Размещено на http://www.allbest.ru/

Автоматизация выдачи талонов амбулаторного лечения

1. Описание предметной области

Одной из важнейших проблем, существующих в лечебных учреждениях, работающих в рамках системы медицинского страхования, является автоматизация деятельности регистратуры. Именно в регистратуре осуществляется первый контакт больного с представителями ЛПУ и от ее работы часто зависит удовлетворенность пациента качеством всего лечебного процесса.

Традиционно на регистратуру возлагаются следующие основные задачи:

· запись на прием к специалисту

· оформление вызовов врача на дом

· хранение и своевременная выдача историй болезни

В условиях работы учреждения в системе медицинского страхования актуальными становиться вопросы верификации принадлежности пациента к той или иной страховой компании, корректное оформление талона амбулаторного пациента. Автоматизация работы регистратуры обеспечит значительное сокращение времени ожидания пациента при посещении больницы.

Конечно, это не решит полностью проблем с задержкой пациентов в регистратуре и до конца не освободит работников от проведения одинаковых повторяющихся операций, пока сохраняется дефицит врачей узких специальностей. Но система позволит упорядочить хотя бы процесс выдачи талонов.

В рамках этого процесса оптимизации работы регистратуры возможно в холле поликлиники установить электронный терминал, который помогает разгрузить регистратуру за счет пациентов, которые производят запись на прием самостоятельно. При записи пациенту выдается талон амбулаторного пациента с указанием на нем даты и времени приема, а так же врача и номера кабинета.

Но, к сожалению, внедрение такой системы не всегда возможно. Во-первых, это связанно с затратами на сам терминал и специализированное программное обеспечение. Так как в нашей стране все еще очень значительное количество медицинских учреждений, и поликлиник в том числе, являются государственными, а не коммерческими. Следовательно, поступление финансовой помощи туда ограниченно.

Во-вторых ограничением является и то, что многие люди, а в основном это люди старше 60 лет (во многих случаях это зависит вовсе не от возраста), не доверяют или попросту не умеют пользоваться такими автоматами.

В связи с необходимостью автоматизации данной области и приведенными выше ограничениями, оптимальным является автоматизация выдачи талона амбулаторного лечения в Microsoft Excel, с помощью макросов.

2. Бизнес-процесс при ручном выполнении работы по выдаче талонов к врачу

Типовые функции регистратора связаны:

- с поиском (вводом нового) пациента в существующей базе;

- отражением изменений, таких как паспортные данные, место жительства, страховой полис и ИНН и т.п.;

- записью на прием, оформлением талонов к врачу и кассовых документов (договор) для оплаты.

Наиболее рутинным является процесс оформления талонов, поэтому его и будет удобней всего автоматизировать. Представим обычный рутинный процесс выдачи талонов к врачу.

Недостатками данного процесса является:

- образование огромных очередей;

- процесс выдачи талонов занимает большое количество времени и ненужной бумажной работы;

- может возникнуть человеческий фактор - например, при заполнении времени приема врача и т.д.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Бизнес-процесс при ручном выполнении работы по выдаче талонов к врачу.

3. Бизнес-процесс при автоматизированном выполнении работы по выдаче талонов к врачу

При автоматизированном выполнении данной работы сокращается количество совершаемых операций, благодаря использованию макросов в Microsoft Excel. Итак, автоматизированный процесс будет выглядеть следующим образом.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 - Бизнес-процесс при автоматизированном выполнении выдачи талонов к врачу

При этом сокращается время на заполнение одной и той же информации в различных источниках - заполненные в базе данные о пациенте автоматически заполняются в талон при выборе его фамилии из списка, также как и данные о враче. Еще одним плюсом является то, что при выдаче нового талона, автоматически изменяется время приема, следовательно два пациента никак не могут быть записаны на одинаковое время.

Самым же существенным плюсом является сокращение времени простоя пациента в очереди и то, что регистратор может за более короткое время обслужить большее количество пациентов.

4. Описание базы данных и пошаговое выполнение работы

Автоматизация выдачи талонов к врачу в Microsoft Excel требует предварительной подготовки. Во-первых, необходимо завести в Microsoft Excel базу данных на пациентов. В этой таблице мы отражаем все необходимые для лечащего учреждения данные: Ф.И.О., дату рождения, адрес пациента, его ИНН и номер страхового полиса, паспортные данные и номер медицинской карты. При этом для удобства сортируем по фамилиям пациентов и закрепляем области по строке 1 и по столбцу А.

Рисунок 3 - Список пациентов

Далее по аналогии создаем таблицу врачей. Здесь мы используем такие данные, как название врача, его Ф.И.О., стоимость приема врача, дату приема, а также часы приема. В данной таблице также закрепляем области и сортируем в алфавитном порядке по наименованию врача.

Рисунок 4

Для столбца «Дата приема» вводим функцию ДАТА, которая возвращает целое число, представляющее определенную дату. Столбец «Счетчик» необходимо создать для подсчета записанных к определенному врачу пациентов. В столбец «Время приема» вводим формулу, которая позволяет автоматически отодвигать время приема, после записи каждого нового пациента, а так же ограничивать число записавшихся пациентов.

