Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсова робота

Управління базами даних в Microsoft Office Excel

Вступ

Завдяки структурі свого робочого листа Excel 2003 є ідеальним інструментом для організації зв'язаної інформації в список. На робочому листі Excel список являє собою набір послідовних рядків, що містять визначену інформацію. Чисто теоретично список Excel аналогічний таблиці Access (чи іншої програми управління базами даних). Кожен стовпець списку називається полем, а кожен рядок - записом даних. Заголовки у верхньому рядку являють собою назви полів. У будь-якім полі можна вводити текст, числа, дати, формули чи гіперпосилання.

У разі потреби список можна відсортувати або організувати усередині нього пошук визначеної інформації і використовувати фільтри для виділення групи інформації, що відповідає заданому критерію. Для складних списків Excel автоматично створює структури, що дозволяють підсумовувати й аналізувати групи записів. Великі і складні списки - відмінна відправна точка для записів зведених таблиць і зведених діаграм, за допомогою яких можна перетягувати поля на структурну сторінку для виконання складних задач аналізу даних без побудови формул.

Створюючи новий список, потрібно дотримуватись наступних основних принципів.

ь Створювати тільки один список на одному робочому листі. Результати багатьох засобів роботи зі списками в Excel (включаючи Автофильтр) залежать від здатності правильно виділити список на робочому листі. Якщо необхідно створити кілька списків в основній робочій книзі, потрібно розмістити їх на різних робочих аркушах.

ь Створювати один рядок заголовків з унікальною назвою кожного стовпця. Використовуючи опції форматування, слід виділити рядок підписів в області даних. Можна, наприклад, установити великий розмір шрифту і відокремити рядок заголовків границею. Excel проаналізує це форматування, відокремивши заголовки від іншої частини списку під час сортування чи підготовки звіту.

ь Не залишати в списку порожні рядки чи стовпці. У противному випадку при виконанні сортування чи пошуку Excel проігнорує всі дані, розташовані нижче порожніх рядків чи правіше порожнього стовпця. Наявність порожніх комірок допускається.

ь Починати введення списку можна з будь-якої комірки, однак не рекомендується залишати порожні стовпці ліворуч від списку. Можна залишити порожніми кілька рядків угорі списку, щоб згодом створити діапазон умов чи додати заголовок. Не слід забувати залишити як мінімум один порожній рядок між областю умов і власне списком.

ь Щоб спростити введення даних, слід закріпити на екрані рядок заголовків.

При введенні нових даних в існуючий список Excel автоматично застосовує до них форматування і формули попередніх рядків, що звільняє користувача від необхідності заново форматувати новий рядок. Наприклад, якщо перша комірка попереднього рядка відформатована напівжирним курсивом, Excel автоматично застосує цей шрифт до першої комірки нового рядка, якщо користувач почне вводити в неї дані.

Враховуючи актуальність було вибрано тему «Управління базами даних в Microsoft Office Excel».

Об'єктом є процес створення бази даних в Microsoft Office Excel.

Предметом - програма Microsoft Office Excel.

Мета - вивчити і дослідити процеси створення бази даних в електронних таблицях Microsoft Office Excel.

Згідно з метою та предметом було визначено такі завдання:

1. дослідити призначення і функції електронних таблиць;

2. дослідити структуру робочої книги і запис адрес робочих комірок;

3. процес створення бази даних в Microsoft Office Excel;

4. операції із записами в базі даних;

5. пошук даних за певними критеріями;

6. сортування записів в базі даних;

7. друк звіту.

Методи дослідження. Для розв'язання поставлених завдань використано такі методи наукового дослідження: пошук та вивчення літературних джерел з даного питання, їх теоретичний аналіз, дослідження процесу створення баз даних в Microsoft Office Excel.

Структура дослідження. Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновку, списку використаної літератури, який включає 25 найменувань. Робота викладена на 32 сторінках друкованого тексту.

1. Короткі відомості про програму Microsoft Office Excel

1.1 Що таке електронні таблиці

еxcel програма база дані

Багато обчислень, пов'язаних із повсякденною діяльністю людини, доцільно виконувати в табличному вигляді. До таких обчислень належать, скажімо, бухгалтерські розрахунки, облік обороту матеріалів і продукції на заводі, товарів на складі, різні інженерні і статистичні розрахунки. У вигляді таблиць можна оформляти ділові документи: рахунки, накладні, відомості тощо. Взагалі зображення даних у вигляді прямокутних таблиць є надзвичайно зручним і звичним. Прайс-лист також можна розглядати як таблицю [1.15].

Розвиток програмного забезпечення комп'ютерів вилинув і на галузь табличних обчислень. Для оперування табличними даними є сучасні програми, названі електронними таблицями (ЕТ).

Електронна таблиця (англ. - spreadsheets) - це програма, що моделює на екрані двовимірну таблицю, яка складається з рядків і стовпців. Основним призначенням електронної таблиці є введення даних до комірок й обробка їх за формулами.

Комірки ЕТ утворюються із рядків і стовпців, причому кожна з них має свою адресу. До одних комірок вводяться дані (числа, текст, логічні змінні), а до інших - записуються формули. У формулах вказуються адреси комірок, завдяки чому виконується обробка даних.

