Использование информационных технологий в проектном управлении

Размещено на http://www.allbest.ru/

Российская международная академия туризма

Тульский филиал

Курсовая работа

по предмету: "Информационные технологии управления"

на тему: "Использование информационных технологий в проектном управлении"

Выполнила студентка 5 курса

Гостевская Алина

Работу приняла Кузнецова О.А.

Тула 2013

Содержание

Введение

Глава 1. Использование информационных технологий в проектном управлении

1.1 Понятие проекта

1.2 Основные процессы управления проектом по стандарту PMBOK

Глава 2. Программное обеспечение для управления проектами

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Проектное управление - это управление важными видами деятельности в организации, которые требуют постоянного руководства в условиях строгих ограничений по затратам, срокам и качеству работ. При этом необходимо предусмотреть механизмы разрешения межличностных, межгрупповых и межорганизационных конфликтов, связанных с организацией взаимодействия вертикальных и горизонтальных систем управления. Если в организации возникает необходимость разработать и осуществить проект комплексного характера, охватывающий, с одной стороны, решение широкого круга специальных технических, экономических, социальных и иных вопросов, и, с другой стороны - деятельность разных функциональных и линейных подразделений, то следует найти наиболее подходящую, эффективную организационную форму выполнения данной задачи. Можно рассмотреть три варианта организации работ.

Первый вариант - образовать целевую группу, координационный отдел или специальный комитет, поскольку действующая организационная структура, по общему признанию, не сможет справиться с новой комплексной задачей. Однако опыт показывает, что отдельно взятому новому органу не удается решить задачу принятия общеорганизационных решений при отсутствии его взаимодействия со всеми функциональными и линейными структурами. Такой тип структуры управления с распределением власти и отсутствием индивидуальной ответственности не подходит для принятия решений по комплексным проблемам.

Второй вариант - наделить полномочиями и ответственностью за решение различных частей комплексной задачи руководителя одного из функциональных отделов, не снимая с него других обязанностей. Речь идет о выделении так называемого головного отдела. Однако здесь возникает проблема: для разрешения конфликтов и обеспечения координации работы требуется постоянное участие в руководстве проектом высшего звена управления. Такой подход, требующий постоянного вмешательства и в то же время ведущий к распылению ответственности, может быть разрушительным.

Третий вариант - назначить руководителя проекта, наделив его всей полнотой власти для решения проблем, связанных с разработкой и реализацией проекта. Основная идея состоит в передаче одному лицу - руководителю проекта полномочий и ответственности за планирование, оперативное управление, финансирование выполнения всех работ по проекту. Его работа состоит в том, чтобы обеспечить выполнение задачи (проекта) в установленное время с заданными техническими требованиями и затратами. Этот организационный механизм все шире используется в аэрокосмической, электронной, авиационной отраслях промышленности, в производстве вычислительной техники и др.

Глава 1. Использование информационных технологий в проектном управлении

1.1 Понятие проекта

Методологические вопросы управления проектами рассмотрены в работах зарубежных и отечественных учёных, а также в международном стандарте ИСО 10006-97. Наиболее полно содержание понятия "проект" представлено в определении: "Проект - это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией".

Анализ многочисленных определений понятия "проект" позволяет выделить признаки проекта, основными из которых являются следующие: наличие изменений, целенаправленность, уникальность, временные ограничения продолжительности проекта, бюджетные ограничения, ограничения на обеспечение ресурсами и специфическая организация [74,75].

Управление проектами как научная дисциплина представляет собой раздел теории управления социально-экономическими системами, изучающий методы, формы и средства наиболее эффективного и рационального управления изменениями. С учётом различных определений понятия "управление проектом", наиболее полно содержание понятия "управление проектом" представлено в следующих определениях:

* управление проектом представляет собой методологию организации, планирования, руководства и координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта (проектного цикла), направленную на эффективное достижение его целей путём применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определённых в проекте результатов по составу и объёму работ, стоимости, времени и качеству;

* управление проектом - прямая, межпрофессиональная корпорация процессов планирования, управления и принятия решений при межпрофессиональной постановке задач;

* управление проектом включает планирование, организацию, мониторинг и контроль всех аспектов проекта в ходе непрерывного процесса достижения его целей.

