Создание базы данных "Кадры" средствами Microsoft Access
База данных как файл, в котором хранятся все объекты, необходимые для обеспечения работы пользователя: текстовые и графические данные, программы, формы, отчеты, руководства. Принципы формирования, структура и содержание, методы управления, использование.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 27.10.2013 |
| Размер файла | 2,3 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Курсовая работа
Создание базы данных «Кадры» средствами Microsoft Access
Введение
Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В настоящее время жизнь человека сильно зависит от различного рода информации, для управления которой требуется создание огромного количества баз и банков данных различного назначения. Понятие база данных (БД) можно применить к любой связанной между собой по определенному признаку информации, хранимой и организованной особым образом - что выполняется в СУБД MS Access в виде таблиц. По сути БД - это некоторое подобие картотеки, электронного хранилища данных, которые хранятся в компьютере в виде одного или нескольких файлов. Поэтому, в данной курсовой работе рассмотрим работу с базами данных.
База данных (БД) - это файл, в котором хранятся все объекты, необходимые для обеспечения работы пользователя: текстовые и графические данные, программы, формы, отчеты, руководства. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.
Объекты базы данных - основные части базы данных, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.
Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).
Запросы - эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Формы - это средства для ввода данных. Их смысл состоит в том, чтобы предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка - это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.
Отчеты - по своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
Страницы - это специальные объекты баз данных. Правда, более корректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.
Макросы и модули - эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.
Предметная область - область конкретной практической деятельности.
Структурирование - введение соглашений о способах представления данных.
По моделям представления данных БД делятся на:
Ш Иерархические - Иерархические базы данных могут быть представлены как дерево, состоящее из объектов различных уровней. Верхний уровень занимает один объект, второй - объекты второго уровня и т.д. Между объектами существуют связи, каждый объект может включать в себя несколько объектов более низкого уровня.
Ш Сетевые - В сетевой структуре каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.
Ш Реляционные - база данных, основанная на реляционной модели данных.
Реляционная модель данных - логическая модель данных, прикладная теория построения баз данных, которая является приложением к задачам обработки данных таких разделов математики как теории множеств и логика первого порядка.
Ш Объектно-ориентировочные - база данных, в которой данные оформлены в виде моделей объектов, включающих прикладные программы, которые управляются внешними событиями.
1. Создание пустой базы данных
Для того чтобы создать базу данных необходимо выбрать в контекстном меню пункт создать новую базу данных.
Рисунок 1. Создание новой базы данных
2. Создание таблиц
база данные файл программа
Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).
Режимы создания таблиц
Создание таблиц, как и других объектов базы данных, начинается с активизации окна базы данных. В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав базы данных. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.
Таблица баз данных создаётся в два этапа. На первом этапе определяется её структура: состав полей, их имена, тип каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе таблица заполняется данными, т.е. формируются записи.
Для создания новой таблицы необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке любого из трёх элементов управления. В открывшемся окне Новая таблица (после щелчка на кнопке Создать выбирается один из режимов создания таблиц: Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц.
Основным является режим создания таблиц с помощью Конструктора. В этом режиме пользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.
Рисунок 2. Создание таблиц в режиме конструктор
Мастер таблиц автоматически формирует таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 40 образцов таблиц. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которого можно выбрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу.
Режим Импорт таблиц позволяет переносить таблицы, созданные в других приложениях Windows, в базы данных Access. При импорте таблиц следует помнить, что импортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когда каждая строка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями.
Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.
Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.
Создание таблиц в режиме конструктора
Выбор режима осуществляется щелчком на значке Создание таблицы в режиме конструктора.
После выбора режима на экран выводится окно конструктора таблиц. Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных. Третья колонка Описание может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Эти свойства можно изменять по желанию пользователя.
Рисунок 3. Создание таблицы в режиме конструктора
Имя поля является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов. Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длина составляет 64 символа.
Тип данных показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка с помощью кнопки выбора данных из списка. Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.
Размер поля - свойство, определяющее максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Размеры полей для различных типов данных Рекомендуется задавать минимально допустимые размеры поля.
Формат поля - свойство, позволяющее определять, в каком виде будут представлены выводимые данные. В Access определены встроенные стандартные формы отображения для полей с типом данных Числовой, Дата/время, Денежный, Логический.
Свойство Число десятичных знаков задаёт для числового и денежного типов данных число знаков после запятой.
Подпись - свойство, задающее заголовок поля (столбца), который отображается в режиме таблицы. Подпись может как совпадать с именем поля, так и отличаться от него. Если подпись поля не задана, то Access по умолчанию использует в этом качестве название поля.
Значение по умолчанию - это свойство поля, определяющее значение, которое Access вставит в таблицу автоматически.
Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).
Свойство Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задаёт ограничения на вводимые значения. При нарушении заданного условия ввод будет запрещён и Access выведет текст, заданный свойством Сообщение об ошибке.
При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт Ключевое поле.
Типы данных
Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных.
Ш Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).
