Система подготовки презентаций Microsoft Office PowerPoint 2003

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

НОВОУРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Кафедра информатики и программирования

СИСТЕМА ПОДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

MICROSOFT OFFICE POWERPOINT 2003

Учебное пособие и методические указания

по курсу «Информатика»

для студентов всех специальностей

очной формы обучения

Автор: Орлова Ирина Викторовна

Новоуральск 2009

ВВЕДЕНИЕ

Одной из составляющих пакета Microsoft Office 2003 является система подготовки презентаций PowerPoint. До недавнего времени это был, пожалуй, наименее знакомый российским пользователям компонент Microsoft Office. Если можно быть уверенным, что практически каждый читатель этого пособия работал если не с Word, то с тем или иным редактором текстов или текстовым процессором; что, по-видимому, многие знакомы если не с Excel, то с какой-нибудь другой программой обработки электронных таблиц, то для большинства пользователей-студентов программа подготовки презентационной графики -- вещь достаточно абстрактная.

Каждый раз, когда возникает надобность в обучении, убеждении или разъяснении, PowerPoint служит для придания презентации необходимого блеска. С его помощью можно создавать и отображать наборы слайдов, в которых текст сочетается с графическими объектами, картинками, фотографиями, звуком, видео и даже мультипликационными спецэффектами. Работу можно перевести на 35-миллиметровые слайды, прозрачные плёнки или печатные материалы для выдачи слушателям. Презентации PowerPoint 2003 можно представлять в электронном виде или распространять через Интернет. Более того, поскольку PowerPoint тесно связан с другими приложениями комплекса, при создании презентаций PowerPoint нетрудно соединить тексты Word, листы Excel, и графику.

Данная работа посвящена описанию системы подготовки презентаций PowerPoint для Office 2003.

Пользователи PowerPoint могут получить информацию об этом приложении разными способами, например, прочтя толстое руководство или просмотрев встроенный справочник. Настоящее пособие предназначено для пользователей-студентов всех специальностей очной формы обучения, изучающих курс «Информатика» НГТИ, а также может быть использовано сотрудниками и преподавателями, которые в своей работе встречаются с необходимостью создания и оформления презентаций различной степени сложности.

Основная идея этого пособия - объяснить, где что лежит, а также описать последовательность действий, которые следует выполнить для достижения желаемого эффекта при создании презентации.

Рисунки в пособии подобраны так, чтобы они были не только иллюстрацией к тексту, но и служили дополнительным источником полезной информации. Например, часто приводятся изображения вкладок и панелей инструментов с описанием их содержимого.

Пособие ни в коей мере не претендует на полноту изложения всех возможностей PowerPoint. Можно просто читать это пособие, но автор рекомендует работать с PowerPoint за компьютером.

В разделе 10 приведены указания по выполнению домашнего задания по разделу PowerPoint для Office 2003 курса «Информатика» для студентов очной формы обучения НГТИ. Эта часть пособия может быть также использована при самостоятельном изучении данной программы подготовки презентаций.

В последнем разделе этого пособия содержатся контрольные вопросы для оценки усвоения материала, которые помогут студенту подготовиться к теоретическому тестированию по теме «Система подготовки презентаций Microsoft Office PowerPoint».

1. ЗНАКОМСТВО С POWERPOINT

1.1 Запуск и завершение работы

Запуск MicroSoft PowerPoint на компьютерах в классах кафедры Информатики и программирования осуществляется с помощью соответствующего ярлыка на рабочем столе или может быть выполнен из главного меню Windows XP. Щелчками левой кнопки мыши выполните следующую последовательность команд:

Пуск Программы MicroSoft Office MicroSoft Office PowerPoint 2003

Для завершения работы PowerPoint используется комбинация клавиш ALT + F4 или команда главного меню приложения Файл / Выход.

При необходимости завершение работы сопровождается сохранением созданных презентаций.

1.2 Окно PowerPoint

Рабочее окно PowerPoint изображено на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 Важнейшие компоненты интерфейса PowerPoint:

Заголовок окна содержит имя прикладной программы (Microsoft PowerPoint) и имя презентации (вначале для пустой презентации - Презентация 1), а также управляющие кнопки для свёртки, развёртки, восстановления и закрытия окна.

Главное меню, предоставляет доступ к основным командам PowerPoint, которые объединены в 9 групп (имена этих групп и представлены в главном меню). Чтобы выполнить команду, щёлкните левой кнопкой мыши по имени нужного меню, войдите в подменю и выберите соответствующую команду.

Панели инструментов предоставляют быстрый (сведённый к одному щелчку мышью) доступ к часто используемым командам. Поскольку окно PowerPoint включает несколько панелей инструментов, бывает полезно «прогуляться» по ним, задерживая над незнакомыми кнопками указатель мыши (задержка указателя мыши над кнопкой вызывает подсказку, в которой кратко описано назначение кнопки).

В области подрежимов (для режима просмотра Обычный) содержимое презентации может отображаться в виде слайдов или в виде структуры документа.

Кнопка Создать слайд на панели инструментов позволяет быстро создать новый слайд и вызывает панель Разметка слайда в области задач.

Кнопка Конструктор на панели инструментов вызывает панель Дизайн слайда в области задач для выбора нужного оформления слайда.

Панель, находящаяся в области задач, и область подрежимов могут быть закрыты щелчком на кнопках с крестиком в строке их заголовков.

Панель инструментов рисования предназначена для работы с графическими объектами.

Строка состояния внизу экрана отображает номер текущего слайда и стиль оформления презентации.

Бегунок на вертикальной полосе прокрутки (рисунок 2.1, режим обычный) позволяет переходить от слайда к слайду. Во время перетаскивания бегунка PowerPoint отображает номер и название каждого слайда.

Две кнопки с двойными стрелками (рисунок 2.1, режим обычный) под вертикальной полосой прокрутки позволяют перейти к предыдущему или к следующему слайду.

Кнопки режима просмотра слева от горизонтальной полосы прокрутки позволяют быстро переключиться на нужный режим просмотра PowerPoint.

Если какие-либо из изображённых компонентов отсутствуют, их можно легко вывести на экран. Чтобы отобразить панели инструментов (стандартную и форматирования), выполните команду Вид / Панели инструментов и установите в открывшемся меню флажки Стандартная и Форматирование.

