Размещено на http://www.allbest.ru/

46

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего профессионального образования

«Государственный университет управления»

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

на тему:

«Создание и обработка базы данных «Предприятие» средствами MS Access»

ВЫПОЛНИЛА: студентка Родина Л.С.

ФиК 1-2

ПРОВЕРИЛА: Можарова Н.Р.

Москва - 2012

Содержание

Введение

1. Создание базы данных

1.1 Последовательность действий

1.2 Пример реляционной базы данных

1.3 Создание структуры Таблиц 1,2,3

2. Создание схемы данных

2.1 Создание формы для таблицы ОТДЕЛ

3. Сортировка и фильтры

4. Создание запроса

5. Создание запроса с вычисляемыми полями

6. Создание запроса с параметрами

7. Создание запроса с групповыми вычислениями

8. Формы (элементы управления)

8.1 Создание элементов управления в форме КАДРЫ

8.2 Связанная форма

8.3 Кнопочная форма

Заключение

Список источников и литературы

1. Создание базы данных

1.1 Последовательность действий:

· на панели задач кликнуть кнопку Пуск;

· выбрать пункт Программы;

· выбрать команду Microsoft Access;

· в появившемся диалоговом окне выбрать вариант Новая база данных (рис.1).

Рис.1

В следующем диалоговом окне (Файл новой базы данных) выбрать диск H и создать новую папку (каталог), соответствующую названию учебной группы, например, БУ_2, затем каждый студент группы создаёт в ней свою папку BAZA_N (где N - номер, который должен соответствовать номеру студента в списке группы). В поле Имя файла ввести имя новой базы PRED.mdb

Поверх окна приложения Microsoft Access появляется окно новой базы данных PRED (рис.2).



Рис.2

Структура окна базы данных:

· строка Заголовок;

· строка Панель инструментов;

· кнопка Объекты предназначена для выбора объекта базы данных;

· ярлыки используются для выбора способа создания объектов базы данных.

В поле под ярлыками будут располагаться имена создаваемых объектов.

1.2 Пример реляционной базы данных

Создать реляционную базы данных, состоящую из трёх связанных таблиц, структуры которых приведены на рисунке 3.

Рис.3

1.3 Создание структуры Таблиц 1, 2, 3

Существует много вариантов открытия режима конструктора. Рассмотрим один из них. Открыть окно базы данных PRED. Выбрать объект Таблицы, затем на панели инструментов окна базы данных кликнуть мышкой кнопку Конструктор.

Поверх окна программы и окна базы данных (PRED) появляется окно режима конструктора. В верхней части окна расположен бланк, в который следует записать имена и выбрать тип каждого поля таблицы (рис.4). При выборе типа поля в нижней части окна Конструктора открывается вкладка Общие, в которой перечислены свойства, характерные для установленного типа поля.

Рис.4

Номера отделов задаются неповторяющимися целыми числами от 1 до 10. Наименование отдела не превышает 35 символов.

Для удобства обработки информации рекомендуется имена полей делать короткими, записывать их латиницей и цифрами без пробелов.

Описываем поля Таблицы 1 в режиме конструктора.

Для поля Номер отдела определяем имя NOM и устанавливаем тип данных - числовой.

После установки типа данных, в нижней части конструктора открываются вкладки. Для установки некоторых свойств поля выбираем вкладку Общие. Для числового поля следует устанавливать Размер поля, Формат поля и Число десятичных знаков.

На рисунке 5 приведён набор свойств для числового поля.

Рис.5

Для поля NOM установим Размер поля - Целое, так как в это поле могут быть введены только целые числа (по условию задачи).

Формат поля - Основной и Число десятичных знаков - Авто.

Зададим ключевое поле (в данной таблице таким полем может быть выбрано поле NOM). Для этого в режиме конструктора следует кликнуть мышкой в области выделения строки поля NOM, затем на панели инструментов Microsoft Access нажать кнопку Ключевое поле.

Второе поле - Наименование отдела. Присвоим этому полю имя NAZ, тип поля текстовый. На рисунке 6 приведены установки значений свойств полей NOM и NAZ.



Рис.6

Для сохранения структуры Таблицы 1 кликнуть мышкой кнопку Закрыть в строке Заголовок окна Режим конструктора. В появившемся окне (рис.7) нажать кнопку Да. Затем в окне Сохранение ввести имя таблицы ОТДЕЛ и нажать кнопку OK. В открывшемся окне базы данных PRED появился значок созданной таблицы.

Рис.7

Создание структуры Таблицы 2

Запись Таблицы 2 состоит из двух полей: Наименование должности и Оклад (рис.8).

Рис.8

Наименование должностей определено следующим списком: юрист, нотариус, экономист, инженер, техник, лаборант. Размер оклада сотрудников находится в диапазоне от 1000,00 до 100000,00 рублей.

Описываем поля Таблицы 2 в режиме конструктора.

Установим имена полей: NDOL (Наименование должности), OKL (Оклад).

Поле NDOL: тип данных - текстовый; размер поля - 20.

Поле OKL: тип данных - числовой, размер поля - одинарное с плавающей точкой, формат поля - фиксированный, число десятичных знаков - 2.

