Автоматизация салона связи

Размещено на http://www.allbest.ru/

7

Введение

Управление информацией всегда было основной сферой применения компьютеров и, надо думать, будет играть еще большую роль в будущем.Хранение и обработка данных - один из важнейших приоритетов управления предприятием. Для успешного функционирования различных организаций требуется наличие развитой информационной системы, которая реализует автоматизированный сбор, обработку и формулирование данными. Поэтому в современном мире всё больше и больше создаются места для обеспечения автоматизированной работы в том или ином виде деятельности. На ряду с другими предприятиями широкое развитие и распространение получила область сотовой связи, которая обеспечивает быстрое и удобное использование сотовых телефонов в повседневной жизни, обеспечивает население быстрой и доступной связью. Рынок мобильной связи является сегодня одним из наиболее динамично развивающихся. К началу 2004 года общее количество абонентов сотовой связи в соответствии с данными аналитических отчетов превысило 22 миллиона человек.

На рынке розничной торговли мобильными телефонами и аксессуарами, услуг подключения к тарифам сотовых операторов и оплаты телекоммуникационных услуг наблюдается устойчивый рост: Конкуренция между розничными точками и сетями салонов связи острее, чем на рынке самих операторов связи. Торговые точки, салоны сотовой связи стремительно открываются во многих городах Казахстана, причем на рынке присутствуют и мини-точки с торговой площадью 5 кв. метров, и сети салонов мобильной связи, популярность которых растет день за днем.

По статистике, выбор салона связи для последующих покупок, как правило, связан со следующими ключевыми параметрами:

- Салон должен предлагать услуги и товары по приемлемым для большинства клиентов ценам.

- Салон должен находиться в удобном для покупателей месте.

- В салоне должен быть высокий уровень обслуживания: оперативность оформления продаж, приема платежей, профессионализм и доброжелательность продавцов.

- Салон должен иметь положительные отзывы от уже воспользовавшихся его услугами покупателей.

Невысокий уровень цен на товары может выдерживаться благодаря прямым договорам с производителями. Удобное месторасположение обеспечивается стратегическим планированием развития розничной сети и расчетом полезности места для посетителей по строго заданным правилам.

Немаловажную роль в том, чтобы салон-магазин соответствовал требованиям к качеству работы с покупателями и был конкурентоспособным на рынке, играет эффективная эксплуатация программно-аппаратного комплекса, автоматизирующего торговые операции. Если с поставкой оборудования вопрос решается относительно просто -- достаточно приобрести компьютер, сканер штрих-кода, ККМ или фискальный регистратор известных и надежных производителей, то выбор программного обеспечения требует более тщательного подхода.

Очень часто покупателю требуется получить какие-либо сведения об определённой модели сотового телефона. Для этого продавцу придется просматривать все модели имеющихся телефонов. На это уйдет много времени, в этом случае можно просто воспользоваться компьютером. Программа поможет не только в быстром и оперативном нахождении данных, но и обеспечит хранение и распечатку этих же данных на бумагу. Соответственно для этой процедуры понадобится меньше времени.

Предметной областью дипломной работы является автоматизация рабочего места менеджера по продажам сотовых телефонов и оказанию услуг связи. Автоматизация данной предметной области заключается в создании программного продукта и базы данных, которые дают возможность проследить историю продаж и оказания услуг данного салона связи, а также позволят формировать отчеты.

1. Общая характеристика предприятия и его деятельности в целом

1.1 Анализ производственной и организационной структуры управления предприятием

ТОО «Манго» - частная организация, она несет ответственность за результаты своей финансово-хозяйственной деятельности, за выполнение обязательств перед поставщиками и другими сторонами по хозяйственным договорам, перед бюджетом и банками. Осуществляет коммерческую деятельность, по реализации и обслуживанию средств сотовой связи, а также предоставлении услуг подключения тарифов сотовых операторов. Производится продажа сотовых телефонов и разнообразных аксессуаров к ним.

Удовлетворить запросы потребителей - непростая задача. Прежде всего, нужно хорошо изучить потребителя, т.е. ответить на вопросы кто покупает, какое количество, по какой цене, с какой целью, для удовлетворения каких потребностей, где покупает. Обеспечить, если это необходимо, сервис. Для этого проводят маркетинговые исследования. Изучить всех покупателей продукта невозможно, да и ненужно. Целесообразно найти тот сегмент потребителей, который обеспечит основной сбыт. Маркетинговая деятельность предприятия имеет очень важную роль в организации.

Экономическую деятельность организации ТОО «Манго» представляют различные отделы.

Организационная структура ТОО «Манго»:

- отдел розничной торговли;

- дилерский отдел ;

- бухгалтерский отдел;

- отдел активации;

- отдел рекламы;

- отдел кадров;

- отдел Склад.

Более наглядно структура подразделений фирмы ТОО «Манго» показана на рисунке 1.1 Далее представлено функциональное описание структурных единиц предприятия.

Генеральный Директор решает основные вопросы по управлению и развитию организации. Руководители отделов подчиняются непосредственно Генеральному Директору.

Отдел розничной торговли производит реализацию услуг, товаров и оборудования, предлагаемых организацией ТОО «Манго» в розничных салонах связи.

