Управление информационными ресурсами

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Средства компьютерной, коммуникационной и организационной техники

Содержание

Введение

1. Средства компьютерной техники

2. Средства коммуникативной техники

3. Средства организационной техники

Заключение

Список литературы

Введение

Современные технические средства обеспечения управления информационными ресурсами по своему составу и функциональным возможностям весьма разнообразны и покрывают весь спектр потребностей в организации и информационном обслуживании управления. В целом рассматриваемые технические средства можно разбить на следующие группы:

средства компьютерной техники;

средства коммуникационной техники;

средства организационной техники.

Средства компьютерной техники предназначены в основном для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и являются базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами.

Средства коммуникационной техники предназначены в основном для реализации технологий передачи информации и предполагают как автономное функционирование, так и в комплексе со средствами компьютерной техники.

Средства организационной техники предназначены в основном для реализации технологий хранения, представления и использования информации, а также для выполнения различных вспомогательных операций в рамках тех или иных технологий информационной поддержки управленческой деятельности.

Цель данной работы изучить средства компьютерной коммуникационной и организационной техники.

Задачи, решаемые в ходе работы:

1. Рассмотреть средства компьютерной техники,

2. Рассмотреть средства коммуникативной техники,

3. Рассмотреть средства организационной техники.

1. Средства компьютерной техники

информационный управление компьютерный коммуникационный

Современные средства компьютерной техники могут быть классифицированы следующим образом:

персональные компьютеры;

корпоративные компьютеры;

суперкомпьютеры.

Данная классификация достаточно условна, поскольку интенсивное развитие технологий производства электронных компонентов и значительный прогресс в совершенствовании архитектуры компьютеров и наиболее важных составляющих их элементов приводят к размыванию границ между указанными классами средств вычислительной техники.

По условиям эксплуатации компьютеры делятся на два типа:

универсальные;

специальные.

Универсальные предназначены для решения широкого класса задач при нормальных условиях эксплуатации.

Специальные компьютеры служат для решения более узкого класса задач или даже одной задачи, требующей многократного решения, и функционируют в особых условиях эксплуатации. Машинные ресурсы специальных компьютеров часто ограничены. Однако их узкая ориентация позволяет реализовать заданный класс задач наиболее эффективно. Специальные компьютеры управляют технологическими установками, работают в операционных или машинах скорой помощи, на ракетах, самолетах и вертолетах, вблизи высоковольтных линий передач или в зоне действия радаров, радиопередатчиков, в неотапливаемых помещениях, под водой на глубине, в условиях пыли, грязи, вибраций, взрывоопасных газов и т. п.

По производительности и характеру использования компьютеры можно условно подразделить:

на микрокомпьютеры;

мини-компьютеры;

мэйнфреймы (универсальные компьютеры);

суперкомпьютеры Филимонова Н.А. Информационные технологии управления персоналом. учебно-методический комплекс. - Новосибирск: НГУЭУ, 2009. - 147 с..

В классе микрокомпьютеров выделяют микроконтроллеры и персональные компьютеры.

Микроконтроллер -- это основанное на микропроцессоре специализированное устройство, встраиваемое в систему управления или технологическую линию.

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы Apple. Интенсивное развитие современных информационных технологий связано именно с широким распространением с начала 1980-х гг. персональных компьютеров, сочетающих относительную дешевизну с достаточно широкими для непрофессионального пользователя возможностями.

Мини-компьютерами и супермини-компьютерами называются машины, конструктивно выполненные в одной стойке, т. е. занимающие объем порядка половины кубометра. Данные ЭВМ исторически предшествовали микрокомпьютерам, по своим техническим и эксплуатационным характеристикам уступают современным микрокомпьютерам и в настоящее время не производятся.

Мэйнфреймы (main frame), иногда называемые корпоративными компьютерами, представляют собой вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяется большое количество рабочих мест с минимальной оснащенностью (видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, возможно, устройство печати).

