Информация в делопроизводстве, ее свойства и особенности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема «Информация в делопроизводстве, ее свойства и особенности»

Содержание

Введение

Глава 1. Свойства информации

1.1 Методы систематизации информации в делопроизводстве

Глава 2. Информация в работе

2.1 Источники информации

2.2 Обработка информации

2.3 Передача информации

2.4 Хранение информации

Глава 3. Информация в делопроизводстве

3.1 Автоматизация работы с документами

3.2 Электронный документооборот

Заключение

Список использованных источников

Введение

Современное общество пользуясь интернетом привыкло принимать информацию уже преобразованную, на конечном этапе ее обработке. И большинство не задумывается, как же эта информация была внесена, обработана и подана пользователю. Информация является так же неотъемлемой частью информационного обеспечения управления.

Терминология, используемая при работе с информацией, закреплена в документах, закреплена в целом ряде нормативных правовых актов и содержит ряд понятий в области создания документов.

Под информацией в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представлениях. Термины «документированная информация» и «документ» в законах и в действующих стандартах рассматриваются как синонимы.

Документ создается в результате документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам. (Носитель - это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде). В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов, которые являются частью процесса каждой организации.

Важнейшим носителем информации, особенно деловой сферы, являются многочисленные виды документов. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений не обходится без документирования, с ним связанна деятельность всех сотрудников от исполнителей до руководителей звеньев.

Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом является исследование информации в делопроизводстве.

Объектом исследования стала своевременное обеспечение информацией.

Целью данной курсовой работы является применение информации в делопроизводстве.

Задачами курсовой работы являются;

- изучить свойства информации.

- рассмотреть методы систематизации информации в делопроизводстве.

- описать цикл работы с информацией

- предложить усовершенствования отдельных направлений делопроизводства.

При написании курсовой работы применялись следующие методы:

сравнительный, логический анализ, исследование, конкретизация, классификация, синтез, обобщение.

При написании курсовой работы использовались литературные источники как отечественных, так и зарубежные авторы.

1. Свойства информации

Слово «информация» происходит от латинского слова «informatio», что в переводе обозначает сведение, разъяснение, ознакомление. Понятие информации рассматривалось ещё античными философами.

До начала промышленной революции, определение сути информации оставалось прерогативой преимущественно философов. Далее рассматривать вопросы теории информации стала новая на то время наука кибернетика.

Основные свойства информации:

Качество

Качество информации -- степень её соответствия потребностям потребителей. Свойства информации являются относительными, так как зависят от потребностей потребителя информации.

Объективность

Объективность информации характеризует её независимость от чьего-либо мнения или сознания, а также от методов получения. Более объективна та информация, в которую методы получения и обработки вносят меньший элемент субъективности.

Полнота

Информацию можно считать полной, когда она содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного решения набор показателей. Как неполная, так и избыточная информация снижает эффективность принимаемых на основании информации решений.

Достоверность

Достоверность - верность информации, не вызывающая сомнений. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Причинами недостоверности могут быть: преднамеренное искажение (дезинформация); непреднамеренное искажение субъективного свойства; искажение в результате воздействия помех; ошибки фиксации информации. В общем случае достоверность информации достигается: указанием времени свершения событий, сведения о которых передаются; сопоставлением данных, полученных из различных источников; своевременным вскрытием дезинформации; исключением искажённой информации и др.

Адекватность

Адекватность -- степень соответствия смысла реально полученной информации и её ожидаемого содержимого. Например задан вопрос - "Сколько у человека пальцев на руке?" "На руке у человека пять пальцев" - ответ достоверный и адекватный, "У человека две руки" - ответ достоверный но неадекватный.

Доступность

Доступность информации -- мера возможности получить ту или иную информацию.

Актуальность

Актуальность информации -- это степень соответствия информации текущему моменту времени.

Эмоциональность

Эмоциональность -- свойство информации вызывать различные эмоции у людей. Это свойство информации используют производители медиаинформации. Чем сильнее вызываемые эмоции, тем больше вероятности обращения внимания и запоминания информации.

Релевантность

релевантность -- способность информации соответствовать нуждам (запросам) потребителя;

Защищенность

защищенность -- свойство, характеризующее невозможность несанкционированного использования или изменения информации;

Эргономичность

эргономичность -- свойство, характеризующее удобство формы или объема информации с точки зрения данного потребителя.