Поле NDOL необходимо определить как ключевое и сохранить таблицу, присвоив ей имя ДОЛЖНОСТИ.

Создание структуры Таблицы 3

Запись Таблицы 3 состоит из пяти полей:

Фамилия, Должность, Год поступления, Дата рождения, Номер отдела (рис.9).

Рис.9

Описываем поля Таблицы 2 в режиме конструктора.

Установим имена полей: FAM (Фамилия), DOL (Должность), GOD (Год поступления), DAT (Дата рождения), NOT (Номер отдела).

Поле FAM: тип данных - текстовый, размер поля - 30.

Поле DOL: тип данных - текстовый, размер поля - 20.

Поле GOD: тип данных - числовой, размер поля - целое, формат поля - основной.

Поле DAT: тип данных - дата/время, формат поля - краткий формат даты.

Поле NOT: тип данных - числовой, размер поля - целое. Поле NOT связано с полем NOM Таблицы ОТДЕЛ, поэтому, числа могут быть только те, которые будут установлены в поле NOM. Следовательно, необходимо воспользоваться Мастером подстановок, чтобы облегчить ввод данных в таблицу. В первом диалоговом окне Мастера подстановок установить переключатель «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса». Нажать кнопку Далее и в следующем окне выбрать таблицу ОТДЕЛ. Нажать кнопку Далее. Выбрать поле NOM в качестве источника данных для данного поля NOT. Далее следовать инструкциям Мастера подстановок.

Значения свойств перечисленных полей приведены на рис.8.

Рис.10

Таблица 3 - подчинённая, поле DOL - внешний ключ для связи с полем NDOL главной таблицы ДОЛЖНОСТИ, поле NOT - внешний ключ для связи с полем NOM главной таблицы ОТДЕЛ.

Сохранить Таблицу 3 в БД с именем КАДРЫ.

2. Создание схемы данных

1. закрыть все таблицы;

2. на панели инструментов приложения Microsoft Access нажать кнопку Схема данных, поверх окна базы данных PRED открывается окно Схема данных (рис.1), в котором отображаются структуры всех таблиц с установленными между ними связями. Появление связей обеспечено применением Мастера подстановок в полях связи DOL и NOT подчиненной таблицы КАДРЫ;

Рис.1

3. для обеспечения целостности данных, каскадного обновление связанных полей и каскадного удаления связанных записей следует открыть окно Изменения связей (двойным щелчком мышки по каждой линии связи) и в открывшемся окне установить три флажка (рис.2),

затем нажать кнопку Создать;



Рис.2

4. в окне Схема данных (рис.3) на линиях связей отобразятся символы (1 и ?), определяющие тип отношений “один-ко-многим”.

Рис.3

2.1 Создание формы для таблицы ОТДЕЛ

Последовательность действий:

1. в окне базы данных в списке Объекты кликнуть значок Формы,

2. на панели инструментов окна базы данных кликнуть кнопку Создать,

3. появляется окно Новая форма, в котором следует выбрать строку Мастер форм,

4. в текстовой строке окна Новая форма выбрать имя таблицы ОТДЕЛ и нажать кнопку OK,

5. появляется окно Создание форм, в котором из текстового окна Доступные поля следует перенести все поля в текстовое окно Выбранные поля и нажать кнопку Далее,

6. в следующем окне выбрать внешний вид формы - выровненный и нажать кнопку Далее,

7. в следующем окне выбрать любой стиль и нажать кнопку Далее,

8. в следующем окне задать имя формы (лучше, когда имя формы совпадает с именем таблицы) и нажать кнопку Готово.

9. на экране отобразится форма в режиме формы, ввести исходную информацию.

Созданная форма в трёх режимах представлена на рисунке.

Рис.5

3. Сортировка и фильтры

1. В своей личной папке создать папку РЕЗУЛЬТАТЫ (например, H:\УП_1-1\BAZA_7\РЕЗУЛЬТАТЫ).

2. В папке РЕЗУЛЬТАТЫ сохранить все три заполненные исходные таблицы (три разных файла).

3. В папке РЕЗУЛЬТАТЫ создать папку ПЗ_5

4. Выполнить сортировку информации в таблице КАДРЫ по двум столбцам (Должность и Год поступления). Сортировка начинать с крайнего левого столбца.

Последовательность действий:

· выделить столбец Должности;

· нажать и держать кнопку Shift;

· выделить столбец Годпоступления;

· на панели инструментов MS ACCESS нажать кнопку Сортировка по убыванию( или по возрастанию)

Результаты сортировки проанализировать и сохранить в своей папке ПЗ_5 (например, H:\MO_1_1\BAZA_1\РЕЗУЛЬТАТЫ\ПЗ_5).

Сохранение результатов можно выполнять разными способами. Один из них:

· открыть таблицу КАДРЫ;

· выделить всю таблицу (вместе с заголовком);

· копировать;

· открыть приложение MS WORD;

· вставить копируемую таблицу;

· документ сохранить в своей папке ПЗ_5 с именем СОРТИРОВКА.