В принципе, в качестве рабочих мест, подсоединенных к центральному блоку корпоративного компьютера, могут быть использованы и персональные компьютеры. Область использования корпоративных компьютеров -- реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация различных информационных систем, обслуживающих большое количество пользователей в рамках одной функции (биржевые и банковские системы, бронирование и продажа билетов для оказания транспортных услуг населению и т. п.).

Суперкомпьютеры представляют собой вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов. Основная характеристика здесь была и есть производительность, которая всегда неограниченно требуется в особо мощных и ответственных приложениях. Это очень мощные компьютеры с производительностью свыше 100 MFLOPS (миллионов операций над числами с плавающей точкой в секунду).

Борьба между производителями суперкомпьютеров идет за первую позицию в рейтинге Тор 500 (упорядоченный список 500 наиболее производительных ЭВМ, составляемый два раза в год), т. е. за абсолютный рекорд производительности. Достигнутая производительность уже давно перешагнула за миллиард операций в секунду -- гигафлопные компьютеры. Разрабатываются и создаются компьютеры, выполняющие уже триллионы операций в секунду, -- терафлопные компьютеры Филимонова Н.А. Информационные технологии управления персоналом. учебно-методический комплекс. - Новосибирск: НГУЭУ, 2009. - 147 с..

2. Средства коммуникативной техники

Средства и системы телефонной связи

Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. К настоящему времени телефонная сеть превратилась в наиболее разветвленную глобальную систему коммутационных узлов, терминалов и линий связи, которая охватывает все страны и насчитывает около миллиарда абонентов. Помимо обмена речевыми сообщениями, она также широко используется для передачи факсимильных сообщений и электронной почты.

Телефонную связь можно разделить:

на телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную и др.);

внутриучрежденческую.

Особыми видами телефонной связи являются мобильная связь, видеотелефонная связь.

Система телефонной связи состоит из телефонной сети и абонентских терминалов.

Телефонная сеть имеет иерархическую структуру. На нижнем уровне расположены оконечные АТС, к которым и подключаются абонентские терминалы; такая АТС имеет номер, обычно совпадающий со старшими цифрами номера абонента. Если АТС коммутирует более 10 000 абонентов, то она делится на несколько логических подстанций, имеющих свой отдельный номер.

Офисные АТС. Обеспечение каждого работника фирмы городским телефоном -- дело дорогостоящее. Гораздо более разумным является использование внутриучрежденческой АТС.

Можно выделить следующие типы АТС:

формирующие телефонную емкость;

Учрежденческо - производственные (УПАТС);

Мини - УПАТС (мини-АТС).

Кроме того, существуют телефонные коммутаторы и селекторы, которые работают с иным способом задания маршрута.

Телефонные узлы комплектуются АТС первого типа. Основная особенность таких АТС -- легкая наращиваемость.

Мини-АТС (в России их еще называют учрежденческими, или офисными, а на Западе -- частными (РВХ) станциями) предназначены для сферы малого и среднего бизнеса. Они очень популярны в этой сфере; для их установки не требуется прокладка специального кабеля, и при смене офиса систему можно взять с собой.

Мини-АТС обычно многофункциональна. Выполняемые функции можно систематизировать следующим образом:

телефонная связь через системный или обычный телефонный аппарат;

всевозможные схемы переключений вызова внутри области intercom;

подключение аппарата факсимильной связи, базы радиотелефона, домофона и других аналоговых устройств;

подключение компьютера, устройств голосовой почты (чаще всего производители мини - АТС сами выпускают модули голосовой почты);

наличие автоответчика, всевозможных будильников и радио;

громкая связь -- как внешняя (по офису), так и через системный телефон;

импульсный и тоновый набор (по выбору);

режим конференции;

удержание вызова Информационные технологии.  Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А. М.: 2009. -- 224 с..

Эти функции могут быть сконфигурированы различными способами.

