Возможности MS Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Раньше люди считали на счетах, затем на калькуляторах, а затем, на постоянно совершенствующихся ЭВМ. Существенно ускоряет и облегчает работу компьютер. Для многих финансовых организаций персональные компьютеры являются стандартным оборудованием рабочих мест. Интегрированные офисные пакеты общего назначения непременно останутся неотъемлемой частью программного обеспечения, так как большинство руководителей экономических служб банков, страховых компаний, налоговых служб и других подобных организаций не намерены самостоятельно разрабатывать программы для персонального компьютера, а предполагают пользоваться готовыми программными средствами.

Я в своей работе буду рассматривать одну из основных офисных программ MS Excel. В этой программе можно и считать как на калькуляторе и создавать достаточно серьезные программы и базы данных. Я рассмотрю лишь часть возможностей Excel и встроенные функции. С помощью них очень удобно заполнять различные таблицы. В настоящее время возможности программы Microsoft Excel развиваются и значительно отличаются от предшествующих. Каждая последующая версия дополняется новыми возможностями, вызванными необходимостью улучшить, сделать более понятным, наглядным интерфейс программы, исправить обнаруженные недочеты, а также требованиями времени, связанными с возникновением новых технологий.

В теоретической части работы я опишу наиболее часто используемые функции, а в практической покажу, как их можно использовать в работе.
Пожалуй, в наше время, практически во всех сферах деятельности используют компьютер и, конечно же, офисные программы, такие как Excel. Если владеть хотя бы начальными навыками в этой программе, можно значительно ускорить многие рабочие процессы и долгие, сложные расчеты.

Введение

MS Excel 2000 представляет собой программу управления электронными таблицами общего назначения, позволяющую выполнять вычисления над данными и анализировать их. С помощью Excel можно решать широкий круг задач - от подготовки простейших счетов и составления различного рода ведомостей до ведения бухгалтерского учета в небольших фирмах.

Excel имеет развитье средства отображения данных и результатов их обработки в виде диаграмм, которые являются графическим представлением информационных категорий, разработанным для превращения строк и столбцов данных в наглядные изображения.

1. Общее представление о функциях Microsоft Excel

Функция Excel - это заранее определенная формула, которая работает с одним или несколькими значениями и возвращает результат.

MS Excel содержит 250 встроенных функций. Простейший способ получения полной информации о любой из них заключается в использовании меню Мастера функций.

Для удобства функции в Excel разбиты по категориям (математические, финансовые, статистические и т.д.). Обращение к каждой функции состоит из двух частей: имени функции и аргументов в круглых скобках. Аргументы функции могут быть следующих типов:

- числовые константы, например, функция ПРОИЗВЕД (2; 3) вычисляет произведение чисел 2 и 3;

- ссылки на ячейки и блоки ячеек (функция ПРОИЗВЕД (А1; С1:СЗ) вычисляет произведение содержимого ячеек А1, С1, С2 и С3, т.е. А1*С1*С2*СЗ;

- текстовые константы (заключенные в кавычки);

- логические значения;

- массивы;

- имена ссылок, например, если ячейке А10 присвоить имя СУММА (последовательность команд Вставка, Имя, Определить…), а блоку ячеек В10:Е10 - имя ИТОГИ, то допустима следующая запись: =СУММ (СУММА; ИТОГИ);

- смешанные аргументы, например, =СРЗНАЧ (Группа; АЗ; 5*3).

Формулы, содержащие функции, можно вводить непосредственно в ячейку, в строку формул или создавать с помощью Мастера функций. Для вызова Мастера функций необходимо выбрать команду Функция в меню Вставка или нажать кнопку Мастер функций (значок fx). B открывшемся диалоговом окне нужно выбрать категорию и имя функции, затем в поля с соответствующими подсказками вводятся аргументы. После нажатия кнопки Закончить готовая функция появится в строке формул. MS EXCEL предоставляет широкие возможности для анализа статистических данных. Для решения простых задач можно использовать встроенные функции. Вот некоторые из них:

1. Автосумма: т. к. функция суммы используется наиболее часто, то на панель инструментов вынесена кнопка Автосумма.

2. Вычисление среднего арифметического последовательности чисел: =СРЗНАЧ(числа).

3. Нахождение максимального (минимального) значения: =МАКС(числа), =МИН(числа).