Для отображения горизонтальной и вертикальной полос прокрутки, а также строки состояния служит команда Сервис / Параметры - установите соответствующие флажки на вкладке Вид окна диалога Параметры.

2. РЕЖИМЫ ПРОСМОТРА POWERPOINT 2003

В PowerPoint 2003 имеется четыре режима просмотра (рисунок 2.1), которые предоставляют разные способы просмотра документа:

Рисунок 2.1 - Режимы просмотра PowerPoint

Режим Обычный выбирается по умолчанию, именно в нём происходит работа с отдельными слайдами. При этом можно работать не только с текстом и графикой но и со звуком, анимацией и другими средствами. В этом режиме для отображения содержимого всей презентации в левой области можно выбрать один из подрежимов: слайды или структура.

Подрежим структуры отображает заголовки и текст слайдов в виде иерархической структуры, напоминающей оглавление книги. Он особенно полезен, когда нужно привести в порядок свой замысел и выделить основные моменты, которые должны быть представлены в презентации.

Режим сортировщика слайдов располагает на экране ряд миниатюрных изображений так, словно они вставлены в кармашки альбомного листа. Этим режимом удобно пользоваться для просмотра презентации в целом и перестановки слайдов.

Режим страниц заметок - «личный» режим просмотра, в котором каждый из слайдов можно снабдить заметками докладчика. В верхней половине страницы появляется уменьшенное изображение слайда, а нижняя половина остаётся для текста заметок.

Режим показа слайдов является самым занимательным из всех. Им пользуются для просмотра работы и предварительного выполнения готовой презентации. В этом режиме можно увидеть, как происходят переходы (изменения экрана при смене последовательных слайдов) и услышать включённые в презентацию звуковые эффекты.

3. СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ POWERPOINT

Для создания новой презентации в PowerPoint 2003 выберите команду Создать из меню Файл. При этом в правой части рабочей области окна откроется панель задач Создание презентации (рисунок 3.1), на которой можно выбрать одну из предлагаемых возможностей.

Рисунок 3.1 - Панель задач Создание презентации

Новая презентация открывает пустой холст для создания слайда; этот вариант предоставляет самую большую свободу действий, но пользователь должен отчётливо представлять, чего он хочет и как этого добиться.

Из шаблона оформления предоставляет несколько большую свободу выбора и позволяет применять заранее разработанные структуры, цветовые палитры и фоны для создания набора слайдов по стандартным типам презентаций: отчётам о положении дел, спискам типа «лучшая десятка» и т. д.

Из мастера автосодержания… - самый лёгкий способ создания новой презентации; запрашивает у пользователя информацию, после чего создаёт набор слайдов по указанной теме.

Последний вариант, Открыть презентацию, позволяет выбрать созданную и сохранённую ранее презентацию. При желании можно отредактировать её, добавить новые слайды, улучшить внешний вид и сохранить в качестве новой презентации.

3.1 Мастер автосодержания

Мастер автосодержания - очень удобный инструмент. С его помощью можно быстро создавать типичные презентации, используя в качестве шаблона уже имеющиеся варианты презентаций, состоящих из специальных макетов слайдов. Готовый шаблон нужно заполнить собственным текстом, затем дополнить, если это нужно, вспомогательными слайдами с графикой и диаграммами, отредактировать их внешний вид -- и ваша презентация готова.

Чтобы запустить мастер автосодержания, на панели Создать презентацию, изображённой на рисунке 3.1, щелкните мышью по строке Из мастера автосодержания… или по значку, расположенному слева от нее.

Если требуется создать новую презентацию с помощью Мастера автосодержания во время работы с PowerPoint 2003, когда на экране нет панели Создать презентацию, тогда: выполните команду Файл / Создать. На появившейся справа панели Создать презентацию щелкните мышью по строке Из мастера автосодержания.

В начале своей работы мастер выдаёт заставку с краткой информацией о себе. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему экрану.



Рисунок 3.2 - Окно Мастера автосодержания

Мастер автосодержания запоминает уже проделанную часть работы. Кнопка Далее переводит к следующему экрану, кнопка Назад - к предыдущему, кнопка Отмена - прекращает работу.

Этапы диалога с Мастером:

В первом окне вам предлагается задать вид создаваемой презентации, нажав одну из пяти тематических кнопок. Например, чтобы просмотреть список всех стандартных служебных презентаций, следует нажать кнопку Служебные.

Во втором окне выбирается предполагаемый способ вывода информации: презентация на экране, презентация в Интернете, черно-белые прозрачные пленки («прозрачки»), цветные прозрачки или 35-мм слайды.

В третьем окне предлагается задать заголовок презентации и объекты, помещаемые на каждый слайд (нижний колонтитул, дата последнего изменения, номер слайда). По умолчанию Мастер включает в титульный слайд также имя автора. При вводе нескольких элементов в текстовые поля следует нажимать клавишу Enter после каждого из них, чтобы Мастер автосодержания выводил элементы на разных строках.

Вот и всё! Нажмите кнопку Готово в последнем окне. Мастер автосодержания создаёт базовый набор слайдов, основанный на выбранных параметрах, и завершает свою работу выводом на экран первого слайда презентации в режиме обычный с подрежимом структуры. После окончания предварительного этапа всё готово к вводу текста и графики, изменению форматирования и подгонке презентации под конкретные требования.

3.2 Использование шаблонов оформления

В комплект PowerPoint входят два типа встроенных шаблонов. Шаблоны презентаций служат основой для создания стандартных типов презентаций. Они называются Бизнес-план, Общее собрание, Финансовый отчёт, Обзор проекта и т. д. и предназначаются для создания презентаций, в которых заранее указывается несколько ключевых моментов, необходимых для раскрытия темы.

Шаблоны оформления помогают выдержать во всём наборе слайдов последовательное оформление и цветовую палитру. Шаблоны оформления носят такие имена, как: Облака, Клен, Пиксел, Глобус, Лучи и т. д. В этих шаблонах выдерживается единый цвет фона в сочетании с восемью дополнительными цветами, которые используются для оформления заголовков, маркеров, текста слайдов, эффекта затенения и т. д.

