Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Пояснительная записка

1.1 Постановка задачи

1.2 Описание основных модулей и блоков с приведением схемы их взаимосвязи

1.3 Логическая модель данных

1.4 Физическая модель данных

1.5 Методика испытаний (тестирование системы, тестовые примеры с пояснениями)

2. Графическая часть

2.1 Моделирование реализации базы данных

2.2 Диаграмма последовательности использования окна меню

2.3 Диаграмма схем состояния формы

2.4 Диаграмма деятельности пользователя с базой данных

2.5 Руководство программиста (составленное в соответствии с ГОСТ 19.504-79 ЕСПД)

2.6 Руководство оператора (составленное в соответствии с ГОСТ 19.505-79 ЕСПД)

3. Охрана труда

Заключение

Литература

Реферат

Целью дипломного проекта является организация мониторинга учебной деятельности на основе автоматизированной системы учета учащихся колледжа. Дипломный проект разрабатывается для учреждения образования "Гомельский торгово-экономический колледж" Белкоопсоюза.

Для выполнения поставленной задачи мной выбраны базы данных, а именно системы управления базами данных (СУБД) - универсальное программное средство для создания и обслуживания баз данных на внешних запоминающих устройствах ПЭВМ, так как именно СУБД обеспечивают эффективную обработку больших объёмов информации; облегчают доступ к данным и их обработке; минимизируют общий объём базы данных, для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Для решения поставленной задачи создана база данных, содержащая следующие сведения:

- сведения об учащихся;

- сведения об успеваемости учащихся;

- сведения о группах.

Введение

Целью дипломного проекта является организация мониторинга учебной деятельности на основе автоматизированной системы учета учащихся колледжа. Дипломный проект разрабатывается для учреждения образования "Гомельский торгово-экономический колледж" Белкоопсоюза.

Дипломный проект носит информационный характер, то есть в проекте необходимо накапливать и хранить большие объемы информации, осуществлять их обработку, представляя результат в виде наглядных документов.

Для выполнения поставленной задачи мной выбраны базы данных, а именно системы управления базами данных (СУБД) - универсальное программное средство для создания и обслуживания баз данных на внешних запоминающих устройствах ПЭВМ, так как именно СУБД обеспечивают эффективную обработку больших объёмов информации; облегчают доступ к данным и их обработке; минимизируют общий объём базы данных, для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц. мониторинг алгоритм субд пользователь

Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы;

СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно;

СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Приложение Microsoft Access (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).

Access - мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word), электронные таблицы(Excel), презентации(PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

В последних версиях Access представлен новый формат файла (.MDE) -библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-код.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

Проектирование базы данных состоит из следующих этапов:

1. определение цели создания базы данных, основных ее функции и информации, которую она должна содержать;

2. разработка на бумаге структуры таблиц, которые должна содержать база данных;

3.определить необходимые в таблице поля;

4. создание запросов, форм, отчетов, макросов и модулей.

Для работы с данной базой данных необходимо наличие персонального компьютера, на котором установлена операционная система Windows 2000/Me/NT/ XP и пакет пакета Microsoft Office 2003, в частности программа MS Access.

1. Пояснительная записка

1.1 Постановка задачи

База данных учащихся колледжа должна содержать следующую информацию о каждом учащемся: фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, семейное положение, группа, почтовый адрес, телефон, наличие целевого направления, сведения об успеваемости за каждый семестр. Данные в дальнейшем будут использоваться для выведения экзаменационной ведомости, сводной ведомости успеваемости.

База данных учащихся должна предоставлять возможность для удаления, добавления, корректировки данных.

Результатом работы над базой данных, должны быть сформированы сводные ведомости учащихся, т.е. "Сводная семестровая ведомость", которая должна содержать список требуемой группы, колонки для указания предметов, баллов, количества часов пропусков; "Экзаменационная ведомость" - список группы, колонки для выставления № билета, оценки по экзамену и пояснений; "Ведомость на распределение выпускников", которая должна содержать список требуемой группы, адрес, направление, средний балл, распределение на место работы. Построение диаграмм, отражающих динамику успеваемости учащегося на основе среднего балла успеваемости за семестр; построение диаграмм, отражающих динамику успеваемости группы в целом; построение диаграмм, отражающих динамику успеваемости групп одного потока по заданной учебной дисциплине.

Для работы с данной базой данных необходимо наличие следующих аппаратных средств:

· Windows XP;

· наличие пакета Microsoft Office 2003, в частности MS Access.

1.2 Описание основных модулей и блоков с приведением схемы их взаимосвязи

В базе данных содержаться таблицы. Таблица "Общие сведения 1" содержит следующие поля: № п/п, ФИО, пол, дата рождения, семейное положение, группа, индекс, домашний адрес, телефон, направление, область, направление на работу, должность, право самостоятельного устройства, I семестр, II семестр, III семестр, IV семестр, V семестр, VI семестр, VII семестр, VIII семестр. Эта таблица предназначена для хранения личных сведений о учащихся колледжа. Таблица "Сведения по группам" содержит следующие поля: выпускная, группа, шифр, курс, специальность. Эта таблица предназначена для хранения данных о группах. Таблица "Оценки" содержит следующие поля: ФИО, название предметов за семестры и оценки по этим предметам. Эта таблица предназначена для хранения оценок учащихся по предметам за семестры.

