Размещено на http://www.allbest.ru/

Работа в Microsoft Word 2007

Лекция 3. Работа с документом

В лекции изучаются основные вопросы работы в окне Microsoft Word 2007. Представлены режимы просмотра документа, показаны новые возможности работы с документом в режиме чтения. Изучаются способы перемещения по документу. Рассмотрены различные возможности использования мыши, клавиатуры, средств Microsoft Word 2007, включая схему и эскизы документа. Подробно описаны способы выделения фрагментов документа. Показана возможность отмены выполненных и возврата отмененных действий

Просмотр документа

Выбор режима просмотра документа

Выбрать режим просмотра документа можно при работе в любой вкладке Word 2007. Ярлыки режимов просмотра документа обычно расположены в правой части строки состояния (рис. 3.1). Если ярлыки не отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Ярлыки режимов просмотра.

документ microsoft word фрагмент

Рис. 3.1 Ярлыки выбора режима просмотра документа

Несколько удобнее переключаться между режимами просмотра документа во вкладке Вид. Группа Режимы просмотра документа содержит кнопки для выбора основных режимов (рис. 3.2).

Рис. 3.2 Кнопки выбора режима просмотра документа

Наиболее часто используемый режим просмотра документа - Разметка страницы. В этом режиме положение текста, таблиц, рисунков и других элементов отображается так, как они будут размещаться на печатной странице (рис. 3.3). Режим разметки удобно использовать и при создании документа, и для окончательного оформления документа, в том числе, для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками текста и графическими объектами. Именно этот режим устанавливается по умолчанию в Word 2007.

Рис. 3.3 Отображение документа в режиме Разметка страницы

Режим Черновик (рис. 3.4) удобен для ввода, редактирования и оформления текста. В этом режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы - в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. Границы страниц, колонтитулы, сноски, фон, а также графические объекты, для которых не установлено обтекание В тексте, в этом режиме не показываются.

Рис. 3.4 Отображение документа в режиме Черновик

Режим Веб-документ (рис. 3.5) обеспечивает представление документа в том виде, который он будет иметь при просмотре в Web-обозревателе, а также для отображения электронных документов, предназначенных только для просмотра на экране. В этом режиме отображается фон, текст переносится по границе окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне Web-обозревателя.

Рис. 3.5 Отображение документа в режиме Веб-документ

Режим чтения (рис.3.6) предназначен для чтения документа на экране компьютера. Впрочем, в этом режиме можно также отображать документ в том виде, в каком он будет выведен на печать. Здесь можно и редактировать текст, делать пометки, добавлять примечания, работать в режиме записи исправлений, хотя все это используется редко.

Рис. 3.6 Отображение документа в режиме чтения

Для настройки параметров режима чтения щелкните по кнопке Параметры просмотра в верхнем правом углу экрана (рис. 3.7) и выберите соответствующую команду меню.

Рис. 3.7 Настройка параметров режима чтения

Можно увеличить или уменьшить размер шрифта. Этот размер отображается только в режиме чтения и не влечет изменений фактического размера.

Можно отображать одну или две страницы в окне.

Для показа документа в режиме предварительного просмотра, т.е. в том виде, в каком он будет выведен на печать, выберите команду Показать печатную страницу. Изменить масштаб просмотра в этом случае невозможно. Правда, можно управлять отображением полей страницы. Для этого щелкните по команде Параметры полей (см. рис.3.7) и выберите соответствующую команду в подчиненном меню. В обычном режиме чтения данная команда недоступна.

Следует отметить, что режим отображения печатной страницы запоминается. При последующем переходе к режиму чтения будет автоматически установлен именно такой режим. Для отказа от отображения печатной страницы в режиме чтения щелкните по кнопке Параметры просмотра в верхнем правом углу экрана (см. рис. 3.7) и выберите команду Показать печатную страницу еще раз.

Для возможности редактирования документа в режиме чтения выберите команду Разрешить ввод (см. рис. 3.7). Режим редактирования распространяется на все документы, для которых устанавливается режим чтения, а также запоминается и автоматически устанавливается при повторном переходе к режиму чтения.

