Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

база макрос запрос

Путевой лист автобуса является первичным документом по учету работы автобуса и основанием для начисления заработной платы водителю. Выдаваемый водителю путевой лист обязательно должен иметь порядковый номер, дату выдачи и штамп организации, которой принадлежит автобус. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задания водителям записываются в путевом листе диспетчером и механиком.

Форма применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах.

Сегодня информация занимает особое положение в экономике. Информация представляет собой один из основных, решающих факторов, который определяет развитие технологии и ресурсов в целом. Использование электронно-вычислительных машин и персональных компьютеров обусловило коренное преобразование отношений и технологических основ деятельности в сфере экономики. В настоящее время распространение информации в информационном секторе экономики невозможно представить без применения новых информационных технологий. Без них экономика и отдельно взятых предприятий, и целого государства будет оставаться среди отстающих. Информационная экономика изменила многие аспекты экономической реальности, в том числе, и функцию денег, которые из всеобщего эквивалента трудозатрат постепенно превратились в средство расчета. Виртуальные банки и системы оплаты - плод развития информационных технологий. В экономике и бизнесе информационные технологии применяются для обработки, сортировки и агрегирования данных, для организации взаимодействия участников процесса и вычислительной техники, для удовлетворения информационных потребностей, для оперативной связи.

1. Разработка базы данных первичного документа

Логическая схема базы данных, включающая таблицы и связи между ними, является основой оптимизации реляционной базы данных. Хорошая логическая схема базы данных может обеспечить фундамент для оптимальной производительности базы данных и приложения. Плохая логическая схема базы данных может снизить производительность всей системы.

Нормализация логической схемы базы данных включает использование формальных методов для разделения данных на несколько связанных таблиц. Наличие довольно большого количества узких таблиц с небольшим количеством столбцов является характерной особенностью нормализованной базы данных. Наличие небольшого количества широких таблиц с большим количеством столбцов является признаком ненормализованной базы данных.

Рациональная нормализация часто улучшает производительность. При возможности использования полезных индексов SQL Server оптимизатор запросов является действенным средством в выборе быстрых, эффективных соединений между таблицами.

Рис. 1 Схема БД ПД

Рис. 2. Схема БД ПД с формами, макросами и запросами

1.2 Таблицы БД ПД

Спецификация базы данных первичного документа «Путевой лист автобуса»

Информация об автопарке и водителях автобусов

Характеристика ездок автобусов

Часы работы парка автобусов

Спецификация товарного чека

Спецификация товарного чека

Спецификация товарно-гарантийного чека

1.3 Управляющие формы БД ПД

1. Управляющая форма. В ней содержатся кнопки для перехода на другие формы. Это помогает нам переходить из одной формы в другую, нажав только одну кнопку. Следовательно, это экономит нам время и это более удобное управление БД.

2. Информация об автопарке и водителях автобусов (форма качества): содержит поля информирующие о содержании качественных характеристик что способствует экономии времени.

3. Характеристика ездок автобусов (форма количества):содержит поля количественных характеристик что тоже экономит наше время так как их удобней искать

4. Часы работы парка автобусов (форма времени): в ней содержатся поля содержащие информацию о времени работы автобусного парка что тоже очень удобно.

1.4 Макросы БД ПД

Макрокоманда или макрос (от греч. мбксьт - большой, долгий;) - программный объект, который во время вычисления заменяется на новый объект, создаваемый определением макроса на основе его аргументов, затем выражается обычным образом.

Используя макросы, можно значительно (в десятки, а то и в сотни раз) увеличить эффективность работы с приложением. Помимо выполнения набора встроенных в приложение команд, макрос позволяет производить обработку внешних файлов, загрузку и передачу файлов и данных через интернет, чтение и изменение настроек операционной системы. В большинстве случаев макрорекордер (режим записи действий пользователя в виде макроса) выдаёт код, нуждающийся в доработке. Но, тем не менее, и такой макрос значительно сокращает время, требующееся на выполнение рутинных операций.

1.5 Запросы БД ПД

Запросы являются одним из основных инструментов выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Запрос позволяет сформировать пользовательское представление о данных, не обязательно отвечающее требованиям нормализации. Запрос строится на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, позволяя объединять данные, содержащиеся в них. При этом могут использоваться таблицы базы данных, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами.

Результат выполнения запроса - это новая, чаще всего временная, таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется выбранными из одной или нескольких таблиц полями.

Записи таблицы формируются путем объединения записей таблиц, участвующих в запросе.

Способ объединения записей различных таблиц указывается при определении их связи.

Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц.

Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Также любой запрос можно создать в режиме конструктора. Конструктор предоставляет удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запросов, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

· включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;

· выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

· произвести вычисления в каждой из полученных записей;

· сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись и одновременно для других полей образовавшихся групп выполнить одну из статистических функций;

· произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

· создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

· удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных; «а добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

Многотабличный запрос позволяет сформировать записи результата путем объединения взаимосвязанных записей из таблиц базы данных и включения, нужных полей из них. В частности, при объединении двух нормализованных связанных одно-многозначными отношениями таблиц, результирующая запись образуется на основе записи подчиненной таблицы, в которую добавляются поля из связанной записи в главной таблице.