1.2 Призначення і функції програми Ехсеl

Ехсеl - це потужна програма загального призначення, що входить в інтегрований пакет Microsoft Office. Візьмемо за основу версії Ехсеl 7, 97, 2000, 2003. Іншими відомими програмами електронних таблиць є Lotus 1-2-3, Quattro Рго, SирегСаlс. Наведемо основні функції програми ЕТ Ехсеl або, як її ще називають, табличного процесора Ехсеl:

ь введення і редагування даних, автоматизація введення (автозаповнення, автозаміна тощо); форматування табличних даних із використанням стандартних засобів, стилів, шаблонів;

ь виконання обчислень за формулами (тут може використовуватися великий набір вбудованих функцій);

ь аналіз табличних даних (виведення проміжних і загальних підсумків, створення зведених таблиць, добір параметрів, прогнозування розв'язків);

ь графічне зображення даних (побудова графіків, діаграм; уведення малюнків, відеоматеріалів, географічних карт);

ь робота зі списками (упорядковування й фільтрація записів, пошук даних);

ь колективна робота з таблицями (обмін файлами в локальній мережі, спільне використання і захист даних, обмін інформацією через Інтернет);

ь розробка програмних додатків, заснованих на вбудованій мові програмування VВА (Visual Basic for Applications) [6.35-36].

Опанувавши Ехсеl, ви зможете використовувати ЕТ для виконання досить складних обчислень із застосуванням вбудованих математичних функцій. Табличний процесор містить також розвинені засоби аналізу і презентації даних, за допомогою яких у документах можна створювати діаграми, графіки, географічні карти. Крім цього, Ехсеl можна використовувати як невелике настільне видавництво, ефектно оформлюючи результати досліджень і комерційні пропозиції, вітальні листівки і прайс-аркуші.

Під час освоєння апарата ЕТ дуже важливо розв'язувати якнайбільше практичних задач. Тому в цій главі ви знайдете багато прикладів щодо роботи з електронними таблицями. Ці приклади є ніби блоками базових навичок, які знадобляться у повсякденній діяльності користувача.

1.3 Запуск електронних таблиць

Способи запуску ЕТ Ехсеl можна розділити на запуск власне програми Ехсеl і запуск програми з подальшим автоматичним відкриттям документа. До першої групи способів запуску належать такі:

ь завантаження програми Ехсеl через головне меню;

ь клацання по позначці Ехсеl на панелі Microsoft Office (якщо така є);

ь подвійне клацання по піктограмі Ехсеl на робочому столі або клацання правою кнопкою миші по піктограмі Ехсеl і потім - по опції Відкрити з контекстного меню;

ь запуск Ехсеl із вікна Мій комп'ютер або Провідник (подвійне клацання по позначці файла Ехсеl. ехе, що звичайно міститься в папці Program Files\Microsoft Office\Office) [7. 120].

Для запуску Ехсеl із наступним, відкриттям документа існують два основних способи. По-перше, це подвійне клацання лівою кнопкою миші по позначці документа Ехсеl, що розташована на робочому столі або у вікні Мій комп'ютер (Провідник). А по-друге, клацання правою кнопкою миші по позначці документа і вибір команди Відкрити з контекстного меню.

1.4 Елементи інтерфейсу користувача Ехсеl

Після завантаження Ехсеl ви побачите у вікні (рис. 1) уже знайомі вам елементи: рядок заголовка, позначку системного меню, групу кнопок керування вікном, рядок меню, панель інструментів, рядок стану, смуги прокручування й обрамлення вікна.

Призначення всіх названих елементів вам уже відомі по роботі в інших Windows-додатках. Зазначимо тільки деякі особливості заголовка програми. Він об'єднує імена програми й активного документа. Новому документу за умовчанням надається Ім'я Книга1 (у таблицях Ехсеl усі документи прийнято називати робочими книгами). Якщо рядок заголовка виділений інтенсивним кольором, то вікно в даний момент є активним.

У вікні містяться також спеціальні компоненти, властиві саме вікну Ехсеl [20. 560].

ь Рядок формул - це панель у верхній частині вікна Ехсеl, що використовується для введення і редагування змісту комірки. Змістом комірки може бути як постійне значення (скажімо, число або текст), так і формула.

ь Поле імені - це текстове поле ліворуч від рядка формул, у якому відображається ім'я виділеної комірки або елемент діаграми. У цьому полі можна швидко перевизначити ім'я комірки.

ь Робоча частина аркуша - це графічне зображення електронних таблиць. Робоча частина складається з комірок і заголовків рядків і стовпців.

ь Вкладки аркушів - ці елементи розташовані в нижній частині вікна (рис. 1). Вони нагадують вкладки в каталожній шухляді. Клацання мишею по будь-якій з вкладок відкриває відповідний аркуш робочої книги.

ь Межа вкладок аркушів - вертикальна риска праворуч від вкладок аркушів, що визначає розмір ділянки вкладок. Потягнувши за цю межу, можна змінити розмір ділянки вкладок.

1.5 Робочі книги

Після запуску програми Ехсеl за умовчанням буде розкритий документ Книга1. Інтерфейс Ехсеl багатодокументний, тобто ви можете відкривати інші документи електронних таблиць, однак у певний момент часу працювати можна тільки з одним, активним, документом [25. 37].

Кожний документ у Ехсеl називається робочою книгою. Книга в Ехсеl є файлом, призначеним для збереження й обробки даних.

Файли робочих книг мають розширення. хls, скажімо, ім'ям файла може бути Книга1. хls. У Ехсеl передбачене також розширення хlt для шаблонів документів.