Шаблоны презентаций и шаблоны оформления являются взаимодополняющими элементами демонстрации. Их можно комбинировать любым способом.

Использование шаблонов в PowerPoint происходит следующим образом:

1 Если на экране открыта панель Создание презентации (рисунок 3.1), щелкните по строке Из шаблона оформления или по значку, расположенному слева от нее.

Если вы работали с другой презентацией, то выполните команду Файл / Создать - в этом случае также откроется панель Создание презентации, и затем щелкните мышью по строке Из шаблона оформления.

Если вы решили изменить оформление уже созданной презентации или в процессе ее создания, щелкните по кнопке Конструктор на панели инструментов форматирования.

После выполнения одного из перечисленных действий в правой части окна появится панель Дизайн слайда (рисунок 3.3).

2 Выберите подходящий шаблон оформления из набора Доступных для использования. Этот шаблон отобразится в области Используется в данной презентации.

3 Для изменения шаблона презентации щелкните по кнопке Обзор, расположенной внизу панели Дизайн слайда. На экране появится окно Применить шаблон оформления для папки Шаблоны. Шаблоны презентаций содержатся в папке 1049, - откройте ее. В появившемся списке (рисунок 3.4) выделите название того шаблона, который лучше всего отвечает теме. Нажмите кнопку Применить.

4 На экране открывается титульный слайд новой презентации (или текущий слайд в готовой презентации), оформленный с применением данного шаблона. Можно приступать к вводу текста.

Если был выбран шаблон презентации (из папки Шаблоны\1049\), то все имеющиеся шаблоны презентаций автоматически добавляются в набор Доступных для использования и далее они могут быть легко использованы для оформления слайдов презентации.



Рисунок 3.3 - Панель задач Дизайн слайда

Рисунок 3.4 - Окно диалога Применить шаблон оформления

Шаблоны оформления могут применяться не только ко всем слайдам презентации, но и к отдельным слайдам. Для этого:

выделите нужные слайды;

на панели задач Дизайн слайда (рисунок 3.3) найдите понравившийся шаблон оформления и щёлкните на нём правой кнопкой мыши;

в появившемся контекстном меню выберите Применить к выделенным слайдам или Применить ко всем слайдам, если решили применить ко всей презентации.

3.3 Создание новой презентации

Если вы желаете в полной мере проявить свои творческие способности при создании презентации, поступите следующим образом:

1 на панели Создание презентации (рисунок 3.1) щелкните по строке Новая презентация. На экране открывается титульный слайд новой презентации без какого-либо оформления и справа появляется панель Разметка слайда (рисунок 3.5).

2 на панели Разметка слайда (рисунок 3.6) выберите вариант авторазметки, содержащий те элементы (текст, диаграммы, графику, таблицы), которые должны присутствовать на вашем слайде. В окне PowerPoint появляется слайд, на котором зарезервированы области в соответствии с выбранным вариантом разметки, как показано на рисунке 3.5.

После выбора варианта разметки для пустого слайда можно вводить, редактировать и форматировать его содержимое. PowerPoint использует некоторые шрифты и размеры по умолчанию, однако их можно легко изменить.



Рисунок 3.5 - Пустой слайд с областями для добавления заголовка, текста и объекта

Рисунок 3.6 - Вид панели задач Разметка слайда с различным содержимым для выбора авторазметки слайда

4. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

4.1 Ввод текста

Способ ввода текста в слайд зависит от того, как была создана презентация. Основные варианты таковы:

работа с шаблонами (включая шаблон, созданный с помощью Мастера автосодержания);

работа с пустыми презентациями и применение встроенной авторазметки.

При создании новой презентации на базе шаблона ввод текста фактически представляет собой замену вставленных PowerPoint элементов (местозаполнителей) на каждом слайде (рисунок 4.1).

При работе с пустой презентацией ввод текста во многом напоминает работу с форматами авторазметки PowerPoint (рисунок 4.2).

При создании сложной презентации или в том случае, когда приходится оценивать общий план и вклад отдельных частей в единое целое, очень полезно бывает воспользоваться подрежимом структуры.

Ввод текста в местозаполнители

Местозаполнители, изображённые на рисунках 4.1 и 4.2, в чём-то представляют собой шаблоны внутри шаблонов. Окружённые пунктирным или штриховым контуром, они форматируются определённым шрифтом с заданным размером символов, а содержащийся в них текст должен заменяться текстом пользователя. По умолчанию PowerPoint автоматически производит перенос текста, который вводится в местозаполнитель, так что клавишу Enter следует нажимать только при необходимости начать новый абзац.

Таким образом, при работе с шаблонами и авторазметкой следует:

выделить текст местозаполнителя;

заменить его собственным текстом;

после того, как ввод текста будет завершён, щёлкнуть мышью в любом месте, за пределами местозаполнителя - контур исчезает.

Ввод текста несложен, но необходимо учитывать следующие особенности:

при работе с авторазметкой вводимый текст замещает текст местозаполнителя;

при работе с шаблоном перед вводом необходимо выделить текст местозаполнителя. Если этого не сделать, введённый текст будет вставлен перед текстом примера;

чтобы включить в слайд новый, пустой местозаполнитель, выполните команду Вставка / Надпись, задайте размеры местозаполнителя буксировкой указателя мыши и введите нужный текст.

Чтобы изменить размеры местозаполнителя, выполните следующие действия:

Щёлкните мышью на границе местозаполнителя, чтобы на экране появились маркеры размеров.

Установите указатель мыши на один из маркеров. Когда он примет вид чёрной двунаправленной стрелки, переместите границу местозаполнителя в направлении изменения размера области.

Рисунок 4.1 - При работе с шаблоном PowerPoint делает некоторые предположения относительно информации, которая будет включаться в каждый из слайдов



Рисунок 4.2 - При работе с пустой презентацией и авторазметкой PowerPoint резервирует место для текста, но не делает никаких предположений относительно его содержания

4.2 Ввод примечаний

Если с вашими презентациями будут работать другие пользователи, можно снабдить ключевые слайды примечаниями, содержащими инструкции или важную информацию. Чтобы вставить примечание, следует перейти в режим слайдов и выполнить команду Вставка / Примечание. При этом открывается жёлтый «блокнот» с вашим именем и мигающим курсором, с помощью которого можно ввести краткий комментарий к данному слайду. Чтобы лучше разглядеть блокнот во время набора текста, с помощью списка Масштаб увеличьте масштаб до 75% или выше.