ФИЛЬТРЫ

1. Фильтр по выделенному фрагменту

Отобрать тех сотрудников, которые поступили на предприятие в каком-либо году.

Результаты проанализировать и сохранить в папке ПЗ_5 с именем ФИЛЬТР_1.

2.Фильтр для….

Отобрать лаборантов.

Результаты проанализировать и сохранить в папке ПЗ_5 с именем ФИЛЬТР_2.

Замечание;

Если на панели инструментов нет кнопки Найти следует выполнить:

ВИД - ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ - НАСТРОЙКА - выбрать Панель инструментов ТАБЛИЦА В РЕЖИМЕ ТАБЛИЦЫ.

4. Создание запроса

В процессе создания запроса в режиме Конструктора можно отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в запросе.

После проделанных операций на экране отображается бланк Запроса, состоящий из двух частей (смотри рисунок).

Количество и назначение строк в нижней части бланка Запроса различно и зависит от типа Запроса.

Для выбора типа запроса следует кликнуть мышкой кнопку Запрос на панели инструментов (смотри рисунок).

Любой запрос может быть создан в режиме Конструктора или написан на языке SQL (Structured Query Language). Запрос в режиме SQL - запрос, созданный при помощи инструкций SQL.

Для запроса, созданного в режиме конструктора, Microsoft Access выводит эквивалентный запрос на языке SQL. Для перехода из режима конструктора в режим SQL и наоборот следует на панели инструментов выбрать кнопку Вид, кликнуть кнопкой мышки и выбрать нужный вариант (смотри рисунок).



Создавать запрос (без использования Мастеров) можно в режиме Конструктора или в режиме SQL.

Открыть запрос (или запустить запрос на выполнение) можно разными способами.

Запрос 1. Из таблицы КАДРЫ выбрать всех инженеров и техников, поступивших на работу до 2000 года. Фамилии выбранных сотрудников рассортировать по алфавиту.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Оклад	Год поступления	Наименование отдела	Наименование должности

Запрос в режиме конструктора

В окне базы данных выделить объект Запросы и дважды кликнуть мышкой кнопку Создание запроса в режиме конструктора или на панели инструментов нажать кнопку Конструктор. Выбрать все таблицы.

Заполняем бланк запроса.

В строку ПОЛЕ: бланка запроса выбрать поля FAM, OKL, GOD, NAZ, NDOL, так как значения этих полей требуется вывести в таблице результатов выполнения запроса. При этом автоматически заполняется строка Имя таблицы:. В строке Сортировка: поля FAM выбираем по возрастанию. В строке Вывод на экран: устанавливаем флажки в тех полях значения, которых следует отобразить в таблице результатов выполнения запроса. В строке Условие отбора: записываем выражения для отбора записей в соответствии с условием: в поле GOD - <2000 и в поле NDOL - “инженер”, в строке или: записываем в поле GOD выражение <2000 и в поле NDOL - “техник”.

Для просмотра запроса в режиме SQL в строке меню выбрать пункт Вид, затем строку Режим SQL.

Запрос в режиме SQL

SELECT КАДРЫ.FAM, ДОЛЖНОСТИ.OKL, КАДРЫ.GOD, ОТДЕЛ.NAZ, ДОЛЖНОСТИ.NDOL

FROM ОТДЕЛ INNER JOIN (ДОЛЖНОСТИ INNER JOIN КАДРЫ ON ДОЛЖНОСТИ.NDOL = КАДРЫ.DOL) ON ОТДЕЛ.NOM = КАДРЫ.[NOT]

WHERE (((КАДРЫ.GOD)<2000) AND ((ДОЛЖНОСТИ.NDOL)="инженер")) OR (((КАДРЫ.GOD)<2000) AND ((ДОЛЖНОСТИ.NDOL)="техник"))

ORDER BY КАДРЫ.FAM;

Результаты выполнения запроса (запрос в режиме таблицы)

Фамилия	Оклад	Год поступления	Наименование отдела	Наименование должности
Дурнова	20000,00	1995	Финансовый	техник
Иванов	20000,00	1999	Финансовый	техник
Суркова	30000,00	1997	Финансовый	инженер

Последовательность действий при сохранении Запроса в режиме конструктора:

· открыть запрос в режиме конструктора;

· нажать на клавиатуре клавишу Print Screen;

· Пуск-Программы-Стандартные-Paint-Правка-Вставить;

· вырезать запрос;

· правка-копировать;

· открыть документ в MS WORD;

· правка-вставить.

Запрос 2. (Для студентов с нечётными по списку номерами). Из таблицы КАДРЫ выбрать лаборантов ФАМИЛИИ, которых начинаются с букв от А до К..

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Наименование должности	Год поступления	Наименование отдела

Запрос сохранить, как файл Запрос2.doc.

Запрос 2. (Для студентов с чётными по списку номерами). Из таблицы КАДРЫ выбрать экономистов ФАМИЛИИ, которых начинаются с букв от Р до Я..

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Наименование должности	Год поступления	Наименование отдела

Запрос сохранить, как файл Запрос2.doc.

