Размещено на http://www.allbest.ru/

19

Содержание

• 1. Теоритическая часть
• 1.1 Автоматизация процесса объекта экономики. Локальные сети
• 2. Практическая часть
• 2.1 Работа в Microsoft Access
• 2.1.1 Создание базы данных, организация связей между таблицами
• 2.1.2 Организация запросов
• 2.1.3 Создание форм
• 2.1.4 Создание отчета
• 2.2 Работа в Microsoft Excel
• 2.2.1 Задание
• 2.2.2 Решение
• Список используемой литературы

1. Теоритическая часть

1.1 Автоматизация процесса объекта экономики. Локальные сети

Эффективность автоматизации деятельности предприятия, наравне с правильным проектированием и созданием системы, зависит от способа ее внедрения в организационную структуру компании. Обусловлено это психологическими факторами - обычно наблюдается сопротивление сотрудников созданию и использованию системы. Кроме того, внедрение системы может длиться от 6 месяцев до 2-3 лет. За такой период могут произойти изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на работу предприятия. Поэтому ожидания руководства по поводу результатов работы системы могут не оправдаться (так как они уже успеют измениться).

Существует несколько подходов к внедрению информационной системы в работу предприятия. Для рассмотрения двух из них будет использоваться пример организации, имеющей три уровня иерархии: уровень исполнителей и два уровня управления (рис. 1).

Рис. 1

Традиционный подход

Данный подход к внедрению информационных систем для автоматизации деятельности компании организован по принципу «сверху вниз». Недостатки данного подхода известны: одним из самых существенных недостатков является то, что внедряемая в организации традиционная ("жесткая") система автоматизации позволяет получать результаты от работы системы в первую очередь исполнителям нижнего уровня (рис. 4).

Рис. 4. Первый этап горизонтальной автоматизации:автоматизация уровня исполнителей

Только после завершения автоматизации всех бизнес операций на исполнительском уровне, менеджеры среднего уровня смогут начать получать полезные для них результаты работы системы (рис. 5).

Для того, чтобы высшее руководство организации смогло получать из системы полную информацию (рис. 6), должно пройти много времени - несколько месяцев или даже лет.

Рис. 5. Второй этап горизонтальной автоматизации: автоматизация уровня исполнителей и среднего звена управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

19

Рис. 6. Завершение автоматизации всех иерархических уровней организации

Как уже было сказано, часто к моменту окончания внедрения системы, потребности организации успевают измениться, что вызывает неудовлетворенность руководства организации полученными за долгое время и за большие деньги результатами. Систему приходится или дорабатывать под новые задачи организации или менять на более соответствующую текущим потребностям организации систему. Если при выборе новой системы снова используется традиционный подход, то нет гарантии, что новая система окажется лучше старой.

Инновационный подход

Второй подход к автоматизации деятельности предприятия основан на использовании адаптируемых инновационных систем - систем, “способных саморегулироваться в соответствии с изменениями внешних условий.”

Эта особенность таких систем делает возможной “автономную” последовательную автоматизацию отдельных участков деятельности организации с постепенным "выращиванием" единой системы, охватывающей всю организацию.

Очевидно, что при автоматизации не всей организации, а небольшого участка, значительно снижается нагрузка на персонал и минимизируются неизбежные организационные и психологические проблемы внедрения. Система наращивается в соответствии с потребностями организации.

При этом важным качеством такой системы является то, что система обладает возможностью выращивания "сверху вниз", когда в первую очередь автоматизируется не деятельность исполнителей, а уровень подготовки и структурированного представления информации для руководства организации (рис. 7).

Использование адаптируемой системы предоставляет заказчику свободу выбора - автоматизировать деятельность своего предприятия традиционным образом снизу-вверх или отказаться от традиционного подхода к автоматизации и, сочетая организационные мероприятия и возможности системы автоматизации, начать получать первые реальные результаты от работы системы в первую очередь на верхнем уровне управления через 6-8 недель после начала работ (рис. 8).

Рис. 7. Первый этап: автоматизация верхних уровней управления

Рис. 8. Второй этап: создание единого информационного пространства

Установленная на первом этапе система позволяет осуществлять расширение возможностей пользователей. Это облегчает не только внедрение и адаптацию существующей системы к потребностям пользователей, но и обеспечивает возможность развития функций системы в перспективе при изменении и развитии потребностей предприятия.

При внедрении информационной системы не следует забывать об обучении работников предприятия использованию данной системы. На это может уйти много средств и времени, особенно если речь идет о государственном или бывшем государственном предприятии, где большую часть работников составляют люди старшего поколения, не знакомые с компьютерами вообще. Поэтому при определении бюджета и временных рамок проекта по внедрению информационной системы, нужно уделить внимание проблеме подготовки персонала к работе с системой.

