База данных отдела кадров ФГБУ "ФКП Росреестра"

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Бурное развитие информационных технологий, их внедрение во все сферы человеческой жизни в последние годы привели к резкому расширению понятия обрабатываемой в компьютерных системах информации. Сегодня невозможно представить себе деятельность предприятия без применения на нем информационных технологий. Качественно новый уровень развития не может быть достигнут без эффективного использования персонала.

Каждая организация, независимо от ее размеров, имеет отдел кадров, который, в свою очередь, может быть представлен одним, двумя или большим количеством специалистов. Отдел кадров является тем звеном, которое соединяет рядовых сотрудников и вышестоящих руководителей. Кадровое планирование как инструмент целенаправленной и эффективной работы с персоналом является составной частью стратегии и тактики развития предприятия при рыночных взаимоотношениях. По мере развития личности работника приходится все чаще согласовывать рыночные условия и интересы сотрудников предприятия. Развитие производства все в большей степени нуждается в планировании его кадрового обеспечения.

Актуальность исследования. Деятельность отдела кадров связана с переработкой и хранением большого количества информации и документов. Огромный документооборот затрудняет работу, снижает эффективность доступа к нужной информации и затормаживает формирование отчетности. Из-за этого и возникает необходимость автоматизации процесса учета кадровой информации, с последующей автоматизацией рабочих мест сотрудников. Автоматизация позволит сократить время необходимое для поиска нужной информации, ускорить документооборот.

Эффективность деятельности отдела кадров во многом зависит от созданного программного продукта.

Объект исследования: Отдел кадров ФГБУ «ФКП Росреестра » по КБР.

Предмет исследования: Документооборот отдела кадров.

Цель преддипломной практики: Закрепление в практической деятельности, расширение и систематизация знаний, полученных в процессе обучения по специальности «Прикладная информатика», а также создание автоматизированной информационной системы для отдела кадров ФГБУ ФКП Росреестра по КБР.

Основные задачи: обобщение систематизация и конкретизация знаний, полученных в ВУЗе, ознакомление с деятельностью отдела управления кадров в ФГБУ ФКП Росреестра, освоение практического выполнения операций над документами, создание АСУ «Отдел кадров». Разработка автоматизированной системы управления кадрами АСУ "Отдел кадров" позволит:

- сократить время поиска информации по работникам;

- сократить время на получение справок, отчетов;

- повысить скорость на подготовку и печать приказов по предприятию; повысить достоверность требуемой информации.

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ФГБУ «ФКП РОСРЕЕСТРА» ПО КБР

1.1 Характеристика деятельности предприятия

Федеральное государственное учреждения «Земельная кадастровая палата» по Кабардино-Балкарской Республике (именуемое далее - «Учреждение») создано на основании приказа Федеральной службы земельного кадастра России от 3 апреля 2000 года № 67 и в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 09.03.2004 года № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» и постановлением Правительства Российской Федерации от 19.08.2004 г. № 418 «Об утверждении Положения о Федеральном агентстве кадастра объектов недвижимости» находится в ведении Федерального агентства кадастра объектов недвижимости.

Учреждение является государственной некоммерческой организацией, созданной для исполнительных функций, возложенных на Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости по оказанию государственных услуг в сфере ведения государственного земельного кадастра и государственного кадастра объектов недвижимости, а также ведению государственного технического учета объектов градостроительной деятельности.

Полное официальное наименование Учреждения - Федеральное государственное учреждение «Земельная кадастровая палата» по Кабардино-Балкарской Республике. Сокращенное наименование - ФГУ «ЗКП» по КБР.

Учреждение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми документами, приказами Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации, Федерального агентства кадастра объектов недвижимости, а также приказами Управления Федерального агентства кадастра объектов. недвижимости по Кабардино-Балкарской Республике.

Управление осуществляет отдельные государственные полномочия в части:

1)Обеспечение ведения государственного земельного кадастра, государственного кадастра объектов недвижимости и государственного технического учета объектов недвижимости, относящихся к объектам градостроительной деятельности.

2)Обеспечение предоставления заинтересованным лицам:

· в установленной форме официальных сведений государственного

земельного кадастра;

· в установленной форме официальных сведений государственного кадастра объектов недвижимости;

· сведений, содержащихся в каталогах земельных

3)Осуществление проверки документов, представляемых для проведения государственного кадастрового учета, на наличие необходимых для учета сведений и их соответствие сведениям, содержащимся в кадастре

4)Осуществление проверки документов, представляемых для проведения государственного технического учета, на полноту и непротиворечивость, содержащихся в них сведений;

5) Формирование кадастровых дел;

6) Прием и регистрацию документов, необходимых для проведения государственного кадастрового учета земельных участков;

7) Государственный кадастровый учет земельных участков (включая постановку на учет вновь образованных земельных участков, учет текущих изменений характеристик существующих земельных участков, снятие с кадастрового учета прекративших существование земельных участков;

8) Обеспечение осуществления государственного технического учета объектов недвижимости (в том числе прием и регистрацию документов, необходимых для проведения технического учета и предоставление сведений об объектах недвижимости, отнесенных к объектам градостроительной деятельности);

9) Ведение дежурных кадастровых карт кадастровых кварталов;

10) Каталогизация земельных участков и объектов недвижимости,

учтенных в соответствующем кадастровом округе;

11) Готовит и направляет в Управление Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Кабардино-Балкарской Республике предложения по изменению кадастрового деления территории кадастрового округа и по определению конкретных размеров платы за предоставление сведений государственного земельного Управление Учреждением.

