Облік з використанням електронно-обчислювальної техніки

Відділ постачання відбирає з масиву постачальників таких, що забезпечують якісні матеріальні ресурси за прийнятним рівнем цін на матеріали, вузли, устаткування, економічно вигідні товарні партії, регулярність поставок. Особлива увага звертається на умови розрахунків та доставку найбільш економічним способом з метою зниження транспортних та складських витрат.

Потрібно враховувати, що рішення з постачання приймаються в умовах, коли часто змінюються як зовнішні фактори господарювання (економічні, політичні, соціальні, культурні, технічні, законодавчі, юридичні, ринок, кон'юнктура, пропозиція), так і внутрішні (план постачання і завдання, зв'язки підприємства, взаємовідносини з іншими відділами, зміна асортименту), що породжує певні проблеми та обмеження.

Можливості й потреби постачання створюються та реалізуються як результат дії внутрішніх та зовнішніх факторів, котрі змінюються з різною інтенсивністю і впливають на ефективність роботи відділу постачання.

Планування постачальницьких операцій передбачає збір вхідної інформації та її аналіз:

- визначення ключових факторів економічної ситуації;

- підбір вхідної інформації, що стосується постачальників - виробників матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів, палива, енергії, запасних частин тощо на основі бюлетенів, довідників, преси, прайс-листів;

- аналіз інформації (аналіз роботи відділу, аналіз плану, аналіз постачальників, аналіз витрат, аналіз ризику);

- формування плану на майбутній період (специфічні завдання, вироблення альтернативного плану на випадок непередбачених ситуацій, шляхи досягнення цілей, організаційні заходи, тактика дій, методи перевірки плану) [19].

Для реалізації плану постачання належну увагу треба приділити питанням навчання персоналу та підвищення його кваліфікації. Персонал повинен знати властивості матеріалів та їх техніко-економічні характеристики, логістику, способи доставки, ціноутворення, склад транспортно-заготівельних витрат, складське господарство, формування собівартості заготовок та інші питання.

Тільки грамотні спеціалісти можуть оптимізувати собівартість закупівельних матеріально-технічних ресурсів шляхом вибору вигідного постачальника і методів доставки.

Досить відповідальним етапом роботи відділу постачання є укладання договорів поставки. Добре налагоджена система надходження, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, правильне та своєчасне відображення їх руху в обліку має першочергове значення для забезпечення виробництва необхідними ресурсами [12, с. 182].

Договірні відносини з поставки організовуються на підставі Положення про поставки продукції виробничо-технічного призначення, які були затверджені в СРСР і введені в дію з 1 липня 1981 p. [4]. Оскільки в Україні такі положення поки що не розроблені, чинним є названий документ. Ним передбачені правила приймання експедиторами матеріалів на залізничних станціях чи водних пристанях. Зокрема, при отриманні вантажів проводиться якісне та кількісне приймання в місцях доставки. При цьому експедитор повинен подати відповідальним за зберігання вантажу особам довіреність, у якій зазначається прізвище особи, уповноваженої прийняти вантаж, її паспортні дані, найменування вантажів, їх кількість у натуральному вираженні. Довіреність підписує керівник організації і завіряє печаткою.

При отриманні вантажу необхідно впевнитись, що вагони чи контейнери опломбовані, на них немає слідів крадіжок, тара без пошкоджень. Якщо виявляються будь-які відхилення від встановлених вимог щодо цілісності місць упаковки чи тари, необхідно вимагати у місцях приймання (станція, порт, пристань, аеропорт) складання комерційного акту.

Кількісне і якісне приймання вантажів від місцевих постачальників здійснюється, як правило, на складі постачальника, якщо доставка проводиться транспортом покупця, або на складі покупця при транспортуванні вантажу постачальником. Доставка вантажу власним або найманим автотранспортом від складу місцевого постачальника або від залізничної станції до складу покупця оформляється товарно-транспортною накладною [18, с. 371].

Експедитор повинен щоденно подавати звіт про отримання й доставку вантажів на склади з прикладанням до нього відповідних документів (товарно-транспортних накладних, рахунків постачальників, комерційних актів та ін.). На основі документів постачальників, які надходять у відділ постачання, здійснюється оперативний облік виконання договорів. Він ведеться у відомостях або книгах, де на кожний договір відкривається окремий листок або ведуться картки, в яких вказується номер і дата договору, найменування матеріальних цінностей, одиниця виміру, кількість продукції за договором поставки разом та з розбивкою за строками по кварталах і місяцях, фактичне надходження вантажу із зазначенням дати, номера і найменування документа.

