Место экономических информационных систем в процессах управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

экономический информационный управление

В теоретической части курсовой работы будет рассмотрен вопрос «Какое место занимает экономическая информационная система в процессах управления?», и даны понятия «экономической информационной системы» и «системы управления».

В настоящее время информатика является одной из важнейших отраслей фундаментального научного знания. Она способствует формированию системно-информационного подхода к анализу окружающего мира. Информатика изучает свойства информации, методы и средства её получения, преобразования, передачи и хранения.

Информационные системы существовали с момента появления общества, поскольку на любой стадии развития общество требует для своего управления систематизированной, предварительно подготовленной информации. Особенно это касается производственных процессов - процессов, связанных с производством материальных и нематериальных благ, которые развиваются более динамично благодаря информационным системам. По мере развития производственных процессов усложняется и управление ими, что, в свою очередь, стимулирует совершенствование и развитие информационных систем. Для того чтобы разобраться, что же такое экономическая информационная система, необходимо определить её место в системе управления экономическим объектом, т.е. объектом, связанным с производством материальных и нематериальных благ.

В практической части будет решена задача по расчету процентного отношения бракованных изделий к общему количеству выпущенных изделий, подведены итоги за месяц. Будет представлена консолидированная таблица, содержащая сводные данные о выпуске бракованных изделий за квартал, и в графическом виде. Также будет сформулирована и заполнена форма сводной ведомости по учёту некачественной продукции.

Понятие «экономической информационной системы» и «системы управления»

Потребность в управлении экономическим объектом возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого коллектива, объединённых для достижения общих целей. Такими целями могут быть: обеспечение устойчивости функционирования, или выживания объекта управления в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т.д. Цели сначала носят обобщённый характер, а затем в процессе уточнения они формализуются управленческим аппаратом в виде целевых функций.

В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например предприятия, и субъекта управления - управленческого аппарата.

Рис. 1. Структура системы управления

Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требований к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчётной информации о выполнении принятых решений, направляемых в обратном направлении.

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчётная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на неё внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика).

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

В основе всякого управления лежит обмен и обработка информации, поэтому любая система управления содержит информационную систему. Следует отметить, что информационные системы появились с момента появления систем управления, которые, в свою очередь, появились с тех пор, как у человечества появились руководители и подчинённые.

Возрастание объёмов информации в системе управления, усложнение её обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная информационная система стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственная функция которого - обеспечивать процесс управления достоверной информацией на основе применения средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили своё направление. Часть традиционной информационной системы стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении всё большей автоматизации обработки информации.

С учётом сферы применения выделяются:

- технические информационные системы;

- экономические информационные системы;

- информационные системы в гуманитарных областях и др.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологий и защите информации» информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы (процесс сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации). Как видим, информационные системы могут содержать компьютерные средства обработки информации, а могут и не содержать. Например, во времена Конфуция в Древнем Китае управление осуществлялось без компьютеров, однако информационная система функционировала весьма эффективно.

Информационная система - это автоматизированная система для хранения большого объёма информации, быстрого поиска требуемой информации и вывода её в удобном для человека виде. Под экономической информационной системой (ЭИС) понимается система хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей.

Место экономической информационной системы в процессах управления

Экономическая информационная система - это отраслевой вид информационной системы. С помощью экономической информационной системы, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления экономическим объектом, поскольку на предприятиях циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, обработка которых в их полном объёме с помощью компьютеров невозможна. Причин здесь несколько:

· Сложность структуризации информации и формализации процессов её переработки;

· Недостаточное количество вычислительных устройств;

· Отсутствие экономической целесообразности и др.

В информационной системе от объекта управления направляется только та часть информации, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата в информационную систему передаётся лишь часть директивной информации, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. По отношению к общему объёму информации доля информации, обрабатываемой в информационной системе, для различных уровней управления колеблется от 10 до 20%. В процессе управления принимаются решения трёх категорий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трёхуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле над их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень.

На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчёты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами, отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

Процедурную базу информационной системы составляют автоматизированные информационные технологии. Автоматизированная информационная технология - это совокупность технических и программных средств, предназначенная для реализации процессов обработки данных. Таким образом, автоматизированные информационные технологии как бы базовая часть информационной системы относительно её функции преобразования данных. Однако она не может полностью подменить собой структуру и функции информационной системы. В автоматизированных информационных технологиях отсутствуют некоторые структурные компоненты информационной системы, без которых функционирование системы невозможно, например технологический персонал, комплект инструктивной документации, ресурсы и др. Вместе с тем, основные направления развития информационной системы, например расширение функций, реорганизация структуры, улучшение функциональных и экономических показателей, в значительной мере обусловливается уровнем применяемой технологии.

Информационные системы обеспечивают решение экономических задач и тем самым включаются в предметную область экономики.

Предметная область экономики в контексте информационной системы - это совокупность сведений о структуре, процессах и свойствах экономических объектов и информационной системе, способах взаимосвязи и процессах взаимодействия между ними. Предметная область в значительной мере определяет специфику решения задач построения и функционирования информационной системы. Обобщённое понимание предметной области можно представить как совокупность объектов, процессов, их количественных и качественных характеристик, а также связей между ними, объединённых общей идеей, определённым смыслом или понятием более высокого уровня. Эта область может быть описана в виде некоторой совокупности сведений о её структуре, основных характеристиках, процессах, протекающих в ней, а также способов решения задач. Значительная роль в предметной области принадлежит отношениям между объектами. Именно они определяют смысловую сторону, окончательно формируют конкретную предметную область путём выделения её из других областей или случайного скопления фактов. Упорядоченная и систематизированная совокупность знаний образует модель предметной области.

