Функціональна система структури Галактика

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Функціональна система структури Галактика

галактика управління автоматизація планування

1.1 Базова концепція й основні функціональні компоненти

В основі концепції системи Галактика лежати наступні вимоги: адаптивність стосовно профілю діяльності підприємства за допомогою гнучкого настроювання на специфіку господарської, фінансової і виробничої діяльності конкретної організації; охоплення всього спектра типових виробничо-економічних функцій; чітке розмежування оперативно-управлінських і бухгалтерсько-облікових задач при повній їхній інтеграції на рівні єдиної бази даних. Модульний принцип побудови системи забезпечує можливість її поетапного впровадження. Підтримка розподілених баз даних дозволяє реалізувати інформаційну взаємодію многоофисных корпорацій і територіально вилучених філій. У частині ергономіки обов'язковим є дотримання однакового для всіх розв'язуваних задач користувальницького інтерфейсу, а також надання користувачам простого інструментарію для самостійного розвитку можливостей системи.

Задачі, на рішення яких орієнтована система, умовно об'єднані у функціональні контури:

Адміністративного управління;

Оперативного управління;

Роздрібної торгівлі;

Управління автотранспортом;

Бухгалтерського обліку;

Управління виробництвом.

Контур адміністративного управління вирішує задачі календарно-ятірного і фінансового планування, побудови бюджетові, планування маркетингових і рекламних кампаній, а також аналізу їхньої ефективності; управління персоналом і обліку кадрів; аналізу фінансової і господарської діяльності.



Рисунок 1. Базова концепція й основні функціональні компоненти системи Галактика

Рисунок 2. Контур адміністративного управління

Контур управління виробництвом забезпечує автоматизацію функцій планування обсягів випуску продукції підприємством і цехами, розрахунку потреб і нормативних витрат на виробництво, облік фактичних витрат.



Рисунок 3. Контур управління виробництвом

Контур оперативного управління включає задачі, безпосередньо зв'язані з реалізацією господарських планів підприємства: управління закупівлями і продажами (матеріально-технічне постачання і збут), складський облік, управління операціями з консигнаційним товаром, контроль взаєморозрахунків з контрагентами.



Рисунок 4. Контур оперативного управління

Контур бухгалтерського обліку -- функціонально повна система ведення бухгалтерського обліку на підприємствах будь-якої форми власності і видів діяльності. Взаємозв'язок модулів комплексові забезпечує відображення в бухгалтерському контурі всіх господарських операцій: по закупівлях і реалізації матеріальних цінностей, виробництву готової продукції і т.д., за допомогою механізму типових господарських операцій. Завдяки цьому багато облікових задач вирішуються без додаткових витрат шляхом вторинної обробки даних оперативного управління.

Таким чином, реалізований принцип первинності управління, облік є лише необхідним додатковим засобом контролеві.



Рисунок 5. Контур бухгалтерського обліку

2. Настроювання

Використання будь-якого прикладного програмного забезпечення припускає виконання деяких попередніх дій по настроюванню. Причому обсяг таких робіт може дуже сильно відрізнятися для різних програмних продуктів. На одному полюсі знаходяться так називані “конструктори”, практичне впровадження яких неможливо без участі професійних програмістів, а на іншому -- системи, настроювання яких полягає в заповненні БД, а порядок виконання окремих функцій закладений споконвічно. У корпоративних інформаційних системах, як правило, сполучаться обоє цих підходу.

Етап інформаційного настроювання системи Галактика є обов'язковим перед початком її практичного застосування. При цьому заповнюються каталоги і класифікатори, використовувані далі всіма модулями, і визначаються параметри функціонування системи. Система має кілька рівнів настроювання. За допомогою параметрів, а їх більш 300, можна визначити схему типових бізнесів-процесів. У деяких модулях присутній власний блок функціонального настроювання. Крім того, існує мова проектування розрахункових форм, за допомогою якого можна розробити власні форми і задати алгоритми обчислень при формуванні звітів. Для кваліфікованого користувача призначений цілий ряд інструментальних модулів: компілятор вихідних форм, інтерактивний генератор звітів, утиліта корпоративного межофісного обміну даними й інші.