Дані оперативного обліку використовуються для аналізу кількості та якості поставлених цінностей, виявлення відхилень від договорів та пред'явлення претензій.

Претензії потрібно оформляти письмово і негайно після встановлення фактів порушення договорів інформувати представників постачальника. Якщо письмове звернення не дає результатів, треба звертатися з позовною заявою до господарського суду.

Вантаж, що прибув на склад покупця, оформляється прибутковим ордером, якщо між фактичною наявністю цінностей і даними документів постачальника немає розходжень, а при розходженнях - акт приймання матеріалів [18, с. 373].

Суму виявлених нестач матеріалів із вини окремих працівників потрібно віднести на винних осіб, а в окремих випадках матеріали щодо нестачі передаються в слідчі органи. У випадках, коли вантажі надходять без документів постачальників (невідфактуровані поставки), їх слід прийняти за якістю і кількістю в присутності комісії та скласти акт приймання в двох примірниках, з яких один треба відіслати вантажовідправнику з проханням вислати відповідний документ. До отримання документів постачальника такий вантаж приймається на відповідальне зберігання.

На відвантажені матеріальні цінності постачальники виписують рахунки, прикладають до них вантажні квитанції залізничного чи водного транспорту і висилають покупцям. Можуть також виписуватися інші документи, що характеризують товари (кипні карти, пакувальні ярлики), а на продовольчі товари - сертифікати якості, довідки аналізів, що характеризують якість товару.

Бухгалтерія веде оперативний контроль за вантажем, що надійшов, документами постачальника, їх оплатою та повнотою оприбуткування в журналі реєстрації документів і надходжень вантажів. Після оприбуткування вантажів на складах і здачі документів у бухгалтерію в журналі надходження вантажів записують дату надходження цінностей на склад, номер і дату звіту матеріально відповідальної особи.

Якщо документи на постачання цінностей надійшли від постачальника, а самі цінності не надходили, то вони вважаються «товарами в дорозі». В цьому випадку треба прийняти заходи щодо розшуку цінностей.

При прийманні цінностей безпосередньо на складі треба звертати увагу на можливі пошкодження тари й упаковки. Якщо такі пошкодження виявлені, то для подальшого приймання цінностей необхідно запросити представника влади на місцях (з товарного відділу, торгової інспекції, бюро товарних експертиз) і скласти акт на недостачу, яку засвідчують всі члени комісії.

Саме процедурні питання - оформлення договорів та дотримання правил приймання цінностей за якістю та кількістю - забезпечують доказовість при розгляді справ щодо майнових спорів між покупцями і постачальниками в господарському суді. Сторона, яка дотримується правил і має всі необхідні документи, виграє справу в суді [18, с. 375].

Взаємовідносини з постачальниками оформлюються договором. В договорі вказуються умови постачання, вимоги до продукції, яка поставляється, терміни і розміри поставок, терміни оплати, штрафні санкції за невиконання умов договору тощо.

Первинні документи при розрахунках з постачальниками ті самі, що і при обліку надходження запасів - накладні, рахунки-фактури, платіжні вимоги-доручення, платіжні доручення та ін.

Рис. 2.2 Облік розрахунків з постачальниками

Аналітичний облік ведеться в розрізі кожного постачальника.

Регістри синтетичного обліку:

- повна форма журнал-ордер 6;

- скорочена відомість 3.3, журнал-ордер 3;

- спрощена; відомість 3-м, розділ І (або В-7).

Синтетичний облік ведеться на рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», пасивному. За кредитом відображають збільшення заборгованості перед постачальниками, за дебетом - її погашення.

У разі попередньої оплати дебетується субрахунок 371 «Розрахунки за виданими авансами», активний. Така методологія обліку дає змогу уникнути виникнення дебетового сальдо на рахунку 63. Розрахунки з вітчизняними постачальниками відображуються на субрахунку 631.

Якщо цінності від постачальника надійшли без товарно-супроводжувальних документів, має місце невідфактурована поставка. Ці запаси оприбутковуються, але спочатку треба перевірити, чи не є вони попередньо оплаченими [18, с. 380].

Якщо поставка не відповідає умовам договору, отримувач може відмовитися від цих цінностей. У такому разі їх обліковують на позабалансовому рахунку 02 «АКТИВИ на відповідальному зберіганні» і зберігають до отримання вказівок від постачальника, куди відвантажити цінності.

