Разработка базы данных для информационной системы "Ресторан"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В настоящее время, как индивидуальные пользователи, так и все предприятия испытывают настоятельную потребность в обработке информации с использованием современных компьютерных технологий, расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

Системы обработки информации с использованием современных компьютерных технологий предназначены для обработки числовых, строковых, графических и других данных, характеризующих различные производственно-экономические, финансовые и статистические явления и объекты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Для хранения и обработки большого объема данных используются Базы данных (далее БД).

Задачами курсового проектирования являются:

закрепление, углубление, расширение и систематизация знаний, полученных при изучении дисциплины «Информатика»;

закрепление умений применять эти знания для решения типовых и нестандартных задач;

формирование умений работы с программным инструментарием;

приобретение опыта аналитической и расчетной работы и формирование соответствующих умений;

развитие умений работы со специальной литературой и иными информационными источниками;

приобретение опыта научно-исследовательской работы и формирование соответствующих умений;

формирование умений формулировать логически обоснованные выводы, предложения и рекомендации по результатам выполненной работы.

Целью работы является разработка базы данных для информационной системы «Ресторан». В качестве инструмента для разработки была выбрана система управления базами данных (СУБД) Access, которая является одним из распространенных СУБД и предоставляет все средства для надежного, безопасного и простого ведения баз данных.

1. Общая характеристика предметной области, краткое описание используемого программного обеспечения

1.1 Общая характеристика предметной области

Предметной областью задачи является ресторан.

В соответствии с заданием разработанная БД «Ресторан» должна содержать следующие минимальные характеристики:

Персонал - фамилия, имя, отчество, телефон, адрес…

Должность - наименование должности, функции….

Поставщики - наименование организации, адрес, телефон…

Товар - наименование товара, цена, срок хранения….

Поставки - дата поставки, количество товара, стоимость поставки….

1.2 Анализ задачи

В рамках данной курсовой работы будет разработана база данных «Ресторан», в которой содержатся данные о персонале, поставщиках, товарах и поставках. Для автоматизации, наглядности и простоты управления рабочим процессом все данные отображаются на формах.

1.3 Краткое описание используемого программного обеспечения

В настоящее время среди разработчиков баз данных большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть - это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе.

Базы данных могут содержать различные объекты. Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в простейшей базе данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

2 Разработка информационной модели базы данных (БД) с использованием Case-средства ERWin

При разработке БД «Ресторан» было проведено исследование предметной области, в результате выделено следующие сущности: должность, персонал, поставки, поставщики и товар. Каждая сущность в свою очередь имеет список атрибутов, по которым будут осуществляться связи. Тип связи будет определять отношения между атрибутами сущности.

На основе вышеуказанного анализа произвели ER-моделирование сущностей и связей между ними.

ER-диаграмма на логическом уровне представлена на рис.1

Рисунок 1 - ER-диаграмма на логическом уровне

ER-диаграмма на физическом уровне представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - ER-диаграмма на физическом уровне

3. Реализация БД в MS Access

3.1 Создание таблиц

В Microsoft Access можно создать таблицы несколькими способами. Рассмотрим создание таблиц в режиме конструктора.

Во вкладке «Создание» нажимаем на «Конструктор таблиц». В открывшемся окне зададим следующие поля таблицы «Должность» (Рисунок 3).

Далее закроем конструктор и сохраним таблицу под именем «Должность».

Рисунок 3 - Таблица «Должность» в режиме конструктора

Аналогичным образом созданы таблицы «Персонал», «Поставки», «Поставщики» и «Товар» (Рисунки 4, 7).

Рисунок 4 - Таблица «Персонал» в режиме конструктора

Рисунок 5 - Таблица «Поставки» в режиме конструктора



Рисунок 6 - Таблица «Поставщики» в режиме конструктора

Рисунок 7 - Таблица «Товар» в режиме конструктора

3.2 Создание ключевого поля и связей между таблицами

база данный информационный таблица

После создания таблиц нужно связать таблицы. Для этого необходимо выбрать пункт меню «Схема данных». В открывшемся окне добавляем все созданные таблицы.

При создании связей отметим пункты меню: обеспечение целостности данных, каскадное обновления связанных полей и каскадное удаление связанных полей.

Рисунок 8 - «Схема данных»

Между сущностями спроектированной БД три связи типа «Один-ко-многим».