Факсимильная связь

Сегодня трудно найти организацию, которая не использовала бы в своей работе факсимильную связь. Телефакс является самым популярным средством для оперативного обмена информацией, представленной в виде документов. Первое и главное его достоинство -- возможность передачи документа в любую точку земного шара за одну минуту. Никакая почтовая служба не может обеспечить такой оперативности. Второе -- намного меньшие затраты на пересылку, по сравнению со стоимостью услуг курьера или той же почты. Третье -- простота. Установив соединение, можно отправить документ нажатием одной клавиши. Если же говорить о качестве, то современные стандарты факсимильной связи обеспечивают, при использовании хороших телефонных линий, передачу изображения, вполне сопоставимого с оригиналом.

Факсимильные средства передачи документов получили широкое распространение лишь в последние десятилетия. Ранее, в силу своей дороговизны и специфических особенностей, они использовались в очень ограниченной сфере деятельности.

Многофункциональные устройства

Кроме традиционных однофункциональных устройств в офисах можно встретить так называемые многофункциональные устройства -- мультифаксы (МФУ).

Развитие компьютерных технологий привело к значительному росту объемов информации, которую необходимо ежедневно обрабатывать каждому офису. Как следствие -- значительное повышение объемов документов: как электронных, так и бумажных. Первоначально многофункциональные устройства появились как доработка принтеров или копиров, а также факсов.

Еще сравнительно недавно многофункциональные офисные устройства, объединяющие в одном корпусе принтер, сканер, копир и факс, считались диковинкой, которую могли себе позволить приобрести и использовать лишь обеспеченные предприятия.

Однако на сегодняшний день многофункциональные устройства уже используются и в домашних условиях, а в современном офисе они стали и вовсе обыденным явлением.

Основные конфигурации многофункциональных устройств следующие.

«Копир-принтер». Эти устройства представляют собой цифровой копировальный аппарат с возможностью использования в качестве принтера. Используют традиционное для копировальных аппаратов планшетное сканирование при копировании. Функции ввода информации в компьютер, как правило, не поддерживаются.

«Принтер-сканер-копир». Это устройства, получаемые в результате доукомплектации стандартного принтера сканирующим блоком (обычно протяжного типа).

«Принтер-сканер-копир-факс». Они напоминают обычный факс. В зависимости от-конфигурации могут поддерживать передачу/прием факсов как в автономном режиме, так и с компьютера (PC-факс) и обладать рядом дополнительных возможностей (телефон, автоответчик и др.). Обычно используется сканер протяжного типа, в котором в отличие от многих аналогичных устройств бумага протягивается мимо неподвижных светодиодов Информационные технологии.  Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А. М.: 2009. -- 224 с..

О популярности и потребности многофункциональных центров в средних и малых офисах свидетельствует увеличение спроса на этот тип оборудования.

IP-телефония

В последние годы бурный рост числа систем передачи данных привел к тому, что многие привычные потребительские услуги предоставляются теперь по-новому: электронная почта заменила традиционную бумажную, электронная коммерция позволяет заказывать и оплачивать товары не выходя из дому и т. д. Одно из компьютерных приложений -- IP-телефония -- уже начинает составлять конкуренцию традиционным операторам телефонной связи.

В процессе развития деловой активности практически каждая компания сталкивалась с необходимостью создания собственной корпоративной телефонной сети, до недавнего времени выбирая из двух вариантов: создание собственных линий связи или аренда телефонных линий и номеров у оператора телефонной связи.

Первый вариант приемлем для крупных компаний, которые могут позволить себе значительные финансовые затраты на создание собственных линий связи и служб их эксплуатации и ремонта. Кроме этого, приходится тратить средства на обучение персонала, который должен производить конфигурацию оборудования.

Второй вариант подходит для небольших компаний, ведь в случае использования номерной емкости оператора им не приходится создавать дополнительные службы. Эксплуатацию и конфигурирование осуществляет оператор телефонной сети. Но этот способ, не требующий крупных единовременных капитальных вложений, зачастую приводил к тому, что оплата междугородного, и тем более международного трафика через некоторое время превышала стоимость создания корпоративной телефонной сети. Данный путь также не всегда позволяет создать собственную систему нумерации.

Появившаяся не так давно третья возможность -- IP-телефония -- это способ организовать корпоративную телефонную сеть, не вкладывая значительных средств в создание линий связи и сокращая расходы на оплату телефонных услуг.

