Проектирование баз данных

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования РФ

Санкт-Петербургская государственная лесотехническая академия имени С.М. Кирова

Факультет экономики и управления

Кафедра информатики и информационных систем

Курсовая работа по дисциплине:

Информационные технологии в экономике

на тему:

«Проектирование баз данных»

Содержание

Введение

1. Схема и связи модели данных

2. Выражение схемы в виде реляционной модели данных

3. Доказательство того, что любое из отношений схемы представлено в третьей нормальной форме

4. Обоснование схемы интерфейса приложения

5. Объяснение назначения и структура формы "Справочник товаров", а также механизм автоматического формирования кода товара и назначение поля со списком

6. Объяснение назначения и структура формы "Список клиентов", а также механизм автоматического формирования кода клиента

7. Объяснение назначения и структура формы "Заказы"

8. Назначение, создание и особенности элемента управления - подчиненная форма

9. Использование кнопок в форме заказы

10. Типы элементов управления, используемые при построении форм - связанные и несвязанные поля, поля со списком, кнопки и надписи

11. Свойства объектов - группы "макет" и "данные"

12. Свойства объектов - группы "события". События "До обновления", "После обновления", "Нажатие кнопки". Примеры

13. Назначение и описание формы "Оплата". Способ занесения номера заказа в поле "Номер заказа"

14. Назначение и описание формы "Спецификация". Автоматическое занесение цены. Поле с расчетными значениями

15. Понятие запроса. Порядок формирования запроса на примере первого запроса

16. Понятие запроса. Порядок формирования запроса на примере второго запроса

17. Понятие запроса. Порядок формирования запроса на примере третьего запроса

Заключение

Введение

база данный запрос форма

Наибольшее распространение в сфере управления экономическими объектами получило программное средство, связанное с накоплением и анализом данных. Процесс проектирования приложений, позволяющих накапливать и использовать данные для решения задач управления, поддерживается системами управления базами данных (СУБД). Для анализа данных удобно использовать средства представленные табличными процессорами. СУБД различаются по целям и масштабности поддержки информационных систем. С помощью СУБД можно решать вопросы создания структуры баз данных, проектирование входных и выходных форм, отчётов, поддерживание целостности базы.

При этом средства, представленные СУБД, позволяют, не прибегая к разработке программы, создавать достаточно широкий класс приложений. В то же время они имеют средства программирования, которые используются, если обычных средств СУБД не достаточно.

Для анализа данных, содержащихся в базе, удобно использовать табличные процессоры, которые обладают мощным аппаратом обработки данных, пакеты статистической обработки, пакеты оптимизации и т.д.

Таким образом базы данных являются совокупностями сведений, используемых при выполнении разнообразных задач для нужд пользователей. Составными частями базы данных являются:

- центральная база данных;

- локальные вычислительные сети, соединённые с центральной базой данных скоростными линиями связи.

Локальные сети и центральная база данных объединены в интерсеть. Таким образом, запросы в базе данных автоматически перенаправляются к любой её части. Технические и программные средства информационных систем обеспечивают защиту от несанкционированного доступа, архивацию и восстановление информации.

1. Схема и связи модели данных

Современные серверы оборудованы системами накопителей (например, RAID), позволяющих хранить сотни Гбайт информации. Такие серверы становятся центрами накопления данных в базах. Существует 2 технологии доступа к Центральной Базе Данных (ЦБД):

1) файл-сервер;

2) клиент-сервер.

В соответствие с файл-сервер пользователь формирует запрос, а сервер предоставляет информационные ресурсы в виде доступных пользователю файлов. Компьютер пользователя реализует действия по выборке и обработке данных из этих файлов. Процесс выборки медленный и снижает производительность сети, т.к. процесс происходит с использованием линии связи.

В соответствие с технологией клиент-сервер программная поддержка сети включает: программные средства на рабочих станциях, называемые агентом сервера. Их взаимодействие происходит таким образом: пользователь через агента клиента посылает требование на действия с данными, сервер организует поиск, выборку и обработку данных, клиенту предоставляется результат. Повышается производительность сети.

В общем случае для структуризации информации в БД используется система классификаторов и дескрипторов. Любая информация, поступающая в БД, соотносится с элементами классификатора, чтобы её можно было легко отыскать. Общая модель базы данных выглядит так:

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

где:

ЦБД - Центральная База Данных;

ЛВС - локальная вычислительная сеть;

УВС - удалённая вычислительная сеть;

ЛБД - локальная база данных.