Завершив ввод текста, щёлкните по другому объекту слайда, чтобы «закрепить» примечание. Оно будет присутствовать на вашем слайде в обычном режиме в виде маленькой рамки с маленьким кружком в нижнем правом углу и надписью типа В.1. При наведении указателя мыши на такую рамку будет «всплывать» желтое окно с содержимым примечания.

Для работы с примечаниями можно использовать панель инструментов рецензирования или контекстное меню.

4.3 Дублирование слайдов

В PowerPoint 2003 имеется возможность быстро продублировать слайд.

Чтобы создать в презентации точную копию слайда, выполните следующее:

отобразите слайд в обычном режиме или выделите его в подрежиме структуры;

выполните команду Вставка/Дублировать слайд. Копия слайда помещается сразу же за выделенным слайдом;

если необходимо изменить позицию дублированного слайда в презентации, перейдите в режим сортировщика слайдов и переместите его в нужное место.

5. ФОРМАТИРОВАНИЕ СЛАЙДОВ

Форматированием слайда называется изменение его внешнего вида. Форматирование текста в PowerPoint выполняется аналогично как в Microsoft Word или Excel. Остановимся более подробно на изменении шаблона дизайна презентации.

Шаблоном дизайна называется файл, содержащий специальные графические элементы, цвета, размеры и начертания шрифтов, фоны слайдов и разнообразные специальные эффекты. PowerPoint позволяет выбрать шаблон дизайна из нескольких десятков, созданных профессиональными дизайнерами. В пункте 3.2 было описано как выбрать наиболее подходящий шаблон дизайна презентации из имеющихся.

Кроме того, можно изменять оформление цветом отдельного слайда или презентации в целом.

5.1 Изменение цвета и интенсивности фона

Если вы хотите сделать свою презентацию более светлой или просто придать ей новый вид и стиль, можно изменить цвет и интенсивность фона в одном или во всех слайдах.

Чтобы изменить цветовую схему, щёлкните кнопкой мыши по строке Цветовые схемы на панели Дизайн слайда (рисунок 3.3). При этом на панели появляется список доступных для выбора цветовых схем (рисунок 5.1). Выберите наиболее подходящую схему и примените ее ко всей презентации или к выделенным слайдам.

Чтобы изменить выбранную цветовую схему, щелкните по кнопке Изменить цветовые схемы, расположенной внизу панели Дизайн слайда. В этом случае открывается окно диалога Цветовая схема, показанное на рисунке 5.2.



Рисунок 5.1 - Применение цветовой схемы

Рисунок 5.2 - Окно диалога Цветовая схема

При необходимости можно настроить цветовую схему по своему вкусу. Для этого в окне диалога Цветовая схема выберите вкладку Специальная и щёлкните на нужном элементе цветовой схемы (текущий цвет отображается в области рядом с названием элемента). Нажмите кнопку Изменить цвет и выберите нужный вариант. Настройте цвета всех элементов презентации.

5.2 Создание фона для слайдов

Создание фона для слайдов происходит следующим образом:

Выполните команду Формат/Фон (или воспользуйтесь командой Фон из контекстного меню) для того слайда, фон которого необходимо изменить. Открывается окно диалога Фон, изображённое на рисунке 5.3.

Из раскрывающегося списка выберите цвет фона. Если нужный вариант отсутствует в списке, выполните команду Другие цвета и выберите цвет из предложенного перечня.

Рисунок 5.3 - Окно диалога Фон

Чтобы создать для фона нестандартную заливку, выберите из списка команду Способы заливки. На экране появляется окно диалога Заливка (рисунок 5.4), вкладки которого позволяют управлять параметрами градиентной заливки, текстурами, узорами и рисунками.

Рисунок 5.4 - Окно диалога Способы заливки

Задайте параметры нового фона и закройте окно диалога Способы заливки кнопкой ОК.

Нажмите кнопку Применить ко всем, чтобы новый фон был нанесён на все слайды презентации, или кнопку Применить, чтобы изменить фон только текущего слайда.

5.3 Редактирование образца заголовков и образца слайдов

Все слайды презентации изначально форматируются на основе образца слайдов, который задаёт атрибуты шрифта и расположение текстовых объектов. Местозаполнители образца слайдов управляют форматом и положением заголовков и текста на любом слайде презентации.

Настройка образца слайдов происходит следующим образом:

Выполните команду Вид / Образец / Образец слайдов. Открывается окно с образцом слайдов, на котором имеется несколько выделяющихся местозаполнителей (рисунок 5.5).

Рисунок 5.5 - Окно с образцом слайдов

Выделите местозаполнитель, который требуется изменить, или текст изменяемого уровня структуры. Для создания и форматирования образца заголовков воспользуйтесь командой Вставка / Создать образец заголовков или нажмите кнопку Добавление нового образца заголовка на панели инструментов Образец.

Внесите любые изменения с использованием кнопок панели инструментов форматирования и команд меню Формат. При необходимости отрегулируйте отступы по линейке.

После завершения настройки вернитесь в режим слайдов кнопкой Закрыть представление мастера на плавающей панели инструментов образца.

6. ВСТАВКА ГРАФИКИ И РИСУНКОВ

6.1 Вставка таблицы

В слайде PowerPoint можно создать таблицу, которая будет содержать числа, текст или то и другое. Сделать это можно несколькими способами.

1-й способ.

Нажмите кнопку Создать слайд на стандартной панели инструментов и на открывающейся после этого панели Разметка слайда выберите разметку, содержащую таблицу (отдельную или вместе с другими объектами). Сделайте двойной щелчок на местозаполнителе таблицы и укажите количество строк и столбцов в окне диалога Вставка таблицы.

2-й способ вставить таблицу в презентацию - создать слайд с ней.

Выведите на экран слайд, в котором должна быть создана таблица.

Нажмите кнопку Добавить таблицу на стандартной панели инструментов.