Ш Числовой - тип данных для хранения действительных чисел.
Ш Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.
Ш Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
Ш Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа. (длина поля 8 байт);
Ш Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).
Ш Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.
Ш Поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);
Ш Мастер подстановок - тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.
После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы - вводу в неё данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.
Для упрощения ввода повторяющихся данных используем в «Типе данных», пункт «Мастер подстановок»
Рисунок 4. Подстановка
Рисунок 5. Таблица
3. Создание схемы данных
база файл программа
Схема данных - графическое представление связей между таблицами и запросами. Для показа и редактирования схемы данных открывается отдельное окно.
Связь - установка соответствия между записями различных таблиц и запросов. Связь устанавливается по значению одного из полей (как правило, ключевого). В Access существует несколько видов связей. «один - к - одному» - одной записи соответствует только одна запись в другой таблице, «один - ко - многим» - одной записи могут соответствовать несколько записей в другой таблице. «многие - ко - многим» - комбинация двух связей «один - ко - многим».
Наличие связей между таблицами позволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчёты. Таблицы связываются между собой через ключевые поля. Для создания связи между таблицами нужно нажать на панели инструментов Access кнопку «Схема данных». В открывшемся окне диалога выбрать ключевое поле таблицы и протянуть мышью связь к соответствующему полю другой таблицы. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы. На вкладке Таблицы окна Добавление таблицы можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи.
Другое важное понятие - обеспечение целостности данных в базе данных. Этот термин подразумевает, что в СУБД должны иметься средства, не позволяющие нарушать корректность и полноту хранимой информации. Кроме того, когда мы вводим новую запись, СУБД проверяет уникальность её ключа, обеспечивая целостность таблицы.
Рисунок 6. Схема данных
4. Создание запросов
Запрос - это точное средство обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные в нескольких таблицах. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобно формату электронных таблиц, а также выполнять вычисления над группами записей.
Добавление в запрос условия отбора позволяет выбрать из таблицы не все записи, а лишь те, которые удовлетворяют определенным критериям.
Как и при создании таблиц, пользователям, имеющим малый опыт работы с Access, рекомендуется форматировать запросы с помощью Конструктора.
Рисунок 7. Создание запроса в режиме конструктора
Так же как и в предыдущих случаях выбираем вкладку «Запрос», жмем кнопу «Создать» и выбираем «конструктор». В появившихся окнах выбираем таблицы и далее необходимые поля для показа из этих таблиц.
Рисунок 8. Создание запроса 2 в режиме конструктора
Создаем запрос «Запрос 1». Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. В данном случае переносим имена полей: Код сотрудника, фамилия, должность, специальность, отдел, адрес, паспорт, дата рождения.
Критерии поиска задаются в строке Условие отбора. Для вывода в результирующей таблице списка материалов определенной страны производителя необходимо в ячейку строки Условие отбора поля Дата рождения ввести значение [>=[Дата].]
Создаем еще запрос: по стажу.
Рисунок 9. Запрос 2
Условия отбора:
>=[Стаж1] And <=[Стаж2];
>=[Дата];
>= «М»
5. Создание формы
Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, отображающими информацию. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для нее цвет или заливку, добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.
Создать форму можно несколькими способами. Мастер форм является наиболее гибким и удобным способом создания форм. Он позволяет сэкономить время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы.
С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.
Рисунок 10. Форма для основной таблицы Сотрудники
6. Создание отчета
Основное назначение отчётов - это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.
Отчет - эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки. Наиболее простой и удобный способ создания отчета - это Мастер отчетов.
Рисунок 11. Создание отчета с помощью мастера
Оформление и корректирование отчета проводится в режиме Конструктора. При создании отчета в СУБД на каждом его листе указывается дата создания отчета, номер страницы и их общее число. По этим данным можно судить об объеме и данных на день создания отчета.
Рисунок 12. Отчёт по запросу 1
Заключение
СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты.
Список литературы
1. Справка Microsoft Office Access 2003
2. Лабораторный практикум по информатике / Под ред. В.В. Ломтадзе, Ю.А. Агафонова, Т.П. Бояринцевой, Т.Н. Сержанта, Е.Ф. Воропаевой. - Иркутск: - Изд-во Иркутского госуд. техн. у-та, 2003. - 68 с.
3. А.Ю. Гончаров. Самоучитель Microsoft Access 2003
4. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича. - СПб.: Питер, 2001. - 640 с.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Системы управления базами данных: сущность и характеристика. Типы данных и свойства полей СУБД Access. Объекты базы данных: таблицы, схемы данных, формы, запросы, отчеты. Разработка и проектирование базы данных "Продажи книг" в среде Microsoft Access.
курсовая работа [1,8 M], добавлен 04.02.2013Базы данных и системы управления базами данных. Структура простейшей базы данных, свойства полей. Понятие языка SQL. Проектирование баз данных, режимы работы, объекты. СУБД Microsoft Access. Создание базы данных "Электротовары" средствами Visual FoxPro.