Интернет-телефония (IP-телефония) -- технология, которая используется в Интернете для передачи речевых сигналов. При разговоре наши голосовые сигналы (слова, которые мы произносим) преобразуются в сжатые пакеты данных. После эти пакеты данных посылаются через Интернет другой стороне. Когда пакеты данных достигают адресата, они декодируются в голосовые сигналы оригинала.

Существуют два базовых типа телефонных запросов Интернет-телефонии:

с компьютера на компьютер;

с компьютера на телефон.

В чем отличие Интернет-телефонии от обычной телефонии? В обычном телефонном звонке подключение между обоими собеседниками устанавливается через телефонную станцию исключительно с целью разговора. Голосовые сигналы передаются по определенным телефонным линиям, через выделенное подключение.

При запросе же по Интернету сжатые пакеты данных поступают в Интернет с адресом назначения. Каждый пакет данных проходит собственный путь до адресата по различным маршрутам. Для адресата пакеты данных перегруппировываются и, декодируются в голосовые сигналы оригинала.

В чем отличие Интернет-телефонии от IP-телефонии? Интернет-телефония -- частный случай IP-телефонии, здесь в качестве линий передачи используются обычные каналы Интернета. В чистом виде IP-телефония в качестве линий передачи телефонного трафика использует выделенные цифровые каналы. Но так как Интернет-телефония исходит из IP-телефонии, то мы будем применять для нее оба этих термина.

Почему Интернет-телефония стоит меньше? Обычные телефонные звонки требуют разветвленной сети связи телефонных станций, связанных закрепленными телефонными линиями, подвода волоконно-оптических кабелей и спутников связи. Высокие затраты телефонных компаний приводят для нас к дорогим междугородным разговорам. Выделенное подключение телефонной станции также имеет много избыточной производительности или времени простоя в течение речевого сеанса.

Интернет-телефония частично основывается на существующей сети закрепленных телефонных линий. Но главное -- она использует самую передовую технологию сжатия наших голосовых сигналов и полностью применяет емкость телефонных линий. Поэтому пакеты данных от разных запросов и даже различные их типы могут перемещаться по одной и той же линии в одно и то же время.

Электронная почта

Электронная почта является наиболее простым средством организации взаимодействия между удаленными абонентами и может рассматриваться как компьютерный аналог обычной почты.

Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяют электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации. Появляется уникальная возможность быстро ознакомить любой круг корреспондентов (как бы далеко друг от друга они ни находились) с различными документами, проектами и т. п., оперативно получить реакцию на эти материалы, при необходимости «прокрутить» такой процесс многократно. Трудно назвать сферу, где подобная манера работы не применяется.

Работа пользователя на компьютере выполняется с использованием специальной программы -- коммуникационного пакета. Он состоит из двух самостоятельных программ, выполнение которых чередуется. Эти программы выполняют соответственно следующие функции:

анализ ранее полученных сообщений и (или) подготовку новых;

обмен сообщениями с узлом.

Работа первой программы по своей специфике подобна широко распространенной практике работы на компьютере с текстовой информацией.

Фактически пользователь имеет дело со встроенным редактором, который позволяет:

-- набирать на клавиатуре текст нового письма или лишь какие-то его фрагменты;

-- использовать при подготовке нового письма ранее сделанные заготовки любых его частей;

обеспечивать пользователя удобными средствами оформления служебной почтовой информации (заголовка письма, адресными справочниками и др.);

запоминать полученные сообщения (накапливать заготовки на будущее) Информационные технологии.  Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А. М.: 2009. -- 224 с..

На этой стадии обычно возникает немало работы, которую можно выполнить и с привлечением какого-нибудь «штатного» текстового процессора компьютера. Все зависит от вкуса или пристрастий конкретного пользователя и особенностей его текстовых материалов.

