Базы данных Excel, Access
Функции, выполняемые информационной технологией. Система управления базами данных Access. Создание макроса с помощью макрорекордера. Форматирование данных и построение диаграмм. Табличный процессор Excel. Создание, заполнение таблиц с помощью формы.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 08.10.2013 |
| Размер файла | 1,5 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
1. Формализация задачи
1.1 Словесное описание задачи
Учебные заведения Петербурга
База данных должна содержать следующие элементы:
название учебного заведения;
количество учащихся;
количество преподавателей;
фонд заработной платы;
название министерства, которому подчинено учебное заведение;
статус учебного заведения (высшее, среднее, среднее специальное).
Функции, выполняемые информационной технологией:
1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.
2. Вывод сведений обо всех заведениях, где численность учащихся не ниже, чем запрашиваемая пользователем.
3. Формирование списка всех учебных заведений, подчинённых министерству, которое выбрал пользователь, с подсчетом количества студентов, приходящихся на одного преподавателя.
4. Вывод сведений об учебном заведении, с минимальными затратами на обучение одного учащегося.
5. Формирование отчета обо всех учебных заведениях, с подсчетом количества учащихся, в соответствии со статусом учебного заведения.
1.2 Входные данные
- название учебного заведения;
- количество учащихся;
- количество преподавателей;
- фонд заработной платы;
- название министерства, которому подчинено учебное заведение;
- статус учебного заведения (высшее, среднее, среднее специальное, ...).
1.3 Выходные данные
1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.
2. Вывод сведений обо всех заведениях, где численность учащихся не ниже, чем запрашиваемая пользователем.
3. Формирование списка всех учебных заведений, подчинённых министерству, которое выбрал пользователь, с подсчетом количества студентов, приходящихся на одного преподавателя.
4. Вывод сведений об учебном заведении, с минимальными затратами на обучение одного учащегося.
5. Формирование отчета обо всех учебных заведениях, с подсчетом количества учащихся, в соответствии со статусом учебного заведения.
1.4 Математическая модель
Студентов на преподавателя =[Учащиеся]/[Преподаватели]
Затраты на обучение =[Фонд (млн)]/[Учащиеся]*10^6
2. Табличный процессор Excel
2.1 Основные положения
Excel позволяет пересчитывать значение элементов таблицы, строить различные графики по данным таблицы, создавать простейшие базы данных.
К главным функциям Excel можно отнести:
· Построение таблиц:
В Excel таблицы создаются на рабочем столе. Лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. Ячейки могут содержать самую разную информацию. Над ними можно производить различные действия (выделение, удаление, копирование и т. д.).
· Вычисление:
В Excel можно применять различные формулы, при помощи которых просчитываются значения ячеек на основе данных, введенных в других ячейках. Эти формулы можно копировать в другие ячейки.
В Excel широко используются ряды данных. Здесь сочетается функция автозаполнения и функция вычисления. Эта функция может быть прогрессией разного рода (арифметической, геометрической и т. д.). Также в Excel используются ссылки на другие рабочие листы, книгу.
· Форматирование данных:
Эту функцию можно выполнить при помощи команды ФОРМАТ - АВТОФОРМАТ, выбрав нужный внешний вид таблицы.
· Построение диаграмм:
При помощи команды ВСТАВКА - ДИАГРАММА можно создать диаграмму, вид которой будет зависеть от введенных в соответствующую таблицу данных.
· Работа со списками:
Данные в таблице Excel могут храниться виде списков. Заголовки столбцов определяют поля, а строки содержат записи определенного типа, а запись состоит из описания элемента списка.
2.2 Создание, заполнение таблиц с помощью формы. Корректировка таблицы
С технической точки зрения списки в Excel ни чем не отличаются от обычных таблиц, просто для работы со списками добавляется специальный инструментарий.
Проектирование списка начинается с задания его структуры. Список представляет собой совокупность записей (строк) каждая из которых состоит из одинаковой последовательности полей (ячеек). Которым для удобства присваиваются имена.
Первая строка таблицы - это строка с названиями полей или шапка таблицы.
1. Для того чтобы шапка таблицы выглядела красиво необходимо выполнить следующие действия:
а) Создать шапку таблицы.
б) Выделить шапку .
в) Выполнить команду ФОРМАТ- ЯЧЕЙКИ и на вкладке ВЫРАВНИВАНИЕ выбрать: по горизонтали - по центру, по вертикале - по центру. Флажок поставить на ПЕРЕНОС ПО СЛОВАМ.