База данных содержит запросы. Запрос "Для ведомости на договорников" - запрос предназначен для выборки учащихся, обучающихся на договорной основе. Запрос используется при создании документа "Ведомость на договорников"; "Для ведомости на целевиков" - предназначен для выборки учащихся, обучающихся по целевому направлению. Запрос используется при создании документа "Ведомость на целевиков"; "Общие сведения" - предназначен для выборки сведений об учащихся конкретной группы. Используется для формирования различных документов; "Для формы на заполнение"- предназначен для выборки данных в форму, в которую вводятся данные об учащихся; "Запрос на выборку оценок и фамилий" - выполняет выборку учащихся, их оценок. Используется при создании документов "СВ успеваемости" и "Выписка". Запросы "Оценки -3семестр" … "Оценки-7 семестр" - выполняет выборку учащихся группы за определенный семестр. Запросы "СРбалл", "СРбалл-предмет", "СРбалл-фамилия" - выполняют выборку для подсчета среднего балла и использования этих данных для построения диаграмм.

База данных содержит формы. "Форма на заполнения" - предназначена для внесения сведений о среднем балле учащихся за семестр, направлении на работу, должности; "Выбор таблицы" - в зависимости от вида операции на форме, открывается таблица для внесения изменений, добавления, удаления данных. "Выбор группы" - промежуточная форма, на основании групп, выбираемых в этой форме, формируются документы "Ведомость на договорников", "Ведомость на целевиков". В форме "Вид ведомости" осуществляется выбор типа ведомости и в зависимости от выбора пользователя откроется либо "Ведомость на договорников", либо "Ведомость на целевиков". "Интерфейс" - с данной формой осуществляет работу пользователь, работая с базой данных, через данную форму осуществляется вызов всех операций приложения. Формы "Оценки-3 семестр" … "Оценки-7 семестр" - формы для ввода оценок за семестры и подсчета среднего балла. "СРбалл", "СРбал-предмет", "СРбалл-фамилия" - сводные диаграммы, которые показывают успеваемость учащихся по семестрам.

База данных содержит отчеты. "Ведомость на договорников" - формирует документ "Ведомость персонального распределения" для учащихся на договорной основе; "Ведомость на целевиков" - формирует документ "Ведомость персонального распределения" для учащихся по целевому направлению; "Список группы" - формирует бланк, содержащий список группы; "Экзаменационная ведомость" - формирует бланк документа "Экзаменационная ведомость", содержащий список группы, введенной пользователем; "Сводная семестровая ведомость" - формируется бланк документа, содержащий список группы, список предметов за семестр и оценки.

База данных содержит макросы. "Ввод данных в выписку" - в зависимости от выбранной операции на форме "Ввод данных в выписку" макрос открывает форму для ввода данных; "Для кнопки выбор таблицы" - в зависимости от выбранной операции на форме "Выбор таблицы" макрос открывает требуемую таблицу для внесения изменений, добавления, удаления данных; "Для формы «Ввод группы"» - в зависимости от выбранной операции на форме "Ввод группы" макрос выполняет выбранную операцию.

Схема взаимодействия основных элементов базы данных (схема 1):

Схема 1 - Схема взаимодействия

1.3 Логическая модель данных

Таблицы - это основные объекты любой базы данных MS Access. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства) [7, с.108].

Все таблицы создавались в режиме Конструктор. Рассмотрим построение таблиц в данном режиме на построении таблицы "Общие сведения":

1) в окне базы данных щелкнул мышью по кнопке Таблицы, а затем - по кнопке Создать. В появившемся окне Новая таблица щелкнул мышью по строке Режим таблицы, а затем - по кнопке ОК;

2) присвоил имена полям таблицы в окне Таблица 1: в поле Имя поля ввел название поля - № п/п. Аналогично были заполнены и остальные поля таблицы;

3) сохранил таблицу: на панели инструментов выбрал кнопку Сохранить , в появившемся окне Сохранение, в строке Имя таблицы набрал имя таблицы: "Общие сведения 1" и щелкнул по кнопке ОК;

4) в ответ на запрос "Создать ключевые поля сейчас?" щелкнул по кнопке Нет. В окне Конструктор выбрал поле ФИО, щелкнув по нему мышью, а затем щелкнуть по кнопке (Ключевое поле) на панели инструментов.

В режиме Конструктор таблица "Общие сведения 1" имеет следующий вид:

Таблица 1.3.1 - Общие сведения

Таблица "Сведения по группам" создается аналогично таблице "Общие сведения 1".

В режиме Конструктор выглядит следующим образом:

Таблица 1.3.2 - Сведения по группам

Поле "Выпускная" имеет логический тип, если поле Истина - группа выпускается в этом учебном году; поле "Шифр" содержит шифр специальности, по которой обучается группа, "Специальность" - содержит полное название специальности, поле "Курс" содержит номер курса обучения группы.

Таблица 1.3.3 - Оценки

В поле "ФИО" находятся фамилии учащихся, а в остальных полях - это название предметов, находятся оценки за семестр по этим предметам.

После создания таблиц необходимо связать таблицы. Связи устанавливаются в таблицах, в которых имеются одинаковые поля (Рис.1) [4, с.11].

Для установления связей между таблицами необходимо сделать следующее:

- щелкнуть мышью по кнопке (Схема данных) на панели инструментов;

- в окне Добавление таблицы выбрать названия таблиц, затем щелкнуть мышью по кнопке Добавить. Закрыть данное окно;

- в появившемся окне Схема данных установил указатель мыши в строку ФИО в таблице "Общие сведения 1" и, не отпуская её, перетянул указатель мыши на строку с таким же названием в таблице "Оценки", отпустил ранее нажатую кнопку;

- в появившемся окне Связи установил флажки Обеспечение целостных данных, Каскадное обновление данных, Каскадное удаление данных, щелкнул по кнопке Создать;

- создал связь между таблицей "Сведения по группам" и таблицей "Общие сведения 1", связанных по полю Группа.

