Работа в Microsoft Word 2007: подготовка к печати и печать документа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

Работа в Microsoft Word 2007: подготовка к печати и печать документа

Лекция посвящена вопросам подготовки к печати и печати документов Microsoft Word 2007. Дано представление о параметрах страниц документа. Показаны возможности выбора размера и ориентации бумаги, установки полей. Дано представление о колонтитулах документа. Представлены возможности вставки стандартных колонтитулов и создания собственных. Показано изменение и удаление колонтитулов. Показана вставка нумерации страниц. Показаны возможности изменения нумерации страниц, в том числе порядка нумерации и оформления нумерации. Показана работа с документом в режиме предварительного просмотра перед печатью. Изучаются возможности настройки печати документа, в том числе выборочной печати, печати нескольких экземпляров документа и изменения масштаба печати

Установка параметров страниц

О параметрах страницы

К основным параметрам страницы относятся размер страницы, поля и ориентация страницы.

Параметры страницы можно устанавливать как для всего документа, так и для его отдельных разделов.

Для выбора и установки параметров страницы используют элементы группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы (рис. 1).

Рис. 1. Установка параметров страницы

Следует отметить, что по умолчанию параметры страницы устанавливаются не для всего документа, а только для текущего раздела, то есть того, в котором в данный момент находится курсор или выделен фрагмент.

При наличии разрывов разделов в документе для установки параметров страницы всего документа необходимо предварительно выделять весь документ или пользоваться диалоговым окном Параметры страницы.

К диалоговому окну Параметры страницы можно перейти, щелкнув по значку группы Параметры страницы (см. рис. 1).

Выбор размера бумаги

1. Во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Размер и в появившемся списке выберите один из предлагаемых размеров (рис. 2). При наличии разделов в документе выбранный размер страницы будет установлен только для текущего раздела.

2. Для выбора произвольного размера бумаги и/или его применения для всего документа выберите команду Другие размеры страниц (см. рис. 2).

3. В счетчиках Ширина и Высота вкладки Размер бумаги диалогового окна Параметры страницы (рис. 3) установите требуемые размеры. Максимально возможная высота и ширина страницы - 55,87 см (22 дюйма). При необходимости выберите требуемый параметр в раскрывающемся списке Применить.

Рис. 2. Выбор размера страницы

Рис. 3. Установка размера страницы

Установка полей страницы

1. Во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Поля и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов (рис. 4). При наличии разделов в документе выбранный размер полей будет установлен только для текущего раздела.

2. Для выбора произвольного размера полей и/или применения их для всего документа выберите команду Настраиваемые поля (см. рис. 4).

3. В счетчиках Верхнее, Нижнее, Левое, Правое вкладки Поля диалогового окна Параметры страницы (рис. 5) установите требуемые размеры полей. При необходимости выберите требуемый параметр в раскрывающемся списке Применить.

Рис. 4. Выбор размера полей страницы

При подготовке документа к печати на двух сторонах листа бумаги в раскрывающемся списке несколько страниц (см. рис. 5) можно установить зеркальные поля страниц.

Помимо поля можно предусмотреть дополнительное место для сшивания документа. В счетчике Переплет установите размер поля под подшивку, а в разделе Положение переплета укажите, где будет находиться подшивка: слева или сверху. Следует иметь в виду, что переплет уменьшит рабочую часть страницы.

Рис. 5. Установка размера полей страницы

Минимальный размер полей зависит от параметров принтера, который будет применен для печати документа. Если устанавливаемый размер меньше возможностей принтера, появится соответствующее сообщение (рис.6).

Рис. 6. Исправление размера полей страницы

Нажмите кнопку Исправить для установки минимально возможных для принтера полей.

Могут быть проблемы и при установке слишком больших полей. В этом случае (рис. 7) нажмите кнопку ОК и внесите изменения самостоятельно.

Рис. 7. Исправление размера полей страницы

На странице, отображаемой на экране в режиме Разметка страницы, размеры полей можно увидеть на горизонтальной и вертикальной линейках. Поля на линейках выделены темным цветом, в отличие от основной части страницы, линейка для которой выделена белым цветом.

Выбор ориентации страницы

1. Во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Ориентация и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов (рис. 8). При наличии разделов в документе выбранная ориентация будет установлена только для текущего раздела.

2. Для применения ориентации для всего документа щелкните по значку группы Параметры страницы вкладки Вид (см. рис. 1).

Рис. 8. Выбор ориентации страницы

3. Во вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы выберите необходимую ориентацию и требуемый параметр в раскрывающемся списке Применить (см. рис. 5).