Работа по подготовке и (или) анализу корреспонденции ведется почти таким же технологическим образом, как и при обычной почтовой переписке. На компьютере тоже имеется более или менее сложноорганизованный архив. С помощью специальных программ по очереди анализируются полученные ранее письма, изымаемые из личного «почтового ящика»: либо выбрасываются какие-то из них в «мусорное ведро», либо отправляются в архив, либо сразу же используются для подготовки очередного письма.

Существенное отличие электронной почты заключается в том, что «местное отделение связи» здесь очень небольшое и обслуживает лишь компьютер пользователя: оно (как и личный «почтовый ящик» для присылаемых писем) всегда «под рукой» -- в компьютере.

Отправление подготовленной корреспонденции и доставку пришедшей пользователь обеспечивает сам с помощью специальной программы в удобное для него время. Такая программа организует однократный сеанс связи с узловым компьютером и освобождает компьютер для любой работы пользователя.

Во время сеанса связи с узловым компьютером программа доставки корреспонденции обязательно выполняет обе свои функции, т. е. как доставку, так и отправление корреспонденции. Подобная манера работы связана с достаточно очевидным обстоятельством: на связь лучше выходить реже и «по делу».

Как и в обычной почте, в результате выполнения сеанса связи с узловым компьютером в личном почтовом ящике, возможно, что-то добавится, а почтовый ящик для отправляемой корреспонденции будет полностью освобожден.

На одном персональном компьютере могут работать и несколько пользователей. В этом случае каждому из них организуется независимая «среда обитания»: свой личный почтовый ящик и личное «место» для работы только со своей корреспонденцией. Почтовый же ящик для отправляемой корреспонденции (как и в обычной почте) остается общим для всех пользователей компьютера.

Во время сеанса связи между узлом и компьютером, на котором работают несколько пользователей, программа доставки корреспонденции также обязательно выполняет обе свои функции, т. е. как доставку, так и отправление корреспонденции, но сразу для всех пользователей компьютера. Это означает, что при получении от узла прибывшей по почте корреспонденции программа доставки выполняет и сортировку писем, «раскладывая» их по соответствующим индивидуальным почтовым ящикам.

Итак, программа доставки корреспонденции пользовательского компьютера фактически работает в режиме «до востребования». С одной стороны это несомненно удобно, так как пользовательский компьютер вообще нередко выключают. С другой -- узловой компьютер не может вечно хранить приходящую, но не изымаемую почту (тем более что он вынужден заниматься этим сразу для всех своих пользовательских компьютеров). В настоящее время критический срок хранения невостребованной корреспонденции в узле установлен порядка недели (такой срок для каждого узла может быть и индивидуальным), после чего узел отправляет ее с соответствующей пометкой по обратному адресу.

3. Средства организационной техники

К средствам подготовки текстовых и табличных документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, печатающие устройства для персональных компьютеров, диктофоны и некоторая другая техника.

По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда.

Принтеры

Принтер -- самое распространенное средство изготовления текстовых и иных документов, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу -- обеспечивают вывод твердой копии документа из вашего компьютера.

Несмотря на все это, принтеры очень отличаются друг от друга по многим показателям. Выбирать принтер следует исходя из своих потребностей и, часто, возможностей.

Существует широкое многообразие принтеров, отличающихся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.

Известно, что матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимостью печати, и часто они применяются в небольших офисах для печати деловых бумаг. Однако крупные фирмы стараются не вести свою корреспонденцию на матричных принтерах, потому что по качеству печати они намного хуже всех остальных известных на сегодня принтеров. Матричные принтеры очень шумные, у них практически отсутствует цветная печать, кроме того, качество печати резко падает по мере износа ленты.

Средства копирования документов (средства репрографии и ризографии) - это совокупность машин, предназначенных для факсимильного копирования документов. К наиболее распространенным средствам репрографии в офисе относятся средства электрофотографии, термографии (обычно в составе других устройств, например аппарата факсимильной связи). Особняком стоят средства ризографического копирования.

Практически не используются в офисе средства фотокопирования, светокопирования, а также машины для оперативной полиграфии, если только их применение не обусловлено производственной деятельностью фирмы, компании.

В процессе репрографии (копирования) обычно принимают участие оригинал, посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию) и копия.