2.2 Документальне оформлення операцій з постачальниками і підрядниками

Документальне оформлення надходження матеріальних, сировинних і паливних ресурсів, їх наявності та витрачання є досить складним процесом, адже структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом виробничих запасів.

Основні первинні документи, якими оформлюються операції з руху виробничих запасів, наведені в таблиці 2.1.

Інформація, яка знаходиться в прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку методом подвійного запису.

Крім того, для забезпечення своєчасного відображення господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку на підприємствах повинні бути чітко визначені терміни передачі первинних документів до бухгалтерії.

Від правильності документального оформлення операцій з надходження виробничих запасів залежить правильне віднесення їх вартості на витрати виробництва, а також реальність оцінки незавершеного виробництва та його відображення у звітності [14, с. 56].

У відповідності до виробничої програми і норм витрат підприємства визначають потребу у виробничих запасах. Вони можуть бути придбані, виготовлені власними силами, внесені до статутного капіталу, одержані безоплатно, придбані в результаті обміну тощо.

Таблиця 2.1 - Перелік форм первинних документів для обліку виробничих запасів

Перелік первинних документів, якими найчастіше оформлюється надходження виробничих запасів, наведений в таблиці 2.2

Надходження виробничих запасів оформлюється й іншими документами. Наприклад, супровідні документи постачальників (рахунок-фактура (ф. №63), платіжна вимога-доручення (ф. №0401040)) є підставою для кількісного та якісного приймання партії запасів, що надійшли, використовуються для розрахунків між постачальниками та покупцями за відвантажені (відпущені) запаси [14, с. 57].

Табл. 2.2 - Первинні документи з надходження виробничих запасів

В умовах механізації обліку перевірені документи з надходження і витрачання виробничих запасів бухгалтер групує за видами і за допомогою супровідного ярлика передає на обчислювальну установку (ОУ) згідно із складеним графіком документообігу. Після обробки первинної інформації про надходження і витрачання виробничих запасів ОУ видають машинограми узагальнених даних по заготівлі запасів підприємством, по цінностях, які знаходяться в дорозі, по невідфактурованих поставках, з оплати платіжних вимог постачальників тощо. Машинограми використовуються для відповідних бухгалтерських записів по заготівлі та придбанню матеріалів і, крім того, відділом матеріально-технічного постачання і фінансовим відділом - для оперативного управління і контролю за надходженням цінностей і розрахунками з постачальниками [14, с. 59].

2.3 Облік процесу постачання

Велике значення має оперативний контроль відділу матеріально-технічного забезпечення за наявністю матеріальних ресурсів на будь-яку дату для підтримки запасів в певних межах. З цією метою по кожному виду матеріальних цінностей в картках складського обліку зазначають нижній та верхній рівень (мінімум та максимум) запасів у натуральному вираженні. В картках комірник відображає рух матеріалів (їх надходження та витрачання) по кожній операції та виводить залишки. Для матеріалів, по яких залишки нижче мініРис.ьних чи вище максиРис.ьних норм запасу, складаються сигнальні довідки і подаються до відділу матеріально-технічного постачання, фінансової служби, бухгалтерії та інших зацікавлених підрозділів та осіб.

Оприбуткування запасів на підприємствах відображають наступними проводками:

1. Запаси внесені засновниками підприємства до статутного капіталу:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 46 «Неоплачений капітал».

2. Оприбуткування запасів, що надійшли від постачальника:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

3. Відображення витрат, пов'язаних з придбанням запасів:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 30 «Каса», 31 «Рахунки в банках».

4. Оприбуткування безоплатно отриманих запасів:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 719 «Інші доходи від операційної діяльності».

На придбані запаси, що надходять на підприємство, складається прибутковий ордер (ф. №М-4).

У випадках, якщо виявляються розходження між фактичною наявністю і станом запасів, що надійшли, та даними супровідних документів, складається акт приймання матеріалів (ф. №М-7).

Прийом запасів матеріально відповідальною особою покупця здійснюється на підставі:

- товарно-транспортних накладних;

- накладних;

- вантажних митних декларацій.

Прийняття запасів здійснюється за кількістю і якістю. Якщо фактична наявність товару, що надходить, співпадає за кількістю і якістю з даними супровідних документів, то матеріально відповідальна особа розписується в супровідних документах, ставить штамп і, таким чином, приймає товар під свою відповідальність. Якщо ж при прийнятті товарів за кількістю і якістю будуть виявлені відмінності з даними документів постачальника, то прийРис.ьна комісія (з участю представника покупця) повинна скласти акт про встановлення відмінностей в кількості чи невідповідності за якістю. [6].