Заметим, что подобное объединение формирует новую ненормализованную таблицу, в которой данные могут многократно дублироваться.

Рассмотренный способ формирования записей запроса задается при установлении связи между таблицами по умолчанию. По умолчанию связи устанавливаются с параметром объединения первого типа: объединение только тех записей, в которых значения полей связи обеих таблиц совпадают. Могут устанавливаться и другие способы объединения таблиц.

Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

Отметим, что описанные выше виды обработки данных в Access базируются на нескольких видах запроса:

· запрос на выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос. Например, через таблицу запроса можно корректировать данные в исходных таблицах базы данных. Запросы могут служить источниками записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

· запрос на создание таблицы - также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице.

· запросы на обновление, добавление, удаление - являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах

2. Анализ БД ПД

Целостность базы данных (database integrity) - соответствие имеющейся в базе данных информации её внутренней логике, структуре и всем явно заданным правилам.

Каждое правило, налагающее некоторое ограничение на возможное состояние базы данных, называется ограничением целостности (integrity constraint). Примеры правил: вес детали должен быть положительным; количество знаков в телефонном номере не должно превышать 25; возраст родителей не может быть меньше возраста их биологического ребёнка и т.д.

Задача аналитика и проектировщика базы данных - возможно более полно выявить все имеющиеся ограничения целостности и задать их в базе данных.

Реляционная модель данных, реализованная в MS Access, отличается от сетевых и иерархических простотой структур данных удобным для пользователя табличным представлением и доступом к данным.

Реляционная модель основывается на понятии отношение (relation). Наглядной формой представления отношения является привычная для человеческого восприятия двумерная таблица.

Связи между двумя логическими связанными таблицами в реляционной модели устанавливаются по равенству значений одинаковых атрибутов таблиц отношений.

Таблица - отношение является универсальным объектом реляционных моделей. Это обеспечивает возможность унификации обработки данных в различных Системах Управления Базами Данных, поддерживающих реляционную модель. Операции обработки реляционной модели основаны на использовании универсального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления.

При создании информационной системы совокупность отношений позволяет хранить данные об объектах предметной области и моделировать связи между ними.

Элементы реляционной модели и формы их представления приведены в таблице.

Элементы реляционной модели

«Анализ быстродействия» проводится для оптимизации быстродействия базы данных. Анализатор быстродействия выдает три типа рекомендаций по оптимизации производительности: совет, предложение и мысль. При выделении элемента в списке Результаты анализа сведения о предлагаемом решении выводятся в области Примечания, расположенной под списком.

2.3 Анализ соответствия логической схемы БД ПД ТЗ

После проделанных анализа БД, анализа быстродействия и анализа зависимости объектов с БД «Путевой лист грузового автомобиля» можно сказать, что база данных соответствует всем требованиям нормализации и целостности базы данных и удовлетворяет требованиям технического задания на разработку базы данных первичного документа.

3. Формирование системы бухгалтерской управленческой информации

3.1 Формирование критериев эффективности управления

Управление хозяйственной деятельностью предприятия является сложным и многокомпонентным процессом. Система учета, отвечающая требованиям управления, также сложна и состоит из множества процедур, но как любая система учета, организованная на конкретном предприятии, отвечает общепринятым принципам. Управленческий учет - это не только наблюдение и обобщение текущих данных, прежде всего, система внутреннего оперативного управления.

Основное предназначение управленческого учета - это управление конкретными операциями и процессами. Информация, формируемая управленческим учетом и экономическим анализом, создается на основе системного комплексного изучения большого объема разнообразных сведений о различных сторонах деятельности предприятия.

Процесс исследования целесообразности выбора альтернативных вариантов дальнейшей деятельности объектов управления предполагает проведение целого комплекса учетно-аналитических работ, в ходе которых определяется фактическое финансовое состояние объекта до начала анализа, какие произошли изменения по сравнению с базисным периодом или моментом, имеются ли отклонения от заданного уровня показателей, что способствовало их появлению и каков их характер, есть ли возможности выхода из сложившегося затруднительного положения.

В настоящее время большая часть организаций помимо бухгалтерского финансового учета и налогового учета осуществляет ведение бухгалтерского управленческого учета, основным продуктом которого является бухгалтерская управленческая отчетность:

§ бухгалтерская отчетность - указывает на то, что отчетность формируется на основании данных бухгалтерского учета, который включает в себя подсистему управленческого учета;

§ управленческая отчетность - указывает на цель, достижение которой должно обеспечить формирование учетно-аналитической информации бухгалтерской управленческой отчетности. Информация должна использоваться менеджерами (внутренними пользователями) для принятия управленческих решений.