Поиск документов осуществляется по автоматически сформированным элементам справочника и дескрипторам. ЛБД в автоматическом режиме или по инициативе операторов передаёт информацию в ЦБД. При этом небольшие документы передаются полностью, а для больших документов передаётся только заголовок, необходимый для формирования справочника. Передача всего документа осуществляется позднее в период наименьшей загрузки сети. В свою очередь ЦБД рассылает информацию по локальным БД.

2. Выражение схемы в виде реляционной модели данных

Реляционная база данных представляет собой совокупность связанных между собой таблиц (отношений). Каждая таблица обладает структурой, элементами которой являются перечень атрибутов и их типов. Для перечня требований в нашей курсовой работе возможен следующий подход к разработке отношений.

Основным отношением модели будет отношение сведений о заказах. Поскольку в заказ входят данные относящиеся как к заказу в целом так и к спецификации, данные которых связаны как один ко многим, информация заказа будет храниться в двух отношениях со следующей структурой:

ЗАКАЗ СПЕЦИФИКАЦИЯ

Наименование	Тип
Номер заказа	Целый
Код клиента	Целый
Дата заказа	Дата
Дата поставки	Дата
Наименование	Тип
Номер заказа	Целый
Код товара	Целый
Цена	С плав. точкой
Наценка	С плав. точкой
Скидка	С плав. точкой
Количество	С плав. точкой

Учёт оплаты заказов будет учитываться в следующем отношении:

ОПЛАТА

Номер заказа	Целый
Дата оплаты	Дата
Сумма оплаты	С плав. точкой

В отношении ЗАКАЗ вместо имени клиента ставится его код, т.к. в БД должны храниться дополнительные сведения о клиенте. Для хранения этих сведений необходимо отдельное отношение КЛИЕНТ:

Наименование	Тип
Код клиента	Целый
Организация	Текстовый
Руководитель	Текстовый
Адрес	Текстовый
Телефон	Текстовый
Расчётный счёт	Текстовый

Атрибуты отношений определяют примерный перечень реквизитов покупателя. Аналогично и для кода товара необходимо создать отношение, являющееся справочником продукции:

ТОВАР

Наименование	Тип
Код товара	Целый
Наименование	Текстовый
Ед. измерения	Текстовый
Цена	С плав. точкой

Во всех отношениях подчёркнуты атрибуты, являющиеся ключами. В целом схема связей между отношениями в этой БД имеет вид:

Клиенты		Заказы		Спецификация		Товар
Код клиента Организация Руководитель Расчётный счёт		Номер заказа Дата заказа Код клиента Дата доставки		Номер заказа Код товара Цена Наценка Скидка Количество		Код товара Наименование Цена

Оплата
Номер заказа Дата оплаты Сумма оплаты

3. Доказательство, того что любое из отношений схемы представлено в третьей нормальной форме

Любое из этих отношений (таблиц) можно представить в третьей нормальной форме. Использование данных занесённых в таблицы неудобно для конечного пользователя проекта. Поэтому в ACCESS добавлен инструмент создания форм, обеспечивающих удобную работу с данными таблицы и с результатами запросов к БД. Но прежде, чем создавать формы, необходимо разработать схему интерфейса.

4. Обоснование схемы интерфейса приложения

Схема интерфейса разрабатывается прежде, чем создаются формы. Она нужна для обеспечения простоты доступа к ресурсам сети. Для выполнения этого требования необходимо: наличие программ, информация, простота ввода данных, команд и заданий и т.д. Один из вариантов схемы интерфейса:

Главная форма является одновременно и заставкой приложения, содержащей информацию о приложении и кнопки форм ввода данных, а также расчётных форм, содержащих результаты выполнения запросов.

Схема интерфейса:

5. Объяснение назначения и структура формы «Справочник товаров»,

а также механизм автоматического формирования кода товара и назначение поля со списком.

Форма «Справочник товаров» должна позволять вводить наименование товара и его цену. Причём на экране должен быть виден не один товар, а список. При вводе нового товара должен формироваться его код, как последовательность натуральных чисел.