Дилерский отдел принимает решение о количестве получаемого и выдаваемого оборудования. Дилерский отдел имеет непосредственную информацию обо всем происходящем на данный момент на рынке. Поэтому по совету отдела получают определенное оборудование в разных количествах после оценки продаж и подключений абонентов, то есть рассматривают какие модели наиболее продаваемы и на какие модели на сегодняшний день существует спрос. Решение о распределении оборудования выносит тоже дилерский отдел, так как этот отдел непосредственно имеет дело со всеми торговыми точками, субдилерами и магазинами.

Бухгалтерский отдел непосредственно занимается денежными поступлениями и отчислениями. Существуют основные фонды организации, из которых ведется исходя из решений соучредителей и генерального директора распределение доходов на ту или иную деятельность организации: отчисления за аренду помещений и за их эксплуатацию, оплата и размещение рекламы, оплата используемых ресурсов Интернет, заработная плата всех сотрудников организации, оплата контрактов и карт, содержание склада, оплата освещения и остальных нужд организации, оплата транспортных расходов организации и другие.

Отдел активации регистрирует заключенные контракты и получает номера всех телефонов подключившихся абонентов. Проверяет правильность заполнения контрактов, исправляя ошибки и вписывая в них полученные абонентами номера.

Отдел рекламы проводит маркетинговые исследования, посредством которых определяется рынок спроса и предложения, а также проводит мероприятия по продвижению торговой марки на рынке оказания услуг связи.

Отдел Склад занимается приемом и распространением оборудования по торговым точкам. При этом отмечаются все серийные номера оборудования и карт для будущей активации контрактов в базе данных организации. На складе также ведется контроль за качеством полученного оборудования. Проверяются все телефоны и аксессуары.

В Отделе кадров ведется учет кадров организации, системы оплаты труда, заработные ставки и должностные оклады.

1.2 Анализ системы управления предприятием

1.2.1 Общее понятие системы управления

Система управления - это совокупность управляемого объекта или процесса и устройства управления, к которому относится комплекс средств приема, сбора и передачи информации и формирования управляющих сигналов и команд. При этом действие системы управления направлено на улучшение и поддержание работы процесса или объекта. В некоторых случаях без АСУ вообще невозможно решение задачи в силу сложности процесса управления. Управляемый объект - это элемент системы, который для нормального функционирования нуждается в систематическом контроле и регулировании. Управляющий объект - элемент системы, который обеспечивает слежение за деятельностью управляемого объекта, выявляет возможные отклонения от заданной программы и обеспечивает своевременное приведение его к нормальному функционированию.

Размещено на http://www.allbest.ru/

7

Рис. 1.1 Организационная структура ТОО «Манго».

Все системы управления, с точки зрения логики их функционирования, решают три задачи:

1) Сбор информации об управляемом объекте;

2) Обработка информации;

3) Выдача управляющих воздействий в той или иной форме.

В зависимости от вида системы, управление представляет собой воздействия на физическом или информационном уровне, направленные на поддержание или улучшение функционирования управляемого объекта в соответствии с имеющейся программой или целью управления.

Различают два основных типа систем управления:

1) Системы управления технологическими процессами в широком смысле этого слова, предназначенные для непосредственного управления производственными процессами на физическом уровне процесса;

2) Системы информационного управления, имеющие дело с объектами организационной природы, предназначенные для решения задач управления таких объектов управления, как крупные технические подразделения, военные, строительные и иные объекты разных рангов.

Главное отличие между ними заключается в характере объекта управления. В первом случае это всевозможные установки, приборы, станки и прочее, во втором - прежде всего люди.

Другое отличие между указанными системами заключается в форме передачи информации. Если в системах управления технологическими процессами основной формой передачи информации являются различного рода сигналы, то в системах организационного управления это документы. Четкую границу между двумя рассматриваемыми типами систем провести невозможно, чаще всего передача информации осуществляется как с помощью документов, так и с помощью сигналов.

Автоматизация систем управления осуществляется с помощью вычислительной техники. В зависимости от степени участия человека в управлении, системы управления можно классифицировать следующим образом:

1) Автоматические;

2) Полуавтоматические;

3) Автоматизированные.

Автоматизированная система не исключает, а наоборот, предполагает участие человека в управлении системой и принятие человеком ключевых решений, в то время как автоматические системы управления исключают участие человека в управлении объектом. Полуавтоматическая система может рассматриваться как вариант автоматической системы, в которой уровень развития техники еще не позволяет исключить человека из контуров системы управления.

Центральным ядром системы управления, с помощью которого осуществляется ее автоматизация, является вычислительная машина. Возможны два способа взаимодействия между ЭВМ, объектом управления и органом управления.

В первом случае ЭВМ используется, как правило, для решения отдельных периодически повторяющихся трудоемких задач. Сбор информации ведется вручную, так же осуществляется и подготовка документов с управляющими воздействиями. Подобная система может быть названа системой обработки данных. Обращение пользователей к системам обработки данных чаще всего приводит к обновлению информации; вывод информации может вовсе отсутствовать или представлять собой результат программной обработки хранимых сведений, а не сами сведения. Примером системы обработки данных может быть система сберегательного банка города. Она содержит сведения о вкладах жителей города, большинство обработок банковской информации предполагает обновление сумм вкладов, расчет процентов, подведение итогов за некоторый период работы и т.п.