Бухгалтерская управленческая отчетность содержит в себе показатели, характеризующие не только внутреннюю, но и внешнюю среду организации. Традиционно составление бухгалтерской финансовой отчетности ориентировано только на внутреннюю среду 7 предприятия. Но в случае с бухгалтерской управленческой отчетностью ограничение на приведение в отчетности показателей, характеризующих только внутреннюю среду, не является уместным, поскольку показатели, характеризующие внешнюю среду, оказывают в сочетании с показателями внутренней среды значительное влияние на принятие управленческих решений. Поэтому, только обеспечив менеджера определенной информацией о внешней среде (наряду с сохранением всего объема информации о внутренней среде организации), можно рассчитывать на качественные управленческие решения, которые способны привести к повышению эффективности деятельности организации. Кроме того, внутренняя бухгалтерская отчетность может и должна составляться не только по организации в целом, но и по ее отдельным сегментам, поскольку динамика показателей в целом по организации может не соответствовать динамике показателей по ее отдельным частям (подразделениям, филиалам и т.п.).

Основными задачами системного подхода к формированию учетно-аналитической информации бухгалтерской управленческой отчетности являются:

§ - постановка цели и задач, которые призвана решать учетно-аналитическая информация бухгалтерской управленческой отчетности;

§ - формирование каналов поступления информации для формирования на ее основе бухгалтерской управленческой отчетности. При этом сама деятельность организации является системой с наличием определенных входов и выходов, позволяющих обмениваться информацией с внешней средой;

§ - разработка средств представления результатов финансово-хозяйственной деятельности как системы учетно-аналитической информации, характеризующей внешнюю и внутреннюю среду организации. Поскольку финансово-хозяйственная деятельность организации может быть представлена в виде сложной системы, то это предполагает не одно, а множество вариантов ее разделения на элементы, т.е. несколько вариантов ее описания. Задачей системного подхода по формированию учетно-аналитической информации бухгалтерской управленческой отчетности является выбор наиболее адекватного из множества расчленений целого, причем подобная система должна учесть целостные свойства объекта исследования, описать его структуру и динамику;

§ - построение множества моделей, характеризующих определенные аспекты функционирования организации и позволяющих определить внутренние связи между основными элементами исследуемой системы - финансово-хозяйственной деятельности организации;

§ - построение обобщенной модели финансово-хозяйственной деятельности организации посредством использования учетно-аналитической информации бухгалтерской управленческой отчетности;

§ - исследование чувствительности модели финансово-хозяйственной деятельности к изменению составляющих ее параметров внешней и внутренней среды;

§ - оценка внутренних связей между параметрами, определяющими общие результаты финансово-хозяйственной деятельности организации, оценка степени соответствия предполагаемых результатов и фактически достигнутых значений;

§ - осуществление контроля за основными параметрами на каждом из перечисленных этапов.

В настоящей курсовой работе решаются вопросы применения Microsoft Access для формирования каналов поступления информации из первичной учетной документации и оценки внутренних связей между параметрами, определяющими общие результаты финансово-хозяйственной деятельности организации.

3.2 Разработка алгоритма оценки эффективности управления

Управленческая деятельность - один из важнейших факторов функционирования и развития промышленных предприятий в условиях рыночной экономики. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации продукции, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров предприятия.

Изменение условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления сказывается не только на совершенствовании её организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности и формам их взаимодействий. Речь идёт прежде всего о такой системе управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена объективной необходимостью и закономерностями рыночной системы хозяйствования, связанными с удовлетворениями в первую очередь индивидуальных потребностей, обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах. Всё это требует от промышленных предприятий адаптации к новым рыночным условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

Задачей менеджера является построение такой структуры, которая лучше всего отвечала бы целям и задачам организации. Под организационной структурой предприятия понимается состав и взаимосвязи производственных подразделений, входящих в него. Цель организационной структуры состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией задач. Проектирование структуры должно базироваться на стратегических целях. Наиболее эффективной считается та структура, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

В настоящее время проектирование и совершенствование организационной структуры осуществляется с помощью 2-х основных методов.

Первый метод - аналитический, поисковый - применяется для уникальных предприятий, на которые не распространяются типовые структуры. Организационная структура строится на основе тщательной проработки и структуризации целей, задач, функций, применения нестандартных решений, применяемых только для данного конкретного предприятия.

Второй метод - нормативный, типовой - применяется в том или ином виде для всей массы предприятий. Предприятия руководствуются типовыми структурами и связанными с ними организационными нормативами.

Касательно нашей базы данных можно сказать что для эффективности управления мы разрабатывали в нашей базе данных модули VBA что очень хорошо реализуется в последующей работе с базой данных.

Заключение

Сделав данную работу я понял что Microsoft Access очень удобная и мощная программа для создания базы данных. В этой программе реализован набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA. В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата / время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server. Кроме того. Accessподдерживает протокол ODBC (Open Database Connectivity), что позволяет подключаться к базам данных множества различных форматов, таких какSQL Server, Oracle, Sybase и даже DB/2 для больших ЭВМ фирмы IBM.

Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

Литература

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред проф. Г.А. Титоренко. - М.: Компьтер, ЮНИТИ, 1999. - 400 с.

2. http://office.microsoft.com/ru-ru/access-help/HP005187641.aspx

3. http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4_5.html

4. Зайцев Н.Л. Экономика промышленного предприятия: Учебник. - 4-е изд., перераб. и доп.. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 384 с.

Размещено на Allbest.ru