При всём многообразии проектов их можно классифицировать следующим образом:

В самом общем виде процесс управления проектами можно представить в виде следующей принципиальной схемы.

Как показывает практика, применение методологии управления проектами в сочетании с теоретическими основами выработки и принятия решений в значительной степени повышает эффективность реализации проектов. На различных фазах жизненного цикла применяются следующие основные методы управления проектами:

• Разработка концепции проекта:

Ш методы определения целей проекта;

Ш методы описания и анализа целей: морфологические деревья, дерево целей, методы маркетинга, социологические методы, экспертные системы;

Ш методы концептуального проектирования: формализованное описание предметной области, начальных условий и ограничений; выбор критериев;

Ш поиск решений; анализ альтернатив;

Ш методы пред проектного анализа; 65

• Разработка проекта:

Ш методы структурной декомпозиции;

Ш методы построения композиционных структурных моделей;

Ш методы решения задач на структурных моделях;

Ш методы моделирования процессов осуществления проектов;

Ш методы построения систем моделей (в т.ч. иерархических) с заданными свойствами;

Ш имитационное моделирование;

Ш методы календарного планирования: - временной, стоимостной и ресурсный анализ;

· Планирование ресурсов и затрат;

Ш методы функционально-стоимостного анализа, учёт риска, надёжности и др.

Ш методы управления качеством;

Ш методы управления риском;

Ш методы проектного анализа на стадии разработки.

Ш завершение проекта: методы анализа эффективности проекта, методы разработки исполнительных графиков и анализа данных о запланированном и фактическом ходе выполнения проектов.

Вместе с тем, применение указанных методов требует разработки соответствующих механизмов для решения следующих основных задач управления проектом:

Ш определение и анализ целей проекта;

Ш построение, оценка и выбор альтернативных решений по реализации

Ш проекта (вариантов проекта);

Ш формирование структуры проекта, выбор состава исполнителей, ресурсов,

Ш сроков и стоимости работ;

Ш управление взаимодействием с внешней средой;

Ш управление исполнителями;

Ш регулирование хода работ (оперативное управление, внесение корректив).

Принципиально важным для дальнейшего анализа состояния проблемы управления проектами является рассмотрение проекта как организационной системы, а управление проектом - как задачу управления организационной системой. Под организационной системой понимается система, содержащая хотя бы один элемент, способный к целенаправленному (активному) поведению. В общем случае, понятие "организационная система" определяется как объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил (механизмов). Механизм функционирования организационных систем - совокупность правил, законов и процедур, регламентирующих взаимодействие участников активной системы. Механизм управления в организационной системе - совокупность процедур принятия управленческих решений.

1.2 Основные процессы управления проектом по стандарту PMBOK

Основные действующие лица проекта:

Ш Куратор (спонсор) проекта (Project Sponsor) - лицо внутри или вне организации, обеспечивающее финансовые ресурсы проекта.

Ш Руководитель (менеджер) проекта (Project Manager) - лицо, ответственное за управление проектом.

Ш Заказчик (потребитель) проекта (Project Customer) - лицо внутри или вне организации, которое будет использовать результаты проекта.

Ш Project Stakeholders) - лица или организации, интересы которых могут быть затронуты выполнением или завершением проекта.

Дисциплина управления проектами включает в себя следующие составляющие:

Ш управление интеграцией проекта,

Ш управление содержанием проекта,

Ш управление сроками проекта,

Ш управление стоимостью проекта,

Ш управление качеством проекта,

Ш управление командой проекта,

Ш управление взаимодействием в проекте,

Ш управление рисками проекта,

Ш управление контрактами (поставками) проекта

Управление интеграцией проекта включает в себя процессы, которые обеспечивают необходимую координацию всех областей и элементов проекта:

Ш Создание плана проекта - координация всех планов проекта и интеграция их в единый согласованный документ;

Ш Исполнение плана проекта - исполнение плана проекта путем выполнения включенных в него работ;

Ш Общий контроль изменений - координация изменений во всем проекте.

Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие наличие в проекте тех и только тех видов деятельности, которые необходимы для успешного завершения проекта.

