База данных Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РТ

АЛЬМЕТЬЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЯНОЙ ИНСТИТУТ

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ

Курсовая работа

на тему: «База данных Access»

Выполнил: студент гр. 34-61

Хасанова Г. К.

Проверил: доцент каф. инф.

Садриева Л. М.

Альметьевск 2005г.

ВВЕДЕНИЕ

База данных (БД) - это систематизированное хранилище информации, которая может относиться к различным сферам человеческой деятельности. Типичные примеры такой информации: телефонный справочник, сведения о студентах вуза, записи о заказах товаров и т.д.

Для взаимодействия пользователя с БД используются системы управления базами данных (СУБД). Одной из наиболее распространенных СУБД для персонального компьютера является СУБД Access, входящая в состав пакета Microsoft Office. В отличие от других СУБД, рассчитанных на профессиональных программистов, освоить Access и эффективно использовать его в своей работе вполне по силам и обычному пользователю.

Access позволяет пользователю решать следующие задачи:

o создавать БД и вводить в нее данные;

o просматривать и редактировать содержимое таблиц;

o устанавливать связи между таблицами;

o обеспечивать защиту целостности и секретность данных;

o выполнять различные запросы к данным;

o представлять информацию в виде форм и отчетов;

o обеспечивать многопользовательский режим доступа к информации, хранящейся в БД.

Отдельные компоненты БД, которые используются для хранения и представления информации, называются объектами. Каждый объект имеет имя, которое может содержать до 64 символов, включая пробелы. Все объекты базы данных хранятся в одном общем файле с расширением .mdb. В Access есть шесть типов объектов:

o таблицы, предназначенные для хранения информации в БД и ее структуры;

o запросы, служащие для извлечения данных из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно изменять существующие таблицы, а также создавать новые таблицы;

o формы, использующиеся для ввода, просмотра и изменения данных в таблицах, а также для управления другими формами и отчетами;

o отчеты, предназначенные для создания документа на основе данных из таблиц или запросов. С их помощью можно распечатать или включить в документ другого приложения, например, Word или Excel.

o макросы, представляющие собой описание стандартных действий, которые нужно выполнить в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в одной форме открывает другую форму.

o модули, представляющие собой программы Visual Basic for Applications (VBA). Использование модулей позволяет автоматизировать выполнение сложных действий, которые нельзя описать с помощью макросов.

o страницы, предназначенные для работы с базой данных через Internet.

В своей работе я буду использовать четыре типа объектов: таблицы, запросы, формы и отчеты, которые будут хранить и представлять информацию моей базы данных «Торговая компания».

1. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

1.1 Создание модели базы данных

Запустим программу Microsoft Access, выполнив команду Пуск> Программы> Microsoft Access. В окне программы Access уже открыта область задач (см. рис.1), в которой выберем вариант - создать новую БД. Появляется диалоговое окно Файл новой базы данных. В текстовом поле Имя файла укажем имя нашего файла (Торговая компания) и укажем место его хранения. Создадим структуру исходной таблицы Прайс-лист. Для этого:

Рис.1

1. В окне открытой базы данных щелкнем на кнопке Таблицы, а затем в области объектов дважды щелкнем на ярлыке Создание таблицы в режиме конструктора. Откроется бланк для создания и редактирования структуры таблицы.

2. В первый столбец Имя поля введем имена полей таблицы. Во втором столбце Тип данных укажем для каждого поля таблицы тип данных. Для этого щелкнем в пустой ячейке столбца. В ячейке появляется кнопка для раскрытия списка типов полей , в котором указаны все доступные в Access типы полей.

3. В области Свойства поля для текстового поля Наименование введем значение свойства Длина поля, равное 40, а для свойства Пустые строки - Нет. Для поля Код товара введем маску ввода: 0000, поскольку код - четырехзначное число, в поле Условие на значение зададим условие>1000, а в поле Сообщение об ошибке введем текст: код должен быть числом >1000, который будет выводиться при вводе ошибочных данных в поле Код товара. Для поля Цена единицы товара в евро в свойстве Формат поля выберем из выпадающего списка вариант - евро, а в свойстве Число десятичных знаков введем цифру 2, поскольку цена товара может иметь точность до сотых долей. Укажем значение Да для свойства Обязательное поле для всех полей.