Запрос 3. (Для студентов с нечётными по списку номерами). Из таблицы КАДРЫ выбрать экономистов, поступивших на работу в период с 2000 до 2005 года. При записи выражения, задающего условие отбора по годам использовать оператор BETWEEN………AND… .Список рассортировать по убыванию по годам поступления и представить в виде:

Фамилия	Наименование отдела	Наименование должности	Год поступления

Запрос сохранить, как файл Запрос3.doc .

Запрос 3. (Для студентов с чётными по списку номерами). Из таблицы КАДРЫ выбрать сотрудников 1 отдела, поступивших на работу в период с 1995 до 2000 года. При записи выражения, задающего условие отбора по годам использовать оператор >=……AND… <=….. Список рассортировать по возрастанию по годам поступления и представить в виде:

Фамилия	Год поступления	НОМЕР ОТДЕЛА	Должность

Запрос сохранить, как файл Запрос3.doc

Запрос 4. (Для студентов с нечётными по списку номерами). Из таблицы КАДРЫ выбрать сотрудников, родившихся в период с 1.01.1970 года по 31.12.1979 года. При записи выражения, задающего условие использовать оператор BETWEEN………AND… .Список рассортировать по убыванию дат рождения и представить в виде:

Должность	Фамилия	Дата рождения

Запрос сохранить, как файл Запрос4.doc

Запрос 4. (Для студентов с чётными по списку номерами). Из таблицы КАДРЫ выбрать сотрудников, родившихся в период с 1.01.1960 года по 31.12.1970 года. При записи выражения, задающего условие использовать оператор >=………AND… .<= . Список рассортировать по возрастанию дат рождения и представить в виде:

Фамилия	Дата рождения	Номер отдела

Запрос сохранить, как файл Запрос4.doc

5. Создание запроса с вычисляемыми полями

Запрос 1. Из таблицы КАДРЫ отобрать сотрудников, родившихся в первой половине года.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Год поступления	Месяц рождения

Вариант запроса с заголовком

Запрос в режиме конструктора

В вычисляемом поле записана функция MONTH([DAT]), которая выделяет номер месяца из поля DAT, тип поля DAT - дата/время.

Запрос в режиме SQL

SELECT КАДРЫ.FAM, КАДРЫ.GOD, Month([DAT]) AS [Месяц рождения]

FROM КАДРЫ

WHERE (((Month([DAT]))<7));

В режиме SQL выражение для вычисляемого поля записывается в инструкции SELECT, а заголовок вычисляемого поля записывается после слова AS.

база данных access запрос

Результат выполнения запроса

Фамилия	Год поступления	Месяц рождения
Васина	2005	3
Грязнова	2002	5
Чернов	2003	4
Козлов	2000	1
Сухов	2005	2
Яшин	1997	5

Вариант запроса без заголовка

Запрос в режиме конструктора

Запрос в режиме SQL

SELECT КАДРЫ.FAM, КАДРЫ.DAT, Month([DAT]) AS Выражение1

FROM КАДРЫ

WHERE (((Month([DAT]))<7));

Результат выполнения запроса

Фамилия	Дата рождения	Выражение1
Васина	03.03.1980	3
Грязнова	07.05.1975	5
Чернов	19.04.1970	4
Козлов	01.01.1970	1
Сухов	02.02.1960	2
Яшин	30.05.1955	5

Запрос 2.

Из таблицы КАДРЫ выбрать сотрудников, возраст которых находится в диапазоне от 20 до 40 лет (включительно). При записи выражения, задающего условие отбора по возрасту использовать оператор BETWEEN………AND… . Список рассортировать по убыванию возраста.

Для определения текущего года использовать функцию DATE().

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Дата рождения	Возраст

Функция Year(Date()) возвращает значение текущего года, а функция Year([DAT]) возвращает год рождения сотрудника. Возраст каждого сотрудника сравнить с условием (от 20 до 40).

Запрос 2.

Из таблицы КАДРЫ выбрать сотрудников, возраст которых находится в диапазоне от 20 до 40 лет (включительно). При записи выражения, задающего условие отбора по возрасту использовать оператор

>= ….AND….. <=… . Список рассортировать по возрастанию возраста.

Для определения текущего года использовать функцию NOW().

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Дата рождения	Возраст

Функция NOW() возвращает текущую дату и время, снятые с компьютера в формате чч.мм.гггг.чч:мм:СС.

Функция Year(NOW()) возвращает значение текущего года, а функция Year([DAT]) возвращает год рождения сотрудника. Возраст каждого сотрудника сравнить с условием (от 20 до 40).

Запрос 3. (Для студентов с нечётными по списку номерами). Из таблицы КАДРЫ выбрать сотрудников, стаж работы которых не превышает 5 лет.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений всех полей таблицы КАДРЫ.

Фамилия	Должность	Год поступления	Дата рождения	Номер отдела	СТАЖ

Запрос 3. (Для студентов с чётными по списку номерами). Из таблицы КАДРЫ выбрать инженеров, стаж работы которых больше 3 лет.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений всех полей таблицы КАДРЫ.

Фамилия	Должность	Год поступления	Дата рождения	Номер отдела	СТАЖ

Запрос 4. (Для студентов с нечётными по списку номерами).