Таблица 1 - Связи в БД «Ресторан»

№ связи	Родительская таблица	Дочерняя таблица	Тип связи
1	Должность	Персонал	1:М
2	Персонал	Поставки	1:М
3	Товар	Поставки	1:М
4	Поставщики	Поставки	1:М

В таблице «Должность» есть ключевое поле (Код должности), которое в данной таблице является первичным ключом. Этой записи может соответствовать много записей в таблице «Персонал», в которой так же есть первичный ключ (Код персонала) и вторичный ключ (Код должности), через который будет осуществляться взаимосвязь между таблицами. Таким образом, одна должность может соответствовать многим из таблицы Персонал. По такому же принципу основаны связи и других таблиц.

Первичными ключами в спроектированной БД будут являться:

Код должности (сущность «Должность»);

Код персонала (сущность «Персонал»);

Код поставки (сущность «Поставки»);

Код поставщика (сущность «Поставщики»);

Код товара (сущность «Товар»).

3.3 Заполнение таблицы данными

Реализованные и заполненные таблицы БД:

Рисунок 9 - Таблица «Должность»

Рисунок 10 - Таблица «Персонал»



Рисунок 11 - Таблица «Поставки»

Рисунок 12 - Таблица «Поставщики»

Рисунок 13 - Таблица «Товар»

3.4 Создание запросов

Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять описания в презентации. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующийся записи.

Для создания запроса перейдем на вкладку Создание, нажмем кнопку Создание запроса с помощью конструктора.

Создадим запрос на выборку с условием отбора.

В качестве источника запроса выберем таблицы «Должность», «Персонал» и перемещаем необходимые поля на рабочее поле, щелкая по ним левой кнопкой мыши.

Заполним поля согласно рисунку 14.

Рисунок 14 - Конструктор запроса «Запрос на выборку с условием отбора»

Рисунок 15 - Результат запроса «Запрос на выборку с условием отбора»

Изменим предыдущий запрос. Вместо условия отбора “Повар” напишем [Введите должность] (рисунок 16). Запрос перед выполнением будет требовать введение какой-либо должности.

Рисунок 16 - Конструктор запроса «Запрос на выборку с введенным условием отбора»

Рисунок 17 - Окно ввода параметра

Рисунок 18 - Запрос «Запрос на выборку с введенным условием отбора»

Создадим запрос «Запрос по дате поставки». Тим запроса - на выборку с логическим И, связывающим два значения одного числового поля.

Запрос - поставка товаров в период с 10.10.2012 по 20.10.2012.

Заполним поля согласно рисунку 19.

Рисунок 19 - Конструктор запроса «Запрос по дате поставки»

Рисунок 20 - Запрос «Запрос по дате поставки»

Создадим запрос на обновление. Создадим запрос, который будет считать стоимость поставки исходя из стоимости одного товара и количества поставляемого товара.

Выберем таблицы «поставки» и «Товар». Выберем поле «Стоимость поставки» введем в поле обновление: количество товара*цена (Рисунок 21).

Рисунок 21 - Создание запроса на обновление

При запуске запроса на обновление появятся предупреждения о выполнении обновления таблиц, как показано на рисунке 21 и 22.

Рисунок 21 - Предупреждение, что запрос на обновление приведет в изменению данных таблицы

Рисунок 22 - Предупреждение о том, какое число записей будет обновлено

В результате выполнения данного запроса будут рассчитаны (обновлены) стоимости поставки в таблице «Поставки».

Рисунок 23 - Результат выполнения запроса

Создадим запрос на удаление «Удаление товара из базы по введенному наименованию».

В качестве источника запроса выберем таблицу «Товар» и перемещаем необходимые поля на рабочее поле, щелкая по ним левой кнопкой мыши. Затем щелкнем правой кнопкой мыши по рабочему полю и выберем пункт Удаление из меню Тип запроса.

Рисунок 24 - Конструктор запроса «Удаление товара из базы по введенному наименованию»

При запуске запроса на удаление появятся предупреждения об удалении данных из таблиц, как показано на рисунке 25 и 27.



Рисунок 25 - Предупреждение, что запрос на удаление приведет в изменению данных таблицы

Далее нужно будет ввести наименование удаляемого товара (рисунок 26)

Рисунок 26- Окно ввода параметра

Рисунок 27 - Предупреждение о том, какое число записей будет удалено

В результате выполнения данного запроса будет удалена запись из таблицы «Товар».