Облік процесу придбання виробничих запасів можна вести:

- за фактичною собівартістю;

- за купівельними цінами з виділенням транспортно-заготівельних витрат;

- за обліковими цінами з виділенням відхилень.

Розглянемо більш детально особливості наведених методів обліку запасів.

1. Облік запасів ведеться за фактичною собівартістю [9].

Нехай підприємство АТЗТ «Херсонська кондитерська фабрика» за травень 2008 року здійснило наступні господарські операції:

Таблиця 2.3 - Журнал господарських операцій підприємства

А тепер відобразимо схему рахунка 20 «Виробничі запаси»

Рис. 2.3 Схема рахунку 20 «Виробничі запаси»

Дебетовий оборот показує фактичну собівартість придбаних виробничих запасів (650 грн.). Кредитовий оборот - запаси, відпущені для виробничих потреб підприємства (390 грн.).

2. Облік запасів ведеться за купівельними цінами з виділенням транспортно-заготівельних витрат (ТЗВ).

ТЗВ обліковуються за двома варіантами:

- прямо включаються до собівартості придбаних запасів (якщо, звичайно, таке можливо);

- відображаються на окремому субрахунку рахунків обліку запасів і щомісячно розподіляються між залишками не реалізованих і проданих за місяць запасів. Сума ТЗВ, що належить до реалізованих товарів, щомісячно списується у кореспонденції, аналогічній відображенню вибуття (списання) запасів.

Протягом місяця ТЗВ обліковуються на окремому субрахунку. В кінці місяця визначається сума ТЗВ, що підлягає списанню. Вона розраховується як добуток середнього відсотка ТЗВ і вартості запасів, що вибули. Середній відсоток визначається діленням суми ТЗВ на початок місяця та їх величини за звітний місяць на суму залишку запасів на початок того ж місяця плюс вартість запасів, що надійшли за місяць [17, с. 129].

Порядок оформлення розрахунку транспортно-заготівельних витрат розглянемо за допомогою прикладу.

Протягом червня місяця 2008 р. АТЗТ «Херсонська кондитерська фабрика» придбала сировину і матеріали на суму 200 грн., паливо на суму 320 грн., запасні частини - 180 грн., МШП - 100 грн. витрати на транспортування і вантажно-розвантажувальні роботи склали 300 грн. В кінці місяця придбані запаси були використані для господарських потреб в повному обсязі.

Відобразимо розрахунок транспортно-заготівельних витрат за червень 2008 року.

Запаси, призначені для продажу, відпускаються зі складу покупцям тільки за довіреністю одержувача. Тому для отримання запасів на складі постачальника матеріально відповідальній особі видається довіреність, підписана керівником і головним бухгалтером підприємства-покупця.

Перелік цінностей, які належить отримати по довіреності, приводиться в ній з обов'язковим зазначенням назви і кількості, незалежно від того, чи є такі відомості в документах на відпуск (наряді, рахунку, договорі, замовленні тощо) запасів.

Для обліку руху матеріальних цінностей на підприємстві та їх відпуску підрозділам свого підприємства використовується накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма №М-11).

У разі відпуску матеріальних цінностей господарствам свого підприємства, розташованим за межами його території накладну-вимогу виписують на підставі договорів, нарядів та інших відповідних документів/

В балансі запаси відображаються за найменшою з двох оцінок:

- собівартістю;

- чистою вартістю реалізації.

Під чистою вартістю реалізації запасів розуміють очікувану ціну їх реалізації в умовах звичайної діяльності за вирахуванням очікуваних витрат на завершення їх виробництва та реалізацію.

На відміну від попереднього варіанта журнально-ордерної форми обліку, де Журнал-ордер №6 було об'єднано з відомістю аналітичного обліку, оскільки в ньому відображували також дебетові обороти, тепер ці регістри роз'єднані. Це зумовлює певні особливості запису операцій у цих регістрах. Зокрема, щодо обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками, то особливістю записів операцій є те, що спочатку їх виконують у Відомості 3.3, а вже підсумки граф 13-19 (рядок «Усього за рахунком 63») з неї переносять до графи 10 розділу І Журналу 3, хоч загальний принцип ведення регістрів цієї форми передбачає, що журнали і відомості аналітичного обліку складають здебільшого одночасно [17, с. 131].