Во втором случае основная информация о состоянии управляемого объекта собирается автоматически машиной (в общем случае - вычислительным центром). ЭВМ перерабатывает поступающую информацию и в том или ином виде готовит выходную документацию, после чего выносится решение о воздействии на объект. Автоматизированные системы управления классифицируют также в зависимости от вида выдаваемой ими выходной документации. Последняя может быть представлена в виде:

1) Переработанной, упорядоченной совокупности сведений об управляемом объекте. На основании их человек (или группа людей) принимает решение о характере воздействия на объект. Это свойственно системе обработки данных, но не собственно автоматизированной системе.

2) Совокупности рекомендаций (вариантов решения) относительно характера воздействия на управляемый объект. Окончательное решение в данном случае принимает человек. Такая реализация наиболее типична для автоматизированных систем управления.

1.2.2 Существующая система управления

В современных условиях для реализации функциональных задач в любой предметной области необходимо использование автоматизированных рабочих мест

на базе профессиональных персональных компьютеров. Для каждой предметной области необходимо предусматривать автоматизированное рабочее место, соответствующие их назначению. Несмотря на существенные различия областей применения программных средств, основные принципы создания любых автоматизированных рабочих мест должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

В настоящее время на рынке представлено множество программных продуктов, автоматизирующих ту или иную сферу предпринимательства. Автоматизированные рабочие места охватывают большое количество промышленных объектов. Рынок услуг сотовой связи считается одним из новейших сфер деятельности, что сказывается в недостатке разработанных программных средств для этой области деятельности. До недавнего времени основными методами обмена, хранения и анализа информации являлись документы, выполняемые вручную и хранящиеся на бумажных носителях.

Появление высокопроизводительных персональных компьютеров, развитие информационных систем, повышение компьютерной грамотности у персонала дает новые ранее неизвестные возможности повышения производительности предприятия.

Одним из важнейших критериев эффективности деятельности предприятия является взаимодействие его отделов и структур. Немаловажную роль в этом играет достоверная и своевременно полученная информация. Не редко консультанты в салоне сотовой связи сталкиваются с необходимостью отвечать на сложные технические вопросы покупателей. Иногда требуется подобрать модель по определенной функции, найти аналог модели. Для этого в магазине должен быть обеспечен быстрый доступ к самым разным данным о товарах и услугах.

В рамках решения данной задачи было принято решение о создании, программного продукта, позволяющего сотрудникам салона сотовой связи иметь быстрый доступ к информации о предлагаемых фирмой товарах, их наличие, отслеживать и анализировать объем продаж, быстро и наглядно формировать отчеты о деятельности салона. Автоматизация салона связи позволит руководству предприятия вести четкий контроль за оборотом средств, многие финансовые операции станут прозрачными.

Для создания единой базы данных мной был проведен анализ уже существующего документооборота на ТОО «Манго». Эффективная деятельность аппарата управления любой фирмы зависит от правильной организации работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная информационными источниками, подготовкой и принятием решений не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов. С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления - от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

В повседневной работе фирмы ТОО «Манго» создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и многое другое. Документы, которые составляются на предприятии, принято называть корреспонденцией. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, учетом и хранением, называется делопроизводством. Примерная схема документооборота предприятия ТОО «Манго» представлена на рисунке 1.2.



Рисунок 1.2 Схема документооборота ТОО «Манго».

Описание документов представлено в таблице 1.1.

Таблица 1.1

02-01	Приказы, распоряжения, указания
01-03	Заявки, отчеты, накладные, счет-фактуры
03-01	Рекомендации, распоряжения, прайс-листы,реестры
01-0404-01	Структурные документы по персоналу
01-05 05-01	Финансовые документы
01-06	Информация о товарах
01-07 07-01	Информация о подключении услуг
01-08 08-01	Информация о товарообороте

Так как ТОО «Манго» является филиалом по городу Павлодару крупной коммерческой компании, аппарат управления которой находиться в городе Алматы, то вся деятельность фирмы должна отражаться в виде документации и быть направленной в головной офис для дальнейшего использования. Очень важно чтобы вся документация была составлена в кратчайшие сроки, грамотно, и наиболее удобочитаемо, а также отражала все критерии деятельности Павлодарского филиала.

Маркетинговая деятельность предприятия имеет очень важную роль в организации. За счет дилеров и открытия новых салонов и павильонов расширяется рынок сбыта продукции как сотовых телефонов так и аксессуаров. Таким образом вырастает процент продаж первоначальных услуг. Рынок сбыта продукции не ограничивается только городом Алматы и Павлодарской областью, но и другими регионами Республики Казахстан. По всей Республике открыта сеть салонов сотовой связи ТОО «Манго». Работа между этими филиалами должна вестись быстро и четко, чтобы ни на каких уровнях не было простоя, так как рынок сотовой связи является конкурентным и настолько на сегодняшний день насыщенным оборудованием, первоначальными услугами и скидками, что незаметное замедление в процессе работы организации принесет потерю определенного количества абонентов, а соответственно прибыли.

Перечислим теперь конкретные основные методы увеличения конкурентоспособности организации на рынке:

- реклама своей собственной торговой марки ;

- повышение процента продаж;

- повышение денежного вознаграждения и назначение скидки субдилеру в случае увеличения его процента подключаемых абонентов;

- захват новых регионов;

- строительство новых магазинов и павильонов;

- периодическое обновление и улучшение собственного сайта с целью рекламы и увеличения сбыта продукции;

- скидки постоянным клиентам;

- увеличение автоматизации и быстроты работы организации;

- поощрение менеджеров по продажам по заключению определенного количества контрактов.

