Создание списков и баз данных в среде MS Office

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Создание списков и баз данных в среде MS Office

Реферат

Курсовая работа посвящена анализу проектирования баз данных. В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере образования до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.

Одной из составных задач можно рассматривать проблему составления расписания учебного процесса, а так же оперативную корректировку расписания при возникновении необходимости в этом.

О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени администраторы заведений и преподаватели тратят на оформление различной документации и отчетов. Огромное количество учебных заведений и отсутствие предложений в данной сфере гарантируют высокую потребность в данном продукте. Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности. Одно из основных назначений СУБД - поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

Цель курсовой работы - рассмотрение алгоритмов создания списков и баз данных в среде MS Office. При этом следует рассмотреть общие понятия, относящиеся к этой теме, рассмотреть какие существуют модели баз данных, охарактеризовать каждую модель и построить классификационную схему. В первом разделе теоретической части я привела основные понятия относящиеся к данной теме, разобрала типы баз данных и каждому из них дала краткую характеристику. Во втором разделе привела классификацию моделей баз данных и охарактеризовала каждую модель. В третьем дала подробную, поэтапную характеристику создания баз данных. В практической части я дала общую характеристику задачи. Затем в программе MS Excel выполнила все задания и дала описание алгоритма решения задачи.

Работа выполнялась на компьютере со следующими характеристиками: Процессор Intel Core 2 Duo 6300 с тактовой частотой 1,86 GHz на ядро; оперативная память (RAM) объёмом 1 Гб; видео карта NVIDIA GeForce 7600 GT; жесткий диск WD объемом 300 Гб. На компьютере установлена 32 битная ОС Windows Vista Home Premium с пакетом MS Office 2003.

План

Реферат

Введение

1.1. Основные понятии баз данных

1.2. Классификация баз данных

1.3. Характеристика создания баз данных

Заключение

Введение

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа [2, c 15].

1. Основные понятия баз данных

Основа информационной системы, объект ее обработки - база данных (БД). База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация. Например, база данных по вузам (высшее образование), база данных по лекарственным препаратам (медицина), база данных по автомобилям (ГИБДД), и т.п. Синоним термина «база данных» - «банк данных».

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В современной технологии баз данных для создания баз данных, их поддержки и обслуживания используется специализированное программированное обеспечение - система управления баз данных (СУБД). СУБД - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания и эксплуатации баз данных.

На этом этапе разработки баз данных СУБД служит для описания структуры баз данных: определения таблиц, определения количества полей, типа данных, отображающихся в них, размеров полей, определения связей между таблицами. Помимо таблиц большинство СУБД предусматривает создание специальных средств для работы с данными: форм, запросов [1, c 7,8].

В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы:

Таблицы

Таблицы - это основные объекты любой базы данных. В них хранятся все данные, имеющиеся в базе, а так же таблицы хранят и саму структуру базы (поля, их свойства и т.д.).

Запросы

Запросы служат для фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из БД только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения определенной задачи.

Форма

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-форма позволяет упростить процесс заполнения базы данными. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к БД.

Отчеты

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Макросы и модули

Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности [1, c 26].

1.2 Классификация баз данных

Ядром любой базы данных является модель данных, которая представляет собой структуру данных, соглашения о способах их представления и операций манипулирования ими. БД может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуется своими свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производить какие-либо действия Модель данных представляет собой формализованное описание объектов предметной области и взаимосвязей между ними. Различают три основных типа моделей данных, которые представлены на Рисунке 1:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. Модели баз данных

Реляционная модель

Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей могут быть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могут иметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи, выполнять операции реляционной алгебры. Типичными операциями над базами данных являются определение, создание и удаление таблиц, модификация определений (структур, схем) существующих таблиц, поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение запросов), создание отчетов о содержимом базы данных.

Реляционная модель данных имеет следующие свойства:

Каждый элемент таблицы - один элемент данных.

Все поля в таблице являются однородными, т.е. имеют один тип.