Будь-яку робочу книгу можна відкрити за допомогою команди меню Файл - Відкрити або клацанням по кнопці Відкрити на панелі інструментів. На екрані з'явиться стандартний діалог Відкриття документа, у якому вам слід обрати папку і потрібний файл, потім клацнути по кнопці Відкрити.

Коли в Ехсеl відкрито кілька робочих книг, переходити від однієї до іншої можна за допомогою меню Вікно (клацання по імені книги в спадаючому меню) або за допомогою клавішних команд Ctrl+F6 або Ctrl+Tab [3.27].

1.6 Аркуші

Робоча книга складається з пронумерованих аркушів (Аркуш1, Аркуш2, тощо) і розмічених сіткою ліній. Імена аркушів відображаються на вкладках (ярличках) у нижній частині вікна книги над рядком стану.

Операції з аркушами

Працюючи з книгою, ви зможете переходити з одного аркуша на інший. Для цього клацніть мишею по ярличку потрібного аркуша. Той аркуш, що у даний момент відкритий у вікні Ехсеl, називається активним. Вкладка активного аркуша підсвічена яскравіше інших вкладок. Ехсеl за умовчанням надає всім аркушам імена Аркуш1, Аркуш2, …. Ви можете змінити ці імена на змістовніші, якщо клацнете двічі по ярличку аркуша і введіть нове ім'я [19. 150].

Нова робоча книга в Ехсеl 2003 містить за умовчанням три аркуші. Ви можете збільшити їхню кількість, якщо клацнете правою кнопкою миші по вкладці будь-якого аркуша й оберете команду контекстного меню Додати. У наступному діалозі вам потрібно зазначити піктограму Аркуш і клацнути по кнопці ОК. Видаляється аркуш іншою командою контекстного меню - Видалити.

1.7 Комірки

Робочий аркуш являє собою сукупність рядків і стовпців, які, у свою чергу, складаються з комірок.

Комірка - це мінімальний елемент електронної таблиці. Вона має адресу, яка складається з імені стовпця й імені рядка, на перехресті яких розташована дана комірка.

Наприклад, у записах А1, В2, С6 літерами позначаються стовпці, а цифрами - рядки. Максимальне число стовпців на аркуші - 256. Перші стовпці позначаються одним буквеним символом А, В, С,… тощо, потім йдуть стовпці з двома літерами АА, АВ, АС…. Максимальне число рядків також обмежене і дорівнює 65536 (= 2¹⁶) [21.116].

До комірки може вводитися різна інформація, що відображається у вигляді тексту або числа: цілого, десяткового або звичайного дробу, відсотка, грошової суми тощо. Для введення інформації потрібно клацнути по комірці мишею. Комірка при цьому буде виділена, тобто обведена жирною рамкою, а в правому нижньому куті рамки з'явиться маленький квадратик - маркер заповнення. Зверніть увагу на цей елемент межі комірки, він часто використовуватиметься в операціях введення даних в ЕТ. Виділена комірка називається поточною або активною.

Коли ви активізуєте комірку, заголовки рядка і стовпця, на перехресті яких розташована комірка, виділяються напівжирним шрифтом. Адреса поточної комірки відображається в полі імені (рис. 1).

1.8 Діапазони

Чимало операцій в Ехсеl можна виконувати не тільки над окремими, а й над багатьма комірками. До таких операцій належать копіювання і переміщення даних, форматування комірок, обробка даних різних комірок за однією формулою (наприклад, додавання або знаходження максимального значення).

Сукупність комірок електронної таблиці називається діапазоном. Найчастіше на практиці доводиться працювати з прямокутними діапазонами. Щоб активізувати прямокутний діапазон, клацніть лівою кнопкою миші по будь-якій кутовій комірці діапазону (наприклад, С2) і, не відпускаючи кнопки, протягніть покажчик до іншої кутової комірки (наприклад, F8), розташованої по діагоналі прямокутника. Виділений прямокутний діапазон буде обведений жирною рамкою, що містить маркер заповнення [18.84].

Прямокутний діапазон комірок позначається записом адрес кутових комірок (лівої верхньої і нижньої правої), що розділені двокрапкою, наприклад:

C2:F8, B16:AD32, A3:A12, D1:G1

Запам'ятайте такий спосіб позначення діапазонів, тому що він постійно буде використовуватися при запису посилань і формул.

2. Створення бази даних

2.1 Створення баз даних в Мicrosoft Еxcel

База даних являє собою упорядковану інформацію, об'єднану в єдине ціле. На рис. показаний приклад бази даних. Інформація в базі даних звичайно розміщається і зберігається в рядках і стовпцях, як у таблиці. На рис. 2 представлений прайс-лист у формі бази даних. У кожен рядок занесене Група, Виробник, P/N, Номенклаткра, Одиници виміру, Гуртова ціна, Роздрібна ціна, Гарантія, Наявність на складі та Код. Оскільки список з номенклатурою та цінами являє собою інформацію, упорядковану певним чином (в один стовпець занесені групи, в другий - виробники, у інший - номенклатуру і т.д.), він і є базою даних.

База даних

Рядки в базі даних називаються записами, а стовпці - полями [10.14 - 15]. Щоб було зрозуміліше, базу даних можна представити у виді картотеки, показаної на рис. 3. Кожна картка в шухляді - це запис у базі даних, а кожна категорія інформації на картці - це поле. На картках у шухляді інформація в кожен запис заноситься по десятьох полях: Група, Виробник, P/N, Номенклатура, Одиниці виміру, Гуртова ціна, Роздрібна ціна, Гарантія, Наявність на складі та Код. Оскільки кожна картка в шухляді містить інформацію того самого типу, картотеку можна назвати базою даних.