Параметри настроювання підрозділяються на двох частин: загальносистемні параметри і настроювання користувача, що далі структурируються по функціональному призначенню. Загальносистемне настроювання також включає завдання звітного періоду по бухгалтерії, реквізитів власної організації, базової валюти. Для довідки відображається дата розрахунку складських залишків.



Рисунок 6. Структура загальносистемних параметрів

2.1 Загальносистемне настроювання

При проведенні загальносистемного настроювання за допомогою екранних кнопок відкриваються вікна для введення даних по:

національній валюті: символ, найменування грошової одиниці і 1/100-я грошової одиниці;

термінам збереження залишків, оборотів, платіжних документів і закритих рахунків у системних таблицях;

розташуванню дескрипторів користувачів щодо номера документа у вихідних формах;

автонумерации документів.

По кнопках Оперативний контур і Бухгалтерський контур здійснюється перехід у вікна введення параметрів зазначених контурів. Основні параметри загальносистемного настроювання описані в наступній таблиці.

Таблиця 1. Основні параметри загальносистемного настроювання

Оперативний контур
1	2
Методика списання	Задає методику визначення облікових цін при списанні матеріальних цінностей. Параметр не може бути змінений протягом звітного року. Можливі значення: LIFO, FIFO, середні ціни, середні ціни за розрізом збереження.
Облікова ціна при оприбуткуванні	Визначає, чи включати податки в облікову ціну при оприбуткуванні. Якщо параметр має значення «З податками», то сформована облікова ціна товару буде включати податки незалежно від того, чи входять вони в ціну товару по супровідному документу. Аналогічно для значення «Без податків»: якщо ціна отриманого товару зазначена з урахуванням податків, при оприбуткуванні відбудеться вирахування суми податків.
Резервування по ...	Можливі значення: по підприємству або по складу. В останньому випадку передбачається, що відвантаження за кожним договором буде вироблятися з визначеного складу. Склад відвантаження задається при оформленні договору.
Бухгалтерський контур
Підтримка ведення декількох кас / розрахункових і валютних рахунків	Дозволяє роздільно враховувати документи по різних касах, розрахунковим і валютним рахункам, формувати по них реєстри і звіти.
Формування типових проводок	Визначає режим формування бухгалтерських проводок по документах, зв'язаним з типовими господарськими операціями: у момент установлення зв'язку з документом, по запиті або за допомогою режиму проводок у модулі Хозоперації.
Контроль кореспонденції рахунків	Визначає, чи вести ні контроль кореспонденції рахунків відповідно до заздалегідь заданого переліку припустимих кореспонденцій. Можливі значення: немає контролю, попередження, заборона введення.

2.2 Настроювання користувача

У настроюванні користувача вказуються зведення про користувача: мережне ім'я, дескриптор, приналежність до групи; задається фільтр дат для інтерфейсів і звітів, тобто період за замовчуванням, за який будуть виходити звіти і відображатися документи в інтерфейсах, а також значення за замовчуванням для складу, МОЛ, призначення супровідних документів.

Дескриптор -- ідентифікаційний код, зв'язаний з ім'ям менеджера в мережі. Усі створювані користувачем документи позначаються його дескриптором. Адміністратор системи за допомогою параметрів настроювання визначає права доступу до документів і можливість переключення на інший дескриптор.

У вікні Настроювання користувача під екранними кнопками згруповані параметри для:

настроювання інтерфейсів вибору: запит кількості, сортування, фільтр, вибір з урахуванням ієрархії і т.д.;

завдання правил округлення цін у документах;

установки параметрів формування звітів;

настроювання доступу до даних: перегляд / редагування;

настроювання документів-основ і накладних, прав доступу до них у залежності від значення дескриптора користувача і приналежності до групи користувачів;

визначення порядку розрахунку ціни і печатки прайс-листів;

настроювання бухгалтерського контуру, у тому числі порядку формування КАУ;

установки параметрів резервування і розрахунку поточних залишків;

настроювання списання і повернення МЦ.



