Введение в базы данных и Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

на тему: «Введение в базы данных и Microsoft Access»



Введение

Развития вычислительной техники осуществлялось по двум основным направлениям: применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов; использование средств вычислительной техники в информационных системах.

Информационная система - это совокупность программно-аппаратных средств, способов и людей, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку и выдачу информации для решения поставленных задач. На ранних стадиях использования информационных систем применялась файловая модель обработки. В дальнейшем в информационных системах стали применяться базы данных. Базы данных являются современной формой организации, хранения и доступа к информации. Примерами крупных информационных систем являются банковские системы, системы заказов железнодорожных билетов и т.д.

В учебно-государственных структурах существует много документов на бумажных носителях, которые затрудняют обработку и проверку данных. Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

Поэтому есть необходимость автоматизировать весь процесс бумажно-документного оборота. В этом нам и помогают базы данных.



База данных

База данных (БД) -- это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.

1. Этапы проектирования

Прежде чем приступить к созданию таких объектов базы данных, как таблицы, формы и отчеты, нужно разработать их проект. Главное назначение проекта - выработка четкого пути, по которому нужно следовать при его реализации. База данных - достаточно сложный объект, и время, затраченное на ее планирование, может значительно сократить сроки ее разработки. Отсутствие продуманной структуры базы данных приводит к необходимости постоянной переделки и перенастраиванию объектов базы данных.

Проектирование базы данных целесообразно начать с разработки эскиза объектов, которые потребуются для получения результата. Затем необходимо определить связи между объектами и сформулировать более конкретные требования, налагаемые на эти связи.

При разработке эскиза необходимо ответить на следующие вопросы:

- Какими данными мы располагаем?

- Какие таблицы необходимо создать?

- Какой тип данных должны иметь поля таблиц?

- Как эти таблицы будут связаны друг с другом?

- Какую информацию необходимо получить из форм и отчетов?

- Какие запросы необходимы для создания форм и отчетов?

- Нужны ли в запросах вычисляемые поля?

- Какие макросы могут быть созданы для автоматизации работы с базой данных?

Законченный план должен содержать подробное описание каждого отчета, формы, таблицы и запроса, а также связей между ними.

В процессе создания отдельных объектов следует каждый объект тщательно протестировать с проверочными данными. В качестве тестовых данных лучше использовать короткие имена и целые числа. Это позволит определить ошибки на более ранних стадиях разработки базы данных. Общее проектирование предусматривает этапы создания проекта базы данных от концепции до реального воплощения.

Следуя теории Кодда (создатель теории реляционных баз данных), который доказал, что при создании таблиц и связей между ними необходимо следовать только немногими формальными правилами, это позволит обеспечить простоту манипулирования данными. Его методика получила название нормализация данных.

Поэтому таблицы должны отвечать для небольших баз данных трем нормальным формам.

Первая нормальная форма. Таблица находится в первой нормальной форме, если значения всех ее полей атомарные, и в ней отсутствуют повторяющиеся группы полей. Например, если в базе данных есть поле Ф.И.О., то его нужно разбить на три поля: Фамилия, Имя, Отчество или поле Адрес нужно разбить на поля: Улица, Дом, Квартира. Кроме того, для названий улиц лучше создать отдельную таблицу - таблицу-справочник. Тогда в основной таблице, вместо названия улицы в поле будет вводиться код улицы. Это позволит избежать различные варианты записи названий улиц. Например, К. Маркса, Карла Маркса, КАРЛА МАРКСА и т.д. А это приведет к невозможности правильного выбора. например, по запросу, проживающих по улице Карла Маркса. Кроме того, эта таблица-справочник легко позволит быстро изменить название улицы при ее переименовании во всей базе данных. Для этого нужно изменить ее название только в одной таблице - таблице-справочнике.

Вторая нормальная форма. Таблица находится во второй нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой нормальной формы и любое не ключевое поле однозначно идентифицируется полным набором ключевых полей. Понятие ключевого поля будет рассмотрено далее в разделе.

Третья нормальная форма. Таблица находится в третьей нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой и второй нормальной формы и ни одно из неключевых полей таблицы не идентифицируется с помощью другого неключевого поля.

Создание новой базы данных.

Для создания новой базы данных, находясь в главном окне MS Access, необходимо:

1. выбрать создание Новая база данных;

2. в открывшемся диалоговом окне выбрать из списка Папка папку, в которой будет сохранена создаваемая база данных, а в поле «Имя файла» ввести имя базы данных;

3. нажать кнопку Создать.