4. Вычисление медианы (числа являющегося серединой множества): =МОДА(числа).

Числовые значения. Аргументы функции могут быть числовыми.

Текстовые значения. В качестве аргумента функции могут использоваться текстовые значения. Текстовый аргумент может быть строкой символов, заключенной в двойные кавычки, или ссылкой на ячейку, которая содержит текст.

Логические значения. Аргументы ряда функций могут принимать только логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Логическое выражение возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ в ячейку или формулу, содержащую это выражение.

Именованные ссылки. В качестве аргумента функции можно указать имя диапазона. Например, если диапазону ячеек А1:А5 присвоено имя «Дебет» (Вставка-Имя-Присвоить), то для вычисления суммы чисел в ячейках с А1 по А5 можно использовать формулу =СУММ(Дебет).

В одной функции можно использовать аргументы различных типов. Например: =СРЗНАЧ (Дебет; С5; 2*8).

2. Встроенные функции Microsоft Excel

Функции - заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Эти функции позволяют выполнять как простые, так и сложные вычисления. Например, функция ОКРУГЛ округляет число в ячейке.

Структура функции. Структура функции начинается со знака равенства (=), за ним следует имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных запятыми, закрывающая скобка.

Имя функции. Для появления списка доступных функций щелкните ячейку и нажмите клавиши SHIFT+F3.

Аргументы. Существуют различные типы аргументов: число, текст, логическое значение (ИСТИНА и ЛОЖЬ), массивы, значение ошибки (например #Н/Д), или ссылки на ячейку. В качестве аргументов используются константы, формулы, или функции. В каждом конкретном случае необходимо использовать соответствующий тип аргумента.

Всплывающая подсказка аргумента. Всплывающая подсказка с синтаксисом и аргументами появляется после ввода функции. Например, всплывающая подсказка появится после ввода =ОКРУГЛ. Всплывающие подсказки появляются только для встроенных функций.

Ввод формул. Диалоговое окно Мастер функций облегчает ввод функций при создании формул, содержащих функции. При вводе функции в формулу диалоговое окно Мастер функций отображает имя функции, все ее аргументы, описание функции и каждого аргумента, текущий результат функции и всей формулы.

Подробное описание каждой из встроенных функций Excel

2.1 Математические функции Excel

Здесь я рассмотрела наиболее часто используемые математические функции Excel. Более подробную информацию о них можно получить в справочной системе Excel.

Функция СУММ (SUM) суммирует множество чисел. Эта функция имеет следующий синтаксис: =СУММ(числа). Аргумент числа может включать до 30 элементов, каждый из которых может быть числом, формулой, диапазоном или ссылкой на ячейку, содержащую или возвращающую числовое значение. Функция СУММ игнорирует аргументы, которые ссылаются на пустые ячейки, текстовые или логические значения. Аргументы не обязательно должны образовывать непрерывные диапазоны ячеек. Например, чтобы получить сумму чисел в ячейках А2, В10 и в ячейках от С5 до К12, введите каждую ссылку как отдельный аргумент: =СУММ (А2; В10; С5:К12).

Функции ЧЁТН и НЕЧЁТ. Для выполнения операций округления можно использовать функции ЧЁТН (EVEN) и НЕЧЁТ (ODD). Функция ЧЁТН округляет число вверх до ближайшего четного целого числа. Функция НЕЧЁТ округляет число вверх до ближайшего нечетного целого числа. Отрицательные числа округляются не вверх, а вниз. Функции имеют следующий синтаксис: =ЧЁТН(число), =НЕЧЁТ(число).

Функции ОКРВНИЗ, ОКРВВЕРХ. Функции ОКРВНИЗ (FLOOR) и ОКРВВЕРХ (CEILING) тоже можно использовать для выполнения операций округления. Функция ОКРВНИЗ округляет число вниз до ближайшего кратного для заданного множителя, а функция ОКРВВЕРХ округляет число вверх до ближайшего кратного для заданного множителя. Эти функции имеют следующий синтаксис: =ОКРВНИЗ (число; множитель), =ОКРВВЕРХ (число; множитель). Значения число и множитель должны быть числовыми и иметь один и тот же знак. Если они имеют различные знаки, то будет выдана ошибка. Функции ЦЕЛОЕ и ОТБР.