Локальная сеть

Локальная вычислительная сеть-- компьютерная сеть, покрывающая обычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис, фирму, институт). Также существуют локальные сети, узлы которых разнесены географически на расстояния более 12 500 км (космические станции и орбитальные центры). Несмотря на такие расстояния, подобные сети всё равно относят к локальным.

Построение сети

Существует множество способов классификации сетей. Основным критерием классификации принято считать способ администрирования. То есть в зависимости от того, как организована сеть и как она управляется, её можно отнести к локальной, распределённой, городской или глобальной сети. Управляет сетью или её сегментом сетевой администратор. В случае сложных сетей их права и обязанности строго распределены, ведётся документация и журналирование действий команды администраторов.

Компьютеры могут соединяться между собой, используя различные среды доступа: медные проводники (витая пара), оптические проводники (оптические кабели) и через радиоканал (беспроводные технологии). Проводные связи устанавливаются через Ethernet, беспроводные -- через Wi-Fi, Bluetooth, GPRS и прочие средства. Отдельная локальная вычислительная сеть может иметь шлюзы с другими локальными сетями, а также быть частью глобальной вычислительной сети (например, Интернет) или иметь подключение к ней.

Чаще всего локальные сети построены на технологиях Ethernet или Wi-Fi. Следует отметить, что ранее использовались протоколы Frame Relay, Token ring, которые на сегодняшний день встречаются всё реже, их можно увидеть лишь в специализированных лабораториях, учебных заведениях и службах. Для построения простой локальной сети используются маршрутизаторы, коммутаторы, точки беспроводного доступа, беспроводные маршрутизаторы, модемы и сетевые адаптеры. Реже используются преобразователи (конвертеры) среды, усилители сигнала (повторители разного рода) и специальные антенны.

Маршрутизация в локальных сетях используется примитивная, если она вообще необходима. Чаще всего это статическая либо динамическая маршрутизация (основанная на протоколе RIP).

Иногда в локальной сети организуются рабочие группы -- формальное объединение нескольких компьютеров в группу с единым названием.

Сетевой администратор -- человек, ответственный за работу локальной сети или её части. В его обязанности входит обеспечение и контроль физической связи, настройка активного оборудования, настройка общего доступа и предопределённого круга программ, обеспечивающих стабильную работу сети.

2. Практическая часть

2.1 Работа в Microsoft Access

Microsoft Access - программа Microsoft Office, которая позволяет создавать и работать с базами данных.

Задачи:

1. Спроектировать базу данных.

2. Создать базу данных и занести в нее данные согласно заданию.

3. Создать несколько запросов к спроектированной базе данных.

4. Создать формы и отчеты к базе данных.

Для того чтобы создать базу данных, необходимо воспользоваться программой Microsoft Access.

2.1.1 Создание базы данных, организация связей между таблицами

В программе Microsoft Access создаем новую базу данных. Для этого воспользуемся меню Файл - Создать - Новую базу данных.

Так как в задании описаны точные названия полей, которые необходимы для его выполнения, создадим таблицу в режиме конструктора с самого начала, поскольку этот способ дает наибольшую свободу управления параметрами таблицы и ее полями в процессе настройки.

Поля таблиц можно добавлять или изменять в режиме таблицы, однако лучше всего делать это в режиме конструктора. Здесь можно без проблем добавлять и переименовывать поля, добавлять описательный текст, задавать тип данных поля и его свойства.

Назовем таблицу - Основные данные.

Для того чтобы показать связи между таблицами, необходимо создать еще одну таблицу. Назовем ее - Дополнительные данные. Создаем данную таблицу аналогично первой.

Готовая таблица.

После создания таблиц, можно определить, как одна таблица будет связана с другой. Определение отношений позволит вам быстро соотносить данные одной таблицы с данными другой.

Соотнесем таблицу с основными данными с дополнительными данными. Чтобы задать и просмотреть связи, используем команду Схема данных в меню Сервис.

2.1.2 Организация запросов

Запросы позволяют получать из базы данных только необходимые данные, давая возможность успешно решать задачи и получать ответы на вопросы.

С помощью запросов можно отбирать, объединять, многократно использовать и анализировать данные. Запросы можно использовать для получения данных из нескольких таблиц или в качестве источника для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Будем создавать запросы в режиме конструктора, что обеспечивает пользователю полную свободу действий при создании запроса. Вначале нужно перетащить требуемое поле в бланк запроса, а затем ввести условие отбора необходимых данных.

1 Запрос. Вывести данные о сотрудниках, оклад которых составляет больше 14000 рублей.

