Экономическая эффективность внедрения автоматизированной информационной системы на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Экономическая эффективность внедрения автоматизированной информационной системы на предприятии

Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений во имя достижения определенных целей.

Создание АИС способствует повышению эффективности производства на предприятии и обеспечивает качество управления. В настоящее время опыт создания АИС, внедрение в практику оптимизационных методов, формализация ситуаций производственно-хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управлении. Повсеместно создаются АИС управленческой деятельности.

Основной составной частью АИС являются информационные технологии. Автоматизированная информационная технология (АИТ) - это системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.

Понятие эффективности не изменилось: это сопоставление полученных полезных результатов и соответствующих затрат всех видов ресурсов.

Разработка, внедрение проектов по автоматизации функций управления связаны с инвестициями, вложениями средств, затратами рабочего времени и труда. Денежные затраты на автоматизацию представляют собой капитальные затраты на разработку и внедрение проекта и эксплуатационные текущие расходы:

- стоимость проектных работ, расходы по постановке и алгоритмизации задач;

- затраты на приобретение технических средств, оборудования, инвентаря,

- затраты на монтаж, установку технических средств;

- затраты на приобретение программных средств;

- затраты на создание информационной базы (базы данных);

- стоимость внедрения;

- затраты на обучение.

Эксплуатационные текущие расходы включают в себя:

- затраты на электроэнергию;

- содержание помещений;

- сопровождение программного обеспечения (поддержание в работоспособном состоянии, обновление, замена версий);

- сопровождение информационной базы (восстановление целостности, архивирование и резервное копирование, антивирусная защита, управление доступом);

- затраты на ремонт и обслуживание технических средств;

- стоимость расходных (бумага, краска и картриджи для принтера) и прочих вспомогательных материалов.

Целесообразно учесть и затраты живого труда на выполнение перечисленных работ, особенно время работников, выполняющих их без дополнительной оплаты в своё рабочее время.

Как можно рассчитать экономию затрат на обработку информации? По известной формуле нужно сравнить затраты на обработку информации или на управление в целом при как минимум двух вариантах обработки информации:

DС = С1 - С0,

где С1 -- затраты на обработку информации до внедрения проекта;

С0 -- затраты на обработку информации после внедрения проекта.

Затраты на обработку информации до внедрения проекта можно оценить по фактическим показателям, после внедрения проекта -- с помощью проектных, плановых, нормативных показателей. Нормативов, формул для их расчёта, заслуживающих если не доверия, то хотя бы внимания, автору отыскать не удалось. Таким образом, реально оценить проект можно только с применением метода экспертных оценок.

Формула DС = С1 - С0 предполагает, что затраты на обработку информации с применением средств автоматизации уменьшатся.

Основными показателями эффективности работы предприятия являются объём реализации, прибыль, рентабельность. Но на их формирование воздействует множество факторов, выделить из которых влияние автоматизации возможно только с применением громоздкого математического аппарата, да и то не очень точно. Из имеющегося фактического прироста вычитаются значения, достигнутые за счёт факторов, влияние которых на формирование прибыли поддаётся учёту. Это применение новых технологических процессов, оборудования, рационализации, изменение цен, изменение численности работающих и т. д. Естественно, что учёт как самих этих факторов, так и воздействия их на прибыль является отдельной трудоёмкой задачей и производится с немалыми погрешностями.

Срок окупаемости рассчитывают делением суммы капитальных затрат на экономию затрат на обработку информации или на годовой прирост прибыли, коэффициент эффективности -- обратный показатель.

При определении годового прироста прибыли целесообразно проанализировать влияние автоматизации на себестоимость продукции, что также может быть произведено с помощью вышеперечисленных методов.

Внедрение автоматизированной информационной системы позволяет сократить запасы сырья и материалов за счёт совершенствования организации материально-технического снабжения, хранения материалов, более экономного их использования; снижать остатки незавершённого производства и готовой продукции в результате улучшения планирования производства, отгрузки, контроля за соблюдением договоров. Оборотные средства, потребляемые предприятием, определяются величиной потребляемых ценностей и временем их нахождения на складах и в производстве. Потребность в оборотных средствах можно рассчитать по формуле

О = Р 5 Т / 360,

где О -- оборотные средства;

Р -- ресурсы, потреблённые предприятием в течение года;

Т -- время нахождения ресурсов в распоряжении предприятия (в днях).

При уменьшении времени нахождения ресурсов на предприятии можно рассчитать экономию оборотных средств.

Представляет интерес формула определения снижения потерь в выпуске продукции:

DП = Dtn 5 qn,

где П -- потери в выпуске продукции;

tn -- время реакции системы управления на возмущения;

q -- выпуск продукции за единицу времени.

Время реакции состоит из времени получения данных о возмущении (t1), времени уяснения состояния используемых ресурсов (t2), времени выбора варианта решения (t3), времени доведения решения до исполнителей (t4), времени исполнения (t5). Оценить составляющие времени реакции можно с использованием перечисленных методов.