Форма имеет следующую структуру: раздел заголовка формы, область данных, примечание. В заголовке и примечании размещаются объекты, содержащие неповторяющиеся данные. Объекты области данных связаны с данными таблицы или запроса и отображают экземпляры данных, содержащихся в них. Такие объекты называются связанными. Каждый объект имеет набор свойств и событий, которые можно посмотреть или изменить.

Для создания кода товара необходимо с помощью правой кнопки мыши вызвать окно свойств, выбрать вкладку «События» и для события «До обновления» выбрать позицию «Процедура обработки события». Далее ввести фрагмент программы. После того, как в режиме просмотра будет видно, что код товара формируется правильно, поле «Код товара» скрывают.

Поле со списком ускоряет ввод данных и устраняет ошибки. Чтобы создать поле со списком необходимо нажать кнопку «Поле с раскрывающимся списком» на панели элементов и выделить его место в форме. Далее в форме можно установить размеры и вид шрифтов, цвет, фон. В поле «Цена» нужно установить формат вывода на экран с двумя знаками после точки.

6. Объяснение назначения и структура формы «Список клиентов»,

а также механизм автоматического формирования кода клиента.

Форма «Список клиентов» должна позволять вводить имя клиента и его реквизиты. Причём, должен быть виден список клиентов. При вводе нового должен формироваться его код, как последовательность натуральных чисел. Форма должна иметь кнопку закрытия.

Механизм формирования кода клиента такой же, как и при формировании кода товара. Для создания кода клиента необходимо с помощью правой кнопки мыши вызвать окно свойств, выбрать вкладку «События» и для события «До обновления» выбрать позицию «Процедура обработки события». Далее ввести фрагмент программы. После того, как в режиме просмотра будет видно, что код клиента формируется правильно, поле «Код клиента» скрывают.

7. Объяснение назначения и структура формы «Заказы»

Объём данных заказах значителен, поэтому форма должна содержать сведения об одном заказе. Эта информация включает данные одной строки таблицы «Заказы» и нескольких строк таблицы «Спецификация», т.е. форма должна состоять из основной и подчинённой. В подчинённую форму должны входить «Наименование товара», «Цена», «Скидка», «Количество», «Сумма», рассчитываемая как:

цена*(1 + наценка - скидка)*количество

При вводе наименования товара в поле «Цена» должна автоматически заноситься цена из справочника товаров. В конце формы необходимо сформировать итоговую сумму заказа. Форма должна иметь кнопку закрытия.

Для создания формы «Заказы» необходимо отдельно создать формы «Заказы», «Спецификация», «Оплата». Особенность формы - при создании нужно выбрать внешний вид - «В один столбец». Создание поля со списком позволит не вводить имя клиента с клавиатуры, а выбирать из списка клиентов.

Форма «Спецификация» создаётся в ленточной форме. Особенности создания формы: расчётное поле «Стоимость», поле с итоговой суммой и автоматическое занесение цены в поле «Цена». Аналогично создаётся и форма «Оплата».

В форме «Заказы» необходимо:

- вставить подчинённую форму «Спецификация»;

- добавить кнопку «Новый», которая позволит создать записи для нового заказа;

- добавить кнопку, вызывающую форму «Оплата»;

- создать поле с итоговыми суммами.

После этого необходимо создать организующую форму с удобным интерфейсом, которая позволит работать с набором форм, вызывая их с помощью кнопок.

8. Назначение, создание и особенности элемента управления -подчинённая форма

Подчинённая форма создаётся в форме «Заказы». Особенности создания этой формы: расчётное поле «Стоимость», поле с итоговой суммой и автоматическое занесение цены в поле «Цена». Такая форма получается в результате действий: создание ленточной формы «Спецификация»; упорядочение данных; удаление поля «Код товара»; введение несвязного поля и т.д.

Вставка подчинённой формы происходит так: на панели элементов выбирается соответствующая кнопка, а затем выделяется место под подчинённую форму в форме «Заказы». После этого запускается мастер построения форм. Устанавливается связь между основной и подчинённой формами.

9. Использование кнопок в форме «Заказы»

В таблице «Заказы» для создания нового заказа необходимо включить кнопку, которая поможет создавать новую запись, сформирует новый номер заказа и добавит в дату заказа текущую дату. Для отметки оплаты заказа требуется кнопка, вызывающая форму регистрации оплаты.

