Інформаційний процес в управлінні системою менеджменту як об’єкт автоматизації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Державний ВНЗ «НАЦІОНАЛЬНИЙ ГІРНИЧИЙ УНІВЕРСИТЕТ»

ІНСТИТУТ ЗАОЧНОЇ ОСВІТИ

Кафедра прикладної економіки

РЕФЕРАТ

з дисципліни «Управління інформаційними системами»

на тему «Інформаційний процес в управлінні системою менеджменту як об'єкт автоматизації»

Дніпропетровськ 2013

Зміст

Вступ

1. Інформаційний процес в управлінні економікою як об'єкт автоматизації

2. Задачі управління, що реалізують інформаційний процес

3. Організація інформаційного процесу управління на основі нових інформаційних технологій

Висновки

Перелік посилань

Вступ

Сучасні інформаційні технології дозволяють створити єдине інформаційне середовище, фізичною основою якого є інтегровані комп'ютерні мережі та системи зв'язку, яке дозволяє супроводжувати та координувати як технологічні процеси, так і ділову діяльність будь-якої організації. Зокрема, такий підхід передбачає технічну, організаційну та методологічну інтеграцію таких базових напрямків управлінської діяльності, як виробничий, організаційний, маркетинговий, фінансовий, бухгалтерський, кадровий та проектно-конструкторський. Інформаційні продукти розміщаються в розподілених базах даних. Доступ до інформаційних продуктів відбувається через комп'ютерну мережу і регламентується правилами та нормативами даної організації. Крім цього, інформаційні технології забезпечують динамічну координацію дій за рахунок використання сучасних засобів зв'язку та програмних засобів комп'ютерних мереж. Інформаційна комп'ютерна мережа організації може органічно під'єднуватися до всесвітньої комп'ютерної мережі INTERNET. Під'єднання може проводитися через відповідні шлюзи з регламентованим доступом до внутрішньої інформації. Таким чином, організація отримує прямий доступ до різноманітної інформації з широким спектром по змісту: від законодавчих актів до відомостей про стан на ринках сировини та готової продукції.

Сучасні розробки інформаційних систем менеджменту просуваються вперед досить успішно, використовуючи останні досягнення в галузі технологій інформаційних систем та комунікацій. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали задовольняти зростаючі вимоги менеджерів до забезпечення інформацією. Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність, своєчасність, повнота та корисність інформації для прийняття рішень [1].

Інформаційні системи справді посіли одне з провідних місць в процесі розвитку менеджменту. Управлінські інформаційні системи (ІС) являють собою організаційно-технічні системи, які забезпечують вироблення рішень на основі автоматизації інформаційних процесів у сфері управління. Інформаційні системи менеджменту (ІСМ) є різновидом ІС, їх конкретизацією щодо сфери застосування, тобто менеджменту. Призначення ІСМ -- сприяння більшій оперативності та конкретності менеджерської діяльності, забезпечення своєчасності виконання і високого ступеня обґрунтованості всіх управлінських розрахунків, забезпечення контролю за правильним виконанням управлінських рішень і зворотного зв'язку. Загальною метою створення ІСМ є вдосконалення менеджерської діяльності відповідних установ і підприємств та підвищення на цій основі ефективності їх роботи [2].

Розвиток інформаційних систем, використовуваних як в економіці, так і в менеджменті зокрема, як для автоматизованого розв'язання окремих економічних задач, так і для автоматизації процесів управління різного рівня, відбувався відповідно до змін у складі забезпечувальної частини ІС та її функціональних можливостях [3].

1. Інформаційний процес в управлінні економікою як об'єкт автоматизації

Поняття ІС управління нерозривно пов'язане з поняттям економічної інформації та її матеріальним поданням.

При цьому варто розрізняти два аспекти ІС: змістовий і технологічний. Змістовий визначає коло розв'язуваних інформаційних завдань, відображає структуру об'єкта управління та напрями діяльності кожного його підрозділу. Технологічний аспект ІС припускає її розгляд як одного з управлінських процесів, пов'язаних зі здійсненням комплексу інформаційних процедур (табл. 1.1).

Інформаційна процедура -- сукупність однорідних операцій, пов 'язаних із впливом на інформацію.

