Размещено на http://www.allbest.ru/

ОТЧЁТ ПО УЧЕБНОЙ ПРАКТИКЕ ПО ИНФОРМАЦИОННЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ В ЭКОНОМИКЕ

ТЕМА: ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ. СТРУКТУРА И КЛАССИФИКАЦИЯ ИС

Информационная система - это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы полагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или супер - ЭВМ. Локальные сети обычно объединяют несколько десятков компьютеров, размещенных в одном здании, однако они не позволяют обеспечить совместный доступ к информации, находящейся, например, в различных городах. Потребности формирования единого мирового информационного пространства привели к созданию глобальной сети Интернет. В настоящее время на десятках миллионов компьютеров, подключённых к Интернету хранится громадный запас информации. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно её получение и представление

Первые информационные системы появились в 50 -х годах. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчёта зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счётных машинах. Это привело к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

60 -е годы знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация стала применяться для периодической отчётности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслужить множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

В 70 - х - начале 80 - х годов информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решения.

К концу 80 - х годов концепция использования информационных систем вновь изменяется. Она становится стратегическим источником информации и используется на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнёров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы условно можно представить в виде схемы, состоящей из блоков:

В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решения следует учитывать:

· структурированность решаемых управленческих задач;

· уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

· принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;

· вид используемой информационной технологии.

Внедрение информационных систем может способствовать:

· получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счёт внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

· освобождению работников от рутинной работы за счёт её автоматизации;

· обеспечению достоверности информации;

· замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объёмов документов на бумаге;

· совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

· уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

· предоставлению потребителям уникальных услуг;

· отыскиванию новых рыночных ниш;

· привязке к фирме покупателей и поставщиков за счёт предоставления им разных скидок и услуг.

Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужен проект, землеустройство, строительство и др., чтобы появился дом. Аналогично для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации - структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура. Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией.

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учётной, анализа, контрольной, стимулирования.

Каково содержание управленческих функций?

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела и т.д. с указанием подчинённости, ответственности, сферы компетентности, прав, обязанностей и т.п.

Плановая функция состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес - план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учётная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учёта показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учёт, управленческий учёт и т.п.

Аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отделов - менеджер этого уровня совместно со специалистом - экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.д.

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчинённых работников: финансовые стимулы (зарплата, премия, повышение в должности и т.п.) и психологические стимулы (благодарности, грамоты, звание и т.п.)

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для её решения.

На рисунке отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.

Операционный уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объём выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений.

Функциональный уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. Объём решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность.

Стратегический уровень управления обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации.

Раскрыв роль структуры управления в информационной системе, можно привести примеры информационных систем:

1) Информационная система по отыскиванию рыночных ниш (При покупке товаров в некоторых фирмах информационная система регистрирует данные о покупателе, что позволяет определить группы покупателей, их состав и запросы; посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания; предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой платежей);

2) Информационные системы, ускоряющие потоки товаров;

3) Информационные системы по снижению издержек производства (Эти информационные системы, отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг. Например, информационная система, установленная в фирме по сдаче автомашин в наём, отслеживает местонахождение, стоимость и техническое состояние парка прокатных машин. Это позволяет минимизировать потери от простоя и пустого перегона для каждой машины, перераспределения предложения согласно спросу);

4) Информационные системы автоматизации технологии («менеджмент уступок»). Суть этой технологии состоит в том, что, если доход фирмы остаётся в рамках рентабельности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов. В этом случае потребитель становится заинтересован во взаимодействии с фирмой, а фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов. Если же клиент не желает взаимодействовать с данной фирмой и переходит на обслуживание к другой, то его затраты могут возрасти из - за потери предоставляемых ему ранее скидок.

Рассмотрим структуру информационной системы. Она составляет совокупность отдельных её частей (подсистем).

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем:

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирование информации, унифицированных систем документации, схем, информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и её объёмы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счёт анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приёме на работу сотрудника - от момента её создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. Комплекс технических средств составляет: компьютеры любых моделей; застройка сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации; устройства передачи данных и линий связи; оргтехника и устройства автоматического съёма информации; эксплутационные материалы и др. Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.

Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств. К средствам математического обеспечения относятся: средства моделирования процессов управления; типовые задачи управления; методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные продукты, а также техническая документация. К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных. Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП). Техническая документация на разработку программных средств содержит описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико - математическую модель задачи, контрольные примеры.

Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение реализует следующие функции: анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявления задач, подлежащих автоматизации; подготовку задач и решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико - экономическое обоснование её эффективности; разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. Правовое обеспечение этапов разработки ИС включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Рассмотрев структуру ИС, перейдём к классификации ИС. ИС можно классифицировать по признаку структурированности задач, по функциональному признаку и уровням управления, по степени автоматизации, по характеру использования информации, по сфере применения.

При классификации ИС неизбежно возникают проблемы, связанные с формальным - математическим и алгоритмическим описанием решаемых задач. Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможность компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе её решения. Это и определяет степень автоматизации задачи. Различают три типа задач, для которых создаются ИС: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично - структурированные. Структурированная задача - задача, где известны все её элементы и взаимосвязи между ними. Неструктурированная задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связь. В структурированной задаче удаётся выразить её содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Например, в ИС необходимо реализовать задачу расчёта заработной платы. Это структурированная задача, где полностью известен алгоритм решения. Рутинный характер этой задачи определяется тем, что расчёты всех начислений и отчислений весьма просты, так как они должны многократно повторяться ежемесячно для всех категорий работающих.