В результате работе были созданы ряд форм для ввода данных в базу. Однако выбор этих форм из вкладки «Формы» не удобен для пользователя. Поэтому необходимо создать организующую форму с удобным интерфейсом, которая позволит работать с набором форм, вызывая их с помощью кнопок.

Для создания таких форм предусмотрен механизм создания кнопочных форм. Кнопочная форма создаётся с помощью мастера кнопочных форм, который запускается путём выбора пункта меню «Сервис - Надстройки - Диспетчер кнопочных форм». Далее надо выбрать название формы. Для наполнения содержимым кнопочной формы нужно нажать кнопку «Изменить», а затем создать элементы кнопочной формы.

Таким образом, создание кнопок облегчит нашу работу, повысит производительность.

10. Типы элементов управления, используемые при построении форм - связанные и несвязанные поля, поля со списком, кнопки и надписи

При построении форм мы использовали некоторые элементы управления - связанные и несвязанные поля, поля со списком, кнопки, надписи. Теперь о каждом элементе мы вкратце опишем, и таким образом подведём итоги всего, что было описано нами раньше.

Форма имеет следующую структуру: раздел заголовка формы, область данных, примечание. В заголовке и примечании размещаются объекты, содержащие неповторяющиеся данные. Объекты области данных связаны с данными таблицы или запроса и отображают экземпляры данных, содержащихся в них. Такие объекты называются связанными. Каждый объект имеет набор свойств и событий, которые можно посмотреть или изменить.

Несвязное поле является промежуточным объектом, поэтому на экран его выводить не следует. Его содержимым будет числовое значение, возвращаемое оператором определяющим свойство «Данное». Смысл оператора состоит в следующем. Функция DMax («имя поля», «Имя таблицы») возвращает максимальное значение числового поля из заданной таблицы. Если в таблицу не было введено ни одного данного, то функция вернёт значение Null - нет данного. Функция Nz (Выражение) проверяет, является ли выражение в скобках равным Null. Если да, она возвращает значение 0. Таким образом, значением поля является 1, если в таблице «Товар» ещё нет ни одной строки данных, и увеличенный на единицу максимальный код товара, если в таблице уже существуют записи.

Поле со списком ускоряет ввод данных и устраняет ошибки. Чтобы создать поле со списком необходимо нажать кнопку «Поле с раскрывающимся списком» на панели элементов и выделить его место в форме.

В формах присутствует много кнопок. От самых простых - для быстрого выхода, до кнопок, отвечающих за создание и добавление информации. В формах «Справочник товаров» и «Список клиентов» присутствует кнопка закрытия формы. В форме «Заказы» кроме кнопки закрытия формы есть ещё кнопка, которая поможет создавать новую запись, сформирует новый номер заказа и добавит в дату заказа текущую дату. Для отметки оплаты заказа требуется кнопка, вызывающая форму регистрации оплаты.

Также при создании форм мы использовали надписи. Все объекты имеют стандартный набор свойств, соответствующий типу объекта. При создании объекта ему присваивается имя, состоящее из наименования типа поля и порядкового номера объекта.

Для создания формы нужно перейти к вкладке «Формы» и нажать кнопку создать. На экране появится окно подготовки к созданию форм следующего вида. В нем необходимо выбрать позицию «Мастер форм» и имя таблицы, для которой разрабатывается форма, и нажать кнопку ОК. На экране появится окно, в котором надо выбрать поля для включения в форму после выбора полей и нажатия кнопки далее появится окно. Поскольку в требованиях к форме говорится о списке наименований, необходимо выбрать позицию «ленточный». Тот же результат достигается и в табличной форме, однако в этом случае возможностей оформления окна формы становится меньше. После нажатия кнопки «Далее» на экране появится окно в котором необходимо выбрать стиль оформления формы. В следующем окне нужно выбрать имя формы (по умолчанию совпадает с именем таблицы) и определить режим дальнейшей работы, т. е. показать форму или приступить к правке документа. Поскольку форма еще не имеет окончательного вида - выбрать второй из них и нажать кнопку «Готово».