2. Выделить заголовок и выполнить команду: ДАННЫЕ- ФОРМА и щелкнуть по кнопке ОК, при этом действии указатель мыши должен находиться в ячейке заголовка. После этого появляется форма следующего вида
Переход от одного поля к другому осуществляется либо с помощью кнопки Tab либо с помощью мыши (клавишу Enter нажимать нельзя) .
Заполнив первую запись списка щелкнуть на кнопку ДОБАВИТЬ.
Заполнив всю таблицу, щелкнуть по кнопке ЗАКРЫТЬ.
Для того чтобы добавить, удалить или исправить запись надо выполнить команду: ДАННЫЕ- ФОРМА и щелкнуть по кнопке ОК, в появившейся форме можно добавлять, удалять или исправлять запись.
2.3 Вывод сведений обо всех заведениях, где численность учащихся не ниже, чем запрашиваемая пользователем
Для этого необходимо:
1. Табличный курсор поместить внутрь таблицы и выполнить команду: ДАННЫЕ- ФИЛЬТР- АВТОФИЛЬТР, при этом в каждой ячейке строки заголовка появляются кнопки раскрывающегося списка.
2. Щелкнуть на кнопке ПОЛЕ и раскрываем список в котором отображаются данные этого поля.
Для отображения всего списка на экране щелкнуть по кнопке ПОЛЕ, по которому велась выборка данных, и выбираем команду все.
2.4 Формирование списка всех учебных заведений, подчинённых министерству, которое выбрал пользователь, с подсчетом количества студентов, приходящихся на одного преподавателя
Для того чтобы сосчитать «Учащихся на преподавателя», в ячейке в которой надо получить количество студентов ввести формулу: [Учащиеся] / [Преподаватели] (вместо названий столбцов надо вводить адреса соответствующих ячеек).
Для того чтобы вывести список всех учебных заведений, подчиненных какому-либо министерству надо:
1. Табличный курсор поместить внутрь таблицы и выполнить команду: ДАННЫЕ- ФИЛЬТР- АВТОФИЛЬТР, при этом в каждой ячейке строки заголовка появляются кнопки раскрывающегося списка.
2. Щелкнуть на кнопке ПОЛЕ «Министерство» и раскрываем список в котором выбираем министерство.
Получаем
2.5 Вывод сведений об учебном заведении, с минимальными затратами на обучение одного учащегося
Для этого необходимо сначала сосчитать затраты на обучение для этого, в ячейку в которой надо получить затраты на обучение ввести формулу: [Фонд (млн)] / [Учащиеся] * 10^6 (вместо названий столбцов надо вводить адреса соответствующих ячеек).Получим
Отсортируем по возрастанию столбец «Затраты на обучение»,для этого выделим весь столбец и нажмем на панели инструментов кнопку «Сортировать по возрастанию».
Табличный курсор поместить внутрь таблицы и выполнить команду: ДАННЫЕ- ФИЛЬТР- АВТОФИЛЬТР, при этом в каждой ячейке строки заголовка появляются кнопки раскрывающегося списка.
Щелкнуть на кнопке ПОЛЕ «Затраты на обучение» и раскрываем список, в котором выбираем первую цифру из списка.
Получаем:
2.6 Формирование отчета обо всех учебных заведениях, с подсчетом количества учащихся, в соответствии со статусом учебного заведения
Для выполнения этого пункта задания в исходной таблице необходимо выделить всю таблицу. Из меню вызвать команду «Сводные таблицы». Появляется окно «Создание сводной таблицы». Нажимаем «Ок»
В итоге получим:
2.7 Создание макроса с помощью макрорекордера
Макрос представляет собой программу записи на встроенные в Excel языки VBA.
Макрос может создаваться автоматически авторекордарами или быть написанным программистами. Макрос создаваемый макрорекордером начинает работать с момента его записи.
1. Табличный курсор поместить внутрь таблицы.
2. Выполнить команду СЕРВИС-МАКРОС -НАЧАТЬ ЗАПИСЬ. В диалоговом окне запись макроса можно задать имя макроса и затем щелкнуть по кнопке ОК.
3. Затем макрорекордер начнет запись макроса до тех пор, пока не щелкнуть по кнопке ОСТАНОВИТЬ.
