- эффективная структуризация информации, что позволяет сэкономить время и деньги;

- исключение или сведение к минимуму повторяющихся данных путем задания эффективной структуры;

- обеспечение всем пользователям быстрого доступа к информации базы данных;

- обеспечение расширения базы новыми данными;

- предоставление доступа только к той информации, которая необходима для работы отдельному пользователю или группе пользователей;

- облегчение создания приложений, предназначенных для ввода, редактирования, вывода данных, а так же ведения отчетности.

Цель работы:

закрепление и углубление знаний по информатике, практических навыков работы на персональном компьютере и разработки пользовательских приложений с использованием программных средств интегрированного пакета MS Office и современных компьютерных технологии обработки информации, а также навыков в составлении текстовой документации.

1. Описание предметной области

Рис. 15. Результат запроса «Средняя сумма договоров по каждому виду материала»

Создадим запрос-действие «Увеличение цен на 5%».

Щелкнем правой кнопкой мыши на рабочем поле и выберем пункт «Обновление» из меню «Тип запроса».

Структура запроса в режиме конструктора показана на рис. 16.

Рис. 16. Структура запроса «Увеличение цен на 5%»

3.4 Создание отчета

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Мастер отчетов запускается из диалогового окна базы данных. На первом этапе выбирают поля базовых таблиц и запросов, на которых отчет основывается. На втором этапе добавляют уровни группировки, если они необходимы. На третьем этапе задают метод сортировки записей и тип итогов. На четвертом этапе посредством переключателей выбирают вид макета и способ ориентации страницы отчета. На пятом этапе задают стиль оформления отчета. Название интересующего стиля щелкают в правой части окна, а образец отчета показывается в левой. При выборе стиля оформления необходимо учитывать возможности принтера. Последний диалог мастера предлагает сохранить отчет под заданным именем. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Отчет по таблицам представлен на рис. 17-18.

Рис. 17. Отчет «Поставки с количеством единиц от 300 до 1000»

Рис. 18. Отчет «Поставки с количеством единиц от 300 до 1000» в режиме конструктора

3.5 Создание форм

Формы - одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления.

Для создания формы с помощью Мастера форм предполагается следующая последовательность действий:

Выберите Формы: Создать. Укажите поля, которые необходимо поместить на форму. Кнопки, расположенные в нижней части экрана, позволяют возвратиться назад на один шаг или продолжить процесс формирования формы далее.

На следующих шагах Мастер форм предлагает выбрать форму представления отчета (в столбец, ленточную, табличную или выровненную) и стиль оформления.

Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с соответствующим подбором шрифтов и форм полей. На последнем шаге можно изменить предлагаемое Мастером название формы на свое собственное и на этом завершить процесс создания формы, нажав кнопку «Готово».

Форма ввода и редактирования данных показана на рис. 19.

Рис. 19. Форма «Материалы»

Такие формы могут применяться как для вывода, так и для ввода данных.

Создадим диаграмму по запросу «Средняя сумма договоров по каждому виду материала».

Создаем новую форму с помощью конструктора форм.

Отображаем Панель элементов, если ее нет на экране. Включаем кнопку Мастер, далее кнопку Добавить диаграмму на Панели элементов и помещаем элемент на форму, захватив область для будущего графика.

Будет запущен Мастер, который запросит имя таблицы или запроса. Выберем запрос «Средняя сумма договоров по каждому виду материала». Выберем поля с данными - «Вид материала» и «Средняя сумма». Выберем тип диаграммы «Круговая». В следующем окне Мастера появится образец диаграммы. Закроем конструктор и откроем созданную форму в обычном режиме.

При необходимости снова откроем форму в режиме конструктора, кликнем правой кнопкой на осях, заголовке, легенде, выберем в появляющемся меню Формат и корректируем шрифты.

В результате получим диаграмму, показанную на рис. 20.

Рис. 20. Диаграмма «Средняя сумма договоров по каждому виду материала»

Кнопочная форма - это меню для работы в базе данных.

Создадим меню в режиме диспетчера кнопочных форм (рис. 21).

Рис. 21. Создание меню

Для автозапуска используем меню «Сервис / Параметры запуска» (рис. 22).

Рис. 22. Параметры запуска

Таким образом, создано меню для ввода и корректировки информации в базу данных (рис. 23).

Рис. 23. Меню

4. Работа в табличном процессоре MS Excel

4.1 Оформление таблиц

Загрузим MS Excel. Импортируем таблицы из СУБД Access.