Сукупність усіх інформаційних процедур утворює інформаційний процес - технологічну основу управлінської діяльності. Інформаційний процес управління складається з двох частин: інформаційного процесу і прийняття управлінських рішень.

Прийняття управлінських рішень за впливом на виробничо- господарську діяльність грунтується на результатній інформації та є продовженням інформаційного процесу на вищому логічному рівні.

Інформаційний процес аналогічно виробництву продукції є процесом здобуття певного цілісного за змістом набору даних для вироблення і прийняття управлінських рішень. Він включає комунікаційний процес, який служить цілям інформаційного обміну.

Інформаційний процес управління - сукупність управлінських oneрацій, головним предметом яких є інформація.

Інформаційний процес є об'єктом автоматизації управління.

Таблиця 1.1

В умовах автоматизації інформаційний процес є узагальненою сукупністю операцій перетворення інформації, що виконуються на автоматизованих робочих місцях (АРМ) управлінських працівників різних підрозділів підприємства (відділів, служб, цехів, складів), об'єднаних в обчислювальну мережу (ОМ). При цьому під «автоматизованим робочим місцем» розуміють професійно-орієнтовну систему технічних, програмних, інформаційних, методичних і технологічних засобів, які забезпечують роботу користувачів інформації на ЕОМ у реалізації їхніх функцій. Під «інформаційною операцією» розуміють частину інформаційного процесу, яка ініціюється на АРМ та забезпечує перед переходом до наступної операції досягнення певної часткової мети при обробленні інформації.

Кожній інформаційній операції, реалізованій програмним модулем, відповідає рядок головного меню АРМ. Програмний модуль, у свою чергу, може мати своє меню (підменю), що задає порядок виконання певних дій підчас оброблення даних. Внутрішні підменю програмних модулів забезпечують певну гнучкість в обробленні даних.

Наприклад, внутрішнє підменю може задавати: вигляд повідомлення, період (день, декада, місяць, квартал, рік), ступінь охоплення (підприємство, цех, дільниця). Стан інформації на виході інформаційного процесу кожного АРМ розглядається як "кінцевий продукт", а інформаційний процес загалом - це виробництво цілісних наборів даних, об'єднаних спільним суттєвим змістом.

Інформаційний процес є багатоопераційним. Окремі його складові частини (набір інформаційних операцій) реалізуються на конкретних АРМ. Сукупність АРМ, що утворюють "ланцюжок", реалізує інформаційний процес управління в умовах функціонування мережної автоматизованої інформаційної системи (АІС). В АІС виділяються сукупності автоматизованих інформаційних процесів, які охоплюють сфери економічної діяльності: працю, предмети та засоби праці, продукцію, фінанси, результати діяльності. Характеристика кожного АРМ в АІС може бути задана тільки в контексті його взаємодії з іншими АРМ.

У процесі створення АІС розробляється певна модель, що відображає розподіл функціональних обов'язків між управлінським персоналом. Стосовно цієї теоретичної моделі визначаються склад АРМ та їх інформаційне суміщення. Це логічні АРМ, які включають набір програмних модулів. Фізичні АРМ формуються встановленням (генерацією) на конкретній робочій станції програмних модулів одного або кількох логічних АРМ. При генерації відслідковується ланцюжок логічних АРМ, які взаємодіють між собою від зародження економічної інформації до її кінцевих споживачів.

Виділення фізичних АРМ визначається організаційною структурою підприємства, можливостями впровадження локальної обчислювальної мережі (ЛОМ) певної конфігурації та іншими чинниками.

Наприклад, у сфері економічної діяльності "Засоби праці" інформаційний процес охоплює інформаційні операції, що виконуються на АРМ бухгалтера (АРМБ) з обліку капітальних вкладень, АРМБ з обліку основних засобів, АРМ інженера відділу головного механіка, АРМ економіста-аналітика, АРМ технолога (АРМТ). Інформаційні операції, які в сукупності виконано на цих АРМ, утворюють потік економічної інформації як цілісної сукупності даних, сформованих при здійсненні всіх видів функцій управління засобами праці. Сукупність АРМ, об'єднаних в мережу, забезпечує синхронізацію всіх дій управлінських працівників, що є головним чинником підвищення ефективності автоматизації управління.