Рис. 1 - Схема данных

После установления связей произвел заполнение таблиц данными:

- на панели инструментов выбирается кнопка (Режим таблицы), устанавливается курсор в строку и вводятся данные;

- ввод каждой ячейки завершается нажатием клавиши Enter;

- сохраняются изменения в каждой таблице, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов.

Данные для таблиц были предоставлены администрацией колледжа. Впоследствии, в базе данных предусмотрено редактирование данных таблиц.

Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое[10, с.286].

Запрос "Общие сведения" предназначен для формирования отчетов "Список группы", "Экзаменационная ведомость", "Сводная экзаменационная ведомость". Условием отбора или параметром запроса в данном запросе является группа.

Рассмотрим построение запросов на основе запроса "Общие сведения":

- щелкнуть по кнопке Запросы, затем по кнопке Создать;

- в появившемся окне выбрать режим Конструктор, а затем щелкнуть ОК;

- в окне Добавление таблицы щелкнуть мышью по строке Общие сведения, а затем - последовательно Добавить и Закрыть, после добавления появилось окно с перенесенными таблицами (Рис.2);

Рис.2 - Создание запроса

двойным щелчком щелкнула по полю ФИО левой кнопкой мыши. Поле ФИО появилось в Поле запроса. Аналогично разместил и другие поля в запросе;

- в строку Условие отбора для поля Группа ввел параметр запроса;

- сохранил запрос, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов;

- запустил запрос на исполнение, нажав на панели инструментов кнопку (Запуск).

В режиме Конструктора запрос выглядит так:

Рис.3 - Запрос "Общие сведения"

Все последующие запросы строятся аналогичным способом.

Запрос "Для формы на заполнение" (Рис.4) предназначен для формы с соответствующим названием. Условие отбора аналогично запросу "Общие сведения".

Рис.4- Запрос "Для формы на заполнения"

Запросы "Ведомость на целевиков" (Рис.5) и "Ведомость на договорников" используются для формирования отчетов с соответствующими названиями. Они одинаковы: содержат одинаковые названия полей, и отличаются только условием отбора. В первом запросе поле "Область" - Is not Null (имеет записи), во втором - Is Null (записей не имеет).

Рис.5 - Запрос "Ведомость на целевиков"

Запросы "Оценки-3 семестр", "Оценки-4 семестр", "Оценки-5 семестр", "Оценки-6 семестр", "Оценки-7 семестр" используются для формирования форм с соответствующим названием и формирования отчетов "Сводная семестровая ведомость". Эти запросы производят выборку оценок за семестры с установленными предметами в том или ином семестре. Запросы идентичны, отличаются только предметами за семестры (рис.6).

Запросы "СРбалл", "СРбалл-предмет", "СРбалл-фамилия" используются для формирования диаграмм с соответствующим названием. Отличие запросов следует из их названия, параметры запросов так же соответствуют (рис.7).

Рис. 6 - Запрос "Оценки-3 семестр"



Рис. 7 - Запрос "СРбалл-фамилия"

1.4 Физическая модель данных

При создании таблиц определил типы полей и их размер.

В целом на заполнение одной строки таблицы "Общие сведения" выделяется 20 байтов, так как на одну строку текстового типа, состоящую из 255 символов, выделяется 4 байта; на строку логического типа - 1 бит; числовую строку - 8 байтов.

Таблица 1.4.1 - Общие сведения

На заполнение одной строки таблицы "Сведения по группам" выделяется 11 байта; на поле Выпускная логического типа выделяется 1 бит, на поле Курс целого типа выделяется 4 байта.

Таблица 1.4.2 - Сведения по группам

На заполнение одной строки таблицы "Оценки" выделяется ~ 508 байт; числовую строку - 8 байтов; на одну строку текстового типа, состоящую из 255 символов, выделяется 4 байта.

Таблица 1.4.3 - Оценки

В заполненном виде таблиц выглядят следующим образом:

Таблица 1.4.4 - Общие сведения (фрагмент)

Таблица 1.4.5 - Сведения по группам (фрагмент)

Таблица 1.4.6 - Оценки (фрагмент)

Если запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка - это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок [6, с.161].

В базе данных учащихся колледжа формы являются "промежуточными", то есть они являются связующим элементом между запросами и отчетами, и служат для выяснения конкретных требований пользователя к конечному документу (отчету).

Форма "Интерфейс" (рис.8) содержит кнопки с названиями документов и операциями. Кнопка "Выход" осуществляет выход из приложения Microsoft Access.

Кнопки создаются с помощью мастера кнопок. Рассмотрим создание кнопок на примере кнопки "Список группы". Из представленных в Мастере категорий выбираем "Работа с отчетом", из действий в данной категории - "Просмотр отчета" и нажимаем кнопку Далее.

Выбираем отчет, который будем просматривать (в нашем случае "Список группы"); вводим текст, который будет размещаться на кнопке или рисунок; вводим "имя" кнопки, с которым проще работать, и в конце нажимаем кнопку Готово.

Создание остальных кнопок формы ведется аналогично.

Рис. 8 - Интерфейс

Как говорилось ранее формы "Вид ведомости" (Рис.10), "Выбор группы" (Рис.11), "Выбор таблицы" (Рис.12) являются промежуточными.

