Информационные технологии управления предприятием

Поскольку все подразделения предприятия тесно взаимодействуют друг с другом на основе локальной вычислительной сети, поэтому и системное сетевое программное обеспечение должно обеспечивать единое централизованное управление каталогами всех серверов. Для организации на предприятии системы электронной почты, подключения ЛВС к Интернету, создания системы электронного документооборота необходимо наличие серверов приложений, работающих под управлением сетевой операционной системы нового поколения.

Сетевая операционная система для высокой производительности работы должна включать в себя следующие инструментальные средства:

• инсталляцию сетевой ОС и конфигурирование клиента в модели «клиент-сервер»;

• службу каталогов;

• файловые функции;

• службы печати;

• средства управления правами пользователей;

• развитые средства защиты сети;

• интегрированные функции передачи сообщений;

• многопротокольную маршрутизацию;

• возможность работы в режиме «клиент-сервер».

Для организации взаимодействия рабочих станций в сети недостаточно просто физически соединить их проводами. Необходимо установить логическую связь или соединение между станциями. Это обеспечивает надёжную передачу данных, а также гарантирует, что информация будет доставлена адресату и не будет потеряна при приёме и передаче. Такие задачи решают протоколы логического уровня, чаще их называют протоколами обмена данными (например, IPX / SPX / TCP). Протоколы обмена данными определяют правила, по которым выполняется передача данных в сети. Они устанавливают порядок обработки ошибок, возникающих при передаче, порядок окончания сеанса связи и т.д. Большинство сетевых операционных систем могут поддерживать различные протоколы, как по отдельности, так и одновременно.

Для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, требующей комплексного подхода, используются прикладные программы, которые обеспечивают создание информационной структуры, поддерживающей все бизнес-процессы.

В настоящее время рынок программных продуктов предлагает большое количество разнообразных прикладных программ для автоматизации оперативного учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий, например «БЕСТ», «РС-БАЛАНС», «ПАРУС», «АСПЕКТ», «1С» и др.

Основные достоинства этих программ:

• ведение синтетического и аналитического учёта применительно к потребности предприятия;

• возможности ведения количественного и многовалютного учёта;

• получение всей необходимой отчётности и необходимых документов по синтетическому и аналитическому учёту;

• полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учёта, формы первичных документов, формы отчётности;

• возможность автоматической печати выходных и первичных документов и т.д.

За счёт полной настраиваемости эти программные продукты успешно используются на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в совместных фирмах и т.д. Имеются возможности ведения учёта для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.

Для крупных предприятий в качестве программного обеспечения комплексной информационной технологии управления организацией используются программные комплексы, реализованные в архитектуре «клиент-сервер» (например, пользовательские программные комплексы «ГАЛАКТИКА», R3 и др.

Администрация предприятия, используя для управления производственными процессами программный комплекс, получает возможность:

• оперативного получения достоверной информации о текущей деятельности предприятия;

• оперативного управления финансами;

• контроля за ходом выполнения договорных отношений.

3.4 Методы внедрения системы

Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета. Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания eё функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы. Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле

терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях

управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета.

С самого начала необходимо убедиться, что проект правильно организован.

Необходимо:

1. Добиться веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта.

2. Определить, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.

3. Четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.

4. Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками.

5. Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживаться их.

Прежде чем приступить к внедрению системы, необходимо продумать

организационную структуру и бизнес-процессы:

1. Убедиться, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.

2. Описать методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.

3. При необходимости изменить эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.

4. Описать организационную структуру и подумать о том, в максимальной ли степени она отвечает целям предприятия.

5. Изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли.

Обеспечить создание необходимой технической инфраструктуры:

1. Поручить соответствующим специалистам оценку нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определить роль отдела информационных систем и продумать, каким изменениям он подвергнется в новой среде.

2. Осуществить необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Убедиться, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.

3. Документально зафиксировать потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.

4. Пользоваться полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают потребностям.

Управлять изменениями, подстраиваясь под сотрудников.

1. Проводить изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.

2. С самого начала задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого - попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.

3. Регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.

4. Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа.

После проведенных мероприятий можно приступать непосредственно к внедрению системы. Типовой план внедрения был разработан в компании Oliver Wight, но опыт показывает, что в той или иной степени практически все фирмы следуют этой стратегии. Данный план состоит из следующих этапов:

1. Предварительное обследование и оценка состояния компании.

2. Предварительная переподготовка.

3. Техническое задание (анализ проблемы построения системы).

4. Технико-экономическое обоснование (анализ «затраты-эффект»).

5. Организация проекта (назначение ответственных лиц состав комитетов).

6. Выработка целей (что мы ожидаем от проекта).