4. Зададим первичный ключ таблицы. Для этого выделим поле Код товара, щелкнув по кнопке выделения поля слева от имени поля, и нажмем кнопку с ключом на панели инструментов .

5. Закроем окно с бланком таблицы. При закрытии окна укажем имя таблицы - Прайс-лист.

Аналогично создадим структуру таблицы Учет реализации товаров. Ключ этой таблицы сделаем составным. Для этого выделим два поля таблицы: ФИО продавца и код товара, щелкая с нажатой клавишей Ctrl по кнопкам выделения поля, которые находятся слева от имен полей, и нажмем по кнопке Ключевое поле на панели инструментов.

Вид этих таблиц в режиме конструктора показан на рис.2. и рис.3.

Рис.2. Прайс-лист

Рис.3. Учет реализации товаров

1.2 Создание связей между таблицами

1.Выберем в окне базы данных объект Таблицы и откроем окно Схема данных, щелкнув по кнопке Схема данных на панели инструментов . Откроется дополнительное окно Добавление таблицы, в котором выделим обе таблицы и нажмем кнопку Добавить. Закроем окно Добавление таблицы.

2. Установим связь между таблицами. Для этого выделим в таблице Код товара внешний ключ (поле Код товара) и перетащим его на внешний ключ таблицы Учет реализации товаров (на поле Код товара). При отпускании кнопки откроется окно Изменение связей.

3. В этом окне поставим галочки в свойствах межтабличной связи Обеспечение целостности данных и Каскадное удаление связанных записей (рис.4). Значение Обеспечение целостности данных не позволит внести в таблицу Учет реализации товаров коды, которые отсутствуют в таблице Прайс-лист, а значение Каскадное удаление связанных записей обеспечит автоматическое удаление подчиненных записей из таблицы Учет реализации товаров при удалении записи о данном коде из таблицы Прайс-лист.

Нажмем кнопку создать. В окне Схема данных между таблицами появляется линия, связывающая две таблицы (рис.5).Закроем окно Схема данных, сохранив связь.

Рис.4. Диалоговое окно Изменение связей

Рис.5. Две таблицы, связанные между собой

1.3 Ввод данных в таблицы

Откроем таблицу Прайс-лист, нажав кнопку Открыть. Введем первую запись. Для этого установим указатель в первую ячейку первой строки таблицы и введем код первого товара.

Для перехода в следующую ячейку нажмем клавишу Enter. Для перехода к вводу новой записи нажмем клавишу Tab в последнем поле текущей записи. Таким образом заполним данными обе таблицы.

2. СОЗДАНИЕ ФОРМЫ

2.1 Разработка формы

Формы в основном разрабатываются для отображения информации из базы данных. Использование форм для отображения данных имеет рад преимуществ по сравнению с использованием для этой цели таблиц: формы представляют пользователю более дружественный интерфейс, а данные, вводимые или изменяемые через формы, могут дополнительно проверяться перед записью в базу данных. Создадим многотабличную форму для просмотра и изменения данных из таблиц. Для этого:

§ Выберем в окне базы данных тип объектов Формы и нажмем кнопку Создать.

§ Укажем способ создания формы - Мастер форм и источник данных для формы - таблица Прайс-лист. Нажмем кнопку OK.

§ На первом шаге работы Мастера выберем поля для формы: укажем все поля таблицы Прайс-лист кроме поля Наименование. Затем выберем из списка Таблицы и запросы дополнительную таблицу Учет реализации товаров и укажем три поля: ФИО продавца, наименование и количество проданных единиц товаров.

§ На втором шаге выберем вид представления данных таблицы Прайс-лист - Подчиненные формы. Этот тип формы используется для отображения отношения «один ко многим».

§ На третьем шаге выберем вид подчиненной формы - Ленточный.

§ На четвертом шаге выберем стиль оформления формы - Диффузный.

§ На пятом шаге зададим имена форм: Цены и Реализация. Нажмем кнопку Готово, появится готовая форма.

2.2 Изменение размеров формы и ее элементов

Поскольку внешний вид формы далек от совершенства: заголовки полей оказались усеченными, данные полностью не выводятся на экран, то ее необходимо доработать. Для этого:

§ Перейдем в режим Конструктора.

