Современные информационные технологии и их влияние на организационные процессы в государственных организациях

Размещено на http://www.allbest.ru/

Современные информационные технологии и их влияние на организационные процессы в государственных организациях

информационный пространство коммуникационный среда

Введение

Информационные и коммуникационные технологии, обеспечивающие накопление и использование знаний, проникли во все сферы деятельности и уже стали движущей силой мирового экономического и технологического развития. Они существенно меняют не только способ производства товаров и услуг, но и организацию и формы проведения досуга, реализации человеком своих гражданских прав, методы и формы воспитания и образования. На современном этапе развития мировой экономики информация становится важнейшим фактором экономического роста, а информационная сфера приобретает особое значение для жизни общества, определяя его политическое, социально-экономическое и культурное развитие.

Эти факты указывают на то, что мировое сообщество вступило в новую фазу - информационную. Виртуальная экономика, усложнение и интеллектуализация информационных продуктов (услуг), актуализация информации для управления, рост значения Интернета, формирование новой образовательной среды и т. п. - основные атрибуты информационного общества.

К проблемам информационного общества как ступени в развитии современной цивилизации научная общественность обратилась в конце 1970-- начале 1980-х гг. Этому также способствовали следующие обстоятельства:

увеличение роли информации и знаний в жизни общества;

возрастание в валовом внутреннем продукте доли информационных коммуникаций, продуктов и услуг;

рост потребностей населения в информационных продуктах и услугах;

формирование глобального информационного пространства, обеспечивающего эффективное информационное взаимодействие людей, их доступ к мировым информационным ресурсам.

Всеобъемлющий характер информационно-коммуникационных технологий, скорость их распространения способствовали принятию в первой половине 1990-х гг. правительствами развитых стран мира национальных программ развития информационного общества. Возможности информационного общества развитые страны рассматривают как ключ к процветанию в XXI веке.

Свою готовность перейти к информационному обществу зафиксировала Россия, подписав 22 июля 2000 г. Окинавскую хартию глобального информационного общества (о. Окинава, Япония), а также став активным участником Всемирного саммита ООН по информационному обществу (Женева, 2003 г.). Таким образом, целью данной работы является определение роли информационных технологий в управленческой деятельности государственных организаций. Задачи работы: * изучить информационное обеспечение процесса управления; * рассмотреть влияние компьютеризации на внутриорганизационные коммуникации; * рассмотреть перспективы внедрения информационных технологий в сферу государственного управления; Объектом данной работы рассмотрим информационные технологий в современном обществе.

Предмет исследования - электронное правительство, как концепция государственного управления в информационном обществе.

1. Роль информации в управленческой деятельности

1.1 Информационное общество и единое информационное пространство

В любом государстве принципиально важно создать условия беспрепятственного движения по всей территории не только товаров и людей, но и информации. Есть все основания утверждать, что создание информационного общества (единого информационного пространства) является таким же необходимым условием, как и сохранение целостности.

Информационное пространство - совокупность информационных ресурсов, информационных систем и коммуникационной среды.

Единое информационное пространство представляет собой совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих не основе единых принципов и по общим правилам, обеспечивающим информационное взаимодействие организаций и граждан, а так же удовлетворение их информационных потребностей.

Иными словами, единое информационное пространство складывается из следующих главных компонентов: * информационных ресурсов, содержащих данные, сведения и знания, зафиксированные на соответствующих носителях информации; * организационных структур, обеспечивающих функционирование и развитие единого информационного пространства, в частности, сбор, обработку, хранение, распространение, поиск и передачу информации; * средств массового взаимодействия граждан и организаций, в том числе программно-технических средств и организационно-нормативных документов, обеспечивающих доступ к информационным ресурсам на основе соответствующих информационных технологий.

Информационная технология - совокупность методов, способов, приемов и средств обработки документированной информации, включая прикладные программные средства, и регламентированного порядка их применения, реализующих информационный процесс в соответствии с заданными требованиями.

Информационное общество - концепция постиндустриального общества; новая историческая фаза развития цивилизации, в которой главными продуктами производства являются информация и знания. Отличительные черты информационного общества:

увеличение роли информации и знаний в жизни общества;

возрастание доли информационных коммуникаций, продуктов и услуг в валовом внутреннем продукте;

создание глобального информационного пространства, обеспечивающего эффективное информационное взаимодействие людей, их доступ к мировым информационным ресурсам, удовлетворение их потребностей в информационных продуктах и услугах.