MS Access открывает окно для создания базы данных.

2. Создание таблицы

Создание таблицы производится в два этапа:

- определение структуры базы данных;

- ввод данных.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных:

1) выберите объект Таблицы и нажмите кнопку Создать;

2) в появившемся окне диалога Новая таблица выберите подходящий вариант создания таблицы;

3) нажмите кнопку ОК.

база access таблица информационный система

Рисунок 1.



3. Определение структуры таблицы

Структура таблицы может быть создана с использованием Режима таблицы либо в режиме Конструктора, либо с помощью Мастера таблиц. Два последних способа позволяют импортировать данные из других баз данных.

- Режим Импорт таблиц импортирует данные из внешнего файла.

- Режим Связь с таблицами создает таблицы, связанные с таблицами внешнего файла.

При выборе Режим таблицы появится пустая таблица. По умолчанию ее поля имеют имена «Поле1», «Поле2» и т. д. При вводе данных Microsoft Access присвоит каждому полю (столбцу) тип данных на основании введенной в это поле информации. В дальнейшем можно изменить описание поля, названия полей, перейдя в Конструктор.

При выборе Мастер таблиц за определенное число шагов можно создать таблицу, используя готовые часто используемые таблицы. Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора.

Рисунок 2.

При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.

4. Присвоение имен полям и выбор типа данных

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши <ТаЬ>). По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных. Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка.

Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование 9 типов данных: текстовой, МЕМО, числовой, денежный, дата/время, счетчик, логический, поле объекта OLE, гиперссылки.

Тип данных Текстовый предназначен для ввода текста или числа, не требующие проведения расчетов. Максимальная длина 255 символов. По умолчанию длина текстового поля устанавливается равной 50 символов.

Тип данных МЕМО предназначены для хранения больших текстовых данный. Длина поля может достигать 64 кБ (65535 символов). Поле не может быть ключевым или индексированным.

Тип данных Числовой предназначен для хранения числовых данных и содержит множество подтипов (размеров). От выбора размера зависит точность вычисления.

Тип данных Счетчик специально предназначен для автоматической генерации значений в таблицу при добавлении новой записи. В зависимости от выбранных значений свойств Размер поля и Новое значение Access может генерировать случайные или последовательные длинные целые числа.

Денежный тип предназначен для хранения данных о денежных суммах. Его также можно использовать для любых числовых полей, которые должны иметь фиксированное число знаков после запятой. Денежный тип данных обеспечивает точность до 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа.

Тип данных Дата/время используется для хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени: минутах, секундах, часах, днях, месяцах и годах. Например, можно вычислить разницу в днях между двумя значениями даты/времени.

Логический тип данных используется для хранения значений Истина и Ложь. Он особенно полезен, когда требуется отметить, значение расчетного параметра меньше номинального значения аппарата и др.

Поле объекта OLE позволяет хранить такие данные, как рисунки, диаграммы или звуковые фрагменты, которые могут иметь динамические связи с другими приложениями Windows. Например, Access дает возможность хранить и редактировать документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, слайды презентаций Microsoft PowerPoint, звуковые файлы (.wav), видеофайлы (.avi) или рисунки, созданные в приложениях Paintbrush или Draw.

Гиперсвязь содержит адреса Web - страниц.

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.

В нижней части окна Конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы (рис.4).

Свойство	Назначение
Размер поля	задает максимальное число символов для ввода в данное поле.
Новые значения	определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей.
Формат поля	задает формат вывода значений данного поля.
Число десятичных знаков	определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел.
Маска ввода	задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.
Подпись	определяет текст, который выводится в качестве подписи поля.
Значение по умолчанию	позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.
Условие на значение	определяет требования к данным, вводимым в поле.
Сообщение об ошибке	позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.
Обязательное поле	указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.
Пустые строки	определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк
Индексированное поле	определяет индекс, создаваемый по одному полю

Рисунок 3. Свойства и назначение полей.

Индекс - средство Microsoft Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице. Ключевое поле таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и «Гиперссылка» или полей объектов OLE.

Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств. Например, поля данных текстового и числового типа имеют свойство Размер поля. В свойстве Формат логического поля задается одно из двух возможных значений, хранимых в этом поле данных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

Данные всех типов имеют свойство Подпись поля. Это свойство используется, чтобы дать столбцу табличного представления название, отличное от названия соответствующего поля.