База даних у вигляді картотеки

У Excel база даних будується за аналогією з рядками і стовпцями, причому стовпець таблиці є полем, а кожен рядок - окремим записом. Інформація з кожного поля заноситься в окрему комірку таблиці. Наприклад, у таблиці, представленої на рис. 2, групи занесені в стовпець із заголовком Група, номенклатура занесені в стовпець із заголовком Номенклатура і т.д. Для того щоб приступити до створення бази даних, помістіть курсор в комірку верхньої частини таблиці і введіть у рядку назви полів.

2.2 Створення бази даних

Щоб створити базу даних у робочій таблиці Excel, необхідно виконати наступне [4. 654 -656]:

1. У порожній рядок таблиці ввести назви полів.

2. У кожну комірку у рядку, що знаходиться безпосередньо під рядком з назвами полів, ввести фактичні дані по кожному полю. Не потрібно залишати порожніх рядків між рядком з назвами полів і наступними даними, оскільки в Excel можуть виникнути проблеми з розпізнаванням початку бази даних.

3. Для того щоб ввести в комірку цифри (наприклад, номенклатуру), поставте спочатку апостроф.

Після додавання записів у базу даних отримується набір даних, упорядкованих по рядках і стовпцям, причому його формат буде таким же, як формат даних, представлених на рис. 2.

Якщо необхідно ввести великий масив даних, що представляють собою числа, що повинні бути збережені як текст (наприклад, номенклатура чи код товару), необхідно відформатувати стовпець, у який буде занесена інформація цього типу, як текст. Для цього потрібно виділити стовпець (клацнути на його заголовку), клацнути на ньому правою кнопкою миші і вибрати пункт контекстного меню Формат клітинок. Вибрати вкладку Число в діалоговому вікні Формат клітинок. Після цього вибрати пункт Текстовий зі списку Числові формати і клацнути на кнопці ОК. Якщо попередньо не виконати ці дії чи якщо не ставити апостроф перед кодом, то коди, що починаються з нулів (наприклад, 00742), будуть представлені без нулів [2. 233].

Працювати з базою даних буде набагато простіше, якщо розмістити її на окремому листі. Для того щоб зберегти кілька баз даних на одному робочому листі, потрібно вказати діапазон комірок для кожної бази даних, що значно ускладнить роботу з базою даних. Оскільки кожна робоча книга в Excel може складатися з будь-якої кількості аркушів (аж до 255), то легко можна керувати численними базами даними, розміщаючи кожну з них на окремому листі. Якщо не розміщати інші дані на тім же листі, що і база даних, то можна уникнути організаційних проблем. В міру збільшення бази даних нові рядки будуть додаватися в кінець таблиці. Якщо ж у таблицю будуть введені інші дані, то може виникнути небезпека їхнього знищення [2.154 - 155].

При роботі з базами даних у Excel придасться інформація про назви полів. Рядок з назвами полів повинний передувати списку. Залишати порожній рядок між рядком з назвами полів і фактичними даними неприпустимо. Назва кожного поля повинна бути унікальною. У верхній частині списку може бути кілька рядків із введеною в них інформацією, однак тільки один рядок буде сприйматися як такий, що містить назви полів. Назва поля не повинне перевищувати 255 символів (для зручності краще вибирати короткі назви).

Також слід уникати розміщення іншої важливої інформації (наприклад, формул) праворуч і ліворуч від бази даних. Якщо надалі скористатися автоматичною фільтрацією, щоб відфільтрувати дані в базі даних, то інші дані можуть зникнути.

2.3 Робота з записами в базі даних

Записи в базу даних додаються і редагуються шляхом введення даних безпосередньо в комірки, а знищуються з бази даних шляхом їхнього виділення і виконання команди Правка Видалити. Однак більшість користувачів воліють знаходити і редагувати дані за допомогою форми, що надає Excel для введення і перегляду даних. Для того щоб переглянути дані на екрані за допомогою форми, необхідно помістити курсор у будь-яку комірку бази даних і виконати команду Дані Форма [16. 334 -337]. На екрані з'явиться форма з полями бази даних, показана на рис. 4.



Форма бази даних

Додавання нових записів

Для того щоб додати новий запис, потрібно клацнути у формі на кнопці Додати. На екрані з'явиться порожня форма і можна буде вводити дані в кожне поле. Ці дії потрібно повторити для кожного запису, що необхідно додати в базу даних.

Редагування записів

Редагувати записи можна за допомогою форми. Спочатку потрібно клацнути на кнопках Назад і Далі, щоб знайти потрібний запис. Крім того, можна скористатися лінійкою прокручування чи клавішами керування курсором. При роботі з великою базою даних для пошуку можна використовувати кнопку Критерії. Після того як запис буде знайдено, потрібно клацнути на потрібному полі і внести зміни [15. 48].

Видалення записів

Для того щоб видалити запис за допомогою форми, спочатку потрібно знайти його, скориставшись кнопками Назад і Далі. Після того як запис з'явиться на екрані, необхідно клацнути на кнопці Видалити.

Якщо необхідно видалити багато записів, то форму краще не використовувати. Замість цього слід скористатися автоматичною фільтрацією, щоб вивести на екран усі записи, які потрібно знищити. Потім слід виділити рядки з цими записами і вибрати з меню Правка команду Видалити [15. 129].