Традиционно с момента возникновения в конце 60-х - начале 70-х годов «информационное общество» рассматривалась как футурологическая концепция, описывающая будущее общество, наделявшая его во многом утопическими чертами - постепенным исчезновением рутинного труда и заменой его творческим, ведущей ролью знания, гуманизацией государства.

Исходя из тенденций опережающего развития сектора экономики, связанного с производством, распространением и передачей информации, делались выводы об изменении структуры экономического производства, из сокращения издержек электронных коммуникаций прогнозировалось развитие новых форм занятости и политической активности, изменения в сфере средств массовой информации и досуга.

С массовым распространением технологий электронной почты и Internet прогнозы, носящие несколько отвлеченный характер, перешли в плоскость практического применения.

Идея справедливого, гуманного и свободного «информационного общества», естественно, дала название многочисленным правительственным программам информатизации и развития социально-экономических приложений Internet-технологий. 1.2. Информационное обеспечение процесса управления

Во всех сферах жизни управление играет огромную роль. Любая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Под организацией могут пониматься различные общественные образования: промышленные предприятия, коммерческие фирмы, государственные учреждения и т.д. Но информационное обеспечение их деятельности осуществляется по одним и тем же принципам.

Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние.

Как субъектом, так и объектом управления может быть человек, группы людей, подразделение предприятия, предприятие в целом, а также различные информационные системы. Различие между субъектом и объектом заключается в том, что субъект является источником управляющего действия, а объект подчинен этому действию.

Любой процесс управления связан с информационным обменом, который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур: * сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта; * анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с желаемым; * выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние; * передача управляющего воздействия объекту.

Процесс управления подразумевает наличие обратной связи, т.е. информационного потока, направленного от объекта к субъекту. Обратная связь позволяет установить, насколько эффективно оказанное на объект управляющее воздействие.

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т.е. информационном обеспечении.

Информационное обеспечение управленческой деятельности - это осуществление действий по предоставлению своевременной. Достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

определение и отбор источников информации;

правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

исключение дублирования информации;

представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

многократное использование полученной информации;

постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

2. Информационные технологии в государственном управлении

2.1 Особенности ИТ в деятельности органов местного самоуправления

Переход на массовую компьютеризацию задач, решаемых в муниципальном управлении, обусловлен:

-высокой динамичностью изменения обстановки в новых экономических условиях;

-необходимостью учета значительного числа факторов и ограничений при решении вопросов обеспечения жизнедеятельности города;

-необходимостью обработки больших объемов информации в процессе изучения и оценки обстановки, подготовки и принятия управленческих решений.

Информатизация управленческой деятельности в городах реализуется, как правило, в соответствии с разработанными концепциями создания автоматизированных информационных систем, в которых определяются цели и основные положения построения конкретной системы, ее организация, приоритетность и этапность выполнения работ. С учетом современных достижений в области информатизации управления ведутся разработка и внедрение в административно-хозяйственные структуры вычислительной техники, средств связи и новых информационных технологий.

Особое внимание уделяется обеспечению информационной и интеллектуальной поддержки управленческой деятельности административных органов (начиная от мэрии до низовых звеньев управления) и оказанию информационных услуг предприятиям, организациям и населению города.

Этому способствует тщательное изучение организационных структур и основных этапов процесса управления, включающих планирование деятельности, контроль за складывающимися ситуациями, формирование по результатам их анализа управляющих воздействий. Управленческие функции реализуются специалистами и руководителями структурных подразделений постоянно, протекают в жестком временном ритме оперативного реагирования на меняющуюся обстановку, а потому требуют информационного сопровождения и выработки сценариев поведения специалистов на каждом звене городской сетевой информационной среды.

В связи с этим, от государственного служащего ожидают эффективного использования новых ИТ в своей профессиональной деятельности, адаптируемости к быстро изменяющимся ИТ, способности к саморазвитию, умения находить эффективные решения управленческих задач с помощью ИТ, креативности и инновационности при их использовании.