Информацию следует считать особым видом ресурса, при этом имеется в виду толкование "ресурса" как запаса неких знаний материальных предметов или энергетических, структурных или каких-либо других характеристик предмета. В отличие от ресурсов, связанных с материальными предметами, информационные ресурсы являются неистощимыми и предполагают существенно иные методы воспроизведения и обновления, чем материальные ресурсы.

1.1 Методы систематизации информации в делопроизводстве

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.

Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации. Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных.

Систематизация информации включает:

- методы поиска и накопления информации;

- классификацию и индексирование информации;

- способы доступа к информации;

- способы представления информации;

- обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

*структурированная информация;

*информация в виде свободного текста;

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат - это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.

Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями. Результатом заполненного формата является запись.

База данных - это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях. Еще одна характеристика хорошей базы данных - возможность выдавать ранее зафиксированные данные в различном виде: в отношении содержания (от минимального набора до исчерпывающей информации) и в отношении формы, в которой будут представлены выходные данные.

Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы распределяется в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией. Номинальная систематизация - распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная - по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая - по общей тематике; хронологическая систематизация информации - распределение документов по дате их создания; авторская - по имени автора документа; архивная - по срокам хранения документации.

Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ -- это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам «люблю -- не люблю», «нравится -- не нравится», «хорошо -- плохо», «лучше -- хуже», «приемлемо -- неприемлемо» и т.п.

Восприятие -- очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. Поиск решений может быть основан на информации различных типов. Для удобства пользования важно предусмотреть различные варианты подачи информации, или, формы представления информации.

Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.

~ Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа - договоры, счета, акты, приказы и т.п.

~ Предметная систематизация - распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №1, а в другую - со строительством объекта №2.

~ Хронологическая систематизация информации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками - например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год.

~Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов.

~ Обязательной к применению в архивах является экспертная систематизация информации, распределяющая документы по срокам их хранения.

После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел - перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование - трудоёмкие процессы, требующие специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах - «Электронных архивах» -- процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.

Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия - каталогизация и физическое хранение документов. Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов:

-библиографическое описание

-описание содержания документа

-назначение документу указателя местоположения

Информацию можно разделить на виды по разным критериям:

по истинности

*истинная

*ложная

по способу восприятия

*Визуальная -- воспринимаемая органами зрения.

*Аудиальная -- воспринимаемая органами слуха.

*Тактильная -- воспринимаемая тактильными рецепторами.

*Обонятельная -- воспринимаемая обонятельными рецепторами.

*Вкусовая -- воспринимаемая вкусовыми рецепторами.

по форме представления

*Текстовая -- передаваемая в виде символов, предназначенных обозначать лексемы языка.

*Числовая -- в виде цифр и знаков, обозначающих математические действия.

*Графическая -- в виде изображений, предметов, графиков.

*Звуковая -- устная или в виде записи передача лексем языка аудиальным путём.

по назначению

*Массовая -- содержит тривиальные сведения и оперирует набором понятий, понятным большей части социума.

*Специальная -- содержит специфический набор понятий, при использовании происходит передача сведений, которые могут быть не понятны основной массе социума, но необходимы и понятны в рамках узкой социальной группы, где используется данная информация.

*Секретная -- передаваемая узкому кругу лиц и по закрытым (защищённым) каналам.

*Личная (приватная) -- набор сведений о какой-либо личности, определяющий социальное положение и типы социальных взаимодействий внутри популяции.

2. Информация в работе

2.1 Источники информации

Информация - это сведения об объектах и явлениях окружающего мира, уменьшающие степень неопределенности знаний об этих объектах или явлениях. Но лишь для человека информация, получаемая из внешнего мира, может становиться сведениями, являющимися объектом осознанного хранения, обмена и преобразования. Информационные процессы всегда играли важную роль в жизни общества. Люди обмениваются устными сообщениями, записками, посланиями. Они передают друг другу просьбы, приказы, отчеты о проделанной работе, публикуют рекламные объявления и научные статьи, хранят старые письма, долго размышляют над полученными известиями или немедленно кидаются выполнять указания начальства. Большое значение для сохранения и развития культуры имеет передача из поколения в поколение сказок, традиций, легенд, создание произведений живописи и т. д.