=ЕСЛИ (E2+H2*K2<F2; E2+H2*K2; «занято»)

Формула 1

В данная функции существует следующее условие: E2+H2*K2<F2 - что означает, время равное времени начала приема плюс времени продолжительности приема, умноженное на количество записанных человек, должно быть меньшим, чем время окончания приема. В случае, если оно выполняется, в ячейку будет введено число, равное левой стороне указанного условия (E2+H2*K2), если же нет, то в ячейке будет написано «занято».

Далее преступаем к созданию непосредственно самой формы талона амбулаторного лечения.

Рисунок 5 - Список врачей

Для этого вводим вспомогательные данные - заголовки, подписи строк и т.д. в графы с данными вбиваем формулы. Так же создаем счетчик для пациентов и врачей в ячейках L1 и O1.

Рисунок 6 - Ячейки со вспомогательными данными

Графы Ф.И.О. пациента, адрес, дата рождения, номер карты, стоимость услуг заполняем формулой (Формула 1). Функция ВПР ищет значение в первом столбце массива таблицы и возвращает значение в той же строке из другого столбца массива таблицы. Буква В в названии функции ВПР означает «вертикально». Функция ВПР используется, если сравниваемые значения расположены в столбце слева от искомых данных.

- L1 - искомое значение, то есть порядковый номер, по которому определяется заполнение формы командировочного удостоверения.

- Пациенты! A2:H21 - таблица текста, чисел и логических значений, в которой ищутся данные, то есть где, в каком диапазоне нужно искать необходимую нам информацию.

- 2 - номер столбца в таблице текста, в котором должно быть найдено соответствующее значение. И это значение у каждой формулы разное. В данной формуле оно соответствует столбцу с Ф.И.О. пациентов.

- ЛОЖЬ - диапазон просмотра, логическое значение, определяющее, точно (ИСТИНА) или приближенно (ЛОЖЬ) должно производится сопоставление.

=ВПР (L1; Пациенты! A2:H21; 2; ЛОЖЬ)

По аналогии изменяем номер столбца для названных граф и, соответственно, таблицу текста на Врачи! A2:I21 и искомое значение на О1 для граф, относящимся к таблице врачи.

Для граф ИНН и номер страхового полиса и врач, Ф.И.О. вводим иные формулы (Формула 2 и Формула 3 соответственно). Сцепить - объединяет две или более текстовых строк в одну.

=СЦЕПИТЬ («ИНН»; (ВПР (L1; Пациенты! A2:H21; 4; ЛОЖЬ));» полис №»; (ВПР (L1; Пациенты! A2:H21; 5; ЛОЖЬ)))

=СЦЕПИТЬ((ВПР (O1; Врачи! A2:I21; 2; ЛОЖЬ));»: «; (ВПР (O1; Врачи! A2:I21; 3; ЛОЖЬ)))

Текст1, текст2,… - это от 2 до 255 текстовых элементов, объединяемых в один текстовый элемент. Текстовыми элементами могут быть текстовые строки, числа или ссылки на отдельные ячейки. В нашем случае это функции ВПР для соответствующих столбцов и вставка текста, для того, чтобы можно было разделить текст.

Для удобства на листе с формой талона, с правой стороны, создадим элементы управления, с помощью которых можно будет изменять значения, содержащиеся в ячейках L1 и О. Такими элементами управления будут являться Список и Счетчик. Для создания элементов управления используется панель инструментов. Необходимо связать указанные элементы управления с данными о пациентах и врачах.

Рисунок 7 - Элементы управления «Счетчик» и «Список»

Далее выводим на печать талончик на прием к врачу. Для того чтобы при выводе на печать заполненного бланка талона созданный документ был расположен на одном листе бумаги, задаем область печати. Для этого с помощью команды Предварительный просмотр смотрим, как разместится документ на бумаге и если необходимо, то производим устранение недостатков.

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос - это серия команд и функций. Их можно выполнять всякий раз, когда необходимо выполнить данную задачу. Перед тем как записать макрос, необходимо спланировать шаги и команды, которые он будет выполнять.

В данной работе необходимо автоматизировать вывод на печать сформированного талона. Для этого проведем подготовку: в листе «Талончик» выделим бланк талона и зададим область печати, далее откроем окно предварительного просмотра и при необходимости откорректируем недостатки.

Теперь приступим к записи макроса. В появившемся диалоговом окне (Рисунок 8) напишем название макроса и удобное сочетание клавиш. Далее подтвердить выбранные параметры.

Рисунок 8 - Параметры макроса

Начинаем запись макроса: команда Файл-Печать, в появившемся диалоговом окне вводим номер страницы 1 из 1, для остановки записи макроса нажмем кнопку остановить запись.

Создадим элемент управления для активизации макроса, внедрив на рабочем листе «Талончик» кнопку. Это осуществляется аналогично созданным ранее элементам счетчик и список. По завершению создания появляется диалоговое окно «Назначить макрос объекту», из которого выбираем описанный выше макрос «Печать».

Проверим выполнение макроса, нажав кнопку «Печать».

Заключение

автоматизация регистратура талон excel

Использование автоматизации в Microsoft Excel для предварительной записи пациентов кардинально изменило принципы обслуживания - исчезли огромные очереди в первые часы работы поликлиники. Ранее очередь формировалась за 1-2 часа до открытия. Сократилось время регистрации пациента (1-2 минуты), увеличился период регистрации (10 часов). Регистратура поликлиники может принимать до 500 пациентов, без долгих очередей и спешки.

Размещено на Allbest.ru