Одним из важнейших факторов повышения эффективности и качества муниципальной службы является информационно-методическая поддержка деятельности органов местного самоуправления на основе:

-обеспечения доступа к нормативной, правовой, научной, методической и справочной информации по вопросам государственного управления и местного самоуправления;

-персонифицированного доступа к служебной, а также к учебной и образовательной информации;

-интеграции управленческих ресурсов органов государственной власти различных уровней;

-обеспечения согласованной коллективной работы сотрудников органов местного самоуправления.

2.2 Федеральная целевая программа «Электронная Россия»

В России важным шагом на пути к повышению конкурентоспособности экономики, расширению возможностей ее интеграции в мировую систему хозяйства, увеличению эффективности государственного управления и местного самоуправления в Российской Федерации может стать федеральная целевая программа "Электронная Россия" (утверждена постановлением Правительства РФ от 28 января 2002 г. №65).

Программа предполагает реформу нормативного регулирования рынка информационных технологий, внедрение новых технологий в государственных органах и частном секторе, создание образовательных программ, призванных повысить уровень компьютерной грамотности россиян, и построение масштабной инфраструктуры коммуникаций. В результате реализации программы будут подключены к Интернету все российские вузы и больше половины школ, созданы электронные библиотеки, внедрены системы телемедицины и т.д.

Раздел 3 Федеральной Целевой Программы «Электронная Россия» - «Система программных мероприятий» - содержит перечень мероприятий по девяти основным направлениям использования информационных технологий в органах государственной власти и местного самоуправления.

Одним из направлений является «Совершенствование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления на основе использования информационных технологий», главные мероприятия которого ориентированы на «повышение эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления путем обеспечения совместимости стандартов хранения информации и документооборота; подключения к компьютерным сетям органов государственной власти и местного самоуправления, бюджетных учреждений; реализации отраслевых программ информатизации; создания межведомственных и местных информационных систем и баз данных» (пункт 3.3 Программы). Для достижения данной задачи необходимо: * развитие систем внутриведомственного электронного документооборота, локальных информационных сетей, разработка стандартов делопроизводства и документооборота; * развитие систем межведомственного электронного документооборота, обеспечивающих сокращение сроков обработки документов; * повышение качества принимаемых управленческих решений путем распространения и использования опыта, накопленного в социально-экономической сфере, развития систем консультирования и повышения квалификации.

Реализация работ по совершенствованию деятельности органов государственной власти и местного самоуправления должна сопровождаться комплексом организационных мероприятий, обеспечивающих координацию деятельности органов власти в сфере информатизации, разработку и внедрение стандартных решений, а также эффективное использование выделяемых на эти цели бюджетных средств. 2.3. Перспективы внедрения информационных технологий в сферу государственного управления.

Реализация такой задачи Федеральной целевой программы «Электронная Россия», как «Модернизация органов власти, государственного и муниципального управления посредством внедрения информационных технологий», предполагает создание систем электронного документооборота, упрощающих решение многих задач - это и сокращение сроков обработки различных документов, и расширение внутриведомственного и межведомственного взаимодействия, и повышение качества принимаемых управленческих решений. Однако применение электронных документов сегодня порождает многочисленные вопросы, от решения которых будет зависеть эффективность электронных коммуникаций в государственном секторе в будущем.

До последнего времени сама жизнь вынуждала министерства и ведомства ускоренно реализовывать собственные программы внедрения информационных технологий. В Министерстве финансов, Министерстве по налогам и сборам, Таможенном комитете, Госкомстате и многих других ведомствах без информационных технологий, без полноценных баз данных работать очень трудно: сотрудники тонут в море информации. Сейчас Интернет-ресурсы есть практически у всех министерств и ведомств, однако до коммерческих веб-узлов им еще далеко, в основном по количеству и эффективности различных сервисов. При этом практически все государственные структуры пока испытывают проблемы со своими «представительствами» в Интернете. Труднее всего, как обычно, найти финансирование и подходящие кадры. Как правило, все делается на чистом энтузиазме или в карьерных целях, но таких энтузиастов - единицы в каждом ведомстве, в то время как для полноценного обслуживания министерского или ведомственного веб-узла требуются 20-30 человек.

При этом даже наиболее «продвинутые» в области использования информационных технологий ведомства стараются решать только свои собственные задачи сбора и обработки информации: о налогоплательщиках, объемах поставок и др. А все, что связано с раскрытием информации для населения и бизнеса, с организацией онлайнового взаимодействия правительственных учреждений с гражданами и компаниями, отходит на второй план. Между тем, с точки зрения бизнеса или граждан, именно возможность взаимодействия с правительством через информационные технологии является приоритетной.