Каждое поле имеет уникальное имя.

Одинаковые записи в таблице отсутствуют.

Порядок записей в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей, типом данных.

Иерархическая модель

Иерархическая структура представляет собой совокупность элементов, в которой данные одного уровня подчинены данным другого уровня, а связи между элементами образуют древовидную структуру. В такой структуре исходные элементы порождают другие элементы, причем эти элементы в свою очередь порождают следующие элементы и т.д. существенно то, что каждый порожденный элемент имеет только одного «родителя». В иерархической структуре порождающим элементом может быть не объект сам по себе, а только конкретный экземпляр объекта. Примером иерархически базы данных может служить генеалогическое древо чьей-либо семьи.

Сетевая модель

Сетевая модель БД похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней.

Примером сложной сетевой структуры может служить структура базы данных, содержащая сведения об учащихся, занимающихся в различных кружках. При этом возможны занятия одного и того же ученика в разных кружках, а также посещение нескольким учениками занятий одного кружка. И сетевые и иерархические структуры можно свести к простым двумерным таблицам [2, c 39 - 41].

1.3 Характеристика создания баз данных

Обычно с базами данных работают две категории пользователей. Первая категория - проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны - для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности). Проектировщики не наполняют базу конкретными данными, (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.

Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, - пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы - только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте. автоматизация список база данный

Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создание ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

Разработка структуры базы данных.

1. Работа начинается с составления генерального списка полей - он может насчитывать десятки и даже сотни позиций.

2. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.

3. Далее распределяют поля генерального списка по базовым таблицам. На первом этапе распределение производят по функциональному признаку. Цель - обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности, в рамках одного подразделения, а еще лучше - на одном рабочем месте.

4. В каждой из таблиц намечают ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Например, для таблицы данных о студентах таким поле может служить индивидуальный шифр студента. Для таблицы, в которой содержаться расписание занятий, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей «Время занятия» и «Номер аудитории». Эта комбинация неповторима, так как в одной аудитории в одно и то же время не принято проводить два различных занятия. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать, как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик - оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

5. С помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами. Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

6. Разработкой схемы данных заканчивается «бумажный» этап работы над техническим предложением. Эту схему можно согласовать с заказчиком, после чего приступать к непосредственному созданию базы данных.

Следует помнить, что по ходу разработки проекта заказчику непременно будут приходить в голову новые идеи. На всех этапах проектирования он стремится охватить единой системой все новые и новые подразделения и службы предприятия. Возможность гибкого использования его пожеланий во многом определяется квалификацией разработчика базы данных. Если схема данных составлена правильно, подключать к базе новые таблицы нетрудно. Если структура базы нерациональна, разработчик может испытать серьезные трудности и войти в противоречие с заказчиком. Противоречия исполнителя с заказчиком всегда свидетельствуют о недостаточной квалификации исполнителя. Именно по этому этап предварительного проектирования базы данных следует считать основным. От его успеха зависит, насколько база данных станет удобной, и будут ли с ней работать пользователи. Если отмечается, что пользователи базы «саботируют» ее эксплуатацию и предпочитают работать традиционными методами, это говорит не о низкой квалификации пользователей, а о недостаточной квалификации разработчика базы [4, c 74 -76].

2. Практическая часть

2.1 Общая характеристика задачи

1. Используя ППП на ПК, необходимо построить таблице по приведенным данным (табл. 1-табл. 3)

2. Выполнить расчет исходящих остатков вкладов.

3. Организовать межтабличные связи для автоматического формирования ведомости остатков вкладов с начисленными процентами.

4. Результаты вычислений представить в графическом виде.

Таблица 1

Операционный дневник

Таблица 2

Остаток вклада с начисленным процентом

Таблица 3

Процентная ставка

Цель решения задачи: научиться рассчитывать на основании данных приведённых в исходных таблицах Остаток исходящий и Остаток вклада с начисленным процентом. Также закрепить знания по составлению таблиц в MS Excel и диаграмм на основе табличных данных.