Аналітичний облік розрахунків ведуть у розрізі постачальників і підрядників за кожним документом про отримання матеріалів, робіт, послуг та оплату за них у Відомості 3.3 аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками (до рахунку 63). Це означає, що такий спосіб відображення операцій потребує запису у графі 2 окремих документів, а тому для одного постачальника доведеться відводити кілька рядків - залежно від кількості документів, за якими провадились розрахунки у поточному місяці. До того ж заздалегідь не можна визначити, скільки операцій за розрахунками з постачальниками буде здійснено впродовж місяця, отже, неможливо передбачити необхідну кількість рядків для відображення даних кожного документа окремо. Тому передбачений у Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 p. №356 спосіб запису операцій за кожним документом може бути прийнятним лише за умови, що протягом місяця конкретним постачальником (підрядником) було здійснено незначну кількість операцій. Вказані регістри розраховані для застосування на невеликих за обсягом діяльності з незначним документооборотом підприємствах [18].

За значної кількості операцій на великих підприємствах робити це безпосередньо на основі первинних документів недоцільно. Записи у Відомості 3.3 зручніше робити позиційним способом, відводячи для кожного постачальника в ній лише один рядок. Тому необхідне попереднє групування первинних документів з використанням аркушів-розшифровок.

Вважаємо, що й тепер доцільно застосування таких регістрів накопичення і групування даних товарно-транспортних накладних, актів на виконані роботи, виписок банку для наступного перенесення до Журналу 3 з використанням у регістрі потрібних реквізитів, виготовлених друкарським способом.

2.4 Облік транспортно-заготівельних витрат

Витрати на створення запасів та їх зберігання (транспортно-заготівельні) на практиці організовуються трьома методами:

- на окремому субрахунку, який відкривають на балансовому рахунку 20 «Виробничі запаси» окремо до кожного субрахунку;

- на резервному рахунку 29 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей» з виділенням субрахунків за окремими видами матеріальних цінностей;

- збираються загальною сумою на рахунку 20 «Виробничі запаси» чи 29 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей».

Стандартом бухгалтерського обліку 9 «Запаси» [5] передбачено отримані з різних джерел матеріальні цінності (від постачальників, прийняті без оплати, виявлені при інвентаризації, від ліквідації необоротних активів і Рис.оцінних та швидкозношуваних предметів, виготовлені в своєму виробництві, подаровані тощо) оцінювати за первинною вартістю. Отримані за плату запаси оприбутковуються за собівартістю, яка складається з таких статей:

- вартості матеріальних цінностей відповідно до умов договорів поставок (без податку на додану вартість для зареєстрованих платників податку, яким цей податок відшкодовується бюджетом);

- ввізного мита;

- непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству;

- інші витрати, які безпосередньо пов'язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні до використання у запланованому вигляді;

- транспортно-заготівельні витрати [20].

Перші три статті відносяться на собівартість матеріальних цінностей прямим шляхом, бо вони вказуються безпосередньо в супровідних документах постачальника.

Четверта стаття - «інші витрати» - має виробничий характер, оскільки багато видів матеріалів перед використанням у виробництві вимагають сортування, розкрою за відповідними розмірами, лабораторного аналізу й дослідження, пакування тощо. Тому такі витрати доцільно виділяти на рахунку 23 в окрему групу, щоби після завершення робіт їх можна було включити на окремі види матеріалів методом розподілу.

Остання стаття «транспортно-заготівельні витрати» складається з таких елементів:

- витрати на заготівлю запасів (утримання пунктів заготівлі, оплата праці, відрахування на соціальне страхування, на відрядження, освітлення, опалення, утримання комор, складів);

- оплати тарифів (фрахту) за транспортування запасів;

- вантажно-розвантажувальні роботи;

- страхування ризиків транспортування запасів.

Якщо транспортно-заготівельні витрати збираються на окремих субрахунках рахунка 20 чи 29, то вони в кінці місяця розподіляються таким чином.

На першому етапі загальна сума зібраних за місяць витрат розподіляється між сумами залишку запасів на кінець місяця і списаними за місяць. Потім сума транспортно-заготівельних витрат, що припадає на поточний місяць, розподіляється між окремими видами матеріальних цінностей пропорційно до їх вартості [11, с. 418].

За рахунок заокруглення процента транспортно-заготівельних витрат зроблені незначні заокруглення суми за основними матеріалами методом різниці між загальною сумою - 352 290 грн. та сумами витрат на напівфабрикати, паливо, запасні частини і тару.