Еще одной важной частью управления взаимодействием правительства с бизнесом и гражданами должна быть защита информации. Предполагается, например, что налогоплательщики будут передавать в электронной форме персональные данные о своих доходах. И если государство не сможет внятно объяснить, каким образом, на технологическом, процедурном и нормативном уровне, оно гарантирует полную защиту подобных данных от несанкционированного доступа, то сама идея «электронного правительства» в России будет дискредитирована.

Решая проблемы защиты информации, большинство государственных организаций сталкивается с острым дефицитом специалистов в этой области. Особенно остро этот вопрос стоит в малых субъектах федерации, где отсутствуют научно-промышленные центры. Поскольку повышение квалификации специалиста в Москве или других крупных городах России стоит немалых денег, встает вопрос о целесообразности формирования государственной системы повышения квалификации и переподготовки специалистов по информационной безопасности для бюджетных организаций.

Кроме того, большое значение имеет уровень информационной подготовки государственных служащих. Представляется необходимым уже сейчас приступить к перестройке системы переподготовки и повышения квалификации государственных служащих, которая бы работала с некоторым опережением.

Первый опыт внедрения информационных технологий в систему образования в середине 1980-х годов говорит о необходимости 100-процентной переподготовки региональных чиновников в области использования информационных технологий. Эффективное внедрение современных информационных технологий в органах власти и управления, создание единого информационного пространства как для отдельного региона, так и для всей страны в целом не может не предполагать единого стандарта программного обеспечения, надежной защиты информации, решения правовых, организационных и многих других вопросов. Совершенно очевидно, что для этого необходим централизованный подход, который может быть реализован только в рамках Федеральной целевой программы «Электронная Россия». Так, уже в 2002 году были начаты пилотные проекты по переходу к электронному документообороту в администрации президента, представителей президента в округах и других властных структурах. В целом, к 2010 году доля электронного документооборота должна будет составить 65%. 2.4. Электронное правительство и приоритеты пользователей.

Электронное правительство должно выдерживать баланс между интересами граждан и бизнеса, а также между государственными и общественными интересами.

Проблемы бизнеса связаны с налогообложением, конкуренцией, аутентификацией, защитой собственности, уровнем правительственных услуг. Для граждан наиболее важными являются свободный доступ к информации, сохранение персональных данных, ответственность и выполнение обязательств. В странах Европейского Союза законодательство традиционно было ориентировано на граждан, однако законы делались более благоприятными для бизнеса, особенно в таких областях, как мобильная связь, электронная коммерция и телекоммуникации. В США, наоборот, имеет место обратное явление, когда растет интерес к безопасности персональных данных.

Концепция формирования электронного правительства должна исходить из нескольких основополагающих принципов, которые отражали бы все эти приоритеты, а также приоритеты общественного, политического и социально-экономического развития общества в целом. В число этих принципов большинство исследователей включают следующие.

Повышение осведомленности граждан о деятельности правительственных структур различных уровней. Этот аспект охватывает технологии, обслуживающие предоставление информации о деятельности систем и структур правительства, администрации, выборных представителей, депутатов и т.д. Фактически это информация о деятельности и структуре самого органа власти или правительства, а не об услугах, ими предоставляемых. Информация такого рода может публиковаться, например, на различных правительственных и парламентских веб-сайтах, а механизмы ее доставки могут включать как электронные средства (Интернет, телевидение, телефон, радио), так и неэлектронные (газеты, объявления и т.д.).

Обеспечение доступности информации и ее доставка до конечных пользователей. Здесь основой является доступность информации, ее доставка и распределение с помощью услуг, предоставляемых администрациями правительств или иных органов власти на различных уровнях. Примерами являются веб-сайты департаментов, правительственные директории, муниципальные веб-сайты, информация о системах общественного обслуживания и др. эта информация может быть доступна по требованию («pull»-технологии) либо в принудительном порядке, например при оповещениях, предоставляется без запросов, в режиме «push». Механизмы доставки этой информации могут быть теми же, что и в предыдущем случае.