Документы, зафиксированные на бумажных носителях, скапливающиеся в результате работы персонала офиса и технических средств, подвергаются обработке специализированными средствами оргтехники. Под обработкой в данном случае понимается комплекс разнообразных операций по физической обработке носителей документов, без применения логических элементов (за исключением программирования работы самих устройств). В первую очередь речь идет о технических средствах, при помощи которых деловая документация приобретает вид, позволяющий в дальнейшем эффективно ее использовать.

Это могут быть настольные переплетные машины с пластмассовыми или металлическими пружинами (биндеры), термопереплетные машины (термобиндеры), резаки для бумаги настольного исполнения.

Некоторые из этих средств можно применять и в других делопроизводственных процессах, но в большинстве своем они являются технической базой финишных (финишерных) операций процесса копирования и тиражирования документов.

Процесс хранения документов является важным технологическим процессом в работе офиса. Выбор типа и количества средств хранения зависит от особенностей документов, принятой системы хранения, строительных характеристик здания.

На практике применяют четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и вертикальная каталожная. В настоящее время разрабатываются также системы автоматического хранения документов.

Вертикальная библиотечная система предназначена для хранения папок (325 x 230 x 60 мм) и коробок (350 x 245 x 180 мм) для стандартных дел. Ее применяют для постоянного (в архивах) и для оперативного текущего хранения делопроизводственных документов в коробках и папках в один ряд на стеллажной полке.

Горизонтальную систему, предназначенную для документов в коробках (180 х 350 х 245 мм), которые размещают в один или два ряда на стеллажах, применяют в основном для постоянного хранения документов.

В вертикальной подвесной системе используют шкафы с выдвижными ящиками для подвесного хранения документов. Их применяют для оперативного текущего хранения документов.

Вертикальная каталожная система -- это шкафы с выдвижными ящиками для хранения переплетенных дел, скоросшивателей, специальных папок для нескрепленных документов, карточек. Система предназначена для оперативного текущего хранения документов.

Для хранения документов применяют первичные и вторичные средства хранения.

Первичные средства хранения документов. Роль первичных средств во время хранения заключается в защите документов от влияния внешних факторов (солнечных лучей, пыли, влаги, микроорганизмов) и механических повреждений. Для обеспечения длительной сохранности документов в процессе хранения средства должны отвечать следующим основным требованиям: газо- и влагонепроницаемости; механической прочности; стабильности геометрических размеров; стойкости к солнечному свету; огнестойкости; химической инертности по отношению к материалу, на котором создан документ; низкой скорости старения.

Для их изготовления применяют пять основных типов материалов: металлы, картон, ударопрочные пластмассы, полиэтилен и комбинированные материалы.

Различают следующие виды первичных средств хранения: коробки, папки, футляры, контейнеры, пакеты. Документы на бумажной основе, как правило, хранятся в картонных коробках и папках. Картонные коробки являются наиболее дешевым и распространенным видом упаковок документов во всех архивах. Однако при длительном хранении картонные коробки образуют пыль, которая, попадая на документы, может вызвать необратимые дефекты в виде царапин, потертостей и т. д. Кроме того, при длительном хранении из картона выделяется перекись водорода, которая убыстряет процесс старения документов.

Кинодокументы упаковывают в стандартные металлические (жестяные) коробки, которые располагают в горизонтальном положении стопками по 5--6 штук. В металлических коробках хранятся и микрофильмы. Металлические противокоррозийные коробки или ящики для рулонов кинолент и микрофильмов являются основным средством хранения в киноархивах и в специализированных хранилищах государственных архивов. Металлические коробки и контейнеры имеют высокую механическую прочность. При хранении в них магнитных лент они являются также своеобразным экраном, защищающим фонодокументы от воздействия магнитных полей.

Наилучшим материалом для изготовления металлических коробок является сплав, состоящий из 20% железа и 80% никеля.

Применение комбинированных материалов позволяет изготовить прочные водонепроницаемые упаковки (четырехслойные коробки из полиэтилена, картона, станиоли и металла).