Вся жизнь человека постоянно связана с получением, накоплением и обработкой информации. Информация является предметом интеллектуальной деятельности человека, продуктом этой деятельности. Информация для человека - это знания, которые он получает из различных источников. Всё, что знает каждый конкретный человек, он когда-то узнал от родителей, учителей, из книг, личного практического опыта и сохранил в своей памяти. В свою очередь все, что написано в книгах, журналах, газетах, отражает знания авторов этих текстов, а потому это тоже информация.

Информация не существует сама по себе. Всегда имеется источник, который производит информацию, и приемник, который ее воспринимает. В роли источника или приемника может быть любой объект материального мира: человек, устройство, животное, растение. То есть информация всегда предназначена конкретному объекту.

Человек получает информацию из разных источников: радио, телевидение, газеты и журналы и конечно же на сегодняшний день интернет.

С понятием «информация» тесно вязано понятие «данные». Данные - это «сырье» для получения информации. Одни и те же данные могут быть восприняты людьми по разному и нести каждому нужную информацию.

Данные превращаются в информацию только тогда, когда ими заинтересуется человек. Человек извлекает информацию из данных, оценивает, анализирует ее по результатам анализа, принимает то или иное решение. Таким образам, если существует возможность использовать данные для уменьшения неопределенности знаний о коком-либо предмете, то данные превращаются в информацию. Поэтому можно утверждать, что информацией являются используемые данные.

2.2 Обработка информации

Поскольку информация не материальна, её обработка заключается в различных преобразованиях. К процессам обработки можно отнести любые переносы информации с носителя на другой носитель. Информация предназначенная для обработки называется данными.

Основным видом обработки первичной информации, полученной различными приборами, является преобразование в форму, обеспечивающую её восприятие органами чувств человека. Так, фотоснимки космоса, полученные в рентгеновских лучах, преобразуются в обычные цветные фотографии с использованием специальных преобразователей спектра и фотоматериалов. Приборы ночного видения преобразуют изображение, получаемое в инфракрасных (тепловых) лучах, в изображение в видимом диапазоне. Для некоторых задач связи и управления необходимо преобразование аналоговой информации в дискретную и наоборот. Для этого используются аналого-цифровые и цифро-аналоговые преобразователи сигналов.

Процесс обработки информации не всегда связан с получением каких-то новых сведений. Например, при переводе текста с одного языка на другой происходит обработка информации, изменяющая ее форму, но не содержание.

К этому же виду обработки относится кодирование информации. Кодирование -- это преобразование представления информации из одной символьной формы в другую, удобную для ее хранения, передачи или обработки.

Особенно широко понятие кодирования стало употребляться с развитием технических средств хранения, передачи и обработки информации (телеграф, радио, компьютеры). Например, в начале XX века телеграфные сообщения кодировались и передавались с помощью азбуки Морзе. Иногда кодирование производится в целях засекречивания содержания текста. В таком случае его называют шифрованием.

Еще одной разновидностью обработки информации является ее сортировка (иногда говорят -- упорядочение). Например: вы решили записать адреса и телефоны всех своих одноклассников на отдельные карточки. В каком порядке нужно сложить эти карточки, чтобы затем было удобно искать среди них нужные сведения? Скорее всего, вы сложите их в алфавитном порядке, по фамилиям. В информатике организация данных по какому-либо правилу, связывающему ее в единое целое, называется структурированием,

Важнейшим видом обработки семантической информации является определение смысла (содержания), заключающегося в некотором сообщении. В отличие от первичной семантическая информация не имеет статистических характеристик, то есть количественной меры -- смысл либо есть, либо его нет. А сколько его, если он есть -- установить невозможно. Содержащийся в сообщении смысл описывается на искусственном языке, отражающем смысловые связи между словами исходного текста. Словарь такого языка, называемый тезаурусом, находится в приемнике сообщения. Смысл слов и словосочетаний сообщения определяется путем их отнесения к определенным группам слов или словосочетаний, смысл которых уже установлен. Тезаурус, таким образом, позволяет установить смысл сообщения и, одновременно, пополняется новыми смысловыми понятиями. Описанный вид обработки информации применяется в информационно-поисковых системах и системах машинного перевода.

Одним из широко распространенных видов обработки информации является решение вычислительных задач и задач автоматического управления с помощью вычислительных машин.