Функция ЦЕЛОЕ (INT) округляет число вниз до ближайшего целого и имеет следующий синтаксис: =ЦЕЛОЕ(число). Аргумент - число - это число, для которого надо найти следующее наименьшее целое число. Функция ОТБР (TRUNC) отбрасывает все цифры справа от десятичной запятой независимо от знака числа. Необязательный аргумент количество цифр задает позицию, после которой производится усечение. Функция имеет следующий синтаксис: =ОТБР (число; количество_цифр). Функции ОКРУГЛ, ЦЕЛОЕ и ОТБР удаляют ненужные десятичные знаки, но работают они различно. Функция ОКРУГЛ округляет вверх или вниз до заданного числа десятичных знаков. Функция ЦЕЛОЕ округляет вниз до ближайшего целого числа, а функция ОТБР отбрасывает десятичные разряды без округления. Основное различие между функциями ЦЕЛОЕ и ОТБР проявляется в обращении с отрицательными значениями. Функции СЛЧИС и СЛУЧМЕЖДУ. Функция СЛЧИС (RAND) генерирует случайные числа, равномерно распределенные между 0 и 1, и имеет следующий синтаксис: СЛЧИС().

2.2 Текстовые функции Excel

Текстовые функции преобразуют числовые текстовые значения в числа и числовые значения в строки символов (текстовые строки), а также позволяют выполнять над строками символов различные операции. Функция ТЕКСТ Преобразует значение в текст в заданном числовом формате. Синтаксис: ТЕКСТ (значение; формат). Значение-либо числовое значение, либо формула, вычисление которой дает числовое значение, либо ссылка на ячейку, содержащую числовое значение. Формат - числовой формат в текстовой форме из списка Числовые форматы с вкладки Число диалогового окна Формат ячеек. Формат не может содержать звездочку (*). Форматирование ячейки с помощью вкладки Число (команда Ячейки меню Формат) меняет только формат, но не значение. Использование функции ТЕКСТ преобразует значение в форматированный текст, и результат больше не участвует в вычислениях как число.

Функция РУБЛЬ (DOLLAR) преобразует число в текстовый формат и добавляет к нему обозначение денежной единицы. Имя этой функции (и добавляемое обозначение) зависит от языковых параметров. Эта функция преобразует число в текст, используя денежный формат с округлением до заданного числа десятичных знаков. Используется следующий формат: # ##0,00 р.; - # ##0,00 р. Синтаксис: РУБЛЬ (число; число знаков). Число - это либо число, либо ссылка на ячейку, содержащую число, либо формула, вычисление которой дает число. Число знаков - это число цифр справа от десятичной запятой. Если число знаков отрицательно, то число округляется слева от десятичной запятой. Если число знаков опущено, то оно полагается равным. Наибольшее различие между форматированием ячейки, содержащей число, с помощью команды Ячейка в меню Формат и форматированием числа непосредственно с помощью функции РУБЛЬ состоит в том, что функция РУБЛЬ преобразует свой результат в текст. Число, которое форматируется с помощью команды Ячейка, по-прежнему остается числом. Однако, можно продолжать использовать числа, отформатированные функцией РУБЛЬ, в формулах, потому что Microsoft Excel преобразует числа, введенные как текст, в числовые значения в процессе вычислений.

2.3 Логические функции Excel

Функция ЕСЛИ используется при проверке условий для значений и формул. Синтаксис:

ЕСЛИ (лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь)

Лог выражение - это любое значение или выражение, принимающее значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, A10=100 - это логическое выражение; если значение в ячейке A10 равно 100, то выражение принимает значение ИСТИНА. В противном случае - ЛОЖЬ. Этот аргумент может быть использован в любом операторе сравнения.

Значение если истина - это значение, которое возвращается, если лог выражение равно ИСТИНА. Например, если этот аргумент - строка «В пределах бюджета» и лог выражение равно ИСТИНА, тогда функция ЕСЛИ отобразит текст «В пределах бюджета». Если лог выражение равно ИСТИНА, а значение_если_истина пусто, то возвращается значение 0. Чтобы отобразить слово ИСТИНА, необходимо использовать логическое значение ИСТИНА для этого аргумента. Значение_если_истина может быть формулой.