Влияние автоматизации на устранение причин потерь рабочего времени (очереди за инструментом, время выдачи сменных заданий) можно определить с помощью фотохронометража. Также целесообразно оценить экономию времени управленческих работников на выполнение некоторых наиболее трудоёмких операций.

Большинство авторов, исследовавших эту тему, сходятся во мнении, что невозможно выразить полный эффект от внедрения системы автоматизации в деньгах. Предлагается выделить косвенные показатели эффективности, которые отражаются на результатах производственно-хозяйственной деятельности не непосредственно, а за счёт повышения уровня управления, оперативности и действенности принимаемых решений, совершенствования всей информационной системы объекта, т. е. косвенным путём. Эти косвенные показатели практически невозможно оценить в денежных единицах. При расчётах экономической эффективности автоматизированной информационной системы возникает проблема преобразования эффекта такого рода в экономические показатели, для чего нужны специальные методы.

К таким показателям относят:

повышение оперативности и актуальности информации;

сокращение сроков решения отдельных задач и принятия управленческих решений;

повышение качества информации, её точности, детальности, объективности, в том числе за счёт сокращения ошибок. При этом повышаются производительность труда и качество обслуживания клиента;

углубление анализа, повышение качества аналитических отчётов, получение принципиально новых аналитических возможностей;

снижение совокупного количества времени, затрачиваемого на подготовку документов, скорость выдачи выходных документов, отсутствие очередей. На основе заключённого договора система автоматизации позволяет быстро подготовить акт, накладную на отгрузку, на основе накладной -- счёт;

повышение качества обслуживания клиента и процента удержания старых клиентов;

повышение эффективности маркетинговых компаний. В процессе общения с клиентом информация об источниках рекламы связывается с маркетинговой компанией;

снижение дебиторской задолженности за счёт автоматического отслеживания выставленных счетов, сроков платежей, погашения задолженности;

при автоматизации складского учёта -- сокращение запасов на складах;

усиление контроля, предотвращение хищений, злоупотреблений;

эффект снижения влияния кадровой “текучки” на производственные показатели. Например, информация о клиентах остаётся в информационной базе, а не “уходит” вместе с менеджером;

повышение коллективизма, улучшение деловой обстановки в результате открытости информации;

повышение качества труда за счёт сокращения рутинных операций;

повышение квалификации сотрудников при внедрении новых технологий;

совершенствование работы аппарата управления;

улучшение организации производства.

Даже эстетичность рабочего кабинета (современный компьютер вместо печатной машинки) может оказать влияние на престиж предприятия, доверие к нему клиента, готовность квалифицированных кадров сотрудничать с этой фирмой.

При оценке эффективности автоматизированных информационных систем возможно и целесообразно применение Balanced Scorecard -- системы сбалансированных показателей, разработанной в 1992 году Капланом и Нортоном. Эта теория применяется в основном для оценки эффективности управления предприятием. Применение системы сбалансированных показателей для оценки эффективности автоматизированных информационных систем, непосредственно оказывающих влияние на эффективность управления, представляет интерес, но данная тема, насколько мне известно, пока не разработана ни теоретиками, ни практиками.

Задача

Спроектировать постановку задачи для автоматизированного получения документа "Расчетный листок за месяц за ______ 20___г.", включающего реквизиты: структурное подразделение (отдел, цех, филиал и прочее), Табельный номер, Ф.И.О. работника, фактически отработанное время (часы, дни), виды оплат, суммы по видам оплат, виды удержаний, суммы по видам удержаний, итого начислено, итого удержано, сумма к выдаче. Решить задачу можно в MS EXCEL.

Дополнительные задания:

1. Классифицировать реквизиты на входящие и исходящие;

2. Описать справочник «Лицевой счет работника»;

3. Построить коды структурных подразделений предприятия;

4. Описать перечень ПД по учету труда и его оплате.

Классификация реквизитов

Структура справочника «Лицевой счет работника»

Коды структурных подразделений предприятия

ПД по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Изменения в документе «Табель учета времени».

Табель -- универсальный источник информации об использовании рабочего времени. В этом документе содержатся сведения и о фактически отработанных часах, и о неотработанном времени.

При создании нового табеля в графу Наименование организации из справочника «Организация» записывается «Наименование организации». Название структурного подразделения выбирается из справочника «Структурные подразделения». Номер и дата проставляется автоматически. ФИО, табельный номер, должность выбираются из справочника «Сотрудники». Итого дней и итого часов высчитывается как сумма соответствующих граф.

Код отработанного и неотработанного времени выбирается из справочника «Обозначения отработанного и неотработанного времени».

программный информация автоматизированный

Список литературы

1. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 1993. - 370 с.

2. Компьютерные технологии обработки информации: Учебное пособие / С.В. Назаров, В.И. Першиков. - М.: Финансы и статистика, 1995. - 248 с.

3. Бухгалтер. Версия 2.1. Бухгалтерский учет // Руководство программиста. М., 2006 г. - 502 с.

Размещено на Allbest.ru