Транспортно-заготівельні витрати та складські витрати характеризують роботу відділу постачання, тому їх відокремлений облік має принципове значення. Отримана інформація щодо структури і динаміки таких витрат дає можливість розрахувати економічні показники, виявити тенденції, вести цілеспрямований пошук резервів зниження витрат на одиницю заготовлених цінностей. У зв'язку з цим доцільно так організовувати фінансовий облік, щоб можна було отримати найдетальніші дані щодо формування вказаних витрат.

Витрати доцільно класифікувати в такому розрізі:

1. Витрати на підтримання запасів (складські):

1.1. утримання складів;

1.2. складування запасів;

1.3. переміщення запасів;

1.4. утримання машин і механізмів на складі;

1.5. витрати на страхування запасів;

1.6. втрати матеріальних цінностей при зберіганні;

1.7. інші витрати.

2. Капітальні інвестиції у складське господарство.

3. Витрати, пов'язані з замовленнями і доставкою:

3.1. витрати на пошук постачальників;

3.2. витрати на переговори щодо поставок;

3.3. витрати на транспортування запасів від постачальників;

3.4. страхування ризиків при доставці запасів;

3.5. витрати на зв'язок;

3.6. витрати на відрядження;

3.7. витрати на утримання заготівельного апарату;

3.8. втрати при доставці вантажів;

3.9. витрати на підготовку і перепідготовку кадрів;

3.10. інші витрати.

Для такого детального обліку необхідно відкривати відомість для збору й відображення даних про витрати на рахунку 20 чи 29 у розрізі вказаних статей з кредиту різних рахунків (20, 22, 65, 66, 13, 63, 68, 37 та ін.), а в кінці місяця - їх розподілу на заготовлені цінності у вказаному вище порядку.

Синтетичний облік транспортно-заготівельних витрат (за кредитом рахунків 20 чи 29) доцільно відображати у журналі 5 або 5А, а дані аналітичного обліку - у відомості 5.1.

Облік та аналіз транспортно-заготівельних і складських витрат сприяє зниженню собівартості. Про важливість посиленої уваги до них свідчить те, що, за підрахунками окремих економістів, сума цих витрат порівнянна із сумою заготовлених матеріальних цінностей. За своєю суттю витрати на пошук постачальників, доставку, складування і зберігання запасів є трансакційними витратами.

У зв'язку з переходом економічних суб'єктів на більш високі рівні розвитку, що обумовлено науково-технічним прогресом та ускладненням контактів і зв'язків з питань придбання ресурсів і збуту продукції, зростає роль трансакційних витрат, які виникають у процесі координації діяльності економічних агентів в умовах невизначеності та частих змін ринкового середовища. Так, зростають витрати на пошук постачальників, оплату послуг бухгалтерів, юристів, утримання засобів зв'язку тощо. [14, с. 420].

Трансакційні витрати є показником економічного прогресу, ступеня розвитку економіки і переходу до постіндустріального суспільства та інформаційної цивілізації.

Отже, виникає проблема збору та класифікації інформації про рівень трансакційних витрат на підприємстві. Отримання інформації про витрати, пов'язані з постачанням, збутом, інформаційним забезпеченням апарату управління, засобами комунікації, утриманням фінансово-економічних служб, дозволить визначити рівень трансакційних витрат й оптимізувати їх величину, а можливо й обґрунтувати рішення щодо користування послугами спеціалізованих організацій, якщо це буде економічно доцільним.

Поки що, такі витрати не виділяються окремо у фінансовому обліку, хоча потреба у такій інформації з боку управління назріла [19].

2.5 Нестачі при отриманні ТМЦ і їх облік

Під час отримання і використання ТМЦ можуть бути виявлені нестачі, а саме:

- нестача з вини постачальника;

- нестача в межах норм природних втрат в дорозі.

Розглянемо ці види нестач докладніше.

Нестача з вини постачальника відображається на рахунку 374 «Розрахунки за претензіями». Тут відображаються розрахунки за претензіями до постачальників за виявленою невідповідністю цін і тарифів, передбачених угодами; за виявленою невідповідністю якості технічним умовам, передбаченим угодою, за нестачею ТМЦ, а також за пред'явленими постачальникам та визнаними штрафами, пенею, неустойками.

У разі виявлення у пункті прибуття ТМЦ невідповідності кількості прийнятих товарів кількості, зазначеній у транспортних документах, складається акт. На підставі акта покупець може у встановлені строки пред'явити продавцеві претензію, а якщо є можливість покласти відповідальність на перевізника, то претензія пред'являється йому. Покупець сплачує фактично отримані товари, а на суму нестачі понад норм природних втрат виставляється претензія.