Буксировкой мыши вправо и вниз по сетке таблицы выберите нужное число строк и столбцов. При отпускании кнопки мыши в слайд вставляется пустая таблица (рисунок 6.1).

Щёлкните в каждой из ячеек пустой таблицы и введите данные.

Закройте таблицу щелчком на фоне слайда.

Рисунок 6.1 - После определения размеров таблицы в слайде PowerPoint появляется пустая таблица указанных размеров

При необходимости отредактировать таблицу сделайте щелчок в её местозаполнителе и внесите любые нужные изменения.

6.2 Вставка диаграммы

PowerPoint предлагает два варианта размещения диаграммы на слайде: можно либо вставить новый слайд и выбрать нужную разметку на панели Разметка слайда (рисунок 3.6), либо преобразовать текущий слайд с помощью команды Формат/Разметка слайда, вызывающей панель Разметка слайда.

После выбора разметки слайда с местозаполнителем для диаграммы имеются два способа помещения диаграммы в слайд. Первый - создать диаграмму средствами Excel и затем скопировать её в слайд через буфер обмена. Преимущество такого подхода состоит в том, что для обработки данных и создания диаграммы можно пользоваться всеми средствами Excel. Кроме того, он позволяет работать с существующими диаграммами, созданными и сохранёнными в книгах Excel.

Второй вариант заключается в использовании Microsoft Graph - вспомогательной программы, входящей в состав Office 2003. Чтобы запустить Microsoft Graph, сделайте двойной щелчок на местозаполнителе диаграммы в слайде или нажмите кнопку Добавление диаграммы на стандартной панели инструментов PowerPoint. После этого на экране появляется новое главное меню, новая панель инструментов и таблица данных с «фиктивными» словами и числами. Кроме того, за таблицей данных виднеется гистограмма, изображённая на рисунке 6.2.



Рисунок 6.2 - При запуске вспомогательной программы Microsoft Graph открывается таблица с фиктивными данными

Чтобы настроить диаграмму в соответствии с вашими данными, поочерёдно введите информацию в каждую ячейку. Диаграмма немедленно отражает все изменения по мере их внесения.

С помощью кнопок панели инструментов Graph можно импортировать данные из листов Excel, изменить тип диаграммы, скрыть таблицу и изменить цвета диаграммы.

6.3 Добавление картинок

В презентацию можно добавлять картинки и клипы, имеющиеся в коллекции клипов Microsoft Office, а также рисунки, хранящиеся в файлах с графикой.

Чтобы добавить в презентацию картинку или рисунок:

Выведите на экран слайд с местозаполнителем для вставки объекта, - для вставки объектов в PowerPoint существует несколько вариантов разметки слайдов (рисунок 3.6). При необходимости добавьте к презентации новый слайд кнопкой Создать слайд или преобразуйте уже существующий слайд с помощью команды Формат / Разметка слайда.

В местозаполнителе для вставки объекта появится панель с кнопками для выбора типа графического объекта, который необходимо вставить (рисунок 6.3).

Рисунок 6.3 - Панель с кнопками для выбора типа вставляемого объекта

Для добавления в слайд картинки щёлкните по кнопке Добавить картинку и в появившемся после этого диалоговом окне (рисунок 6.4) выберите подходящую картинку щёлкните по кнопке ОК.

Для добавления в слайд рисунка щёлкните по кнопке Добавить рисунок. В этом случае открывается окно Добавление рисунка, подобное окну открытия файла. Найдите нужный файл с графикой, выберите его и щёлкните по кнопке ОК.

Вокруг картинки на слайде отображаются маркеры, с помощью которых её можно перемещать или масштабировать. При вставке картинки на экране появляется панель инструментов настройки изображения; её кнопки позволяют заметно улучшить цвета и внешний вид изображения.

Кроме того, можно вставить картинку в слайд кнопкой Добавить картинку на панели инструментов Рисование или воспользовавшись командой Вставка / Рисунок / Картинки. В этом случае в Области задач появляется панель Коллекция клипов на которой можно задать поиск картинки на нужную тему.



Рисунок 6.4 - Диалоговое окно Выберите рисунок

6.4 Рисование графических объектов

Рисунок 6.5 - Панель инструментов рисования позволяет создавать графические объекты для презентаций

При необходимости в PowerPoint вы можете создать собственные графические объекты (рисунок 6.5), воспользовавшись панелью инструментов Рисование, которая располагается в нижней части окна (эта панель присутствует также в Word и Excel). Если панель инструментов рисования не отображается на экране, выполните команду Вид / Панели инструментов и установите флажок Рисование.

Созданный при помощи панели инструментов рисования объект можно масштабировать, копировать, перемещать, форматировать. Его можно также удалить. Перед тем как изменять атрибуты графического объекта, его необходимо выделить.

6.5 Вставка объектов из других приложений

PowerPoint позволяет также вставлять в слайды объекты из других приложений:

Из буфера обмена Windows можно вставить объект, помещенный туда ранее командами Вырезать или Копировать в другом приложении.

Можно воспользоваться командой Вставка/Объект и в открывающемся при этом окне диалога (рисунок 6.6) выбрать из списка нужное приложение для создания вставляемого объекта. Например, для создания формулы (рисунок 6.5) выбиралось приложение Microsoft Equation 3.0.

Рисунок 6.6 - Окно диалога Вставка объекта

6.6 Вставка организационной диаграммы

Организационная диаграмма позволяет показать структуру любой организации сверху донизу. Создаётся она следующим образом:

Перейдите к слайду, в котором должна находиться организационная диаграмма. Если надо добавить новый слайд, воспользуйтесь кнопкой Создать слайд. На панели Разметка слайда выберите вариант авторазметки с организационной диаграммой.

В созданном (или измененном) слайде выделите местозаполнитель заголовка и введите название схемы.

Сделайте двойной щелчок на значке схемы организационной диаграммы в центре слайда. В открывающемся при этом окне Библиотека диаграмм выберите тип диаграммы - Организационная диаграмма. В слайде появится заготовка для создания двухуровневой организационной диаграммы (рисунок 6.7).

Введите необходимое содержание для каждой рамки.

Добавьте, удалите или переместите остальные рамки и содержащуюся в них информацию описанными ниже способами.