ТОО «Манго» ведет политику повышения конкурентоспособности с целью расширения своего собственного рынка по предоставлению первоначальных услуг сотовой связи, при этом проводит таковую на всех уровнях своей организации. Организация выставляет свою собственную рекламу как внутреннюю, так и внешнюю. Внутренняя реклама заключается в привлекающем современном стиле оформления офиса, точнее его дизайна. Внешняя реклама состоит в установке рекламных щитов на территории города. Используется реклама в периодической печати: журналах, брошюрах, газетах, проспектах. Также выходя на современный рынок используются ресурсы Интернета - это Интернет магазин, в котором можно посмотреть цены на первоначальные услуги, которые можно заказать и получить в течение нескольких часов не выходя из дома или офиса.

Организация мест сотрудников предприятия проходит по соответствующим стандартам. Сотрудниками фирмы каждый день ведется строгий учет за реализацией товара. Поэтому для организации документооборота наиболее важна быстрота и качество доступа к необходимой информации. Между отделами предприятия установлены четкие связи. Вся необходимая информация поступает в аппарат управления фирмой. Там данные сортируются и направляются непосредственно к исполнителям или на подпись.

Дилерский отдел отвечает за поступление всего оборудования по розничным точкам ,поэтому в этот отдел стекается вся информация о состоянии продаж со всего города. Специалисты отдела проводят анализ полученных данных и принимают решение о пополнении того или иного оборудования. Это подразделение фирмы имеет четкую документную связь с отделом розничной торговли и складом. Из отдела розничной торговли в дилерский отдел приходят заявки на тот или иной товар или услуги. Далее с скорректированные дилерский отделом эти заявки направляются на склад, откуда с номенклатурами, счет-фактурами, накладными возвращаются в отдел розничной торговли, а оттуда в сетевые точки города.

В свою очередь отдел розничной торговли распределяет согласно заявкам весь ассортимент товара и услуг непосредственно по точкам продаж. Менеджеры на местах сортируют товар, заносят их в реестры продаж, следят за его реализацией, спросом и качеством. При работе с клиентами немаловажную роль играет обеспечение непосредственно на рабочем месте доступа ко всей необходимой информации. Продавцу необходимо быстро найти нужный товар по характеристикам, подобрать аналог, прочитать подробное описание, уточнить наличие товара в своем магазине и в соседних магазинах сети, при необходимости зарезервировать его. Для более удачного контакта с покупателем менеджеру необходимо объяснить принципиальные отличия одной модели телефона от другой, провести аналогию между несколькими видами товара, раскрыть преимущества одного производителя от другого. В настоящий момент все перечисленные манипуляции менеджер производит вручную, передвигаясь от одной витрины к другой, перебирая и осматривая множество различных товаров, приводит к затрате определенного количества времени на каждого клиента, что снижает производительность и количество обслуженных покупателей. Как следствие перед руководством фирмы встал вопрос об автоматизации рабочего места менеджера салона связи и услуг.

1.3 Анализ уровня автоматизации. Постановка задач, подлежащих автоматизации

1.3.1 Существующий уровень автоматизации

В современном мире сложно найти такую сферу деятельности человека, где бы ни использовались базы данных, которые позволяют организовать эффективный и удобный сбор, хранение и обработку информации различного рода.

База данных -- это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно. В настоящее время наиболее широко используется реляционные БД. Реляционная БД популярна, так как обладает простотой организации и гибкости структуры. Она представляет собой набор связанных друг с другом таблиц.

Создание, наполнение, обновление и удаление БД обеспечивается с помощью системы управления базами данных (СУБД), которые делятся на персональные и многопользовательские.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о сотрудниках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы, позволяющие отображать нужную информацию. В запросах может выводиться подмножество данных, например, перечень сотрудников фирмы, или комбинированные данные из нескольких таблиц, например, сведения о сотрудниках ,отдел где работают, должность, и т.д. В этом запросе отображается фамилия, имя, отчество, должность.

В настоящее время автоматизация рабочих мест менеджеров салонов сотовой связи ТОО «Манго» не получила достаточно широкого распространения. Для эффективной работы любой структуры, вопрос управления документооборотом остается главным. Естественно при нынешнем состоянии научно технического прогресса (компьютеры, мощная современная база и т.д.), вручную вести все дела касающиеся документооборота предприятия неэффективно.

ТОО «Манго» имеет мощную техническую базу, поэтому создаваемый пакет программ при его использовании в работе может принести огромное облегчение сотруднику этой фирмы.

Целью для написания дипломной работы является создание программного приложения, автоматизирующего рабочее место менеджера по продажам сотовых телефонов и услуг. Главным критерием создания данного программного продукта является сокращение времени сотрудника на обслуживание клиентуры, а также наиболее наглядное и эффективное консультирование покупателей. Так как рынок сотовой связи в настоящее время насыщен огромным количеством моделей сотовых телефонов, которые производятся большим количеством фирм, как больших и известных, таких как Samsung, Sony Ericsson, Nokia, так и наименее известных, таких как Fly, Motorolla и другие., то актуальность создания единой базы данных, содержащей в себе всю необходимую информацию о характеристиках товаров наглядно просматривается и приводит к выводу о создании единой автоматизированной системы.