Форма "Вид ведомости" является связующим элементом с отчетами "Ведомость на договорников" и "Ведомость на целевиков", и в зависимости от выбранного пункта флажка выведет тот или иной отчет по группам, которые перед этим пользователем выбирает в форме "Выбор группы". Обработка выбранного флажка в форме "Вид ведомости" осуществляется с помощью макроса (Рис.9)

Рис.9 - Макрос "Для кнопки вид ведомости"

Рис.10 - Форма "Вид ведомости"

Рис.11 - Форма "Выбор группы"

Форма "Выбор таблицы" связана с кнопкой "Ввод данных" в форме "Интерфейс", выводит одну из таблиц, выбранную пользователем для её редактирования. Выбор переключателя, так же как и в форме "Вид ведомости" осуществляется про помощи макроса (Рис.13).

Рис.12 - Форма "Выбор таблицы"

Рис.13 - Макрос "Для кнопки выбор таблицы"

"Форма на заполнение" (Рис.14) используется для более удобного и быстрого заполнения ячеек таблицы "Общие сведения 1", которые предназначены для хранения информации о распределении учащихся по целевому направлению. Так как "Форма на заполнение" основана на запросе с соответствующим названием, то перед её запуском появляется окно, в которое нужно ввести группу, по которой будут вноситься сведения.



Рис. 14 - Форма на заполнение

Формы "СРбалл", "СРбалл-предмет", "СРбалл-фамилия" построены в виде диаграмм, которые показывают успеваемость группы и учащегося за семестр (рис.15).

Рис. 15 - Диаграмма "СРбалл"

Форма "Обновление" используется для обновления данных в таблицах "Общие сведения 1", "Оценки". В этой форме можно производить удаление, корректировку, печать семестровых ведомостей и изучение диаграмм (рис.16).



Рис. 16 - Форма "Обновление"

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов [2, с.350].

В базе данных имеются следующие отчеты:

- отчет "Список группы" - этот отчет содержит список учащихся той или иной группы. Этот отчет используется как бланк заполнения для различных сведений по учащемуся группы. Данный отчет основан на запросе "Общие сведения" и перед его запуском необходимо ввести группу, по которой будет выведен бланк.

Первое поле (№ п/п) содержит нумерацию. Чтобы в поле выполнялась автоматическая нумерация количества записей, в свойствах поля № п/п во вкладке Данные в сроке Данные введем "=1", а в строке Сумма с накопление поставим "для всего". В режиме конструктора отчет выглядит следующим образом (рис.17):

Рис. 17- Отчет "Список группы"

- Отчет "Экзаменационная ведомость" (Рис.18) - "построен" как документ, используемый в колледже Белкоопсоюза, и предоставленный администрацией колледжа как образец. Отчет основан на запросе "Общие сведения".

Рис. 18- Отчет "Экзаменационная ведомость"

- Отчет "Сводная семестровая ведомость" (Рис.19) - предназначена для формирования документа "Сводная семестровая ведомость 3 … 7 семестр", создана по образцу предоставленному администрацией колледжа, является бланком исходного документа. Содержит список конкретной группы, а так же колонки для внесения баллов по различным предметам.

Режим конструктора (фрагмент):

Рис. 19- Отчет "Сводная семестровая ведомость 3 семестр"

- Отчет "Ведомость на целевиков" (Рис.20) - данный отчет создан в соответствии с ГОСТ, по образцу предоставленного администрацией колледжа. Отчет предназначен для формирования документа "Ведомость персонального распределения", для учащихся по целевому направлению.

В режиме конструктора (фрагмент):



Рис. 20- Отчет "Ведомость на целевиков"

- Отчет "Ведомость на договорников" (Рис.21) - так же как и отчет "Ведомость на целевиков" соответствует ГОСТ и предназначен для формирования документа "Ведомость персонального распределения" для учащихся на договорной основе.

Конструктор (фрагмент):

Рис. 21- Отчет "Ведомость на договорников"

1.5 Методика испытаний (тестирование системы, тестовые примеры с пояснениями

Аналитический метод основан на анализе выходных данных для тестовых прогнозов и использовался для отладки программы. Целью является уменьшение области программы, подозревая на наличие ошибки. Здесь определяется корреляция между значениями выходных данных и особенностями поведения. [8, с.15]

Основное преимущество аналитического метода отладки состоит в том, что исходная программа остается без изменений.

Возникающие ошибки устранялись в процессе их возникновения при создании базы данных. Обычно ошибки были связаны при переименовании таблиц, их полей, форм, изменении типов данных, после того как они были использованы в построении запросов, отчетов, макросов.

Ниже приведена ошибка, возникшая, при переименовании таблицы "Общие сведения 1" в "Общие сведения" (рис. 22).

Рис. 22 - Ошибка выполнения макрокоманды

Устранение ошибки производится возвращением прежнего имени таблицы.

Таким же образом производил тестирование элементов: интерфейс модуля, внутренние структуры данных и другое. [5, с.155]

Интерфейс модуля был протестирован для проверки правильности открываемых форм. При нажатии на кнопку выводится форма, соответствующая данной операции.

Тестирование внутренних структур данных подтвердило целостность сохраняемых данных.

Так, при попытке ввода в поле числового типа данных другого типа выдается сообщение (рис. 23):

Рис. 23 - Сообщение об ошибке

Тестирование правильности подразумевает соответствие спецификаций требований к программе по заказу заказчика. При данном тестировании ошибок не выявлено: документация формируется верно, в соответствии с введенной информацией.

Документация формируется неверно только в том случае, когда неверно введено наименование группы (исключая ввод без учета реестра) либо другие параметры. В данном случае будет сформирован "пустой" документ, то есть в нем будут отсутствовать сведения об учащихся.