В настоящее время разработаны новые типы коробок для упаковки и хранения документов из ударопрочных пластмасс. Пластмассовые коробки пыленепроницаемы, не подвержены влиянию влаги, удобны для серийного производства. Для большей герметизации коробки могут быть снабжены мягкими резиновым или пластмассовым уплотнителями (между крышкой и основанием).

Вторичные средства хранения. Одной из важнейших деталей оборудования для хранения являются стеллажи. Для нормального функционирования хранилищ и обеспечения надлежащей сохранности документов прочность конструкций стеллажей и удобство пользования ими имеют существенное значение. Уже в процессе проектирования нового здания архива необходимо предусматривать, какой тип стеллажей будет в нем установлен. Гибкость планировки и помещений хранилища должна также позволять в будущем без особых сложностей заменить устаревшие конструкции на более современные и рациональные.

Хранилища документов в большинстве случаев оснащены, как правило, стальными стеллажами. Деревянные стеллажи сохраняются лишь в административных помещениях и читальных залах только по соображениям эстетики.

Малая оргтехника и расходные материалы

Бурное развитие рынка малой оргтехники (канцелярских товаров) началось в России в первой половине 1990-х гг., когда на наш рынок в изобилии хлынула иностранная продукция. Канцтовары иностранного производства разительно отличались от тех, к которым привык отечественный покупатель, причем не только дизайном, разнообразием используемых форм и цветов. Многие канцелярские принадлежности вообще не имели на тот момент применения в нашем делопроизводстве.

Следует отметить, что единой классификации средств малой оргтехники в нашей стране не существует, поэтому различные производители разрабатывают, как правило, свою собственную классификацию. Ассортимент канцелярских товаров в зависимости от признаков может быть: групповым, видовым, марочным.

Группа средств малой оргтехники охватывает широкий ассортимент различных изделий повседневного офисного применения. Ими пользуется практически весь персонал. В последние годы ассортимент этих товаров расширился, появилось большое количество новых товаров разнообразнейшего оформления.

Признак классификации -- свойство или характеристика объекта, по которому производится классификация. Наиболее распространенный признак -- по назначению. По нему средства малой оргтехники можно разделить на подгруппы:

письменные принадлежности;

наборы и приборы для письма;

принадлежности для скрепления бумаг;

папки;

штемпельная продукция;

режущие устройства;

корректирующие средства;

бумага Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные техно-логии в экономике и управлении. -- М: ИНФРА-М, 2001. -- 158 с..

Письменные принадлежности

Письменные принадлежности -- это одна из распространенных групп средств малой оргтехники. В нее входят следующие подгруппы: карандаши, ручки и прочее.

Наборы и приборы для письма

К этой подгруппе относятся наборы, приборы для письма, стаканы для карандашей. Наборы для письма представляют собой комплекты принадлежностей для письма.

Принадлежности для скрепления бумаг

К ним относят степлеры, дыроколы, скрепки, клей, скотч и др.

Папки

Это папки-скоросшиватели (папка-файл, скоросшиватель, порт-фолио, папка-планшет, папки-регистры на кольцах, папки на резинках, блокноты и др.).

Штемпельная продукция

К ним относятся печати, самонаборные штампы, нумераторы, датеры, пломбиры (пломбираторы), кассы букв и сменные подушки, стандартные штемпели с бухгалтерскими терминами, оснастка для печатей и штампов, вспомогательные материалы (штемпельная краска, штемпельные подушки, сургуч, свинец и т. д.), печати, штампы.

Режущие устройства

Под режущими устройствами понимаются такие средства малой оргтехники, как ножницы, антистеплеры, бумажные резаки и т. п.

Корректирующие средства

К корректирующим средствам в основном относят штрихи (или, как их еще называют, замазки). Они бывают в виде ручек (корректирующая ручка) или в маленьком сосуде в виде баллончика (корректирующая жидкость). С их помощью можно сделать маленькие поправки в некоторых документах, но желательно использовать их редко, так как не во всех документах допускаются такие поправки.