§ Увеличим ширину окна формы и самой форма методом протягивания правой границы.

§ Выделим, например, поле ФИО, щелкнув по нему. Поле выделится маркерами. Установим указатель мыши на правую границу поля и протянем границу вправо. Чтобы сделать размеры двух полей одинаковыми, выделим их, удерживая клавишу Shift, и выполним команду Размер>По самому широкому. И т.д. Вид форм Цены и Реализация в режиме Формы показан на рис.6. и рис.7.

база данные таблица отчет

Рис.6. Форма Цены

Рис.7. Форма Реализация

3. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

1. Вычисление общей выручки каждого продавца в рублях и евро.

· Выберем в окне базы данных на панели Объекты тип объектов Запросы. Нажмем кнопку Создать. Выберем способ создания нового запроса - Конструктор. Откроется бланк запроса и дополнительное окно Добавление таблицы, в котором выберем обе таблицы. Закроем окно.

· Разместим в строке Поле поля ФИО и Код товара, которые будут участвовать в запросе.

· Добавим в бланк запроса строку Групповая операция. Оставим значение Группировка только для поля ФИО, поскольку группы записи должны сформироваться для каждого продавца.

· Введем в ячейки пустых столбцов строки Поле выражения для вычисления общей выручки продавца в евро и в рублях с помощью построителя выражений. Вызовем контекстное меню и выберем вариант построить. Эти выражение будут выглядеть так: Общая выручка в евро: [Учет реализации товара]![Количество проданных единиц товара]*[Прайс-лист]![Цена товара в евро]; Общая выручка в рублях: [Учет реализации товара]![Количество проданных единиц товара]*[Прайс-лист]![Цена товара в евро]*[Курс евро] .

· Для новых полей в строке Групповая операция установим значения Sum для суммирования выручки отдельных товаров.

· Для поля Общая выручка в евро установим формат вывода значений Евро, а для поля Общая выручка - Денежный. Для этого вызовем контекстное меню для этих полей, выберем команду Свойства и из списка форматов - соответствующий формат.

· Для поля ФИО установим сортировку по возрастанию. А для всех полей кроме поля Код установим флажок Вывод на экран.

· При переходе в режим таблицы выводится окно Введите значение параметра, в котором запрашивается Курс евро.

· Сохраним запрос под именем Выручка.

Вид запроса в режиме Конструктора и Таблицы показан на рис.8. и рис.9.

Рис.8. Запрос Выручка в режиме Конструктора

Рис.9. Запрос Выручка в режиме таблицы

2. Пять наименований, пользующихся наибольшим спросом.

· Выберем в окне базы данных на панели Объекты тип объектов Запросы. Нажмем кнопку Создать. Выберем способ создания нового запроса - Конструктор. Откроется бланк запроса и дополнительное окно Добавление таблицы, в котором выберем таблицу Учет реализации товаров. Закроем окно.

· Разместим в строке Поле поля Код товара, Количество проданных единиц товара, Наименование, которые будут участвовать в запросе.

· Добавим в бланк запроса строку Групповая операция. Оставим значение Группировка для полей Код товара и Наименование. Для поля Количество в строке Группировка установим значение Sum, чтобы подсчитать количество проданных товаров одного кода.

· В строке Условие отбора для поля Количество введем условие >9.

· Для всех полей установим флажок Вывод на экран.

· Сохраним запрос под именем Спрос.

Вид данного запроса в режиме Конструктора и Таблицы показан на рис.10. и рис.11.

Рис.10. Запрос Спрос в режиме Конструктора.

Рис.11. Запрос Спрос в режиме таблицы

3. Выдать те товары, наименование которых начинается с «Л» или «К», и цена которых больше 5 евро.

· Выберем в окне базы данных на панели Объекты тип объектов Запросы. Нажмем кнопку Создать. Выберем способ создания нового запроса Конструктор. Откроется бланк запроса и дополнительное окно Добавление таблицы, в котором выберем таблицу Прайс-лист. Закроем окно.

· Разместим в строке Поле поля Наименование, Цена единицы товара в евро, которые будут участвовать в запросе.

· Для поля Наименование введем условие отбора: Like”Л*” or Like”К*”. Оператор Like проверяет, соответствует ли строковое значение заданному шаблону. Like”Л*” означает, что в результирующий набор включатся те наименования, которые начинаются с буквы «Л» (* - любое число символов).