Замечание: в некоторых случаях панель с кнопкой ОСТАНОВИТЬ может не появляется тогда надо выполнить команду СЕРВИС- МАКРОС - ОСТАНОВИТЬ .
Между пунктами 3 и 4 выполнить действия по созданию диаграммы
Код макроса:
Sub Макрос1()
'
' Макрос1 Макрос
' Макрос записан 13.05.2012 (Ангелина)
'
Range("A:A,B:B").Select
Range("B1").Activate
Charts.Add
ActiveChart.ChartType = xl3DPieExploded
ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("Лист1").Range("A1:B16"), PlotBy:= _
xlColumns
ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:="Лист1"
With ActiveChart
.HasTitle = True
.ChartTitle.Characters.Text = "Учащиеся"
End With
End Sub
Запуск макроса на выполнение.
1. Убедиться, что табличный курсор находится внутри таблицы.
2. Выполнить команду СЕРВИС- МАКРОС- МАКРОСЫ выбрать требуемый макрос и щелкнуть на кнопке ВЫПОЛНИТЬ.
3. Система управления базами данных Access
3.1 Общие положения
База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Однако, сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размешать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, мы можем говорить. Что в современных базах данных хранятся отнюдь не только данные, но и информация.
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполненная ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией базы понимается отбор отображаемых данных в соответствие с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.
Объекты Access
Таблица - основной объект базы данных, в котором хранятся все данные хранящиеся в базе, а так же структуры базы (поля их типы и свойства).
Запросы - позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица.
Формы - служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователе виде.
Отчеты - предназначены для формирования выходного документа и вывода их на печать.
Страницы - специальные объекты базы данных, являющиеся диалоговыми Web страницами.
Макросы - предназначены для автоматизации повторяющихся операций.
Свойство полей базы данных
Поля базы данных не только определяют структуру базы - они определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.
Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
Размер поля - определяет придельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).
Подпись - определяет заголовок столбца для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода).
Условие по значению - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).
Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при заполнение базы.
Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
макрос таблица форматирование процессор
3.2 Создание таблиц и связей между ними
Так как для базы данных надо создать две таблицы, то первой будет сама база данных (Учебные заведения) импортированная из приложения Excel(только в поле «ведомство» вместо самих ведомств будут стоять цифры которые будут обозначать эти ведомства), а вторая таблица (Ведомства) будет содержать название ведомств соответствующее цифрам и будет создана с помощью конструктора.
Создание первой таблицы
Для импорта необходимо открыть окно базы данных щелкнуть по кнопке создать. В появившемся окне - новая таблица выбрать режим создание таблицы - импорт таблицы. Затем выбрать документ, из которого будем импортировать, и щелкаем по кнопке ИМПОРТ, в появившемся окне - ИМПОРТ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ. В нем выбираем все необходимые параметры и щелкаем по кнопке ГОТОВО. Так как база данных не содержит поля: «студентов на преподавателя» и «затраты на обучение», то и импорт таблицы производился без этих полей. Для того чтобы создать эти поля надо открыть эту таблицу в режиме конструктора и там создать эти поля.
Для того чтобы сосчитать и заполнить поля: «студентов на преподавателя» и «затраты на обучение» надо выполнить запрос на обновление.
Открываем закладку - запросы - создание запроса в режиме конструктора. Выбираем тип запроса - на обновление. Затем начинаем создавать запрос:
1. Выбираем все необходимые поля
2. В поле «студентов на преподавателя» в графе Обновление с помощью построителя выражений ввожу: [Учащиеся]/[Преподаватели]
3. . В поле «затраты на обучение» в графе Обновление с помощью построителя выражений ввожу: [Фонд (млн)]/[Учащиеся]*10^6
После выполнения запроса получаем
Создание второй таблицы
Для этого открыть окно базы данных и выбрать создание таблицы в режиме конструктора. В открывшемся окне конструктора ввести все необходимое:
Создание межтабличных связей
Для создания межтабличных связей в окне базы данных выполнить команду Сервис - Схема данных окна, вместе с открытием этого окна открывается диалоговое окно добавление таблиц.
На вкладке таблицы окна добавление таблицы выбирать таблицы между которыми создается связь. Эти таблицы выбираются щелчком по кнопке «Добавить», после чего в окне схема данных открываются списки полей таблиц.
Ключевое поле одной таблицы перетаскивается мышью на одноименное поле другой таблицы.