2.4 Пошук даних за критерієм

Альтернативним способом пошуку даних у базі є визначення у формі даних критеріїв пошуку. Критерії пошуку визначають дані, які потрібно знайти. Наприклад, у великій базі даних, у якій зберігаються імена й адреси, необхідно знайти всі записи, у яких зазначене певне місто. Для добору потрібних даних використовується умова, що представляється у виді формули. За допомогою цього критерію при роботі з базою даних, у яку введені значення витрат, можна знайти всі записи про витрати, що перевищують 5000 грн. Для цього потрібно ввести >5000. Вказуючи критерій у формі даних, можна використовувати оператори порівняння (ті самі оператори, що використовуються у формулах, введених в комірки робочої таблиці). У табл. 1 перераховані оператори і їхнє значення.

Таблиця 1. Оператори порівняння

Оператор	Значення
=	Дорівнює
>	Більше
>=	Більше або дорівнює
<	Менше
<=	Менше або дорівнює
<>	Не дорівнює

Щоб знайти окремі записи, використовуючи критерій пошуку, необхідно виконати наступне [11. 197 - 199]:

1. Помістити курсор у будь-яку комірку бази даних.

2. Виконати команду Дані Форма, щоб вивести на екран форму даних.

3. Клацнути на кнопці Критерії. У правому верхньому куті форми буде написане слово Критерії, а кнопка Критерії заміниться кнопкою Правка.

4. Ввести критерії пошуку у відповідні поля. Необхідно заповнити тільки ті поля, по яких буде здійснюватися пошук. Наприклад, якщо потрібно знайти всі записи, що мають відношення до виробника AMD, то слід ввести у поле Виробник слово AMD.

5. Натиснути клавішу <Enter> або клацнути на кнопці Правка, щоб повернутися до вихідної форми.

6. Для переходу між відібраними записами використовується кнопки Назад і Далі.

7. Завершивши перегляд записів, необхідно клацнути на кнопці Закрити.

У критеріях можна використовувати символи підстановки * і?. Знак питання позначає будь-який символ, а зірочка - послідовність довільних символів. Наприклад, критерій DDR? RAM, введений у поле Номенклатура, дозволить брати імена DDR1 RAM, DDR2 RAM і DDR3 RAM, а критерій CPU AMD Llano* - слова, що починаються на CPU AMD Llano (такі, як CPU AMD Llano A4 X2 3400 2.7GHz/2MB Box sFM1 GPU: Radeon HD 6410D і CPU AMD Llano A8-3850 2.9GHz/4MB Radeon HD 6550D Box sFM1).

2.5 Сортування бази даних

Після того як створена база даних, її можна перетворити. Наприклад, можна розташувати записи в будь-якому порядку, виконуючи сортування бази даних. Коли Excel сортує базу даних, усі записи в ній розміщаються в тім порядку, що задаються для сортування. Якщо сортується база даних так, щоб усі записи розміщалися в алфавітному порядкую по іменах, то після сортування нова база даних буде містити ті ж записи, що і стара, але розміщені вони будуть в алфавітному порядку по іменах.

Сортування по полях, що містять дату чи час, буде виконане правильно тільки в тому випадку, якщо дата і час будуть представлені у відповідному для цих елементів форматі. Якщо користувач сам відокремив формат для дати і часу, і Excel не розпізнає його, то дати будуть сортуватися як текст, що, цілком ймовірно, не дасть потрібних результатів [13. 970 - 973].

При сортуванні Excel не враховує регістр символів. Порожні комірки розміщаються наприкінці (не важливо, як виконується сортування: по зростанню чи по спаданню). Для того щоб сортування виконувалося правильно, необхідно вказати поля, що будуть визначати новий порядок записів. Такі поля називаються ключовими. Іноді необхідно відсортувати базу даних відразу по декількох полях. Наприклад, якщо необхідно розмістити записи в базі даних в алфавітному порядку, використовуючи поле Прізвище в якості ключового, те після сортування всі прізвища будуть розміщені в алфавітному порядку, а імена - у довільному. Але можна відсортувати базу даних, використовуючи в якості першого ключового поля поле P/N, а в якості другого ключового поля - поле Номенклатура. Щоб відсортувати базу даних потрібно виконати команду Дані Сортування.

Для того щоб відсортувати базу даних, потрібно виконати наступне [23. 154]:

1. Якщо потрібно відсортувати тільки частину записів у базі даних, слід виділити їх. Якщо ж необхідно відсортувати всю базу даних - помістити курсор у будь-якій її комірці.

2. Виконати команду Дані Сортування, щоб вивести на екран діалогове вікно Сортування діапазону, як показано на рис. 5.



Сортування діапазону

3. У списку Сортувати по вибрати поле, по якому буде виконуватися сортування, і активізувати опцію по зростанню чи по спаданню, визначивши тим самим порядок сортування.

4. Якщо потрібно, щоб сортування виконувалося по декількох полях, необхідно вибрати їхні назви в списках Потім по і В останню чергу по. Спочатку сортування виконується по полю, зазначеному в списку Сортувати по, після цього - по полю, зазначеному в Потім по і зрештою - по полю, зазначеному в списку В останню чергу по.

5. Необхідно переконатися, що активізовано опцію Ідентифікувати поля по підписах (перший рядок діапазону) у нижній частині діалогового вікна. У результаті рядок, у який занесені назви полів, не буде брати участь у сортуванні.