У разі виявлення невідповідності ТМЦ за якісними характеристиками покупець повинен скласти акт, який також буде підставою для пред'явлення претензії постачальнику.

Суми нестачі ТМЦ понад норми природних втрат за кількістю і невідповідність за якістю відображаються за дебетом рахунка 374 «Розрахунки за претензіями» і за кредитом рахунка 631 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» [14, с. 423].

Приведемо приклад.

Підприємство АТЗТ «Херсонська кондитерська фабрика» зробило попередню оплату за ТМЦ. Через кілька днів воно отриРис.о ТМЦ, які було доставлено власним вантажним автомобілем на підприємство. Вартість ТМЦ становить 15 000 грн., ПДВ - 3 000 грн. Під час приймання ТМЦ було виявлено нестачу з вини постачальника на суму 800 грн., ПДВ - 160 грн. Постачальник задовольнив претензію перерахуванням назад грошових коштів у сумі 960 грн.

Збитки цінностей у межах норм природних втрат списуються на витрати виробництва, а в податковому обліку такі збитки включаються до складу валових витрат згідно з підпунктом 5.2.1. Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств». Але такі збитки списуються тільки у разі виявлення фактичних нестач. Розглянемо приклад відображення в обліку нестач ТМЦ у зв'язку з природною втратою під час транспортування.

Підприємство АТЗТ «Херсонська кондитерська фабрика» отриРис.о ТМЦ, які було доставлено власним вантажним автомобілем. Оплату було здійснено через кілька днів. Вартість ТМЦ становить 15 000 грн., ПДВ - 3 000 грн. Під час приймання ТМЦ було виявлено нестачу на суму 200 грн., ПДВ - 40 грн. Причиною нестачі є природна втрата ТМЦ під час транспортування.

У разі якщо при прийманні вітчизняного вантажу буде виявлено розходження з даними, зазначеними в транспортних документах або виникнуть питання щодо цілісності вантажу, складається комерційний акт, у випадку виявлення недостачі імпортного вантажу складається рекламаційний акт, в якому, зокрема, зазначається невідповідність якості, комплектності тощо даним супровідних документів, стан тари, упаковки і маркування тари.

Висновки

Отже, постачальники - юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання товарно-матеріальних цінностей, надають послуги та виконують роботи, а підрядники - спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при спорудженні об'єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.

Процес постачання полягає в тому, що підприємство укладає договори з постачальниками на необхідні йому фактори виробництва, організовує доставку та складування виробничих запасів, перераховує гроші постачальникам за отримані матеріали. Під час цього процесу відбувається зміна активу з форми грошей на форму майна, призначеного для виробництва продукції. Синтетичний облік розрахунків з постачальниками і підрядниками ведуть на рахунку №63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», який має 3 субрахунки:

631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»

632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»

633 «Розрахунки з учасниками промислово - фінансової групи».

На субрахунку №631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» ведеться облік розрахунків за одержані ТМЦ, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками.

На субрахунку №632 «Розрахунки з іноземними постачальниками» ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані ТМЦ, виконані роботи та надані послуги.

На субрахунку №633 «Розрахунки з учасниками ПФГ» ведеться облік розрахунків за одержані ТМЦ, виконані роботи та надані послуги з учасниками промислово - фінансової групи.

Рахунок №63 - балансовий, пасивний, за кредитом цього рахунка відображається заборгованість за одержані від постачальників і підрядників ТМЦ, прийняті роботи, надані послуги, а за дебетом - її погашення, списання тощо.

При складанні балансу підприємства дебетове сальдо рахунка №63 відображається в його активі, а кредитове - в пасиві, тобто заборгованість наводиться розгорнуто.

Аналітичний облік розрахунків ведуть у розрізі постачальників і підрядників за кожним документом про отримання матеріалів, робіт, послуг та оплату за них у Відомості 3.3 аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками (до рахунку 63).

Облік процесу придбання виробничих запасів можна вести:

- за фактичною собівартістю;

- за купівельними цінами з виділенням транспортно-заготівельних витрат;

- за обліковими цінами з виділенням відхилень.

У податковому обліку витрати, пов'язані з придбанням ТМЦ у постачальників, відносяться до валових витрат за подією, яка Рис.а місце першою:

- сплата авансу постачальникові за товар

- отримання товару.