5. Установка первичного ключа

Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Указание поля счетчика в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.

Простой ключ определяется полем, содержащим уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера. Ключевое поле не может содержать повторяющиеся или пустые значения. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать составной ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие ко многим». Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, следует добавить поле счетчика и сделать его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям «Имена» и «Фамилии», поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей. Обычно в качестве ключа используются числовые поля.

Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора таблиц:

1) выделите поле, которое должно стать полем первичного ключа;

2) вызовите команду Правка > Ключевое поле или нажмите кнопку Ключ панели инструментов.

6. Добавление, удаление и перемещение полей

Для добавления нового поля между уже существующими полями:

1) установите курсор в поле, перед которым хотите добавит новое поле;

2) выберите команду Вставка > Строки.

Для удаления поля из БД:

1) выделите всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);

2) выберите команду Правка > Удалить или нажмите клавишу <Delete>.

Для изменения порядка следования полей:

1) выделите всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);

2) переместите с помощью мыши строку в новое место.

7. Сохранение структуры таблицы

Если структура была создана или изменена, ее необходимо сохранить. Для сохранения структуры таблицы:

1. Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов или выберите команду Файл > Сохранить.

2. Если таблица еще не сохранялась, то в появившемся диалоговом окне введите имя таблицы в соответствующее поле.

3. Нажмите кнопку ОК.

4. Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автоматического создания ключа нажмите кнопку Да.

8. Ввод записей

Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению БД осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или с помощью команды Вид > Режим таблицы.

На панели состояния внизу экрана отображается описание каждого поля.

9. Переход на нужное поле или запись.

Для перехода между столбцами и к следующей записи используется клавиша <ТаЬ> или комбинация клавиш <Shift><Tab>. |

Для перехода между записями также служат кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где также отображается общее количество записей и номер текущей записи.

Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей записи нужно ввести новый номер и нажать клавишу <Enter>.

Переход к другой записи также может быть осуществлен с помощью команды Правка > Перейти.

10. Быстрый путь ввода данных.

Копирование данных из предыдущей записи. Для копирования данных из аналогичного поля предыдущей записи в текущую надо нажать <Ctrl><"> (кавычки). Вставка текущего времени или даты. Чтобы вставить текущую дату надо нажать <Ctrl><;> (точка с запятой). Чтобы вставить текущее время надо нажать <Ctri><:> (двоеточие). Инструменты редактирования Windows. Для экономии времени при вводе данных также можно пользоваться инструментами редактирования Windows: вырезанием (<Ctrl><X>), копированием (<Ctrl><0) и вставкой (<Ctrl><V>) в буфер.

Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа -- по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того, каким способом данные отформатированы, но для человека внешний вид данных позволяет быстро определить их назначение.

11. Сохранение данных.

В MS Access изменения сохраняются автоматически при следующих действиях:

- переход к следующей записи;

- закрытие режима таблицы или формы. Чтобы сохранить запись без перехода к другой записи, выполните команду Записи > Сохранить запись.

12. Добавление и удаление записей.

Обычно таблица имеет в конце пустую запись для добавления новых данных.

Для добавления данных в новую запись:

1. Перейдите на первое пустое поле новой записи.

2. Введите значение и нажмите клавишу <ТаЬ> для перехода к следующему полю.

Для удаления записей:

1. Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых записей.

2. Нажмите клавишу <Delete> или выберите команду Правка > Удалить записи.

3. В появившемся окне подтвердите изменения, нажав кнопку ОК.

13. Вставка в запись рисунка или объекта

Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись:

1. Перейдите в режим Конструктора таблиц.

2. Добавьте поле объекта OLE.

3. В режиме Таблицы установите курсор в нужную клетку и выполните команду Вставка > Объект.

Если объект вставляется из существующего файла, то необходимо:

1. В появившемся окне выберите переключатель Создать из файла.

2. Введите полное имя добавляемого файла в поле «Файл» или нажмите кнопку Обзор и выберите имя требуемого файла.

3. Нажмите кнопку ОК.

Если объект нужно создать:

1. Выберите тип создаваемого объекта в поле «Тип объекта» (например, Точечный рисунок Paintbrush).

2. Нажмите кнопку ОК.