6. Клацнути на кнопці ОК, щоб виконати сортування.

Іноді необхідно відсортувати базу даних по більш ніж трьох полях. Припустимо, що створено великий список з адресами в Excel і необхідно відсортувати цю базу даних по штатах, містам, прізвищам і, нарешті, по іменах. Оскільки в діалоговому вікні Сортування діапазону передбачене сортування максимум по трьох полях, можна припустити, що таке сортування неможливе [24. 301 - 307]. Насправді його можна виконати поетапно. Для цього потрібно почати із сортування по тим полям, що мають найменший пріоритет, і послідовно виконувати сортування по більш важливих полях. Першим у кожній групі сортування слід вказати саме важливе поле. Наприклад, якщо спочатку потрібно виконати сортування по полю Прізвище, то його варто вказати в списку Сортувати по. Потім необхідно виконати сортування по полю Ім'я, виходить, його варто вказати в полі опції Потім по. Потім слід виконати сортування ще раз, вказавши в списку Сортувати по поле Штат, у списку Потім по-поле Місто і, нарешті, у списку В останню чергу по-поле Прізвище.

2.6 Команда Автофільтр

Для добору даних на основі більш складних критеріїв, використання яких не передбачено при роботі з формою даних (і для того, щоб роздруковувати звіти тільки з визначеними даними), Excel має у своєму розпорядженні команду Автофільтр. За допомогою цієї команди визначаються критерії, по яких будуть відображатися тільки ті записи, що відповідають цьому критерію.

Дія команди Автофільтр продовжується доти, поки вона не буде відключена. Якщо біля назви поля є кнопки розгортання списку чи поруч з командою Автофільтр у меню стоїть галочка, то команда Автофільтр усе ще активізована [9. 978 -980].

Для того щоб відібрати запису за допомогою команди Автофільтр, слід виконати наступне:

1. Розмістити курсор у будь-якій комірці бази даних.

2. Виконати команду Дані Фільтр Автофільтр.

3. Поруч з назвою кожного поля з'явиться кнопка розкриття списку.

4. Клацнути на кнопці розкриття списку потрібного поля, що містить усі значення цього поля. Вибрати значення, що повинне містити це поле. Також можна вибрати пункт (Умови…), щоб визначити більш складний критерій [12. 387].

Після вибору всіх потрібних значень Excel покаже тільки ті записи, що містять у цьому полі обрані значення. Наприклад, на рис. 6 показано, що були відібрані тільки записи, в поле Група яких зазначене CPU, а в поле Виробник - AMD. Для того щоб відібрати такі записи, не досить просто вибрати AMD зі списку поля Виробник, оскільки місто з такою назвою є як у групі CPU, так Відеокарти. Якщо вказати кілька умов, яким повинні задовольняти значення у визначених полях записів, то після виконання команди Автофільтр залишаться тільки ті записи, що задовольняють заданим умовам.

Автофільтр

2.7 Друк звіту

За допомогою команди Автофільтр легко можна включити в звіт тільки ті записи бази даних, що відповідають визначеним умовам. Після того як за допомогою команди Автофільтр відібрати потрібні записи і ці записи з'являться на екрані, можна роздрукувати їх, виконавши команду Файл Друк чи клацнувши на кнопці Друк (рис. 7) на стандартній панелі інструментів. Друк буде містити тільки обрані записи [8. 67].



Діалогове вікно друку

2.8 Використання складних критеріїв

По команді Автофільтр можна виконувати відбір записів, що задовольняють більш складним, критеріям (наприклад записи тільки визначеного діапазону чи записи, що задовольняють критеріям з логічним АБО). Для того щоб визначити складний критерій, слід вибрати пункт (Умови…) зі списку, що розкривається, поруч з назвою поля. Після цього на екрані з'явиться діалогове вікно Користувацький авто фільтр.

Користувацький автофільтр

Скористатися опціями цього діалогового вікна можна для того, щоб указати, які дані повинні бути відібрані, і визначити критерій з логічним АБО (наприклад, критерій для добору записів, у поле Гарантія яких міститься 12 чи 24). Після цього потрібно вибрати потрібний оператор порівняння з першого списку, що розкривається, і ввести потрібну величину в поле праворуч від нього. Для того щоб використовувати ще один оператор порівняння, необхідно активізувати опцію И або ИЛИ, вибрати оператор із другого списку, що розкривається, і вказати величину в другому текстовому полі [3. 675].

Відключення команди Автофильтр

Відібравши потрібні записи з бази даних, потрібно не забути відключити команду Автофільтр (виконати команду Дані Фільтр Автофільтр.)

2.9 Виконання злиття з даними Excel

Якщо є база даних Excel, у якій зберігаються імена й адреси, можна використовувати її як джерело даних при злитті документів у Word, щоб налагодити автоматичне створення листів і конвертів.

1. Необхідно скористатися командою Excel Автофільтр для того, щоб відібрати записи, що будуть друкуватися на бланку.

2. Виділити всі дані, що містяться в записах.

3. Виконати команду Правка Копіювати.

4. Перейти до Word для Windows і відкрити новий документ.

5. Виконати команду Правка Вставити, і дані з Excel будуть представлені в Word у виді таблиці.

6. Зберегти цей документ під визначеним ім'ям.

7. Відкрити документ, що буде використовуватися в якості основного (чи створити новий документ із потрібним текстом).