Всем сотрудникам Планового отдела выписать премию в размере 40% от должностного оклада.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей.

Фамилия	Должность	ПРЕМИЯ

Запрос 4. (Для студентов с чётными по списку номерами).

Всем сотрудникам 1 отдела выписать премию в размере 40% от должностного оклада.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей.

Фамилия	Должность	ПРЕМИЯ

Функции Left(), Mid() выделяют часть текстового поля. Формат функций:

1 Left(аргумент1;аргумент2), где аргумент1 - имя поля или строковое выражение, аргумент2 - количество выделенных символов;l

2 Mid(аргумент1;аргумент2;аргумент3), где аргумент1 - имя поля или строковое выражение, аргумент2 - определяет позицию первого выделенного символа, аргумент3 - количество выделенных символов.

При создании 5 запроса для выделения числа воспользоваться функцией LEFT(), а для выделения месяца - функцией MID().

Запрос 5. (Для студентов с нечётными по списку номерами). Из таблицы КАДРЫ выбрать сотрудников, которые родились в первой половине любого месяца и во второй половине любого года.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей.

Фамилия	Дата рождения

Запрос 5. (Для студентов с чётными по списку номерами). Из таблицы КАДРЫ выбрать сотрудников, которые родились во второй половине любого месяца и в первой половине любого года.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей.

Фамилия	Дата рождения

6. Запрос с параметрами

Рассмотрим создание запроса с параметрами

Запрос 1. Для произвольно заданной должности и произвольно заданного отдела отобразить список сотрудников.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Наименование должности	Оклад	Наименование отдела

Запрос в режиме конструктора

В данной задаче в качестве первого параметра используется значение должности, поэтому в поле DOL в строке Условие отбора в квадратных скобках записываем текст приглашения ([введите должность]). В качестве второго параметра используется номер отдела, поэтому в поле NOM в строке Условие отбора в квадратных скобках записываем текст приглашения ([введите номер отдела]).

Запрос в режиме SQL

SELECT КАДРЫ.FAM, ДОЛЖНОСТИ.NDOL, ДОЛЖНОСТИ.OKL, ОТДЕЛ.NAZ

FROM ОТДЕЛ INNER JOIN (ДОЛЖНОСТИ INNER JOIN КАДРЫ ON ДОЛЖНОСТИ.NDOL = КАДРЫ.DOL) ON ОТДЕЛ.NOM = КАДРЫ.[NOT]

WHERE (((ДОЛЖНОСТИ.NDOL)=[введите должность]) AND ((ОТДЕЛ.NOM)=[введите номер отдела]));

После запуска запроса появляется первое диалоговое окно с текстом приглашения - введите должность, в пустую строку окна пользователь вводит любую, интересующую его в данный момент должность (например, техник), а затем нажимает кнопку OK.

Затем появляется второе диалоговое окно с текстом приглашения- введите номер отдела, в пустую строку окна пользователь вводит номер любого, интересующего его в данный момент отдела (например 2), а затем нажимает кнопку OK.

Результат выполнения запроса

Фамилия	Наименование должности	Оклад	Наименование отдела
Дурнова	техник	20000,00	Финансовый
Маркова	техник	20000,00	Финансовый

В электронных тетрадях по каждому запросу размещать:

· условие запроса,

· запрос в режиме конструктора,

· запрос в режиме SQL,

· диалоговые окна с текстом приглашения,

· результаты выполнения запроса.

Запрос 2. (Для студентов с нечётными по списку номерами). Из таблицы КАДРЫ выбрать сотрудников, родившихся позже 01.01.1970.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Дата рождения	Должность	Наименование отдела

Запрос 2. . Из таблицы КАДРЫ выбрать экономистов, родившихся ранее 01.01.1970.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Дата рождения

Запрос 3. Выбрать фамилии экономистов, поступивших на работу в произвольно заданный интервал лет. Список фамилий расположить по алфавиту.

Для решения поставленной задачи следует разработать запрос, обеспечивающий ввод двух параметров: год начала интервала и год окончания интервала.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Год поступления

Запрос 3. Выбрать фамилии лаборантов, поступивших на работу в произвольно заданный интервал лет. Список фамилий расположить по алфавиту.

Для решения поставленной задачи следует разработать запрос, обеспечивающий ввод двух параметров: год начала интервала и год окончания интервала.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Год поступления

Запрос 4. (Для студентов с нечётными по списку номерами). Выбрать фамилии сотрудников 1 отдела, родившихся в произвольно заданный интервал дат рождения. Список фамилий расположить по алфавиту.

Для решения поставленной задачи следует разработать запрос, обеспечивающий ввод двух параметров: дату рождения начала интервала и дату рождения окончания интервала.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Дата рождения	Наименование должности

Запрос 4. (Для студентов с чётными по списку номерами). Выбрать фамилии инженеров, родившихся в произвольно заданный интервал дат рождения. Список фамилий расположить по алфавиту.