Работа с колонтитулами

О колонтитулах

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем, нижнем и боковых полях каждой из страниц документа.

Колонтитулы могут содержать текст, таблицы, графические элементы. Например, в колонтитулы можно включать номера страниц, время, дату, эмблему компании, название документа, имя файла и т.д.

В документе все страницы могут иметь одинаковые колонтитулы. Но можно сделать так, чтобы отличались колонтитулы четных и нечетных страниц, а колонтитул первой страницы отличался от всех остальных. Кроме того, для каждого раздела документа можно создавать независимые колонтитулы.

Колонтитулы можно задавать самостоятельно или воспользоваться коллекцией стандартных блоков колонтитулов.

Колонтитулы показаны в окне Word только в режиме отображения Разметка страницы и в режиме предварительного просмотра.

Нельзя одновременно работать с основной частью документа и его колонтитулами.

Для перехода к созданию и/или редактированию колонтитулов дважды щелкните мышью в верхнем или нижнем поле страницы. При этом автоматически откроется специальная вкладка Word 2007 - Работа с колонтитулами/Конструктор (рис. 9).



Рис. 9. Работа с колонтитулами

Для перехода между верхним и нижним колонтитулами, а также между колонтитулами разных разделов можно использовать кнопки группы Переходы вкладки Работа с колонтитулами/Конструктор (см. рис. 9) или просто прокручивать документ.

Если содержимое колонтитула превышает установленную для него высоту, размер поля не увеличивается, но текст на странице смещается вниз (при работе с верхним колонтитулом) или вверх (при работе с нижним колонтитулом).

Для завершения работы с колонтитулами и возвращения к основной части документа нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов (см. рис. 9) или клавишу Esc.

Создание колонтитулов

Вставка стандартного колонтитула

1. Во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул и в появившемся списке выберите один из предлагаемых колонтитулов (рис. 10).

2. В колонтитуле вместо подсказок (рис. 11) введите необходимый текст; он не обязательно должен соответствовать содержанию подсказки. Кроме текста можно вставлять таблицы и графические объекты.

3. При необходимости измените оформление колонтитула.

4. Выйдите из режима работы с колонтитулами.



Рис. 10. Выбор стандартного колонтитула

Рис. 11. Ввод данных в стандартный колонтитул

Создание произвольного колонтитула

1. Дважды щелкните мышью по верхнему или нижнему полю страницы, в зависимости от создаваемого колонтитула.

2. В поле колонтитула (рис. 12) введите необходимую информацию (текст, таблицы, графические объекты и т.п.). При необходимости установите оформление колонтитула.

3. При необходимости перейдите к нижнему колонтитулу или колонтитулам других разделов.

4. При желании воспользуйтесь стандартными колонтитулами. Для этого в группе Колонтитулы вкладки Работа с колонтитулами/Конструктор щелкните по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (рис. 12) и в появившемся списке выберите один из предлагаемых колонтитулов.

5. Выйдите из режима работы с колонтитулами.

Рис. 12. Создание произвольного колонтитула

Самостоятельно созданный колонтитул можно сохранить как стандартный блок в коллекцию стандартных колонтитулов для дальнейшего использования.

1. В режиме работы с колонтитулами выделите колонтитул.

2. В группе Колонтитулы вкладки Работа с колонтитулами/Конструктор щелкните по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (см. рис. 12) и в появившемся списке выберите команду Сохранить выделенный колонтитул в коллекцию верхних (нижних) колонтитулов.

3. В диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите название (имя) сохраняемого блока и нажмите ОК.

Создание разных колонтитулов для первой, четных и нечетных страниц

1. Перейдите в режим отображения колонтитулов.

2. Во вкладке Работа с колонтитулами/Конструктор щелкните по кнопке Параметры и в появившемся меню установите соответствующий флажок (рис. 13).

3. Последовательно создайте все необходимые колонтитулы.

4. Выйдите из режима работы с колонтитулами.



Рис. 13. Создание различных колонтитулов

Изменение колонтитулов

Для изменения колонтитула перейдите в режим отображения колонтитулов и добавьте и/или текст и другие элементы колонтитула. При необходимости измените оформление.

Удаление колонтитулов

Независимо от способа создания, для полного удаления колонтитула во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Верхний колонтитул и в появившемся меню выберите команду Удалить верхний колонтитул (см. рис. 10). Аналогично можно удалить нижний колонтитул.

Колонтитулы будут удалены во всем документе.