За встановленим порядком під час оприбуткування ТМЦ суми ПДВ відображають проводкою: Дт 641 Кт 631. За наявності оплати і надходження податкової накладної на оприбутковані ТМЦ підприємство отримує право на податковий кредит, що в обліку відображається записом: Дт 641 Кт 644.

Витрати на створення запасів та їх зберігання (транспортно-заготівельні) на практиці організовуються трьома методами:

- на окремому субрахунку, який відкривають на балансовому рахунку 20 «Виробничі запаси» окремо до кожного субрахунку;

- на резервному рахунку 29 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей» з виділенням субрахунків за окремими видами матеріальних цінностей;

- збираються загальною сумою на рахунку 20 «Виробничі запаси» чи 29 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей».

Під час отримання і використання ТМЦ можуть бути виявлені нестачі, а саме нестача з вини постачальника та нестача в межах норм природних втрат в дорозі.

Список використаних джерел

1. Господарський кодекс України // Відомості Верховної Ради. - 2003. - №18.

2. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» // Відомості Верховної Ради. - 1999. - №40.

3. Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. №291, зі змінами та доповненнями.

4. Положення про поставки продукції виробничо-технічного призначення, які були затверджені в СРСР і введені в дію з 1 липня 1981 p.

5. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси».

6. Басараб В.Я., Томенчук С.П., Колобанько А.З Фінанси. / За редакцією В.Я. Басараба. - Івано-Франківськ: Симфонія Форте, 2011. - 356 с.

7. Бутинець Ф.Ф. Історія бухгалтерського обліку: В 2-х частинах. Ч. 1: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 «Облік і аудит»/ 2-е вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП «Рута», 2001. - 512 с.

8. Бутинець Ф.Ф. Теорія бухгалтерського обліку: підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 «Облік і аудит». / Вид. 2-е, доп. і перероб. - Житомир: ЖГП, 2000. - 640 с.

9. Бутинець Ф.Ф., Рис.юга Н.М. Бухгалтерський облік: облікова політика і план рахунків, стандарти і кореспонденція рахунків, звітність. Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 Облік і аудит / За ред. Ф.Ф. Бутинця; 3-є вид., перероб. і доп. - Житомир: ПП Рута, 2001. - 512 с.

10. Бухгалтерський облік та фінансова звітність в Україні: Навчально - практичний посібник / За ред. С.Ф. Голова. - Дніпропетровськ, ТОВ «Баланс клуб», 2000. - 485 с.

11. Бухгалтерський фінансовий облік: Підручник / За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. - Житомир: ЖІТІ, 2001. - 672 с.

12. Голов С.Ф., Костюченко В.М. Бухгалтерський облік за міжнародними стандартами: приклади та коментарі. Практичний посібник. - К.: Лібра, 2001. 840 с.

13. Завгородний В.П. Бухгалтерский учёт в Украине (С использованием нац. стандартов): Учеб. Пособие для студентов вузов. - К.: А.С.К., 2001. - 516 с.

14. Кужельний М.В., Лінник В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. К.: КНЕУ, 2001. - 324 с.

15. Лишиленко О.В. Бухгалтерський фінансовий облік: Навчальний посібник. - К.: Вид - во «Центр учбової літератури», 2003. - 524 с.

16. Мус Герольд, Ханшманн Рольф. Бухгалтерський облік: основи - завдання розв'язання / Пер з нім. С. Лобачової. - К.: КНЕУ, 2000. - 368 с.

17. Посібник з бухгалтерського обліку / С.Я. Зубілевич, І.Ю. Кравченко. - К.: Укрпапір, 2002. - 472 с.

18. Пушкар М.С. Фінансовий облік: Підручник. - Тернопіль: Карт-бланш, 2002. - 628 с.

19. Сопко В.В. Бухгалтерський облік: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 2000. - 500 с.

20. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування і звітність: Підручник. 3-те вид., допов. і перероб. - К.: Алерта, 2008. - 926 с.

21. Чебанова Н.В., Василенко Ю.А. Бухгалтерський фінансовий облік: Посібник. - К.: Видавничий центр «Академія», 2002. - 672 с.

22. Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. Інформаційні системи і технології в обліку: Практикум. - К.: Знання, 2006. - 429 с.

23. Фінанси: Навчально-методичний комплекс для самостійного вивчення дисципліни. - Івано-Франківськ: Симфонія Форте, 2011. - 356 с.

Размещено на Allbest.ru

...