Ш Инициацию - авторизация проекта или следующей фазы,

Ш Планирование содержания - определение и документирование содержания как основы для будущих решений в проекте

Ш Уточнение содержания - декомпозиция целей проекта на более мелкие и более управляемые компоненты,

Ш Подтверждение содержания - формальное принятие содержания проекта,

Ш Контроль изменений содержания - контроль и координация изменений содержания

Управление сроками проекта включает в себя процессы, обеспечивающие своевременное исполнение проекта:

Ш определение состава операций - определение конкретных операций, которые необходимо выполнить для получения тех или иных результатов в проекте,

Ш определение взаимосвязей между операциями - определение и документирование зависимостей между операциями,

Ш составление расписания - составление расписания проекта с учетом взаимосвязей между операциями, их длительности и потребности в ресурсах,

Ш управление расписанием - управление изменениями расписания в проекте.

Управление стоимостью проекта включает в себя процессы, обеспечивающие выполнение проекта в рамках утвержденного бюджета, а именно:

Ш планирование ресурсов - определение, какие ресурсы и в каком количестве

Ш должны быть использованы для выполнения работ проекта,

Ш оценка стоимости - оценка стоимости ресурсов, требуемых для выполнения

Ш работ проекта.

Ш бюджетирование - приложение стоимостных оценок к отдельным

Ш операциям проекта

Ш контроль стоимости - управление изменениями бюджета проекта.

Управление рисками проекта включает в себя процессы, связанные с определением, анализом и реагированием на риски проекта с целью получения максимальной вероятности положительных и минимизации последствий отрицательных событий.

Ш планирование управления рисками;

Ш идентификация рисков;

Ш качественный анализ рисков;

Ш количественный анализ рисков;

Ш планирование реагирования на риск;

Ш мониторинг и контроль рисков.

Управление персоналом проекта включает процессы, необходимые для того, чтобы сделать наиболее эффективным использование персонала, вовлеченного в проект.

Ш организационное планирование - определение, документирование и распределение ролей в проекте, ответственности и отчетности.

Ш подбор персонала - подбор персонала для работ над проектом

Ш развитие команды - развитие индивидуальных и групповых навыков для улучшения хода работы проекта.

Управление взаимодействием в проекте включает в себя процессы, необходимые для гарантии своевременных и адекватных процессов генерации, сбора, хранения и распространения информации проекта между его участниками.

Ш планирование коммуникаций - определяет информационные и коммуникационные нужды команды проекта. (Кому, когда и какая необходима информация)

Ш распространение информации - своевременное распространение необходимой информации между участниками проекта.

Ш отчетность по исполнению - сбор и распространение информации о ходе выполнения проекта.

Ш административное завершение - подготовка, сбор и распространение информации и материалов для официального завершения фазы или проекта.

Управление снабжением проекта включает процессы, необходимые для приобретения товаров и услуг у сторонних организаций.

Ш планирование снабжения - определение потребностей проекта (что и когда приобретать?), планирование получения предложений - подготовка документов, необходимых для рассмотрения предложений, и определение потенциальных поставщиков,

Ш получение предложений от поставщиков;

Ш выбор поставщиков,

Ш управление контрактами,

Ш завершение контрактов.

Глава 2. Программное обеспечение для управления проектами

Это определение для комплексного программного обеспечения, включающее в себя приложения для планирования задач, составления расписания, контроля цены и управления бюджетом, распределения ресурсов, совместной работы, общения, быстрого управления, документирования и администрирования системы, которое используются совместно для управления крупными проектами.

Задачи программного обеспечения для управления проектами:

Планирование

Одной из наиболее распространенных возможностей является возможность планирования событий и управления задачами. Требования могут различаться в зависимости от того, как используется инструмент. Наиболее распространенными являются:

Ш планирование различных событий, зависящих друг от друга;

Ш планирование расписания работы сотрудников и управление ресурсами;

Ш расчет времени, необходимого на решение каждой из задач;

Ш сортировка задач в зависимости от сроков их завершения;

Ш управление нескольким проектами одновременно.

Управление данными и предоставление информации

Программное обеспечение для управления проектами предоставляет большое количество требуемой информации, такой как:

Ш список задач для сотрудников и информацию распределения ресурсов;

Ш обзор информации о сроках выполнения задач;

Ш ранние предупреждения о возможных рисках, связанных с проектом;

Ш информации о рабочей нагрузке;

Ш информация о ходе проекта, показатели и их прогнозирование.