Рисунок 7. Настроювання користувача

2.3 Облік матцінностей у виробництві

Модуль Виробництво призначене для обліку руху матеріальних цінностей між складами і виробничими підрозділами (наприклад, деталей для ремонту устаткування або зборки готової продукції і т.д.), а також для обліку послуг по ремонті/удосконаленню виробів замовника (наприклад, на станціях техобслуговування автомобілів, у майстернях по ремонті побутової техніки і т.д.).

У цьому модулі виконується наступний цикл операцій:

уведення документа-підстави (ДО на відпустку у виробництво, заявки на обслуговування);

формування накладної на відпустку МЦ у виробництво (незалежною або зв'язаної з документом-підставою) і видаткового складського ордера; при цьому в залежності від призначення накладної формується або немає прибутковий ордер у виробництво;

формування акта на виконані роботи;

формування накладної на повернення МЦ із виробництва (залишків деталей, напівфабрикатів або готових виробів);

оприбуткування на складі МЦ, що повертаються з виробництва (формування прибуткового складського ордера);

облік платіжних документів на оплату виконаних робіт і витрачених матеріалів (модуль Банк).

У ході виробничого процесу відпрацьовується ланцюжок документів “Документ-підстава (заявка, лімітно-забірна карта) Накладна на відпустку у виробництво Видатковий складський ордер; Накладна на повернення з виробництва Прибутковий складський ордер”. Формування всіх документів може вироблятися автоматизовано на підставі оформленої документа-підстави. Місце модуля Виробництво в системі Галактика представлена на рисунку 8:

Рисунок 8. Схема зв'язків модуля Виробництво

3. Бухгалтерський контур

Контур бухгалтерського обліку -- універсальний засіб для комплексного рішення всіх задач бухгалтерського обліку на підприємствах і організаціях будь-якої форми власності і профілю діяльності. Основними функціями контуру є:

облік усіх видів матеріальних, нематеріальних і фінансових засобів підприємства;

обслуговування і реєстрація руху коштів підприємства і його взаєморозрахунків з юридичними і фізичними особами;

складання звітних документів, що як течуть -- оборотних відомостей, реєстрів, довідок і т.д., так і підсумкових -- балансів, звітів про прибутки і збитки і т.п.

Елементи бухгалтерського обліку в Галактиці

Класичний метод бухгалтерського обліку містить у собі наступні основні елементи: документація, рахунки, подвійний запис, баланс, звітність.

Особливістю даного програмного комплексу є найбільш природне і повне представлення первинних господарських документів. Саме первинні документи є основою для реєстрації господарських операцій і ведення обліку. Вони можуть певним чином зв'язуватися між собою, відбиваючи реальні господарські процеси.

Рахунки бухгалтерського обліку

План рахунків бухгалтерського обліку допускає гнучке настроювання відповідно до загальних норм ведення бухобліку, чинним законодавством і специфікою підприємства. Передбачено ведення будь-якої кількості рахунків з довільною нумерацією, розрізнення активних і пасивних рахунків, розбивка їх на субрахунку. План рахунків формується і редагується за допомогою функції Довідник рахунків.



Рисунок 9. Редагування довідника рахунків

Сальдо по рахунках формуються:

при розрахунку балансу і Головної книги, закритті рахунків, переході до нового звітного періоду; таблиця Сальдо за місяць доступна для перегляду і редагування за допомогою однойменної функції; первісне заповнення цієї таблиці потрібно при введенні системи в експлуатацію;

при виконанні функцій щоденного обліку, формуванні касової книги, розрахунку курсових різниц (як правило для рахунків «Розрахунковий рахунок», «Валютний рахунок», «Каса»); таблиця Сальдо за день доступна для перегляду і редагування за допомогою однойменної функції; первісне заповнення цієї таблиці не потрібно.