Бумага

Трудно представить жизнь офиса без бумаги, уже разрезанной (форматированной) или разрезаемой пользователем по определенным размерам (форматам).

Базовой фигурой международного стандарта является прямоугольник площадью в один квадратный метр, стороны которого относятся как 1: 1,414 (1,414 -- квадратный корень из 2). Этого достаточно, чтобы однозначно определить, что стороны базового прямоугольника имеют размеры 841 х 1189 мм. Указанный формат обозначается АО. Остальные нисходящие по размеру форматы получают путем деления прямоугольника пополам по линии, параллельной его малой стороне. Цифра справа от А показывает число таких делений. Поэтому лист форматом А1 имеет размеры (1189/2) х 841 мм, форматом А2 -- (841/2) х (1189/2) мм и т. д. Если цифра стоит слева от А, например 2А, то это означает увеличение базового формата по аналогичному принципу. Более подробно размеры форматов приведены в табл. 1.

Основное преимущество выбранного соотношения сторон заключается в том, что при указанном способе перехода к другим форматам отношения сторон 1:1,414 остается неизменным, т. е. прямоугольники различного формата являются подобными, что позволяет легко масштабировать текст и рисунки при копировании или передаче данных.

Таблица 1 Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные техно-логии в экономике и управлении. -- М: ИНФРА-М, 2001. -- 158 с.

Стандартные метрические форматы бумаги

Серия А	Серия В	Серия С
Обозначение	Размеры, мм	Обозначение	Размеры, мм	Обозначение	Размеры, мм
А0	841х1189	В0	1000х1414	С0	917 х1297
А1	594 х 841	В1	707 x 1000	С1	648 x 917
А2	420x594	В2	500x707	С2	458x 648
A3	297 х420	ВЗ	353x500	СЗ	324x458
А4	210x297	В4	250x353	С4	229х 324
А5	148x210	В5	176x250	С5	162x 229
А6	105х148	В6	125х 176	С6	114х 162
А7	74 х 105	В7	88х 125	С7	81 х 114
А8	52x74	В8	62x88	С8	57x81
А9	37x52	В9	44x62	С9	40x57
А10	26x37	В10	31 х44	С10	28x40

Формат А4 (210 x 297 мм) рекомендован для использования в деловой корреспонденции. Форматы А6 и А8 соответствуют размерам почтовой и визитной карточек. Крупные форматы серии А широко применяются в издательской практике.

В тех случаях, когда необходимы промежуточные размеры, могут быть также использованы форматы серии В. Базовый прямоугольник указанной серии имеет размер 1000 х 1414 мм (формат В0).

Форматы серии С применяются при изготовлении пакетов и конвертов для пересылки корреспонденции.

Заключение

Таким образом, информационные технологии включают в себя методы преобразования информации по заданному свойству в заданном направлении, что реализуется соответствующими средствами, называемыми инструментальными. Также включают в себя необходимый технический комплекс и соответствующее программное обеспечение, образуя сложные программно-аппаратные компьютерные системы с разнообразными функциями и возможностями поддержки управленческой деятельности.

На настоящий момент существует достаточно широкий спектр продукции, призванной удовлетворить самые разнообразные нужды, как небольших компаний, так и компаний-гигантов. Эти программные продукты в полной мере охватывают все аспекты деятельности предприятий, от логистики, маркетинга, производства, сбыта, до бухгалтерского учета и управления персоналом.

Список литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник./Под ред. проф. Г.А.Титоренко. -- М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2001.

2. Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 17. -- М.: «ИНФРА-М», 1999.

3. Информационные системы в экономике: Учебник. / Под ред. проф. В.В. Дика. -- М.: Финансы и статистика, 2002.

4. Информационные технологии. Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А. М.: 2009. -- 224 с.

5. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в экономике и управлении. -- М: ИНФРА-М, 2001. -- 158 с.

6. Филимонова Н.А. Информационные технологии управления персоналом. учебно-методический комплекс. - Новосибирск: НГУЭУ, 2009. - 147 с.

Размещено на Allbest.ru

...