Значение_если_ложь - это значение, которое возвращается, если лог_выражение равно ЛОЖЬ. Например, если этот аргумент - строка «Превышение бюджета» и лог_выражение равно ЛОЖЬ, то функция ЕСЛИ отобразит текст «Превышение бюджета». Если лог_выражение равно ЛОЖЬ, а значение_если_ложь опущено (то есть после значение_если_истина нет точки с запятой), то возвращается логическое значение ЛОЖЬ. Если лог_выражение равно ЛОЖЬ, а значение_если_ложь пусто (то есть после значение_если_истина стоит точка с запятой с последующей закрывающей скобкой), то возвращается значение 0. Значение_если_ложь может быть формулой.

Функция И возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ. Синтаксис: И (логическое_значение1; логическое_значение2;…)

Логическое_значение1, логическое_значение2,… - это от 1 до 30 проверяемых условий, которые могут иметь значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.

Аргументы должны быть логическими значениями (такими, как ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивами или ссылками, содержащими логические значения.

Если аргумент, который является ссылкой или массивом, содержит текст или пустые ячейки, то такие значения игнорируются.

Если указанный интервал не содержит логических значений, то И возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!.

Функция НЕ меняет на противоположное логическое значение своего аргумента. Функция НЕ используется в тех случаях, когда необходимо быть уверенным в том, что значение не равно некоторой конкретной величине. Синтаксис: НЕ (логическое_значение)

Логическое_значение - величина или выражение, которые могут принимать два значения: ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Если логическое_значение имеет значение ЛОЖЬ, то функция НЕ возвращает значение ИСТИНА; если логическое_значение имеет значение ИСТИНА, то функция НЕ возвращает значение ЛОЖЬ.

3. Практическая часть

Агентство по грузоперевозкам «Летучий голландец» предоставляет услуги по перевозке грузов по различным маршрутам. Данные о маршрутах, выполненных в течение недели, по каждому водителю приведены на рис. 3. Справочные данные о технических характеристиках автомобилей и протяженности маршрутов приведены на рис. 1 и 2.

3.2 Описание алгоритма решения задачи

1. Запустить табличный процессор MS Excel.

2. Создать книгу с именем «Летучий голландец».

3. Лист 1 переименовать в лист с названием Технические характеристики.

4. На рабочем листе Технические характеристики MS Excel создать таблицу технических характеристик автомобилей.

5. Заполнить таблицу исходными данными (рис. 1).

Рис. 1. Расположение таблицы «Технические характеристики автомобилей» на рабочем листе Технические характеристики MS Excel

6. Лист 2 переименовать в лист с названием Протяженность.

7. На рабочем листе Протяженность MS Excel создать таблицу, в которой будет содержаться номер рейса и его протяженность.

8. Заполнить таблицу с номером рейса и его протяженностью (рис. 2).

Рис. 2. Расположение таблицы «Протяженность рейса» на рабочем листе Протяженность MS Excel

функция excel таблица логический

9. Лист 3 переименовать в лист с названием Выполненные работы.

10. Заполнить таблицу «Сведения о выполненных маршрутах» исходными данными (рис. 3).

11. Заполнить графу Протяженность рейса, км таблицы «Сведения о выполненных работах» на рабочем листе Выполненные работы следующим образом:

Занести в ячейку G4 формулу:

=ПРОСМОТР (E4; протяженность!$D$8:$D$11; протяженность!$E$8:$E$11)

Размножить введенную в ячейку G4 формулу для остальных ячеек (с G4 по G10) данной графы.

Рис. 3. Расположение таблицы «Сведения о выполненных маршрутах» на рабочем листе Выполненные работы MS Excel

12. Заполнить графу Расход топлива на 100 км, л таблицы «Сведения о выполненных работах» на рабочем листе Выполненные работы следующим образом:

Занести в ячейку H4 формулу:

=ПРОСМОТР (D4;'технические характеристики'!$C$9:$C$11; 'технические характеристики'!$D$9:$D$11)

Размножить введенную в ячейку H4 формулу для остальных ячеек (с H4 по H10) данной графы.

13. Заполнить графу Израсходовано топлива таблицы «Сведения о выполненных работах» на рабочем листе Выполненные работы следующим образом:

Занести в ячейку I4 формулу: =$F4*$G4*$H4/100

Размножить введенную в ячейку I4 формулу для остальных ячеек (с I4 по I10) данной графы.