Для форматирования организационной диаграммы можно воспользоваться панелью инструментов Организационная диаграмма (рисунок 6.7), которая появляется при щелчке мышью на схеме диаграммы:

Чтобы добавить новые рамки, щёлкните на той рамке, к которой подсоединится рамка нового работника, и нажмите стрелку рядом с кнопкой Добавить фигуру панели инструментов организационной диаграммы. Выберите нужный тип фигуры из раскрывающегося списка: Подчинённый, Коллега, Помощник. Появляется новая рамка с выделенным содержимым, готовая к вводу информации.

Чтобы удалить рамку из схемы, выделите её и нажмите клавишу Delete.

Перемещение рамки на схеме выполняется буксировкой мышью нужной рамки поверх рамки нового начальника или сотрудника (последняя выделяется при правильном положении перемещаемой рамки).

Для изменения информации в рамке щёлкните на ней, выделите изменяемый текст и введите новые данные с заменой выделения.

Рисунок 6.7 - Слайд с заготовкой организационной диаграммы

Чтобы выбрать группу элементов диаграммы, щелкните по стрелке рядом с кнопкой Выбрать панели инструментов организационной диаграммы и выберите из списка нужную группу: уровень, ветвь, все помощники, все соединительные линии.

Можно поменять стиль оформления рамок, воспользовавшись кнопкой Автоформат панели инструментов организационной диаграммы (рисунок 6.8).

Чтобы быстро подогнать содержимое всех рамок по их размерам, воспользуйтесь кнопкой Вписать текст.

С помощью команд списка Макет (рисунок 6.8) можно изменить направление соединительных линий между рамками.



Рисунок 6.8 - Панель инструментов Организационная диаграмма

7. ДОБАВЛЕНИЕ АНИМАЦИЙ

PowerPoint позволяет включать в слайды анимацию и использовать переходы между ними. Всё это делает презентацию более интересной и живой. С помощью анимаций можно заставить слово с одного края слайда на другой, растворить абзацы текста в фоне и создать другие эффекты. Переходы позволяют осуществлять плавную трансформацию одного слайда в другой, раскрывать его наподобие диафрагмы фотоаппарата и выбирать другие варианты перемещения между слайдами.

Для облегчения работы с анимацией эффекты разделены на три категории. Основные эффекты для заголовка слайда и текста (маркированных списков) можно задать с помощью вкладки Эффекты анимации на панели Дизайн слайда (рисунок 7.1). Окно диалога Настройка анимации (рисунок 7.2), открываемое одноимённой командой в меню Показ слайдов, позволяет создавать пользовательские эффекты для всех объектов слайда, задавать для них время отображения, звуковое сопровождение и т.д. Установить нужные эффекты при переходе слайдов можно с помощью окна Смена слайдов (рисунок 7.5), которое открывается при выполнении команды Показ слайдов / Смена слайдов.

Рисунок 7.1 - Вкладка Эффекты анимации окна Дизайн слайда

презентация слайд анимация powerpoint

7.1 Анимация заголовка и маркированных списков

Чтобы подчеркнуть основную мысль и придать заголовку слайда и спискам должную выразительность, PowerPoint позволяет управлять процессом вывода каждой строки при помощи эффектов анимации, которые можно задать на вкладке Эффекты анимации на панели Дизайн слайда (рисунок 7.1). Все эффекты при этом распределены по трем группам в зависимости от степени сложности: простой, средний и сложный. Можно выбрать нужный эффект для заголовка и просмотреть его выполнение. В этом случае PowerPoint сам определяет эффекты для списков в слайде, в зависимости от выбранного эффекта для заголовка.

Если пользователю требуется задать более сложные эффекты для заголовка слайда или списков (например, «выскакивание» по словам или по буквам), то следует воспользоваться командой Показ слайдов / Настройка анимации.

7.2 Настройка параметров анимации

Более точное управление поведением объектов и текста во время анимации осуществляется с помощью окна диалога Настройка анимации (рисунок 7.2), открываемого одноимённой командой в меню Показ слайдов.

Рисунок 7.2 - Окно диалога Настройка анимации в области задач

Чтобы создать эффекты анимации для объектов текущего слайда:

1 Выполните команду Показ слайдов / Настройка анимации. В области задач при этом откроется окно диалога Настройка анимации.

2 Выделите первый объект слайда, к которому должна быть применена анимация, и щелкните по кнопке Добавить эффект. В раскрывающемся списке (рисунок 7.3) выберите нужный эффект. Если предлагаемых эффектов недостаточно, внизу списка щелкните по пункту Другие эффекты и выберите эффект в открывающемся при этом окне.

Рисунок 7.3 - Раскрывающийся список эффектов входа объекта

3 Для более сложной настройки эффекта (например, появление текста по словам или по буквам, звуковые эффекты, длительность выполнения) воспользуйтесь командой Параметры эффектов из контекстного меню объекта, появляющегося при щелчке правой кнопкой мыши на названии соответствующего объекта в списке Порядок, которая открывает окно для заданного эффекта (рисунок 7.4).

· На вкладке Эффекты можно задать эффекты анимации и их звуковое сопровождение. Кроме того, эта вкладка управляет группировкой текстовых элементов анимации и порядком их появления.

· Вкладка Время позволяет задать временные интервалы для хронометража анимации (объект может прийти в движение при щелчке мышью или по истечении определённого времени).

Рисунок 7.4 - Вкладка Эффекты для эффекта Выскакивание при выполнении команды Параметры эффектов

4 Продолжайте выделять объекты слайда и добавлять к ним эффекты анимации.

С помощью списка Порядок окна диалога Настройка анимации (рисунок 7.2) можно управлять порядком появления объектов на слайде. Чтобы просмотреть эффекты анимации, назначенные для объектов текущего слайда, воспользуйтесь кнопкой Просмотр.

7.3 Выбор эффектов перехода при смене слайдов

Переходы украшают процесс перерисовки слайдов. Выбор перехода происходит следующим образом:

Выберите слайд, в котором должен появиться эффект перехода и выполните команду Показ слайдов / Смена слайдов или воспользуйтесь кнопкой Смена на панели инструментов в режиме сортировщика слайдов.