На рисунках 1 и 2 приведены структуры Управления и отдела кадров.

Рис. 1

Организационная структура Управления

Рис. 2

Организационная структура отдела кадров

Начальник отдела кадров ФГБУ «ФКП Росреестра» осуществляет прием на работу рабочих, ИТР и служащих, согласно действующему трудовому законодательству, приказам и инструкциям.

Заместитель начальника отдела кадров ФГБУ «ФКП Росреестра» сообщает сведения в службу занятости и средства массовой информации о наборе работников. Сообщает сведения по установленной законодательством РФ форме в службу занятости о предстоящем сокращении и персональном составе замещаемых работников. Занимается трудоустройством высвобождаемых работников предприятия, их переводом на другую работу. Направляет вновь принимаемых рабочих и служащих на инструктаж по технике безопасности, противопожарной безопасности и др., в медсанчасть на предварительный медицинский осмотр. Готовит карточки для выписки постоянного пропуска на предприятии.

Ведущий специалист в отделе кадров ФГБУ «ФКП Росреестра» ведет учет личного состава предприятия, картотеку личных карточек, реестр кадров. Осуществляет хранение и выдачу трудовых книжек. Своевременно вносит в личные карточки и трудовые книжки работающих записи о перемещениях по работе, об изменении тарифного разряда, профессии, о присвоении Почетных званий, поощрений и наград.

Специалист I категории в отделе кадров ФГБУ «ФКП Росреестра» оформляет всю документацию по увольнению работников предприятия в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Ведет книгу приказов на уволенных. Ведет учет и выписку приказов о переводе из подразделений в подразделения предприятия. Готовит приказы и поощрении на работников предприятия, которым исполняется 50-60 лет согласно существующему положению. Готовит сведения, отчеты по обороту кадров предприятия. Оформляет личные дела на вновь поступивших. Ведет учет и архив личных дел работников предприятия.

Специалист отдела кадров ФГБУ «ФКП Росреестра» оформляет и выдает работникам предприятия необходимые справки и другие документы, связанные с работой на предприятии. Отвечает на запросы организаций и письма граждан. Своевременно делает раскладку извещений переводных и других документов по личным делам. Готовит материал допуска для оформления и переоформления работникам предприятияя. Готовит и передает личные дела уволенных работников в архив предприятия.Выдает характеристики в учебные заведения по запросам органов МВД, прокуратуры и прочих организаций.

Все сотрудники отдела кадров обеспечены компьютерной и оргтехникой, с выходом в сеть Интернет. В зависимости от функциональной нагрузки на ПК установлено программное обеспечение (таб. 1).

Таблица 1

Техническое и программное обеспечение

3. Предложения по созданию базы данных

3.1 Создание таблиц базы данных

база данный сотрудник таблица

В отделе кадров ФГБУ «ФКП Росреестр» информационная система не может существовать без базы данных.

Правильная организации работы отдела кадров является важным моментом в деятельности всего предприятия, так как зависимость всех работников от вовремя выполненного перевода, полученного приказа об увольнении или принятии на работу, правильного посчитанного стажа очень велика. Отдел кадров, являясь точкой, с которой всё начинается, вынужден работать с большим количеством людей. Это приводит к тому, что происходит документооборот, который является источником большого количества бумаги. У специалистов хранится огромное число приказов, личных дел, анкет и других разного рода документов, которые являются необходимыми при такой работе. Поэтому возможность выполнения и хранения этих документов в электронном виде является важной и актуальной. Все документы являются результатом выполнения каких-либо кадровых операций. Таким образом, у специалиста должна быть возможность выполнения всех кадровых операций на компьютере, что гораздо эффективнее, быстрее и удобнее.

Информационная система разрабатывается с целью:

? автоматизации работы с документами;

? организация доступа к данным для рабочих предприятия без непосредственного участия специалиста базы данных;

? автоматизации работы с отчетами для отделов, которые использую информацию из отдела кадров.

С его помощью упростится работа с документами для сотрудников отдела кадров. На данный момент в отделе кадров ФГБУ «ФКП Росреестр» не используется никаких информационных систем, с помощью которых была бы упрощена работа сотрудников. Эта информационная система будет полезна для оперативного получения достоверных сведений по заданному вопросу и облегчения работы сотрудников отдела кадров.

Для работы информационной системы предполагается создание базы данных, содержащей всю информацию о сотрудниках предприятия.