1.3.2 Выбор и обоснование функций , подлежащих автоматизации

Решающее значение для создания подобного рода системы имеет то обстоятельство, что она должна опираться на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

При решении очередной задачи система нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации, - остальное берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы. Эта база (информационная, или база данных) находится, таким образом, в состоянии непрерывного обновления, отражая все изменения, происходящие в реальном объекте, с которым имеет дело система.

Хранение информации в памяти ЭВМ придает этой информации принципиально новое качество динамичности, т.е. способности к быстрой перестройке и непосредственному ее использованию в решаемых на ЭВМ задачах. Устройства автоматической печати, которыми снабжены современные ЭВМ, позволяют в случае необходимости быстро представить любую выборку из этой информации в форме представления на бумаге.

Автоматизированная система управления (АСУ) - это человекомашинная система, в которой с помощью технических средств обеспечивается сбор, накопление, обработка информации, формулирование оптимальной стратегии управления определенными компонентами и выдача результатов человеку или группе людей, принимающих решение по управлению. Под оптимальной стратегией понимается стратегия, минимизирующая или максимизирующая некоторые характеристики объекта.

С целью обеспечения возможности взаимодействия человека с ЭВМ в интерактивном режиме появляется необходимость реализовать в рамках АСУ так называемое АРМ - автоматизированное рабочее место. АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

- возможность ввода информации в ЭВМ;

- возможность вывода информации из ЭВМ на экран монитора, принтер или другие устройства вывода (в настоящее время этот перечень достаточно широк - графопостроители, и т.п.).

Так называемые интеллектуальные АРМ в свою очередь также содержат в своем составе ЭВМ, тем или иным способом подсоединенную к центральной ЭВМ (ВК) АСУ. Устройства ввода также должны обеспечивать широкий спектр вводимой информации: текстовой, координатной, факсимильной и т.д. Поэтому АРМ оснащаются при необходимости универсальной или специальной клавиатурой, устройствами ввода координатной информации (типа мыши), различного рода сканерами и т.д.

На рисунке 1.3 для большей наглядности движения информации по отделам схематично изображены информационные потоки предприятия ТОО «Манго».

Пояснение к схеме информационных потоков представлено в таблице 1.2

Таблица 1.2

И1	Приказы по предприятию
И2	Распоряжения по предприятию
И3	Заявление на внеплановые отчеты
И4	Заявления
И5	Отчеты
И6	Диаграммы продаж
И7	Структурные документы
И8	Финансовые документы
И9	Счет-фактуры
И10	Накладные



Рисунок 1.3 - Схема информационных потоков ТОО «Манго».

Объектом автоматизации являются процессы регистрации, сбора, накопления и последующей обработки и использования информации, которая возникает в ходе производственной деятельности розничных салонов сотовой связи ТОО «Манго».

Вся сфера деятельности салонов четко распределена между персоналом предприятия. Контроль за деятельностью розничных точек возложен на отдел розничной торговли, который в свою очередь предоставляет всю информацию аппарату управления фирмой. Вся имеющаяся информация четко распределена и собрана в архиве. Вся хранящаяся в архивах информация уже готова к созданию четко распределенной и оформленной базе данных.

В настоящее время у менеджеров салонов связи нет доступа к единой в рамках всего предприятия информационной системе о широком ассортименте представленных на рынке товаров сотовой связи, что не позволяет иметь полное представление о тех или иных возможностях отдельных моделей телефонов или услуг сотовых компаний (тарифах, скидках, новшеств). Каждый менеджер по роду своей деятельности должен в уме держать огромное количество информации о возможностях и характеристиках всех сотовых телефонов, предлагаемых покупателю фирмой ТОО «Манго». Но ни один человеческий мозг так быстро и точно не сможет выдать всю информацию о товаре, как это может сделать компьютер. Поэтому менеджерам приходиться затрачивать определенной количество времени на поиск необходимой модели, что приводит к потере клиента, так как в рамках быстро развивающегося уровня жизни, многие покупатели просто не могут тратить много времени на подобного рода консультацию. Намного приятней и наглядней для покупателя получить четкий, быстрый и грамотный ответ на его запрос, то есть по требующимся характеристикам выбрать из нескольких аналогов именно то изделие, которое отвечает нужным стандартам, а не долго изучать все представленные модели и анализировать их характеристики.

Также, нередко сотрудникам салона требуется подробная информация о карте продаж, за определенный период времени, для того чтобы как можно точнее составить план спроса на рынке сотовой связи. В настоящий момент для формирования подобного рода отчетов, менеджерам салона связи требуется значительное количество времени на подбор и анализ всей документации по историям продаж, а так же для составления наиболее точного и грамотного отчета, так как весь объем информации хранить на бумажных носителях. Что доставляет дополнительные неудобства, повышает риск утери или потери целостности информации.

1.3.3 Постановка задач, подлежащих автоматизации

Первой задачей данного программного продукта является хранение информации. Сотрудники фирмы ежедневно регистрируют большое количество документов. Некоторая информация в них дублируется. Для уменьшения времени, затрачиваемого персоналом на обработку данных встала задача накопления информации в базе данных для дальнейшего ее использования в работе с документами. Регистрацию документов планируется хранить в табличном виде. Что позволить четко и структурировано рассортировать всю информацию, и сделать ее удобной для поиска.