Для решения поставленной задачи следует разработать запрос, обеспечивающий ввод двух параметров: дату рождения начала интервала и дату рождения окончания интервала.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Фамилия	Наименование отдела	Дата рождения

Встроенные функции вводятся в строку Групповая операция бланка конструктора запроса. Эту строку можно добавить в бланк, кликнув мышкой по кнопке Групповые операции Панели инструментов окна Microsoft Access.

7. Создание запроса с групповыми вычислениями

Запрос 1. По информации, представленной в таблице КАДРЫ, для каждой должности определить фонд заработанной платы и количество сотрудников каждой должности.

При создании запроса в бланк конструктора добавляем строку Групповая операция. Требуется выполнять вычисления для каждой должности, поэтому в строке Групповая операция в поле NDOL оставляем элемент Группировка, который определяет группы, для которых выполняются вычисления. Имена вычисляемым полям не присваиваем.

В режиме SQL появилась новая инструкция GROUP BY, которая обеспечивает вычисления заданных функций отдельно для каждой должности по значениям в поле NDOL.

SELECT ДОЛЖНОСТИ.NDOL, Sum(ДОЛЖНОСТИ.OKL) AS [Sum-OKL], Count(КАДРЫ.FAM) AS [Count-FAM]

FROM ОТДЕЛ INNER JOIN (ДОЛЖНОСТИ INNER JOIN КАДРЫ ON ДОЛЖНОСТИ.NDOL = КАДРЫ.DOL) ON ОТДЕЛ.NOM = КАДРЫ.[NOT]

GROUP BY ДОЛЖНОСТИ.NDOL

ORDER BY ДОЛЖНОСТИ.NDOL;

Наименование должности	Sum-OKL	Count-FAM
инженер	150000	5
лаборант	40000	4
нотариус	100000	2
техник	60000	3
экономист	160000	4
юрист	120000	2

SELECT ДОЛЖНОСТИ.NDOL, Sum(ДОЛЖНОСТИ.OKL) AS ФОНД, Count(КАДРЫ.FAM) AS КОЛИЧЕСТВО

FROM ОТДЕЛ INNER JOIN (ДОЛЖНОСТИ INNER JOIN КАДРЫ ON ДОЛЖНОСТИ.NDOL = КАДРЫ.DOL) ON ОТДЕЛ.NOM = КАДРЫ.[NOT]

GROUP BY ДОЛЖНОСТИ.NDOL

ORDER BY ДОЛЖНОСТИ.NDOL DESC;

Наименование должности	ФОНД	КОЛИЧЕСТВО
юрист	120000	2
экономист	160000	4
техник	60000	3
нотариус	100000	2
лаборант	40000	4
инженер	150000	5

Запрос 2. По информации, представленной в таблице КАДРЫ, для каждой должности определить средний возраст сотрудников

Для определения возраста сотрудника следует вычесть год его рождения из текущего года и использовать встроенную функцию AVG() для определения среднего возраста.

На бланке конструктора запроса создано вычисляемое поле и записано выражение для определения среднего возраста. В строке Групповая операция этих полей выбран элемент Выражение.



SELECT ДОЛЖНОСТИ.NDOL, Avg(Year(Date())-Year([DAT])) AS Выражение1

FROM ОТДЕЛ INNER JOIN (ДОЛЖНОСТИ INNER JOIN КАДРЫ ON ДОЛЖНОСТИ.NDOL = КАДРЫ.DOL) ON ОТДЕЛ.NOM = КАДРЫ.[NOT]

GROUP BY ДОЛЖНОСТИ.NDOL

ORDER BY Avg(Year(Date())-Year([DAT]));

Наименование должности	Выражение1
лаборант	24
экономист	39
техник	42,3333333333333
юрист	43
инженер	46,4
нотариус	47

Модифицируем Запрос 2.

Открыть Запрос 2 в режиме Конструктора.

Установить указатель мышки в любую позицию вычисляемого поля с заголовком Выражение1. Кликнуть правой кнопкой мышки. Открывается контекстное меню, в котором следует выбрать строку Свойства (смотри рисунок).



На экране отобразится окно Свойства поля, в котором на вкладке Общие установить Формат поля - фиксированный и Число десятичных знаков - 2.

После этих действий результат в полях столбика с заголовком Выражение1 отображается числом с двумя десятичными знаками после запятой. Затем вычисляемому полю зададим имя.

SELECT ДОЛЖНОСТИ.NDOL, Avg(Year(Date())-Year([DAT])) AS [СРЕДНИЙ ВОЗРАСТ]

FROM ОТДЕЛ INNER JOIN (ДОЛЖНОСТИ INNER JOIN КАДРЫ ON ДОЛЖНОСТИ.NDOL = КАДРЫ.DOL) ON ОТДЕЛ.NOM = КАДРЫ.[NOT]

GROUP BY ДОЛЖНОСТИ.NDOL

ORDER BY Avg(Year(Date())-Year([DAT]));

Наименование должности	СРЕДНИЙ ВОЗРАСТ
лаборант	24,00
экономист	39,00
техник	42,33
юрист	43,00
инженер	46,40
нотариус	47,00

Запрос 3. По информации, представленной в таблице КАДРЫ, для должностей “лаборант” и “техник” определить средний возраст сотрудников

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Наименование должности	СРЕДНИЙ ВОЗРАСТ

Запрос 3. По информации, представленной в таблице КАДРЫ, для должностей “юрист” и “нотариус” определить средний возраст сотрудников.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Наименование должности	СРЕДНИЙ ВОЗРАСТ

Запрос 4.(Для всех студентов) По информации, представленной в таблице КАДРЫ, для каждой должности определить средний стаж работы.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Должность	Средний стаж

Применения встроенных функций MAX и MIN в запросах на выборку с итоговыми вычислениями.