Несвязное поле является промежуточным объектом, поэтому на экран его выводить не следует. Его содержимым будет числовое значение, возвращаемое оператором определяющим свойство «Данные». Смысл оператора состоит в следующем. Функция DMax («Имя поля», «Имя таблицы») возвращает максимальное значение числового поля из заданной таблицы. Если в таблицу не было введено ни одного данного, то функция вернет значение Null, которая соответствует понятию - нет данного. Функция Nz (Выражение) проверяет, является ли выражение в скобках равным Null. Если да, она возвращает значение 0, в противном случае значение функции DMax («Имя поля», «Имя таблицы»). Таким образом, значением поля является 1, если в таблице «товар» еще нет ни одной строки данных и увеличенный на единицу максимальный код товара, если в таблице уже существуют записи. Построитель объектов сам присваивает имена объектам. В данном случае несвязному полю дано имя «Поле 7».

При создании кнопки запускается мастер построения кнопок, первым окном которого является окно, приведенное ниже. В этом окне выбираются категории и действие кнопки. Категория «Работа с формой» имеет набор действий, среди которых нужно выбрать «Закрытие формы». После нажатия кнопки «Далее» появляются еще два окна, для которых не надо делать выбора.

В результате создается кнопка, которая позволяет закрывать форму.

11. Свойства объектов - группы «Макет» и «Данные»

Слева от макета формы расположена панель инструментов для создания объектов. Выносками обозначены кнопки создания объектов, которые будут использоваться в данном описании.

Макет формы имеет следующую структуру: раздел заголовка формы, область данных и примечание. В первом и последнем размещаются объекты, содержащие неповторяющиеся данные. Объекты области данных, как правило, связаны с данными таблицы или запроса и отображают экземпляры данных, содержащихся в них. Такие объекты называются связанными. Каждый объект имеет набор свойств и событий, связанных с ним, которые можно посмотреть и изменить, щелкнув правой кнопкой мыши на объекте и выбрав позицию «Свойства». В результате появится окно свойств.

Все объекты имеют стандартный набор свойств соответствующий типу объекта. Добавление объекта в форму выполняется так: на панели объектов щелчком левой клавиши мыши выбирается тип объекта, затем курсор переносится в место окна формы, где планируется разместить объект, и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, выделяется область объекта. После этого будет создан объект или запустится мастер его построения. При создании объекта ему присваивается имя, состоящее из наименования типа поля и порядкового номера объекта. Имя является одним из свойств и при желании может быть изменено. Описанные выше общие замечания по разработке формы позволяют осознанно подойти к выполнению следующих действий. Пользуясь описанной панелью и изменяя свойства объектов, преобразуем в режиме конструктора форму, т.е. добавим в раздел заголовков текст с названием формы, в примечание несвязное поле и кнопку. Для этого нужно:

Создав объект надписи, установить в свойствах объекта цвет фона, размер и цвет надписи, ввести текст надписи.

Создать несвязное поле в разделе примечаний, установить для свойства «Данные» в одноименной вкладке значение строки

=Nz(DMax(«[Код товара]», «[Товар]»))+1

и установить свойство «Вывод на экран» во вкладе макет в положении «Нет».

3. Создать кнопку для закрытия формы. При создании этого объекта запускается

мастер постороения кнопок.

Построить для события «До обновления» формы процедуру позволяющую

Добавлять во вновь вводимый товар код товара, вычисляемый в несвязном поле.

Построить для события «До обновления» формы процедуру позволяющую

добавлять во вновь вводимый товар код товара, вычисляемый в несвязном поле.

Создание текстового объекта достаточно просто, поэтому дополнительных пояснений не требуется.

12. Свойства объектов - группа «События». События «До обновления», «После обновления», «Нажатие кнопки»

Для создания процедуры, добавляющей код товара в новую запись, необходимо с помощью правой кнопки мыши вызвать окно свойств, в котором выбрать вкладку «События» и для события «До обновления» выбрать позицию «Процедура обработки события».

Далее, вызвав с помощью кнопки построитель процедур, ввести фрагмент программы.

If Nz (Me! [Код товара]) = 0 Then

Me! [Код товара] = Me! [Поле 7]

End If

Смысл фрагмента состоит в следующем: если код товара имеет значение Null или равен 0, т.е. создана новая запись о товаре, то полю «Код товара» присвоить значение, вычисленное в объекте «Поле 7».

После того, как будет проверена работоспособность этих средств, т.е. в режиме просмотра формы будет видно, что код товара формируется правильно поле «Код товара» можно скрыть, установив свойства «Вывод на экран» в положение «Нет» и удалив совсем текстовый объект «Код».