8. Виконати команду Сервіс Злиття, щоб вивести на екран діалогове вікно Злиття.

9. Виконати інструкції, зазначені в цьому діалоговому вікні. Коли необхідно буде вказати документ із вихідними даними, слід вибрати той документ Word, у якому зберігаються дані з Excel.

2.10 Розробка баз даних

Один з основних етапів розробки баз даних - планування. Більшість користувачів створюють базу даних і зберігають у ній необхідну інформацію, а згодом виявляють, що вона не забезпечує їх усіма потрібними відомостями. На виправлення помилок, зроблених при розробці бази даних, іде досить багато часу. Для того щоб уникнути таких помилок, потрібно мати чітке представлення про те, якою повинна бути база даних.

Розробляючи базу даних, необхідно продумати те, як дані будуть у ній зберігатися і як до них буде здійснюватися доступ. Найкраще накидати ескіз бази даних на папері. Після цього варто з'ясувати тип інформації, що буде в ній зберігатися [22. 129 - 131].

2.11 Дані й атрибути

Дані й атрибути - це найважливіші терміни, що вживаються при описі баз даних. Дані - це інформація, що зберігається в базі. Атрибути - це типи даних, що зустрічаються в базі. Наприклад, конкретне прізвище відноситься до даних. Атрибутом же є назва поля, так що Прізвище розглядається як атрибут. Наприклад, країна, телефонний номер, ім'я покупця, опис, місцезнаходження і порядковий номер - це атрибути, що визначають дані, що зберігаються в базі даних.

Крім того, щоб чітко представляти тип інформації, що буде вноситися в базу даних, потрібно розуміти, що Excel передбачає тільки два способи доступу до інформації. Доступ до інформації здійснюється за допомогою форм і звітів. У звіті може міститися інформація будь-якого обсягу [6. 23].

2.12 Стадії розробки бази даних

Розробка бази даних у Excel здійснюється в двох стадіях:

· визначення даних (аналіз існуючих даних);

· уточнення даних (добір необхідних даних),

На першій стадії визначення даних слід написати всі необхідні атрибути. Для цього потрібно визначити, яка інформація буде зберігатися в базі даних. Внести до списку атрибути всіх передбачуваних даних.

На стадії уточнення даних вносяться виправлення у вихідний список атрибутів і залишаються тільки ті, котрі точно визначають тип внесеної в базу дані інформації. На цій стадії рекомендується врахувати бажання як можна більшого числа користувачів. Ті користувачі, що працюють з базами даних, імовірно, знають, інформацію якого типу вони б хотіла одержати з бази даних. Звіти якого типу їм необхідні? Запити якого типу будуть використовувати співробітники для звертання до бази даних? Одержавши відповіді на ці питання, можна визначити, що важливо при створенні бази даних.

Слід пам'ятати, що навіть після того як база даних буде спроектована, користувачам знадобиться вносити в неї деякі зміни. Але якщо використовувався систематичний підхід до її розробки, то зміни не займуть багато часу.

Додаючи рядки і стовпці, в будь-який час можна змінити зовнішній вигляд бази даних. Однак це не зовсім зручно виконувати після того як база даних остаточно спроектована (наприклад, якщо в базу даних, у яку варто вносити адреси покупців, включено поля Група, Виробник, P/N, Номенклатура, Одиниці виміру, Гуртова ціна, Роздрібна ціна, Гарантія, Наявність на складі та Код). На перший погляд, цих полів цілком достатньо для одержання потрібної інформації. Потім починається введення конкретних даних про покупців, і база даних поступово розростається. Однак, якщо фірма вирішить повідомляти по телефоні можливим покупцям про наявний у наявності товарі і скористається базою даних з іменами покупців, то виявиться, що забуто поле для номера телефону. Хоча легко можете додати це поле, вставивши новий стовпець, все ж доведеться затратити час на введення телефонних номерів покупців. Якби ця інформація була введена відразу, то не довелося б уводити телефонні номери окремо. Уважність при створенні бази даних допоможе уникнути таких помилок [14.53].

Висновок

Підсумовуючи вищесказане, можна з впевненістю твердити, що програма Мicrosoft Еxcel дозволяє користувачам ефективно створювати та обробляти бази даних. Однак для великих і складних баз даних слід використовувати СУБД Мicrosoft Access, так як вона спеціально призначена для таких цілей і містить у собі зручні функції для управління даними. В Мicrosoft Еxcel можна створювати лише невеликі бази даних. Для управління і сортування даних в Мicrosoft Еxcel також є досить зручні функції, зокрема Автофільтр, команди сортування і пошуку інформації, зручно організований ввід та знищення даних.

Створення баз даних вимагає від користувача певних знань та кваліфікації, зокрема:

- знання самої програми Еxcel, її основних функцій та можливостей;

- розуміння структури бази даних, знання способів організації даних;

- практичні навички при роботі з базою даних.

1. Основне призначення MS Excel - рішення практично будь-яких завдань розрахункового характеру, вхідні дані яких можна представити у вигляді таблиць. Застосування електронних таблиць спрощує роботу з даними і дозволяє отримувати результати без програмування розрахунків. Вона здатна розв'язати багато складних фінансово-економічних задач, виконувати інженерні розрахунки, математичне моделювання процесів, статистичну обробку даних, нараховувати заробітну плату та виконувати інші складні обчислення.