Рассмотрим оформление и сортировку на примере таблицы «Материалы».

Для оформления заголовка таблицы установим курсор в ячейку А2 и введем название таблицы. Для размещения названия таблицы по ширине таблицы объединим ячейки А2:F2, выбрав в строке меню команду Формат / Ячейки / Выравнивание / Объединение ячеек.

Для длинных названий, используемых в заголовках таблицы, применим форматирование ячеек. Выделим диапазон ячеек А4:F4 и выберем в меню команду Формат / Ячейки / Выравнивание / Переносить по словам.

Для сортировки щелкнем мышкой в заголовке любого столбца. В строке меню выберем команду Данные / Сортировка, в появившемся окне диалога укажем: Сортировать по - «Наименование», тип сортировки - «по возрастанию». В итоге получим отсортированную таблицу.

Вычислим итоговую функцию по столбцам. Для этого в ячейку Е29 введем =СРЗНАЧ(E5:E28). Таким образом найдем среднюю цену материалов.

В результате таблица примет вид, показанный на рис. 24.

Аналогичным образом оформим таблицу «Договора на поставки».

Для связи таблиц «Договора на поставки» и «Материалы» скопируем коды материалов из таблицы «Материалы» и вставим их в соответствующие поля таблицы «Договора на поставки» с помощью команды Правка / Специальная вставка.

Для автоматической подстановки данных из таблицы из таблицы «Материалы» в поля таблицы «Договора на поставки» введем формулы.

Рис. 24. Таблица «Материалы»

В ячейку С5: =ВПР($B$5:$B$29;Материалы!$A$5:$E$28;2;0)

В ячейку D5: =ВПР($B$5:$B$29;Материалы!$A$5:$E$28;5;0)

Затем скопируем формулы до конца столбцов с помощью автозаполнения.

Выполним фильтрацию таблицы «Договора на поставку» по заданным условиям (по интервалу значений в числовом поле). Выберем только данные о поставках с количество единиц от 300 до 1000. Для этого воспользуемся автофильтром, который вызывается из меню Данные / Автофильтр. Зададим условия, показанные на рис. 25.

Рис. 25. Условия фильтрации таблицы

В результате таблица примет вид, показанный на рис. 26.

Рис. 26. Вид таблицы «Договора на поставку»

4.2 Построение диаграмм

По данным столбцов «Название» и «Цена за единицу» таблицы «Материалы» построим стандартную диаграмму.

Диаграммы связаны с теми данными на рабочем листе, по которым они были созданы, поэтому диаграммы будут автоматически обновляться при обновлении данных.

Для построения диаграммы выделим в таблице интервалы ячеек: В4:В28 и Е4:Е28. Диаграмму создадим с помощью мастера диаграмм, который вызывается с помощью команды в строке главного меню Вставка / Диаграмма. При построении диаграммы выполним четыре шага.

На первом шаге мастера диаграмм выберем тип и вид диаграммы (круговая). Переход к следующему шагу осуществим нажатием кнопки «Далее».

На втором шаге выберем диапазон данных для построения диаграммы (т.к. вначале уже определили диапазон, в окне мастера диаграмм он уже установлен).

На третьем шаге установим параметры диаграммы.

После всех произведенных действий с построением диаграммы, на четвертом шаге построения поместим ее на отдельном листе «Диаграмма» (рис. 27).

Рис. 27. Диаграмма по результатам таблицы «Материалы»

Аналогичным образом построим диаграмму по данным таблицы «Договора на поставку», изменив лишь тип и расположение диаграммы (рис. 28).

Рис. 28. Диаграмма по результатам таблицы «Договора на поставку»

Заключение

В ходе выполнения работы были закреплены знания и практические навыки работы на персональном компьютере с использованием современных компьютерных технологий, ориентированных на работу с базами данных и системами управления БД.

На основе полученных знаний создана база данных в соответствии с поставленной задачей. А именно, разработана информационная система «Продукция - поставки». База данных включает в себя две таблицы, удовлетворяющие требованиям целостности, непротиворечивости и неизбыточности.

Также, в базе данных созданы запросы различного типа, выдающие справочную информацию пользователю.

Отчет, созданный на основе запроса, позволяет представить данные в удобном для распечатки виде.

Создана удобная кнопочная форма, обеспечивающая навигацию по основным категориям объектов базы данных.

В работе приведено подробное описание хода решения задачи, представлены результаты. Выполненная работа позволила углубить знания в области информатики и использования современных информационных систем.

Список литературы