Запрос 5.(Для всех студентов) По информации, представленной в таблице КАДРЫ, для каждой должности определить год рождения самого молодого и год рождения самого опытного (с точки зрения возраста) сотрудника.

В таблице результатов выполнения запроса предусмотреть вывод значений следующих полей:

Наименование должности	САМЫЙ МОЛОДОЙ	САМЫЙ ОПЫТНЫЙ

8. Формы (элементы управления)

8.1 Создание различных элементов управления в форме КАДРЫ

Добавление различных элементов управления осуществляется в режиме конструктора

1.Создание надписи (свободный элемент управления)

Порядок действий:

1.увеличить область заголовка формы и размер самой формы, перемещая их границы указателем мышки,

2. кликнуть мышкой и отпустить кнопку Надпись на Панели элементов,

3.переместить указатель мышки (указатель мышки принимает вид +A ) в область заголовка формы, где должна располагаться надпись, нажать и отпустить левую кнопку мышки и ввести текст заголовка,

4. выделив текст заголовка, можно его форматировать, то есть менять размер, цвет, начертание шрифта, цвет фона и так далее.

2.Создание поля для вычисления

Порядок действий:

1. кликнуть мышкой и отпустить кнопку Поле на Панели, элементов

2. переместить указатель мышки (указатель мышки принимает вид +ab )в область формы, где должно располагаться поле, нажать и отпустить левую кнопку мышки,

3. снять выделение поля и записать выражение (следует помнить, что выражению обязательно предшествует знак равенства, и поля таблицы записываются в квадратных скобках).

4.затем создаём, редактируем и форматируем поле Надпись, записывая в него наименование результата вычислений.

ЗАДАНИЕ 1.

Последовательность действий:

1. в окне базы данных в списке Объекты кликнуть значок Формы,

2. на панели инструментов окна базы данных кликнуть кнопку Создать,

3. появляется окно Новая форма, в котором следует выбрать строку Мастер форм,

4. в текстовой строке окна Новая форма выбрать имя таблицы ОТДЕЛ и нажать кнопку OK,

5. появляется окно Создание форм, в котором из текстового окна Доступные поля следует перенести все поля таблицы ОТДЕЛ в текстовое окно Выбранные поля,

6. в строке Таблицы и запросы (этого же окна) выбрать таблицу КАДРЫ и перенести все поля в текстовое окно Выбранные поля,

7. в строке Таблицы и запросы (этого же окна) выбрать таблицу ДОЛЖНОСТИ и перенести поле OKL в текстовое окно Выбранные поля и нажать кнопку Далее (следует отметить, что порядок выбора таблиц не имеет значения),

8. появляется следующее окно Создание форм, в котором выделить имя главной таблицы ОТДЕЛ, установить переключатель Подчинённые формы и нажать кнопку Далее (вид представления данных зависит от того какая таблица выделена - главная или подчинённая),

9. в следующем окне выбрать внешний вид формы - ленточный и нажать кнопку Далее,

10. в следующем окне выбрать любой стиль и нажать кнопку Далее,

11. в следующем окне задать имена форм (лучше, когда имена форм совпадает с именами таблиц, то есть ОТДЕЛ1 и КАДРЫ подчинённая форма и нажать кнопку Готово.

На рисунке представлена подчинённая форма в режиме конструктора и в режиме формы.



8.2 Связанная форма

ЗАДАНИЕ 2

Создать одновременно в одном окне форму для главной таблицы ДОЛЖНОСТИ и связанную с ней форму для таблицы КАДРЫ.

Последовательность действий:

1. в окне базы данных в списке Объекты кликнуть значок Формы,

2. на панели инструментов окна базы данных кликнуть кнопку Создать,

3. появляется окно Новая форма, в котором следует выбрать строку Мастер форм,

4. в текстовой строке окна Новая форма выбрать имя таблицы ДОЛЖНОСТИ и нажать кнопку OK,

5. появляется окно Создание форм, в котором из текстового окна Доступные поля следует перенести все поля таблицы ДОЛЖНОСТИ в текстовое окно Выбранные поля,

6. в строке Таблицы и запросы (этого же окна) выбрать таблицу КАДРЫ и перенести все поля в текстовое окно Выбранные поля и нажать кнопку Далее (следует отметить, что порядок выбора таблиц не имеет значения),

7. появляется следующее окно Создание форм, в котором выделить имя главной таблицы ДОЛЖНОСТИ, установить переключатель Связанные формы и нажать кнопку Далее (вид представления данных зависит от того какая таблица выделена - главная или подчинённая),

8. в следующем окне выбрать внешний вид формы - ленточный и нажать кнопку Далее,

9. в следующем окне выбрать любой стиль и нажать кнопку Далее,

10. в следующем окне задать имена форм (лучше, когда имена форм совпадает с именами таблиц, то есть ДОЛЖНОСТИ1 и КАДРЫ1 и нажать кнопку Готово.