Второй задачей реализации программы стал быстрый и удобный поиск необходимых данных. Как правило, для поиска необходимой информации о том или ином объекте строительства требуется определенное количество времени.

Третьей задачей функциональной реализации программы, стала разработка удобного интерфейса. Поскольку программа рассчитана на длительную работу сотрудников с ней, то этому вопросу было уделено немало внимания. Ключевым аспектом стал выбор цветовой палитры всей программы, поскольку как показала практика, слишком контрастная цветовая палитра ведет к сильному утомлению пользователя и недовольству программой в целом. Согласно утвержденному государственному стандарту СТ РК 34.017-2005 значения цветов должны быть постоянны. В таблице 1.3 приведены цветовые ассоциации, утвержденные государственным стандартом СТ РК 34.017-2005.

Таблица 1.3

Цветовые ассоциации

Цветовая палитра	Ассоциации
Красный цвет	Оказывает наиболее возбуждающее действие. Является самым активным цветом. Активные цвета ярче воспринимаются и лучше запоминаются.
Красно-оранжевые тона	Вызывают ощущение тепла. Могут вызвать возбуждение, они стимулируют интерес человека к внешнему миру, общению и деятельности.
Оранжевый цвет	Придает максимум ощущения тепла.
Оранжево-желтые тона	Дают эффект приближения предметов.
Желтый цвет	Дает ощущение легкости и живости. Выглядит наиболее легким и воздушным.
Зеленый цвет	Придает визуальное равновесие. Сочетает в себе легкость и живость желтого со спокойствием и тяжестью синего.
Сине-голубые тона	Дают ощущение холода, а также ощущение времени и пространства. Вызывают торможение. Успокаивают и снимают возбуждение. Вносят в поведение человека рассудочность и рациональность. Считаются наиболее тяжелыми для восприятия.
Синий цвет	Дает ощущение спокойствия.
Полярные цветовые таблицы	Очень хорошо гармонируют, когда они сочетаются на сером фоне или в разных плоскостях.
Серый цвет	Нейтральный цвет. Он не привлекает к себе внимания, не вызывает никаких реакций, создает ощущение стабильности.

Четвертой задачей автоматизирования информационной системы стала реализация модуля для вывода на печать необходимой информации. Этот немаловажный критерий позволяет сократить время проектно-сметного отдела на составление и анализ всех характеристик объекта. Так, если менеджерам салона связи приходилось тратить часы на анализ данных о продажах, составление и расчет балансов, устранение возможных ошибочных данных, то с внедрением данного программного продукта, это время планируется сократить до нескольких минут. Пользователю потребуется лишь установить критерий поиска информации, отметить нужные поля для вывода, отправить документ на печать и произвести анализ выходной информации.

1.3.4 Уровень готовности объекта к автоматизации

Уровень автоматизации ТОО «Манго» довольно высок. Салоны связи оснащены довольно неплохим компьютерным оборудованием с процессором не ниже IntelAtom230/512 Mb/80 Gb/512RAM/15”. Между компьютерами расположенными в одном салоне имеется локальная сеть. Документооборот между подразделениями, находящимися в различных частях города осуществляется через Internet. В ТОО «Манго» насчитывается более 10 единиц ПЭВМ и 17 единиц оргтехники, принтеров, факсов и др. Для программного и технического обеспечения такого количества компьютерной техники предприятие заключило долгосрочный контракт с фирмой предлагающей компьютерные обслуживание. В таблице 1.4 предоставлены данные об использовании информационных технологий в производственном процессе ТОО «Манго».

Таблица 1.4

Информационные технологии, используемые ТОО «Манго»

Наименование показателя	Использование в 2009г.	Планируемое использование
Персональные компьютеры	Да	Да
Локальные вычислительные сети	Да	Да
Электронная почта	Да	Да
Сеть Интернет	Да	Да
В том числе доступ через аналоговый модем	Да	Да
Сеть ADSL	Нет	Нет
Стационарную линию связи с пропускной способностью до 2 Мб/с	Да	Да
Стационарную линию связи с пропускной способностью 2 Мб/с и выше	Нет	Нет
Интранет	Нет	Нет

Размещено на http://www.allbest.ru/

7

Рисунок 1.4. Общая схема КТС ТОО «Манго».

2. Разработка решений по информационному, техническому и организационному обеспечению

2.1 Разработка решений по информационному обеспечению

2.1.1 Определения состава характеристик информации

Разработанная мной информационная система управления «Манго» должна обеспечить автоматизацию деятельности персонала салона связи ТОО «Манго», такой как:

- процесс регистрации проданного товара;

- ведение электронного каталога ассортимента сотовых телефонов;

- процесс создания отчетной документации;

- ведение информационных и служебных справочников;

- удобный поиск данных в базе;

- автоматизация процессов создания отчётов и реестров.

Единая информационная система подразумевает для менеджеров салона связи быстрый и лёгкий способ доступа к каталогу ассортимента сотовых телефонов, содержащего общие характеристики всех известных марок телефонов сотовой и мобильной связи (размеры, вес, стандарты связи, тип корпуса, интерфейсы, тип мелодий, тип дисплея, мультимедийные возможности и др..). Для этого необходимо автоматизировать рабочее место менеджера по работе с клиентами. Система должна обеспечить получение достоверной информации:

- об общих характеристиках сотового телефона;

- о наличии продукции на складе салона;

- о стоимости товара

- об анализе продаж товара.