Обработка информации всегда производится с некоторой целью. Для её достижения должен быть известен порядок действий над информацией, приводящий к заданной цели. Такой порядок действий называется алгоритмом. Кроме самого алгоритма необходимо также некоторое устройство, реализующее этот алгоритм. В научных теориях такое устройство называется автоматом.

Следует отметить как важнейшую особенность информации тот факт, что в силу несимметричности информационного взаимодействия при обработке информации возникает новая информация.

2.3 Передача информации

Распространение информации между людьми происходит в процессе ее передачи. Передача может происходить при непосредственном разговоре между людьми, через переписку, с помощью технических средств связи: телефона, радио, телевидения, компьютерной сети.

В передаче информации всегда участвуют две стороны: есть источник и есть приемник информации. Источник передает (отправляет) информацию, а приемник ее получает (воспринимает). Читая книгу или слушая учителя» вы являетесь приемниками информации, работая над сочинением по литературе или отвечая на уроке, -- источником информации. Каждому человеку постоянно приходится переходить от роли источника к роли приемника информации.

Передача информации от источника к приемнику всегда происходит через какой-то канал передачи. При непосредственном разговоре -- это звуковые волны; при переписке -- это почтовая связь; при телефонном разговоре -- это система телефонной связи. В процессе передачи информация может искажаться или теряться, если информационные каналы имеют плохое качество или на линии связи действуют помехи (шумы). Многие знают, как трудно бывает общаться при плохой телефонной связи.

Передачей семантической информации называется процесс её пространственного переноса от источника к получателю (адресату). Передавать и получать информацию человек научился даже раньше, чем хранить её. Речь является способом передачи, который использовали наши далекие предки в непосредственном контакте (разговоре) -- ею мы пользуемся и сейчас. Очевидно, что для передачи сообщения на расстояние информация должна быть перенесена на какой-либо мобильный носитель. Носители могут перемещаться в пространстве с помощью транспортных средств, как это происходит с письмами, посылаемыми по почте. Такой способ обеспечивает полную достоверность передачи информации, поскольку адресат получает оригинал сообщения, однако требует значительного времени для передачи. С середины XIX века получили распространение способы передачи информации, использующие естественно распространяющийся носитель информации -- электромагнитные колебания (электрические колебания, радиоволны, свет). Реализация этих способов требует:

предварительного переноса информации, содержащейся в сообщении, на носитель -- кодирования;

обеспечения передачи полученного таким образом сигнала адресату по специальному каналу связи;

обратного преобразования кода сигнала в код сообщения -- декодирования.

Использование электромагнитных носителей делает доставку сообщения адресату почти мгновенной, однако требует дополнительных мер по обеспечению качества (достоверности и точности) передаваемой информации, поскольку реальные каналы связи подвержены воздействию естественных и искусственных помех.

Устройства, реализующие процесс передачи данных, образуют системы связи. В зависимости от способа представления информации системы связи можно подразделять на знаковые (телеграф, телефакс), звуковые (телефон), видео и комбинированные системы (телевидение). Наиболее развитой системой связи в наше время является Интернет.

2.4 Хранение информации

Люди хранят информацию либо в собственной памяти (иногда говорят -- «в уме»), либо на каких-то внешних носителях. Чаще всего -- на бумаге.

Те сведения, которые мы помним, всегда нам доступны. Например, если вы запомнили таблицу умножения, то вам никуда не нужно заглядывать для того, чтобы ответить на вопрос: сколько будет пятью пять? Каждый человек помнит свой домашний адрес, номер телефона, а также адреса и телефоны близких людей. Если же понадобился адрес или телефон, которого мы не помним, то обращаемся к записной книжке или к телефонному справочнику.

Память человека можно условно назвать оперативной. Здесь слово «оперативный» является синонимом слову «быстрый». Человек быстро воспроизводит сохраненные в памяти знания. Свою память мы еще можем назвать внутренней памятью. Тогда информацию, сохраненную на внешних носителях (в записных книжках, справочниках, энциклопедиях, магнитных записях), можно назвать нашей внешней памятью.

Человек нередко что-то забывает. Информация на внешних носителях хранится дольше, надежнее. Именно с помощью внешних носителей люди передают свои знания из поколения в поколение.

Хранение информации осуществляется с помощью её переноса на некоторые материальные носители. Семантическая информация, зафиксированная на материальном носителе для хранения, называется документом.