Работа в режиме конструктора начинается с выбора таблиц или существующих запросов, содержащих поля, которые требуется использовать в запросе.

Затем нужно выбрать и перетащить нужное поле в бланк. Поля можно брать из одной или нескольких таблиц.

Добавив поля, можно задать условия отбора и другие параметры, например, нужно ли сортировать результаты.

После этого можно посмотреть результат.

2 Запрос. Показать сотрудников занимающих должность методиста.

2.1.3 Создание форм

Форму можно рассматривать в качестве окна, через которое пользователи могут просматривать содержимое вашей базы данных и получить доступ к содержащейся в ней информации. Формы должны соответствовать своему назначению. Это означает, что в их внешнем виде и организации элементов управления должны учитываться особенности ситуации, в которой пользователи будут вводить и просматривать с их помощью данные. Эффективная форма ускоряет использование информации, содержащейся в базе данных, поскольку пользователям не нужно будет выполнять поиск необходимых им сведений. Визуальная привлекательность формы делает работу с ней более приятной и эффективной.

При создании формы необходимо всегда иметь в виду следующие два момента. Использование форм будет оправданным, если с ее помощью обеспечивается ясность представления данных и возможность их контроля.

Для создания формы будем использовать мастера форм, так кА это наиболее эффективно, если пользователь хочет последовательно пройти по всем шагам создания формы. Мастер форм задает пользователю вопросы, ответы на которые определяют вид создаваемой им формы.

Мастеру нужно сообщить следующие сведения:

- из какой таблицы или запроса берутся данные, используемые в форме;

- какие поля будут использоваться в форме;

- какой макет формы требуется применить;

- какой визуальный стиль требуется применить.

2.1.4 Создание отчета

В отчетах предоставляется несколько способов упорядочения, разбиения по категориям и обобщения данных. Отчеты помогают представить данные наиболее эффективно и в них предоставляются формы отображения данных, которые могут быть новыми для вас.

Основное достоинство отчетов -- возможность объединения и упорядочения данных с целью получения более наглядного представления. Отчеты позволяют получить представление об общей картине с одного взгляда.

Мастер отчетов выводит вопросы и формирует отчет на основе ответов пользователя.

Этот метод лучше всего подходит для ситуаций, когда пользователь желает выполнить пошагово процедуру создания отчета.

Мастер отчетов выводит вопрос о том, на каких таблицах или запросах будет основан отчет и какие поля из этих источников данных должны использоваться. Также выводится вопрос о том, следует ли группировать данные и как выполнять сортировку и обобщение данных.

После вопросов о данных мастер отчетов выводит вопросы о внешнем виде отчета: макете, ориентации и выборе одного из шести визуальных представлений. В заключение выводится вопрос о названии отчета и затем на основе полученных ответов генерируется отчет.

2.2 Работа в Microsoft Excel

Требуется минимизировать затраты на перевозку от предприятий-производителей на торговые склады, изменяя объёмы перевозок между каждым заводом и складом, в соответствии с потребностями складов. При этом необходимо учесть возможности поставок каждого из производителей при максимальном удовлетворении запросов потребителей.

Товары поставляются с трёх заводов на пять региональных складов.

Заводы находятся в Белоруссии, на Урале и на Украине с производственными возможностями: 310, 260, 280 соответственно, и пять региональных складов: в Казане, Риге, Воронеже, Курске, и в Москве с потребностями: 180+№, 80+№, 200+№, 160+№, 220+№ соответственно (№- номер варианта соответствующий порядковому номеру обучаемого в журнале).

Затраты на перевозку заданы таблицей:

Готовая таблица для решения выглядит следующим образом.

Параметры задачи:

Результат - ячейка В20

Изменяемые данные С8:G10

Ограничения -

В8:В10<=В16:В18

С12:G12>=С14:G14

С8:G10>=0

Задаем параметры решения

Результат после применения надстройки «Поиск решения»

Список используемой литературы

1.Семёнов М.И. Информационные системы и технологии в экономике М.: Финансы и Статистика, 2003

2.Фёдорова Г.В. Информационные технологии бухгалтерского учёта, анализа и аудита. М.:Омега-л, 2004

3.Романов А.Н. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: ЮНИТИ, 1999

4.Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы и технологии в экономике. М.: ЮНИТИ, 2003

5.Симонович С.В. Информатика для юристов и экономистов. М.:Питер, 2003

6.Дик В.В. Информационные системы в экономике, М.: Финансы и Статистика, 1996

7.Калигин Н.А. Принципы организационного управления, М.: Финансы и Статистика, 2003

8.Мелник М.В. Анализ и оценка систем управления на предприятиях, М.: Финансы и Статистика, 1990

Размещено на Allbest.ru