2. Задачі управління, що реалізують інформаційний процес

Реалізація інформаційного процесу управління означає виконання різних інформаційних операцій. Кожна така операція орієнтована на певну цільову функцію, яка безпосередньо пов'язана з інформацією та її перетворенням. Виконання інформаційних операцій зводиться до розв'язання інформаційних задач. Саме вони розв'язуються автоматизованим способом за допомогою комп'ютерної та іншої техніки. Такі задачі реалізують інформаційний процес управління. Інформаційні задачі називаються економічними, або задачами управління, а точніше- інформаційними управлінськими задачами економічного призначення. Комплекси задач управління забезпечують в АІС формування відповідних груп ТЕП, значення яких використовуються управлінським персоналом для прийняття рішень щодо управління виробничо- господарською і фінансовою діяльністю підприємства.

Задачі управління насамперед мають на меті відшукання значень вихідних показників. Вони розглядаються як об'єкт машинного розв'язання за допомогою ПЕОМ. Сучасні ПЕОМ забезпечують розв'язання різноманітних задач, їх групують за ознаками, притаманними класифікації економічної інформації (адже ці задачі - інформаційні), а також за критеріями, властивими тільки самим задачам. Спільність задач та інформаційних ресурсів породжує єдність багатьох властивостей задач та економічної інформації. У табл. 1.2 наведено розподіл задач за різними класифікаційними ознаками.

Таблиця 1.2

комп'ютерний менеджмент інтегрований

З погляду кінцевого користувача задачі за своїм призначенням поділяють на регламентні, інформаційно-довідкового обслуговування, поглибленого економічного аналізу.

Кожна регламентна задача полягає в обробленні даних, пов'язаних економічним змістом, у складанні форм звітності, що формуються в чітко визначені терміни за заданим розкладом і регламентуються за змістом. Ці задачі розв'язують з використанням математичного апарату зведень та угруповань, які лежать в основі алгоритмів розв'язання регламентних задач. Зведення бувають прості, коли дані підсумовуються для всіх одиниць сукупності, та групові, коли дані підсумовуються для однорідних груп одиниць сукупності.

При використанні апарату угруповань у сукупності однорідних груп виділяють одиниці за істотними для груп ознаками. Технологічною основою розв'язання регламентних задач на АРМ є режим "Розв'язання" ("Звіти", "Вихідні документи"), реалізований у термін, що жорстко регламентується, на основі інформації БД. Наприклад, звіт комерційного банку про операції з наявною іноземною валютою подається в обласне (регіональне) відділення Національного банку України (НБУ) щодня до 12 години. Форму звіту жорстко регламентовано. Звіт передається у вигляді текстового файла електронною поштою (ЕП).

Інформація групується за кодами валют, за операціями (купівля, продаж). Задача розв'язується з використанням алгоритму прямого розрахунку: обсяг продажу (купівлі) у валюті множиться на комерційний курс продажу (купівлі) у гривнях. Активність кінцевого користувача при розв'язуванні регламентних задач не висока. Вихідна інформація найчастіше подається у вигляді машинограми (МГ).

Задачі інформаційно-довідкового обслуговування утворюють клас задач, які забезпечують інформаційний сервіс для користувача. Вони передбачають формування за запитами користувача необхідної інформації для оперативного створення доповідей, аналітичних записок, довідок, фрагментів звітів, не регламентованих терміном укладання і змістом. Призначення таких задач полягає в підвищенні рівня оперативності управління. Розв'язують їх у міру виникнення необхідності в додатковій інформації залежно від виробничої ситуації. Технологічною основою їх розв'язання на АРМ є режим "Запити", реалізований вибором із БД за вказівкою кінцевого користувача важливих для управління даних і видачею їх на екран дисплея в найзручнішій для користувача формі. При цьому забезпечується негайне задоволення сформованого користувачем запиту. Фільтрація даних та їх вибіркове відображення на екрані дисплея дають змогу зробити вихідну інформацію більш цілеспрямованою, що сприяє активному її використанню в оперативному управлінні. Активність кінцевого користувача при розв'язуванні таких задач дуже висока.