7. Техническое задание на управление процессами.

8. Начальная переподготовка (переподготовка сотрудников).

9. Планирование и управление верхнего уровня.

10. Управление данными.

11. Одновременное внедрение различных технологий организации и управления.

12. Программное обеспечение.

13. Опытный пример.

14. Получение результатов.

15. Анализ текущего состояния.

16. Постоянная переподготовка.

3.5 Информационная база технологии управления предприятием

В деятельности предприятий, представляющих собой комплексы повседневно связанных и взаимодействующих структурных подразделений, передача информации является первостепенным и непременным условием их функционирования. Особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих предприятий внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей по внутрифирменным каналам.

Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Важную роль в принятии управленческих решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своего предприятия, а также предприятий-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает предприятию высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчётов, предложений для выработки и принятия соответствующих управленческих решений.

В современных условиях на предприятиях необходима организация применения высокоэффективной внутрифирменной системы информации.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Для организации этого процесса на предприятии формируются различные базы данных, наполненные информацией по различным вопросам функционирования предприятия. Базы данных являются составной частью программного комплекса и формируются в процессе настройки программного обеспечения информационной технологии управления предприятием. Этап информационной настройки программного комплекса является обязательным перед началом её практического применения.

В целях защиты информации от несанкционированного доступа каждый пользователь предприятия, подключенный к ЛВС и информационной базе, имеет свободный доступ только к информации, необходимой для выполнения им его служебных функций, и получить при необходимости информацию, не связанную непосредственно с его функциями, может только с разрешения вышестоящего руководства предприятия.

Заключение

Несмотря на сравнительную молодость отрасли как таковой, это уже вполне сформировавшийся рынок, с брэндами-лидерами и лидирующими продуктами. На настоящий момент существует достаточно широкий спектр продукции, призванной удовлетворить самые разнообразные нужды, как небольших компаний, так и компаний-гигантов. Эти программные продукты в полной мере охватывают все аспекты деятельности предприятий, от логистики, маркетинга, производства, сбыта, до бухгалтерского учета и управления персоналом.

Были достигнуты цели исследования - выделены проблемы, возникающие при введении информационной системы в действие, а также осуществлён обзор существующих систем на предмет соответствия выдвигаемым компаниями требованиям. Также были решены задачи исследования: исследованы внутрифирменные проблемы при использовании ИСУ и определена стратегия внедрения ИС на предприятиях.

Для решения определенных проблем, испытываемых организацией при переходе к новой информационной системе управления или введении оной в эксплуатацию, уже разработана методика преодоления, позволяющая сравнительно легко осуществлять внедрение ИТ.

Список использованной литературы

1. Учеб пособие для вузов / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. - 2-е изд. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 439 с.

2. Журнал «Информатика и образование».

3. Н. Угринович. Информатика и информационные технологии - М., БИНОМ, 2003 г.

4. Е.В. Михеева. Информационные технологии в профессиональной деятельности. - М.:, Изд. центр «Академия», 2005.

5. Ю. Шафрин. Информационные технологии. - М.: Изд-во «Лаборатория Базовых Знаний», 2000.

6.ГОСТ 34.003-90: Информационная технология: Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Термины и определения. - М., 1991.

7. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М., 1998.

8. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, 2001.-368 с.: ил. - (Прикладные информационные технологии

9. Акиньшина, Л.В., Шейкер, Т.Д. Современные информационные технологии в обучении. Ч. 1 / Л.В. Акиньшина, Т.Д. Шейкер. Владивосток: Изд-во ДВГТУ, 2004.? 211 с.

10. Батин, Н.В. Основы информационных технологий / Н.В. Батин. Минск: Институт подготовки научных кадров Нац. акад. наук Беларуси, 2008. 235 с.

11. Борзенко, В.С. Программное обеспечение для мультимедиа / В.С, Борзенко // HARD&SOFT.

12. Валетов, В.А., Орлова, А.А. Интеллектуальные технологии производства приборов и систем / В.А, Валетов, А.А. Орлова. СПб: СПбГУ ИТМО, 2008. 134 с.

13. Информатика / под ред. проф. Ю.А. Романовой.? М.: Эксмо, 2005. 322 с.

Колганов, А.А. Системы мультимедиа сегодня / А.А. Колганов // HARD&SOFT.

14. Новосельцев, С.В. Мультимедиа? синтез трех стихий / С.В. Новосельцев /Компьютер-Пресс. 2005.

15. Острейковский, В.А. Информатика / В.А. Острейковский. М.: Высшая школа, 2001. 319 с.

16. Хомоненко, А.Д. Основы современных компьютерных технологий / А.Д. Хомоненко. М.: Корона принт, 2009. 448 с.

Размещено на Allbest.ru