Некоторые дополнительные параметры режима чтения можно использовать, если щелкнуть по кнопке Сервис в верхнем левом углу экрана (рис. 3.8).

Рис. 3.8 Дополнительная настройка параметров режима чтения

Например, можно воспользоваться поиском в документе (команда Найти), создать примечание (команда Создать примечание), выделить текст цветом (палитра цветом подчиненного меню Цвет выделения текста). Для выбора цвета выделения текста и создания примечаний имеются также кнопки рядом с кнопкой Сервис в своеобразной панели инструментов.

Для выхода из режима чтения нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна или клавишу Esc.

Структура (рис. 3.9) - один из самых редко используемых режимов отображения документа, хотя он обладает многими возможностями, которые отсутствуют в других режимах. Здесь можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст, можно перемещать и копировать текст, перетаскивая заголовки. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими несколько частей. Однако в этом режиме не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа. Обратите внимание на то, что в режиме структуры документа появляется новая вкладка - Структура, упрощающая работу с заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту вкладку вывести невозможно, но она там и не нужна.

Рис. 3.9 Отображение документа в режиме Структура

Изменение масштаба отображения документа

Изменить масштаб отображения документа можно при работе в любой вкладке Word 2007. Щелкните по кнопке со знаком "+" (плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со знаком "-" (минус) для уменьшения (рис.3.10). Масштаб можно также изменять перетаскиванием ползунка линейки масштаба. Если линейка масштаба не отображается, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Масштаб.

Рис. 3.10. Изменение масштаба отображения документа

Минимальный масштаб отображения - 10%, максимальный - 500%.

Масштаб отображения документа можно изменять также во вкладке Вид. В группе Масштаб нажмите нужную кнопку: 100%, Одна страница, Две страницы или Ширина страницы (рис. 3.11).

Рис. 3.11. Изменение масштаба отображения документа во вкладке Вид

Нажав кнопку Масштаб (см. рис. 3.11) в диалоговом окне Масштаб (рис. 3.12), можно установить требуемый масштаб отображения документа.

Рис. 3.12. Изменение масштаба отображения документа в диалоговом окне Масштаб

Перемещение по документу

С использованием мыши

Чтобы поставить курсор в определенное место документа, надо подвести указатель мыши (при наведении на текст он будет иметь вид латинской буквы I) и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

С использованием клавиатуры

Клавиши и переводят курсор на один символ вправо или влево, а клавиши и - на одну строку вниз или вверх. Клавиши Home и End переводят курсор в начало или конец строки, клавиши Page Up и Page Down - на высоту экрана вверх или вниз.

Комбинация клавиш Ctrl + переводит курсор на одно слово вправо, а Ctrl + - на одно слово влево. Ctrl + переводит курсор к началу следующего абзаца, а Ctrl + - к началу текущего абзаца. Комбинация клавиш Ctrl + Page Up переводит курсор на следующую страницу, а Ctrl + Page Down - на предыдущую страницу (нужно отметить, что эти комбинации клавиш клавиатуры не всегда работают именно так). Комбинация клавиш Ctrl + Home переводит курсор в начало документа к самому первому символу, а Ctrl + End - к концу документа к самому последнему символу.

Некоторые дополнительные возможности имеются при перемещении курсора по тексту, оформленному в несколько колонок. Комбинация левой клавиши клавиатуры Alt + переводит курсор к началу следующей колонки, а левой клавиши Alt + - к началу предыдущей колонки.

Также некоторые особенности и дополнительные возможности имеются при перемещении курсора в таблицах. Клавиша клавиатуры Tab переводит курсор в следующую ячейку таблицы, а комбинация клавиш клавиатуры Shift + Tab - в предыдущую ячейку. Комбинация клавиш Alt + Home переводит курсор в первую ячейку строки, а Alt + End - в последнюю ячейку строки. Комбинация клавиш Alt + Page Up переводит курсор в верхнюю ячейку столбца, а Alt + Page Down - в нижнюю ячейку столбца.