Далее в форме можно установить размеры и вид шрифтов, цвета шрифтов и фона, после чего закрыть ее, подтвердив предложение о сохранении изменений. В поле «Цена» нужно установить формат вывода на экран с двумя знаками после точки. Для этого в свойствах «Формат» и «Количество знаков» нужно установить значение «Фиксированный» и 2 - соответственно.

Аналогичным образом разрабатывается форма «Ввод данных о клиенте».

Разработка формы «Заказы» включает новые формы объектов и приемы работы с ними. Для того, чтобы приступить к разработке этой формы необходимо создать отдельно форму «Заказы», форму «Спецификация» и форму «Оплата», а затем включить форму «Спецификация» в форму «Заказы» в качестве подчиненной.

Особенностью создания формы «Заказы» является то, что при создании формы необходимо выбрать внешний вид «В один столбец». Это позволяет разместить в форме данные одной записи. Во вновь созданном макете формы необходимо разместить, поля: «Код заказа», «Дата заказа» и «Дата поставки». При этом текст надписи к полю «Код заказа» лучше заменить, на «Заказ N», у полей с датами установить маску ввода в одноименном свойстве, запустив построитель маски. Первым окном построителя маски ввода будет следующее. Нажимая кнопку «Далее» закончите построение.

Поле «Код клиента» лучше удалить (выделив его и нажав клавишу Del), заменив его полем со списком. Для создания поля со списком необходимо нажать кнопку «Поле с раскрывающимся списком» на панели элементов и мышкой выделить место его размещения в форме. Мастер построения полей со списком запустит рад окон.

Создание такого поля позволяет не вводить имя клиента с клавиатуры, а выбирать из списка клиентом. Этим ускоряется ввод данных и устраняется источник ошибок. При создании поля со списком в качестве источника списка используется таблица «Клиенты». Из нее в список включаются два поля: «Код клиента» и «Организация». При этом автоматически устанавливается такой режим выбора из списка, при котором на экране отображается только второе из них, а в поле «Код клиента» таблицы «Заказы» заноситься значение первого, соответствующего видимому значению.

13. Назначение и описание формы «Спецификация». Автоматическое занесение цены. Поле с расчетными значениями

В форме «Заказы» создается объект - подчиненная форма. Предварительно должна быть создана форма «Спецификация». Для этого нужно закрыть форму «Заказы» (она будет доработана позже) и создать ленточную форму «Спецификация». Особенностями создания формы является: расчетное поле «Стоимость», поле с итоговой суммой и автоматической занесение цены в поле «Цена».

Такая форма получается в результате следующих действий:

- создается ленточная форма «Спецификация» для одноименной таблицы;

- упорядочиваются поля и надписи, предварительно убрав надпись «Код заказа» и скрыв одноименное поле;

- удаляется поле «Код товара», создается вместо него поле со списком, как описано выше. Только в качестве таблицы выбора используется таблица «Товар», а выбранные поля: «Код товара» и «Наименование»;

- в область данных ввести несвязное поле, введя в свойства «Данные» выражение =[Количество]*(1+[Наценка] - [Скидка])*[Цена]. Это удобнее сделать, воспользовавшись построителем выражений.

- в область заголовка вводить текстовое поле «Стоимость», соответствующее только что введенному полю с расчетом;

- в примечании формы вводиться несвязное поле, введя в свойства «Данные» выражение = Sum([Количество]*(1+[Наценка]-[Скидка]*[Цена]). В этом поле будет рассчитываться сумма всего заказа. Поле лучше скрыть, задав в свойстве «Вывод на экран» значение «Нет»;

- для автоматического занесения цены после выбора товара в свойства «После обновления» поля «Код товара» нужно вставить процедуру обработки, включающую следующий код Me![Цена] = DLookup(«[Цена]», «[Товар]», «[Код товара]»=&Me![Код товара], здесь полю «Цена» присваивается значение, возвращаемое функцией DLookup, которая использует три параметра: имя поля с ценой, имя таблицы, условия отбора. Функция DLookup выбирается из встроенных функций, предоставляемых построителем выражений в группе «По подмножеству». Условие представляет собой вычисляемое вырадение, включающее текстовую константу и код товара из поля «Код товара». Если введенный код товара будет, например, равен 2, то выражение даст «[Код товара]=2 , и в таком виде будет передано функции DLookup для поиска.