курсовая работа [5,7 M], добавлен 29.04.2014Понятия основных компонентов базы данных Access. Таблицы, отчеты, макросы и модули, форма, запросы к базе и их виды. Типы данных. Создание базы данных "Кадры". Создание таблицы в режиме конструктора. Использование мастера подстановок для создания связей.
курсовая работа [818,0 K], добавлен 10.03.2016Изучение основных понятий баз данных: структура простейшей базы данных, компоненты базы данных Microsoft Access. Проектирование базы данных "Туристическое агентство" в СУБД Access 2010, в которой хранятся данные о клиентах, которые хотят поехать отдыхать.
курсовая работа [3,3 M], добавлен 20.09.2013Разработка модели и создание структуры реляционной базы данных. Организация данных в таблицах для предоставления оперативного доступа к данным. Основные структурные единицы базы данных Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
реферат [4,0 M], добавлен 03.02.2013Создание отчета как объекта базы данных. Структура отчета в режиме Конструктора, способы его создания. Скоростные характеристики СУБД Access, использование программы в пакете Microsoft Office. Разработка базы данных "Сотрудники ресторана ВасабиКо".
контрольная работа [17,7 K], добавлен 06.12.2010Объекты системы управления базами данных Access. Запросы, формы, отчеты. Типы данных: текстовый, поле мемо, числовой. Поле объекта OLE, гиперссылка, мастер подстановок. Ручные, автоматизированные и автоматические средства создания объектов базы данных.
презентация [872,0 K], добавлен 31.10.2016Создание базы данных, планирование разработки и системные требования. Проектирование базы данных в среде Microsoft Access, элементы и типы данных. Создание таблицы и использование конструктора для их модернизации. Построение запросов и создание макросов.
курсовая работа [2,0 M], добавлен 16.04.2011Проектирование базы данных с использованием комплекса программных и языковых средств Microsoft Access. Модель данных, доступ к ним. Назначение, основные возможности и версии Access. Запуск программы; окно базы данных, формы для их ввода и редактирования.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 30.12.2014Microsoft Access как система управления базами данных (СУБД), ее предназначение. Организованная структура для хранения данных. Типы данных при работе с Microsoft Access 2003 и Microsoft Access 2007. Проектирование баз данных и построение ER-диаграммы.
контрольная работа [16,3 K], добавлен 10.10.2010Виды связей между объектами в системе управления базами данных MS Access. Ввод и редактирование данных в таблицах, обработка информации базы данных. Архитектура БД по принципу файл-сервер. Создания формы в окне базы данных, использование отчетов.
презентация [511,9 K], добавлен 20.01.2014Базы данных и системы управления базами данных. Физическое размещение и сортировка записей. Основные виды баз данных. Создание базы данных "Домашняя библиотека" в приложении Microsoft Access. Создание в базе данных запросов и скорость выбора информации.
курсовая работа [3,2 M], добавлен 07.05.2013Разработка базы данных "Кадры", предназначенной для облегчения работы с персоналом, которая содержит важные сведения про каждого сотрудника организации. Создание запросов, форм и отчетов в СУБД Microsoft Access, вывод на экран необходимых документов.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 15.06.2014Рассмотрение интерактивной реляционной системы управления базами данных Microsoft Access. Графические возможности программы; создание таблиц, запросов, формуляров, отчетов, макросов и модулей. Сравнительная характеристика баз данных Clipper и Access.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 22.01.2013Начало работы в Microsoft Access. Основные моменты создания несложной базы данных: создание титульного листа в режиме конструктор, базы данных, порядок занесения данных для базы в режиме презентации. Особенности оформления отчета и настройки программы.
лекция [2,4 M], добавлен 07.02.2010СУБД Microsoft Access и ее основные возможности. Набор визуальных средств разработки. Удобный графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя. Таблицы, отчеты, формы и запросы базы данных Access, ее модули, страницы и макросы.
реферат [24,2 K], добавлен 16.12.2014Концептуальное и инфологическое проектирование базы данных в системе управления базами данных Microsoft Access. Физическое проектирование базы данных "Магазин спорттоваров". Тестирование и отладка базы данных, составление руководства пользователя.
курсовая работа [6,7 M], добавлен 22.11.2022Характеристика современных информационных систем. Структура Microsoft Access 97, его справочная система, типы данных, особенности использования, ввод, редактирование и просмотр данных. Создание новой базы данных с помощью Конструктора в MS Access 97.
реферат [49,1 K], добавлен 23.10.2009Краткая характеристика и функциональные возможности MS Access. Базы данных и системы управления базами данных. Проектирование в теории и создание на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных "Microsoft Access".
курсовая работа [1,6 M], добавлен 07.03.2015Принципы работы с реляционными базами данных в среде Microsoft Access. Основные положения базы данных Access. Составление таблиц, запросов, отчетов, страниц и модулей. Основные структуры представления базы данных. Определение связей между таблицами.
контрольная работа [2,6 M], добавлен 03.04.2014