Так как через салон связи проходит большое количество клиентов, то сбор всей необходимой информации о товарах, имеющихся на складе торговой точки, возможности их реализации, их подробной характеристики падает на плечи менеджеров торговой точки.

2.1.2 Определение состава характеристик входной информации

Автоматизация работы салона связи, в основе которой лежит создание информационной системы в среде Delphi, предполагает ведение учета с формированием баз данных в виде таблиц.

Вся база данных состоит из десяти таблиц. Таблицы «Продажа сотовых телефонов» и «Продажа аксессуаров» являются самыми используемыми в базе данных, а значит считаются основными. Входной информацией для них служат:

- регистрационный номер товара (он является уникальным для каждого регистрируемого объекта);

- уникальный код товара;

- наименование товара;

- количество проданных единиц;

- дата продажи;

- уникальный код салона связи;

- цена за единицу товара;

- общая цена проданных единиц товара;

Таблицы предназначены для хранения данных о объемах продаж товаров, которые реализуются через определенный салон связи. Они служат для контроля за движением товаров и объемом продаж, а так же для анализа реализации того или иного товара.

Таблица «Сотовые телефоны» служит для накопления информации о постоянно меняющемся ассортименте сотовых телефонов, их технических характеристик и ценовой стоимости каждой единицы товара. Включает в себя такие данные как:

- уникальный код сотового телефона;

- уникальный код фирмы производителя;

- наименование модели телефона;

- ширину;

- длину;

- высоту;

- толщину;

- вес;

- время бесперебойной работы в режиме ожидания;

- наличие телефонной книги;

- возможность отправки смс;

- возможность отправки ммс;

- наличие органайзера;

- наличие полифонии;

- наличие диктофона;

- технологию доступа в Интернет GPRS;

- технологию доступа в Интернет WAP;

- технологию доступа в Интернет WiFi;

- наличие ИК порт;

- наличие блютуз;

- наличие МР3-плеера;

- наличие USB;

- признак смартфона;

- объем встроенной памяти в Мб;

- поддержка карт памяти;

- наличие фотокамеры;

- наличие видеокамеры;

- количество пикселей фотокамеры;

- уникальный код типа корпуса;

- путь к изображению;

- цену;

- комментарий.

Таблица «Товар» является аналогом таблицы «Сотовые телефоны» и содержит в себе информацию об аксессуарах, реализуемых в салонах связи:

- уникальный код товара;

- наименование товара;

- цена за единицу;

- комментарий.

Таблица «Производители» содержит названия всех фирм- производителей сотовых и мобильных телефонов. Служит для дальнейшего использования этих данных в процессе работы базы данных. В ней содержатся:

- уникальный код производителя;

- наименование производителя;

- комментарий;

Таблица «Корпус» содержит перечень всех существующих видов корпусов для сотовых телефонов. Таблица также служит для использования ее данных в процессе работы базы данных. Полями таблицы служат:

- уникальный код корпуса;

- наименование вида корпуса;

- комментарий;

Таблица «Отдел» содержит весь перечень салонов связи ТОО «Манго». В процессе работы этот список может пополняться и редактироваться. Полями таблицы служат:

- уникальный код салона;

- наименование;

- адрес;

- телефон.

Таблицы «Склад сотовых телефонов» и «Склад аксессуаров» содержат в себе информацию о поступлении сотовых телефонов и аксессуаров на склад салона связи. Используются для контроля за движением товара. Содержат:

- уникальный код;

- уникальный код товара;

- количество единиц товара;

- дату поступления;

- цену за единицу товара;

- общую цену за количество единиц;

- уникальный код салона связи.

Для связывания таблиц используются поля связи (иногда применяется термин «совпадающие поля»). Поля связи обязательно должны быть индексированными. В подчиненной таблице для связи с главной таблицей берется индекс, который также называется внешним ключом. Состав полей этого индекса должен полностью или частично совпадать с составом полей индекса главной таблицы.

Связь между таблицами определяет отношение подчиненности, при котором одна таблица является главной, а вторая подчиненной. Саму связь называют «главный-подчиненный». Существуют следующие виды связи:

- отношение «один - к - одному»;

- отношение «один - ко - многим»;

- отношение «много - к - одному»;

- отношение «много - ко - многим».

Среди этих отношений наиболее общим является отношение «один - ко - многим». Другие виды отношений можно рассматривать как его варианты.

Между этими таблицами рассматриваемой базы данных установлены связи типа «много - ко - многим».

2.1.3 Определение состава характеристик выходной информации

Для формирования отчетов необходимы некоторые данные, которые хранятся в таблицах. Эти данные принято называть выходными данными. Важным критерием для создания отчета любой сложности является его удобочитаемость. Для эффективного и наглядного формирования интересующей информации, а также построения ее в наиболее удобную для пользователя форму необходим серьезный анализ состава выходной информации. Формируемые отчеты должны содержать четко структурированные данные, построенные в последовательные рамки. Также для удобства использования, рекомендуется создать для пользователя некоторого рода шаблоны, по которым он сам мог бы выбирать необходимые данные для своего отчета.