При розрахунках сальдо формується по повному аналітичному розрізі з урахуванням вкладеності рівнів:

1 -- рахунок;

2 -- субрахунок;

3 -- підрозділ;

4 -- КАУ перші рівні;

5 -- КАУ другого рівня;

6 -- КАУ третього рівня;

7 -- код робочої групи;

8 -- код філії-кореспондента (при використанні модуля Консолідація);

9 -- код іноземної валюти;

Рисунок 10. Елементи бухгалтерського обліку в Галактиці

3.1 Звіти і баланс

Звіти по установлених формах виводяться за допомогою спеціально передбачених функцій у кожнім з модулів. На додаток до них ви можете створювати і використовувати власні звіти, як на основі форм, закладених у програмі, так і за допомогою “Мови проектування розрахункових форм”.



Рисунок 11. Бухгалтерська звітність

Баланс є часткою случаємо звіту, що може бути сформований у будь-який момент. Його форма може бути легко відкоректована відповідно до вимог законодавства й особливостям підприємства.

Структура Бухгалтерського контуру

Угруповання однорідних задач бухгалтерського обліку і необхідність розмежування повноважень і функцій працівників знайшли своє відображення в модульній організації контуру. Усі функції об'єднані в набір модулів, кожен їх яких забезпечує рішення конкретної групи задач.

3.2 Хозоперації

Модуль Хозоперації забезпечує автоматизацію відображення проведених господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Ця задача вирішується за допомогою типових господарських операцій. У модулі маються функції настроювання каталогів ТХО для визначених типів документів і функції обробки документів у різних режимах.

Типова господарська операція -- шаблон для автоматичного формування проводок по операційному документі. У цьому шаблоні заданий визначений набір полів. Мінімально необхідними для заповнення є найменування ТХО і рахунка дебету і кредиту в проводці. При використанні подібної ТХО система за замовчуванням сформує проводку із сумою обороту, рівній сумі операційного документа. Призначення інших атрибутів ТХО приведено в таблиці.

Таблиця 2. Атрибути ТХО

Атрибут	Призначення
1	2
Субрахунок, КАУ, Підрозділ	Деталізація кореспонденції рахунків у проводці. Якщо не заповнені КАУ і підрозділ, система сама може визначити них по операційному документі і деталізувати формовану проводку. Визначення підрозділу включається відповідними параметрами Системного настроювання.
	Якщо для розрахунку суми обороту заданий алгоритм, буде узятий зазначений відсоток від результату розрахунку.
Вхідність у розрахунок суми	Ознака копіюється в проводку. “+” -- оборот входить у суму по документі, “-” -- не входить.
Порядок формування	Заповнюється, якщо ТХО формує кілька проводок і результати розрахунку по одним проводках можуть уплинути (побічно) на розрахунок інших проводок
Алгоритм розрахунку	Формула для розрахунку суми обороту в проводці, або ключ формули з панелі допоміжних формул
Алгоритм розрахунку в...	Визначає валюту, у якій буде сформовані валюта і формулу розрахунку суми обороту в цій валюті
Циклічна обробка (група полів)	У трьох полях можна вибрати розрізи аналітичного обліку по одному з рахунків, буде сформований набір проводок з різними КАУ в обраному розрізі; використовується тільки із системними ідентифікаторами для обробки специфікацій документів.
Зміст, Суму в проводці по ... конвертувати в...	Значення полів копіюються у відповідні поля формованої проводки

3.3 Основні засоби. Нематеріальні активи

Модуль Основні засоби забезпечує рішення наступних задач:

облік наявності ОЗ;

реєстрація операцій з ОЗ;

нарахування амортизації;

проведення переоцінки;

формування звітності по наявності, рухові, зносові ОЗ, змістові дорогоцінних металів, за результатами переоцінки.