· Для поля Цена товара введем условие >5.

· Для поля Наименование установим сортировку по возрастанию и для обеих полей флажок Вывод на экран.

· Сохраним запрос под именем «Л и К».

Вид данного запроса в режиме Конструктора и Таблицы показан на рис.12. и рис.13.

Рис.12. Запрос «Л и К» в режиме Конструктора

Рис.13. Запрос «Л и К» в режиме таблицы

4. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

С помощью отчетов данные, хранящиеся в базе данных, можно отображать в любом формате и с различными уровнями группировки и детализации данных. Отчеты лучше, чем запросы, подходят для виртуального представления данных. По сравнению с формами, которые также позволяют наглядно отображать на экране данные, отчеты больше подходят для отображения сгруппированных данных и результатов итоговых вычислений по группам и всей совокупности данных. Отчет можно выводить на экран и принтер.

1. Автоотчет для просмотра Прайс-листа.

Автоотчет используется для быстрого создания простого отчета на основе одной таблицы или одного запроса. Автоотчет создает отчет, отображающий все поля источника записей. Создадим ленточный отчет для просмотра Прайс-листа.

· Выберем в окне базы данных тип объектов Отчеты. Нажмем кнопку Создать.

· Выберем способ создания отчета - Автоотчет - Ленточный.

· Укажем источник данных для отчета - таблица Прайс-лист. Нажмем кнопку ОК. Отчет откроется для просмотра.

· Вернемся в режим Конструктора и настроим внешний вид отчета.

· Сохраним отчет под именем Список цен, выполнив команду Файл> Сохранить.

· Закроем отчет, выполнив команду Файл> Закрыть.

Внешний вид отчета представлен в Приложении 1.

2. Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

С Помощью Мастера отчетов можно создать отчеты, отображающие все поля источника записей или их часть. Кроме того, Мастер Отчетов позволяет создать отчет, в котором отображаются данные из нескольких таблиц. Созданный с помощью мастера отчет можно дорабатывать вручную в режиме Конструктора.

Создадим отчет-ведомость по реализации товаров.

· Выберем в окне базы данных тип объектов Отчеты. Нажмем кнопку Создать.

· Выберем способ создания отчета - Мастер отчетов.

· Укажем источник данных для отчета - таблица Учет реализации товаров. Нажмем кнопку ОК.

· Укажем для отчета все поля таблицы кроме поля Код. Установим для поля ФИО сортировку по возрастанию. Выберем табличный вид и книжную ориентацию отчета. Укажем стиль отчета Полужирный. Зададим имя отчета: Ведомость по продажам. Нажмем кнопку Готово. Открывается отчет.

· Вернемся в режим Конструктора и настроим внешний вид отчета.

· Закроем отчет.

3. Создание отчета с итоговыми полями.

· Создадим Автоотчет на основе запроса Выручка. Перейдем в режим Конструктора. Увеличим поле Примечания отчета, чтобы создать в нем итоговые поля для отображения сумм продаж. Разместим в нем дополнительные поля, щелкнув по элементу Поле на панели элементов, а затем в необходимом месте макета отчета. Удалим надписи поле. Чтобы установить вычисляемые значения для свойства Данные, выделим поля, а затем щелкнем внутри них и введем соответствующие выражении =Sum([Общая выручка в евро]) и =Sum([Общая выручка в рублях]).

· Добавим в примечание отчета надпись ИТОГО. Для этого разместим в области примечания элемент управления Надпись и введем в него текст ИТОГО.

· Изменим формат итоговых полей с обычного формата на формат Евро и Денежный, выбрав их из списка форматов.

· Сохраним отчет под именем Выручка и закроем его.

Внешний вид отчета представлен в Приложении 2.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Приложение 2

Список использованной литературы

1. Т.В. Тимошок. Самоучитель Microsoft Access 2002. Научно-популярное издание. Компьютерное издательство «Диалектика», 2003.

2. С.А. Нагорнов. Система управления базами данных Microsoft Access. Лабораторный практикум. Альметьевск, 2004.

3. Л.М. Садриева. Microsoft Access. Лабораторный практикум. Альметьевск, 2004.

Размещено на Allbest.ur

...