Общая характеристика задачи

Наименование задачи:

Предприятие ООО «Красный Октябрь» осуществляет деятельность, связанную с выпуском различных видов деталей для промышленного оборудования. Для анализа качества выпускаемой продукции ежемесячно проводится учёт бракованной продукции. Данные учёта бракованных деталей приведены на рис.1.

Условия задачи:

1. Построить таблицы по приведённым ниже данным.

2. Выполнить расчёт процентного отношения бракованных изделий к общему количеству выпущенных изделий, подвести итоги за месяц.

3. Результаты вычислений представить в виде консолидированной таблицы, содержащей сводные данные о выпуске бракованных изделий за квартал (рис.2), и в графическом виде.

4. Сформулировать и заполнить форму сводной ведомости по учёту некачественной продукции (рис.2).

Таблица. Ведомость учёта изготовленных деталей за январь 2006 г.

Таблица. Ведомость учёта изготовленных деталей за февраль 2006 г.

Таблица. Ведомость учёта изготовленных деталей за март 2006 г.

Рис. Сводные данные о выпуске бракованной продукции за квартал

1. Описание алгоритма решения задачи.

1. Запустить табличный процессор MS Excel.

2. Создать книгу с именем «Вариант 3».

3. Лист 1 переименовать в лист с названием «Ведомости учета».

4. На листе «Ведомости учета» создать таблицу с исходными данными

Рис.

5. В ячейку D3 вносим формулу для подсчета процента брака =ОКРУГЛ(C3/B3*100;2).

6. Скопируем формулу из D3 в D4: D6 с помощью маркера автозаполнения.

7. В ячейку B7 вводим формулу для подсчета количества выпускаемых деталей всеми 4мя станками вместе: =СУММ(B3:B6)

8. В ячейку С7 вводим формулу для подсчета бракованных деталей, выпускаемых деталей всеми 4мя станками вместе: =СУММ(C3:C6).

9. В ячейку D7 вводим формулу для подсчета процента бракованных деталей: = ОКРУГЛ(C7/B7*100;2).

10. Аналогично заполняем ведомости учета изготовленных деталей за февраль и за март 2006 г.

Рис.

11. Перейдем на Лист2 и переименуем его в «Сводную таблицу учета»

12. На этом листе создаем таблицу по образцу (рис. 3.2 в методичке).

13. В ячейку B3 записываем формулу для подсчета количества деталей выпущенных 1м заводом за квартал: =СУММ('Ведомости учета'!B3;'Ведомости учета'!B12;'Ведомости учета'!B21).

14. С помощью Маркера автозаполнения скопируем данную формулу в ячейки B4,B5,B6 для подсчета количества выпущенных деталей остальными заводами.

15. Запишем в ячейку C3 формулу для подсчета количества бракованных деталей за квартал для 1гог завода: =СУММ('Ведомости учета'!C3;'Ведомости учета'!C12;'Ведомости учета'!C21)

16. С помощью Маркера автозаполнения скопируем данную формулу в ячейки C4,C5,C6 для подсчета количества бракованных деталей остальными заводами.

17. В ячейку D3 внесем формулу для подсчета процентов: =ОКРУГЛ(C3/B3*100;2)

18. С помощью Маркера автозаполнения скопируем данную формулу в ячейки D4,D5,D6 для подсчета процентов по другим заводам.

19. Подсчитаем данные в строке ИТОГО аналогично действиям на Листе 1.

20 получаем таблицу:

Рис.

21 На основе этих данных строим три диаграммы: (с помощью Мастера диаграмм)

Рис.

Рис.

Рис.

22. Перейдем на Лист 3.

23. Переименуем Лист 3 в Форму сводной ведомости.

24. Заполняем ячейки листа так чтобы при просмотре документа на листе был документ аналогичный рисунку 3.2 из методички.

25. Копируем шапку таблицы с листа 2.

26. в ячейки C14:E18 вносим соответствующие формулы:

Рис.

Рис.

Рис.

Рис.

Заключение

В ходе курсовой работы была изучена тема «Место информатики в процессах управления». Информатика является постоянно расширяющейся и быстро развивающейся областью практической деятельности, связанной с использованием информационных технологий. Несомненным прорывом в области информатики является появление на рынке персональных компьютеров.

Управление информатикой - это информационный процесс, предполагающий выполнение функций по сбору, передаче, хранению, обработке и анализу информации для выработки соответствующих управленческих решений. Информационные системы в экономике - это совокупность методов и средств информационного, технического, программно-математического и организационно-правового характера, предназначенная для информационного обеспечения решения экономических задач. Таким образом, целью экономической информатики является обеспечение хозяйственных субъектов, а также государственных и муниципальных служб и организаций эффективными информационными технологиями. В курсовой работе я показала, что экономическая информационная система занимает важное место в системе управления экономическим объектом. Благодаря информационным системам производственные процессы, жизненно важные для развития общества, совершенствуются наиболее динамично. В практической части курсовой работы была решена задача по расчету процентного отношения бракованных изделий к общему количеству выпущенных изделий, подведены итоги за месяц. Представлена консолидированная таблица, содержащая сводные данные о выпуске бракованных изделий за квартал, и в графическом виде. Также сформулирована и заполнена форма сводной ведомости по учёту некачественной продукции.

Список использованной литературы

1.Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях, защите информации» AP-149 от 27 июля 2006 г.

2.Информатика для экономистов: Учебник / Под общ. Ред. В.М. Матюшка. - ИНФРА-М, 2006.

3.Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем.. М.: ИНФРА-М, 2005.

4.Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике. - М.: Вузовский учебник, 2008.

5.Информационные технологии управления: Учебное пособие для вузов/ Под ред. Г.А.Титоренко. - М.: ЭКОМ, 2002.

Размещено на Allbest.ru