Для обліку ОЗ необхідно, використовуючи меню Настроювання, заповнити ряд каталогів, що зберігають нормативно-довідкову інформацію: Каталог видів ОЗ, Каталог груп ОЗ, Каталог норм амортизації, Каталог дорогоцінних металів, довідник Використання ОЗ.

У Загальносистемному настроюванні під кнопкою Настроювання ОЗ утримується ряд специфічних параметрів, що визначають порядок округлення, індексацію зносу і формування звітів.

Розглянемо основні задачі обліку ОЗ і їхню реалізацію в системі.

Облік наявності ОЗ:

Облік наявності ОЗ виробляється за допомогою Картотеки, що складає з Інвентарних карток (ИК) -- електронних аналогів форми ОЗ-6 (яка може бути отримана у виді роздруківки). Формування і поповнення картотеки може вироблятися трьома способами.

За допомогою функції Надходження, з можливістю реєстрації господарської операції, формування відповідних проводок і первинних документів; доцільно використовувати для об'єктів ОЗ, що надходять у поточному звітному періоді.

За допомогою функції Накладна склад ->ОЗ модулів Складський облік, Матценности; доцільно використовувати при передачі в експлуатацію об'єктів, що раніше знаходилися на складі.

Ручним уведенням даних по об'єктах ОЗ за допомогою функції Ведення картотеки; звичайно використовується при початковому введенні даних по об'єктах, що вже знаходиться в експлуатації. При цьому варто враховувати, що частина історії цих об'єктів, що буде відома системі, починається саме з того звітного періоду, у якому були сформовані картки.

При заповненні карток необхідно, крім введення основних реквізитів, віднести об'єкт до визначеної групи (виду) ОЗ, вибрати норму амортизації, указати підрозділ і МОЛ, за яких він буде числитися, вибрати ТХО для нарахування амортизації. Додатково можна занести зведення про драгметалах, що утримуються, і виконати тиражування карток для однорідних об'єктів ОЗ.

Нарахування амортизації

Нарахування амортизації виробляється за допомогою ТХО, що можуть бути задані для кожної ИК, і набудовані довільним образом. Операція виконується одночасно для всіх об'єктів один раз протягом звітного періоду, при необхідності може бути скасована і виконана повторно. При цьому автоматично формуються (віддаляються) проводки по нарахуванню амортизації з урахуванням наступних особливостей.

Кореспонденція рахунків у проводках визначається по настроюванню ТХО, обраної для даного об'єкта. Використовуються поля, що визначають рахунки, субрахунку, КАУ, підрозділ і відсоток, значення інших полів ігноруються.

Суми амортизації розраховуються виходячи з первісної (відбудовної) вартості і норм амортизації. Враховуються також наступні параметри: коефіцієнт змінності, коефіцієнт прискореної амортизації, коефіцієнт індексації зносу ОЗ, округлення зносу ОЗ, ознака нарахування амортизації (Каталог видів ОЗ, Загальносистемне настроювання, Каталог ознак використання ОЗ).

Система не нараховує амортизацію по об'єктах, що надійшов у поточному звітному періоді або цілком зношеним.

Суми зносу в ИК ОЗ автоматично збільшуються на величину місячного зносу при переході до наступного звітного періоду.

Для автотранспортних засобів амортизація може бути розрахована в залежності від величини пробігу. Для цього необхідно виконати три умови: 1) занести в ИК шифр норми амортизації, що починається на «50»; 2) за допомогою функції Пробіг транспорту створити запис, зв'язаний з цієї ИК; 3) занести значення пробігу за поточний місяць (у км) у відповідному полі вікна зазначеної функції.

Облік руху ОЗ

Крім уже згаданої операції надходження, мається можливість реєстрації і відображення документами і проводками операцій внутрішнього переміщення, вибуття і зміни вартості (наприклад, унаслідок реконструкції або часткової ліквідації). В усіх випадках заповнюється практично однаковий набір реквізитів і виробляється вибір ТХО.