База данных загружается при двойном щелчке мыши по файлу . Загружается окно работы с базой данных.

При окончательной проверке ошибок в работе с базой данных не выявлено. При выборе необходимой операции программа загружает требуемое окно.

Документация для выпуска учащихся, в зависимости от выбранной группы, формируются верно, их печать выполняется без ошибок. При необходимости существует возможность публикации сводных ведомостей в MS Word. Публикация так же выполняется безошибочно.

Для работы с этой базой данных необходим пакет Microsoft Office 2003, точнее Microsoft Access, т.е. если данная программа не будет установлена, то при попытке открытия база данных будет выдавать ошибку, что не поддерживается формат *.mdb.

2. Графическая часть

2.1 Моделирование реализации базы данных

2.2 Диаграмма последовательности использования окна меню

2.3 Диаграмма схем состояния формы

2.4 Диаграмма деятельности пользователя с базой данных учащихся колледжа

2.5 Руководство программиста (составленное в соответствии с ГОСТ 19.504-79 ЕСПД)

Организация мониторинга учебной деятельности на основе автоматизированной системы учета учащихся колледжа

Руководство программиста ДП.2400101.1567.033-06

Разработал: В.А. Баженов

Руководитель: С.В Сочнев

2006. г.

Назначение и условие применения

Данная база данных предназначена для мониторинга учебной деятельности учреждения образования, связанной с учетом учащихся, их успеваемости и формированием учебной документации.

База данных позволяет хранить промежуточные оценки учащихся всех групп за предшествующие семестры, корректировки внесенных данных: добавление, удаления, сортировка данных и другие.

Программа требует минимальные системные ресурсы:

– IBM-совместимый персональный компьютер;

– процессор не менее 1.7 ГГц;

– не менее 64 Мб оперативной памяти;

– не менее 65 Мб свободного места на жестком магнитном диске;

– операционная система Windows 98/2000/Me/NT/ XP;

– наличие MS Access из пакета Microsoft Office 2003;

– желательно наличие манипулятора типа "мышь", принтера.

При работе с программой пользователь должен иметь навыки работы с персональным компьютером. Для работы с базой данных необходимо наличие пакета Microsoft Office 2003 не ниже версией, иначе база данных в версиях ниже работать не будет.

Характеристики программы

Работа с программой начинается с запуска mdb-файла, который может находиться на любом логическом диске или на другом flash-носителе. Данные вводятся в таблицу по средствам их непосредственного ввода.

Программа снабжена рядом кнопок. Каждая кнопка выполняет те действия, которые указаны на ней.

Программа предоставляет возможность реализации следующих действий:

– ведение базы данных на учащихся колледжа с возможностью добавления, удаления, корректировки записей;

– получение информации из базы данных по запросам;

– построение диаграмм успеваемости учащихся;

– распечатка следующих документов для каждой учебной группы: экзаменационная ведомость, сводная ведомость успеваемости по итогам семестра, ведомость на распределение выпускников;

– распечатка сводной ведомости успеваемости учащихся группы за семестр и экзаменационных ведомостей.

Так как в базе данных содержится конфиденциальная информация, система имеет пароль для защиты от несанкционированного доступа.

Программа устойчива к ошибкам ввода пользователя.

Обращение к программе

База данных может располагаться на любом логическом диске персонального компьютера, но для удобства пользователя обращение рекомендуется осуществлять через ярлык базы данных, расположенный на рабочем столе.

Запуск программы осуществляется с запуска файла .

Обращение к программе также можно произвести при помощи меню:

В зависимости от выбора команды (ввод данных, обновление данных, список группы, обновление данных, выход и другие), можно произвести действия соответствующие данным командам. В некоторых случаях возможно появление дополнительных окон. Они необходимы для ввода данных.

Входные и выходные данные

Данная программа предназначена для использования в учреждении образования "Гомельский торгово-экономический колледж Белкоопсоюза". Программа является универсальной базой.

Исходные данные содержатся в таблицах: "Общие сведения 1", со следующими полями: №п/п, ФИО, семейное положение, пол, группа, домашний адрес, телефон, наличие целевого направления и другие; "Сведения по группам", которая содержит сведения о группах, то есть ее название, шифр, специальность и курс обучения; "Оценки", содержащая Ф.И. О. учащегося, оценки за семестр.

Результатом работы базы данных является возможность формирования экзаменационных ведомостей, сводных семестровых ведомостей успеваемости, ведомостей на распределение выпускников.

Система имеет русскоязычный интерфейс, позволяющий в главном окне нажатием на соответствующую кнопку вызвать информацию по любой из представленных задач.

Сообщения

В базе данных сообщения пользователю внесены непосредственно в формы. Так, прочитав сведения в форме, пользователь будет знать, как следует производить ту или иную операцию.

Программа снабжена рядом подсказок. При наведении курсором на кнопку появляется подсказка. Например, при наведении курсора на кнопку Обновление данных будет выведена следующая подсказка:



Сообщения также выдаются при входе в базу данных:

– неверный ввод пароля при входе в базу данных:

- при повторном вводе пароля появляется окно:

2.6 Руководство оператора (составленное в соответствии с ГОСТ 19.505-79 ЕСПД)

Организация мониторинга учебной деятельности на основе автоматизированной системы учета учащихся колледжа

Руководство оператора ДП.2400101.1567.034-06

Разработал: В.А. Баженов

Руководитель: С.В Сочнев

2006 г.