На рисунке представлена связанная форма в режиме формы.

Для отображения содержимого таблицы КАДРЫ следует нажать кнопку КАДРЫ1 (кнопка создаётся автоматически Мастером форм).

8.3 Кнопочная форма

ЗАДАНИЕ 3

Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм

Любую процедуру можно связать с кнопкой и запускать её при нажатии кнопки. Ниже приводится меню предлагаемых команд (процедур):



Создать кнопку, при нажатии которой откроется форма таблицы ОТДЕЛ.

Последовательность действий:

1. Выбрать в меню Сервис команду Служебные программы и подкоманду Диспетчер кнопочных форм (см. рисунок);

2. выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажать кнопку Да;

3. появится окно Диспетчер кнопочных форм;

4. в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм нажать кнопку Изменить;

5. в диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы ввести имя кнопочной формы в поле Название кнопочной формы (например, ГЛАВНАЯ КНОПОЧНАЯ ФОРМА) и нажать кнопку Создать.

6. появляется окно Изменение элемента кнопочной формы (в данном случае элемент кнопочной формы - кнопка);

7. В диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы ввести в поле Текст - текст для первого элемента кнопочной формы (например, ОТКРЫТЬ ФОРМУ ОТДЕЛ) , выбрать команду в поле со списком Команда, ( команду Открыть форму для изменения), в поле со списком Форма - выбрать название открываемой формы (ОТДЕЛ) и нажать кнопку OK;

8. снова появилось диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, для создания следующего элемента кнопочной формы следует нажать кнопку Создать и повторить пункт 7;

9. после того как созданы все элементы кнопочной формы - нажать кнопку Закрыть, в следующем окне также нажать кнопку Закрыть.

В окне базы данных появилось имя кнопочной формы Switchboard. Имя можно изменить, то есть переименовать (например, присвоить имя ГЛАВНАЯ)

ЗАДАНИЕ 4

Последовательность действий:

1. открыть окно базы данных, в списке Объектов выбрать Макросы и нажать кнопку Создать;

2. в открывшемся окне, в левой колонке конструктора макроса открыть список и выбрать макрокоманду Сообщение

3. в нижней части окна указать аргументы макрокоманды;

4. в строке Сообщение записать имя автора (Иванов Ваня), в строке Заголовок можно записать Автор (смотри рисунок);

5. сохранить макрос и присвоить ему имя;

6. в списке Объектов окно базы данных выбрать Формы;

7. выбрать в меню Сервис команду Служебные программы и подкоманду Диспетчер кнопочных форм;

8. в появившемся окне Диспетчер кнопочных форм

нажать кнопку Изменить,

а затем нажать кнопку Создать

9. в диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы в строку Текст вписать название кнопки (например, АВТОР), в строке Команда выбрать команду Выполнить макрос;

10. изменилось название третьей строки диалогового окна Изменение элемента кнопочной формы, которая стала называться Макрос;

11. в строке Макрос выбрать нужный макрос (Макрос2) и нажать кнопку OK, затем кнопку Закрыть и снова кнопку Закрыть.

В окне базы данных выделить форму ГЛАВНАЯ и открыть.

Нажать кнопку АВТОР

Появилось сообщение:

Заключение

С помощью моей базы можно без затруднений и специальных знаний вести базу данных, которая позволяет делать все операции с клиентами, заказами, производителями. То есть добавлять, изменять, обновлять, удалять и просматривать все имеющиеся и вводимые данные.

Кнопочная форма позволяет просматривать отчеты о клиентах и товарах, делать заказы и обновлять данные.

На примере моей базы данных, я предоставила к рассмотрению и анализу практически все функции и возможности Microsoft Accsess. Эта программа достаточна проста и удобна в обращении. Построение таблиц, отчетов, запросов, форм упрощается при использовании мастеров (форм, таблиц и т.п.).

Я считаю, что база данных в среде СУБД MS Access практическом применении удобна и достаточно эффективна. Все зависит от пользователя, объема располагаемых им знаний и умения ими воспользоваться. Говоря о себе, могу сказать, что эта программа имеет много полезных функций и в дальнейшем мне очень пригодится.

Список использованной литературы и источников:

1. Пасько. Microsoft Office - 97. К.: BHV, 1998.

2. Рогов В.П. Excel-97. Серия “Без проблем”. М.: Бином. 1997.

3. Каратыгин С.А. Access-97 (серия “Без проблем”) - М., 1997.

4. Пасько В. Microsoft Office'97, К.: BHV, 1998.

5. Гончаров А. Excel 7.0 в примерах. Спб.: Питер, 1996.

6. http://www.lessons-tva.info/edu/lab_zan/23.html

7. http://www.metod-kopilka.ru/page-2-2-13.html

8. http://mckryak.chat.ru/posob/inf_7_3.html

Размещено на Allbest.ru

...