Розв'язання задач інформаційно-довідкового обслуговування сприяє збільшенню гнучкості ІС управління.

У сучасних умовах великого значення набувають задачі поглибленого економічної аналізу, які дають змогу детально вивчити суть явищ і процесів, що спостерігаються, виявити закономірності та тенденції економічного і соціального розвитку об'єкта управління. Для розв'язання таких задач використовують розвинений апарат математичних методів й економіко-математичних моделей (EMM). До математичних методів в економіці належать: математичне програмування (лінійне, динамічне, евристичне); математична логіка; теорія графів; теорія множин; теорія масового обслуговування; дослідження операцій; теорія ігор та інших видів прикладної математики.

Економіко-математичні моделі - особливий клас моделей, що відображають різні економічні процеси в народному господарстві та його ланках, різні інформаційні аспекти управління.

Так, в основу розв'язання аналітичних задач, задач ціноутворення покладено апарат індексного аналізу. Для розв'язання задач аналізу ефективності виробництва, темпів зростання, приросту використовується математичне оброблення динамічних (часових) рядів. Для оптимізації показників діяльності підприємства застосовують методи лінійного програмування. Для розв'язання задач прогнозування показників виробничо-господарської діяльності використовують методи багатофакторного кореляційного та регресійного аналізу. Для логіко-математичного опису системи під час експериментів на ЕОМ застосовують імітаційні моделі.

Технологічною основою розв'язання задач поглибленого економічного аналізу є сукупність пакетів прикладних програм (ППП), орієнтованих на реалізацію EMM. Основні напрями розвитку EMM в автоматизації управління сконцентровано в рамках побудови економі- ко-математичного забезпечення АІС на основі концепції банку моделей аналізу і прогнозування господарських процесів. Банк моделей - це багаторівневий комплекс математичних, економіко-математичних, економіко-статистичних моделей. EMM є специфічними для ринкової економіки: це моделі теорії фірми, моделі маркетингу, моделі вільної конкуренції, моделі індикативного планування.

Необхідною умовою застосування EMM для розв'язання задач управління є забезпеченість реалізації моделей потрібною інформацією. Як би добре модель не описувала досліджуваний об'єкт, але якщо на практиці неможливо здобути вірогідні дані про значення всіх коефіцієнтів і параметрів, що складають модель, її використання стає неефективним. Одна з головних умов розв'язання оптимізаційних задач, а також задач прогнозування, імітаційного моделювання та інших - наявність надійної та вірогідної інформації.

Наприклад, БД може містити сукупність даних за багато років у вигляді автоматизованої картотеки груп однорідних одиниць певного типу, а також у БД можуть бути створені уніфіковані бланки запитів.

3. Організація інформаційного процесу управління на основі нових інформаційних технологій

Характерними рисами сучасного етапу функціонування економічної системи є:

поява нових суб'єктів господарської діяльності;

зростання інформаційного навантаження на управлінський персонал;

глобалізація економічної діяльності.

Усі ці чинники актуалізують проблему комплексної автоматизації управлінської діяльності на основі сучасних IT та засобів телекомунікації

Вирішення цієї проблеми зажадало нових підходів до автоматизації управлінської діяльності. Ці підходи знаходять висвітлення в концепції HIT організаційного управління, орієнтованої на активну участь управлінського персоналу в процесі оброблення інформації, що дасть змогу максимально наблизити управлінський персонал до інформаційних ресурсів, а також до самого процесу розв'язування інформаційно- управлінських задач.

Основні принципи HIT полягають у:

масовому впровадженні ПЕОМ - установленні їх на робочих місцях управлінського персоналу;

створенні комплексної технології оброблення інформації в умовах використання БД, баз знань (БЗ), мереж ЕОМ;

створенні засобів комп'ютерного моделювання системи оброблення даних із застосуванням банку моделей і банку алгоритмів;

розробленні засобів спілкування кінцевих користувачів з ПЕОМ на основі АРМ, що передбачають наявність експертних систем (EC).

Структуротвірним елементом АІС на основі HIT є АРМ, що дає змогу поєднати сучасні тенденції в менеджменті з досягненнями HIT.