3.5 Создание форм

Формы обеспечивают доступ к информации, хранящейся в базовых таблицах, без непосредственного открытия последних. Это существенно упрощает ввод, редактирование, удаление и просмотр данных. Во-первых, на экран выводятся только необходимые поля и записи. Во-вторых, формы могут иметь красивое графическое оформление и удобные элементы управления, что заметно облегчает восприятие.

В окне Новая форма выбираем строку Мастер форм. Далее в окне для выбора источника выбираем таблицу, для которой создается форма. Например, таблицу Должность. Выбираем все поля таблицы.

Выбирая опцию Далее по очереди появляются окна, где предлагается выбрать внешний вид формы, стиль и задать имя формы. Созданная форма «Должность» представлена на рисунке 28. Для просмотра остальных договоров, необходимо нажать на следующие кнопки: .

Рисунок 28 - Форма «Должность»

Аналогично делаем формы и для других таблиц.

Рисунок 29 - Форма «Персонал»



Рисунок 30 - Форма «Поставки»

Рисунок 31 - Форма «Поставщики»

Рисунок 32 - Форма «Товар»

Далее создадим форму, в которой форма Должность была бы связана с подчиненной формой Персонал. Выберем Мастер форм и нажмем кнопку ОК. Выберем из таблицы Должность и Персонал необходимые поля. В следующих окнах выберем вид представления данных. Получим форму, представленную на рисунке 33. С помощью кнопок в нижней части формы можно переходить от одной записи к другой.



Рисунок 33 - Подчиненная форма

3.6 Создание отчетов

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Создадим отчет по таблице. Выберем Мастер отчетов. В строке источника выберем поочередно таблицы с необходимыми полями (рисунок 34).

Рисунок 34 - Мастер отчетов

В следующем окне Создание отчетов определяем уровни. Далее определим вид макета, ориентацию, стиль заголовков и далее определим заголовок отчета (зададим Поставки). В результате просмотра созданного отчета мы получим Рисунок 35.

Рисунок 35 - Отчет по поставкам

Создадим отчет на основе запроса на выборку. Выберем Мастер отчетов.

В качестве источника выбираем Запрос на выборку с условием отбора (Рисунок 36).

Рисунок 36 - Создание нового отчёта

Далее выбираем поля для вывода, затем вид представления данных, определяем уровень группировки, вид макета, задаем имя Отчет по запросу на выборку с условием отбора. После запуска на просмотр получим следующий вид (Рисунок 37).

Рисунок 37 - Отчет по запросу на выборку с условием отбора

3.7 Создание кнопочной формы

Кнопочная форма-меню создается для быстрого доступа к созданным формам и отчетам.

Для создания кнопочного меню необходимо реализовать следующие действия:

Выполнить команду Сервис -- Служебные программы -- Диспетчер кнопочных форм;

Подтвердить создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке Да;

Создать свою страницу кнопочной формы, щелкнув по кнопке Создать в окне Диспетчера кнопочных форм (Рисунок 38);

Рисунок 38 - Окно «Диспетчер кнопочных форм»

Можно выбрать имя в появившемся диалоговом окне Создание (Главная кнопочная форма) и щелкнуть по кнопке ОК (Рисунок 39);

Рисунок 39 - Окно «Создание»

5) В окне Диспетчера кнопочных форм выбрать созданную страницу и щелкнуть по кнопке Изменить;

6) Далее в окне Изменение страницы кнопочной формы создаются ее элементы с помощью кнопки Создать (Рисунок 40);

Рисунок 40 - Окно «Изменение страницы кнопочной формы»

7) Для каждого элемента вводится текст, поясняющий его
действие, это делается в строке Текст. В строке Команда из списка выбирается действие, которое будет происходить при нажатии этого элемента-кнопки. В строке Форма указывается имя формы или отчета, с которым будет происходить действие, указанное в строке Команда. Далее нажимается кнопка ОК. (Рисунок 41)

Рисунок 41 - Окно «Изменение элемента кнопочной формы»

8) После определения всех элементов кнопочной формы окно изменения закрывается кнопкой Закрыть;

9) Далее нужно открыть эту форму и просмотреть ее возможности.

Главная кнопочная форма выглядит следующим образом (Рисунок 42):

Рисунок 42 - Главная кнопочная форма

Кнопочная форма «Справочники» выглядит, как показано на рисунке 43.

Рисунок 43 - Кнопочная форма «Справочники»

Кнопочная форма «Отчеты» выглядит, как показано на рисунке 44.