Нумерация страниц

Вставка номеров страниц

Расстановка номеров страниц в Word 2007 производится автоматически сразу во всем документе.

Нумерацию страниц можно производить при любом режиме отображения документа, но удобнее это делать в режиме Разметка страницы.

1. Во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Номер страницы, в появившемся списке выберите один из способов расположения нумерации (Вверху страницы, Внизу страницы или На полях страницы), а затем один из вариантов нумерации (рис. 14).

2. После вставки номера документ автоматически будет переведен в режим работы с колонтитулами.

Рис. 14. Вставка номеров страниц

В зависимости от выбранного варианта нумерации номер страницы может быть вставлен как обычное поле или в специальном графическом объекте - надписи.

Вставить номера страниц можно в режиме работы с колонтитулами.

1. В группе Колонтитулы вкладки Работа с колонтитулами/Конструктор (см. например рис. 12) щелкните по кнопке Номер страницы, в появившемся списке выберите один из способов расположения нумерации (Вверху страницы, Внизу страницы или На полях страницы), а затем - один из вариантов нумерации.

2. Выйдите из режима работы с колонтитулами.

Способ расположения Текущее положение можно использовать только при вставке нумерации в режиме работы с колонтитулами, поскольку номер страницы будет вставлен в то место, где в данный момент находится курсор.

Если при работе с колонтитулами были установлены различные колонтитулы для четных и нечетных страниц, номера страниц надо вставлять отдельно для четных и нечетных страниц. Нумерация при этом останется непрерывной.

Изменение нумерации

Изменение способа нумерации и начальный номер

1. Во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Номер страницы и в появившемся списке (см. рис. 14) выберите команду Формат номеров страниц.

2. В диалоговом окне Формат номера страниц (рис. 15) в раскрывающемся списке Формат номера выберите способ нумерации страниц, а в счетчике начать с - установите номер, начиная с которого следует нумеровать страницы.

Рис. 15. Изменение нумерации страниц

Если при работе с колонтитулами были установлены различные колонтитулы для четных и нечетных страниц, изменять способ нумерации надо отдельно на четных и нечетных страницах.

Изменение оформления

1. Перейдите в режим работы с колонтитулами.

2. Выделите номер страницы (рис. 16).

3. Используя мини-панель инструментов или возможности вкладки Главная, измените оформление номера.

Рис. 16. Изменение оформления номеров страниц

Если при работе с колонтитулами были установлены различные колонтитулы для четных и нечетных страниц, изменять оформление номеров страниц надо отдельно на четных и нечетных страницах.

Измененную нумерацию можно сохранить как стандартный блок в коллекцию номеров страниц для дальнейшего использования.

1. В режиме работы с колонтитулами выделите номер страницы.

2. В группе Колонтитулы вкладки Работа с колонтитулами/Конструктор щелкните по кнопке Номер страницы (см. рис. 12), в появившемся списке выберите один из способов расположения нумерации (Вверху страницы, Внизу страницы или На полях страницы), а затем выберите команду Сохранить выделенный фрагмент как номер страницы.

3. В диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите название (имя) сохраняемого блока и нажмите ОК.

Удаление нумерации

Независимо от способа вставки номеров страниц, для удаления всех номеров во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Номер страницы и в появившемся меню выберите команду Удалить номера страниц (см. рис. 10).

Удалить номера страниц можно также в режиме работы с колонтитулами. Для этого выделите номер страницы или рамку надписи, в которой он расположен, и нажмите клавишу Delete.

Если при работе с колонтитулами были установлены различные колонтитулы для четных и нечетных страниц, удалять номера страниц надо отдельно на четных и нечетных страницах.

Печать документов

страница колонтитул документ печать

О печати документов Word

Режим просмотра документов Word Разметка страницы обеспечивает отображение документа практически так, как он будет напечатан. Поэтому, как правило, никакой специальной подготовки документа к печати не требуется. Однако при работе в других режимах отображения может понадобиться предварительный просмотр документа перед печатью.

Кроме того, может потребоваться печать не всего документа, а его отдельных фрагментов, печать документа в нескольких экземплярах и т.д. В этом случае необходимо настроить параметры печати.

Для печати и подготовки документа к печати используется команда Печать меню кнопки Office и команды подчиненного меню (рис. 17).

Рис. 17. Печать и настройка печати документов Word

Предварительный просмотр документа

Предварительный просмотр используется для просмотра документа перед его печатью. Особенно полезен такой режим при печати документов, с которыми работают в режимах отображения Обычный, Веб-документ или Структура.