Информационная система отдела кадров позволит значительно повысить скорость и эффективность работы отдела кадров.

Как основной процесс в отделе кадров можно выделить принятие на работу нового сотрудника. При поступлении на работу, сотрудник пишет заявление о приеме на работу - документ, адресованный начальнику отдела кадров, с просьбой о приеме на работу. Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на бланке, разработанном на данном предприятии. Начальник отдела кадров заверяет это заявление и передаёт специалисту отдела кадров.

При приеме на работу специалист отдела кадров помимо письменного заявления работника о приме на работу обязан потребовать предъявления следующих документов:

? паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

? трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

? страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

? документы воинского учета -- для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

? документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний -- при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Данные из всех этих документов специалист отдела кадров заносит в личную карточку сотрудника. Личная карточка хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника, после увольнения личная карточка уничтожается.

Создание таблицы базы данных состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными .

Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами.

В каждой из таблиц наметили ключевое поле. В качестве такого было выбрано поле, данные в котором повторяться не могут. Если в таблице вообще нет никаких полей, которые можно было бы использовать как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа «Счётчик» - оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

На этом этапе было завершено предварительное проектирование базы данных, затем начинается её разработка.

В первую очередь следует выделить основную часть данных, которые нужно оформить в базе данных, приступили к созданию структуры базы, то есть структуры ее основных таблиц.

В базе создано три таблицы. В первой, которая называется «Карточки сотрудников» учтена следующая информация:

Код сотрудника

ФИО

Должность

Дата принятия на работу

Дата увольнения

Стаж

ИНН

Паспорт

Приказ о приёме

Приказ об увольнении

Дополнительные сведения

Вторая таблица «Личные данные». В ней учтена следующая информация:

Код сотрудника

ФИО

Дата рождения

Пол

Образование

Телефон

Третья таблица «Штатное расписание». В ней учтена следующая информация:

Должность

Кол-во штата

Оклад

Надбавка

Премия

Вакансии

3.3 Заполнение таблиц

Реляционная модель данных разработана на основе концептуальной модели предметной области. Реляционная модель данных в дальнейшем служит для разработки БД. Информация о столбцах таблиц приведена в таблицах 2.4 ,2.5 ,2.6.

Рис 3

Реляционная модель данных

Здесь установлены связи между таблицами в окне «Схема данных». Для этого в окне «Схема данных» необходимо переместить поле «Код сотрудника» из таблицы «Личные данные» на соответствующее поле таблицы «Карточки сотрудников», в результате этой операции появится окно "Изменение связей".

В появившемся окне диалога "Изменение связей" необходимо активизировать флажки: "Обеспечить целостность данных", "каскадное обновление связанных полей", убедившись в том, что установлен тип отношений один-к-одному нажимаем кнопку Ок.

В окне «Схема данных» появляется связь один-к-одному между таблицами «Личные данные» и «Карточки сотрудников». Аналогичным образом надо связать поля «Код Сотрудника» в таблицах «Карточки сотрудников» и «Штатное расписание» ( рис. 3).

После установки связей между таблицами, окно Схема данных необходимо закрыть. Далее осуществлялось заполнение всех таблиц.

Заполнение таблиц

Заполнение таблиц началось с таблицы «Студенты». В окне Базы данных была выделена нужная таблица, затем выполнен щелчок на кнопке Открыть. На экране появится структура таблицы БД в режиме таблицы. Новая таблица состоит из одной пустой строки ( РИС

Рис

Таблица карточки сотрудников

Заполнение производилось по записям, т.е. вводилась информация для всей строки целиком. Поле счетчика заполняется автоматически. После ввода первой записи пустая запись смещается в конец таблицы.

После заполнения таблица Карточки сотрудников имеет следующий вид (рис 3.3.2).

Рис

Таблица Карточки сотрудников

Аналогичным образом заполняются остальные таблицы: «Личные данные» (рис. 3.3.4) и «Штатное расписание (рис. 3.3.4).

Рис

Таблица «Личные данные»

Рис

Таблица «Штатное расписание»

Поиск данных в таблице большого объема, который выполняется с помощью кнопок перехода, может занять много времени, поэтому для поиска и замены данных в полях необходимо использовать команду Правка - Найти. Откроется окно диалога. В поле Образец диалогового окна поиска указывается искомый объект и осуществляется поиск. Для замены данных в полях необходимо перейти на вкладку Замена.

Для удаления или изменения данных необходимо нажать кнопку «Ввод и редактирование данных», выйдет меню:

? Карточки сотрудников;

? Личные данные;

? Штатное расписание.

Если нужно удалить данные о работнике необходимо нажать кнопку «Карта сотрудников», выбрать нужную запись и нажать кнопку «удалить».

Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно удалить данные о должностях необходимо нажать кнопку «Штатное расписание», выбрать нужную запись и нажать кнопку «удалить».

Если нужно удалить личные данные о сотрудниках необходимо нажать кнопку «Личные данные», выбрать нужную запись и нажать кнопку «удалить».

Размещено на Allbest.ru