При настроюванні ТХО для операцій з ОЗ варто обов'язково заповнювати поле Алгоритм розрахунку. При цьому використовується обмежений набір системних ідентифікаторів, що позначають величини старої і нової первісної вартості і суми зносу: &OldSt, &NewSt, &OldIzn, &NewIzn.

4. Технологія роботи з модулем Зарплата

Робота з модулем Зарплата проводиться у визначеній послідовності.

1. Коректування нормативних даних (при необхідності):

коректування або доповнення класифікаторів у зв'язку зі зміною діючого законодавства, нормативів або умов роботи підприємства;

формування (зміна) графіків роботи персоналу підприємства.

2. Коректування довідкової інформації (при необхідності):

формування (коректування) особових рахунків по працівниках підприємства (підрозділу);

формування постійних доплат і утримань по підприємству (підрозділові) у цілому і по окремих працівниках;

формування планового авансу по працівниках підприємства (підрозділу);

3. Розрахунки межперіода -- введення й обробка оперативної інформації з працівників підприємства (підрозділу):

обробка наказів по переходу працівників підприємства в міжрозрахунковий період на іншу посаду (підрозділ);

обробка відпускних записок, лікарняних аркушів;

формування фактичного авансу за поточний місяць; видалення фактичного авансу по працівниках підприємства (підрозділу), що не получили аванс;

обробка виплат у міжрозрахунковий період (премії, дитячі посібники, виплати по договорах підряду і т.п.);

обробка убрань.

4. Робота з “Табелем обліку робочого часу”:

формування планового “Табеля обліку робочого часу” по всіх працівниках підприємства (підрозділу);

перевірка і коректування “Табеля обліку робочого часу” по кожному з працівників підприємства (підрозділу).

5. Розрахунок заробітної плати -- може проводитися по всіх працівниках підприємства, по підрозділах або по окремих працівниках. Результати розрахунку можна оперативно проконтролювати по розрахункових листках. При необхідності виробляється введення непредвиденно даних, що надійшли,, переформування табеля і перерахунок заробітної плати по окремих працівниках.

6. Формування проводок -- формуються платіжні документи по нарахуваннях, утриманням і перерахуванням..

7. Одержання вихідних документів:

платіжних відомостей (видаткових касових ордерів), для їхньої наступної обробки в модулі Каса;

звітних документів у розрізі підрозділів;

звітних документів у розрізі підприємства.

8. Перехід до нового розрахункового періоду.

Розрахунок зарплати

До розрахунку зарплати можна приступати після того, як ви сформували і відкоригували «Табель обліку робочого часу», визначили підзвітні суми, що погашаються, перевірили дані шляхових аркушів. Він виконується за допомогою функції Розрахунок зарплати Розрахунок зарплати Розрахунок зарплати.. Ви можете розрахувати зарплату одного працівника, групи (підрозділу) або всіх працівників відразу.

Усю задачу можна умовно розділити на два етапи:

розрахунок нарахувань;

розрахунок утримань.

Для розрахунку нарахувань вихідними даними є:

запису в “Табелі обліку робочого часу” (з обліком даних “Особового рахунка”);

запису по “Допомога на дітей”;

нарахування в міжрозрахунковий період;

підзвітні суми (борг підприємства).

Нарахування “Вислуги років”, “Північних надбавок”, “Районних” і “Індексації” виробляється в тому випадку, якщо це встановлено в “Характеристиках підприємства”. Розрахунки проводяться за допомогою спеціально призначених для цього видів оплат, відповідно до їх настроювань. У якості вихідних даних беруться суми нарахувань по видах оплат зі знаком “+” у відповідних полях вхідності в “Класифікаторі видів оплат”.