В открывшемся в области задач окне диалога Смена слайдов (рисунок 7.5) задайте нужные параметры эффекта перехода.

Рисунок 7.5 - Окно диалога Смена слайдов

7.4 Создание управляющих кнопок

Управляющие кнопки служат для перехода к конкретному слайду или презентации во время демонстрации, а также для запуска других приложений или перехода на узлы Word Wide Web. Нажатие управляющей кнопки позволяет перемещаться между слайдами приложения или временно прекращать демонстрацию. С помощью этого средства можно создать интерактивную обучающую программу или информационную презентацию. В презентации управляющие кнопки выглядят как значки на слайдах - их нажатие осуществляет переход к нужному месту.

Рисунок 7.6 - Управляющие кнопки позволяют перейти к определённому месту презентации

Во время показа слайдов кнопки активизируются, и при нажатии кнопки PowerPoint немедленно осуществляет переход к указанному месту. В Microsoft Office такие переходы носят название гиперссылок.

7.4.1 Переход к определённому слайду или файлу

Чтобы создать кнопку перехода к определённому слайду или файлу выполните следующие действия.

Выберите слайд, в котором должна быть создана кнопка перехода.

Выполните команду Показ слайдов / Управляющие кнопки и выберите кнопку из подменю. Power Point содержит ряд стандартных значков для переходов (различные варианты значков оказываются особенно полезными в тех случаях, когда на слайде присутствует сразу несколько кнопок).

Буксировкой указателя мыши по слайду задайте размеры кнопки. При отпускании кнопки мыши открывается показанное на рисунке 7.7 окно диалога Настройка действия.

Если переход должен происходить по щелчку кнопки мыши, перейдите на вкладку По щелчку мыши. Если же ссылка должна активизироваться, когда указатель мыши задерживается над кнопкой, воспользуйтесь вкладкой По наведении указателя мыши. Обе вкладки обладают одинаковым составом управляющих элементов.

Из списка Перейти по гиперссылке выберите объект, к которому должен происходить переход. Значение Слайд позволяет перейти к произвольному слайду текущей презентации, а значение Другая презентация PowerPoint открывает другую презентацию, хранящуюся на диске. Кроме того, можно задать другой тип файла значением Другой файл или адрес Интернета значением Адрес URL. В любом случае вам будет предложено выбрать местонахождение целевого объекта гиперссылки.

Если переход должен сопровождаться звуком, установите флажок Звук и выберите звуковой эффект из раскрывающегося списка.

Завершив настройку управляющей кнопки, нажмите кнопку ОК.

Рисунок 7.7 - Окно диалога Настройка действия

Для разъяснения назначения кнопки можно добавить к слайду пояснительный текст. Воспользуйтесь командой Вставка / Надпись или кнопкой Надпись на панели инструментов рисования.

Во время демонстрации нажатие управляющей кнопки или задержка над ней указателя мыши вызывает переход к указанному слайду или файлу.

7.4.2 Запуск другого приложения

Если вы хотите запустить Windows-приложение, активизируемое по гиперссылке, без загрузки определённого файла, можно установить переключатель Запуск программы в окне диалога Настройка действия (рисунок 7.7) и при помощи кнопки Обзор выбрать нужный файл прикладной программы (EXE-файл) на вашем компьютере.

При нажатии управляющей кнопки во время демонстрации запускается другое приложение. Чтобы вернуться к текущему слайду презентации, выйдите из вызванной программы обычным способом.

8. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕЖИМА СОРТИРОВЩИКА СЛАЙДОВ

В режиме сортировщика слайдов отображаются уменьшенные изображения некоторых или всех слайдов. Режим сортировщика слайдов (рисунок 8.1) предназначен для работы с презентацией в целом, а не с отдельными слайдами.

Рисунок 8.1 - Презентация в режиме сортировщика слайдов

В режиме сортировщика невозможно редактировать слайды, - изменения вносятся только в режиме слайдов. Режим сортировщика слайдов позволяет выполнять следующие действия: добавлять и удалять слайды, переставлять их в другом порядке, задавать видеоэффекты, используемые при переходе к следующему слайду или при заполнении слайда объектами, скрывать слайды и репетировать демонстрации слайдов.

8.1 Добавление и удаление слайдов

Чтобы добавить слайд к презентации, щёлкните на пустом месте между слайдами. На экране появляется вертикальная черта, отмечающая положение вставляемого слайда. Щелкните по кнопке Создать слайд на панели инструментов форматирования.

Чтобы удалить слайд, следует сначала выделить его, а затем выполнить команду Правка / Удалить слайд или нажать клавишу Delete.

Чтобы скопировать слайд, щёлкните на нём правой кнопкой мыши - открывается контекстное меню. Выполните команду Копировать, сделайте щелчок правой кнопкой на интервале между слайдами, куда должен быть скопирован слайд, и выполните команду Вставить в контекстном меню.

Другой быстрый способ продублировать слайд - выделить его и выполнить команду Правка / Дублировать. Копия появляется справа от исходного слайда, после чего её можно переместить в любое место презентации.

8.2 Перестановка слайдов

Если вы хотите улучшить ход демонстрации, изменив порядок слайдов, выделите слайд и перетащите его мышью в новое положение. Вертикальная черта показывает, куда будет вставлен слайд после отпускания кнопки мыши. Номера слайдов изменяются в соответствии с новым расположением.

Кроме того, в презентации можно перемещать несколько слайдов. Для этого выделите нужные слайды и переместите их буксировкой мыши в нужное место.

8.3 Скрытие слайдов

PowerPoint позволяет создавать скрытые слайды, - включать их в презентацию, но воспроизводить только по прямому указанию. Скрытие слайдов позволяет приспособить одну презентацию сразу для нескольких групп слушателей или ускорить ход презентации, если вам не хватает времени (такие слайды стоит пометить на страницах заметок как «необязательные», чтобы помнить, что при необходимости их можно пропустить).

Чтобы скрыть слайд, перейдите в режим сортировщика слайдов. Выделите скрываемый слайд и нажмите кнопку Скрыть слайд на панели инструментов сортировщика. При этом слайд не исчезает из сортировщика, - вы видите его по-прежнему, но вокруг его номера появляется перечёркнутая рамка.