Для перехода в режим предварительного просмотра в подчиненном меню команды Печать (см. рис. 17) выберите команду Предварительный просмотр.

При предварительном просмотре документ отображается в специальном окне предварительного просмотра (рис. 18).

Рис. 18. Отображение документа в режиме предварительного просмотра

В этом режиме имеется единственная вкладка - Предварительный просмотр. Для постраничного просмотра документа можно пользоваться полосой прокрутки или кнопками Следующая страница и Предыдущая страница группы Просмотр.

Масштаб отображения документа устанавливается с использованием элементов группы Масштаб. Можно установить отображение сразу нескольких страниц документа.

1. Нажмите кнопку Масштаб группы Масштаб (см. рис. 18).

2. В окне Масштаб нажмите кнопку несколько страниц и в появившейся панели выделите требуемое число отображаемых страниц (рис. 19).

Рис. 19. Настройка числа отображаемых страниц

Кнопка Сократить на страницу группы Просмотр может быть использована для уменьшения числа страниц документа за счет уменьшения размера шрифтов и интервалов.

С использованием элементов группы Параметры страницы можно настроить параметры страниц документа: поля, ориентации, размер бумаги и т.п.

Чтобы выйти из режима предварительного просмотра, нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра или клавишу Esc.

Печать документа

Печать всего документа в одном экземпляре

Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно в меню кнопки Office выбрать команду Печать, а затем команду Быстрая печать в подчиненном меню (см. рис. 17).

Настройка параметров печати

Для настройки параметров печати документа в меню кнопки Office следует выбрать команду Печать, а затем команду Печать в подчиненном меню (см. рис. 17).

Настройка производится в окне Печать (рис. 20)

Рис. 20. Настройка параметров печати документа

В разделе Принтер в раскрывающемся списке Имя можно, при наличии нескольких принтеров, подключенных к компьютеру или локальной сети, выбрать принтер, на котором будет печататься документ.

В разделе Страницы можно установить печать одной страницы, на которой в данный момент находится курсор (переключатель текущая), или нескольких страниц, введя с клавиатуры номера печатаемых страниц (переключатель и поле номера). Можно напечатать и только выделенный фрагмент документа (переключатель выделенный фрагмент).

В разделе Копии в счетчике число копий можно указать число печатаемых экземпляров. Установите флажок разобрать по копиям, чтобы каждый экземпляр печатался по порядку страниц созданного документа.

В разделе Масштаб в раскрывающемся списке число страниц на листе можно выбрать число страниц документа (1, 2, 4, 6, 8 или 16), которые следует напечатать на каждом листе бумаги. Естественно, несколько страниц на листе будут печататься в уменьшенном масштабе.

В раскрывающемся списке Включить можно выбрать один из параметров, чтобы напечатать все страницы, четные или нечетные страницы.

Упражнение 1

Задание 1

1. Запустите Microsoft Word 2007.

2. Откройте файл exercise_13_1.docx.

3. Выберите размер бумаги - А5.

4. Установите поля страниц документа - Узкое.

5. Установите альбомную ориентацию страницы.

6. Сохраните файл под именем lesson_13_1.docx. Закройте Microsoft Word 2007.

Задание 2

1. Запустите Microsoft Word 2007.

2. Откройте файл exercise_13_2.docx.

3. Выберите для документа нижний колонтитул Мозаика. В поле адреса организации введите текст Москва, Садовая, 10.

4. В верхний колонтитул введите текст Туристическая компания Крокус.

5. Сохраните файл под именем lesson_13_2.docx. Закройте Microsoft Word 2007.

Задание 3

1. Запустите Microsoft Word 2007.

2. Откройте файл exercise_13_3.docx.

3. Установите нумерацию страниц в вверху страницы в стиле Простой номер 3.

4. Сохраните файл под именем lesson_13_3.docx.

5. Откройте файл exercise_13_4.docx.

6. Удалите нумерацию страниц. Удалите нижний колонтитул.

7. Сохраните файл под именем lesson_13_4.docx. Закройте Microsoft Word 2007.

Задание 4

1. Запустите Microsoft Word 2007.

2. Откройте файл exercise_13_5.docx.

3. Перейдите в режим предварительного просмотра. Установите отображение трех страниц. Сократите документ на одну страницу. Закройте режим предварительного просмотра.

4. Настройте параметры печати документа: 2 страницы на листе.

5. Напечатайте документ.

6. Сохраните файл под именем lesson_13_5.docx. Закройте Microsoft Word 2007.

Размещено на Allbest.ru

...