Автоматично розраховуються наступні утримання: Прибутковий податок -- по алгоритму розрахунку, заданому в “Характеристиках підприємства”, з урахуванням даних у довіднику “Розмір річного доходу до розрахунку зарплати” і пільг у “Особовому рахунку”. Відрахування в пенсійний фонд -- якщо це зазначено в “Особовому рахунку” і у відсотках, записаних у “Характеристиках підприємства”. Профспілкові внески -- аналогічно відрахуванням у пенсійний фонд. Утримання виробляються з усіх нарахувань по видах оплат зі знаком “+” у відповідних полях вхідності в “Класифікаторі видів оплат”. Далі проводиться розрахунок утримань відповідно до записів у “Постійних утриманнях” по даному працівнику і разових утриманнях, сформованим у міжрозрахунковий період. Утримуються підмети поверненню підзвітні суми, по яких сформовані утримання. Крім того, віднімаються суми, виплачені в міжперіод по наступних статтях: аванс (сума, що коштує в поле Фактичний аванс у “Особовому рахунку”); допомоги на дітей, разові виплати -- якщо виплата була сформована; відпускні -- сума, занесена в поле Сума на руки в “Таблиці розрахунку відпусток”. Результати розрахунку зарплати заносяться в довідник “Розмір річного доходу після розрахунку зарплати”. На екран і на печатку вони можуть бути виведені в різних формах за допомогою функцій роздягнула меню Відомості. Одночасно з розрахунком зарплати працівників виробляється розрахунок податків на ФОТ. Вихідними даними є: суми нарахувань по видах оплат, для яких у “Класифікаторі видів оплат” визначена вхідність у розрахунок податків на ФОТ; дані “Класифікатора податків на ФОТ” (відсоток нарахування, оцінки про пільги і т.д.).

5. Каса

Модуль Каса призначена для обслуговування й обліку всіх операцій з наявними коштами, включаючи розрахунки по оплаті праці, іншим виплатам, а також розрахунки з підзвітними особами.

Облік витрати і надходження коштів

Для реєстрації операцій використовуються функції Прибутковий і Видатковий касовий ордер (звичайний і валютний). Робота з ними будується аналогічно документам модуля Банк. Відмінними рисами є поля, що дозволяють указати фізичну особу -- платника (одержувача) і ознака, що визначає, чи належний цей документ враховуватися в розрахунках з підзвітними особами або по депонентах.

За підсумками операцій за день може бути отримана Касова книга (звичайному і валютна), що оформляється у виді вкладного листа (звіту касира) згідно «Правилам ведення касових операцій». Автоматично ведеться наскрізна нумерація аркушів з початку поточного місяця і року. При формуванні листа виробляється розрахунок вихідний сальдо за день і поповнення відповідної таблиці БД. При розрахунку враховуються проводки за участю рахунка «Каса» як по касовим, так і по інших документах.

При веденні декількох кас єдина касова книга може бути отримана при установці значення «по всьому рахунку КАСА» для загальносистемного параметра Доступ до даних.

5.1 Платіжні відомості

Платіжні відомості, як правило, формуються при роботі в модулі Зарплата і передаються в модуль Каса на обробку. При необхідності можна сформувати відомість і із самого модуля Каса, але попередньо в Зарплаті повинний бути проведений розрахунок відповідної виплати.

Робота з платіжними відомостями виробляється за наступними правилами:

Кожна відомість відображається заголовком, що містить основні реквізити і загальну суму, і списком одержувачів з належними їм сумами.

Відомості можуть знаходитися в одному з трьох станів: "з нуля" - відомість не оброблялася; "у роботі" - по частині позицій проведені виплати; "закрита" - по всіх позиціях проведені виплати або зроблені записи у Відомість депонування.

Для кожної позиції платіжної відомості можливі стани: виплата не вироблялася, виплачено, депоновано.

Для обробки відомості необхідно відзначити позиції, по яких виробляється виплата. Можлива групова обробка декількох відомостей, що також необхідно попередньо відзначити.