2. Основним елементом електронної таблиці є клітинка (комірка, чарунка). Рядки в таблиці пронумеровані числами 1, 2, З,…, а стовпці позначені англійськими літерами А, В, С,…, АА, АВ,… Оскільки латинських літер є 26, то 27 стовпець називається АА, 28-й - АВ і т. ін. Адреса комірки складається із стовпця і рядка, на перетині яких вона міститься.

Над даними в поточній клітинці визначені такі дії: введення, редагування, вилучення, копіювання, форматування тощо (аналогічно Word).

3. Створення бази даних починається з опису полів, тобто з уведення імен полів (заголовків стовпців). Кожний елемент поля можна відформатувати, а далі згідно зі заданим форматом автоматично будуть форматуватися всі наступні елементи в цьому полі бази даних.

4. Записи в базу даних додаються і редагуються шляхом введення даних безпосередньо в комірки, а знищуються з бази даних шляхом їхнього виділення і виконання команди Правка Видалити.

5. Альтернативним способом пошуку даних у базі є визначення у формі даних критеріїв пошуку. Критерії пошуку визначають дані, які потрібно знайти. У критеріях можна використовувати символи підстановки * і?. Знак питання позначає будь-який символ, а зірочка - послідовність довільних символів.

6. Сортувати можна не тільки бази даних, прості таблиці також можуть бути перегруповані. Для сортування записів можна вказувати до трьох ключів сортування, для кожного ключа можна вказувати свій тип упорядкування.

7. За допомогою команди Автофільтр легко можна включити в звіт тільки ті записи бази даних, що відповідають визначеним умовам. Після того як за допомогою команди Автофільтр відібрати потрібні записи і ці записи з'являться на екрані, можна роздрукувати їх, виконавши команду Файл Друк чи клацнувши на кнопці Друк на стандартній панелі інструментів. Друк буде містити тільки обрані записи.

Список використаної літератури

1. Баженов В.А., П.С. Венгерський, В.М. Горлач, та ін., К.: Каравела, 2003. Бернс П., Бэрроуз Э. Секреты Excel 97. К.: Диалектика, 1997. - 390 с.

2. Береза А.М. Основи створення інформаційних систем - К.:КНЕУ, 2001. - 234 c.

3. Ботт Эд, Леонард Вудди. Использование Microcoft Office 2000. специальное издание: Пер с англ.: Уч. пос. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2000. - 1024 с.: ил. - Парал. тит. англ.

4. Браткевич В.В., М.В. Бутов, І.О. Золотарьова, та ін. Інформатика. Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології. К.: Академія, 2003. - 490 c.

5. Воробйов В.В. Microsoft Excel 2000: Посібник для початківця. - К.: 2000. - 436 с.

6. Воробйов В.В. Microsoft Excel 97: Посібник для початківця. - К.: 1998. - 421 с., з іл.

7. Гаевский А.Ю. Самоучитель работы в Microsoft Office: Word 97/2000, Excel 97/2000, Электронная почта. - К.: А.С.К., 2001. - 480 с.: ил.

8. Гаевский А.Ю. Самоучитель работы на персональном компьютере. - К.: А.С.К., 2001. - 416 с.: ил.

9. Дибакова А.М. Інформатика та комп'ютерна техніка. Київ «Академвидавництво», 2002 р. -318 с.

10. Долженков В., Ю. Колесников. Excel 2002. Спб. BHV, 2002. - 297 c.

11. ДСТУ Б А.2.4-4-99 Основні вимоги до проектної та робочої документації. Київ, 1999 р. - 577 с.

12. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. Спб, Питер, 2001. - 453 c.

13. Клименко В.И. Эффективный самоучитель работы на ПК. 2002.

14. Конюховской П.В., Д.П. Колесов. Экономическая информатика. Питер, 2001. - 165 с.

15. Коссак О., Юрчак І. Сім кроків до Microsoft Word. - Львів:СП» Бак», 1997. - 884 с.

16. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: краткий курс. - СПб.: Издательство «Питер», 2000. - 228 с.: ил.

17. Пасько В., А. Колесников Самоучитель работы на персональном компьютере. - К.: Издательская группа BHV, 2001. - 656 с.

18. Пушкар О.І. Інформатика. Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології. Київ «Академія» 2001 р. - 694 с.

19. Руденко В.Д., А.М. Макарчук, М.А. Патланжоглу. Курс інформатики. Під ред. Мадзугона В.Н.К.:Фенікс, 1998 р. - 368 с.

20. Руденко В.Д., Макарчик О.М., Паталанжоглу М.О. Практичний курс інформатики / За ред. Мадзігона В.М. - К.: Фенікс, 1997. - 304 с.

21. Самарский А.А., Гулин А.В. Численные методы: учебное пособие для студентов вузов. - М.:Наука, 1989. - 318 с.

22. Симонович С.В. Информатика для юристов и экономистов. Питер, 2001. - 346 с.

23. Спірін О.М. Практична інформатика: 2-ге видання, перероблене і доповнене. Методичний посібник. - Житомир: Поліграфічний центр ЖДПУ, 2001. - 387 с., іл.

24. Тейлор Д., Дж. Мишель, Дж. Пенман. Microcoft Office 2000: Пер с англ.: В. Усманов, А. Сергиенко. - Издательство «Питер Ком», 2000. - 980 с.: ил.

25. Турчак Л.И. Основы численных методов: Учеб. пособие для студентов вузов. - М.:Наука, 1987. - 318 с.

Размещено на Allbest.ru

...