14. Назначение и описание формы «Оплата». Способ занесения номера заказа в поле «Номер заказа»

Еще одной формой, которая необходима для формы «Заказы» является форма «Оплата».

Ленточная форма создается для таблицы «Оплата» и включает следующие доработки:

- создать форму с помощью мастера для всех полей таблицы;

- скрыть поле «Номер заказа» и удалить его надпись;

- для каждой новой записи ввести в поле «Номер заказа» таблицы «Оплата» номер заказа, указанный в форме «Заказы». Для этого в событии «До обновления» формы «Оплата» необходимо с помощью мастера построения выражений создать процедуру обработки события следующего вида:

If Nz (Me![Номер заказа])=0 Then

Me! [Номер заказа] =Forms! [Заказы]![Номер заказа]

End if

Эта процедура для каждой новой записи, т. е. той записи, у которой номер заказа либо пуст, либо равен нулю, значению поля «Номер заказа» присваивает значение одноименного поля из формы заказы.

После создания формы «Оплата» можно продолжить разработку формы «Заказы», предварительно сохранив и закрыв только что созданную форму.

В дополнение к уже созданным элементам формы необходимо:

- вставить подчиненную форму «Спецификация»;

- добавить кнопку «Новый», которая позволит создать запись для нового заказа, присвоив ему очередной номер и задав дату заказа равную текущей дате;

- добавить кнопку, вызывающую форму «Оплата» с отображением записей только для данного заказа;

- создать поле с итоговыми суммами по заказу

Последнее окно запрашивает имя подчиненной формы. Здесь нужно просто нажать кнопку «Готово». При вставке в форму «Заказы» кнопки «Новый», необходимо вставить кнопку, как было описано выше, и выбрать категорию «Обработка записей» и действие «Добавление записи». В окне выбора формы кнопки необходимо включить переключатель «Текст» и ввести слово - новый. Созданная кнопка позволяет добавлять новые записи в форме «Заказы». Это реализуется вставкой в событие «Нажатие кнопки» процедуры обработки событие следующего вида:

Private Sub Кнопка13_Click()

On Error Go To Err_Кнопка13_Click

DoCmd.GoToRecord, , acNewRec

Exit_Кнопка13_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка13_Click

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка13_Click

End Sub

Операторы On Error, MsgBox Err. Description, Resume являются операторами БЕЙСИКа, и служат для организации обработки ошибок. Это стандартный набор операторов, создаваемый мастером построения кнопок. Оператор DoCmd. GoToRecord, , acNewRec осуществляет создание новой записи и переход к ней.

Однако в задачу кнопки входит также создание нового номера записи и занесение текущей даты в дату заказа. Поэтому в процедуру необходимо добавить следующие операторы:

If Nz(Me![Номер заказа])= 0 Then

Me![Номер заказа] = Me![Поле 8]

Me![Дата заказа] = Date()

End If

DoCmd.GoToControl «Код клиента»

Этим фрагментом программы в поле «Номер заказа», если он равен нулю или пуст, заносится содержимое «Поле8»; в поле «Дата заказа» заносится системная дата и последним оператором управление передается объекту «Код клиента».

Следующим объектом, который нужно создать является кнопка «Оплата». Кнопка создается обычным путем. При этом нужно выбрать категорию «Работа с формой» и действие «Открытие формы». После выбора имени формы «Оплата» появится окно-Создание кнопок. В нем нужно выбрать переключатель - Открыть форму для отобранных записей. Выбор указанного переключателя позволит открывать форму «Оплата» и показывать в ней только записи, относящиеся к данному заказу. В следующем окне определяется, по каким полям устанавливается связь между формами.

Окончание построения кнопки выполняется обычным путем.

15. Понятие запроса. Порядок формирования запроса на примере первого запроса

Под «запросом» понимается совокупность требований на манипулирование данными в БД (т.е. это совокупность отношений связанных между собой). Структурно запрос состоит:

- из перечня атрибутов, над которыми нужно выполнить действие;

- и из условий отбора накладываемых на все или часть заданных атрибутов.

Запрос представляет собой формализованную форму требований к выборке или изменению данных в базе. В него входит перечень атрибутов для просмотра и условий отбора данных.

Порядок формирования запроса:

В соответствии со смыслом требований на выборку данных составляется перечень атрибутов, которые будут участвовать в запросе.