Назначение программы

Данная база данных предназначена для мониторинга учебной деятельности учреждения образования, связанной с учетом учащихся, их успеваемости и формированием учебной документации. Программа является универсальной базой. В ней хранятся следующие сведения о каждом учащемся: фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, семейное положение, группа, почтовый адрес, телефон, наличие целевого направления; сведения об отметках успеваемости по каждой дисциплине за семестр; сведения о группах: полное название специальности, её шифры, изучаемые предметы для различных специальностей; оценки: фамилия учащегося и название предметов за семестры.

Программа предоставляет возможность реализации следующих действий:

– ведение базы данных на учащихся колледжа с возможностью добавления, удаления, корректировки записей;

– получение информации из базы данных по запросам;

– построение диаграмм успеваемости учащихся;

– распечатка следующих документов для каждой учебной группы: экзаменационная ведомость, сводная ведомость успеваемости по итогам семестра, ведомость на распределение выпускников;

– распечатка сводной ведомости успеваемости учащихся группы за семестр и экзаменационных ведомостей.

Условия выполнения программы

Для нормального функционирования программы необходимо наличие следующих аппаратных средств:

– IBM-совместимый персональный компьютер;

– процессор не менее 1.7 ГГц;

– не менее 64 Мб оперативной памяти;

– не менее 65 Мб свободного места на жестком магнитном диске;

– операционная система Windows 98/2000/Me/NT/ XP;

– наличие MS Access из пакета Microsoft Office 2003;

– желательно наличие манипулятора типа "мышь", принтера.

Для работы с базой данных необходимо наличие пакета Microsoft Office 2003 не ниже версией, иначе база данных в версиях ниже работать не будет.

Выполнение программы

Запуск программы осуществляется с запуска файла , но для удобства пользователя обращение рекомендуется осуществлять через ярлык базы данных, расположенный на рабочем столе.

Для входа в базу данных необходимо ввести пароль.

Окно ввода пароля:

Пароль для входа в базу данных - 2006.

Если пользователь ввел неверный пароль, то выводится сообщение о неверности пароля, после чего приложение закрывается, если же пароль верен - запускается форма работы с базой данных.



Работа с программой начинается с ввода данных в исходные таблицы. Чтобы открыть таблицу для добавления данных, нужно нажать кнопку "Ввод данных".

В появишемся окне выбрать таблицу для заполнения "Общие сведения" - ввод данных об учащихся: № п/п, ФИО, пол, домашний адрес, телефон, дата рождения, наличие целевого направления и другое; или "Сведения по группам" - ввод сведений о группах, то есть ее название, шифр, специальность и курс обучения. Выбрав таблицу нажать кнопку ОК. Откроется таблица, в которую вносятся данные. После ввода данных их необходимо сохранить, нажав на панели инструментов кнопку Сохранить

Ввод дополнительных данных в таблицу "Общие сведения" можно осуществить, нажав кнопку "Форма на заполнение". После ввода номера группы, на которую осуществляется добавление данных, открывается форма для ввода. Использование данной формы для ввода данных, ускорит заполнения ячеек таблицы, которые предназначены для хранения информации о распределении учащихся.

После того как основные данные внесены, становится возможным формирование документации и ее печать.

ПОМНИТЕ: Формирование документации, возможно лишь на те группы, которые внесены в базу данных.

o для получения бланка, содержащего список группы нужно нажать кнопка "Список группы". В появившемся окне ввести номер требуемой группы и нажать кнопку ОК. Откроется сформированный бланк, который можно распечатать, нажав кнопку Печать на панели инструментов или выбрав пункт меню Файл Печать;

o для получения бланка документа "Экзаменационная ведомость" нужно нажать кнопку "Экзаменационная ведомость". Бланк формируется аналогично бланку "Список группы";

o нажатие кнопки "Обновление данных" выводит форму "Обновление", в разделе Сводная семестровая ведомость выбрать необходимую ведомость на семестр;

o нажатие кнопки "Сводная семестровая ведомость" формирует бланк документа "Сводная экзаменационная ведомость" со списком учащихся группы, введенной в параметре;

o данный документ формируется на листе А3 формата, поэтому его печать возможна лишь на принтере, позволяющем печатать А3 формат.

o кнопка "Ведомость выпускников" позволяет сформировать документы "Ведомость целевиков", "Ведомость договорников" - после нажатия на кнопку, выдается форма "Выбор группы".

В данной форме необходимо выбрать группы, по которым нужно получить ведомость (обычно выбираются группы одной специальности и курса обучения). Выбор группы осуществляется нажатием флажка напротив требуемой группы. Когда группы выбраны и нажата кнопка ОК, выдается форма "Вид ведомости".



Затем в зависимости от выбора, сделанного пользователем, откроется один из сформированных отчетов: "Ведомость на целевиков" или "Ведомость на договорников"

Печать данных отчет выполняется сходно с печатью других документов.

После ввода данных можно производить их обновление или редактирование. Для редактирования данных необходимо нажать кнопку "Обновление данных" на форме работы с базой данных. После нажатия кнопки появляется форма "Обновление".

Редактирование и внесение данных осуществляется в пяти формах, которые обозначены как пять кнопок. Кнопки называются: 3 семестр, 4 семестр, 5 семестр, 6 семестр, 7 семестр, при нажатии которых появляется форма для редактирования или внесения данных.

Диаграммы показывают успеваемость группы в трех вариантах: средний балл - показывает средний балл группы в целом за семестры; средний балл-предмет - показывает средний балл группы в целом за семестры по профильному предмету (языки программирования высокого уровня); средний балл-фамилия - показывает средний балл учащегося в целом за семестры по его фамилии.



При поиске по фамилии необходимо после фамилии поставить знак * для более точного поиска.