Поддержка и усиление обратной связи между властями и обществом. Каналы обратной связи могут предоставляться как в индивидуальном порядке, например для отдельных представителей, так и для администраций департаментов и ведомств. Они могут быть общими (например, отправка по электронной почте вопросов по поводу отдельных локальных или персональных дел), либо предметно-ориентированные, когда граждан приглашают высказаться по общественно-значимым проблемам. Электронные каналы включают электронную почту и телефон, традиционные каналы могут быть ориентированы на традиционную почтовую службу.

Обеспечение участия граждан в деятельности правительства и администрации. Эта группа проблем лежит между поддержкой обратной связи и приглашением к непосредственному участию в процессе разработки политики и правительственной деятельности. Обычно это имеет место на локальном уровне в различных муниципалитетах, например, когда группы граждан извещают местные советы о своей позиции по вопросам автомобильных парковок или по проблемам развития своего района. Ясно, что эти вопросы имеют мало общего с проблемами, решаемыми на уровне национальных правительств. Прямое участие отдельных граждан в решении политических вопросов является пока редким явлением и, как показывает имеющийся опыт, далеко не всегда однозначно приветствуется политиками и государственными чиновниками. Традиционным средством сообщения информации являются митинги или дискуссии. Электронным эквивалентом являются группы онлайновых дискуссий.

Непосредственная поддержка демократических процессов. Это аспект, во-первых, может быть связан с онлайновым высказыванием мнения по специфическим и, как правило, неполитическим вопросам (например, варианты нового флага). Во-вторых, он может включать онлайновую поддержку электоральных процессов, таких как регистрация избирателей, контроль списков голосования и различные формы онлайнового голосования.

Заключение

Сегодня при глобальной информатизации общества не остаются в стороне и органы государственной власти.

Говоря об информационной модели государственного управления, следует понимать, что, прежде всего, речь идет об информатизации всех управленческих процессов в органах государственной власти всех уровней, об информатизации межведомственных взаимоотношений, о создании компьютерных систем, способных поддерживать все функции взаимодействия этих органов с населением и предпринимательскими структурами.

Информационное общество формирует граждан нового типа. Упрощая взаимодействие с государственными органами и доступ к информации для населения, внедрение программных комплексов для государственного управления, способствуют большей открытости и прозрачности. Облегчается также доступ к разнообразным сведениям -- законопроектам, материалам заседаний и документам по бюджету.

Ключевая задача реализации концепции информационной модели государственного управления -- создание централизованного национального портала, через который граждане, бизнес и государственные служащие смогут оперативно взаимодействовать как с самим государством, так и между собой посредством использования традиционной телекоммуникационной инфраструктуры с соответствующей информационной безопаностью.

Таким порталом является на сегодняшний день проект «Электронное Правительство».

Информационное общество формирует граждан нового типа. Упрощая взаимодействие с государственными органами и доступ к информации для населения, внедрение программных комплексов для государственного управления, способствуют большей открытости и прозрачности. Облегчается также доступ к разнообразным сведениям -- законопроектам, материалам заседаний и документам по бюджету.

Электронное правительство -- способ предоставления информации и оказания уже сформировавшегося набора государственных услуг гражданам, бизнесу, другим ветвям государственной власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально возможно используются информационные технологии.

Не менее перспективным направлением в области оптимизации системы государственного управления является использование беспроводных технологий связи и мобильных коммуникаций.

Таким образом, информационная система государственного управления подразумевает реализацию гораздо более последовательного, простого и индивидуализированного подхода в предоставлении услуг и информации для населения.

Основная функция любого государственного учреждения - принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.

Задачи современного общества можно решить, только применяя современные средства.

Библиографический список

1. Атаманчук Г.В. Государственное управление (организационно-функциональные вопросы): Учебное пособие. М.: Экономика, 2000.

2. Государственное управление. Основы теории и организации: Междисциплинарный учебник для ВУЗов и госслужащих, проходящих подготовку, переподготовку и повышение квалификации / Под ред. В.А. Козбаненко. М.: Статут, 2000.

4. Афанасьев В.Т. Социальная информация. М, 1994.

5. Лаптенок А. Искусство информации. Выборы: работа с общественностью. Общественное мнение и власть: механизмы взаимодействия. Киев, 1999.

6. Петров В.П. Объект управления -- население. М., 1995.

7.Постановление от 28 января 2002 г. №65 О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)»

Размещено на Allbest.ru