В запрос включаются те таблицы (отношения), к которым принадлежат выбранные атрибуты. Если выбранные таблицы оказываются не связанными между собой (в соответствии со схемой БД), то в запрос добавляются таблицы обеспечивающие эту связь.

Задаются условия, накладываемые на часть атрибутов запроса в соответствии с которыми отбираются данные.

Для запроса «Какие клиенты оплатили (или не оплатили) заказ, а если оплатил, то когда?» требуются следующие данные: имя клиента, номер заказа, сумма оплаты и дата оплаты. Номер заказа включен в запрос потому, что сумма оплаты зависит как от клиента, так и от номера заказа. В СУБД Access предусмотрены две формы создания запроса: на языке SQL и в виде запроса по образцу (QBE). Более простым способом является второй. Для его активизации необходимо открыть вкладку «Запросы» и нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне необходимо выбрать режим «Конструктор». В открывшихся окнах предлагается выбрать таблицы, в которых содержатся требуемые атрибуты. Для этого запроса необходимы таблицы «Клиенты» и «Оплата», но т.к. они взаимосвязаны, а связующей таблицей является таблица «Заказы», то и ее нужно включить в запрос.

Если необходимо выбрать клиентов оплативших заказ, то в строку «Условие отбора» поля «Сумма оплаты» нужно включить условие отбора. Если это просто констатация факта оплаты, то условие может быть задано как «Сумма оплаты» > 0, как показано выше. после того как запрос сформирован, можно посмотреть результат.

Здесь строка с заказом номер 3 повторяется два раза, так как была произведена за два приема. Если запрос необходимо повторять в дальнейшем, то его лучше сохранить под каким либо именем.

В случае, когда оплата заказа оценивается по полной сумме, оплаченной клиентом, необходимо, с одной стороны, просуммировать все факты оплаты по каждому заказу и сравнить полученные суммы. Реализовать этот запрос можно по следующей схеме:

- построить запрос находящий стоимости заказов;

- построить запрос, вычисляющий полные суммы оплаты по заказам;

- на основании предыдущих запросов построить запрос, находящий заказы, отвечающие условию:

«Полная сумма оплаты»<= «Сумма стоимости заказа»

Для того чтобы получить стоимость каждого заказа, нужно в запросе включить функцию группировки и установить способы группировки.

При формировании в условии выборки суммы стоимости заказа необходимы данные таблицы «Спецификация», поэтому ее необходимо добавить в запрос.

16. Понятие запроса. Порядок формирования запроса на примере второго запроса

Запрос «Какие клиенты заказали тот или иной товар и сколько?» разрабатывается аналогично первому запросу.

Здесь в квадратных скобках задается параметр запроса, значение которого может устанавливаться в процессе выполнения запроса. Так, если необходимо отобрать клиентов, заказавших товар, то в появившееся после запуска запроса на выполнение окно, необходимо ввести нужное название товара (например: стол, стул, секретер и т.д.).

17. Понятие запроса. Порядок формирования запроса на примере третьего запроса

Запрос «Какова стоимость продаж за заданный период» позволяет выявить клиентов не полностью оплативших заказ.

Для поиска клиентов, не оплативших заказы, создается запрос, в котором отбираются не оплаченные заказы, т.е. заказы, имеющие пустое значение в сумме оплаты. Однако надо иметь в виду, что при установлении связи между таблицами связываются только существующие записи. Для того, чтобы «проявить» отсутствующие записи таблицы «Оплата», необходимо установить 2-й режим из параметров объединения. Окно параметров объединения появляется при щелчке правой клавиши мыши на связи между таблицами и выборе во всплывающем меню позиции «Параметры объединения».

Этот запрос может быть реализован следующим образом: запрос имеет два параметра и поле в виде расчетного выражения. Поле «Дата заказа» используется только для отбора заказов, поэтому в позиции «Групповые операции» выбирается пункт «Условие». Для параметров, появившихся в результате выполнения запроса, нужно задать значения.

Для большего удобства и наглядности к запросам могут быть разработаны формы, которые позволят более удобно задавать параметры запроса и просматривать результаты.

Заключение

В итоге получили БД удобную для работы и получения информации о заказах совершенных клиентами с фирмой.

Процесс создания БД длительный и трудоёмкий, потому что необходимо учесть многие факторы и особенности самой фирмы.

.

Размещено на Allbest.ru

...