С использованием средств Microsoft Word

Для перевода курсора к какой-либо определенной странице, разделу, строке и т.д. щелкните по стрелке кнопки Найти группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Перейти (рис. 3.13) или нажмите клавишу клавиатуры F5.

Рис. 3.13. Открытие вкладки Перейти диалогового окна Найти и заменить

Во вкладке Перейти диалогового окна Найти и заменить (рис. 3.14) в списке Объект перехода выберите объект перехода, введите его номер и нажмите кнопку Перейти.

Рис. 3.14. Выбор объекта перехода во вкладке Перейти диалогового окна Найти и заменить

Для перевода курсора к какому-либо объекту в документе (следующая страница, следующий рисунок, следующая таблица и др.) можно использовать также кнопку Выбор объекта в нижней части вертикальной полосы прокрутки (2 на рис. 3.15).

Рис. 3.15. Кнопки перехода

Необходимый объект или действие следует выбрать в меню Выбор объекта (рис. 3.16).

Номер

Действие

1 - Отображение вкладки Перейти диалогового окна Найти и Заменить

2 - Отображение вкладки Найти диалогового окна Найти и Заменить

3 - Перейти к исправлению

4 - Перейти к заголовку

5 - Перейти к рисунку (графическому объекту)

6 - Перейти к таблице

7 - Перейти к следующей странице

8 - Перейти к следующему разделу документа

9 - Перейти к примечанию

10 - Перейти к обычной сноске

11 - Перейти к концевой сноске

12 - Перейти к полю

Рис. 3.16. Меню перехода

Для перехода к следующему такому же объекту нажмите кнопку Далее (3 на рис.3.15). Для возврата к предыдущему - кнопку Назад (1 на рис.3.15). Вместо кнопки Назад можно использовать комбинацию клавиш клавиатуры Ctrl + Page Up, а вместо кнопки Далее - Ctrl + Page Down.

Работа со схемой документа

Схема документа позволяет просматривать заголовки документа и быстро переходить от одного заголовка к другому. Схема формируется в том случае, если при оформлении заголовков использовались стили типа Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.

Для отображения схемы документа установите соответствующий флажок в группе Показать или скрыть вкладки Вид (рис. 3.17). Схема документа отображается в левой части окна. Для удобства границу между схемой и документом можно перемещать влево или вправо. Чтобы перейти к нужному заголовку документа, щелкните по этому заголовку в схеме документа. Указанный заголовок появится в верху правой части окна и будет выделен в схеме документа. Чтобы эффективно работать со схемой, необходимо уметь пользоваться стилями.

Рис. 3.17. Отображение схемы документа

Для скрытия схемы документа снимите соответствующий флажок в группе Показать или скрыть вкладки Вид (см. рис.3.17) или нажмите кнопку Закрыть в области схемы документа.

Работа с эскизами документа

Эскизы документа позволяет просматривать общий вид страниц документа и быстро переходить от одной страницы к другой. Для отображения эскизов установите соответствующий флажок в группе Показать или скрыть вкладки Вид (рис. 3.18). Эскизы отображается в левой части окна. Для удобства границу между эскизами и документом можно перемещать влево или вправо. Чтобы перейти к нужной странице документа, щелкните по эскизу этой страницы в области эскизов.

Рис. 3.18. Отображение эскизов документа

Для скрытия эскизов документа снимите соответствующий флажок в группе Показать или скрыть вкладки Вид (см. рис. 3.17) или нажмите кнопку Закрыть в области эскизов.

Выделение фрагментов документа

Большинство действий при оформлении документа и многие действия при редактировании выполняются только с выделенным фрагментом документа. Выделять можно текст документа, таблицы и их отдельные элементы, графические объекты и т.п.

Выделение текста

Выделенный фрагмент текста затеняется серо-синим фоном. Цвет шрифта при этом не изменяется, несколько изменяется цвет заливки и выделение цветом (рис. 3.19).

Рис. 3.19. Выделенный фрагмент текста

Для выделения можно использовать мышь, или клавиши клавиатуры или и то, и другое одновременно.