3.3 Вывод сведений обо всех заведениях, где численность учащихся не ниже, чем запрашиваемая пользователем
Так как это запрос, то открываем закладку - запросы - создание запроса в режиме конструктора. Затем начинаем создавать запрос:
1. Выбираем все необходимые поля.
2. В поле «Учащиеся» в графе Условие отбора ввожу: [Введите число учащихся].
3. Сохраняем запрос.
Теперь при запуске надо ввести число учащихся.
Вводим число учащихся:
Получаем:
3.4 Формирование списка всех учебных заведений, подчинённых министерству, которое выбрал пользователь, с подсчетом количества студентов, приходящихся на одного преподавателя
Следуем такому же принципу: открываем закладку - запросы - создание запроса в режиме конструктора. Затем начинаем создавать запрос: в графе поле выбираем необходимые поля. В поле «Министерство» в графе Условие отбора ввожу: [Введите министерство]. Сохраняем запрос.
Теперь, при запуске запроса, нас попросят ввести министерство:
Введя министерство:
Получаем
3.5 Вывод сведений об учебном заведении, с минимальными затратами на обучение одного учащегося
Для это создадим запрос, открываем закладку - запросы - создание запроса в режиме конструктора. Затем начинаем создавать запрос:
1. Выбираем все необходимые поля (название, министерство, затраты на обучение).
2. В поле «Затраты на обучение» в графе Сортировка выбираем «по возрастанию».
3. Открываем запрос в режиме таблицы.
4. Помещаем курсор в первую строку поля «Затраты на обучение», так как в ней будет минимальное значение.
5. Выполняем команду «записи - фильтр - фильтр по выделенному».
Получаем:
3.6 Формирование отчета обо всех учебных заведениях, с подсчетом количества учащихся, в соответствии со статусом учебного заведения
В графе отчеты выбираем создание отчета с помощью мастера.
Появляется окно создания отчета, в котором выбираем нужный запрос и поля по которым будет создаваться отчет.
Далее выбираем порядок сортировки, уровни группировки (Статус):
Щелкаем по кнопке далее, появляется окно можно выбрать порядок сортировки. Щелкаем по кнопке «Итого»
Щелкаем по кнопке «Итоги»и ставим галочку напротив поля Sum
Далее задаем вид макета отчета, стиль, имя, сохраняем и получаем:
Список используемой литературы
1. Ю. Шафрин «Основы компьютерной технологии», ABF, Москва,1996
2. Конспект лекций по Информатике
3. В. Пасько, А. Колесников «Самоучитель работы на персональном компьютере» -К.: Издательская группа BHV,2001.
4. Симонович С. В., Евсеев Г. А. «WINDOWS: лаборатория мастера : практическое руководство по эффективным приемам работы с компьютером» М.:АСТ - ПРЕСС: Инфорком - Пресс,2000.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Возможности табличного процессора Excel в создании и редактировании таблиц. Разработка структуры базы данных. Функции, выполняемые информационной технологией. Вычисление площади, занимаемой одним компьютером. Создание и редактирование формы и отчета.
курсовая работа [2,6 M], добавлен 16.11.2013Формирование списков с целью быстрого автозаполнения строк и столбцов. Удаление и вставка строк и столбцов. Вычисление по формулам и построение диаграмм. Поиск данных с использованием авто фильтра. Этапы создания базы данных Access, определение связей.
контрольная работа [5,3 M], добавлен 29.07.2012Многотабличные базы данных. Виды связей между таблицами. Создание запросов, форм и отчетов. Работа с текстовым процессором MS Excel, создание таблиц и заполнение их соответствующими расчетами. Создание в MS Access базы данных заданной структуры.
контрольная работа [3,0 M], добавлен 25.03.2014Проектирование баз данных по оказанию туристических услуг в разных городах и их стоимости. Особенности реализации БД в приложении Excel, управляющей электронными таблицами и программе управлениями базами данных Access. Создание таблиц, запросов и отчетов.
курсовая работа [3,6 M], добавлен 31.10.2014Характеристика программных продуктов ERwin, Microsoft Excel и Access. Создание сущностей и связей, преобразование логической модели в физическую в среде ERWin. Создание таблиц в MS Access, работа с запросами и отчетами. Построение диаграмм в MS Excel.