Сводная семестровая ведомость также представлена пятью семестрами, которая показывает бланк со списком группы и оценками за семестр.

Удаление группы и удаление учащегося производит удаление тех или иных учащихся, которые закончили учебное заведение или выбыли по каким-либо другим причинам.

Сообщения

В базе данных сообщения пользователю внесены непосредственно в формы. Так, прочитав сведения в форме, пользователь будет знать, как следует производить ту или иную операцию.

Программа снабжена рядом подсказок. При наведении курсором на кнопку появляется подсказка. Например, при наведении курсора на кнопку Обновление данных будет выведена следующая подсказка:

Сообщения также выдаются при входе в базу данных:

– неверный ввод пароля при входе в базу данных:

- при повторном вводе пароля появляется окно:

3. Охрана труда

При работе на персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ) с использованием видеодисплейных терминалов (ВДТ) необходимо соблюдать СанПиН 9 - 131 РБ 2000 "Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, электронно-вычислительным машинам и организации работы" [9, с. 129].

Негативное влияние ПЭВМ на здоровье пользователей выражается в повышенном зрительном напряжении, психологической нагрузке, длительном неизменном положении тела в процессе работы, а также воздействии некоторых физических факторов (электромагнитных излучений, статического электричества, ультрафиолетового и рентгеновского излучения).

Важнейшее значение в возникновении зрительного перенапряжения имеет качество более двадцати визуальных параметров изображения на дисплее. Поэтому выполнение требований, установленных действующими стандартами к ним, имеет первостепенное значение в профилактике ухудшения зрения пользователей ПЭВМ.

Визуальные и эргономические параметры ВДТ являются параметрами безопасности, их предельные значения приведены в таблице 3.1

Таблица 3.1 - Визуальные эргономические параметры ВДТ

Наименование параметров	Пределы значений параметров
	минимум, не менее	максимум, не более
Яркость знака (яркость фона), кд/м 2 (измеряется в темноте)	35	120
Внешняя освещенность экрана, лк	100	250
Угловой размер экрана, угл. мин	16	60

При работе с ВДТ значения визуальных параметров должны быть в пределах оптимального диапазона. Для профессиональных пользователей разрешается кратковременная работа при допустимых значениях параметров. Рекомендуется применение приэкранных фильтров, специальных экранов и других средств защиты.

Конструкция клавиатуры должна соответствовать требованиям СанПиН 9--131 РБ 2000.

Требования к помещениям. Помещения должны иметь естественное и искусственное освещение (КЕО не ниже 1,5%).

В компьютерных классах всех типов учебных заведений освещенность на поверхности стола в зоне размещения документов должна быть 400 лк (при люминесцентном освещении), а на экране ВДТ - 200 лк. Не допускается применение светильников без рассеивателей и экранирующих решеток.

Не допускается располагать рабочие места с ВДТ, ЭВМ и ПЭВМ в подвалах, а во всех видах учебных заведений - в подвальных и цокольных помещениях. Эксплуатация ПЭВМ, ЭВМ без естественного освещения может осуществляться только по согласованию с органами Госсаннадзора.

Площадь на одно рабочее место с ВДТ, ЭВМ и ПЭВМ для взрослых пользователей не менее 6,0 м 2, а объем не менее 20 м 2; в учебных заведениях не менее 6,0 и 18 м 2 соответственно. В порядке исключения в действующих компьютерных классах допускается площадь не менее 4,5 м 2 при обязательном соблюдении оптимального микроклимата помещений. В классах рекомендуется предусмотреть устройство встроенных шкафов для сумок и портфелей.

Рабочие места с ВДТ, ЭВМ не должны граничить с помещениями, где уровни шума превышают нормируемые значения (с механическими цехами, мастерскими, спортивными залами).

Учебные кабинеты (классы) с вычислительной техникой (ВТ) должны иметь смежное помещение - лаборантскую площадью не менее 18 м 2 с двумя выходами на лестничную площадку или в комнату отдыха.

Помещения с ПЭВМ должны оборудоваться системами отопления, кондиционирования воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией. Поверхность пола должна быть ровной, нескользкой, удобной для влажной уборки и обладать антистатическими свойствами. Для внутренней отделки следует использовать диффузионно-отражающие материалы. Во всех типах учебных заведений и в дошкольных учреждениях запрещено применять для внутреннего интерьера полимерные материалы (древесно-стружечные плиты, слоистый пластик, синтетические ковровые покрытия).

В производственных помещениях, в которых работа на ВДТ и ПЭВМ является основной, должны обеспечиваться оптимальные параметры микроклимата (СанПиН 9--80 РБ 98 "Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений"). В таблице 3.2 приведены соотношения температуры, относительной влажности и скорости движения воздуха.

Таблица 3.2 - Оптимальные параметры микроклимата

Температура воздуха, °С	19	20	21
Относительная влажность, %	62	58	55
Скорость движения воздуха, не более, м/с	0,1	0,1	0,1

При работе ВДТ уровни напряженности, плотности потока энергии электромагнитных полей (ЭМП), напряженности электростатического поля не должны превышать допустимых значений, приведенных в таблице 3.3.

Таблица 3.3 - Допустимые значения параметров электромагнитных излучений

Наименование параметра	Допустимые значения
Напряженность ЭМП (электрическая составляющая Е): диапазон частот 5 Гц - 2 кГц диапазон частот 2--400 кГц	25,0 В/м 2,5 В/м
Плотность магнитного потока: диапазон частот 5 Гц - 2 кГц диапазон частот 2 - 400 кГц	250 нТл 25,0 нТл
Напряженность электростатического поля	15,0 кВ/м

Допустимые уровни напряженности и плотности потока энергии ЭМП, излучаемых системным блоком, клавиатурой, манипулятором "мышь", не должны превышать значений, приведенных в таблице 3.4.