Типы программного обеспечения для управления проектами

Desktop (Настольные). Программное обеспечение находится на десктопе каждого пользователя. Это предоставляет наиболее гибкий интерфейс. Такие приложения обычно позволяют сохранять информацию в файл, который в дальнейшем может быть выложен в общий доступ для других пользователей или же данные хранятся в центральной базе данных. Как пример, можно привести следующие приложения:

Ш Cerebro - многопользовательское ПО для управление медиа проектами

Ш GanttProject

Ш KPlato - приложение для управления проектами под ОС Linux

Ш Microsoft Project

Ш OpenProj

Ш Open Workbench

Ш TaskJuggler

Web-based (Веб-приложения). Программное обеспечение является веб-приложением, доступ к которому осуществляется с помощью браузера. Следующие приложения являются примерами веб-приложений:

Ш Basecamp - онлайн-инструмент для управления проектами от компании 37 сигналов

Ш Bontq

Ш Easy Projects .NET - многофунциональная (Enterprise) система управления проектами

Ш Kommandcore - веб-сервис для командного управления проектами

Ш PayDox - веб-ориентированная система управления задачами и проектами

Ш Project Kaiser - система управления проектами

Ш TeamLab - виртуальный офис для совместной работы над проектами, включающий онлайн редакторы документов и систему CRM

Ш Wrike - онлайн-инструмент для управления проектами и совместной работы

Плюсы и минусы:

Ш Доступ может быть осуществлен с любого компьютера, не требуется установка дополнительных приложений

Ш Простой контроль доступа

Ш Многопользовательность

Ш Только одна программа, которая установлена на центральном сервере

Ш Скорость работы ниже, чем у обычных приложений

Ш Проблемы с доступом к серверу или его выход из строя ведут к полной недоступности информации

Персональные. Обычно используются для управлениями домашними проектами. Как правило, это однопользовательские системы с простым интерфейсом.

Однопользовательские. Однопользовательские системы могут использоваться в качестве персональных или для управления небольшими компаниями.

Многопользовательские. Предназначены для координации действий нескольких десятков или сотен пользователей. Обычно строятся по технологии клиент-сервер. К многопользовательским системам относятся:

Ш Easy Projects .NET

Ш OpenProj

Ш PayDox

Ш ProjectMate

Ш Project Kaiser

Ш Redmine

Ш Trac

Ш TeamLab

Заключение

управление планирование администрирование

Успешно реализовать сложные информационные системы, которые обеспечивают оператору связи конкурентные преимущества, можно только при наличии у компании общей идеологии развития информационных технологий, применении проектного подхода, а также использовании современных методик по развитию и управлению IТ-инфраструктурой.

В отличие от традиционных производителей в компаниях связи, которые оказывают высокотехнологичные услуги, бывает достаточно сложно провести границу между зонами ответственности IT и техническими подразделениями, обеспечивающими предоставление клиентам услуг. В то время как деятельность технических служб обычно направлена "во вне", IT-структуры обеспечивают автоматизацию и управление информацией во внутренних процессах. При этом они могут, решая локальные сиюминутные задачи, выполнять исключительно функции поддержки организационной инфраструктуры, а могут наравне с бизнес-подразделениями обеспечивать реализацию конкурентных преимуществ компании и достижение стратегических целей бизнеса.

Важно отметить, что успешно реализовать столь сложную информационную систему позволили наличие общей идеологии развития информационных технологий компании, применение проектного подхода, а также использование современных методик по развитию и управлению IT-инфраструктурой.

Список использованной литературы

1. www.teambridge.ru/э - Корпоративная онлайн система управления проектами

2. Гущин А.Н. Информационные технологии в управлении: Конспект лекций. - Екатеринбург: Уральская гос. архитектурно-художественная академия, 2010. - 69 с.

3. Рассел Л. Акофф Планирование будущего корпорации ISBN 5-86567-045-4 Издательство "Сирин" Год выхода: 2002. - 455 с.

4. Том ДеМарко. Deadline. Роман об управлении проектами. - Лос-Анджелес 2011. - 319 с.

5. Джим Коллинз От хорошего к великому. Почему одни компании совершают прорыв, а другие нет...- Нью-Йорк, Издательство: Манн, Иванов и Фербер 2010. - 320 с.

Приложение 1. Матричная структура управления

Приложение 2. Модель жизненного цикла проекта



Размещено на Allbest.ru

...