курсовая работа [2,5 M], добавлен 09.12.2013Хранение и обработка данных. Компоненты системы баз данных. Физическая структура данных. Создание таблиц в MS Access. Загрузка данных, запросы к базе данных. Разработка информационной системы с применением системы управления базами данных MS Access.
курсовая работа [694,0 K], добавлен 17.12.2016Запуск MS Excel. Технология создания рабочей книги. Ввод и редактирование данных. Технология создания шаблона таблицы. Форматирование содержимого ячеек. Система управления базами данных СУБД MS Access. Технология создания базы данных, форм и отчетов.
курсовая работа [681,7 K], добавлен 30.05.2013Проектирование и разработка информационных систем – баз данных. Запросы в MS Access и в MS Excel. Добавление, удаление и редактирование полей таблиц. Конструирование многотаблиц, форм, запросов, отчетов. Создание сводных таблиц и диаграмм в MS Excel.
курсовая работа [4,5 M], добавлен 25.03.2015Создание формы с помощью конструктора и мастера. Понятие ключевого поля. Заполнение, сортировка, редактирование таблиц. Ввод данных для базы данных "Кадры". Создание связи между таблицами в MS Access. Использование свойства обеспечения целостности данных.
контрольная работа [819,3 K], добавлен 28.11.2014Понятие и основные функции СУБД "Access". Алгоритм создания базы данных сотрудников: создание таблиц с помощью конструктора, ключевые поля, установление связей между таблицами. Создание форм для поиска и ввода данных. Работа с запросами и отчетами.
контрольная работа [827,5 K], добавлен 01.06.2010Создание базы данных в Microsoft Access с помощью мастера шаблонов. Создание таблиц путём ввода данных, с помощью мастера таблиц или таблицы в режиме конструктора таблиц. Создание запросов в Microsoft Access, с помощью мастера или конструктора запросов.
реферат [27,3 K], добавлен 08.09.2010Создание моделей данных, основных таблиц с помощью конструктора таблиц, связей между таблицами, форм для заполнения таблиц, запросов на выборку данных, отчетов для вывода на печать и начальной кнопочной формы. Основные объекты Microsoft Access.
контрольная работа [4,5 M], добавлен 18.03.2012Интерфейс и начало работы в Microsoft Access. Построение реляционной базы данных и разработка инфологической модели. Разработка формы с помощью мастера форм и запроса в режиме конструктора. Создание таблиц данных. Поиск и замена значений в полях.
методичка [3,9 M], добавлен 21.07.2009Анализ возможностей системы управления базами данных "Microsoft Access 2003". Создание базы данных, предназначенной для отражения деятельности аэропорта. Концептуальная и физическая модель базы данных. Создание таблиц, запросов, отчетов и главной формы.
курсовая работа [1,8 M], добавлен 26.06.2013Базы данных с двумерными файлами и реляционные системы управления базами данных (СУБД). Создание базы данных и обработка запросов к ним с помощью СУБД. Основные типы баз данных. Базовые понятия реляционных баз данных. Фундаментальные свойства отношений.
реферат [57,1 K], добавлен 20.12.2010Краткая характеристика и функциональные возможности MS Access. Базы данных и системы управления базами данных. Проектирование в теории и создание на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных "Microsoft Access".
курсовая работа [1,6 M], добавлен 07.03.2015Компоненты реляционной базы данных Microsoft Access. Создание структуры таблиц и определение связей между ними. Проектирование форм для сводных таблиц и запросов с помощью конструктора окон. Разработка и создание автоотчетов и запросов на выборку данных.
реферат [3,3 M], добавлен 29.01.2011Примеры решения математических и экономических задач, выполняемых с помощью средств электронной таблицы Excel и логических функций. Создание и форматирование таблиц. Создание разных баз данных с помощью системы Microsoft Access с использованием запроса.
контрольная работа [88,7 K], добавлен 28.05.2009Особенности и преимущества Microsoft Office Access как системы управления базами данных реляционного типа. Процесс создания новой таблицы с помощью конструктора, построение схемы данных, создание запроса с помощью языка SQL, вывод информации в отчёте.
контрольная работа [199,2 K], добавлен 15.12.2014Разработка структуры таблиц собственной базы данных Access. Последовательность действий при создании структуры таблиц с помощью мастера и конструктора. Создание и редактирование модулей. Создание отчета на основе нескольких таблиц с помощью мастера.
лабораторная работа [25,3 K], добавлен 16.11.2008