Носитель информации

Носителями информации являются: бумага, магнитные ленты, дискеты, винчестеры, оптические компакт-диски, (CD,DVD) и т.п. но на сегодняшний день наиболее удобны для нас электронные носители информации.

Эти микросхемы выполнены по FLASH-технологии, поэтому такие устройства иногда называют FLASH-дисками (в народе просто «флешка»).

В настоящее время особое значение получило хранение информации в виде последовательностей двоичных символов. Для реализации этих методов используются разнообразные запоминающие устройства. Они являются центральным звеном систем хранения информации. Кроме них в таких системах используются средства поиска информации (поисковая система), средства получения справок (информационно-справочные системы) и средства отображения информации (устройство вывода). Сформированные по назначению информации такие информационные системы образуют базы данных, банки данных и базы знаний (база знаний).

Хранение информации - это способ распространения информации в пространстве и времени. Способ хранения информации зависит от ее носителя (книга - библиотека, картина - музей, фотография - альбом). Этот процесс такой же древний, как и жизнь человеческой цивилизации. Уже в древности человек столкнулся с необходимостью хранения информации: зарубки на деревьях, чтобы не заблудиться во время охоты; счет предметов с помощью камешков, узелков; изображение животных и эпизодов охоты на стенах пещер.

ЭВМ предназначена для компактного хранения информации с возможностью быстрого доступа к ней.

Информационная система - это хранилище информации, снабженное процедурами ввода, поиска размещения и выдачи информации. Наличие таких процедур - главная особенность информационных систем, отличающих их от простых скоплений информационных материалов.

автоматизация документ информация

3. Информация в делопроизводстве

В делопроизводстве информацией являются все различные документы. Терминология, используемая при работе с информацией, закрепленной в документах, закреплена в целом ряде нормативных правовых актов и содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законах и действующих стандартах рассматриваются как синонимы.

Документ создается в результате документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам (носитель- это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде).

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Например, так выглядит эволюция представляемого документоведением понятия «документ»:

*документ - материальный объект;

*документ - носитель информации;

*документ - документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008г. №455-3 «Об информации, информатизации и защите информации» определяет документированную информацию (документ) как «информацию, зафиксированную на материальном носителе с реквизитам, позволяющими ее идентифицировать».

3.1 Автоматизация работы с документами

Сегодня в век информатизации, особое место в науке делопроизводства отводиться уже даже не столько привычным бумажным документам, сколько документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информацией и т.п.

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:

*ввод информации в систему,

*хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,

*коллективная работа с документами,

*вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (OpticalCharacterRecognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ “переводится” в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако в таких системах , поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения. Но для того, чтобы добиться качественной автоматизации необходимо в начале исследовать документопотоки на предприятии и при необходимости модифицировать документопотоки с целью повышения эффективности их обработки.

Рассмотрим основные методы автоматизации учережденческой деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы.

Идея автоматизированного офиса предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники.

В настоящее время известен целый ряд концепций построения автоматизированного офиса, например, свои решения предлагают фирма Microsoft, Borland, Lotus. В зависимости от величины бизнеса фирмы (крупный, средний, мелкий) могут использоваться такие продукты как LotusNotes, StaffWare, DOC Ware, MS Office , а также целый ряд других из числа продуктов.

Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД). На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов. Электронный архив становится при этом ядром офисных СУЭД, решая проблемы хранения электронных документов, быстрого поиска и распределенного доступа к ним.

Электронный архив документов позволяет решить задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами в рамках задач делопроизводства для любого офиса.

Важной проблемой СУЭД, является вовлечение в электронный документооборот бумажных документов с целью объединения потоков документов приходящих в твердой копии и документов, изначально создаваемых в электронном виде или приходящих по электронной почте.

Решить проблему ввода в СУЭД бумажных документов позволяет использование сканеров и систем распознавания текстов.

Система распознавания текстов CuneiForm позволяет вводить бумажные документы со сканера и записывать их в графическом виде, для создания электронной копии документа с возможности дальнейшей печати. При необходимости документы могут быть преобразованы в текстовые файлы, пригодные для редактирования. При необходимости организации потокового ввода документов в Электронный архив, возможно использовать CuneiForm OCR Server .

CuneiForm OCR Server обеспечивает автоматический поиск изображений, полученных с сервера сканирования, последовательное их распознавание, удаление и передачу результатов в указанную пользователем директорию в полностью автоматическом режиме. По желанию пользователя изображения могут быть заархивированы и помещены в указанную им директорию, а результаты распознавания сохранены в формате, удобном для редактирования.