3. После создания рисунка или объекта в приложении OLE выполните команду Файл > Выход или Файл > Выход и возврат приложения OLE. Подтвердите обновление объекта в MS Access.



Заключение

В данной работе мы разобрали лишь малую часть возможностей MS Access, которая является гораздо более многофункциональной системой, чем можно себе представить, прочитав данную работу. Применение MS Access гораздо шире, нежели просто создание БД, таблиц и запросов. Назовём некоторые из них. Мастер подстановок, делающий более простым ввод значений в поле. Создание и использование индексов, обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Способы обеспечения целостности данных, защищают связи между записями в связанных таблицах, а также от случайного удаления и изменения связанных данных. Контроль и проверка введения данных, осуществляет проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы, по заданному условию. Ввод данных с помощью копирования и перемещения, значительно сокращает время затрачиваемое на ввод данных. Создание вычисляемых полей в запросах, позволяет создавать столбцы в запросе, являющиеся результатом вычислений над значениями других столбцов. Изменение типов связей в запросе, позволяет создавать более гибкие и чёткие запросы. Возможность печати результатов запросов, таблиц, отчётов, позволяет избежать применения сторонних приложений и сократить время выборки и переноса данных для предоставления в бумажном варианте. Использование макросов, позволяет автоматизировать многие функции и превратить БД практически в самостоятельное приложение.

Это не полный список возможностей MS Access, но даже он даёт представление о широте возможностей, предоставляемой данной СУБД, для работы с данными. К сожалению, мы не можем описать эти возможности более подробно, т.к. для этого потребовалось бы очень продолжительное время и крайне большой объём печатного текста.

И так мы можем сделать вывод, что MS Access является очень практичным и удобным приложением для работы с данными. Предоставляемые данной системой возможности делают её незаменимой для учёта, корректировки, формирования и обработки данных. При умелом использовании мы можем создать БД отвечающую любым требованиям, в любой сфере деятельности, что и объясняет столь широкое распространение MS Access.



Литература

1. Гурвиц, А. Разработка реального приложения в среде клиент-сервер: учеб. Пособие. - Хабаровск: Изд-во ДВГУПС, 2005. - 204 с.

2. Информатика для юристов и экономистов/Под ред. Симонович С.В. и др. - СПб.: Питер, 2003. - 688 с.

3. Долженков В.А. Microsoft Office Excel 2007/В.А. Долженков, А.Б. Стученков. - СПб.: БХВ - Петербург, 2007. - 1200с.: ил. + Видеокурс (на CD - ROM) - (В подлиннике).

4. Титоренко Г.А. (ред.) Информационные системы в экономике-2-изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА,

2008. - 463 с.

5. Информатика для экономистов: Учебник для вузов/ Под общ.ред. В.М. Матюшка. - М.: ИНФРА - М, 2009 г. - 880с. - ( Учебники РУДН).



Предметный указатель

1. База данных - интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.

2. Первая нормальная форма - таблица находится в первой нормальной форме, если значения всех ее полей атомарные, и в ней отсутствуют повторяющиеся группы полей.

3. Вторая нормальная форма - таблица находится во второй нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой нормальной формы и любое неключевое поле однозначно идентифицируется полным набором ключевых полей.

4. Третья нормальная форма - Таблица находится в третьей нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой и второй нормальной формы и ни одно из неключевых полей таблицы не идентифицируется с помощью другого неключевого поля.

5. Тип данных - тип данных в этом поле. По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных.

6. Тип данных счетчик - специально предназначен для автоматической генерации значений в таблицу при добавлении новой записи.

7. Тип данных МЕМО - предназначены для хранения больших текстовых данный. Длина поля может достигать 64 кБ (65535 символов). Поле не может быть ключевым или индексированным.

8. Числовой тип данных - предназначен для хранения числовых данных и содержит множество подтипов (размеров). От выбора размера зависит точность вычисления.

9. Денежный тип данных - предназначен для хранения данных о денежных суммах. Его также можно использовать для любых числовых полей, которые должны иметь фиксированное число знаков после запятой. Денежный тип данных обеспечивает точность до 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа.

10. Индекс - средство Microsoft Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице.

11. Простой ключ - определяется полем, содержащим уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера. Ключевое поле не может содержать повторяющиеся или пустые значения.

12. Составной ключ - ключ, состоящий из нескольких частей.

Размещено на Allbest.ru

...