типа межтабличных отношений:

1) один-ко-многим - одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй, однако каждая запись во второй таблице соответствует не более одной записи в первой;

2) многие-ко-многим;

3) один-к-одному.

В данной контрольной работе применяется отношение один-ко-многим.

На панели инструментов нажимаем кнопку «схема данных», в диалоговом окне добавление таблицы выбираем таблицы в следующем порядке:

- хозяйственные договора;

- временно трудовые коллективы;

- научно-производственные организации (банки).

В окне схемы данных появляется название таблиц с названием полей. Дальше перетаскиваем с помощью мыши поле код Номер договора из таблицы Xozdogowor на поле код Номер договора в таблицу WTK. Затем открывается диалоговое окно связи, в котором устанавливаем опции:

- обеспечить целостность данных;

- каскадное обновление связанных полей;

- каскадное удаление связанных записей.

При этом устанавливается тип отношений один-ко-многим и нажимаем кнопку Создать. Аналогично устанавливаем связь для поля код Номера отделения сбербанка в таблице WTK, и поле код Номера отделения банка в таблице BANK.

Сохраняем, распечатываем и закрываем схему данных (См. приложение).

Для того, чтобы в режиме таблицы получить список без повторений всех руководителей ВТК с их атрибутами, используя фильтры, необходимо открыть таблицу WTK и в меню Записи выбрать команду Фильтр | Расширенный фильтр.

Затем в открывшемся окне выбираем поле для фильтра, сохраняем в виде запроса под именем Руководители (Файл | Сохранить как запрос).

После сохранения выводим на печать (Файл | Печать) список руководителей ВТК. (См. приложение).

Далее в режиме конструктора запросов сформировываем запрос, с помощью которого будут выводится упорядоченный по атрибуту «Сумма к получению» список всех членов всех ВТК, начальные буквы фамилий которых будут попадать в задаваемый диапазон букв. А также дополнительно указываем: номера их отделения сбербанка и названия городов, в которых эти отделения находятся.

Запросы - это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставлению их пользователю в удобном виде.

Особенностью запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных в базе данных.

На вкладке Запросы нажимаем Создать, затем выбираем «конструктор» и нажимаем ОК.

программа таблица запрос access

В результате появляется пустое окно конструктора и диалоговое окно Добавление таблиц. Добавляем Таблицы WTK и BANK и заполняем окно конструктора необходимыми нам данными.

После заполнения окна конструктора сохраняем Запрос под именем «Сумма к получению» и выводим на печать полученную таблицу.

Размещено на Allbest.ru