Это дает возможность независимой работы группы пользователей и создание систем потокового ввода документов в корпоративные базы данных или электронные архивы.

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow .

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

¦ сетевой доступ к файлам и базе данных;

¦ локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

¦ терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений; просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

¦ поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

¦ четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

¦ обработка текста,

¦ электронные таблицы,

¦ деловая и презентационная графика,

¦ планирование работ и совещаний,

¦ генерация отчетов из базы данных,

¦ мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web - серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

Нужно отметить, что Web -технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.

3.2 Электронный документооборот

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ -- система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютер

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления («начальник сказал - сделали»), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм, в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, «бизнес-процессов»), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документарную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда они уже не нужны, обнаруживаются на самом видном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.

Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать.

Базовые понятия и терминология

Так же, как бит - единица информации в кибернетике, в системах документооборота такой единицей является документ. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение того, для чего документ готовился. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все управление в организации осуществляется через документы.

Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой» наподобие библиотечной. Обычно конкретный набор полей в карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, хранящей содержимое полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

Обычно путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно услышать фразу «это не система документооборота, а система делопроизводства». Или наоборот. Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила - задача не тривиальная.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - HierarchalStorageManagement). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflowmanaging). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Проблемы внедрения системы документооборота

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Классификация систем электронного документооборота

*Универсальные «коробочные» СЭДО:

стандартный набор функций;

невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

низкие временные затраты на приобретение и установку;

относительно низкая стоимость;

необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

*Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

максимально персонифицированная система;

большие временные затраты;

высокая стоимость разработки;

сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

*Комбинированные СЭДО:

базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

полное соответствие нуждам предприятия;

небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

передача заказчику прав на продукт;

простота освоения и использования;

полная русификация;

удобный интерфейс;

взаимодействие с существующими офисными приложениями.

Заключение

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Для получения эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума, обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Современное общество называют потребительским и постиндустриальным. Кроме того, оно характеризуется и как информационное, тем самым подчеркивается исключительная роль информации в дальнейшем развитии человечества. Многозначительные примеры доказывают ее решающую роль в падении и взлете известных корпораций.

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а так же важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятиям защищать или сохранять их в качестве доказательства действий. Система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности и отдельные управленческие решения, а так же обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

Информация непосредственно играет самую важную часть нашей жизни и не только в делопроизводстве. Научившись с ней обращаться, человек достиг немалых высот «кто владеет информацией, тот владеет и миром».

Человеку приходится всю свою жизнь сталкиваться с информацией, получать, усваивать, обрабатывать, хранить. Он может пользоваться учебными пособиями, ресурсами интернета, статьями, указами, правилами и т.п. чтобы свободно чувствовать себя в информационном обществе и составлять достойную конкуренцию. Так и с делопроизводством, если вы отстаете от прогресса, то становитесь тормозом для всего своего производственного отдела.

Своевременное овладение информацией, а самое главное использование ее в процессах, залог успеха вашей организации.

Список использованных источников

1. Бобылева М.П. «Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем»./ Делопроизводство 2009. - 36-41с.

2. Бобылева М.П. «На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)»/ Делопроизводство 2007. - 45-49с.

3. Волк В.К. «Исследование функциональной структуры памяти персонального компьютера. Лабораторный практикум». Учебное пособие.- Курган КГУ, 2004. - 72 с.

4. Делопроизводство: Учебный справочник /С.В. Гваева, С.В. Собалевский - Минск: ТетраСисемс,2011. - 224с.

5. Макарова Н.В. «Информатика» Учебник. 3-е переработанное издательство. Минск. Финансы и статистика, 2002. - 768 с.

6. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления : учебное пособие/В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха / под ред. В.В. Паневчика - Минск: БГЭУ.2008. - 318с.

7. Чернавский Д.С. Синергетика и информация (динамическая теория информации). Справочник. -- М.:«Едиториал» УРСС, 2004. -- 288 с

8.Стратонович Р.Л. «Теория информации». Учебник. М.: Сов.радио, 1975. -- 424 с.

9. Урсул А.Д. «Проблема информации в современной науке». Учебное пособие -- М.: Наука, 1975. -- 288.

Размещено на Allbest.ru

...