9. ПОДГОТОВКА И РЕПЕТИЦИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ

9.1 Выбор вида демонстрации

Вид демонстрации выбирается следующим образом:

Выполните команду Показ слайдов / Настройка презентации. Открывается окно диалога, изображённое на рисунке 9.1.

Рисунок 9.1 - Окно диалога Настройка презентации

Выберите вид презентации: управляемая докладчиком (полноэкранная), управляемая пользователем или автоматическая.

При установке первого переключателя вы можете полностью контролировать ход демонстрации от начала до конца. Можно пропускать слайды, останавливать презентацию, вносить в презентацию замечания и т. д.

Вторая возможность предназначена для презентаций, которые раздаются коллегам или распространяются по сети. Демонстрация идёт в уменьшенном окне, содержащем меню для перемещения между слайдами, печати слайдов и другими полезными командами.

Третий переключатель создаёт автономную презентацию, которую можно демонстрировать на выставке. В таких презентациях отключается большая часть средств PowerPoint, чтобы зрители не могли изменить их. После завершения автономной презентации она автоматически запускается снова.

Укажите, какие слайды должны войти в презентацию. Можно включить в неё все слайды (вариант, принятый по умолчанию), диапазон слайдов (для сокращения времени показа) или выбрать произвольную демонстрацию, предварительно созданную командой Показ слайдов / Произвольная демонстрация.

В области Смена слайдов укажите, как должна происходить смена слайдов - вручную или в соответствии с интервалами хронометража (если они присутствуют). Хронометраж осуществляется командой Показ слайдов / Настройка времени.

После завершения настройки нажмите кнопку ОК. Чтобы увидеть, как принятые решения отражаются на ходе презентации, выполните команду Показ слайдов / Начать показ или нажмите кнопку Показ слайдов с текущего слайда.

9.2 Создание произвольной демонстрации

При помощи команды Показ слайдов / Произвольный показ можно создать короткий список очерёдности слайдов, входящих в презентацию.

В окне диалога Произвольный показ (рисунок 9.2) нажмите кнопку Создать для создания произвольной демонстрации или выберите демонстрацию из списка и нажмите кнопку Изменить для изменения уже существующей демонстрации.

В окне диалога Задание произвольного показа (рисунок 9.3) с помощью кнопки Добавить выберите нужные слайды презентации из левого списка и разместите их в нужном порядке в правом списке слайдов демонстрации.



Рисунок 9.2 - Окно диалога Произвольный показ

Рисунок 9.3 - Окно диалога для формирования произвольной демонстрации

Произвольные демонстрации могут пересекаться, т.е. одни и те же слайды могут входить в несколько демонстраций. Слайды в произвольной демонстрации могут идти в любом порядке, безотносительно к их порядку в исходной презентации.

9.3 Хронометраж презентации

PowerPoint позволяет провести хронометраж презентации, чтобы уложить её в точно отведённое время. Существуют два способа хронометража: автоматический и ручной.

9.3.1 Автоматический хронометраж презентации

Автоматический хронометраж выступления ведётся следующим образом:

Откройте презентацию, которую собираетесь отрепетировать. Воспользуйтесь командой Настройка презентации для выбора включаемых в презентацию слайдов.

Перейдите в режим сортировщика слайдов.

Нажмите кнопку Настройка времени на панели инструментов сортировщика слайдов или выполните команду Показ слайдов / Настройка времени.

Когда появится полноэкранная версия первого слайда, отрепетируйте своё выступление по данному слайду. В правом нижнем углу окна демонстрации находится окно диалога Репетиция (рисунок 9.4), в котором отсчитываются секунды, в течение которых слайд остаётся на экране.

Рисунок 9.4 - Окно диалога Репетиция

В окне диалога Репетиция возможны следующие действия для определения интервалов времени:

Когда вы будете готовы перейти к следующему слайду, нажмите кнопку Далее, чтобы осуществить ручной переход. При этом расположенный справа счётчик, измеряющий затраченное на текущий слайд время, сбрасывается.

Чтобы сделать паузу и временно остановить оба счётчика, нажмите кнопку Пауза. Когда будете готовы продолжить, снова нажмите кнопку Пауза.

Чтобы заново провести замер времени для текущего слайда, нажмите кнопку Повторить.

Чтобы прекратить репетицию и вернуться к режиму просмотра слайдов, нажмите кнопку Закрыть на заголовке окна диалога Репетиция.

После завершения работы с последним слайдом появляется окно диалога с данными хронометража (рисунок 9.5), в котором указано общее время, затраченное на презентацию. Предлагается также вывести новые интервалы в режиме сортировщика слайдов.

Рисунок 9.5 - Окно диалога с данными хронометража

Чтобы подтвердить замеренные интервалы, нажмите кнопку Да. Если требуется провести репетицию заново и уложиться в отведённое время, нажмите кнопку Нет. Если вам будет предложено просмотреть интервалы в режиме сортировщика слайдов, нажмите кнопку Да. Под каждым слайдом выводится длительность интервала, в течение которого этот кадр оставался на экране.

9.3.2 Ручная установка интервалов

Когда необходим жёсткий контроль над ходом презентации, можно воспользоваться методом ручного контроля для репетиции и задать точную длительность интервала, во время которого слайд будет находиться на экране. Например, можно вывести первый слайд на 45 секунд, второй слайд - на 2 минуты и т. д. Ручная установка интервалов выполняется следующим образом:

Выделите слайд в режиме сортировщика слайдов.

Нажмите кнопку Смена на панели инструментов сортировщика слайдов. Открывается окно диалога Смена слайда (рисунок 7.5). Если для слайда уже был задан интервал (командой Показ слайдов / Настройка времени или в окне диалога Смена слайда), он будет приведён в окне диалога.

В разделе Смена слайда укажите количество секунд, после которого должна происходить автоматическая смена слайда.

Повторите данную процедуру для каждого слайда, входящего в презентацию.

10. УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ДОМАШНЕГО ЗАДАНИЯ ПО MICROSOFT POWERPOINT

10.1 Общие требования к содержанию работы

При выполнении домашнего задания по PowerPoint требуется создать презентацию, которая должна состоять из 7 слайдов следующей структуры (авторазметки):

...