Рисунок 44 - Кнопочная форма «Отчеты»

4. Руководство пользователя

Для работы с базой данных «Ресторан» пользователь должен открыть ее в Access, перейти в объекту «Формы» и дважды щелкнуть мышью на Кнопочной форме (рисунок 45).

Рисунок 45 - Кнопочная форма

Далее возможно:

Ввод данных о поставках (кнопка «Поставки») (см. рисунок 46);

Просмотр информации Должность, Должность-персонал, Персонал, Поставщики и Товар через кнопку «Справочники» (см. рисунок 47);

Просмотр информации Должность (см. рисунок 48);

Просмотр информации Должность-персонал (см. рисунок 49);

Просмотр информации Персонал (см. рисунок 50);

Просмотр информации Поставщики (см. рисунок 51);

Просмотр информации Товар (см. рисунок 52);

Просмотр отчетов (кнопка «Отчеты») (Рисунок 53);

Выход из кнопочной формы (кнопка «Выход»).



Рисунок 46 - Главная форма ввода данных Поставки

Рисунок 47 - Кнопочная форма «Справочники»

Рисунок 48 - Главная форма ввода данных Должность

Рисунок 49 - Форма просмотра данных Должность-Персонал



Рисунок 50 - Главная форма ввода данных Персонал

Рисунок 51 - Главная форма ввода данных Поставщики

Рисунок 52 - Главная форма ввода данных Товар

Рисунок 53 - Кнопочная форма «Отчеты»

Полученные отчеты и запросы можно предварительно просмотреть (команда меню Access «Файл - Предварительный просмотр») и/или распечатать (команда меню Access «Файл - Печать»)

После завершения работы с базой данных учебных планов нужно выйти из Access (команда меню «Файл - Выход»).

Заключение

В ходе выполнения данной работы мы ознакомились с основными принципами построения реляционных баз данных при помощи программного пакета Microsoft Access. Изучили структуру базы данных, принципы построения основных элементов базы данных, таких как таблицы, запросы, формы и отчеты. И на основе полученных знаний создали базу данных в соответствии с поставленной задачей. А именно разработали базу данных «Ресторан».

Информационная система «Ресторан» состоит из трех таблиц, содержащей сведения заданной тематики. Также подготовлены запросы различного типа, по которым созданы соответствующие отчеты, реализованы формы для ввода и редактирования данных, кнопочная навигационная форма.

Разработанная база данных существенно облегчит работу работникам сферы обслуживания. Запросы позволят быстро вывести все необходимые сведения, начиная от простой сортировки и заканчивая расчетами. Формы обеспечат легкий и удобный ввод данных. Отчеты позволят выводить информацию на принтер в удобном оформлении.

В работе приведено подробное описание процесса разработки и создания информационной системы, представлены результаты, необходимые поясняющие иллюстрации. Выполненная работа позволила углубить знания в области информатики и использования современных информационных систем.

Список использованной литературы

«Microsoft Office для Windows для «чайников»» В.Вонг и Роджер С.Паркер, «Диалектика», Москва, 2006 г.

«Как работать с Microsoft Office» Microsoft Press Официальное издание, 2007 г.

А. Горев, С. Макашарипов, Р. Ахаян Эффективная работа с СУБД, СПб, «Питер», 2006, 704с.

Васильева В.С. Персональный компьютер. Быстрый старт. - СПб.: БХВ- Петербург, 2007 - 480 с.: ил.

Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access. С.- Петербург: «Питер Пресс», 2008. - 856 стр.

Дж.Ульман. Основы систем баз данных. М:Финансы и статистика.2008

Информатика: Учебник / Под ред. Н.В. Макаровой. М.: Финансы и статистика, 2006

К.Дейта. Введение в системы баз данных. М:Наука.2006

Пакеты программ офисного назначения: Учебное пособие / Под ред. С.В. Назарова М.: Финансы и статистика, 2006

Практикум по экономической информатике: Учебное пособие. Часть I / Под ред. Е.Л. Шулемова, Н.А. Тимаковой, Е.А. Мамонтовой. М.: Перспектива, 2006

Хомоненко А. Д. Microsoft Access. Быстрый старт/А. Д. Хомоненко, В. В. Гридин.-СПб.:БХВ-Петербург,2007.-304с.

Экономическая информатика и вычислительная техника: Учебник для вузов / Под ред. В.П.Косарева и А.Ю. Королева. М.: Финансы и статистика, 2006

Размещено на http://www.allbest.ru

...