При обробці відомостей факт виплати (витрати грошей) підтверджується автоматичним формуванням видаткових касових ордерів і проводок (по кожній позиції відомості, один ордер на одну відомість, один ордер на усі відомості).

За вказівкою користувача відомості на видачу заробітної плати можуть закриватися з автоматичним формуванням Відомості депонування.

Баланс

Цей модуль забезпечує підведення підсумків за звітний період, дозволяючи виконати закриття рахунків, формування Головної книги, балансу, розрахунок податків.

Закриття рахунків виробляється для рахунків, у яких при заповненні довідника рахунків установлений тип «тимчасовий». До них, як правило, відносяться рахунки, що відбивають реалізацію продукції, робіт, послуг, основних засобів, господарські і виробничі витрати і т.д. Закриття цих рахунків повинне проводитися до переходу до нового звітного періоду.

Порядок закриття рахунків установлюється за допомогою однойменної функції, що дозволяє визначити черговість закриття і зв'язати рахунок з визначеної закриваючої його ТХО зі спеціального каталогу типових операцій. Тут же визначаються параметри розрахунку вихідному сальдо по рахунку, що закривається, і можливість їхнього редагування в процесі закриття.

Закриття рахунків виконується по наступному алгоритмі:

Розраховується вихідному сальдо по рахунку за звітний період. Результати розрахунку, у залежності від настроювання можуть відображатися у вікні Сальдо на кінець звітного місяця і доступні для редагування.

Формуються типові проводки по ТХО, що закриває рахунок, на підставі сум розрахованих вихідних залишків. Результати (по настроюванню) відображаються у вікні Проводки, що закривають рахунок і можуть редагуватися. На цьому етапі проводки ще не записані в загальну таблицю проводок.

Автоматично формується бухгалтерська довідка на останній день місяця по ТХО, що закриває рахунок, і з нею зв'язуються сформовані раніше проводки.

Номер бухгалтерської довідки формується в такий спосіб: перший символ -- "*", а за нею -- номер один по одному закриття рахунків, далі -- код плану рахунків ('0' для стандартного) і номер рахунка, що закривається. Номер бухгалтерської довідки доповнюється праворуч нулями до п'яти символів. При повторному проведенні операції закриття рахунка раніше сформована бухгалтерська довідка і зв'язані з нею проводки віддаляються.

Перед закриттям кожного рахунка видається запит на підтвердження процедури. При необхідності можна відмовитися від закриття того або іншого рахунка.

Порядок закриття рахунків повинний бути визначений до виконання процедури закриття.

Головна книга може бути отримана як за поточний звітний період, так і наростаючим підсумком за період, зазначений користувачем, у різних формах на вибір. Вона формується на основі вхідний сальдо на початок періоду і всіх проводок, що зберігаються в БД і мають дату формування. Перед її формуванням варто виконати процедуру закриття тимчасових рахунків, інакше будуть видаватися попередження. Для повторного перегляду Головної книги немає необхідності формувати її знову, тому що вона записується в текстовий файл, що відкривається функцією Перегляд Головної книги.

Розрахунок балансу заснований на наступних принципах:

Баланс формується на основі шаблона -- текстового файлу %data%\pat\balans.pat, що поставляється із системою. Настроювання форми і змісту балансу зводиться до простого коректування цього файлу в текстовому редакторі.

При розрахунку балансу виробляється перевірка закриття тимчасових рахунків, розрахунок вихідний сальдо і запис їх у БД.

Вихідна форма балансу зберігається у виді текстового файлу, що доступний для повторного перегляду і коректування.

Додатка до балансу, податкові звіти та інші звітні форми даного модуля реалізовані, як і баланс, у виді текстових файлів з набором алгоритмів розрахунку, що допускають редагування користувачем. Доступ до форм здійснюється через пункт меню Звіти, розрахунок -- по клавіші <Enter>, перехід у режим редагування -- <F4>.

Размещено на Allbest.ru

...