Выделяемый элемент

Действие

Любой фрагмент текста

Щелкните в начале выделяемого фрагмента в тексте и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите по тексту, который нужно выделить

Слово

Дважды щелкните по слову

Строка текста

Подведите указатель к левому краю строки так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо и вверх, а затем щелкните

Предложение

Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните по предложению.

Абзац

Трижды щелкните в любом месте абзаца

Несколько абзацев

Подведите указатель к левому краю первого абзаца так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо и вверх, а затем, удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите указателем вверх или вниз

Большой фрагмент текста

Щелкните в начале выделяемого фрагмента, прокрутите документ до конца фрагмента, а затем, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните в конце фрагмента

Весь документ

Переместите указатель к левому краю текста документа так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо и вверх, и щелкните трижды

Вертикальный блок текста

Удерживая нажатой клавишу Alt, проведите указателем по тексту

Представленные выше способы выделения фрагментов текста основаны на использовании мыши. Но можно обойтись и без нее.

Выделять фрагменты текста можно перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift. При этом можно использовать все возможные комбинации клавиш для перевода курсора по документу. Например, если необходимо выделить часть документа от текстового курсора до конца документа, то достаточно нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + Ctrl + End.

Для того чтобы снять выделение фрагмента текста, следует один раз щелкнуть левой кнопкой мыши в правом поле документа.

Выделение элементов таблиц

Одна строка таблицы выделяется так же, как строка текста, то есть щелчком мыши слева от выделяемой строки. Таким же способом, как строки текста, выделяются и несколько строк таблицы.

Для выделения столбца таблицы следует подвести указатель мыши сверху к столбцу, пока он не превратится в маленькую черную вертикальную стрелку, и после этого один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Для выделения нескольких столбцов надо любым способом выделить первый из выделяемых столбцов, а затем, не отпуская левой кнопки мыши, распространить выделение на следующие столбцы. Несколько столбцов можно выделять также с использованием клавиши клавиатуры Shift. Любым способом выделите первый столбец, а затем выделите последний столбец при нажатой клавише Shift.

Выделение одной ячейки при работе с таблицей (установка границ, заливки, разделение ячеек и т.д.), как правило, не требуется - но может потребоваться при оформлении текста в ячейке. Для выделения ячейки необходимо подвести указатель мыши слева к границе ячейки и, когда он превратится в маленькую черную стрелку, щелкнуть левой кнопкой мыши. Ячейку, содержащую какой-либо текст, можно выделить следующим способом: три раза щелкнуть левой кнопкой мыши по последнему слову текста ячейки. Для выделения пустой ячейки можно поставить в нее курсор и нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + End.

Для выделения нескольких ячеек надо подвести указатель мыши к первой из выделяемых ячеек, а затем при нажатой левой кнопке мыши распространить выделение на соседние ячейки. Эту операцию удобнее выполнять с использованием клавиш клавиатуры. Поставьте курсор в первую из выделяемых ячеек, а затем при нажатой клавише Shift распространяйте выделение клавишами , , , .

Выделять всю таблицу лучше всего по строкам или по столбцам. Можно для выделения использовать также маркеры таблицы. Щелчок левой кнопкой мыши по любому из маркеров выделит всю таблицу.

Отмена и возврат действий

Отмена действий

При работе в Word существует возможность отмены действий, выполненных с документом.

Для отмены последнего выполненного действия нажмите кнопку Отменить в Панели быстрого доступа (рис. 3.20).

Рис. 3.20. Отмена последнего действия

Можно отменить сразу несколько последних действий.

1. Щелкните по стрелке кнопки Отменить (см. рис. 3.20).

2. Выберите действие, начиная с которого следует отменить все действия, расположенные выше в списке (рис.3. 21).

Рис. 3.21. Отмена нескольких действий

Возврат действий

Отмененные действия можно вернуть. Для возврата последнего отмененного действия нажмите кнопку Вернуть в Панели быстрого доступа (см рис. 3.21). Для возврата нескольких действий несколько раз нажмите кнопку Вернуть.

Если все отмененные действия были возвращены, кнопка Вернуть заменяется на кнопку Повторить.

Размещено на Allbest.ru