14. Заполнить графу Грузоподъемность, т таблицы «Сведения о выполненных работах» на рабочем листе Выполненные работы следующим образом:

Занести в ячейку J4 формулу:

=ПРОСМОТР (D4;'технические характеристики'!$C$9:$C$11; 'технические характеристики'!$E$9:$E$11)

Размножить введенную в ячейку J4 формулу для остальных ячеек (с J4 по J10) данной графы.

15. Заполнить графу Вес перевезенного груза, т таблицы «Сведения о выполненных работах» на рабочем листе Выполненные работы следующим образом:

Занести в ячейку К4 формулу:

=$F4*$J4

Размножить введенную в ячейку К4 формулу для остальных ячеек (с К4 по К10) данной графы.

Рис. 4. Заполненная таблица «Сведения о выполненных маршрутах» на рабочем листе Выполненные работы MS Excel

16. Лист 4 переименовать в лист с названием Ведомость MS Excel.

17. На рабочем листе Ведомость MS Excel создать таблицу «Ведомость расхода горючего».

18. Заполнить таблицу «Ведомость расхода горючего» исходными данными (рис. 5)

Рис. 5. Расположение таблицы «Ведомость расхода горючего» на рабочем листе Ведомость MS Excel

19. Заполнить графу № рейса таблицы «Ведомость расхода горючего» на рабочем листе Ведомость следующим образом:

Занести в ячейку В13 формулу:

='выполненные работы'! Е4

Размножить введенную в ячейку В13 формулу для остальных ячеек (с В13 по В19) данной графы.

20. Заполнить графу Выполнено рейсов, шт. таблицы «Ведомость расхода горючего» на рабочем листе Ведомость следующим образом:

Занести в ячейку С13 формулу:

='выполненные работы'! F4

Размножить введенную в ячейку С13 формулу для остальных ячеек (с С13 по С19) данной графы.

21. Заполнить графу Израсходовано топлива таблицы «Ведомость расхода горючего» на рабочем листе Ведомость следующим образом:

Занести в ячейку D13 формулу:

='выполненные работы'! I4

Размножить введенную в ячейку D13 формулу для остальных ячеек (с D13 по D19) данной графы.

22. Заполнить графу Итого таблицы «Ведомость расхода горючего» на рабочем листе Ведомость следующим образом:

Занести в ячейку С20 формулу:

=СУММ (C13:C19)

в ячейку D20 формулу:

=СУММ (D13:D19)

23. Лист 5 переименовать в лист с названием График.

24. На рабочем листе График создать сводную таблицу

25. Результаты вычислений представить графически

Заключение

В данной работе я рассмотрела наиболее часто используемые функции программы MS Excel, применила их на практике. Я считаю, что функции в Excel - один из важнейших компонентов программы, подавляющее множество расчетов в программе выполняется с помощью функций. Человек, живущий в XXI веке должен владеть навыками работы с Excel для получения более быстрых и продуктивных результатов труда.

Список источников

1. Встроенная справка по Microsoft Excel

2. Официальный сайт компании Microsoft Corp. в Internet: http://office.microsoft.com/ru-ru/excel/HP051985541049.aspx?pid= CM062527761049 (20.12.09)

3. Официальный сайт компании Microsoft Corp. в Internet: http://office.microsoft.com/ru-ru/excel/HP052358921049.aspx? pid=CH010267181049 (20.12.09)

4. Официальный сайт компании Microsoft Corp. в Internet: http://office.microsoft.com/ru-ru/excel/HP052037321049.aspx? pid= CH062527761049 (20.12.09)

5. Евсюков В.В. Экономическая информатика: Учеб. пособ. - Тула: Издательство «Гриф и К», 2008. - 371с

6. Кнышова Е.Н., Маркетинг: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 282 с. - (Серия «Профессиональное образование»).

7. Мелехов В.С., Методические рекомендации по выполнению курсовой работы по дисциплине «Экономика предприятия», 2008.

8. Уарова Р.М., Стерликова А.В., Оперативная полиграфия: Учебное пособие / Р.М. Уарова, А.В. Стерликова; Моск. гос. ун-т печати. - М.: МГУП, 2009. - 262 с.

Размещено на Allbest.ru