Решение неструктурированных задач из - за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников. Например, если попробовать формализовать взаимоотношения в студенческой группе, то вряд ли можно это сделать. Это связано с тем, что для данной задачи существен психологический и социальный факторы, которые очень сложно описать алгоритмически. В практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях можно создать информационную систему. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль. Такие информационные системы являются автоматизированными, т.к. в их функционирование принимает участие человек. Например, требуется принять решение по устранению ситуации, когда потребность в трудовых ресурсах для выполнения в срок одной из работ комплекса превышает их наличие. Пути решения этой задачи могут быть разные: 1) выделение дополнительного финансирования на увеличение численности работающих; 2) отнесение срока окончания работ на более позднюю дату и т.д. В данной ситуации информационная система может помочь человеку принять то или иное решение, если снабдить его информацией о ходе выполнения работ по всем необходимым параметрам. Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач подразделяются на два вида: создающие управленческие отчёты (ориентированные на обработку данных: поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию) и разрабатывающие возможные альтернативы решения (принятия решения при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив). ИС, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными или экспертными. Модельные ИС представляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Экспертные ИС обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счёт создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях. Работа первого уровня исходит из концепции «типовых управленческих решений». Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создаётся информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив. Если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив, в работу должен вступить второй уровень. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив.

Теперь рассмотрим, как классифицируется ИС по функциональному признаку и уровням управления.

Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также её основные цели, задачи и функции. В хозяйственной практике производственных объектов типовыми видами, которые определяют функциональный признак классификации ИС, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая. Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. На рисунке показан один из возможных вариантов классификации ИС по функциональному признаку с учётом уровней управления квалификацией персонала. На рисунке видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объём работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы. Однако, при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности ИС и её роль в принятии менеджером решений.

Основные пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых сотрудники - исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена - оперативным управлением Наверху пирамиды на уровне стратегического управления ИС изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего уровня по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач. ИС оперативного уровня поддерживает специалистов - исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне - отвечать на запросы в текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, ИС должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.

Развитие и успех любой фирмы во многом определяется принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач. В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на ИС. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, её задач, методов, продуктов, услуг, позволяя определить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип ИС - стратегический. Стратегическая ИС - компьютерная ИС, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.

В любой фирме желательно иметь несколько локальных ИС разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях. На рисунке показан один из таких вариантов

информационный система программный обеспечение

Между локальными ИС организуются связи различного характера и назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей.

В зависимости от степени автоматизации ИС информационных процессов в системе управления фирмой ИС определяется как ручные, автоматические, автоматизированные. Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствует компьютер, можно говорить, что он работает с ручной ИС. Автоматические ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека. Автоматизированные ИС предполагает участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причём, главная роль отводится компьютеру.

По характеру использования информации ИС можно классифицировать как информационно - поисковые системы (например, информационно - поисковая система в ж/д кассе продажи билетов), информационно - решающие системы (осуществляют все операции переработки информации по определённому алгоритму), управляющие ИС (вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение) и советующие ИС (вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, т.к. для них характерна обработка знаний, а не данных.

По сфере применения ИС классифицируется как ИС организационного управления (предназначены для автоматизации функций управленческого персонала), ИС управления технологическими процессами (служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при организации поточных линий, изготовлении микросхем, на сборке, для поддержания технологического процесса), ИС автоматизированного проектирования (предназначены для автоматизации функций инженеров - проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии) и интегрированные ИС (используются при автоматизации всех функций фирмы и охватывает весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции).

По сложности ИС принято делить на простые, сложные и большие (очень сложные). Простая система - это система, не имеющая развитой структуры (например, нельзя выявить иерархические уровни). Сложная система - система с развитой структурой, состоящая из подсистем, являющихся, в свою очередь, простыми системами. Большая система - это сложная система, имеющая ряд дополнительных признаков: наличие разнообразных (материальных, денежных, информационных, энергетических) связей между подсистемами и элементами подсистем; открытость системы, наличие в системе элементов самоорганизации и др.

Итак, информационные системы предназначены оказывать помощь специалистам, руководителям, принимающим решения в получении современной, в нужном количестве информации, поэтому создание и использование ИС для любой организации нацелены на решение следующих задач:

1) Структура ИС, её функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией;

2) ИС должна контролироваться, пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами;

3) Информация должна быть достоверной, своевременной и систематизированной.

Используемая литература

1. Информатика под редакцией Н.В. Макаровой. Изд. Финансы и статистика, Москва, 1999г., стр. 62 - 86.

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под редакцией И.Т. Трубилина. Изд. Финансы и статистика, Москва, 2000г., стр. 30 - 36.

3. Информатика и информационные технологии Н. Угринович. Изд. Юнимедиастайл. Лаборатория Базовых знаний, Москва, 2002г., стр. 219 - 220.

4. Информатика. В.А. Острейковский. Изд. Высшая школа, Москва, 2000г., стр. 213.

Размещено на Allbest.ru