Застосування обчислювальної техніки (до появи ПЕОМ) дало великий ефект у прийнятті одноманітних і типових управлінських рішень, але не вплинуло на такі сфери прийняття рішень в управлінні, як визначення задачі, встановлення мети впровадження рішень, оцінювання результату.

Елементи процесу управління можуть бути автоматизовані тільки в умовах АРМ управлінського персоналу. Зближення процесів збирання вхідної інформації, формування, відображення і використання вихідної інформації сприяють впровадженню режиму реального масштабу часу в оброблення інформації.

Управлінський персонал інтегрується в людино-машинній системі оброблення даних як користувач ІС, виступаючи тут у новій ролі оператора ПЕОМ. При цьому він продовжує здійснювати традиційні контрольно-аналітичні функції прийняття управлінських рішень, але на вищому автоматизованому рівні.

Успіх управління багато в чому залежить від правильної побудови комунікаційного процесу. АРМ управлінського персоналу розглядається в мережі як комунікаційна одиниця, що функціонує одночасно як джерело, передавач, приймач і споживач інформації. За допомогою ресурсів АРМ управлінський персонал розв'язує свої задачі, а по комунікаційних каналах передає інформацію у відповідні інстанції, в тому числі зовнішні. Обгрунтуванням для встановлення комунікації є потреба в інформації. Комунікації дають змогу підвищити якісний склад інформації для управління.

Основними концепціями побудови АРМ є:

децентралізоване оброблення інформації на робочому місці;

створення персональних БД;

створення БЗ;

створення мереж АРМ;

інтелектуалізація АРМ.

АРМ управлінського персоналу - це програмно-технічний комплекс, винесений на робоче місце конкретного управлінського працівника, що дає змогу автоматизувати виконувані ним функції керування в інтерактивному режимі "користувач - ПЕОМ". Основний принцип, закладений в АРМ, - проблемна орієнтація комплексу, тобто орієнтація на розв'язання певного класу задач, об'єднаних загальною технологією оброблення інформації, єдністю режимів роботи й експлуатації.

Кожному класу користувачів відповідає певний тип АРМ, орієнтований на задоволення його функціональних та інформаційних потреб. У ньому основою автоматизації формування і прийняття управлінських рішень є персональні ІС.

Не поглиблюючись в конкретний зміст задач, розв'язуваних кожним конкретним користувачем в умовах комп'ютеризованого управління, в кожній персональній ІС має бути забезпечена можливість для користувача виконувати такі дії:

обробляти текстові документи;

проводити пошук необхідної інформації в довідкових фондах та архівах користувача;

здійснювати формування документів, відомостей, таблиць;

обмінюватися документами і даними;

узгоджувати, уточнювати, модернізувати задачі управління;

приймати рішення в умовах невизначеності або недостатності інформації.

За безпаперової технології управління персональна ІС виконує автоматизовані технології (табл. 1.3).

Таблиця 1.3 Автоматизовані технології ІС та їхні функції

Висновки

В сучасних умовах управлінська діяльність виступає одним з найважливіших факторів функціонування і розвитку організацій. Тому, безумовно, така діяльність повинна бути найбільш ефективною. А для забезпечення ефективності можна використовувати чимало методів, одним з яких є використання сучасних інформаційних технологій. Існує чимало різновидів засобів обробки інформації, але всі вони призначені для пришвидшення передачі інформації, як в кількісному, так і в якісному аспектах, а це, в свою чергу, впливає на покращення управлінської діяльності на підприємстві.

Перелік посилань

1. Ступницький О. Інформаційні технології та корпоративне управління у XXI ст. // Економіка України. - 2005.

2. Глівенко С.В., Лапін Є.В., Павленко О.О. та ін. Інформаційні системи в менеджменті: Навч. посібник - Суми: ВТД "Університетська книга", 2005. - 407 с.

3. Титоренко Г. А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под. ред. Г.А.Титоренко - М. Компьютер ЮНИТИ, 1998, - 336 с.

4. Ґава Ю. Роль сучасних технологій в економіці / Ю.Гава // Економіст. - 2006. - №6. - С.61-63.

5. Ступницький О. Інформаційні технології та корпоративне управління у XXI ст. // Економіка України. - 2005. - № 2. - С. 38-46.

Размещено на Allbest.ru