Место решения задачи: Банк Москвы, филиал в городе Архангельске. Подобные задачи решаются в банковской сфере менеджерами и кредитными инспекторами.

2.2 Описание алгоритма решения задачи

1. Запускаем программу Microsoft Excel.

2. Создаём книгу с именем «Дневник».

3. Переименуем Лист 1 в Таблицы с исходными данными (Приложение 1)

4. Создаём таблицы с исходными данными: «Операционный дневник», «Остаток вклада с начисленным процентом», «Процентная ставка». Начинаем работу в табличном процессоре с ввода заголовка таблицы, затем вводим заголовки граф. Каждый заголовок вводится в свою самостоятельную ячейку.

5. Переименуем Лист 2 в Контрольный пример ( Приложение 2)

6. На листе 2 заполняем таблицы с исходными данными. В таблице «Опрерационный дневник» рассчитываем остаток исходящий. В ячейку F5=C5+D5-E5. Остальные ячейки этой таблицы заполняем при помощи маркера, для этого выделяем ячейку F5 и тянем вниз за правый угол. Для того, чтобы рассчитать «Остаток вклада с начисленным процентом» нужно Остаток исходящего сложить с произведением Остатка исходящего на процентную ставку и всё разделить на 100.

7. Переименуем Лист 3в Расположение на листе Excel (Приложение 3)

8. Переименуем Лист 4в Шаблон таблицы (Приложение 4)

9. На листе 4 делаем шаблон таблицы (Распечатка таблицы в режиме формул). Для этого войдём в меню Сервис/Зависимость формул/режим проверки формул.

10. Построим диаграмму по данным из таблицы «Остаток вклада с начисленным процентом». (Диаграмма).

Для этого войдем в меню Вставка/Диаграмма. Появляется окно мастера диаграмм. Выбираем первый пункт списка Стандартных диаграмм. Гистограмма пусть в данном случае будет круговой. Нажимаем кнопку Далее. Выберем диапазон данных, в нашем случае это ячейки $B$1:$C$6. Нажимаем кнопку Далее. В закладке Легенда выбираем размещение Внизу. В закладке Подписи данных выбираем Имена категорий, Значения, Доли. Нажмем кнопку Далее. В открывшемся окне выбираем Создать на отдельном листе, нажмем кнопку Готово.

11. Переименуем Лист 5 в Структура шаблона таблицы (Приложение 5).

Заключение

Человечество сегодня переживает информационный взрыв. Объем информации, поступающей к человеку через все информационные средства, непрерывно растет. Поэтому для каждого человека очень важным является владение средствами оптимального решения задачи накопления. Упорядочения и рационального использования информации.

Возможности человека в обработке информации резко возросли с использованием компьютеров. В применении ЭВМ для решения задач информационного обслуживания можно выделить два периода.

Начальный период, когда решение задач обработки информации, организацией данных занимался небольшой круг людей - системные программисты. Этот период характерен тем, что создавались программные средства для решения конкретной задачи обработки данных. При этом для решения другой задачи, в которой использовались эти же данные, нужно было создавать новые программы.

Период системного применения ЭВМ. Для решения на ЭВМ комплекса задач создаются программные средства, оперирующие одними и теми же данными, использующие единую информационную модель объекта. Причем эти средства таковы, что они не зависят от характера объекта, его модели, их можно применять для информационного обслуживания различных задач. Человечество пришло к организации информации в информационных процессах.

Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно [2, c 3].

Список литературы

1. Экономическая информатика учебник/под ред. В.П.Косарева и Л.В. Еремина. - М.: Финансы и статистика, 2008.

2. Информатика. Базовый курс / Симонович С.В. и др. - СПб: Издательство «Питер», 2007.

3. Шафрин Ю.А. «Основы компьютерной технологии». М., 2008

4. . Кронан Д., Андерсен В., Андерсон Б.Б. Microsoft Office Access 2003. - М.: НТ ПРЕСС, 2008.

Размещено на Allbest.ru