Первым заявленным отчетом для выходной информации проектируемой базы данных стала информация об объемах продаж. Данный отчет должен содержать общую наглядную картину по движению товаров в салоне связи. В состав данного отчета входят данные из различных таблиц. Для формирования необходимы следующие данные:

1) код товара;

2) наименование товара;

3) количество ;

4) дату продажи;

5) общую стоимость товара;

2.2 Разработка и описание структуры базы данных

2.2.1 Описание таблиц базы данных

База данных обеспечивает хранение информации, а также удобный и быстрый доступ к данным. Она представляет собой совокупность данных различного характера, организованных по определенным правилам. Информация в базе данных должна быть непротиворечивой, не избыточной, целостной.

Для успешного функционирования различных организаций требуется наличие развитой информационной системы, которая реализует автоматизированный сбор, обработку и формулирование данных.

Системы управления базами данных (СУБД) на протяжении всего пути развития компьютерной техники совершенствовались, поддерживая все более сложные уровни абстрактных данных, заданных пользователем, и обеспечивая взаимодействие компонентов, распределенных в глобальных сетях и постепенно интегрирующихся с телекоммуникационными системами.

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.

База данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Структурирование - это введение соглашений о способах представления данных.

Прежде всего, существует собственно БД - совокупность данных, хранящихся во вторичной памяти. Имеется набор прикладных программ пакетной обработки, которые работают с этими данными, обрабатывая их обычными способами (выборка, обновление, включение).

База данных представляет собой совокупность хранимых операционных данных, используемых прикладными системами некоторого программного приложения. Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания базы данных, поддерживая их в актуальном состоянии и организующие поиск в них необходимой информации.

Понятие базы данных тесно связано с понятием структуры элементов:

а) Поле - элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации - реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики: имя, тип, длина, точность.

б) Запись - совокупность логически связанных полей

в) Файл (таблица) - совокупность экземпляров записей одинаковой структуры (экземпляр записи - отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей).

По степени универсальности различают два класса СУБД:

- системы общего назначения

- специализированные системы.

СУБД общего назначения - это сложные программные комплексы, предназначенные для выполнения совокупности функций, связанных с созданием и эксплуатацией БД информационной системы. Такие СУБД обладают средствами настройки на работу с конкретными БД.

Используемые современные СУБД обладают средствами обеспечения целостности данных и надежности, что дает возможность гарантии большей безопасности данных при меньших затратах сил на низкоуровневое программирование.

Производительность оценивается временем выполнения запросов, скоростью поиска информации, временем генерации отчетов.

Обеспечение целостности данных - это наличие средств, позволяющих удостовериться, что информация в БД всегда остается корректной и полной.

Обеспечение безопасности - шифрование прикладных программ и данных, защита паролем, ограничение уровня доступа (к БД, к таблицам и др.)

Работа в многопользовательской системе значит блокировка БД, обновление информации после модификации, контроль времени.

Импорт и экспорт - возможность использования другими программами данных и обработки информации, подготовленной другими программными средствами.

БД бывают локальные (однопользовательские) и сетевые. Сетевые БД работают по одному из двух принципов:

а) Файл - сервер. На компьютере клиента установлена программа - приложение, которая посылает запрос на сервер, где установлена сама БД. С сервера копируются нужные таблицы и пересылаются на компьютер клиента, где после в них происходит дальнейшая работа (сортировка, поиск). БД на сервере остается без изменений, а ее копии подвергаются редактированию на компьютере клиента.

б) Клиент-сервер. На компьютере клиента и сервера устанавливаются две программы: сервер и клиент. При запросе происходит непосредственная работа с самой БД. На сервер посылается запрос, а с сервера на компьютер клиента приходит готовый результат.

БД состоит из взаимосвязанных таблиц. Каждая таблица содержит информацию об объектах одного типа, а совокупность всех таблиц образует единую БД.

Таблицы, образующие БД, находятся в каталоге на жестком диске. Таблицы хранятся в файлах и похожи на отдельные документы или электронные таблицы. Однако, в отличие от документов, таблицы БД одерживают многопользовательский режим доступа. Для одной таблицы создается несколько файлов, содержащих данные, индексы, ключи и т. п. Главным из них является файл с данными, имя этого файла становится именем таблицы, которое создается при его создании

Каждая таблица состоит из строк и столбцов и предназначена для хранения данных об однотипных объектах информационной системы. Строка таблицы называется записью, а столбец - полем

Каждое поле должно иметь уникальное в пределах таблицы имя. Поле содержит данные одного из допустимых типов, например, строкового, целочисленного или даты. При вводе значения в поле таблицы автоматически производится проверка соответствия типа значения и типа поля.

Основу таблицы составляет описание ее полей, каждая таблица должна иметь хотя бы одно поле. Понятие структуры таблицы является более широким и включает себя:

- описание полей;

- ключ;

- индексы;

- ограничения на значения полей;

- ограничения ссылочной целостности между таблицами;

- пароли.

С таблицей в целом можно выполнять следующие операции:

- создание;

- изменение;

- переименование;

- удаление.

Обычно реляционная БД состоит из набора взаимосвязанных таблиц. Организация связи (отношений) между таблицами называется связыванием или соединением таблиц.

Связи между таблицами можно устанавливать как при создании БД, так и при выполнении приложения, используя средства предоставляемые СУБД. Связывать можно две или несколько таблиц. В реляционных БД, кроме связанных, могут быть и отдельные таблицы, не соединенные ни с одной другой таблицей.

...