Таблица 3.4 - Допустимые уровни напряженности и плотности потока энергии электромагнитного поля дополнительных систем и изделий

Диапазон частот	0,3-300 кГц	0,3-3,0 МГц	3,0-30,0 МГц	30,0-300 МГц	0,3-300 ГГц
Допустимые уровни	25В/м	15 В/м	10 В/м	3 В/м	10 мкВт/см 2

Допустимые уровни напряженности электрического поля тока промышленной частоты 50 Гц, создаваемые монитором, системным блоком, клавиатурой, изделием в целом, не должны превышать 0,5 кВ/м.

Допустимые уровни напряженности электростатического поля, создаваемые монитором, системным блоком, клавиатурой, манипулятором "мышь", не должны превышать 15,0 кВ/м.

Интенсивность ультрафиолетового излучения от экрана видеомонитора не должна превышать в диапазоне 0,28-0,315 мкм 0,1 * 10~3 Вт/м²; в диапазоне 0,15-0,4 мкм - 0,1 Вт/м². Излучение в диапазоне 0,2-0,28 мкм не допускается.

Уровень мощности экспозиционной дозы рентгеновского излучения не должен превышать на расстоянии 0,5 м от экрана и частей корпуса ВДТ 7,74-10~12 А/кг, что соответствует мощности эквивалентной дозы, равной 100 мкР/ч (0,03 мкР/с).

Компьютеры с жидкокристаллическим экраном не имеют источников мощного электромагнитного излучения и не наводят статического электричества. Однако при использовании блока питания возникает некоторое превышение уровня на частоте 50 Гц, поэтому рекомендуется работать больше с использованием аккумулятора.

Эффективным средством защиты от излучений ПЭВМ с электронно-лучевой трубкой является применение дополнительного металлического внутреннего корпуса, замыкающегося на встроенный закрытый экран. Такая конструкция позволяет уменьшить электрическое и электростатическое поля на расстоянии 7-8 см от корпуса до фоновых значений.

Во всех случаях для снижения уровня облучения монитор рекомендуется располагать на расстоянии не ближе 50 см от пользователя.

При работе на ПЭВМ и ВДТ установлено время регламентированных перерывов в зависимости от категории работ и уровня нагрузки (таблица 3.5).

Таблица 3.5 - Время регламентированных перерывов

Категория работы с ПК	Уровень нагрузки за день при видах работ с ПК	Суммарное время регламентированных перерывов
	группа А, знаков	группа Б, знаков	группа В, часов	при 8-часовом рабочем дне, минут
I	до 20000	до 15000	до 2,0	30
II	до 40000	до 30000	до 4,0	50
III	до 60000	до 40000	до 6,0	70

Заключение

Созданный программный продукт может быть использован в учреждении образования для ведения базы данных на учащихся с возможностью добавления, удаления, корректировки записей, получении информации с базы данных по запросам, формирование и печать документации для выпускников учащихся, семестровой успеваемости учащихся.

Созданное приложение для работы с базой данных обладает очень простым интуитивно понятным интерфейсом, и работать с ней сможет даже неподготовленный пользователь.

Программа разработана для работы под операционной системой Windows ХР, что делает ее интерфейс удобным, наглядным и саму программу - очень простой в использовании.

Данный программный продукт можно рассматривать как часть автоматизированной системы учета и мониторинга учащихся по успеваемости.

Программа "Мониторинг" является закрытой. Она может быть не значительно модифицирована, расширена: дополнена таблицами, содержащими более информацию о группах данного ротока, запросами на различные условия поиска, формами, а так же отчетами, которые будут формировать не только бланки документов, но и "готовые" документы, которые будет достаточно заверить, поставив подпись и печать.

Программа может быть применена во всех учебных заведениях, как универсальная база учащихся, лишь с разными исходными списками учащихся.

Литература

1. Андердал Б. Windows'98: Самоучитель. - СПб., 1998.

2. Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель Microsoft Access 2002. - СПб, 2002.

3. Глас Р., Нуазо Р. Сопровождение программного обеспечения. Пер. с английского - М.: Мир, 1983.

4. Койпыш С.К. Информационные технологии: практикум: учеб. пособие - Мн.: Выш. шк., 2005.

5. Орлов С.А. Технология разработки программного обеспечения. 2-е издание - СПБ: Питер, 2004.

6. Прикладная информатика. Учеб. пособие. / Под ред. А.Н. Морозевича. - Мн.: Выш. шк., 2003.

7. Прикладная информатика. Практикум. / Под ред. С.В. Сочнева. - Мн., 2002.

8. Роббинс Отладка приложений: Пер с англ. - СПб.: БХВ.- Петербург, 2001.

9. Сокол Т.С. Охрана труда: учеб. пособие - Мн.: Дизайн ПРО, 2005.

10. Шафрин Ю. Информационные технологии: В 2 ч. - М.: Лаборатория Базовых знаний, 2001.

11. ГОСТ 2.104-68 ЕСКД. Основные надписи.

12. ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.

13. ГОСТ 2.301-68 ЕСКД. Форматы.

14. ГОСТ 7.1-84 Библиографическое описание документа.

15. ГОСТ 19.101-77 ЕСПД. Виды программ и программных документов.

16. ГОСТ 19.103-77 ЕСПД. Обозначение программных документов.

17. ГОСТ 19.105-78 ЕСПД. Общие требования к программным документам.

...